Brukerhåndbok for DYMO Labelprogramvaren
DYMO Corporation 44 Commerce Road Stamford, CT 06902-4561 Telefon: (203) 355-9000 Faks: (203) 355-9090 Utstyrsinformasjon Beskrivelse: Direkte termisk skriver Modeller: LabelWriter 300, 310, 315, 320, 330, 330 Turbo, EL40, EL60 og Turbo Sertifisering Denne enheten er kontrollert og oppfyller kravene i: UL 1950 EN60950: Lavspenningsdirektivet - Produktsikkerhet FCC Part 15 Class B EN55022: Radiated and Conducted Emissions B EN50082-1: Generic Immunity ESD, RF, and Transient Susceptibility Opphavsrett 2004 DYMO Corporation. Alle rettigheter forbeholdt. Revidert 02/04. Ingen del av dette dokumentet eller programvaren kan reproduseres eller overføres i noen form eller på noen måte eller oversettes til et annet språk uten skriftlig forhåndstillatelse fra DYMO Corporation. Varemerker LabelWriter er et registrert varemerke for DYMO Corporation. DYMO er et registrert varemerke for Esselte Corporation. Alle andre varemerker tilhører de respektive eierne.
Innhold Kapittel 1 Innledning............................................................................... 1 Programvare................................................................ 1 Maskinvare................................................................. 1 Etiketter................................................................... 1 Installere LabelWriter........................................................ 1 Registrere programvaren...................................................... 2 Få hjelp.................................................................... 2 Kapittel 2 Komme i gang........................................................................... 3 DYMO Label-vinduet........................................................ 3 Lage en ny etikett............................................................ 4 Kapittel 3 Bruke Label Designer.................................................................. 9 Starte Label Designer......................................................... 9 Designobjekter.............................................................. 9 Lage en ny etikettfil......................................................... 11 Åpne en eksisterende etikettfil................................................. 11 Legge til et objekt.......................................................... 11 Slette objekter............................................................. 12 Kapittel 4 Arbeide med lister..................................................................... 13 Hvordan adresseboken fungerer................................................ 13 Bruke adresseboken......................................................... 14 Opprette en ny liste......................................................... 15 Åpne en eksisterende liste.................................................... 15 Kapittel 5 Skrive ut etiketter ved hjelp av Lim inn utvalg.................................... 17 Om Lim inn utvalg.......................................................... 17 Skrive ut flere etiketter ved hjelp av Lim inn utvalg................................ 19 Kapittel 6 Bruke LabelWriter-skriveren med andre programmer........................... 21 Tilleggsprogram for Microsoft Word........................................... 21 Tilleggsprogrammer for andre Windows-programmer.............................. 22 Skrive ut direkte fra andre programmer.......................................... 23 iii
Kapittel 7 Vedlikehold og feilsøking............................................................ 25 Ta vare på LabelWriter-skriveren............................................. 25 Foreta en selvtest av skriveren................................................ 25 Få teknisk støtte........................................................... 26 Tillegg A Teknisk informasjon.................................................................. 29 Skriverspesifikasjoner...................................................... 29 Utvikler- og SDK-informasjon................................................ 30 Tilbakemelding om dokumentasjon............................................ 30 iv
Kapittel 1 Innledning Programvare Maskinvare Etiketter Installere LabelWriter Gratulerer med din nye DYMO LabelWriter -skriver. Etter kort tid vil du merke hvor mange av dine daglige oppgaver som blir enklere med LabelWriter-skriveren. LabelWriter-skriveren hjelper deg å adressere brev, merke arkivmapper, CDer/DVDer, videokassetter og pakker, og lage navneskilt. Med litt fantasi kommer du til å oppdage hundrevis av måter du kan bruke LabelWriter-skriveren på for å gjøre det daglige arbeidet enklere og mer effektivt. DYMO Label-programmet har mange funksjoner som gjør det fleksibelt og enkelt å bruke. Dessuten har DYMO integrert Label-programmet i Microsoft Word, slik at du kan skrive ut etiketter raskt og enkelt fra Word. For Windows er programmet også integrert med Microsoft Outlook og Palm Desktop. LabelWriter-sriveren bruker avansert termisk utskriftsteknologi for å skrive ut på spesialbehandlede etiketter. Dette innebærer at du aldri trenger å skifte toner, blekkpatroner eller fargebånd når du skal skrive ut etiketter. Direkte termiske skrivere fungerer ved at de overfører varme fra et termisk skrivehode til spesialbehandlede etiketter. Det termiske skrivehodet inneholder en rad med små varmeelementer som trykkes mot den spesialbehandlede etiketten. Når et varmeelement berører etiketten, skapes det en termisk reaksjon som får det bestemte punktet på etiketten til å bli svart. De eneste forbruksvarene du noen gang vil trenge til denne skriveren, er etiketter. Vi anbefaler at du bare bruker DYMO-etiketter. Bruk av andre etiketter enn DYMO-etiketter kan føre til at garantien blir ugyldig. Hvor lenge etikettene vil vare, avhenger av hvordan de brukes. Termiske etiketter utsettes for falming på to måter: Eksponering for direkte sollys, fluorescerende lys i lange perioder eller ekstrem varme. Kontakt med plastmaterialer (for eksempel etiketter på brevordnere av plast). Etiketten har en varighet på 18 måneder i originalemballasjen. Når etikettene brukes til kortsiktige formål (konvolutter, pakker osv.), er ikke falming noe problem. Når etikettene brukes til å merke mapper i et arkivskap, foregår falmingen svært gradvis over mange år. Etiketter som festes i kanten på en notisbok som deretter plasseres på en hylle i solen, vil vise tegn til falming i løpet av et par måneder. For å forlenge levetiden på etikettene når de ikke er i bruk, bør de oppbevares på et kjølig, tørt sted og i den svarte emballasjen som de ble levert i. LabelWriter-skriveren leveres med en hurtigstarthåndbok i tillegg til denne brukerhåndboken. Følg instruksjonene i hurtigstarthåndboken når du skal installere skriveren og DYMO Labelprogrammet. 1
Innledning Registrere programvaren Få hjelp Vi anbefaler sterkt at du registrerer DYMO Label-programmet, slik at du kan motta kundestøtte og produktoppdateringer. Windows-brukere kan også registrere programvaren ved å velge Registrer fra Hjelp-menyen. Windows-brukere blir imidlertid bedt om å registrere programvaren den første gangen de starter DYMO Label-programmet. Hvis du velger å ikke registrere programvaren nå, blir du minnet på dette neste gang du starter programmet, og flere ganger etter det. Slik registrerer du programvaren 1 Fyll ut alle obligatoriske felt på registreringsskjemaet. 2 Velg å registrere produktet via Internett eller skriv ut registreringsskjemaet hvis du vil sende det via post eller faks. Hvis du registrerer produktet via Internett, må du vente noen sekunder mens informasjonen blir sendt til DYMO. 3 Hvis du vil registrere produktet via post eller faks, skriver du ut det utfylte registreringsskjemaet og sender det i posten eller fakser det til adressen/faksnummeret som er angitt på skjemaet. Før du begynner å lage etiketter, bør du vite om de ulike hjelperessursene som finnes. DYMO Label-programmet inneholder et omfattende elektronisk hjelpesystem. Noen steder i denne håndboken henvises det til hjelpesystemet for flere detaljer eller instruksjoner for ulike emner. Du får tilgang til hjelpen på følgende måter I DYMO Label-programmet klikker du på Innhold i Hjelp på Hjelp-menyen. Klikk på Start, velg Programmer > DYMO Label og klikk på Hjelp for DYMO Labelprogrammet. I de fleste vinduer og dialogbokser kan du trykke på F1 for å få kontekstavhengig hjelp. DYMO Label-menyen inneholder også Snarveier på Internett, som gir tilgang til bestemte deler av DYMOs webområde, blant annet bestilling av etiketter, brukerstøtte med mer. Disse snarveiene er også tilgjengelige fra Hjelp-menyen i DYMO Label-programmet. 2
Kapittel 2 Komme i gang DYMO Label-vinduet DYMO Label-programmet er et etikettutskriftsprogram for generell bruk som er spesielt utviklet for at du skal få mest mulig nytte av LabelWriter-skriveren. Programmet inneholder: Mange forhåndsdefinerte etiketter for vanlige bruksområder. Et innebygd designprogram som du kan bruke til å opprette dine egne etikettutforminger (se side 9). En innebygd adressebok der du kan lagre adresser eller andre typer lister (se side 13). Tilleggsprogrammer som gjør at du kan skrive ut direkte fra følgende programmer: Microsoft Word Microsoft Outlook Palm Desktop Funksjonen Lim inn utvalg, som gjør at du automatisk kan skrive ut flere etiketter ved å kopiere tekst fra andre programmer direkte til gjeldende etikett (se side 17) Databasetilkobling som gjør det mulig å skrive ut fra Access-, Paradox-, dbase- og Exceldatabaser (se side 23). I dette avsnittet presenterer vi noen grunnleggende funksjoner i DYMO Label-programmet. Slik starter du programmet i Windows Klikk på Start, velg Programmer > DYMO Label og klikk på DYMO Label. DYMO Label-vinduet vises med en tom etikett. Ny Åpne Lagre Skriv ut Lim inn Liste over etikettfiler Menylinje Hovedverktøylinje Adressebok Label Designer Adressebokskjermbilde Formateringsver ktøylinje Designerverktøylinje Nyttige lenker Linjaler Etikettarbeidsområde Statuslinje 3
Komme i gang Lage en ny etikett Windows-brukere blir bedt om å registrere programvaren første gang de åpner DYMO Labelprogrammet. Se "Registrere programvaren" på side 2. Alle brukere blir dessuten bedt om å angi en returadresse og velge en standardlogo, for eksempel firmaets logo. Denne veiledningen viser deg trinn for trinn hvordan du lager, skriver ut og lagrer en tilpasset etikett. Den beste måten å starte på, er å lære hvordan du endrer en av de forhåndsdefinerte etikettene som leveres sammen med programvaren. Her skal du tilpasse en forsendelsesetikett med grafikk. MERK Du kan bare skrive ut forsendelsesetiketten på skriverne LabelWriter EL60, Turbo, 320, 330 og 330 Turbo. Hvis du har en LabelWriter EL40, 300, 310 eller 315, velger du likevel denne etiketten og følger leksjonen. I denne leksjonen får du nyttig informasjon om hvordan du får tilgang til de ulike tekst- og designobjektene, samt hvordan du endrer egenskapene deres. Velge en etikettfil Det første trinnet er å velge en etikettfil som grunnlag for den nye etiketten. Slik velger du en etikettfil 1 Velg pilen ved siden av listen Etikettfiler. Det vises en liste over de sist brukte etikettfilene. Klikk her for å vise listen over nylig brukte etiketter. Om nødvendig klikker du på Mer for å vise alle de forhåndsdefinerte etikettene. Legg merke til at alle etikettfiler vises med etikettypen først, deretter eventuelle viktige objekter på etiketten og til slutt etikettens artikkelnummer. 2 Velg etiketten Forsendelse med grafikk (99014). Etiketten Forsendelse med grafikk vises i hovedvinduet. 4
Lage en ny etikett Endre grafikken Neste trinn er å tilpasse grafikken. Som du vil se i dette trinnet, er hver opplysning på etiketten et eget objekt (for eksempel returadresse, mottakeradresse, linje osv.). Når du dobbeltklikker på et objekt, vises det en dialogboks med innstillinger der du kan endre objektets attributter. Slik endrer du grafikken 1 Dobbeltklikk på grafikken som vises på etiketten. Dialogboksen Innstillinger for grafikk vises. 2 Velg Fil under Velg kilde for grafikk. Navnet på knappen Sett inn bilde endrer seg til Velg fil. 3 Klikk på Velg fil. Dialogboksen Åpne fil åpnes og viser innholdet i standardmappen for utklipp. 4 Velg mappen Miscellaneous, og klikk på Åpne. Innholdet i mappen Miscellaneous vises. 5 Velg Comput1.bmp fra mappen Miscellaneous. Du får en forhåndsvisning av innholdet i grafikkfilen Comput1.bmp i dialogboksen. 6 Klikk på Åpne. Grafikkfilen Comput1.bmp vises i dialogboksen Innstillinger for grafikk. 7 Klikk på OK. Bildet av datamaskinen blir plassert på etiketten i stedet for bildet av telefonen. 5
Komme i gang Endre returadressen Neste trinn er å endre returadressen. Slik skriver du inn en returadresse 1 Klikk på teksten i øvre høyre hjørne på etiketten. Den blinkende markøren vises der standardteksten stod. Blinkende markør 2 Skriv inn følgende tekst: COMPUTEK EUROPE B.V. Max Euwelaan 104 3046 MA ROTTERDAM Nederland 3 Klikk hvor som helst utenfor tekstobjektet. Den nye returadressen vises på etiketten. Endre mottakeradressen Neste trinn er å angi en mottakeradresse. Slik skriver du inn mottakeradressen 1 Klikk én gang på adresseobjektet midt på etiketten. Den blinkende markøren vises der standardteksten stod. (Windows) For å hjelpe deg å finne objekter vises det et tips når du beveger pekeren over et objekt. 2 Skriv inn følgende adresse: Elsbeth Meijjer Airportplein 7 NL-3045 AP ROTTERDAM Nederland Elsbeth Meijjers adresse vises nå som mottakeradresse på etiketten, med en strekkode under postadressen. 6
Lage en ny etikett Endre skriften Du kan endre skriften i mottaker- eller returadressen. Slik endrer du skriften 1 Klikk på mottakeradresseobjektet. Adresseteksten blir uthevet. 2 Velg Times New Roman fra listen Skrift. 3 Velg fra formateringsverktøylinjen. Mottakeradressen vises med den nye skriften og stilen. Skrive ut etiketten Nå som du har tilpasset etiketten, er du klar til å skrive den ut. MERK Du kan bare skrive ut denne forsendelsesetiketten på skriverne EL60, Turbo, 320, 330 og 330 Turbo. Du bør lese dette avsnittet også hvis du har en skriver av typen EL40, 300, 310 eller 315, selv om du ikke kan skrive ut etiketten. Kontroller følgende før du skriver ut etiketten: At LabelWriter-skriveren er koblet til datamaskinen og slått på. At forsendelsesetiketter er satt inn i skriveren på riktig måte. Om nødvendig slår du opp i hurtigstarthåndboken for å få informasjon om hvordan du konfigurerer skriveren og legger inn etiketter. Slik skriver du ut etiketten 1 Angi antall eksemplarer som skal skrives ut av denne etiketten, i feltet Eksemplarer på hovedverktøylinjen. 2 Klikk på på hovedverktøylinjen. Lagre etiketten Nå som du har laget din egen forsendelsesetikett, kan du lagre den som en etikettfil. Lagrede etiketter vises automatisk i listen Etikettfiler. Slik lagrer du etiketten 1 Klikk på på hovedverktøylinjen. Dialogboksen Lagre fil vises. 2 Skriv inn MinForsendelse som det nye navnet på filen, og klikk på Lagre. Legg merke til at den nye etikettfilen, MinForsendelse, legges til øverst i listen Etikettfiler som sist brukte etikett, og alfabetisk i listen over etiketter nedenfor. Når du skal bruke en etikettfil du har opprettet, velger du den fra listen Etikettfiler. 7
Komme i gang MERK Hvis du vil ha tilgang til etikettfilene i listen Etikettfiler, må du lagre dem i mappen mappen for etikettfiler. Det opprettes en standardmappe for etikettfiler under installasjonsmappen for DYMO Label når du installerer programvaren. Nå som du har lært å åpne, redigere, skrive ut og lagre en forsendelsesetikett, er du klar til å bruke og endre de fleste andre etikettfiler. 8
Kapittel 3 Bruke Label Designer DYMO Label-programmet gjør det enkelt for deg å utforme etiketter etter dine egne behov, ved hjelp av det brukervennlige verktøyet Label Designer. Du kan også endre alle de forhåndsdefinerte etikettfilene som leveres sammen med programvaren. Med Label Designer kan du endre utseendet til og innholdet i etikettene. Du kan legge til eller endre tekst (inkludert adresser), strekkoder, fortløpende nummerering, dato/klokkeslett, og linjer, rektangler. Figurene nedenfor viser eksempler på egendefinerte etikettutforminger. Starte Label Designer Når Label Designer er aktiv, vises Designer-verktøylinjen under formateringsverktøylinjen. Designobjekter Du kan starte Label Designer på følgende måter Opprett en ny etikettfil. Se "Lage en ny etikett" på side 4. Designer-verktøylinjen vises automatisk. Klikk på når en etikettfil er åpen. En etikett som er opprettet i DYMO Label-programmet, kan inneholde en rekke tekst- og designobjekter. Hvert objekt har bestemte attributter som størrelse, plassering, skrifttype og så videre. Du kan velge de attributtene du vil ha, i dialogboksen med innstillinger for objektet. Du finner mer informasjon om endring av objektattributter i hjelpen. Dette avsnittet beskriver alle objektene som er tilgjengelige på Designer-verktøylinjen. Tekst Tekstobjektet er nyttig for visning av informasjon som skal være den samme hver gang du skriver ut en ny etikett (for eksempel "Hei, jeg heter" på navneskilt, eller returadressen på forsendelsesetiketter). Tekstobjekter kan også brukes for variabel tekst (tekst som endrer seg fra etikett til etikett). Dette er nyttig for artikkelnumre, boktitler og mange andre elementer som ikke er adresser, men som du kan lagre som en liste i adresseboken. Du finner mer informasjon om variabel tekst i hjelpen. 9
Bruke Label Designer Adresse Grafikk Adresseobjektet ligner på tekstobjektet, men er utviklet for å skrive ut informasjon som endres for hver etikett som skrives ut, for eksempel navn og adresser. Adresseobjekter kan også vise POSTNET-strekkoder. Du kan endre skriftinnstillinger (skrift, størrelse, stil og så videre) for tekst i adresseobjekter, og styre tekstplasseringen. Du kan også legge inn spesialeffekter i teksten. Adresseobjekter er som standard variable tekstobjekter. De kan også være faste tekstobjekter. Adressetekst lagres som en del av etiketten i faste tekstobjekter. Adressen lagres ikke sammen med etiketten i adresseobjekter med variabel tekst. (Se "Hvordan adresseboken fungerer" på side 13 for mer informasjon.) Med grafikkobjektet kan du legge til firmalogo og annen grafikk på etikettene. Du kan importere mange populære grafikkformater, plassere dem hvor som helst på etiketten, endre størrelse på dem og til og med angi en av dem som standardgrafikk. Du kan også kopiere og lime inn grafikk fra grafikkprogrammer (for eksempel Microsoft Paint eller CorelDRAW), og deretter lime den inn på en etikett. Du kan importere grafikk direkte fra en fil eller (bare Windows) ta et bilde fra en videoenhet som er koblet til datamaskinen. MERK Hvis du har definert en standard logofil, vises grafikkfilen du angav, automatisk i alle nye grafikkobjekter du legger til. Du finner informasjon om hvordan du definerer en standard logofil i hjelpen. Linjer Rektangel Strekkode Teller Du kan bruke vannrette og loddrette linjeobjekter til å forbedre utseendet til en etikett. Vannrette linjer fungerer også bra som visuelle delelinjer på etiketter (for eksempel mellom avsenderens og mottakerens adresse på forsendelsesetiketter). Du kan angi tykkelse på linjene, og du kan også skjule linjer som vises på etiketter. Rektangelobjektet brukes i likhet med linjeobjektene hovedsakelig som designelement for å gi en etikett et bedre utseende. Et rektangel kan brukes til å lage en ramme rundt andre objekter. Du kan angi gråtonemønstre som rektangelet skal fylles med. Du kan også angi tykkelsen på kantlinjen rundt rektangelet. Strekkodeobjektet viser og skriver ut en strekkode på etiketten. Du kan bruke strekkodeobjekter til å vise fast informasjon som du skriver inn, eller variabel informasjon som hentes fra et annet objekt. Når du kobler et strekkodeobjekt til et annet objekt, koder strekkodeobjektet informasjonen i det koblede objektet. Hvis du endrer informasjonen i det koblede objektet, koder strekkodeobjektet automatisk den nye informasjonen. Du kan for eksempel koble strekkodeobjektet til et tekstobjekt med artikkelnummer på en etikett. Når du oppdaterer artikkelnummeret i det koblede tekstobjektet, oppdateres også strekkodeobjektet automatisk. Du kan velge mellom mange typer standard strekkoder, blant annet Code 39, Code 128, Codabar, UPC A/E, EAN 8/13, ITF-14, POSTNET, PLANET og Interleaved 2 of 5. Du kan velge å inkludere eller ekskludere lesbar tekst (alfanumerisk informasjon) og angi skriftinnstilinger for teksten. Du kan også velge størrelse på og plassering av strekkoden. Du finner informasjon om hvilke strekkodetyper som støttes, i hjelpen. Tellerobjektet nummererer automatisk en serie etiketter. Du kan for eksempel bruke et tellerobjekt til å nummerere en bunke loddsedler automatisk. Du kan angi tekst som skal vises før og etter telleren (for eksempel Diskett # av 10 ), samt startnummer og telleintervall (1, 10, 100 og så videre). Du kan også angi skriftinnstillinger for tellerinformasjonen og andre attributter. 10
Lage en ny etikettfil Dato/ klokkeslett Buet tekst Dato/klokkeslett-objektet skriver gjeldende dato og/eller klokkeslett på etikettene ved hjelp av ett av flere forhåndsdefinerte formater. På samme måte som med tellerobjekter, kan du angi teksten som skal vises før og etter datoen/klokkeslettet (for eksempel Dagens dato er ). Du kan velge blant en rekke datoformater, inkludert europeiske. Du kan ta med klokkeslettet eller utelate det, og du kan bruke 24-timers klokkeformat (13.00, 22.00 og så videre). Du kan styre skriftinnstillingene og andre attributter for dato/klokkeslettinformasjonen. Objektet for buet tekst ligner på tekstobjektet, men gjør det mulig å plassere teksten langs en bue eller kurve. Dette objektet kan brukes til å plassere tekst langs kanten på en rund CD-etikett eller for å legge til buet tekst på en hvilket som helst annen etikett. Du kan velge å vise teksten som en hel sirkel eller en halvsirkel øverst eller nederst på etiketten. Du kan også velge å speilvende teksten. På samme måte som med tekstobjektet kan objektet for buet tekst brukes som et variabelt tekstobjekt, og du kan styre skriftinnstillingene og objektplasseringen. Lage en ny etikettfil DYMO Label-programmet inneholder en tom etikettfil for hver tilgjengelig etikettype. Når du skal lage en ny etikett, velger du en av disse tomme etikettene som utgangspunkt. Slik lager du en ny etikett 1 Klikk på. Dialogboksen Ny etikett vises. 2 Velg den etiketten som ligner mest på den etikettypen du vil lage, og klikk på OK. Den tomme etiketten blir åpnet i etikettarbeidsområdet, og Designer-verktøylinjen vises. MERK Du kan filtrere antall etiketter som vises, ved å velge Stående eller Liggende i dialogboksen Ny etikett. Åpne en eksisterende etikettfil Legge til et objekt Hvis du vil bruke en etikettfil du har lagret på disken, åpner du den. Deretter kan du skrive ut etiketten som den er, eller endre den etter eget ønske. Den sist lagrede etikettfilen vises øverst i listen Etikettfiler. Slik åpner du en eksisterende etikettfil 1 Klikk på. Dialogboksen Åpne fil vises. 2 Velg filen du vil åpne, og klikk på Åpne. Etiketten blir åpnet i etikettarbeidsområdet. Når du plasserer et nytt objekt på en etikett, viser det nye objektet bestemte standardinnstillinger. Nye adresse- og tekstobjekter viser for eksempel tekst som beskriver hvordan du endrer objektene. Selv om de ulike objekttypene er forskjellige, er fremgangsmåten for å plassere dem på en etikett nærmest identisk. Den eneste forskjellen er hvilket verktøy du velger fra Designer-verktøylinjen for å plassere det ønskede objektet. Slik legger du til et objekt 1 Klikk på objektet du vil legge til, på Designer-verktøylinjen. Det nye objektet vises i øvre venstre hjørne på etiketten. 2 Endre størrelsen på objektet og plasser det på ønsket sted på etiketten ved hjelp av markøren. 11
Bruke Label Designer MERK Hvis du har definert en standard logofil, vises den angitte grafikkfilen i alle nye grafikkobjekter som du plasserer. Du finner informasjon om hvordan du definerer en standard logofil i hjelpen. Slette objekter Når du sletter et objekt, slettes også objektets innhold (tekst, grafikk, strekkode og så videre). Slik sletter du et objekt 1 Velg objektet. 2 Velg Klipp ut fra Rediger-menyen. 12
Kapittel 4 Arbeide med lister DYMO Label-programmet inneholder en innebygd adressebok som gjør det mulig å vedlikeholde lister over adresser som ofte brukes til å generere etiketter. Du kan også bruke adresseboken til å lagre annen informasjon enn adresser. Denne informasjonen (for eksempel en liste over produktnumre eller videotitler) kan kobles til et variabelt tekstobjekt eller strekkodeobjekt (for eksempel for å skrive ut en strekkodeetikett for alle produktnumrene). Dette kapittelet beskriver hvordan du bruker adresseboken til å lage, redigere og skrive ut oppføringer på etiketter. Du finner mer detaljert informasjon om bruk av adresseboken i hjelpen. Hvordan adresseboken fungerer Adresseboken gjør det mulig å lage adresse- eller datalistefiler. Adresselisteoppføringer sorteres automatisk etter første linje i adressen. Hvis denne linjen er navnet på en person, vises og sorteres oppføringen etter personens etternavn. Hvis første linje er et firmanavn, sorteres imidlertid oppføringen etter firmanavnet. Datalister sorteres etter de første tegnene på første linje i hver oppføring. Adressebokelementene kan brukes sammen med adresser og variable tekstobjekter. Adresseobjekter er som standard variable tekstobjekter, og den adressebokoppføringen som er valgt for øyeblikket, vises i objektet. Det betyr at det faktiske innholdet som blir skrevet ut i et adresseobjekt, ikke nødvendigvis er det samme hver gang etiketten skrives ut. Hvis du for eksempel velger ti oppføringer fra adresseboken og deretter klikker Skriv ut når en adresseetikett er åpen, blir det skrevet ut ti adresseetiketter, én for hver valgt oppføring i adresseboken. Når du lagrer en adresseetikett, er det bare formateringen som blir lagret, ikke en bestemt adresse. Når adresseetiketten åpnes neste gang, vises den valgte adressebokoppføringen i adresseobjektet. Du kan imidlertid definere et adresseobjekt som et fast adresseobjekt, det vil si at adressen som vises i objektet, blir lagret som en del av etiketten når du lagrer og lukker etiketten. Neste gang du åpner etiketten, inneholder objektet samme adresse. Innstillingen Fast adresse gjør det mulig å opprette og lagre etiketter for en mottaker som du bruker ofte. Et tekstobjekt inneholder vanligvis statisk tekst (tekst som er den samme hver gang etiketten skrives ut), men det kan gjøres om til et variabelt tekstobjekt ved hjelp av innstillingen Funger som variabelt tekstobjekt. Variable tekstobjekter fungerer omtrent på samme måte som adresseobjekter. Variable tekstobjekter kan brukes for å skrive ut etiketter fra listeoppføringer. Du kan for eksempel skrive ut prislapper fra en artikkelliste eller navneskilt fra en deltakerliste. Når du åpner en etikett med et variabelt adresseobjekt eller variabelt tekstobjekt, vises automatisk adressebokoppføringen som er valgt for øyeblikket. Etter hvert som du velger andre adressebokoppføringer, vises disse automatisk i objektet. Hvis du bestemmer deg for å skrive ut den valgte adressen på en annen etikett, åpner du bare den nye etiketten, så vises samme adresse i den etikettens format (forutsatt at den nye etiketten inneholder et adresseobjekt eller et variabelt tekstobjekt). Formateringen fra den forrige etiketten blir ikke kopiert til den nye. Det er bare teksten som blir kopiert, og den får den formateringen som er definert for den nye etiketten. 13
Arbeide med lister Bruke adresseboken Adresseboken vises i et felt nederst i hovedvinduet i DYMO Label-programmet. Du kan vise eller skjule feltet ved hjelp av Adressebok-knappen på handlingslinjen. Slik viser du adresseboken Klikk på eller velg Åpne fra Adressebok-menyen. Den siste filen som ble åpnet, vises i adressebokfeltet i hovedvinduet. Den første gangen du åpner adresseboken, vises oppføringene på eksempellisten. Legg merke til at den listeoppføringen som er valgt, automatisk settes inn i det variable tekstobjektet på etiketten. Bruke lister med flere variable objekter Du kan bruke adresseboken til å legge inn informasjon i variable objekter (adresse, variabel tekst eller strekkode) på den gjeldende etiketten. Hvis gjeldende etikett inneholder flere variable objekter, må du velge objektet der du vil at adressebokoppføringen skal vises. Slik setter du inn adressedata på en etikett med flere variable objekter 1 Velg listeoppføringene du vil skrive ut. Dialogboksen Velg variabelt objekt vises med de objektene som finnes på den gjeldende etiketten. 2 Velg objektet du vil koble til adresseboken, og klikk på OK. 14
Opprette en ny liste Hvis gjeldende etikett ikke inneholder et variabelt objekt (adresse, variabel tekst eller strekkode), blir du bedt om å åpne en etikett som inneholder et slikt objekt. Denne meldingen vises fordi programmet automatisk kobler adressebokoppføringer til disse objekttypene. Du kan arbeide med adresseboken selv om gjeldende etikett ikke inneholder noen variable objekter, men adresseboken kobles ikke til gjeldende etikett. Rotere navn i adresselister Opprette en ny liste Adresseboken sorterer automatisk adresser etter mottakerens etternavn. Hvis du for eksempel angir følgende adresse: Elsbeth Meijjer Airportplein 7 NL-3045 AP ROTTERDAM Nederland viser adresseboken Meijjer, Elsbeth i listen Oppføringer. I enkelte tilfeller identifiserer adresseboken feil navn som etternavn, eller den identifiserer et firmanavn som et personnavn. Dette løses enkelt ved hjelp av funksjonen Roter navn. Slik roterer du navnet 1 Velg oppføringene som vises feil. 2 Klikk på for å rotere ordene i første linje i oppføringen, slik at de vises riktig. Når du oppretter en ny listefil, får du muligheten til å importere adresser eller data (for henholdsvis nye adresseliste- eller datalistefiler) til den nye filen. En ny listefil med det angitte navnet opprettes og lagres i standardmappen for listefiler. Den nye filen vises øverst i Adressebok-feltet. Åpne en eksisterende liste Hvis du har flere adresse- eller datalistefiler, kan du velge hvilken liste du vil bruke til å lage etiketter. Hvis du vil importere adresser eller data til en fil, må du først åpne filen du vil importere dataene til. Du finner mer informasjon om import og eksport av listedata i hjelpen. 15
Arbeide med lister 16