KONKURRANSEGRUNNLAG *** ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE *** Prosjektledelse av Indre Troms medisinske samhandlingssenter (ITMS-)prosjektet med ansvar for å forberede og gjennomføre forprosjektet 1
1. Innledning generell informasjon... 5 1.1. Kort om oppdragsgiver... 5 1.2. Om anskaffelsen og konkurranseform... 5 1.3. Bakgrunn... 5 1.4. Anskaffelsens omfang... 7 1.5. Framdrift... 7 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen... 7 2.1. Krav.... 7 2.2. Forbehold... 7 2.3. Opsjon... 7 2.4. Organisering av prosjektet... 8 3. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelser 10 4. Lønns- og arbeidsvilkår...10 5. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen...10 5.1. Anskaffelsesprosedyre...10 5.2. Konkurransedokumentene...10 5.3. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget...11 5.4. Alternative tilbud...11 5.5. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen...11 5.6. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget...11 5.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud...11 5.8. Innlevering av tilbud...12 5.9. Tilbudsfrist...12 5.10. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger...13 5.11. Vedståelsesfrist...13 5.12. Tilbudsåpning...13 5.13. Språkkrav...13 5.14. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget...13 5.15. Forbehold...13 6. Krav til tilbyders kvalifikasjoner...14 6.1. Generelt...14 6.2. Skattemessige forhold...14 2
6.3. HMS-egenerklæring...14 6.4. Juridisk status...15 6.5. Økonomisk og finansiell kapasitet...15 6.5.1. Krav...15 6.5.2. Dokumentasjon...15 6.6. Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet...15 6.7. Kvalitetssikringssystem...15 6.8. Erfaring/referanser...16 7. tildelingskriterier...16 7.1. Innledning...16 7.2. Pris...16 7.3. Kompetanse og erfaring på tilbudt personell 40 %...16 7.4. Oppdragsforståelse og gjennomføringsstrategi 40 %...17 8. Karenstid...17 9. Tilbudets innhold disponering...17 10. Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene....18 11. Kontrakt...18 Vedlegg Dokument Vedlegg nr Dette dokumentet HMS-egenerklæring 1 Prisskjema 2 Avtaledokument 3 Aktiviteter i ITMS-prosjektets forprosjektfase og forberedelsene til denne 4 Prosjektplan forprosjektfase ITMS, overordnet styringsdokument 5 ITMS Svarbrev fra involverte parter 6 Konseptrapport Indre Troms medisinske samhandlingssenter ITMS, med vedleggene 7) Hovedfunksjonsprogram alt 1, 8)Interessentanalyse og 7 3
9)SWOT-analyse, ved Thomas Hansen, FAVEO, 11-2012 ITMS Hovedfunksjonsprogram alt 1 8 ITMS Interessentanalyse 9 ITMS SWOT-analyse 10 Fra bra til bedre Indre Troms medisinske samhandlingssenter rapport fra arbeidsgruppe helse ved Toralf Hasvold, 11-2012 Samfunnsøkonomisk analyse av et fremtidig Indre Troms medisinske samhandlingssenter ved Margrete Gaski og Brigit Abelsen, Norut Alta, 11-2012 Nytt distriktsmedisinsk senter Indre Troms en oversikt over forventet avtalestruktur ut fra dagens forutsetninger 26.09.12 ved Trond Olsen, 09-2012 Vedr.: Nytt distriktsmedisinsk senter i Bardu notat valg av selskapsform ved Trond Olsen 10-2012 11 12 13 14 ITMS midler fra FD, brev 25.04.13 15 Forprosjektmidler til Indre Troms medisinske samhandlingssenter, FD, mai- 2013 16 ITMS midler fra HOD, Helsedirektoratets regelverk for tilskuddsordning 17 Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter www.sykehusplan.no 18 Kontrakt 19 4
1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bardu Kommune. 1.2. Om anskaffelsen og konkurranseform Bardu Kommune ønsker å kjøpe prosjektledelse for ITMS-prosjektet med ansvar for å forberede og gjennomføre forprosjektet. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. 1.3. Bakgrunn Forsvarsdepartementet (FD), Helse og omsorgsdepartementet (HOD), regionale og kommunale myndigheter skal avklare hvordan helsetilbudet som i dag ytes ved Troms militære sykehus (TMS) skal ivaretas i tråd med intensjonene i samhandlingsreformen etter at TMS legges ned som militær avdeling. Prosjektet ITMS arbeider med dette, og ledes av Bardu kommune i et samarbeid med Forsvaret, Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN HF), Helse Nord RHF, kommunene Målselv, Salangen og Lavangen, Troms fylkeskommune, og Universitetet i Tromsø (UiT). For nærmere beskrivelse av Troms militære sykehus (TMS), vises det til konseptrapporten 1. Prosjekt Indre Troms medisinske samhandlingssenter ITMS startet opp med Kick-off 21. mai 2012. 15. november ble konseptrapporten skrevet av Thomas Hansen i FAVEO prosjektledelse levert. To arbeidsgrupper har samarbeidet gjennom konseptfasen: Arbeidsgruppe Helse og Arbeidsgruppe Bygg. I tillegg til de tjenestene som ytes i TMS-bygget i dag, er det skissert at den offentlige tannhelsetjenesten som drives av Troms fylkeskommune, Bardu kommune sine helsetjenester, og ambulansestasjonen i Bardu lokaliseres i senteret. Arbeidsgruppe Helse har i rapporten som er skrevet av professor i samfunnsmedisin og allmennmedisin, Toralf Hasvold, beskrevet en ny modell for et medisinsk senter med kommunale tjenester, interkommunale tjenester, fylkestannhelsetjenester, spesialisthelsetjenester, forsvarets helsetjenester og universitetets behov for undervisnings- 1 Konseptrapport Indre Troms medisinske samhandlingssenter ITMS med vedlegg ved Thomas Hansen, FAVEO, 11-2012 5
og praksisarena. Helsetjenestemodellen vil kunne realisere samhandlingsreformen, og utvikle en unik samhandling mellom sivil og militær helsetjeneste. Modellen vil ha betydelig synergipotensiale både ved å utnytte felles funksjoner, areal og infrastruktur samt kompetanseoverføringer mellom tjenesteenhetene. Modellen er derfor ikke bare en annen bygningsmessig løsning, men en løsning som kan gi den totale helsetjenesten et faglig og tjenestemessig løft. Som en ny modell med nye samhandlingsformer, vil modellen også være viktig som objekt for helsetjenesteforskning og evaluering 2. En samfunnsøkonomisk analyse utført av Norut Alta ved Birgit Abelsen og Margrethe Gaski, konkluderer med at ITMS-modellen er samfunnsøkonomisk lønnsom 3. Arbeidsgruppe bygg har utformet et nytt ITMS basert på innspill fra arbeidsgruppe helse. Nybygget for alternativ 1 tar utgangspunkt i et hovedfunksjonsprogram på ca. 5600 m2 BTA og gir en investeringskalkyle på ca. 216 mill. kr 4. Arealet kan reduseres ved at samarbeidspartnerne kritisk vurderer behovet. Økt samhandling og sambruk av areal vil kunne få ned det totale arealet, og dermed de totale kostnadene. Utforming av bygg basert på innspill fra arbeidsgruppe helse, areal og fordeling av areal på samarbeidspartnerne danner utgangspunkt for en fordeling av roller, ansvar og kostnader, og et utgangspunkt for et nytt helhetlig avtaleverk. Styringsgruppen i prosjekt ITMS anbefalte samarbeidspartnerne om å videreføre prosjektet. Partnerne har svart at de ønsker det under visse forutsetninger: De er opptatt av å gjennomføre de aktiviteter som er nødvendige for å definere og dimensjonere bygget, og kvalitetssikre gjennomføringsstrategien og grunnlaget for implementering av ITMS-konseptet. Forprosjektet må utvikle og detaljere en finansieringsmodell slik at kostnadsbildet for den enkelte aktør fremstilles realistisk. Det skal gi et totaløkonomisk beslutningsgrunnlag, slik at endelig beslutning kan tas på et tilstrekkelig og helhetlig grunnlag. Det er en forventning om at bruttoarealet reduseres betydelig når hovedfunksjonsprogrammet blir samordnet i forprosjektfasen. Denne ambisjonen forutsetter at betydelig synergi kan realiseres ved å utnytte felles funksjoner, areal og infrastruktur, samt kompetanse- og tjenesteutveksling mellom tjenesteenhetene 5. 2 Fra bra til bedre Indre Troms medisinske samhandlingssenter rapport fra arbeidsgruppe helse ved Toralf Hasvold, 10-2012. 3 Samfunnsøkonomisk analyse av et fremtidig Indre Troms medisinske samhandlingssenter ved Margrete Gaski og Birgit Abelsen, 11-2012. 4 Konseptrapport Indre Troms medisinske samhandlingssenter ITMS med vedlegg ved Thomas Hansen, FAVEO, 11-2012, s.35. 5 Svarbrev fra involverte parter, 2012/2013. 6
Første fase av prosjektet ble finansiert av Troms fylkeskommune og Bardu kommune. Prosjektet har fått midler fra Forsvarsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet til gjennomføring av forprosjektfasen og prosessen som leder fram til denne. Alle samarbieidspartnere i prosjektet bidrar med egeninnsats. 1.4. Anskaffelsens omfang Stipulert samlet kontraktsverdi er estimert til ca. kr. 2.650.000.- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. 1.5. Framdrift Prosjekt ITMS skal gjennomføre de aktiviteter som er nødvendige for å ha et kvalitetssikret og godt utgangspunkt for å starte forprosjektfasen. Deretter må forprosjektet gjennomføres. Se utkast til fremdriftsplan i vedlagte prosjektplan 6. Denne må justeres etter hvert som det dukker opp ny informasjon, og det er ønskelig å gjennomføre forprosjektet raskere hvis det er mulig. Forprosjektet må legges fram til behandling i kommunestyret i Bardu og hos involverte parter senest innen november 2014. 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 2.1. Krav. Det vises til Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter utgitt av Helsedirektoratet. Se www.sykehusplan.no for nedlasting av veilederen. Konkurransen dreier seg om å lede forprosjektet og prosessen fra dagens status og frem til forprosjektet. Øvrige krav er beskrevet i vedlegg 4: Aktiviteter i ITMS-prosjektets forprosjektfase forberedelsene til denne. 2.2. Forbehold Det tas forbehold om å erstatningsfritt si opp kontrakten dersom prosjektet av ulike årsaker avsluttes, herunder på grunn av politiske vedtak eller uforutsette budsjettbegrensninger. 2.3. Opsjon Avtalen gjelder forprosjektfasen og prosessen fra dagens status og til forprosjektet kan starte med mulighet for opsjon på prosjektledelse av gjennomføringsfasen. Oppdragsgiver kan etter forprosjektfasen velge å utløse opsjon for prosjektledelse av detaljprosjektfasen og gjennomføringsfasen, eventuelt kan oppdragsgiver velge å konkurranseutsette denne. Verdien av prosjektledelse for detaljprosjektfasen og gjennomføringsfasen anslås til ca. 2 millioner kroner. 6 Prosjektplen, forprosjektfase ITMS, 03-2013, s.22 7
Tidligfase Gjennomføringsfase B1 B2 B3 B4 Idéfase Konseptfase KSK Forprosjekt Detaljprosjekt Bygging HFP DFP RFP Programmering funksjon HPU BUP/NU P Programmering utstyr OTP Programmering teknikk SPR FP Prosjektering 2.4. Organisering av prosjektet Prosjekteier/ byggherre Bardu kommune Styringsgruppe (partssammensatt) Prosjektansvarlig rådmann Bardu kommune Prosjektleder Bardu kommune (PL) Prosjektleder forprosjekt (PLF)(innleid) Helsetjenestemodell Utredningsleder og prosjektstøtte Medvirkningsgruppe, brukerkoordinatorer Prosjekteringsgruppeleder Avtaler og organisering Programmering Utstyrsplanlegging 8
9
3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 7. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 5. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 5.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del III. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 5.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. Vedleggene er beskrevet innledningsvis, rett etter innholdsfortegnelsen i dette konkurransegrunnlaget. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 10
5.3. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget. 5.4. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 5.5. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 14 dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse kjøp av prosjektledelse. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 5.6. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 5.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 11
Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 5.8. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien 19 8200 Fauske Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Konkurranse kjøp av prosjektledelse Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbudet skal også leveres på minnepenn slettet for eventuelle bedriftshemmeligheter som kan sendes ut ved krav om innsyn. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. Kostnader tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli returnert av oppdragsgiver. 5.9. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: Torsdag 05.09.2013 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 12
5.10. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 5.11. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 5.12. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 5.13. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 5.14. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 5.15. Forbehold Det tas forbehold om at tilbudene er innenfor de budsjetterte rammer. 13
6. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 6.1. Generelt Kvalifikasjonskrav er krav som skal sikre at leverandøren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre kontrakten. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Det gjøres også oppmerksom på at dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må leverandøren overfor oppdragsgiver dokumentere at han ha rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra de aktuelle foretakene. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 6.2. Skattemessige forhold Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemland som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 6.3. HMS-egenerklæring Krav Dokumentasjon Leverandøren skal levere HMS erklæring jfr. Vedlegg 1. Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat. 14
6.4. Juridisk status Krav Dokumentasjon Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 6.5. Økonomisk og finansiell kapasitet 6.5.1. Krav Leverandøren skal ha positiv egenkapital og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. 6.5.2. Dokumentasjon Det skal vedlegges foretakets årsregnskap/årsberetning for de siste tre regnskapsår. 6.6. Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse, tekniske og faglige kvalifikasjoner, til å gjennomføre oppdraget. CV skal vedlegges for de / den person /er som tilbys å utføre oppdraget. Tilbyder kan IKKE sette inn andre personer uten oppdragsgivers godkjenning. 6.7. Kvalitetssikringssystem Krav Dokumentasjon Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/ styringssystem for å synliggjøre hvordan man kan sikre en effektiv gjennomføring av oppdraget. 15
6.8. Erfaring/referanser Krav Dokumentasjon Det kreves erfaring med oppdrag av tilsvarende eller større størrelse og art. Det skal vedlegges en oversikt over leverandørens tilsvarende eller større oppdrag de tre siste år. Det skal gis opplysninger om mottaker av tjenestene, verdi på oppdraget samt kontaktperson som kan kontaktes ved behov. 7. TILDELINGSKRITERIER 7.1. Innledning Oppdraget skal tildeles det tilbudet som er det mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier: Pris 20 % Kompetanse og erfaring på tilbudt personell 40% Oppdragsforståelse og gjennomføringsstrategi 40% Det gis en maksimal scoring på 10 poeng på det enkelte tildelingskriterium og maks poeng samlet på alle tre tildelingskriteriene settes til 1000: Maksimalt antall poeng som kan oppnås blir således: Pris:10x20=200 Kompetanse og erfaring på tilbud personell: 10x40=400 Oppdragsforståelse og gjennomføringsstrategi: 10x40=400 Sum: 1000 7.2. Pris Tilbyderne konkurrerer på timepris. Dette settes inn i vedlagte tabell. Det må påregnes 1760 timers arbeid. Det skilles mellom timepris og reise- og oppholdskostnader. Reise- og oppholdskostnader må synliggjøres. Flere oppgaver krever tilstedeværelse i Bardu, og det må påregnes 1-3 dager i uken i Bardu, avhengig av aktivitet. Bardu kommune stiller med kontorplass. Reisekostnader blir ikke en del av dette tildelingskriteriet, selv om det skal synliggjøres. Evalueringen gjøres etter en forholdsmessig vurdering mellom tilbudene der lavest pris gis 10 poeng. 7.3. Kompetanse og erfaring på tilbudt personell 40 % 16
Evaluering av akademisk og faglig kompetanse for prosjektleder og de personer som kan bidra med prosjektstøtte. Det vil bli vurdert og vektlagt hvor relevant kompetansen er i forhold til oppdragets problemstilling. Det legges ved en CV som viser tilbudt personell med angivelse av faglige og akademisk kompetanse og erfaring. Erfaring fra å lede komplekse prosjekter med flere involverte aktører av nyere dato. Erfaring fra oppdrag av tilsvarende eller større størrelse og art, dvs. helsebygg. Hvis flere personer har delt på en oppgave/funksjon i løpet av prosjektet, skal arbeidsfordelingen framgå entydig. Den som oppnår best skår vil få 10 poeng. 7.4. Oppdragsforståelse og gjennomføringsstrategi 40 % Tilbyder skal, med bakgrunn i egen erfaring gi sin vurdering av oppdraget og kommentere hva som anses som viktigste risiko i prosessen fram til forprosjektet kan starte, og i prosjektets forprosjektfase. I denne forbindelse henvises det til en opplisting av kritiske suksessfaktorer som står i prosjektplan forprosjektfase ITMS side 14 7. Oppdragsgiver ber tilbyder kommentere disse punktene med basis i egen erfaring. Tilbyder skal gi en vurdering og prioritering av egne oppgaver (viktighet og rekkefølge) og arbeidsopplegg. Den som oppnår best skår vil få 10 poeng. 8. KARENSTID Karenstiden er 10 dager fra dagen etter at meddelelse om tildeling er sendt elektronisk til alle tilbyderne i konkurransen. Oppdragsgiver tar sikte på å inngå kontrakt med vinneren av konkurransen klokken 12.00 den dagen karenstiden går ut. 9. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. 7 Prosjektplan forprosjektfase ITMS, 03-2013 17
I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder. Det skal oppgis e-postadresse til kontaktperson hvor meddelelser kan sendes fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar sikte på å sende informasjon om beslutninger i anskaffelsesprosessen (for eksempel om avvisning, tildeling m.m.) elektronisk og det er derfor viktig at det oppgis en slik e-postadresse på evt. kontaktperson(er) slik at oppdragsgivers meddelelser kommer frem til riktig adressat. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: 10. ALLE VEDLEGG SOM IKKE GÅR INN UNDER DE ØVRIGE SKILLEARKENE. 11. KONTRAKT Ligger vedlagt, vedlegg nr. 19 18