VEILEDER BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE (BPA) FOR ARBEIDSLEDERE (BRUKERE) Et samarbeidsprosjekt mellom Fylkesmannen i Vestfold og Utviklingssenter

VEILEDER BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE (BPA) FOR ARBEIDSLEDERE (BRUKERE) Et samarbeidsprosjekt mellom Fylkesmannen i Vestfold og Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester Vestfold v/sandefjord kommune

Innhold 1. ORGANISATORISK PLASSERING AV BPA- ORDNINGEN I DIN KOMMUNE...4 2. GENERELT OM BRUKERSTYRT ASSISTANSE...5 3. ARBEIDSGIVER...9 4. ET EKSEMPEL PÅ SAMARBEIDSAVTALE MELLOM DEG SOM ARBEIDSLEDER OG ARBEIDSGIVER...10 4.1 Kommunens ansvar:...10 4.2 Ditt ansvar som arbeidsleder:...11 4.3 Medarbeidsleder:...12 5. ANSETTELSE AV ASSISTENTER...13 5.1 Stillingsbeskrivelse...13 5.2 Ansettelsesprosessen...13 5.3 Turnus/arbeidsplan...14 5.4 Ferie...14 5.5 Egenmelding/sykemelding...16 5.6 Permisjoner...16 5.7 Yrkesskader/sykdom...16 5.8 Taushetsplikt...17 6. INTERNKONTROLL OG HELSE, MILJØ OG SIKKERHETSAREID...18 6.1 Internkontroll og kvalitet på tjenesten (Forskrift 2002-12-20-1731)...19 6.2 Internkontroll og HMS (Forskrift 1996-12-06-1127)...20 7. MYNDIGHETSFØRINGER/REFERANSER...20 8. Vedlegg...21

FORORD Fylkesmannen i Vestfold og Utviklingssenteret i Vestfold v/sandefjord kommune har revidert den tidligere veilederen for BPA som 12-K i Vestfold utarbeidet i 2010. Grunnen til revisjonen er lovendring gjeldende fra 01.01.2015. Lovendringen gjelder rettighetsbestemmelsen i pasient- og brukerrettighetsloven 2-1d som gir bruker en rett til BPA der timeantallet er 32 timer eller mer per uke. Alternativt over 25 timer. Endringen har betydning for hvem som får tjenestene organisert som BPA, se nedenfor under pkt. 2. Veilederen skal være et oppslagsverk til deg som har vedtak om BPA. Innholdet er satt sammen slik at du som BPA-bruker/arbeidsleder skal kunne vite hvordan du skal gå frem for å utføre arbeidslederrollen på en tilfredsstillende måte. Samtidig bør veilederen være kjent for saksbehandlere som behandler BPA-søknader. Du får en kort innføring i blant annet relevant lovverk, ansvarsfordeling, kommunenes standard på ulike tjenester, prosedyrer ved ansettelser, turnus og rutiner ved fravær som sykdom og permisjoner. Relevant lovverk er: Helse- og omsorgstjenesteloven, forvaltningsloven, pasient- og brukerrettighetsloven, arbeidsmiljøloven og ferieloven. Aktuelle rundskriv er I-20/2000, 1-15/2005 og I-9/2015. (www.lovdata.no) Som BPA-bruker/arbeidsleder må du også ha god kjennskap til hvilke rettigheter assistentene har i kommunen. For å få til god ledelse og godt samarbeid med dine assistenter, er det viktig med bevisstgjøring og refleksjon knyttet til din rolle som arbeidsleder. Lykke til som arbeidsleder! Denne veilederen er oppdatert med Helse-og Omsorgsdepartementets siste rundskriv som kom 18.12.2015. Første versjon var datert 1.12.2015. Siste versjon: Revidert av Fylkesmannen i Vestfold den 15.4.2016. Sandefjord, 1.2.2016 Wenche Nørgaard, saksbehandler Kjersti Harnes, juridisk rådgiver

1. ORGANISATORISK PLASSERING AV BPA- ORDNINGEN I DIN KOMMUNE Organisasjonskart: Vedlegg Din avdeling/virksomhet: Leder: Adresse: Telefonnummer: Din kontaktperson: Andre aktuelle telefonnummer til kommunen: Kommunens internettadresse:

2. GENERELT OM BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) er i utgangspunktet en alternativ organisering av praktisk og personlig bistand, opplæring og støttekontakt. Fra 1.1.2015 inngår også avlastning for foreldre med hjemmeboende barn under 18 år med nedsatt funksjonsevne. Helse- og omsorgstjenesteloven fastslår at kommunen skal sørge for at alle som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. En konsekvens av oppholdsprinsipppet er at bruker ikke kan ta med seg innvilgede tjenester til en annen kommune og la denne kommunen yte eller finansiere tjenestene. Dette gjelder som utgangspunkt også der tjenestene er organisert som BPA. Imidlertid ligger det i BPA-ordningens hensikt og natur at muligheten og adgangen til fritt å benytte tjenestene utenfor kommunen, vil være større for disse brukerne enn for brukere som mottar ordinære hjemmetjenester. En forutsetning vil være at det ikke påløper økte kostnader for kommunen. Dette betyr imidlertid ikke at bruker fritt kan ta med assistenten på lengre opphold utenfor kommunen (studier, lange feriereiser med mer). Ved pendling må de involverte kommuner avtale hvordan dette skal løses. Ordningen skal bidra til å gi deg en mulighet til å leve mer aktivt, og et mest mulig selvstendig og uavhengig liv. For at ordningen med BPA skal fungere etter sitt formål, er det en forutsetning at du som bruker er i stand til å tilkjennegi dine egne ønsker og behov. Dette er særdeles viktig der andre enn du selv er arbeidsleder. Som arbeidsleder skal du ha muligheten til innenfor vedtakets rammer å styre hvilke oppgaver assistentene skal utføre, hvor og til hvilke tider hjelpen skal gis. Vedtaket er det styrende dokument. Hvis det bevilges timer til administrering av ordningen (for eksempel tid til personalmøter), og/eller det skal kunne skje en kostnadsdekning for eksempel til transportutgifter, kopiering, materiell med mer, må dette fremgå av vedtaket. Administrering er ikke en ytelse kommunen er forpliktet til å dekke. I utgangspunktet har du ikke rett til dekning av utgifter som går ut over det du har rett til etter pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a (rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester). Det vil si at du ikke har rett til å få dekket utgifter knyttet til arbeidsledelse. Dette gjelder enten du ivaretar arbeidslederoppgavene selv, eller disse ivaretas helt eller delvis av andre, som for eksempel medarbeidsleder. Du har ansvaret for å lære opp assistentene, organisere og utarbeide stillingsbeskrivelse, delta i ansettelsesprosessen av assistentene, lage turnus/arbeidsplan i henhold til tildelt timetall i vedtaket, organisere personalmøter og planlegge vikarbehov. Det forutsettes at du kjenner til de grunnleggende reglene om helse, miljø og sikkerhet og ansattes rettigheter. Dette gjelder for eksempel arbeidsmiljøloven og ferieloven. Kommunen kan sette som krav at nærstående ikke er assistenter.

Lovens målgruppe: Brukerstyrt personlig assistanse er for personer som har rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester etter pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b og d og 3-8. Fra 1.1.2015 har enkelte grupper rett til å få disse tjenestene organisert som BPA, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 d. Det betyr at kommunen ikke kan avslå å tilby tjenestene i form av BPA dersom den som har rettigheten ønsker det. Rettigheten gjelder for personer under 67 år som har et langvarig behov for personlig assistanse, praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og/eller avlastning for hjemmeboende barn under 18 år. Omfanget må være på minst 32 timer per uke, eller minst 25 timer med mindre det medfører vesentlig økt kostnad for kommunen å organisere tjenestene som BPA. Det er kommunen som må dokumentere kostnadsforskjellen. Hovedmålgruppen for BPA var i utgangspunktet personer som selv kunne definere sine behov, hadde evne og vilje til å planlegge egen hverdag og kunne fungere som arbeidsleder. Med rundskriv I-15/2005 ble gruppen utvidet til også å gjelde personer som har behov for bistand til å ivareta arbeidslederrollen. For eksempel familiemedlemmer, andre nærstående eller verge med mandat på det personlige området, kan påta seg arbeidsledersansvaret helt eller delvis. Se vergemålsloven 16 og 20 flg. Dette vil kunne gjelde brukere med kognitiv funksjonsnedsettelse eller psykisk sykdom og mindreårige. Hvem som kan ivareta arbeidslederrollen på vegne av bruker, vil følge de alminnelige regler om fullmakt og representasjon. Når personer med foreldreansvar for mindreårige barn er arbeidsleder, må barns rett til å medvirke legges vekt på. Mindreåriges rett til selvbestemmelse øker etter som de blir eldre, jf. barneloven 31 og barnekonvensjonen. Arbeidslederrollen er ulønnet, uansett om bruker selv er arbeidsleder alene eller har en medarbeidsleder, eller rollen i sin helhet ivaretas av foreldre, verge eller andre.

Rundskriv I-9/2015 til den nye rettighetsbestemmelsen, presiserer at bestemmelsen er et tydelig signal fra lovgiver om prioritering av de verdiene som BPA bygger på; ansvar for eget liv, mulighet til yrkesdeltagelse, utdanning og et aktivt og selvstendig liv. Retten til å få tjenestene organisert som BPA gjelder også for personer med vedtak om tvang/makt etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 (enkelte personer med psykisk utviklingshemming). Men man må være klar over de krav til kompetanse og dokumentasjon som fremgår av dette kapittelet. Retten til BPA er knyttet til person, ikke boform. Dette betyr at personer som bor i samlokaliserte boliger, omsorgsboliger eller lignende kan ha rett til BPA. Det kan imidlertid oppstå praktiske problemer, som for eksempel forholdet til andre beboere, taushetsplikt, bomiljøet. Disse spørsmålene må besvares og løses konkret i hvert enkelt tilfelle før avklaring om tjenestebehov og type tjeneste. Kommunen skal også, som tidligere, ha et tilbud om BPA for dem som faller utenfor rettighetsbestemmelsen. Dette innebærer imidlertid ikke en rettighet for den enkelte. Rettighetsbestemmelsen har en øvre aldersgrense på 67 år. For brukere over 67 år som har BPA-ordning, kan ikke denne avvikles i vedtaksperioden under henvisning til at bruker har fylt 67 år, med mindre bruker ønsker dette selv.

Hvilke tjenester inngår i en BPA-ordning: Personlig assistanse, herunder praktisk bistand, opplæring og støttekontakt inngår samt avlastningstiltak for foreldre til barn under 18 år med nedsatt funksjonsevne som bor i foreldrehjemmet. Personlig assistanse er bistand av både personlig og praktisk art; for eksempel hjelp til egenomsorg og personlig stell, samt nødvendig rengjøring og nødvendig hjelp til dagliglivets praktiske gjøremål i hjemmet. Opplæring i dagliglivets gjøremål kan også inngå. For praktisk bistand og opplæring gjelder egenandelsforskriften 8. For å oppfylle målsettingen om et aktivt liv i samvær med andre, er tiltak utenfor hjemmet inkludert; for eksempel støttekontakt. Helsetjenester er ikke omfattet, fordi BPA-assistenter vanligvis er ufaglærte. Ved innføring av rettighetsfestingen, var det en forutsetning fra lovgivers side at ordningen skulle være kostnadsnøytral i forhold til de ordinære tjenestene. Dersom det er forsvarlig og bruker ønsker dette, kan kommunen legge inn enkle helsetjenester i BPA-ordningen. En rettesnor kan være at det folk til vanlig gjør selv, bør også en assistent kunne gjøre så lenge det skjer innenfor forsvarlighetskravets ramme. Det må derfor vurderes konkret om det er nødvendig med bistand fra kvalifisert helse-personell eller om ufaglærte assistenter kan dekke brukers behov. Det er også gjort unntak for tjenester som krever flere enn én tjenesteyter til stede eller tjenester som krever nattjenester, hvis ikke bistandsbehovet er kontinuerlig. Dersom bruker har et punktvis behov for flere tjenesteytere til stede på dag/kveld, vil det bare være de timene bruker har behov for én tjenesteyter som skal legges til grunn ved rettighetsvurderingen. Dersom bruker har behov for punktvise nattjenester, har ikke vedkommende rett til BPA i dette tidsrommet. Men dersom det er et kontinuerlig behov for flere enn en tjenesteyter eller én til én-bemanning om natten, vil bruker likevel ha rett til å få disse tjenestene organisert som BPA. Bistand til jobb eller skole omfattes heller ikke av ordningen, man kan samordnes med funksjons-assistent som innvilges av skolesystemet eller NAV. Kommunen har plikt til å legge til rette for samhandling og bestrebe seg på å finne løsninger som kan ivareta helheten i det samlede tjeneste-tilbudet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-4. Det er kommunen som beslutter omfanget av hjelpen som du skal motta. Det er vedtaket som angir rammene for hvilke oppgaver assistenten skal gjøre og timeantall. Oppgavene må falle innenfor begrepene personlig assistanse, praktisk bistand, opplæring, støttekontakt og avlastning. Der bruker selv er arbeidsleder og kognitivt funksjonsfrisk, forutsettes det at bruker selv er best i stand til å disponere timene og velge når de ulike assistentoppgavene skal utføres, vel og merke innenfor arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. Dersom du ikke er arbeidsleder selv, kan det være behov for at kommunen bidrar til at tildelte timer går med til å dekke dine behov, og ikke andre gjøremål. Se rundskriv I-9/2015 side 8. Vedtaket om BPA kan påklages Fylkesmannen i Vestfold.

3. ARBEIDSGIVER Kommunen har det overordnede forvaltningsansvaret for BPA-ordningen, uavhengig av hvordan den organiseres og hvem som ivaretar arbeidsgiveransvaret. Etter helse- og omsorgstjenesteloven 4-1 er kommunen ansvarlig for at tjenesten som tilbys eller ytes etter loven er forsvarlig. Kommunen har også det overordnede ansvar for at gjeldende lovverk følges, for eksempel at assistentene sikres et forsvarlig arbeidsmiljø, at ferieloven er kjent og følges, kravene i tariffavtale blir etterfulgt, med mer. Arbeidsgiveransvaret kan ligge hos kommunen, hos en offentlig eller privat tjenesteleverandør eller hos bruker selv. I denne veilederen brukes betegnelsen «arbeidsgiver» synonymt med kommunen. Kommunen kan ikke pålegge bruker å være arbeidsgiver. Beslutningen om hvem som skal være arbeidsgiver er omfattet av kommunens frihet til å organisere tjenestene, og kan ikke påklages. Men det bør legges stor vekt på hva bruker mener i dette spørsmålet, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 3-1 første ledd. Uansett hvem som er arbeidsgiver, er dennes ansvar er i utgangspunktet det samme i BPA-ordningen som i andre virksomheter. Arbeidsgiver har et ansvar for at lov- og avtaleverket følges i alle deler av virksomheten. Arbeidsgivere har dessuten arbeidsgiveransvar for assistentene. Konkret betyr dette at kommunen har ansvar for lønnsutbetaling, pensjoner, feriepenger, kontrakter, og skal sikre at assistentene får god nok opplæring i samarbeid med arbeidsleder. Det er kun arbeidsgiver, ikke arbeidsleder som kan avslutte assistentenes arbeidsforhold. For å sikre en god oppgavefordeling bør arbeidsgiver sørge for at det lages en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidsleder (se neste punkt). Bruker selv som arbeidsgiver. Hvis bruker selv også skal være arbeidsgiver, er det viktig at bruker er inneforstått med hvilke forpliktelser som følger med å være arbeidsgiver. Det må da gjøres en vurdering av om bruker er skikket, kompetent og tilstrekkelig motivert til å påta seg dette ansvaret. Når arbeidsgiveransvaret ivaretas av bruker selv, vil særreglene i forskrift om husarbeid, tilsyn og pleie i privat arbeidsgivers hjem av 5. juli 2002 nr. 716 gjelde. Privat leverandør Dersom arbeidsgiveransvaret skal ligge hos privat leverandør, må dette gjøres gjennom en skriftlig avtale, som blant annet bør regulere krav til kvalitet, forpliktelser etter arbeidsgiveransvaret, krav til rapportering og dokumentasjon. Det er kommunen som bestemmer hvem som skal drifte ordningen og det er ikke mulig å klage på det. Kommunen må sørge for å få tilstrekkelig tilgang til informasjon om driften i BPA-ordningene uavhengig av om den drives i regi av kommunen, eller om det er private leverandører, slik at kommunen med sikkerhet kan si at lovverket følges. Det samme gjelder hvis bruker er arbeidsgiver selv.

4. ET EKSEMPEL PÅ SAMARBEIDSAVTALE MELLOM DEG SOM ARBEIDSLEDER OG ARBEIDSGIVER Avtalens formål: Avtalen skal klargjøre arbeidsfordelingen og ansvarsområdet mellom deg som arbeidsleder og kommunen. Avtalen skal sikre at du har forstått din oppgave som arbeidsleder, hvilke rettigheter du har, brukerstyring og hva som er nødvendig av opplæring. Det er kommunen som er assistentenes arbeidsgiver, og du er oppnevnt som arbeidsleder. Avtalen bygger på vedtak om BPA som er fattet etter: 1. Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a annet ledd jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav b og 3-8. 2. Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1d timeantallet minst 32 timer per uke, eventuelt 25 timer. Ulike roller/ansvar: 4.1 Kommunens ansvar: Sørge for at du får god nok opplæring til å kunne utføre rollen som arbeidsleder hva angår ansettelse av assistenter, arbeidstid, turnus og arbeidsmiljøloven Kommunen er arbeidsgiver for assistentene som er tilknyttet BPA-ordningen. Du har ansvar for opplæring i din hverdag og den daglige driften, mens kommunen har ansvaret for opplæring i forhold til taushetsplikt, etikk, moral, forflytning og bruk av hjelpemidler. Kommunen utbetaler lønn. Dersom du som arbeidsleder er misfornøyd med en assistent, må du varsle din kontaktperson i kommunen om det. Oppsigelser/avskjedigelser er det kun kommunen som skal avgjøre. Assistenten er omfattet av kommunens forsikringsavtaler. Kommunen skal før oppstart sikre at assistenten har et godt arbeidsmiljø i forhold til hjelpemidler osv. Kommunen skal arrangere arbeidsleder-/assistentopplæring. Kommunen skal avtale hvem som gjennomfører medarbeidersamtale med assistentene. Medarbeidersamtaler er ikke et krav etter arbeidsmiljøloven, men mange kommuner har dette inn i ansettelsesavtalene. Kommunen skal revurdere vedtak om BPA på eget initiativ. Ved behov for endring av tjenestene eller bruk av annen faglig kompetanse, må saken behandles på nytt.

Dersom assistanseordningen er knyttet til mindreårige eller til personer med utviklingshemming, må kommunen innhente politiattest før ansettelsen, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 5-4. 4.2 Ditt ansvar som arbeidsleder: Forplikte deg til å gjennomføre opplæring i arbeidslederrollen og sette deg inn i nødvendig arbeidsrettslig reglement. Være med å utarbeide stillingsbeskrivelse, stillingsannonse og delta aktivt i ansettelsesprosessen sammen med kommunen og tillitsvalgt. Som hovedregel ansettes ikke familie og nære venner. Du har ansvar for å tilrettelegge assistentens arbeidsplass hjemme hos deg, eventuelt i samarbeid med kommunen. Utarbeide arbeidsplan/turnus og arbeidsbeskrivelse på bakgrunn av timeantallet som du har fått til disposisjon gjennom vedtaket. Det er viktig at du forholder deg til vedtakets innhold og omfang av timer. Pass på så det ikke blir overforbruk av timer. Ved overforbruk kan kommunen be deg om å betale dette selv. Overtid og delt dagsverk må godkjennes av kommunen før bruk. Du har ansvar for å planlegge vikarbehov og rekruttere vikarer ved ferieavvikling og sykefravær slik at du hele tiden får den hjelpen du skal ha. Hvis du ikke får dette til, må du ta kontakt med kommunen. Kommunen er ansvarlig for å gi deg et faglig forsvarlig tjenestetilbud hvis du ikke klarer å skaffe assistent selv. Du må selv ta kontakt med ansvarlig utføreravdeling i kommunen (arbeidsgiver) hvis du ikke får tak i assistenter ved sykdom eller lignende. Ta kontakt i så god tid som mulig. Kommunen yter nødvendig helsehjelp, praktisk bistand, og er ansvarlig for at du får hjelp i den perioden du ikke har assistent. Du kan imidlertid ikke forvente å få bistand til sosiale aktiviteter eller lignede utenfor huset ved assistentens sykdom. Dersom det oppstår alvorlig misnøye med en assistent, må du ta kontakt med din kontaktperson i kommunen (arbeidsgiver). Det er kun kommunen som kan si opp en assistent. Rammer for brukerstyring av innvilgede timer: - Timer kan fritt disponeres innenfor vedtaksperioden (alternativt i løpet av kalenderåret). - Som hovedregel er det ingen mulighet for å overføre timer fra ett år til et annet. - Dersom kommunens hjemmetjeneste må ta over praktisk og personlig bistand på grunn av ubesatt/mangel på vikar, kan timene som forbrukes ikke spares opp.

- Hvis bruker klarer å spare noen timer til senere bruk, kan ikke kommunen redusere timeantallet med den begrunnelse at bruker klarer å spare noen timer. Hvis det er underforbruk over tid, må evt. vedtaket revurderes. - Ved opphold på sykehus eller annen spesialisthelsetjeneste, må arbeidsleder lage en avtale med kommunen om bruk av timer og assistent. Kommunen bør i så god tid som mulig bli informert om eventuell innleggelse. Assistenten skal i hovedsak ikke bistå deg med pleie og omsorg under oppholdet. Etter individuell vurdering kan regelen fravikes helt eller delvis hvis du har helt spesielle behov. Dersom spesialisthelsetjenesten vurderer at det foreligger behov for bistand av assistent under innleggelsen, skal sykehuset dekke assistentens lønnskostnader. Det må inngås skriftlig avtale mellom spesialisthelsetjenesten og kommunen om dette. - Assistenten kan i denne perioden få tilbud om annet egnet arbeidssted eller ha permisjon uten lønn, evt. avvikle ferie. - Det er ikke anledning til å spare opp timer når man er innlagt på sykehuset eller annen helseinstitusjon. 4.3 Medarbeidsleder: Dersom du ikke kan ivareta arbeidslederrollen selv, kan brukerstyringen ivaretas av andre personer. Medarbeidsleder har tilsvarende ansvar og oppgaver som arbeidsleder. Det er en forutsetning at vedkommende kjenner bruker tilstrekkelig godt for at brukerstyringen kan ivaretas på en god måte. For barn under 18 år vil det være naturlig at foreldre som verger er medarbeidsleder. Når du er over 18 år kan foreldre, søsken, ektefelle eller samboer være medarbeidsleder....... Arbeidsleder Sted/ dato Kommunen Sted /dato

5. ANSETTELSE AV ASSISTENTER 5.1 Stillingsbeskrivelse Du som arbeidsleder er ansvarlig for å lage en detaljert oversikt over hvilke arbeidsoppgaver assistentene skal utføre, stillingsstørrelse og arbeidstid, arbeidsted mv. før utlysning av stillingen. Det er viktig at du på forhånd har tenkt igjennom hvilke egenskaper det er viktig for deg at assistentene har. Ting som kan være viktig er punktlighet, ryddighet, fleksibilitet, pålitelig og kanskje litt om vedkommendes interesser som for eksempel matlaging, data, kunst, sport, kultur mv. I tillegg bør du ta stilling til om det er nødvendig at assistentene har førerkort. Dette bør gjenspeiles i utlysningsteksten. Kommunen skal godkjenne stillingsbeskrivelsen før utlysning. Det er flere måter å utlyse stillingen på. Man kan utlyse i avisen, på nettet, oppslag på nærbutikken, skoler, bibliotek og lignende. Det er arbeidsgiver som betaler utgiftene ved utlysning. 5.2 Ansettelsesprosessen Kommunen er ansvarlig for ansettelsesprosessen i samarbeid med deg og tillitsvalgt. Det er viktig at du på forhånd har tenkt igjennom hvordan du vil presentere deg selv og ditt behov for assistanse. Under intervjuet bør du prøve å fange opp om «kjemien» stemmer. I et så tett arbeidsforhold som det vil bli mellom deg og assistentene, er personlig egnethet av stor betydning. Det er viktig å tenke igjennom hvilke egenskaper/kvalifikasjoner som veier tyngst når du skal velge assistenter. Før du velger bør du innhente referanser på vedkommende fra tidligere arbeidsgivere eller andre som kjenner dem. Dersom du ikke finner noen assistenter under intervjuene, må det lages en plan på hvordan det skal løses. En mulighet kan være å bruke en vikar i den perioden du jobber med å finne nye assistenter, eller benytte deg av andre kommunale helse- og omsorgstjenester. Det er lurt å bruke tid på å finne riktig person. I utgangspunktet ansettes ikke pårørende eller andre nærstående. Dette fordi det kan være vanskelig både for deg og dem å inneha en slik rolle. Det kan være vanskelig å skille på jobb og det private. Dersom assistentordningen er tilknyttet mindreårig eller til personer med utviklingshemming, må det innhentes politiattest før ansettelse. Det er arbeidsgiver/kommunen som setter opp søkerlisten, sender ut tilbudsbrev og sender tilbakemelding til dem som ikke har fått jobben. Arbeidsgiver/kommunen har faste rutiner knyttet til taushetsplikt, arbeidsavtaler og lønn mv. I arbeidsmiljøloven 14-5 stilles det krav om skriftlig arbeidsavtale som inngås mellom assistenten og arbeidsgiver. Hovedregel er at assistenten skal ansettes fast uten tidsbegrensing. Midlertidig ansettelse kan bare benyttes i den utstrekning som loven åpner for dette, jf. arbeidsmiljøloven 14-9. Arbeidsmiljøloven kapittel 13 inneholder dessuten regler om forbud om diskriminering ved ansettelse og under selve ansettelsesprosessen.

5.3 Turnus/arbeidsplan Du er ansvarlig for å utarbeide en turnus slik at assistentene vet når de skal jobbe, og hvor lenge de skal være på jobb. En turnus er en systematisk rullerende plan som strekker seg over 4 6 uker, og som gjentar seg. Hensikten er at de ansatte i god tid skal vite sin arbeidstid og fritid. Samtidig vet du hvem som kommer på jobb til enhver tid, og kan planlegge gjøremål ut i fra det. Når du skal lage turnus må du forholde deg til arbeidsmiljøloven. Loven sier noe om arbeidstid og hvilebestemmelser, jf. kapittel 10. I tillegg kommer eventuelle gjeldende tariffavtaler. Behov for endringer i arbeidstid på kort varsel (forskjøvet arbeidstid) er det bare arbeidsgiver som kan pålegge. Forskjøvet arbeidstid er når partene er enige om å forskyve en vakt. De betales 50 % tillegg for den tiden som faller utenom vedkommendes ordinære arbeidstid. Tidspunkt for 100% tillegg forskyves tilsvarende. Varsel om forskjøvet arbeidstid skal så vidt mulig gis tre dager i forveien, og aldri mindre enn én dag i forveien. Delt dagsverk er det også bare arbeidsgiver som kan pålegge assistentene. Det vil si at assistenten møter flere enn to ganger hver arbeidsdag. Dette benyttes kun i de tilfeller hvor det er nødvendig for å opprettholde forsvarlig drift. Dersom delt dagsverk er nødvendig, utbetales det én timelønn ekstra per arbeidsdag. 5.4 Ferie Ferieloven gjelder alle arbeidsforhold, uansett varighet og omfang, jf. ferieloven (www.lovdata.no). Assistentene dine har rett på ferie i minimum 25 virkedager hvert år, og ytterligere 6 virkedager når man fyller 60 år. (De fleste kommuner har avtaler om mer enn minimumskravet). Én virkedag er alle arbeidsdager unntatt søndager og helligdager. Hvor mye ferietid assistenten kan ta ut, avhenger av hvor stor del av året han/hun har vært i arbeid. Det må foreligge en plan for avvikling av ferie. Ved tiltredelse i perioden 1. januar til 30. september i ferieåret har man rett til feriefri i minst 25 virkedager. Ved tiltredelse senere enn dette har man rett til feriefri i 6 dager. Dette forutsetter at man kan dokumentere at ferie ikke er avviklet. Assistenten har krav på 3 ukers sammenhengende ferie i perioden 1. juni til 30. september. Assistent som blir sykemeldt før ferien, kan kreve ferien utsatt til senere i ferieåret. Dette må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag før vedkommende skulle hatt ferie. Assistent som har vært 100% arbeidsufør/sykmeldt løpet av ferien, kan kreve tilsvarende feriedager utsatt til senere i ferieåret. Legeerklæring må fremvises.

Arbeidsgiver/arbeidsleder har styringsrett når det gjelder fastsetting av ferie, men med noen begrensninger: - Arbeidsleder må i god tid før ferien drøfte fastsetting av ferie, og sette opp ferieliste sammen med den enkelte assistent. - Ferien skal være fastsatt så tidlig som mulig og senest 2 måneder før ferien tar til, hvis det ikke foreligger spesielle grunner som gjør dette vanskelig. - De over 60 år kan bestemme selv når den siste uken skal avvikles. - Ved endring av avtalt ferie, krever ferieloven at leder må drøfte dette med medarbeider. 5.4.1 Feriereiser med BPA-ordning Ferieturer er ingen pliktytelse og assistenter kan ikke pålegges å reise på ferietur med deg. Du som bruker av BPA har ikke krav på å reise på ferie, hvor assistenten(e) følger med. Du kan imidlertid reise på ferie dersom assistenten(e) ønsker å være med. Forslag til rutiner: Du må rette skriftlig søknad om å reise med assistent(er) til din kontaktperson i kommunen. Dette må gjøres i god tid og senest 3 måneder før planlagt feriereise. Søknaden må inneholde angivelse av destinasjon og tidsrom for reiser. Det må også legges ved arbeidsplan/turnus for gjeldende periode hvor ferien avvikles utenfor egen bolig. Du og kommunen må på forhånd tenke igjennom hva man gjør hvis assistenten skulle bli syk, eller dersom det oppstår uoverensstemmelse mellom deg og assistent. Assistenter som skal være med på slike feriereiser får permisjon uten lønn fra sin ordinære stilling, og lønnes etter oppdragsavtale på feriereisen. I oppdragsavtalen lønnes assistenten med en på forhånd beregnet døgnsats som fastsettes av arbeidsgiver, og som vil dekke lønn for gjennomsnittlige ordinære arbeidstimer pr. døgn. Forsikringer må avklares på forhånd. Ved oppdragsavtale innebærer dette at det ikke gis feriepenger eller lønn under sykdom. Kompensasjon etter SGS 1010 (Sentral Generell Særavtale, som gjelder kompensasjon ved reiser med mer) gjelder heller ikke. Kost og diett dekkes av deg. Søknaden om avvikling av ferie utenfor egen bolig med assistenter godkjennes av kontaktperson i kommunen. Din kontaktperson i kommunen må vurdere hvorvidt bemanning under ferieoppholdet vurderes som forsvarlig. Det vurderes både i forhold til det merarbeidet assistenten(e) utfører i denne perioden, og at arbeidsplanen ivaretar ditt behov og er faglig forsvarlig.

5.5 Egenmelding/sykemelding Kommunen/arbeidsgiver har retningslinjer for oppfølging av sykemeldte. Oppfølging av sykmeldte er arbeidsgivers ansvar. Hvis assistenten blir syk, må vedkommende gi beskjed så fort som mulig til arbeidsleder. Assistenten kan benytte egenmelding, men må ha vært ansatt i 2 måneder først. Ved sykdom inntil 8 kalenderdager kan det leveres egenmelding, utover 8 dager må det leveres sykemelding. Ellers mister man retten til sykepenger. Ved bruk av egenmeldinger er det er tak på 24 kalenderdager i løpet av de siste 12 månedene. Misbruk av egenmeldinger medfører tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn. Kommunen betaler sykepenger de første 16 dagene. Deretter betaler NAV. Ved fravær på grunn av sykt barn, må assistenten ha vært ansatt i 14 dager. 5.6 Permisjoner Kommunen har permisjonsreglement som må følges. Det må fylles ut et skjema ved søknad om velferdspermisjon. Det er arbeidsgiver/kommunen som avgjør om permisjon skal gis. Ved svangerskapspermisjon benyttes eget skjema. Ett skjema for varsel til arbeidsgiver om permisjon samt ett for bekreftelse på at varslet er mottatt. 5.7 Yrkesskader/sykdom Alle ulykker som inntreffer i forbindelse med arbeidet hjemme hos deg og som medfører større eller mindre personskade eller sykdom, skal registreres. Kommunen skal involveres. Søk opp og fyll ut skjema på www.nav.no. Vurder sammen med kommunen om Arbeidstilsynet skal ha rapport.

5.8 Taushetsplikt Assistentene som jobber hos deg er underlagt helsepersonellovens taushetspliktbestemmelser. Det betyr at de ikke kan avsløre personlig informasjon om deg. De skal heller ikke si noe om som de har til deg. Når dere er ute sammen og treffer bekjente, kan det oppstå situasjoner hvor det vil være vanskelig og ikke tilkjennegi den profesjonelle relasjonen. Du som arbeidsleder kan frita assistenten fra de delene av taushetsplikten man ser er praktisk og «ok» for en selv. Det er viktig at du og assistentene har en felles forståelse for hva de kan si og ikke si. Det er du som arbeidsleder som bestemmer det. Det anbefales ikke å ha en generell avtale om at assistentene er fritatt for helsepersonellovens bestemmelser om taushetsplikt. Du som arbeidsleder bør også ha en gjensidig taushetsplikt ovenfor det assistentene forteller til deg. Dette for å skape et godt arbeidsmiljø, og ikke sette assistentene opp mot hverandre. Kommunen som forvaltningsmyndighet vil i noen tilfeller kunne etterspørre opplysninger om forhold i den enkelte BPA-ordningen. Dette må være opplysninger for å etterkomme myndighetskrav eller for å sikre at tjenesten er forsvarlig. Slike opplysninger kan ikke nektes utlevert med begrunnelse i taushetsplikten.

6. INTERNKONTROLL OG HELSE- MILJØ OG SIKKERHETSARBEID I likhet med alle andre tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven og pasient og brukerrettighetsloven, er BPA-ordningen underlagt krav om systematisk arbeid med kvalitetsforbedring. Arbeidsmiljøloven 3-1 gir samme krav om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) for arbeidstakerne. Dette systematiske arbeidet kalles internkontroll. Internkontrollkravet er nedfelt i forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Hensikten er at oppgaver etter helse- og omsorgslovgivningen og arbeidsmiljølovgivningen skal styres og utvikles slik at kvalitetsforberedning kan oppnås både hos arbeidsleder og ansatt. Det er kommunen som har ansvaret for interkontrollsystemet og som har plikt til å utføre regelmessig internkontroll av kvaliteten på tjenesten og arbeidsmiljøet for dine assistenter, gjennom samtaler med deg som arbeidsleder/bruker og assistentene. Her skal dokumentasjon og rapporter gjennomgås for å sikre at tjenesten er i samsvar med regelverket. Du som arbeidsleder har ansvaret for å følge opp vedtatt system. Interkontroll innebærer krav om skriftlige og systematiske tiltak som skal sikre at aktivitetene i arbeidet er planlagt, organisert, utført og vedlikeholdt i henhold til lovkrav. Både arbeidsleder og assistent har plikt til å melde fra til kommunen dersom det oppstår fare for liv og helse for bruker eller assistent. Det er kun de aktivitetene som innebærer helserisiko for deg eller assistent hvor svikt kan få alvorlige følger for dere som må beskrives og rapporteres, jf. ovennevnte forskrifter. Du som arbeidsleder kan selv velge om det er hensiktsmessig at andre daglige gjøremål også får skriftlige rutinebeskrivelser. Det er utarbeidet verktøy som kan lette arbeidet med å kartlegge risiko og sårbarhet både mht. kvalitet og arbeidsmiljø. Eksempler er arbeidsmiljøkartlegging før oppstart av tjenesten, sjekkliste mht. kvalitet og kompetanse og ROS- (risiko og sårbarhets)analyser. Da det er kommunen som har hovedansvaret for internkontrollen, vil dette temaet ikke bli belyst inngående i denne veilederen. Nedenfor følger allikevel noe mer inngående om internkontroll og kvaliteten på tjenesten (pkt. 6.1) og internkontroll gjennom HMS.

6.1 Forskrift nr. 1731 21. desember 2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten Formålet med forskriften er å bidra til faglig forsvarlige helse- og omsorgstjenester og at lovgivningen oppfylles gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Forskriften gjelder de virksomheter (her kommunen) som omfattes av helse- og omsorgslovgivningen. I praksis betyr dette tiltak som skal sikre at aktiviteter og tjenester skal planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med disse krav. Kommunen har utarbeidet eget kvalitetssystem som skal være tilgjengelig for alle. Det er lovpålagt at alle utarbeider egne rutiner/prosedyrer. Avvik og uønskede hendelser som oppstår skal avdekkes og rapporteres. Skriftlige rutiner skal sikre at det gis et forsvarlig tilbud til bruker, og skal sikre at: - dine grunnleggende behov ivaretas - oppgavene utføres forsvarlig - det gjennom analyser av risikoforhold, avviksrapportering og dokumentasjon skjer kontinuerlig forbedringsarbeid. Kommunen har utarbeidet skjemaer som skal sikre at for eksempel avvik blir dokumentert. Avvik defineres som at utførelsen av tjenesten ikke stemmer overens med den skriftlige prosedyre eller pålegg i lov/forskrift. Avvikshåndtering Den som oppdager avviket er ansvarlig for å melde det. Arbeidsleder vurderer avviket og gjør de tiltak som er nødvendig for å lukke avviket sammen med assistentene. Konklusjonen kan føres på et skjema som oppbevares hos deg. Dersom avviket ikke kan lukkes, meldes avviket til din kontaktperson i kommunen. Kontaktpersonen vurderer og gjør tiltak for å lukke avviket i henhold til ordinær saksgang. Arbeidsleder og kommunen er ansvarlig for å sikre at dette fungerer som forutsatt og bidrar således til kontinuerlig forbedring av tjenesteytingen. Den interne gjennomgangen av dokumentasjon/avvik bør utføres minst 2 ganger per år. Dokumentasjon Siden BPA som utgangspunkt ikke er en tjeneste som omfatter helsetjenester, er det heller ingen journalføringsplikt i henhold til helsepersonelloven. For å sikre at tjenesten skal utføres forsvarlig og at man fanger opp eventuelle funksjonsendringer, kan det likevel være nødvendig å vurdere journalføring. Hvis bruker har helsetjenester utført av ordinær hjemmetjenesteavdeling i kommunen, vil dette fremgå av dennes journal. Uansett bør det foreligge en hjemmejournal som skal sikre dokumentasjon, særlig mtp. avvik.

6.2 Forskrift 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter Gjennom arbeidsmiljøloven (aml.) er arbeidstakere i Norge sikret vern mot arbeidsforhold som kan skade deres helse fysisk eller psykisk. Arbeidstakere har krav på et godt arbeidsmiljø. Det er kommunen som primært har hovedansvaret og som skal sørge for at assistentene kan utføre en best mulig jobb, men arbeidsleder har det daglige ansvaret for å påse at arbeidsmiljøet er så godt som mulig og har ansvaret når assistentene er hos deg. I praksis betyr dette at risikofaktorer må kartlegges før oppstart av BPA-ordningen. Noen momenter til vurdering kan være: - Risiko for brann- og fallulykker hva gjør man i praksis - Vurdere behov for hjelpemidler, ergoterapeut - Røyking, lys, luft, støy - Hvor er stoppekranen - Transportmuligheter - Psykisk stress, mobbing, diskriminering, vold, trusler - Medisinhåndtering, giftstoffer, renholdsmidler, allergi Som et ledd i dette arbeidet vil også personalmøter inngå. Arbeidsleder må selv vurdere behovet for dette, ut fra antall assistenter. Men for å profesjonalisere BPA som ordning og for å sikre at arbeidsmiljøet er så godt som mulig, bør man ha personalmøter med felles gjennomgang av arbeidsmiljøet. Det er arbeidsleder (evt. medarbeidsleder) som kan innkalle til personalmøtene. Dette er særlig viktig der bruker selv ikke er arbeidsleder. I denne sammenheng kan det også være aktuelt med medarbeidersamtaler, der man setter av spesifikk tid for dette. Medarbeidersamtaler er ikke et krav etter arbeidsmiljøloven.

7. MYNDIGHETSFØRINGER/REFERANSER I-9/2015 Rettighetsfesting av brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Rundskriv, Helse- og omsorgsdepartementet IS-2313 Opplæringshåndbok brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Helsedirektoratet, 2015 I-15/2005 Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) utvidelse av målgruppen. Rundskriv, Helse- og omsorgsdepartementet I-20/2000 Brukerstyrt personlig assistanse. Rundskriv til lov om sosiale tjenester mv. Sosial- og helsedepartementet www.bpa-portalen.no RO Rådet for omstillinger i kommunen

8. VEDLEGG Arbeidsplan Timeliste Medarbeidersamtale med samtaleskjema for arbeidsleder Årshjul Sjekkliste for Helse Miljø og Sikkerhet HMS