MØTEINNKALLING Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset Møtedato: 13.06.2013 Tid: 10:00 Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling SAKLISTE Sak nr. Arkivsak nr. Tittel 2/13 12/824 DELEGERINGSREGLEMENT FOR BALESTRAND KOMMUNE 3/13 13/443 ARBEIDSREGLEMENT FOR FOLKEVALDE 4/13 13/432 LØNSPOLITISK PLAN - RULLERING 5/13 13/444 RULLERING AV STILLINGSSTRUKTUR 6/13 13/424 REGLEMENT FOR TILDELING OG BRUK AV MOBILTELEFON YMSE Drøftingar/ orienteringar Gjennomgang kommunebarometeret 2013 Status bibliotek Balestrand 06.06.2013 Harald N. Offerdal Ordførar/
Sak 2/13 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 70/12 Formannskapet 15.11.2012 2/13 Administrasjonsutvalet 13.06.2013 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 044 Arkivsaknr.: 12/824 DELEGERINGSREGLEMENT FOR BALESTRAND KOMMUNE Vedlegg: Framlegg til nytt delegeringsreglement Bakgrunn: Vedtak i Formannskapet av 15.11.2012 Lovheimel: SAKSOPPLYSNINGAR Formannskapet gjorde i møte 15.11.2012 slikt vedtak: «Balestrand kommune set i gang arbeidet med revisjon av arbeids og delegasjonsreglementet. Rådmannen er ansvarleg for den samla gjennomgangen og legg fram eit samla dokument til politisk handsaming og vedtak når dette er ferdig. Eit framlegg til nytt arbeids og delegasjonsrelement skal vere ferdig innan 01.03.2013». VURDERING Ein har valt ved denne gjennomgangen i praksis å lage eit heilt nytt reglement. I tillegg har ein valt å skifte namn frå delegasjonsreglement til delegeringsreglement. I ordlista som ligg tilgjengeleg på nettet og som m.a. språkrådet står bak, finn ein at delegering tyder det å delegere. Delegasjon tyder gruppe av utsendingar med fullmakt til å føre tingingar på vegne av ein institusjon, stat e l. Rådmannen meiner difor at Delegeringsreglement vert det rette namnet å nytte. Rådmannen sin avgjerdsrett er planlagt vidaredelegert til kommunalsjefane, jf. kapittel 7.2 i dette reglementet. Kommunalsjefane kan så vidaredelegere sin avgjerdsrett i samsvar med reglementet sitt kapittel 7.3. Alle avgjerder som vert gjort med heimel i dette reglementet, vert gjort på vegne av rådmannen. Rådmannen, eller på rådmannen sine vegne, assisterande rådmann, skal kunne instruere tenesteområde-/einingsleiarane, og gjere om vedtak gjort av desse så langt forvaltningslova gjev høve til det.
Sak 2/13 Kommunestyret skal i si handsaming av delegeringsreglementet berre handsame delegering til rådmannen (pkt. 1-6). Rådmannen skal vedta eventuell delegering vidare. Det som står oppført i framlegget f.o.m. pkt 7, er difor eit oppsett over korleis rådmannen ser den vidare delegeringa kan gjerast, men dette må sjølvsagt avklarast nærare administrativt. Det er viktig at leiarar og tillitsvalde får vere med å kome med innspel i den vidare prosessen. Leiarar som får fullmakter etter dette reglementet, har aldri større fullmakter enn det rådmannen har: Rådmannen kan berre ta avgjerd i enkeltsaker eller typar saker som ikkje er av prinsipiell karakter (kommunelova 23.4). Kommunestyret kan gi retningsliner for rådmannen sine fullmakter. For brukarar med samansette behov, skal einingsleiarane saman sikre brukaren eit heilskapleg tilbod, og vedtak skal så langt det er praktisk mogeleg gjerast av kvar enkelt einingsleiar. Større og meir omfattande tiltak skal vedtakast av rådmannen eller kommunalsjef eventuelt etter utgreiing frå det einskilde tenesteeining. Dette reglementet gjeld fullmakter til å utøve offentleg mynde og å forvalte komunen sine eigedomar og økonomi. Reglementet vert supplert med andre reglement og tenestebeskrivelsar for dei enkelte tenesteområda. Vedtak gjort med heimel i kommunen sitt delegeringsreglement, skal leggast fram for kommunestyret som meldingssak. Slik tilbakemelding skal som hovudregel skje i form av ei samla oppstilling. Reglar for delegasjon All delegert mynde skal nyttast i hht lover, føresegner og retningsliner gjeve av overordna organ, og innafor budsjettet sine rammer og føresetnader. Eit overordna organ kan krevja å få seg førelagt ei sak som eit underordna politisk organ eller rådmannen har til behandling i hht delegert fullmakt. Eit overordna organ kan av eige tiltak omgjere eit underordna organ sitt vedtak i samsvar med forvaltningslova 35. Vedtak gjort etter delegert mynde, kan påklagast på vanleg måte etter reglane i forvaltningslova. Ved politiske vedtak er formannskapet klageinstans i hht forvaltningslova 28, jfr pkt 5.1.b. Særlov kan bestemma anna klageinstans, og om klaga ikkje vert imøtekomen, skal den oversendast dit. Ved administrative vedtak, er også formannskapet klageinstans i hht forvaltningslova 28, jfr pkt 5.1.b. Gjeld klaga ei personalsak er partssamansett utval klageinstans. Ved administrative vedtak der det etter særlov tilligge organ utanom kommunen å vera klageinstans, vert klagen behandla av det politiske organ som klagen naturleg høyrer inn under, før den eventuelt vert oversendt klageinstansen.
Sak 2/13 I saker der eit folkevalt organ har fått delegert avgjerdsrett frå kommunestyret, kan 2 to medlemer eller ordføraren før møtet er slutt, krevje at saka vert lagt fram for kommunestyret til avgjerd. I budsjettsaker har rådmannen rett til å bringa vedtaket inn for overordna organ. Rådmannen må då seinast innan 3 dagar etter at vedtaket er gjort, melde skriftleg til det organet som har gjort vedtaket, at vedtaket vil bli lagt fram for eit overordna organ. Serskilde punkt: 6.1.4. Tilsetjing Rådmannen har fullmakt til å tilsette, konstituere og seie opp alt personell med unnatak av medlemmer av rådmannen sin leiargruppe. Tilsetting og konstituering av medlemmer av rådmannen si leiargruppe utover 6 månader skal gjerast av partssamansett utval, jfr. kommunelova 24, nr.1. Det er rådd til at partsammensatt utval tilset medlemmer av rådmannen si leiargruppe med unntak av rådmannen. Alle andre vert, som i dag, tilsett av rådmannen. Det vert og rådd til rådmannen får fullmakt til å seie opp alt personell med unnatak av medlemmer av rådmannen si leiargruppe. I dag er det partsamansett utval (administrasjonsutvalet) som står for oppseiingar. 6.1.6. Lokale lønsforhandlingar Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre lokale lønsforhandlingar etter hovudtariffavtalen og å vedta forhandlingsresultatet. Før lønsplassering av medlemmer av rådmannen si leiargruppe vert gjort, skal rådmannen ha gjennomført drøfting med formannskapet. Det er foreslått at rådmannen gjennomfører lokale lønnsforhandlingar med alle tilsette som i dag. Det er gjort framlegg om at rådmannen og ikkje Formannskapet, som i dag, også vedtek forhandlingsresultet. Rådmannen skal imidlertid gjennomføre drøfting med formannskapet før lønsplassering av medlemmer av rådmannen si leiargruppe. 6.8.1 Plansida Rådmannen har fullmakt til å dispensere frå plan- og bygningslova, vedtekter og forskrifter, og frå arealdelen til kommuneplanen og reguleringsplan så langt dette er kurante ja eller nei saker. Rådmannen har vidare fullmakt til å gjere mindre vesentlege endringar i reguleringsplan og fastsette tomteinndeling. Føresetnaden er at det skal vere kurante endringar ( 12-14, 2. ledd). Rådmannen har også fullmakt til å starte/rå til reguleringsplanarbeid for utbyggingsområde i arealdelen og å kunngjere slik oppstart. Det er foreslått at rådmannen skal ha fullmakt til å starte/rå til reguleringsplanarbeid for
Sak 2/13 utbyggingsområde i arealdelen og å kunngjere oppstart. Kommunestyret vil, som i dag, få saka tilbake til endeleg handsaming. Rådmannen si tilråding: 1. Kommunestyret vedtek rådmannen sitt framlegg til nytt delegeringsreglement for Balestrand kommune. 2. Kommunestyret vedtek at reglementet vert iverksett frå 01.07.2013. 3. Kommunestyret sitt vedtak i denne saka opphevar alle tidlegare vedtak om delegering frå kommunestyret til utval, rådmannen eller andre organ.. Handsaming: Formannskapet: Formannskapet røysta over rådmannen si tilråding. Tilråding: Balestrand kommune set i gang arbeidet med revisjon av arbeids og delegasjonsreglementet. Rådmannen er ansvarleg for den samla gjennomgangen og legg fram eit samla dokumentet til politisk handsaming og vedtak når dette er ferdig. Eit framlegg til nytt arbeids og delegasjonsrelement skal vere ferdig innan 01.03.2013. Samrøystes.
Sak 3/13 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 3/13 Administrasjonsutvalet 13.06.2013 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 080 &00 Arkivsaknr.: 13/443 ARBEIDSREGLEMENT FOR FOLKEVALDE Vedlegg: Bakgrunn: Lovheimel: Arbeidsreglement for folkevalde SAKSOPPLYSNINGAR Det er no utarbeidd framlegg til arbeidsreglement for folkevalde. Framlegget vert med dette lagt fram for politisk handsaming. VURDERING Rådmannen si tilråding:
Sak 4/13 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 4/13 Administrasjonsutvalet 13.06.2013 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 520 Arkivsaknr.: 13/432 LØNSPOLITISK PLAN - RULLERING Vedlegg: Lønspolitisk plan 2012 Bakgrunn: Hovudtariffavtalen 01.05.12 30.04.14 Lovheimel: SAKSOPPLYSNINGAR Administrasjonsutvalet har tidlegare fastsett ein del personalpolitiske mål for Balestrand kommune. Eitt av desse måla er: Lønspolitikk: Balestrand kommune skal nytte løn som eit verkemiddel for oppnåing av kommunen sine mål. Løna for den einskilde tilsette skal fastsetjast slik at: - dei tilsette kjenner seg likt og rettferdig behandla, - dei tilsette vert motiverte for å arbeide for kommunen sine mål, - det vert mogeleg å rekruttere og behalde tilstrekkeleg arbeidskraft med rett kompetanse. Dette skal skje innanfor dei rammene som er gjevne i lovverk, sentrale tariffavtalar og kommunale retningsliner. Det er utarbeidd ein lønspolitisk plan for kommunen. Planen vert rullert kvart år i samsvar med føresegna i pkt. 10 i planen. Her går det fram at planen skal rullerast i siste møte før sommaren. Det vert no lagt opp til ny rullering av planen. VURDERING Lønsoppgjeret i år er eit såkalla mellomoppgjer. Ved mellomoppgjer vert det berre forhandla om lønsregulering, ikkje om andre reglar i tariffavtalane. Partane bruker vanlevis å setje av ein
Sak 4/13 viss del av den økonomiske råma til lokal lønsforhandlingar, jf. HTA kap. 4.A.1. Denne gongen er det ikkje sett av midlar til slike lokale lønsforhandlingar. Ved rullering av lønspolitisk plan skal det ligge føre ei evaluering av gjennomføringa førre år. Ein har diverre ikkje gjennomført ei slik evaluering etter dei lokale lønsforhandlingane hausten 2012. Ved rullering av lønspolitisk plan i 2012 vart det vedteke å nedsettje ei partsamansett gruppe for å utarbeide eit eige pkt. i den lønspolitiske planen med framlegg til faglege karierrevegar og avansementmuligheiter og der det går fram korleis ønskja tileigna kompetanse skal gje lønsmessig utteljing. I denne vurderinga skal det gjerast ei vurdering av av både formal og realkompetanse. Gruppa har no gjort eit slikt arbeidd og rådmannen rår til at det vert innarbeidd nytt pkt kap. 4.6 i den lønspolitiske planen med slik formulering: «Bruk av avansementstillingar Føresetnaden for kvalitet og effektivitet er kompetente medarbeidarar. Teknologisk utvikling, statlege reformer og nye krav til tenestene krev at medarbeidarane er faglig oppdatert og kan medverke i det løpande utviklingsarbeidet i langt større grad enn tidlegare. Auka kompetanse gjev betre tenester og meir nøgde brukarar, og det bidrar til stolte medarbeidarar og betre omdøme. På denne måten blir kompetanseutvikling både eit mål og eit middel. Belønning og motivasjon er sterkt knytt saman og tilfredsheit, interesse, glede og meining knytt til arbeidet er viktig for at tilsette blir værande i kommunen. Det er viktig at Balestrand kommune stimulerer den tilsette til relevant vidare- og etterutdanning og kompetanseutvikling gjennom å premiere fullført utdanning med kjente og avtalte lønstiltak som kan gje vidare karriere i kommunen. Eitt slikt tiltak er innføring av bruk av avansementstillingar. Ein rår difor til innføring og bevist bruk av avansementstillingar i Balestrand kommune. Avansementstillingar får romartal I bak sin stillingstittel (t.d. assistent I, fagarbeidar I, sjukepleiar I) og får ei ekstra av løning i høve til dei ordinære stillingane. Bruk av avansementstillingar skal vere eit strategisk virkemiddel for å styre dei tilsette sin innsats og kompetanseutvikling slik at kommunen sine behov vert dekka. Ei avansementstilling skal vere noko som den tilsette kan strekke seg etter og vere ein karriereveg ved den einskilde arbeidsstad/tenesteområde. Samstundes følgjer det eit ansvar/pliktar for den tilsette som får slike stillingar. Det kan t.d. vere eit fagansvar (ansvar for og halde seg a jour innan eit fagområde) eller spesielle arbeidsoppgåve som skil seg ut frå dei andre stillingane (t.d. arbeidsoppgåver for å avlaste leiar). Kvart einskild tenesteområde skal gå igjennom og vurdere bruk av avansementstillingar. Avansementstillingar skal vurderast for alle typar stillingar og alle arbeidsområde i kommunen, og skal vere gjort kjende på førehand.
Sak 4/13 Bruk av avansementstillingar skal vurderast ved lokale lønsforhandlingar. Dei einskilde tenesteområda skal på førehand ha gjort ei vurdering om bruk av avansementstillingar og ev kome med framlegg om tilsette som skal plasserast i slike stillingar. Oversyn over tilsette som får slikt tilbod skal takast med i arbeidsgjevar sitt første tilbod til organisasjonane. Kompetansekriterier: Formalkompetanse: - Relevant vidareutdanning med høgskuleutdanning 30 studiepoeng eller tilsvarande. - Utan høgskuleutdanning 15 studiepoeng eller tilsvarande. og/eller Realkompetanse: - Relevant arbeidserfaring Jobbkriterier: Jobbinnhald: - Spesielle funksjoner og/eller oppgåve som skil seg klart frå ei ordinær stilling. og/eller Jobbutføring: - Vurdering av arbeidsinnsats. Generelle merknader Ved overgang til avansementstilling skal ein som hovudregel fylle både eit kompetansekriterium og eit jobbkriterium. Avansementstilling er ei utvikling av stillinga. Er endringar i oppgåver svært store, er det meir aktuelt å vurdere ordinær omgjering/skifte av stilling. Ved studie utan studiepoeng, kan utdanninga sitt omfang (tidsbruk/pensum) og organisering (veiledning, oppgåveskriving og/eller eksamen) vurderast likestilt. Med relevant kompetanse mein ein kompetanse som nyttast/føretrekkast og/eller er av betyding for arbeidet som utførast. Ordninga skal evaluerast etter to år». I tillegg rår rådmannen til at kap. 6 i noverande plan går ut.
Sak 4/13 Rådmannen si tilråding: Lønspolitikk for Balestrand kommune vert endra i tråd med rådmannen sine vurderingar i saksutgreiinga.
Sak 5/13 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 5/13 Administrasjonsutvalet 13.06.2013 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 404 Arkivsaknr.: 13/444 RULLERING AV STILLINGSSTRUKTUR Vedlegg: Framlegg til ny stillingsstruktur av 04.06.2013 Bakgrunn: Lovheimel: SAKSOPPLYSNINGAR Ein stillingsstruktur inneheld eit oversyn over kva (typar av) stillingar ein skal ha i kommunen, kva kompetanse dei tilsette i desse stillingane skal eller bør ha, og kva som skal vere grunnløna for stillingane. Stillingsstrukturen skal vere eit hjelpemiddel for å sikre at kommunen har dei stillingane og den kompetansen ein treng for å få løyst oppgåvene. Fastsetjing av løn for stillingane vil naturleg skje ut frå ei vurdering av mange faktorar, der både ansvar og oppgåver og fastsette kvalifikasjonskrav spelar inn. Ut frå lønspolitikken kan det meir konkret vere aktuelt å vektlegga fylgjande faktorar: Grad av fysiske og psykiske belastningar i stillinga. Kompleksitet og krav til å kunne planleggje og organisere, løyse problem og gjere sjølvstendige vurderingar. Ansvar for personal- og arbeidsleiing, økonomiske og materielle ressursar og ansvar for menneske. Krav til kommunikasjon og praktiske ferdighetar. Krav til utdanning og praktisk erfaring. Rekruttering Det vert ikkje i stillingsstrukturen vurdert kor mange av ulike stillingar vi skal ha. Dette er noko som vil verte fastsett innanfor ramma av budsjettet i ein bemanningsplan. Grunnløna for stillinga er den løna som er fastsett for sjølve stillinga ut frå ansvar, arbeidsoppgåver og kvalifikasjonskrav som er knytt til stillinga. Dette er altså ikkje avhengig av dei meir spesielle kvalifikasjonane til den personen som vert tilsett eller er tilsett i dag. Grunnløna er den løna stillinga vert utlyst med og som vil gjelde som minsteløn for alle som
Sak 5/13 vert fast tilsett i vedkomande stillingstype. Den vil og gjelde som minsteløn for dei som vert mellombels tilsett, dersom vedkomande tilfredsstiller dei kvalifikasjonskrava som er sett. I tillegg til grunnløna vil tilsette kunne få individuelle lønstillegg eller gruppetillegg i samband med lokale lønsforhandlingar eller eventuelt eige vedtak. Dei nye minstelønssatsane er frå 01.05.13 som følgjer: Stillingsgrupper 0 år 4 år 8 år 10 år Stillinger uten 265 200 270 300 285 300 331 400 særskilt krav om utdanning Fagarbeiderst 305 800 310 100 313 300 361 900 illinger/ tilsvarende fagarbeidersti llinger Stillinger med 354 000 361 000 373 000 405 100 krav om høyskoleutda nning Stillinger med 372 600 379 100 385 300 433 300 krav om høyskoleutda nning med ytterligere spesialutdann ing Stillinger med 403 100 413 100 450 400 476 300 krav om mastergrad 0 år 4 år 8 år 10 år 16 år Lærer 358 200 367 100 377 800 394 100 438 500 Adjunkt 399 000 408 900 420 900 427 700 466 700 Adjunkt (m/ 417 100 427 500 440 000 454 800 497 600 tilleggsutd.) Lektor 436 800 445 500 452 800 482 200 535 000 Lektor (m/ tilleggsutd. ) 451 800 463 200 476 700 498 300 559 300 VURDERING Ein stillingsstruktur vil ikkje vere noko som må vere heilt statisk over lengre tid, og det er lagt opp til fast rullering av stillingsstrukturen kvart år. Samstundes vil det vere ei føremon om ein klarer å treffe framtidige behov så godt at stillingsstrukturen kan ligge fast over ein viss periode. Ved denne rulleringa er det i utgangspunktet berre gjort framlegg om avgrensa endringar av eksisterande plan.
Sak 5/13 For dei stillingane der grunnløna er fastsett tilsvarande minstelønsspennet i hovudtariffavtalen, er grunnløna justert i samsvar med ny hovudtariffavtale. Dette gjeld for dei aller fleste stillngane. Stillingane som er direkte lønsplassert, er stort sett oppjustert tilsvarande dei sentrale lønsjusteringane pr 1. mai, dvs. ein auke på 0,75% eller minimum kr. 3.100,-. Dersom det vert fastsett ny grunnløn som er høgare enn løna til den som i dag er tilsett i stillinga, og vedkomande fyller kvalifikasjonskrava, har det tidlegare vore ei vurdering kva konsekvensar dette skal få i høve til vedkomande tilsett. Eitt alternativ har vore at vedkomande automatisk rykker opp til grunnløna. Eit anna aktuelt alternativ er at dette opprykket vert gjennomført ved fyrste høve i samband med lokale lønsforhandlingar. Ettersom det ikkje er lokale lønsforhandlingar i år etter kap. 4 A1 i HTA, vil dei som er lønsplassert i kap. 4 og får høgare grunnløn enn dei har i dag rykke opp til ny grunnløn med verknad frå 01.05.3013. Rådmannen si tilråding: Stillingsstrukturen for Balestrand kommune vert endra i samsvar med framlegg av 04.06.2013.
Sak 6/13 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 6/13 Administrasjonsutvalet 13.06.2013 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 481 Arkivsaknr.: 13/424 REGLEMENT FOR TILDELING OG BRUK AV MOBILTELEFON Vedlegg: Telefonreglement av 02.07.2007 Reglement for tildeling og bruk av mobiltelefon framlegg av 01.02.2013 Bakgrunn: Lovheimel: SAKSOPPLYSNINGAR Gjeldande telefonreglement for Balestrand kommune vart vedteke i 2007. Sidan den gong har bruk av mobiltelefon bredt om seg og mobiltelefonen har på denne tida utvikla seg til å bli ei avansert datamaskin med flerie ulike tenester. Fylkeskommunen kjem til å fase ut kommunen si noverande telefoniløysing i løpet av 2014. Eit alternativ for kommunen er då overgang til mobil løysing utan bruk av fasttelefon, noko som kommunen si leiargruppe har diskutert og meiner er den beste løysinga. Det er difor trong for å gå igjennom og oppdatere kommunen sitt telefonreglement. Ein er oppteken av å ha eit reglement/ordning som er lett å administrere. VURDERING I framlegget til nytt reglement er det lagt opp til at hovudregelen er at arbeidsgjevar held mobiltelefon og dekker bruk. Dei aller fleste av dei kommunalt tilsette som er avhengig av å nytte telefon i sitt daglege arbeid, vil ikkje ha trong for å nytte kommunen sin telefon utanom arbeidstida. Mobiltelefonen skal då leggjast att på arbeidsstaden utanom arbeidstid. Det må lagast avtale med kvar einskild arbeidstakar om at telefonen vert lagt igjen på arbeidsstaden og ikkje skal nyttast utanom fastsett arbeidstid.
Sak 6/13 Eit fåtal arbeidstakarar vil ha trong for å disponere mobiltelefon utanom arbeidstida. Dette vil gjelde for dei som har eit svært høgt krav om å vere tilgjengeleg via mobiltelefon utanom ordinær arbeidstid. (Dersom telefonutgifter vert dekka av arbeidsgjevar til privat bruk vert dette sett på som ein skatte messig fordel som skal skatteleggast etter nærare reglar). I reglementet går det og fram at den einskilde mobilbrukar må vere budd på sjølv å betale deler av mobilrekning ved unaturleg høgt forbruk som ikkje kan forklarast med bruk i tenesta. I framlegg til reglement er det lagt opp til at rådmann/kommunalsjefar administrerer ordninga innanfor sitt tenesteområde. Rådmannen si tilråding: Framlegg til nytt telefonreglement vert vedteke og gjort gjeldande frå 01.07.2013.