Referat fra styremøte i Lillehammer brukshundklubb 14/3-16 på Blåmann Tilstede: Marit, Ellen, Jan Rune, Anne Katrine, Sidsel, Randi, Anita, Jan og Ingun. Sak 46/15 Olympiaparken * Øystein Dannemark i OP er kontaktet av kasserer for nytt møte og reforhandling av nåværende avtale. Nestleder og leder bistår om ønskelig i videre forhandling. - Forhandlingsmøte er gjennomført, men venter tilbakemelding fra OP. Sak utsettes til neste møte. Ikke avklart. Sak 56/15 Norgesmesterskap hundekjøring barmark oktober 2018 * Ref styreref av 14.12.15. Det framkommer ikke om klubben er forespurt eller ønsker å søke. Eksisterende styremedlemmer informer nye slik at vi vet hva vil skal forholde oss til å ut fra det ta stilling til videre framdrift. Se også sak 10/16 før vi tar avgjørelse. Status Sak utsettes til vi har kartlagt omfang og inntjening -Anne Katrine ringer Svein Erik Teslo, kommer tilbake til dette på neste møte. Sak 1/16 Vaktmester * Ref sak 55/15 av 14.12.15. Vi står uten vaktmester. Det må skilles på hva vi har fellesansvar for og hva en vaktmester skal håndtere. Det er viktig at det ikke blir så mye arbeid på enkeltpersoner at vi mister gode ressurser. Dette er en tredelt oppgave. Definere oppgaver, godtgjøringssatser og finne erstatter. -Det skal annonseres i Labben og på hjemmeside etter vaktmester. Marit utformer en stillingsutlysning med oppgaver og godtgjørelse. Referat fra styremøte 14.mars 2016 Side 1
Sak 5/16 Sponsoravtaler * Anka ønsker hjelp til utarbeiding av sponsorkontrakter. Vi har behov for sponsorer på fast basis til klubben, men også til stevner. Vi har mange grupper, men er en felles klubb, så greit å få retningslinjer på plass uten at det dreper initiativ fra gruppene. Under arbeid - Marit og Anne Katrine ser på dette og utarbeider forslag Sak 6/16 Trekkhundgruppa * Samarbeid med huskyklubben. Ref styrereferat av 10.01.16 Anka informer om status i saken. Gruppeleder: Larry ønsker å fratre som gruppeleder, Anka informer om status. -Larry fortsetter som gruppeleder. Sak 7/16 Arbeidsfordeling i det nye styret Styret skal på dette konstitueres og vi skal forsøke å finne vår arbeidsform. Se vedlegg oversendt fra forrige styreleder. Dette er en god mal, men så må vi se på hva som kan fungere for oss. Styret fordeler arbeidsoppgaver ila neste møte -Styret fortsetter som før til styret er bedre satt. -Endring; Marit ser over mail og formidler videre. Innkalling til styremøter skal inneholde saksliste. Sak 8/16 Møteplan første halvår Vi har mange saker å ta tak i så like godt å legge møteplan for første halvår. Jeg ber om at alle styremedlemmer ser igjennom sin personlige kalender for å finne ledige tid. Møteplan vedtas og JR legger det inn i kalender -Styremøte avholdes andre mandag hver måned. (Unntatt styremøte 2 mai.) -Ellen avholder gruppeledermøte uka før styremøte. Referat fra styremøte 14.mars 2016 Side 2
Sak 9/16 Endring i Brønnøysundregisteret og NKK Alle styremedlemmer må ta med personnr som trengs for samordnet registermelding. Styreprotokoll må være ferdig og undertegnet før vi kan sende inn. Siden det ikke er endring i revisorer tror jeg ikke vi trenger villighetserklæringer. Tilsvarende info endres på NKK adm sider. Status -Personnr til alle er samlet inn og Marit sender. Sak 10/16 Medlemskap NIF Norges Hundekjørerforbund I vedtektene til LBHK står det at vi skal være medlem av NKK. Men på et tidspunkt har vi også blitt innmeldt i NIF via Norges Hundekjøreforbund. NIF og NKK har fått nye lover og lovnormer og disse lar seg ikke lenger forene. For de fleste i klubben er medlemskap i NIF uten interesse, mens for Trekkhundgruppa vil det nok stille seg annerledes. Vi må få innspill fra trekkhundgruppa hvordan det vil påvirke deres virke og om de fremdeles ønsker å være en gruppe i Lillehammer Brukshundklubb, om de ønsker å etablere en egen klubb eller å bli en gruppe i en klubb tilsluttet NIF? Hvis de ønsker å fortsatt være en gruppe i LBK så må de som konkurrerer også ha medlemskap i en klubb som er tilsluttet NIF for å kunne starte i konkurranser. Lillehammer Brukshundklubb må meldes ut av NIF - Anne Katrine hører med trekkhundgruppa, evnt kaller inn til gruppemøte. - Sidsel holder dialogen med NIF Sak 11/16 Dugnader og regelmessig vedlikehold Litt i sammenheng med sak 1/16 må vi se på hva vil har fellesansvar for og hva en vaktmester skal håndtere. Dugnader er en fin måte å bli kjent på for klubbens medlemmer og kan også ses i sammenheng med sommeravslutning (egen sak) Plass må strøs og gruses. Vedlikehold, renhold av hall og klubbhus. -Vårdugnad 9/5-16. Sosialt med grilling -Styret tar en dugnad i brakka -Anita hører om lastebil til å kjøre grus til plassen. -Ingun sjekker opp kjøkkenkrok til klubbhus -Dugnad russetreff, styret besluttet å takke nei. -NKK-utstilling, skrivere informeres via FB for enkeltpersoner -Vask av gulv, må gjøres regelmessig. Referat fra styremøte 14.mars 2016 Side 3
Sak 12/16 Mail + Postboks 269 Hvordan håndteres dette i dag og hvem skal ha hvilken info. Som styremedlemmer forutsetter jeg at alle opptrer varsomt i forhold til uttalelser som krever styrebehandling. At alle får mail sikrer infoflyt, men hvem skal ha ansvar for å svare på hva? Jan Rune informerer om hvordan det fungerer i dag. Nytt styre velger om de følger dette eller komme med nytt forslag. - Sidsel har ansvar for postboks - Marit tar klubbens mail og formidler til de det gjelder. Sak 13/16 Nettside Jan Rune er ansvarlig for nettside og har tidligere invitert gruppeledere til kurs. Han informerer hvordan dette fungerer i dag og hvorvidt det er funksjonelt at alle har tilgang. Hvem har nå og hvem ønsker vi skal ha? Kan eks kalender utvides med at man reserverer ressurser som hall, klubbhus etc Selv om man har kurs kan eks noe være ledig. Hvordan håndtere vi eks ønsker om nye felt som Byvandring og Smeller. Her må vi tenke brukevennlighet mot våre medlemmer. Nye felt/faner trenger ikke være styresak, men fornuftig med en høring eks i FB gruppen til styret. -Styret ønske å ha et kurs så alle som har tilgang kan bruke siden, men inntil videre er det viktig å sende oppdateringer til Jan Rune. Byvandring, Smeller og kurs. Sak 14/16 Bonuspoeng Evaluering av systemet. Hvordan fungerer og motiverer det. Skal det utvides til andre felt enn det som er definert. Eks brøyting av løyper, renhold, styrearbeid, byvandring etc? Hva skal generere poeng og hvordan kan de løses ut? Styret spør gruppeledere om hvordan det fungerer - Alle skriver ut og kommer med forslag på neste styremøte. Referat fra styremøte 14.mars 2016 Side 4
Sak 15/16 Nøkler og passord Vi har nøkler til både hall og klubbhus i omløp. Har vi oversikt på hvem som har nøkler utover instruktører og gruppeledere og styre? Hvis ikke må vi se på dette og evnt avtale for utlevering av nøkler og bruk. Det samme gjelder passord til NKK og nettsider.ref sak 12/16 Vi må få kontroll på nøkler og det er naturlig og utarbeide en nøkkelavtale. Bytte av hengelås på hall til en med kode vil gjøre det noe enklere med hensyn til nøkler når gruppeleder ikke kan være tilstede på trening. Kode kan eks endre hvert år eller halvår. Lage nøkkelavtaler samt kjøpe inn kodelås Sak 16/16 Evaluering julebord Evaluering av julebord. Det legges mye arbeid i dette arrangementet. Med god mat og trivelige folk, men ser ikke til å nå mengdene i klubben. Utsettes til neste møte -Utsettes til neste møte. Sak 17/16 Sommeravslutning Kan gruppene lage noe felles, eller skal det være gruppevis. Utsettes til neste møte Sak 18/16 Klubbmester RL gruppa ønsker å kåre klubbmester basert på de tre beste resultatene i klubbens egne 4 stevner. Hva har vi av rammer og regler for dette Hvis ikke foreslår jeg at hver enkelt gruppe lager sine regler, men at vi setter ramme for premiekostnad. Dette som tillegg til årets hund, men for å motivere til deltagelse på egne stevner. Hver gruppe styrer dette, men styrer legger ramme for premietak. Referat fra styremøte 14.mars 2016 Side 5
Sak 19/16 Kartlegging av utestående arbeid og ressurser For at vi skal drifte klubben på best mulig måte trenger vi en oversikt på hva som gjenstår av utestående arbeider. Er det arbeid som betales av klubb eller OP? Likeledes bør gjennomgang av inventarliste gås gjennom opprettes Under arbeid -Jan lager en oversikt på gjenstående arbeid. Sak 20/16 Labben Hvordan kan den evnt oppgraderes/ ytterligere forbedrer for å få bedre gjennomlesning? Skal styret ha føringer eller er den redaktøransvar? Redaktør forespørres om innspill i forkant av møtet. Redaktør har rammene og beslutningsmyndighet til utøve arbeidet Sak 21/16 hundefører.no -Anne Kathrine er i dialog med nettbutikken som ønsker å gi rabatt til medlemmer i LBK og ha stand på stevner. -styret foreslår rabatt til medlemmer, betalt annonseplass, mulighet til å ha stand. Hundefører.no må selv finne ut hvordan skille ut hvem som er medlemmer ved bestillinger. Referent: Ingun Nesfeldt Referat fra styremøte 14.mars 2016 Side 6