MØTEINNKALLING Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid

Klæbu kommune MØTEINNKALLING Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 13.04.2016 Tid: 16:30 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: postmottak@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/16 16/150 Endring kommunens styrerepr. Sørborgen kunstgressbane AS 12/16 15/239 Opptak av barn uten rett til plass barnehageåret 2016-17 13/16 16/77 Retningslinjer for tildeling av kulturmidler. 14/16 16/7 Åpen post, Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid, 13.04.2016 Middag kl. 16.00. Kl. 16.30 18.00, i kommunestyresalen. Orientering om: Barn i Midt-Norge - Klæbuprosjektet. Klæbu, 07.04.2016 utvalgsleder

Sak 11/16 Endring kommunens styrerepr. Sørborgen kunstgressbane AS Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Møtedato: 13.04.2016 Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 11/16 Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid 13.04.2016 Rådmannens innstilling Utvalg for oppvekst oppnevner ny styrerepresentant og vara til Sørborgen kunstgressbane AS til valg på neste generalforsamling SAKSUTREDNING Nåværende representant for Klæbu kommune og medlem av styret: enhetsleder for kultur, Kjersti Utne. Vara: enhetsleder drift og vedlikehold: Tor Loraas. Med bakgrunn i Kjersti sin stilling som enhetsleder for kultur og dermed selvskreven saksbehandler for saker vedrørende idrettsanlegg, er hennes habilitet kompromittert både som styremedlem og som saksbehandler. Til en viss grad kan samme forhold anføres for vararepr. Tor Loraas. Denne situasjonen ønskes endret gjennom oppnevning av nye styrerepr. Vedlegg Vedtekter Sørborgen kunstgressbane AS Saksopplysninger Om Sørborgen kunstgressbane AS jfr. vedtektene (utvalg): Selskapets aksjekapital er kr.100.000,- fordelt på 100 aksjer à kr.1.000,- lydende på: - Klæbu kommune - 33 aksjer - Klæbu Sparebank - 33 aksjer - Klæbu idrettslag - 34 aksjer 5. Selskapets styre Selskapets styre består av 5 medlemmer, som velges for 2 år av gangen. Ved konstituerende generalforsamling velges dog to av medlemmene for 1 år. Inntil halvparten av styrets medlemmer skal utpekes av Klæbu idrettslag og Klæbu kommune. Minst halvparten av styrets medlemmer skal i henhold til aksjeloven velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal behandle: Side 2 av 8

Sak 11/16 3. Valg av styremedlemmer, og valg av styrets leder blant disse. Vurdering Det foreslås oppnevnt politisk valgt representant og vara på forestående generalforsamling. Utvalg for oppvekst foretar oppnevning. Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen. Side 3 av 8

Sak 12/16 Opptak av barn uten rett til plass barnehageåret 2016-17 Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Møtedato: 13.04.2016 Saksbehandler: Anita Hovde Nilsen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Formannskapet 12/16 Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid 13.04.2016 Rådmannens innstilling Klæbu kommunestyre vedtar at det i barnehageopptaket for 2016/2017 blir gitt plass til barn som ikke har rett til opptak på grunn av at de er født etter 31.10.2015. Det tilbys plass til det antall barn det er søkt for fra den dato barnehagene kan tilby plass. En forutsetning for å ta inn disse barna, er at barnas foresatte aksepterer plass i den barnehagen der de blir tilbudt plass. Det vil si at retten til å velge barnehage faller bort. Budsjettmessig dekning gjøres gjennom løpende budsjettjustering av barnehagenes budsjett. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Klæbu kommune har et barnehageopptak med søknadsfrist 15. mars hvert år. I tillegg er det løpende opptak ved ledighet. I inneværende år har alle med behov for barnehageplass som har flyttet til kommunen, fått dette. I kunngjøringen er det presisert at opptaket er samordnet og det søkes på ett skjema. Retningslinjene for opptaket er nedfelt i vedtektene for barnehagen. Det står i de kommunale vedtektene pkt. 3 om opptak-klagerett-oppsigelse, at barn som fyller ett år senest innen utgangen av august etter søknad har rett til å få plass i barnehage fra august i samsvar med barnehagelovens 12. Vedtektene til de ikke kommunale barnehagene finnes på deres hjemmesider. For inneværende år er det lagt fram et lovforslag om endring av reglene om opptak i 12a. Endring av vedtektene avventes til lovforslaget er vedtatt. Det som ligger i forslaget, er at barn som fyller ett år senest innen utgangen av oktober, har rett på plass. Kommunene har fått pålegg om å gjennomføre opptaket for inneværende år som om lovforslaget var vedtatt. Etter at søknadsfristen nå er utgått, kan rådmannen meddele at Klæbu kommune vil oppfylle retten til barnehageplass for de søkere som har rett til barnehageplass etter de nye bestemmelsene og med oppstart fra 01.08 2016. De kommunale barnehagene har etter opptaket fortsatt noe ledig kapasitet. Under forutsetning av et positivt vedtak i saken, vil det være plass til de barna som ikke har en rett i de kommunale barnehagene. Side 4 av 8

Sak 12/16 Etter årets opptak av de som har rett på plass, vil det totalt være 10 barn færre i barnehagene dette barnehageåret. Inkluderer vi de barna som står på venteliste fordi de er født for sent, vil vi være på samme barnetall som for inneværende barnehageår. 9 barn født etter fristen (31.10.) står på venteliste. Når hovedopptaket er i sluttfasen, ser det ut til at de private barnehagene har fylt opp alle sine plasser. Hesteskoen, Rydland(Sletten)og Tanem barnehage har kapasitet til å ta inn barn fra venteliste. Klæbu kommunestyret vedtok 15.05.2014 og 26.03.2015 at barn født 01.09-31.12. skulle tilbys plass. Se kst.sak 42/14 og 20/15. I vedtaket i 2014 ble det oppfordret til å jobbe mot de politiske partier og Fylkesmannen for å få til et rettferdig system rundt rettigheter til barnehageplass og finansiering fra stat og kommune. Det er per i dag forslått ei lovendring som utvider retten til barnehageplass. Vurdering Klæbu kommune har kapasitet og mulighet til å tilby plass til alle barn som søker om barnehageplass for kommende barnehageår. Hvis kommunen velger ikke å tilby plass til de barna som ikke har rett på plass, vil det kunne medføre medføre noe redusert drift i de kommunale barnehagene i Klæbu. Hvor vet vi når hovedopptaket er avsluttet og foreldre har akseptert den tilbudte plassen. Klæbu kommune må dekke utgiftene hvis foreldrene velger en ikke-kommunal barnehage som har ledig kapasitet i andre kommuner. Dette gjelder spesielt ikke-kommunale barnehager i Trondheim. Rådmannens vurdering om å se positivt på søknaden om barnehageplass for barn født etter fristen baserer seg på følgende: Foreldrene kan uavhengig av kommunens vedtak velge å benytte ledige barnehageplasser i ikke- kommunale barnehager i andre kommuner. Å finne løsninger som hindrer redusert drift ved barnehager i kommunen. Hjelpe foreldre som har behov for en barnehageplass slik at de kan komme tilbake i arbeid etter avsluttet permisjon. Økonomiske og administrative konsekvenser Kostnadene ved inntak av nevnte gruppe vil for de kommunale barnehagene dreie seg mer om organisering internt i den enkelte barnehage og fordelingen mellom de kommunale barnehagene. Per i dag har de private barnehagene i Klæbu fullt belegg. Situasjonen er at noen av de kommunale barnehagene har en kapasitet innenfor gjeldende budsjett til å ta inn noen flere barn. En fullstendig oversikt foreligger når foreldre har fått tilbud om og akseptert den plassen som er tilbudt. Et negativt vedtak kan utløse utgifter til refusjon av utgifter til barnehageplass i private barnehager i andre kommuner. Denne utgiften er kraftig redusert de siste par år som følge av at Klæbu kommune har gjort vedtak om å tilby plass til barn uten rett(0-åringer).noen av de 9 barna vil ikke ha behov for plass før fra januar 2017. Eventuelle endringer av busjettene kan tas inn i budjettprosessen for 2017. Side 5 av 8

Sak 13/16 Retningslinjer for tildeling av kulturmidler. Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Møtedato: 13.04.2016 Saksbehandler: Kjersti Utne Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 13/16 Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid 13.04.2016 Rådmannens innstilling Utvalg for oppvekst vedtar å beholde den eksisterende praksis for fordeling av kulturmidler. SAKSUTREDNING Saksopplysninger I sak 9/15, behandlet i utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid den 10.juni 2015, ba utvalget om at det skal legges frem en sak hvor retningslinjer for tildeling av tilskudd til allment kulturarbeid/ kulturmidler blir gjennomgått. Retningslinjer for tildeling av kulturmidler ble vedtatt i 2001: Ved tildeling av tilskudd skal lag og organisasjoner som har aktivitet rettet mot barn og unge prioriteres. Det skal også legges vekt på hvor vidt søkeren aksepterer ordningen med ledsagerbevis på sine arrangementer. Midlene skal primært fordeles til aktivitet og prosjekter i de enkelte lag og organisasjoner og kan ikke avsettes i fond. Søknadsfrist for kulturmidler har de siste år vært 1.mai. Etter at søknadene er registret blir de fordelt i tre grupper: idrett, sang og teater, og så andre. Søknader som omhandler organisasjoner med idrettsaktivitet har blitt sendt videre til behandling i idrettsrådet. Søknader fra organisasjoner som har musikk-, sang- og teateraktivitet sendes til behandling i kulturrådet. Øvrige søknader blir ferdigbehandlet i utvalget. For å forenkle prosessen, og for å unngå at det brukes for mye skjønn i vurderingen av størrelse på hvordan tilskuddene skal fordeles, har vi de siste år fordelt på følgende måte: Hver organisasjon får 2.000,- hver. For å prioritere organisasjoner med barn og unge, har disse vært prioritert med 50,- kr pr barn i organisasjonen. De ressurser som da er igjen, blir fordelt likt til fordeling i idrettsråd og kulturråd. Side 6 av 8

Sak 13/16 Vurdering I en liten kommune som Klæbu, kan flere av utvalgets medlemmer ha en tilknytning til en organisasjon gjennom egne interesser, eller andre familiemedlemmers interesser. Med bakgrunn i det har vi forsøkt å finne en modell som ikke skal gjøre medlemmene inhabile, men gi en mest mulig rettferdig fordeling, samtidig som man unngår bruken av skjønn. Skjønn kan utøves i kultur- og idrettsråd hvor de aktuelle søkerne er representert. Økonomiske og administrative konsekvenser Det er satt av 150.000,- kr i budsjettet for 2016 til dette formålet. Side 7 av 8

Sak 14/16 Åpen post, Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid, 13.04.2016 Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid Møtedato: 13.04.2016 Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/16 Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid 13.04.2016 Rådmannens innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saker / Tema 1. Oppfølging valgfag ungdomsskolen 2. Oppfølging asfaltering skolegård ungdomsskolen 3. Oppfølging videreutdanning lærere 4. Orientering om sak til formannskapet «Idrettens hus», Sørborgen Side 8 av 8

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: Arkivsaksnr-dok.nr: 16/150-3 Endring kommunens styrerepr. Sørborgen kunstgressbane AS Rådmannens innstilling Utvalg for oppvekst oppnevner ny styrerepresentant og vara til Sørborgen kunstgressbane AS til valg på neste generalforsamling SAKSUTREDNING Nåværende representant for Klæbu kommune og medlem av styret: enhetsleder for kultur, Kjersti Utne. Vara: enhetsleder drift og vedlikehold: Tor Loraas. Med bakgrunn i Kjersti sin stilling som enhetsleder for kultur og dermed selvskreven saksbehandler for saker vedrørende idrettsanlegg, er hennes habilitet kompromittert både som styremedlem og som saksbehandler. Til en viss grad kan samme forhold anføres for vararepr. Tor Loraas. Denne situasjonen ønskes endret gjennom oppnevning av nye styrerepr. Vedlegg Vedtekter Sørborgen kunstgressbane AS Saksopplysninger Om Sørborgen kunstgressbane AS jfr. vedtektene (utvalg): Selskapets aksjekapital er kr.100.000,- fordelt på 100 aksjer à kr.1.000,- lydende på: - Klæbu kommune - 33 aksjer - Klæbu Sparebank - 33 aksjer - Klæbu idrettslag - 34 aksjer 5. Selskapets styre Selskapets styre består av 5 medlemmer, som velges for 2 år av gangen. Ved konstituerende generalforsamling velges dog to av medlemmene for 1 år. Inntil halvparten av styrets medlemmer skal utpekes av Klæbu idrettslag og Klæbu kommune. Minst halvparten av styrets medlemmer skal i henhold til aksjeloven velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal behandle: 3. Valg av styremedlemmer, og valg av styrets leder blant disse. Vurdering Det foreslås oppnevnt politisk valgt representant og vara på forestående generalforsamling. Utvalg for oppvekst foretar oppnevning. Økonomiske og administrative konsekvenser Ingen.

Vedtekter for Sørborgen Kunstgressbane A/S 1. Firma Selskapets navn er Sørborgen Kunstgressbane A/S. 2. Forretningskontor Selskapets forretningskontor er i Klæbu kommune. 3. Formål Selskapet skal bygge og drive kunstgressbane i Klæbu med sikte på å tilrettelegge for økt aktivitet innenfor den organiserte idretten. Banen skal også dekke skolenes behov for aktivitetsområder i skoletiden. Selskapet skal ikke ha som formål å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte. 4. Aksjekapital Selskapets aksjekapital er kr.100.000,- fordelt på 100 aksjer à kr.1.000,- lydende på: - Klæbu kommune - 33 aksjer - Klæbu Sparebank - 33 aksjer - Klæbu idrettslag - 34 aksjer Mer enn 50 % av aksjene er ved stiftelsen og skal til enhver tid være eiet av Klæbu idrettslag og Klæbu kommune. 5. Selskapets styre Selskapets styre består av 5 medlemmer, som velges for 2 år av gangen. Ved konstituerende generalforsamling velges dog to av medlemmene for 1 år. Inntil halvparten av styrets medlemmer skal utpekes av Klæbu idrettslag og Klæbu kommune. Minst halvparten av styrets medlemmer skal i henhold til aksjeloven velges av generalforsamlingen. Styrets leder velges av generalforsamlingen for ett år av gangen. Styret er beslutningsdyktig når minst 2/3 av medlemmene er tilstede. Selskapets firma tegnes av styreleder. Styret kan meddele prokura.

6. Anvendelse av overskudd/formue Selskapets overskudd skal anvendes til oppbygging av fond til framtidig rehabilitering og investeringer i anlegget. Ved eventuell oppløsning/avvikling av selskapet skal eiendeler og netto formue tilfalle Klæbu kommune til investeringer i og vedlikehold av kunstgressbanen. 7. Bestemmelser om aksjeoverdragelse Overdragelse av aksjer er betinget av samtykke fra selskapets styre. Ved overdragelse av aksje skal salgsvederlag ikke overstige aksjens pålydende, justert for alminnelig prisstigning (konsumprisindeks el tilsvarende) i perioden. Selskapet skal nekte overdragelse av aksjene dersom overdragelsen vil medføre brudd på bestemmelsene i vedtektene. 8. Ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling avholdes innen utgangen av juni måned. Styret innkaller generalforsamlingen med minst 14 dagers varsel. Innkallingen må angi tid, sted og dagsorden for generalforsamlingen. Årsberetning, årsoppgjør samt revisors beretning skal følge som vedlegg til innkallingen. Generalforsamlingen skal ledes av styreleder Generalforsamlingen skal behandle: 1. Fastsetting av resultatregnskap og balanse. 2. Anvendelse av årsoverskudd eller dekning av underskudd i henhold til den fastsatte balanse og evt. tildeling av utbytte. 3. Valg av styremedlemmer, og valg av styrets leder blant disse. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse. 5. Valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse 6. Andre saker som styret fastlegger eller som aksjeeire ønsker behandlet og som vedkommende aksjeeier har framsatt krav om innen 3 uker før generalforsamlingen. 7. Andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under generalforsamlingen. 9. Ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling skal av styret innkalles med minst 8-åtte-dagers varsel når styret, revisor eller aksjeeiere som representerer minst ¼ av aksjekapitalen skriftlig krever det og samtidig oppgir hvilket emne som ønskes behandlet. 10. Vedtektsendringer Eventuelle endringer i vedtektene skal umiddelbart sendes Kultur-og kirkedepartementet. Kostnader ved stiftelsen. Selskapet skal dekke kostnadene ved stiftelsen, jfr. aksjelovens 2-4.

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anita Hovde Nilsen Arkiv: A11 Arkivsaksnr-dok.nr: 15/239-4 Opptak av barn uten rett til plass barnehageåret 2016-17 Rådmannens innstilling Klæbu kommunestyre vedtar at det i barnehageopptaket for 2016/2017 blir gitt plass til barn som ikke har rett til opptak på grunn av at de er født etter 31.10.2015. Det tilbys plass til det antall barn det er søkt for fra den dato barnehagene kan tilby plass. En forutsetning for å ta inn disse barna, er at barnas foresatte aksepterer plass i den barnehagen der de blir tilbudt plass. Det vil si at retten til å velge barnehage faller bort. Budsjettmessig dekning gjøres gjennom løpende budsjettjustering av barnehagenes budsjett. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Klæbu kommune har et barnehageopptak med søknadsfrist 15. mars hvert år. I tillegg er det løpende opptak ved ledighet. I inneværende år har alle med behov for barnehageplass som har flyttet til kommunen, fått dette. I kunngjøringen er det presisert at opptaket er samordnet og det søkes på ett skjema. Retningslinjene for opptaket er nedfelt i vedtektene for barnehagen. Det står i de kommunale vedtektene pkt. 3 om opptak-klagerett-oppsigelse, at barn som fyller ett år senest innen utgangen av august etter søknad har rett til å få plass i barnehage fra august i samsvar med barnehagelovens 12. Vedtektene til de ikke kommunale barnehagene finnes på deres hjemmesider. For inneværende år er det lagt fram et lovforslag om endring av reglene om opptak i 12a. Endring av vedtektene avventes til lovforslaget er vedtatt. Det som ligger i forslaget, er at barn som fyller ett år senest innen utgangen av oktober, har rett på plass. Kommunene har fått pålegg om å gjennomføre opptaket for inneværende år som om lovforslaget var vedtatt. Etter at søknadsfristen nå er utgått, kan rådmannen meddele at Klæbu kommune vil oppfylle retten til barnehageplass for de søkere som har rett til barnehageplass etter de nye bestemmelsene og med oppstart fra 01.08 2016. De kommunale barnehagene har etter opptaket fortsatt noe ledig kapasitet. Under forutsetning av et positivt vedtak i saken, vil det være plass til de barna som ikke har en rett i de kommunale barnehagene. Etter årets opptak av de som har rett på plass, vil det totalt være 10 barn færre i barnehagene dette barnehageåret. Inkluderer vi de barna som står på venteliste fordi de er født for sent, vil vi være på samme barnetall som for inneværende barnehageår. 9 barn født etter fristen (31.10.) står på venteliste. Når hovedopptaket er i sluttfasen, ser det ut til at de private barnehagene har fylt opp alle sine plasser. Hesteskoen, Rydland(Sletten)og Tanem barnehage har kapasitet til å ta inn barn fra venteliste. Klæbu kommunestyret vedtok 15.05.2014 og 26.03.2015 at barn født 01.09-31.12. skulle tilbys plass. Se kst.sak 42/14 og 20/15. I vedtaket i 2014 ble det oppfordret til å jobbe mot de politiske partier og Fylkesmannen for å få til et rettferdig system rundt rettigheter til barnehageplass og

finansiering fra stat og kommune. Det er per i dag forslått ei lovendring som utvider retten til barnehageplass. Vurdering Klæbu kommune har kapasitet og mulighet til å tilby plass til alle barn som søker om barnehageplass for kommende barnehageår. Hvis kommunen velger ikke å tilby plass til de barna som ikke har rett på plass, vil det kunne medføre medføre noe redusert drift i de kommunale barnehagene i Klæbu. Hvor vet vi når hovedopptaket er avsluttet og foreldre har akseptert den tilbudte plassen. Klæbu kommune må dekke utgiftene hvis foreldrene velger en ikke-kommunal barnehage som har ledig kapasitet i andre kommuner. Dette gjelder spesielt ikke-kommunale barnehager i Trondheim. Rådmannens vurdering om å se positivt på søknaden om barnehageplass for barn født etter fristen baserer seg på følgende: Foreldrene kan uavhengig av kommunens vedtak velge å benytte ledige barnehageplasser i ikke- kommunale barnehager i andre kommuner. Å finne løsninger som hindrer redusert drift ved barnehager i kommunen. Hjelpe foreldre som har behov for en barnehageplass slik at de kan komme tilbake i arbeid etter avsluttet permisjon. Økonomiske og administrative konsekvenser Kostnadene ved inntak av nevnte gruppe vil for de kommunale barnehagene dreie seg mer om organisering internt i den enkelte barnehage og fordelingen mellom de kommunale barnehagene. Per i dag har de private barnehagene i Klæbu fullt belegg. Situasjonen er at noen av de kommunale barnehagene har en kapasitet innenfor gjeldende budsjett til å ta inn noen flere barn. En fullstendig oversikt foreligger når foreldre har fått tilbud om og akseptert den plassen som er tilbudt. Et negativt vedtak kan utløse utgifter til refusjon av utgifter til barnehageplass i private barnehager i andre kommuner. Denne utgiften er kraftig redusert de siste par år som følge av at Klæbu kommune har gjort vedtak om å tilby plass til barn uten rett(0-åringer).noen av de 9 barna vil ikke ha behov for plass før fra januar 2017. Eventuelle endringer av busjettene kan tas inn i budjettprosessen for 2017.

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kjersti Utne Arkiv: 223 C85 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/77-1 Retningslinjer for tildeling av kulturmidler. Rådmannens innstilling Utvalg for oppvekst vedtar å beholde den eksisterende praksis for fordeling av kulturmidler. SAKSUTREDNING Saksopplysninger I sak 9/15, behandlet i utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid den 10.juni 2015, ba utvalget om at det skal legges frem en sak hvor retningslinjer for tildeling av tilskudd til allment kulturarbeid/ kulturmidler blir gjennomgått. Retningslinjer for tildeling av kulturmidler ble vedtatt i 2001: Ved tildeling av tilskudd skal lag og organisasjoner som har aktivitet rettet mot barn og unge prioriteres. Det skal også legges vekt på hvor vidt søkeren aksepterer ordningen med ledsagerbevis på sine arrangementer. Midlene skal primært fordeles til aktivitet og prosjekter i de enkelte lag og organisasjoner og kan ikke avsettes i fond. Søknadsfrist for kulturmidler har de siste år vært 1.mai. Etter at søknadene er registret blir de fordelt i tre grupper: idrett, sang og teater, og så andre. Søknader som omhandler organisasjoner med idrettsaktivitet har blitt sendt videre til behandling i idrettsrådet. Søknader fra organisasjoner som har musikk-, sang- og teateraktivitet sendes til behandling i kulturrådet. Øvrige søknader blir ferdigbehandlet i utvalget. For å forenkle prosessen, og for å unngå at det brukes for mye skjønn i vurderingen av størrelse på hvordan tilskuddene skal fordeles, har vi de siste år fordelt på følgende måte: Hver organisasjon får 2.000,- hver. For å prioritere organisasjoner med barn og unge, har disse vært prioritert med 50,- kr pr barn i organisasjonen. De ressurser som da er igjen, blir fordelt likt til fordeling i idrettsråd og kulturråd. Vurdering I en liten kommune som Klæbu, kan flere av utvalgets medlemmer ha en tilknytning til en organisasjon gjennom egne interesser, eller andre familiemedlemmers interesser. Med bakgrunn i det har vi forsøkt å finne en modell som ikke skal gjøre medlemmene inhabile, men gi en mest mulig rettferdig fordeling, samtidig som man unngår bruken av skjønn. Skjønn kan utøves i kultur- og idrettsråd hvor de aktuelle søkerne er representert.

Økonomiske og administrative konsekvenser Det er satt av 150.000,- kr i budsjettet for 2016 til dette formålet.

SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/7-5 Åpen post, Utvalg for oppvekst - oppvekst, kultur, idrett og fritid, 13.04.2016 Rådmannens innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saker / Tema 1. Oppfølging valgfag ungdomsskolen 2. Oppfølging asfaltering skolegård ungdomsskolen 3. Oppfølging videreutdanning lærere 4. Orientering om sak til formannskapet «Idrettens hus», Sørborgen