Møtetid: 13.10.2015 kl. 18:30 20:25 Sted: Formannskapssalen MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: Roar Thun (Ap), Geir Hammer (V), Janne Brit Myrmo (SV), Helge Underland (H), Kirsten M. Godager (KrF), Bente Njøs Paulshus (H) Møtende varamedlemmer: Aleksander Torgersen Arnesen (Frp) møtte for Alexander Dalen (FrP) Forfall: Alexander Dalen, Fra administrasjonen møtte: Kjell Sæther, kommunalsjef Fra Follo distriktsrevisjon (FDR) møtte: Bjørn Tore Nedregård, forvaltningsrevisor Møtesekretær: Lene H. Lilleheier, FIKS Møteprotokoll godkjent 19.10.2015 Roar Thun/s./ Leder Helge Underland/s./ Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 29/15 Ski kommunes tertialmelding 2. tertial 2015 3 30/15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Sikkerhet og beredskap 3 31/15 Revidert prosjektplan - Forvaltningsrevisjon - omorganisering, Økonomi og IKT 4 32/15 Tema forvaltningsrevisjon 2016 4 33/15 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid 5 34/15 Orienteringssaker 5 Eventuelt Ski kontrollutvalg 13.10.2015 Side 2 av 5
Ski KU-29/15 Ski kommunes tertialmelding 2. tertial 2015 Kontrollutvalget tar tertialmeldingen til orientering. Kommunalsjef Kjell Sæther redegjorde for hovedpunktene i rapporten og svarte på utvalgets spørsmål. Kontrollutvalget tar tertialmeldingen til orientering. Ski KU-30/15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Sikkerhet og beredskap I Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» til orientering. II Forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» legges fram for Kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» til orientering. 2) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen henholdsvis seks og tolv måneder. Bjørn Tore Nedregård fra FDR presenterte rapportens hovedpunkter. Deretter orienterte kommunalsjefen blant annet om kommunens allerede igangsatte oppfølgingsarbeid. Utvalgsmedlem Janne Brit Myrmo opplyste om at hendelsen beskrevet på side 17 i rapporten om datanettet som falt ut under eksamen, rammet ungdomsskolen i Ski og ikke videregående skole slik det fremgår av rapporten. Revisjonen ble bedt om å verifisere dette med kommunen og rette opp faktafeilen før rapporten oversendes kommunestyret for behandling. Ski kontrollutvalg 13.10.2015 Side 3 av 5
I Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» til orientering. II Forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» legges fram for Kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» til orientering. 2) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen henholdsvis seks og tolv måneder. Ski KU-31/15 Revidert prosjektplan - Forvaltningsrevisjon - omorganisering, Økonomi og IKT Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Ski KU-32/15 Tema forvaltningsrevisjon 2016 Saken legges frem uten innstilling. Utvalget diskuterte følgende temaer: Psykisk helsearbeid for unge, arkiv og dokumentbehandling, vedlikehold av bygg, mottak av flyktninger, internkontroll, og brannberedskap ved tunnelarbeid. Etter en oppsummering av debatten, var det enighet om å velge Psykisk helsearbeid for unge og Internkontroll. Ski kontrollutvalg 13.10.2015 Side 4 av 5
Sekretæren opplyste om at Overordnet analyse som gjennomføres hvert fjerde år inngår som det tredje prosjektet i 2016. Siden dette ikke er et like omfattende prosjekt som en forvaltningsrevisjon, antar sekretariatet at det vil være mulig for Ski å få gjennomført én undersøkelse i tillegg. Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført forvaltningsrevisjon innen følgende områder i 2016: 1. Psykisk helsearbeid for unge. 2. Internkontroll Sekretariatet bes om å utarbeide mål og problemstillinger til neste møte. Ski KU-33/15 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid Kontrollutvalget tar diskusjonen orientering. Utvalget oppsummerte sitt arbeid med utgangspunkt i spørsmålene foreslått i saksutredningen. Kontrollutvalget tar diskusjonen orientering. Ski KU-34/15 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling 13.10.2015 Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg 13.10.2015 Side 5 av 5