PLAN FOR HELSEMESSIG OG SOSIAL BEREDSKAP

PLAN FOR HELSEMESSIG OG SOSIAL BEREDSKAP KRISELEDELSE TVEDESTRAND KOMMUNE 2015

Innhold 1 FORDELING AV PLANEN... 4 1.1 Fordelingsliste... 4 2. INTERNKONTROLL... 5 3. INNLEDNING... 5 3.1 Formål... 5 3.2 Grunnlag... 6 3.3 Hovedprinsipper og samordning... 6 3.4 Definisjon... 6 3.5 Politisk forankring... 6 3.6 Redningstjenesten i Norge... 7 3.7 Den sivile katastrofeledelsen... 7 3.8 Forholdet til nabokommuner... 8 3.9 Forholdet til Fylkesmannen... 8 4 KRISELEDELSE... 9 4.1 Planer beredskap, smittevern og vannforsyning... 9 4.2 Alarm-melding... 9 4.3 Ansvar varsling... 9 4.4 Varslingsliste etablere kriseledelsen... 10 4.5 Varslingsliste øvrige ressurser... 12 4.6 Kriseledelsen møtested... 14 4.7 Reservekommandosentral... 14 4.8 Muligheter for lys og varme ved strømbrudd... 14 4.9 Lokale for kriseledelsen - inventar... 14 4.10 Logg og journalføring... 16 4.11 Kriseledelsens sjekkliste... 17 4.12 Vaktliste... 19 5 ENHET OMSORG OG REHABILITERING... 21 5.1 Bemanningsplan Omsorg og rehabilitering... 21 6 MOTTAKSPLAN DYPVÅG BOFELLESKAP OG STRANNASENTERET... 21 6.1 Forutsetninger ved mottak... 21 6.2 Evakuering- og pårørendesenter (EPS-senter) Lyngmyr ungdomsskole... 22 6.3 Plassering av døde... 22 7 TILTAKSKORT MED LOGGSKJEMA... 23 7.1 BRANN STRANNASENTERET/ BOFELLESSKAP... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.2 PANDEMI... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.3 TELEFONI/ SENTRALBORD/ TRYGGHETSALARM UTE AV DRIFT Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.4 GISSELSITUASJON... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.5 SAVNET BEBOER/ PASIENT... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.6 BRANN I BÅTHAVN... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.7 BRANN I TETT TREHUSBEGYGGELSE... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.8 SKIPSULYKKE... Feil! Bokmerke er ikke definert. 8 PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON... 24 8.1 Informasjonskrise... 24 8.2 Krisekommunikasjon... 24 2

8.3 De fire M`ene... 24 8.4 Oppgaver og kontrollskjema - krisekommunikasjon... 25 8.5 Mal pressemelding... 27 9 Psykososialt kriseteam... 28 9.1 Medlemmer av psykososialt kriseteam... 28 9.2 Retningslinjer for psykososialt kriseteam... 28 Forskrift om Kommunal beredskapsplikt DSB: 2012 3

1 FORDELING AV PLANEN 1.1 Fordelingsliste Eksemplar nummer Distribuert til 1 Ordfører 2 Rådmann 3 Varaordfører 4 Enhetsleder OR 5 Avdelingsleder: Avdeling for tildeling, utvikling og innovasjon, OR 6 Avdelingsleder: Hjemmebaserte tjenester, OR 7 Avdelingsleder: Sykehjem, OR 8 Ass. rådmann 9 Kommunelege 10 Brannsjef 11 Informasjonsleder 12 Beredskapsrådgiver 13 Sivilforsvaret 14 Lensmannen i Tvedestrand 15 Fylkesmannens beredskapsavdeling 16 Enhetsleder OE 17 Enhetsleder Familiehuset RBU 18 Fagleder sykehjem avd. 1 19 Fagleder sykehjem avd. 2 20 Fagleder sykehjem avd. 3 21 Fagleder Sentrum vest/ Holt 22 Fagleder Sentrum øst/ Dypvåg 23 Fagleder Strannasenteret boliger 24 Fagleder hybelavdelingen 25 Fagleder hjemmehjelp 26 Avdelingsleder Psykisk helse og rus 27 Teamleder Kjøkken 28 Teamleder Renhold 29 Avdelingsleder Tjenester for utviklingshemmede, aktivitet og arbeidstrening 30 Rektor Tvedestrand videregående skole 31 Enhetsleder Tvedestrandsskolen 32 Enhetsleder Plan, miljø og eiendom 33 Enhetsleder Teknisk enhet 34 Enhetsleder Barnehageenheten 35 Enhetsleder NAV 36 Enhetsleder Administrativ støtteenhet 37 Redningsselskapet, skip RS 147 Inge Stensland (Arendal) Bekreftet mottatt/ lest dato Planen ligger også på Tvedestrand kommunes hjemmeside; http://www.tvedestrand.kommune.no/, på Ansattportalen (intranett) og i filmappe tilgjengelig for enhetsledere og rådmannens stab på stasjon F: 4

2. INTERNKONTROLL Planen er underlagt internkontrollsystemet for Tvedestrand kommune og skal oppdateres årlig. Ansvaret ligger hos enhetsleder Omsorg og rehabilitering (OR), i samarbeid med beredskapsrådgiver i rådmannens stab. Alle forhold som bør/skal rettes, rapporteres til beredskapsrådgiver. Spredning av planen og oppfølging av innholdet følger linjeprinsippet. Det er enhetsleders ansvar å sørge for at planen er kjent i egen enhet. Det er også enhetsleders ansvar å føre skjema for internkontroll i egen enhet mottatt og lest plan i avdelingene skal kvitteres for i eget skjema. Siste fem revisjoner: Rettelser/tillegg, kort forklaring Datert Rettelsen utført Sign. Revidert April 2011 Asbj.Aa Revidert April 2012 BN/RGT Revidert April 2014 CMG/ØJ Revidert Feb. 2015 CMG Revidert Des. 2015 CMG 3. INNLEDNING 3.1 Formål Plan for helsemessig og sosial beredskap skal sikre en forsvarlig håndtering innen kommunens ansvarsområde med tanke på å verne befolkningens liv og helse ved akutte og ekstraordinære situasjoner som har eller kan få betydning for befolkningens helse og/eller helsevesenets funksjonsdyktighet. Kjennetegn ved kriser Selv om hver krise er unik, finnes det noen fellesnevnere: Det er en alvorlig hendelse som kommer overraskende på virksomheten og hvor det er behov for rask handling og ekstraordinære tiltak Innledningsvis er det stor usikkerhet om krisens art, omfang og retning Hendelsen eller situasjonen preges av tidspress, usikkerhet og fokus på kortsiktige løsninger (brannslukking) Virksomheten opplever mangel på informasjon, intens interesse fra utenforstående og ikke minst stor mediepågang Hendelsen kan oppleves å være ut av kontroll Kilde: Fylkesmannen.no 5

3.2 Grunnlag Av lov om helsemessig og sosial beredskap (lov 2000-06-23 nr 56) plikter kommunen å utarbeide en plan for hvordan ekstraordinære situasjoner skal håndteres, og denne skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. 3.3 Hovedprinsipper og samordning Noen prinsipper som følges ved ekstraordinære hendelser er at den som har ansvar i normalsituasjon også har ansvar ved ekstraordinære hendelser. Den organisasjonen/organiseringen man etablerer under kriser, skal være mest mulig lik den man har til daglig. Krisen skal søkes håndtert på lavest mulig nivå. Dersom en ekstraordinær situasjon oppstår vil dette kunne berøre flere sektorer i et samfunn, samt ramme større befolkningsgrupper. I slike tilfeller vil det være politiet som er pålagt å forestå samordning, også ved redningsaksjoner der liv og helse er truet. 3.4 Definisjon En krise er en situasjon av ekstraordinær karakter der det akutte hjelpebehov ikke kan dekkes av tilgjengelige ressurser, og ordinære ansvarsforhold og kommandoforhold ikke strekker til, og hvor omlegging eller ekstra tilførsel av ressurser er nødvendig. 3.5 Politisk forankring I krisesituasjoner, jfr. kommunens kriseplan, har rådmannen/ordfører følgende fullmakter: I rådmannens fravær delegeres fullmakter videre til stedfortredende rådmann, i ordførerens fravær delegeres fullmakter videre til varaordfører: 1. Disponere inntil en million kroner til nødvendig hjelp til kriserammede, til forpleining med mer. Skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutte behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste med mer 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. 6. Rammebeløpet ovenfor i pkt. 1, kan overskrides ved påtrengende behov, og hvor bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. 7. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. 6

3.6 Redningstjenesten i Norge Ved større ulykker/katastrofer er det den sivile redningstjenesten, ledet av politi eller det lokale brannvesen som rykker ut og leder arbeidet med å takle branner og ulykker. Hovedredningssentralen (HRS) for Sør-Norge på Sola Lokal redningssentral (TRS) Ledes av lokal politimester Skadestedsleder Politi/lensmann Ved ulykker til havs, eller ulykker med betydelig omfang, vil redningsinnsatsen bli ledet av en av landets to hovedredningssentraler, forkortet HRS. På skadestedet er det skadestedsleder som koordinerer og leder redningsinnsatsen. Skadestedsleder kan være lensmann eller en annen politimann. Kommunene er pliktige til vederlagsfritt å stille ressurser til disposisjon for redningstjenesten ved anmodning. Dette er hjemlet i «Direktiv for politiets redningstjeneste» Ressursene kan være brannvernmateriell og personell, tekniske materiell og utstyr, helse- og omsorgsressurser, oljevern- og havnemateriell, bygninger, lokaliteter, kjøretøyer osv. Ved større forurensningssituasjoner, er det viktig at Statens Forurensningstilsyn (SFT) varsles umiddelbart. Kystdirektoratet utøver det statlige ansvaret ved akutt forurensning i sjø. 3.7 Den sivile katastrofeledelsen Ved store ulykker eller katastrofer vil det parallelt med den sivile redningstjeneste bli etablert en katastrofeledelse på sivil side, dvs. under Justisdepartementet, via Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), fylkesmennene og kommunene. 7

Justisdepartementet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Fylkesmannen i Aust-Agder Fylkesmannens krisestab Fylkesmannens kriseplan Kommunen Kommunens kriseledelse Plan for kriseledelse Hos Fylkesmannen vil det ved store ulykker eller katastrofer i fred bli etablert en Krisestab direkte under Fylkesmannens ledelse, som kan operere på døgnbasis. Fylkesmannens katastrofestab har ingen operative oppgaver innen den sivile redningstjenesten, men skal kunne ta imot, effektuere eller videreformidle anmodninger om eventuell støtte. Krisestaben skal snarest mulig etter at den er etablert ta kontakt med kommunene i fylket og etablere forbindelse. Kommunen skal straks orientere Fylkesmannen om situasjonen, utviklingen og ellers om det er tiltak kommunen ønsker iverksatt fra Fylkesmannens side. 3.8 Forholdet til nabokommuner Opprett kontakt med ledelsen i nabokommuner og informer om situasjonen. Ved behov for ressurser, tas dette opp så tidlig som mulig. 3.9 Forholdet til Fylkesmannen Opprett kontakt med fylkesmannens beredskapsavdeling, og orienter om situasjonen. 8

4 KRISELEDELSE 4.1 Planer beredskap, smittevern og vannforsyning Ekstraordinære hendelser krever koordinerte tiltak fra flere samfunnssektorer. Forhold med betydning for liv og helse oppstår under tilnærmet alle ekstraordinære situasjoner. Kommunelegen (medisinsk-faglig rådgiver) inngår derfor i kriseledelsen. Dersom en større ulykke eller katastrofe med store konsekvenser for kommunen skulle inntreffe kan ledelsen ved ordfører/rådmann, avhengig av situasjonen, iverksette Plan for helsemessig og sosial beredskap, og eventuelt smittevernplan og beredskapsplan for vannforsyning. Planoversikt Plan Område Ansvarlig Helsemessig og sosial Overordnet Beredskapskoordinator beredskap Smittevernplan Medisin/ helse Kommunelege Beredskapsplan for vannforsyning Teknisk enhet Enhetsleder Teknisk enhet 4.2 Alarm-melding Sjekkliste alarmmelding Avgi meldingen kort og konsist unngå misforståelser Meldingen skal inneholde; 1. Hva har hendt 2. Omfanget av hendelsen 3. Tidspunkt møte 4. Møtested 4.3 Ansvar varsling I arbeidstiden er det ordfører (evt. rådmann dersom ordfører ikke er tilgjengelig) som har ansvaret for å innkalle kriseledelsen. Er ikke de til stede er det varaordfører eller rådmannens stedfortreder som har ansvaret. Besluttes innkalling av kriseledelsen, skal selve innkallingen skje via kommunens sentralbord i administrasjonen. Utenom arbeidstid skal sentralbordet på Strannasenteret foreta innkalling. 9

4.4 Varslingsliste etablere kriseledelsen Det skal føres oversikt over resultatet av innkallingen og når de enkelte ble kontaktet. Tilbakemelding av resultatet skal meddeles rådmann snarest. VARSLINGSLISTE KRISELEDELSEN (Kontaktinformasjon er fjernet fra offentlig versjon.) BØR ALLTID INNKALLES Funksjon i kriseledelsen Navn Tlf privat, arbeid, mobil e-post Varslet/ klokkeslett Ordfører Jan Dukene Rådmann Pål Frydenberg Informasjonsleder (internkommunikasjon) Tove Aanjesen Kommunelege Hans Tomter Beredskapsrådgiver Camilla M. Grantham Kommunikasjonsansvarlig (eksternkommunikasjon) Loggfører 1 Tone V. Bråten Inger Elise (Lisa) Hegland Loggfører 2 Elisabeth A. Larsen 10

VARALISTE Funksjon i kriseledelsen Navn Tlf privat, arbeid, mobil e-post Varslet/ klokkeslett Varaordfører June Marcussen Ass. rådmann Øyvind Johannesen Vara informasjonsleder (internkommunikasjon) Jannicke Norheim Vara kommunikasjonsansvarlig (eksternkommunikasjon) Vara loggfører 1 Beate Olsen Søraker Lillian Beate Vestby Vara loggfører 2 Anne R. Steinsholm KAN OGSÅ INNKALLES Funksjon i kriseledelsen Navn Tlf privat, arbeid, mobil e-post Varslet/ klokkeslett Enhetsleder OR Svein Elgvin Avdelingsleder TUI/ stedfortreder for enhetsleder OR Sigfrid Baasland Avdelingsleder sykehjem May Tone Voje Johansen Enhetsleder Familiehuset - RBU Enhetsleder Teknisk enhet Kristin de Lange Johannessen Anton Thomassen Enhetsleder Plan miljø Svein O. Dale 11

og eiendom Miljøvernrådgiver Asbjørn Aanonsen Avdelingsingeniør bygg og anlegg Arne Th. Aanonsen 4.5 Varslingsliste øvrige ressurser Denne iverksettes ikke før kommunens kriseledelse (ordfører/rådmann) har bedt om at varslingsliste for nevnte personell iverksettes. Unntak kan være kriseteam/pårørendesenter hvor henvendelse kan komme direkte fra legevakt, AMK, politi evt. brannvesen. Informer alltid ordfører/rådmann dersom slik henvendelse kommer. Hver leder skal ha liggende varslingslister over medarbeidere i egen avdeling/sone, og iverksetter innkalling av personell straks den sentrale/lokale kriseledelsen gir beskjed om dette. Det er den enkeltes leders ansvar til enhver tid å ha oppdaterte varslingslister. VARSLINGSLISTE ØVRIGE RESSURSER INTERNE RESSURSER Etternavn, fornavn Stilling, funksjon under krise og arbeidssted Telefonnumre Priv., arb., og mobil Varslet/ klokkeslett Haugland, Ragna Marie Fagleder Pårørendesenter Sentrum øst/ Dypvåg Bjerkeseth, Hege Nævestad, Kari Grete Mo Fagleder Kriseteam Strannasenteret boliger Hjelpepleier Pårørendesenter Psykisk helse Sykepleier Pårørendesenter Oppfølgingsenheten Grete Øyen Den norske kirke Ledende helsesøster Pårørendesenter Familiehuset RBU Tjenestegjørende prest Pårørendesenter Sundsdal, Inger Grete Vikaransvarlig Sentralbord 12

Wilhelmsen, Tora Fone, Inger Reidun Aasbø Bjørnestad, Terje Svorsa, Laila Anita Ulstein, Rolf Vaaje, Inger Klara Lilleholt Klodvik, Jan Kåre Haugum Liv Marit Pedersen, Vivian Thorheim, Lars Levy, Mona Karlsen, Øyvind Steinsholm, Sven Tveide, Helene Karlsen, Hannelore ANDRE RESSURSER Omsorg og rehabilitering Fagleder Sentralbord Omsorg og rehabilitering Vikaransvarlig Sentralbord Omsorg og rehabilitering Fagleder Leder Hybelavdelingen Fagleder Leder Sentrum vest/ Holt Fagleder Leder Avdeling 1 Sykepleier Smittevernkontakt sykehjem Avdeling 1 Fagleder Leder Avdeling 2 Fagleder Leder Avdeling 3 Tilsynslege Sykehjem Tilsynslege Sykehjem Fagleder Leder Kjøkken/ forsyning Fagarbeider Hjelpemiddelmontør Omsorg og rehabilitering Maskinist Maskinist Plan og vedlikehold Enhetsleder Leder Oppfølgingsenheten Fagleder Leder Nattevakter Psykososialt kriseteam Graune, Eckhard Aasvang-Olsen, Bodil Langmyr, Lars Waland, Kristin Prest Psykososialt kriseteam Lege Leder, Psykososialt kriseteam Begravelsesbyrå Psykososialt kriseteam Helsesøster Psykososialt kriseteam 13

Hege Bjerkeseth Publikumstjeneste Voie, Ingebjørg Kristiansen, Anne Lise Informasjonsleder Aanjesen, Tove IKT-ansvarlig DDØ Fagleder Psykososialt kriseteam Strannasenteret boliger Sentralbord/ resepsjon Sentralbord/ resepsjon Arkiv- og dokumentasjon IKT Presse- og informasjonssenter Bråten, Tone Vestøl Logg- og journalføring Hegland, Inger Elise (Lisa) Larsen, Elisabeth Teknisk beredskap Teknisk vakt HR Boligstiftelsen/ PME Regnskap Teknisk enhet 4.6 Kriseledelsen møtested Kantinen, kommunehuset, 1. etg. Sentralbordet: 37 19 95 00. 4.7 Reservekommandosentral Lyngmyr Ungdomsskole, rektors kontor Telefon 37 19 96 82 37 19 96 80 4.8 Muligheter for lys og varme ved strømbrudd Eget dieselaggregat i kjelleren på kommunehuset, Tvedestrand kommune. Aggregatet dekker drift av IKT. Det er et traktordrevet aggregat på 19 kw. Teknisk enhet står for vedlikehold. 4.9 Lokale for kriseledelsen - inventar To telefonlinjer, hvorav en med direktelinje (hemmelig), utenom sentralen. To satelittelefoner (en ligger hos beredskapskoordinator og en på ordførers kontor) Kopieringsmaskin 14

Overhead, lerret, flippover, pekestokk m.m. Kartgrunnlag over den aktuelle hendelsen. Eget PC-kontaktpunkt med tilgang i internett. 15

4.10 Logg og journalføring Det skal alltid føres logg og journal for all inn og utgående informasjon/henvendelser, dersom DSB- CIM ikke er operativ. LOGG/ JOURNALFØRING ARK NR.: ANSVARLIG FOR FØRING AV LOGG: STEDFORTREDERE: 1.) 2.) Flaggfarge Rødt: Tiltak haster Gult: Behov for tiltak Grønt: Klarert, tilstand ok. AKTIVITET/ TITTEL INN/ UT DAG/ DATO KL. SIGN. Flaggfarge 16

4.11 Kriseledelsens sjekkliste ETABLERINGSFASEN Aktivitet Innhent informasjon/ få en best mulig oversikt over situasjonen. Ansvarlig/ kvitt.: Beredskapsansvarlig: Etabler kontakt med politiet i Tvedestrand, tlf. 37 19 90 00. Avklar blant annet med skadestedsleder om det er behov for kommunens utstyr/materiell. Husk: Når liv og helse er truet er det alltid Politiet som eier skadestedet. Ordfører (alt. rådmann): Avgjør om kriseledelsen skal etableres. Ordfører (alt. rådmann): Avklar om annen faglig kompetanse (nøkkelpersoner) skal innkalles/informeres, avhengig av oppstått situasjon. Ordfører (alt. rådmann): Etablere en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende hendelsen er. Bruk eventuelt tiltakskortet for hendelsen. Ordfører (alt. rådmann): Starte loggføring, inn- og utgående, så tidlig som mulig. Loggførere på instruks fra beredskapsansvarlig: Iverksette strakstiltak for å hindre ytterligere skade. Ordfører: Vurder informasjonstiltak internt i kommunen, eksternt og eventuelt media. Koordiner med infoansvarlig. Kommunikasjonsansvarlig: Etabler kontakt med fylkesmannens beredskapsavdeling, avgi rapport om situasjonen. Beredskapsansvarlig: Varsle ansvarlig for eventuell etablering av Evakuerings- og pårørendesenter (EPS) Beredskapsansvarlig: Etabler kontakt med nabokommunene, informer om situasjonen, og forespør om ressurser dersom det aktuelt. Rådmann: 17

DRIFTSFASEN Aktivitet Dersom det er behov for utstyr/materiell utenfra må det avklares hvem som skal rekvirere før kommunen eventuelt foretar rekvirering. Ansvarlig/ kvitt.: Ordfører: Vurder om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/begrense skader på personer, miljø og materielle verdier. Ordfører: Holde kontakt med skadestedsledelsen i politiet, eventuelt LRS. Ordfører: Holde kontakt og oversikt med kommunens utplasserte personell og materiell. Skifte av personell ved langvarig innsats. Beredskapsansvarlig: Sørg for mat og forsyninger til kommunens eget personell og materiell. Beredskapsansvarlig: Avgjøre/avklare om det er aktuelt med personalressurser fra frivillige organisasjoner. Rådmann: Vurdere fremtidig behov ut fra valg som blir tatt. Ordfører: 18

4.12 Vaktliste Skjemaet som her følger, brukes til å lage en vaktliste for kriseledelsen ved langvarige situasjoner. Det anbefales vakter på maks seks timer, og planlegging for tolv timer fremover. Vaktliste Ukedag Dato Tid Rolle Navn Navn Navn Navn Ordfører Varaordfører Rådmann Ass. rådmann Kommunelege Vara kommunelege Informasjonsleder Vara informasjonsleder Kommunikasjonsansvarlig Vara kommunikasjonsansvarlig Beredskapsrådgiver Vara beredskapsrådgiver Loggfører 1 19

Loggfører 2 Vara loggfører 1 Vara loggfører 2 Andre ressurser 20

5 ENHET OMSORG OG REHABILITERING 5.1 Bemanningsplan Omsorg og rehabilitering Omsorg og rehabilitering er det pt. 125 årsverk, disse fordeler seg slik: Dag fra mandag - søndag Ettermiddag/kveld Nattvakter Varierer fra ca. 32 til 85 medarbeidere Ca. 22 medarbeidere 9 medarbeidere Prinsipper for drift under krise er: 1. Antall ansatte økes proporsjonalt med antall skadde/ ulykkesrammede. 2. Ansatte er på jobb i henhold til behov og ikke til stillingsstørrelse. 3. Arbeidsperioder på maksimum 10 timer. 4. Det skal alltid være uthvilt personell i reserve. 6 MOTTAKSPLAN DYPVÅG BOFELLESKAP OG STRANNASENTERET Ved større ulykker, strømbrudd av lengre varighet etc. kan det være nødvendig å motta/innkvartere skadde/ ulykkesrammede personer i en periode. Dypvåg bofellesskap og Strannasenteret med dets fasiliteter vil være det naturlige stedet for dette. 6.1 Forutsetninger ved mottak Dypvåg bofellesskap, treningssal samt dagligstuene ved Strannasenteret tas i bruk. Martha-Loftet samt aktivitetsavdelingen benyttes også til mottak/innkvartering. Avdelinger tømmes i prioritert rekkefølge. Brukere sendes hjem der det er mulig, eller legges sammen med andre, dvs. to på hvert rom. 21

I prioritert rekkefølge benyttes følgende avdelinger: Nåværende avd. Beredskapsavd. Antall beredskapsplasser Dypvåg bofellesskap Beredskapsavd. 1 22 32 Rehab.avd. Beredskapsavd. 2 22 32 Aktivitetsavd. Beredskapsavd. 3 10 10 Antall plasser totalt Martha-Loftet Beredskapsavd. 4 10 10 Stuene i prioritert rekkefølge ved avd. 3, 2 og 1. Beredskapsavd. 5, 6 og 7. 30 30 Avd. 3 Beredskapsavd. 5 14 28 (+10 inkl stuene) Avd. 2 Beredskapsavd. 6 16 32 (+10 inkl stuene) Avd. 1 Beredskapsavd. 7 16 32 (+10 inkl stuene) Dette gir oss totalt 140 beredskapsplasser. 6.2 Evakuering- og pårørendesenter (EPS-senter) Lyngmyr ungdomsskole Nåværende funksjon Lyngmyr ungdomsskole Klasserom Klasserom Kontor administrasjon Aula Funksjon under beredskap Mottak (EPS-senter) Kriseteam (pårørendesenter) Hvilerom redningsmannskap, ansatte, frivillige og pårørende. Kontor lokal kriseledelse Kantine 6.3 Plassering av døde Dersom antall døde overstiger fem, rekvireres gymnastikksal ved Tvedestrand barneskole. Det vises for øvrig til kommunens smittevernplan. 22

7 TILTAKSKORT MED LOGGSKJEMA TILTAKSKORT: - Brann Strannasenteret/ bofellesskap - Pandemi - Telefoni, sentralbord, trygghetsalarm ute av drift - Gisselsituasjon - Savnet pasient/beboer - Brann i båthavn Brann i tett trehusbebyggelse - Skipsulykke Fjernet fra offentlig versjon. 23

8 PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON 8.1 Informasjonskrise En informasjonskrise kan oppstå som en isolert krise, men følger ofte i kjølevannet av den opprinnelige krisen. Et vesentlig trekk ved informasjonskriser er et informasjonsvakuum som oppstår som følge av at virksomheten ikke klarer å etterkomme informasjonsetterspørselen. Fravær av fakta gjør at spekulasjoner begynner å dominere i nyhetsbildet. 8.2 Krisekommunikasjon Krisekommunikasjon er en virksomhets kommunikasjon med egne ansatte, mediene, publikum og samarbeidspartnere, i alvorlige situasjoner og kriser. Krisekommunikasjon handler om å formidle viktige og presise budskap på en mest mulig effektiv måte under et stort tidspress. Målet med krisekommunikasjon er både å gi viktig informasjon ut, men også bidra til arbeidsro slik at selve krisen kan løses best mulig. 8.3 De fire M`ene Ha fokus på de fire M er - i alt du gjør. Prioriter fokuset i kommunikasjonen i henhold til denne rekkefølgen: Mennesker Miljø/omgivelser Materielle verdier Marked/økonomi Kilde: Fylkesmannen.no 24

8.4 Oppgaver og kontrollskjema - krisekommunikasjon Oppdrag/ oppgave/ tiltak Notater Ansvarlig Status Avklare hvem har eierskap til krisen? Hvem andre er sentralt involverte i krisen? Hva er hovedbudskap? Hva er målet for kommunikasjonen i denne situasjonen? 25

Hvem fører du aktivt dialog med? Person/ organisasjon/ telefonnummer Hvilke kommunikasjonskanaler vurderer du som mest hensiktsmessige for å nå dem som er mest berørte/ involverte? Kommunens nettside Ansattportalen Facebook (egen gruppe) E-postgruppe Lokalradio Lokalavisen Hvilke medier vurderer du som mest aktuelle forbundet med denne situasjonen? Tvedestrandsposten Agderposten Fædrelandsvennen NRK Sørlandet - radio 26

8.5 Mal pressemelding Dato Overskrift Tvedestrand kommune Ingress (maks fire linjer, kort om saken) Tekst det viktigste Tekst mindre viktig Kontaktpersoner og mobilnummer 27

9 Psykososialt kriseteam 9.1 Medlemmer av psykososialt kriseteam Medlemmer pr. 2015; Navn Funksjon Representerer Arbeid Mobil Bodil Aasvang-Olsen Lege (leder av PKT) Legene Lars Langmyr Begravelsesbyrå (nestleder PKT) Fritt valgt medlem Hege Bjerkeseth Fagleder Oppfølgingsenheten, Tvedestrand kommune Eckhard Graune Prest Den norske kirke Kristin Waland Helsesøster Familiehuset RBU), Tvedestrand kommune 9.2 Retningslinjer for psykososialt kriseteam 1. Gjeldende retningslinjer er etablert i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt (av 6.9.11) og krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter Lov om helsemessig og sosial beredskap. (23.7.01) og er en del av kommunens kriseberedskapsplan. 2. Kriser skal ordinært behandles på lavest mulig nivå i kommunens ordinære tjenesteapparat, eksempelvis fastlege, hjemmesykepleie, helsesøster oa. 3. Rådmannen ved Kommunelegen har ansvar for at Psykososialt kriseteam (PKT) er hensiktsmessig sammensatt og fungerer i tråd med gjeldende retningslinjer. 4. Tvedestrand kommune skal sørge for at medlemmene i PKT har nødvendige kunnskap for å utøve sitt arbeid på en hensiktsmessig måte. 5. Medlemmer av PKT skal kunne yte tilfredsstillende psykososial omsorg og støtte ved kriser, ulykker og katastrofer. Eksempler på situasjoner kan være: 28

Saker til kriseteamet Saker til vurdering Ikke saker til kriseteamet Naturkatastrofer (flom, ras, etc.) Store ulykker, transportulykker Storbranner Drap Alvorlige og uventede hendelser, især de som rammer eller involverer barn og unge Selvpåført død eller død som kunne vært unngått, især blant barn og unge Plutselig spedbarnsdød Persongrupper som har vært eksponert for traumatiserende sanseinntrykk eller opplevd å være truet på livet (drap, ulykker, gisseldrama og lignende) Savnede eller pårørende til savnede Vurdering/diagnostikk av sykdom/akutte situasjoner Pårørende av psykisk syke eller rusmisbrukere dersom familiære belastninger i forbindelse med psykisk sykdom og/eller rus er årsak til oppfølgingsbehovet Naturlig dødsfall 6. Personer som oppholder seg eller bor i Tvedestrand kommune kan få hjelp. 7. PKT kommer sammen etter varsel fra kommunal kriseledelse, eller etter henvendelse fra politi, brannvesen, lege/legevakt/sykehus/kirken/kommunale enheter. 8. PKT skal ha kompetanse til å koordinere/bistå/mobilisere det ordinære hjelpeapparatet i den aktuelle krisesituasjon. 9. PKT s hovedmål er å skaffe oversikt og formidle hjelp til etterlatte/involverte. PKT s oppgaver for øvrig er: a. Kartlegge omfanget av krisen b. Beslutte nødvendige psykososiale tiltak c. Koordinere og utøve psykososial førstehjelp; individuelt og/eller i grupper d. Vurdere behov for gruppe-/individuell samtale etter en ulykke e. Vurdere behov for oppfølging av rammede/pårørende/andre involverte f. Sørge for videre oppfølging fra det ordinære tjenesteapparatet i etterkant (fastlege, barnevern, helsesøster, psykiatrisk sykepleie, kirken mm.) g. Når krisen har større omfang enn forventet, skal det være kontakt mellom kriseteamet og kommunens kriseledelse h. Andre instanser/personell mobiliseres etter behov 29

10. PKT sammensettes slik a. Omsorg og rehabilitering b. Lege c. Prest i Den norske kirke d. Fritt valgt medlem e. Ressurssenter for barn og unge f. Andre instanser/personell mobiliseres etter behov PKT konstituerer seg selv med leder og nestleder. PKT s leder er medlem av kommunens kriseledelse. 11. Kriseteamets medlemmer skal ikke uttale seg til pressen. All informasjon skal skje fra ordfører. 12. All kontakt til PKT skal skje via Legevakten, tlf. 815 32 999. Legevakten skal til enhver tid ha oppdaterte oversikter over PKT med telefonnummer. 13. Det skal skrives rapport etter hvert oppdrag. Rapporten merkes unntatt off. og arkiveres i kommunens saksbehandlersystem Ephorte. 14. Det øvrige tjenesteapparat informeres etter samtykke fra den berørte. 30