Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Møterom, Gamla Værket Gjæstgiveri og Tracteringssted Tid: 8. september 2014 kl 15.00-18.00 9. september 2014 kl 08.30-12.00 Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol, gruppeleder Lars Joakim Tveit, rådmann Trondar Lien, rådgiver/referent Til stede fra Sandefjord kommune: Til stede fra Andebu: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre, gruppeleder Gisle Dahn, rådmann Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen, gruppeleder Ole Sverre Lund, rådmann 1. Refleksjoner fra besøket i Sandnes kommune: Etter debatt var det enighet om at modellen Sandnes kommune har for nærmiljødemokrati ikke er egnet for den nye kommunen. Det er enighet om at det må sikres reell lokal medinnflytelse i den nye kommunen, blant annet gjennom partienes nominasjonsprosesser. 2. Skisse til mulig folkevalgt organisering i ny SAS-kommune Lars Joakim Tveit og Gisle Dahn la frem forslag til politisk organisering basert på hovedutvalgsmodellen, beskrevet med ansvarsområder (se vedlegg 1 og 2). Etter drøftinger ble det enighet om følgende: Kommunestyret skal ha 45 medlemmer. Kommunestyret behandler bl.a. overordnede planer, budsjett- og økonomiplan, reguleringsplaner og andre overordnede saker. Formannskapet skal ha 11 medlemmer og skal ivareta det løpende folkevalgte ansvar. Formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker og skal ha et særskilt ansvar for kommuneplanprosessen. Formannskapet behandler bl.a. saker som berører saksområder til flere hovedutvalg eller har betydning for kommunens økonomi.
Hovedutvalgene skal ha 9-11 medlemmer. Utvalgene skal ha omfattende delegert sektoransvar/beslutningsmyndighet og avgi uttalelser i saker som berører utvalgets saksområder før disse behandles i formannskap/bystyre. Ansvarsområdene skal være: Helse, sosial og omsorg Institusjoner Hjemmetjeneste/bemannede boliger Samhandlingsreform NAV (herunder flyktninger) Rus/psykiatri Helsestasjon Barnevern Legevakt/legetjenester Tiltak for funksjonshemmede Øvrige helsetjenester Oppvekst og kunnskap Skoler Barnehager Voksenopplæring PPT Kulturskole Næringsutvikling og eiendom Start Næringsutvikling Næringstomter Byggeprosjekt Drift/vedlikehold kommunal eiendom Salgs- og skjenkebevillinger Landbruk (unntatt landsbruksforvaltning) Reiseliv Kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling Kultur Folkehelse og forebyggende arbeid Nærmiljø Frivillighet Lag/foreninger Idrett Stedsutvikling Nærmiljøutvalg Bibliotek Friluftsliv By- og tettstedsutvikling
Miljø- og plansaker Kommunalteknikk Brann og beredskap Byggesak Miljø Barnerepresentasjon, pbl 3-3 Arealplanlegging GEO-data Landbruksforvaltning Veier Parker/Grøntanlegg Øvrige råd og utvalg Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder velges av opposisjonen. Det etableres ungdomsråd. Det skal søkes å ha gjennomgående representasjon (utvalgsledere fortrinnsvis i formannskap) og møtesekvens som tilrettelegger for gruppemøter forut for behandling i folkevalgte organ. Gruppeledere bør møtes regelmessig. 3. Folkevalgtes rammebetingelser Ole Sverre Lund gjennomgikk de folkevalgtes rammebetingelser, se vedlegg 3. Han viste også til eksempler fra andre kommuner på tilsvarende størrelse som SASkommunen. Det ble gitt informasjon om ulike modeller for vederlag og rammebetingelser for folkevalgte. Utvalgene sluttet seg i hovedsak til prinsippene i presentasjonen. Rådmennene gis i oppdrag å utarbeide forslag til et komplett reglement for folkevalgtes rammebetingelser (uten beløp), som drøftes på et senere tidspunkt. 4. Søknadsprosess Gisle Dahn presenterte mulig struktur i dokumentasjon av utvalgets arbeid frem til søknad om kommunesammenslåing sendes, se vedlegg 4. Utvalget sluttet seg i hovedsak til den foreslåtte skissen. 5. Seminar 20 21 oktober, Oslo Det ble gitt en kort orientering om planene for seminaret med gruppeledere og hovedtillitsvalgte i Oslo. Statsråd Jan Tore Sanner vil være til stede på begynnelsen av seminaret.
6. Eventuelt Andebu kommune orienterte om at de på bakgrunn av tidligere dialog i utvalget, jfr. møtet i Andebu 19. august 2014, har kommet frem til at Andebu kommune slutter seg til en fremdriftsplan som innebærer en kommunesammenslåing med virkning fra 1. januar 2017. Dette forutsetter at det ikke avholdes ekstraordinært kommunevalg i 2016, men at nytt kommunestyre utgår fra kommunestyrene som velges september 2015. Vedlegg 1 Lysbilde 1 Mulig politisk organisering SAS-kommunen
Lysbilde 2 Overordnet organisasjonskart Kommunestyre 35 representanter Formannskap 7 medlemmer Helse, sosial og omsorg 7 medlemmer Oppvekst og kunnskap 7 medlemmer Kultur, folkehelse og stedsutvikling 7 medlemmer Teknikk, byggesak og beredskap 7 medlemmer Næring og eiendom 7 medlemmer X antall kommuneldelsutvalg Lysbilde 3 Helse, sosial og omsorg HOVEDANSVAR Institusjoner Hjemmetjeneste/bemannede boliger Samhandlingsreform NAV (herunder flyktninger) Rus/psykiatri Helsestasjon Barnevern Legevakt/legetjenester Tiltak for funksjonshemmede Øvrige helsetjenester
Lysbilde 4 Oppvekst og kunnskap HOVEDANSVAR Skoler Barnehager Voksenopplæring PPT Kulturskole
Lysbilde 5 Kultur, folkehelse og stedsutvikling HOVEDANSVAR Kultur Folkehelse og forebyggende arbeid Nærmiljø Frivillighet Lag/foreninger Idrett Stedsutvikling Kommunedelsutvalg Lysbilde 6 Næring og eiendom HOVEDANSVAR Start Næringsliv Næringstomter Byggeprosjekt Drift/vedlikehold kommunal eiendom Salgs- og skjenkebevillinger
Lysbilde 7 Teknikk, byggesak og beredskap HOVEDANSVAR Kommunalteknikk Brann og beredskap Byggesak Miljø Barnerepresentasjon, pbl 3-3 Arealplanlegging GEO data Landbruk Lysbilde 8 Øvrige råd og utvalg Kontrollutvalg Brukerråd/Eldreråd Partssamarbeid (administrasjonsutvalg) Kommunedelsutvalg
Vedlegg 2 Lysbilde 1 Kommunestyret: Overordnede planer Kommuneplan Budsjett- og økonomiplan Reguleringsplaner Saker av særlig stor viktighet/prinsipiell betydning Lovpålagte oppgaver Mulig ansvarsfordeling Formannskapet Ivaretar det løpende, overordnede folkevalgte ansvar ( styre ) Omfattende delegert ansvar/beslutningsmyndighet Innstiller til kommunestyret i alle* saker Særskilt ansvar for bl.a.: Saker med konsekvenser for kommunens langsiktige/overordnede økonomi Prosess for kommuneplanrevisjon Kommunens eierposisjon i selskaper Klageutvalg Hovedutvalgene: Omfattende delegert sektoransvar/beslutningsmyndighet Avgir uttalelse i saker som behandles av FS som berører utvalgets ansvarsområde Rådmannen: Ikke-prinsipielle enkeltsaker Avklarer med ordfører/formannskap hva som er prinsipielt Lysbilde 2 Praktisk håndtering Gjennomgående representasjon utvalgsledere i formannskap. Møtesekvens som tilrettelegger for gruppemøter forut for behandling i folkevalgte organ møteuker. Gruppeledere møtes regelmessig, - bl.a. avklare behov for felles gruppemøter
Lysbilde 3 Effektiv, helhetlig folkevalgt styring Kommunestyre Formannskap Hovedutvalg Hovedutvalg Rådmann
Vedlegg 3 Lysbilde 1 Folkevalgtes rammebetingelser SAS-kommunen Strategiseminar i Sandnes 8.-8. september 2014 Lysbilde 2 Lovgrunnlag Møteplikt og møterett (kl 40) Møteplikt Krav på fri fra arbeid Rett til permisjon Dekning av utgifter og økonomisk tap (kl 41) Krav på skyss-, kost,- og overnattingsgodtgjøring Tap av inntekt og påførte utgifter erstattes opp til et visst beløp pr. dag Ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap Arbeidsgodtgjøring (kl 42) Krav på godtgjøring Pensjonsordning (kl 43) Kommunestyret kan vedta å opprette eller slutte seg til en pensjonsordning for folkevalgte
Lysbilde 3 Referansekommuner SAS-kommunene Sandefjord Andebu Stokke Andre kommuner med innbyggertall tilsvarende ny SAS-kommune Drammen Kristiansand Asker Lysbilde 4 Forslag til føringer Offentlig dokument Folkevalgtes godtgjørelser er ikke lønn. Godtgjørelsene skal: Underbygge sammenhengen mellom politisk organisering og størrelsen på godtgjørelsene Gjenspeile folkevalgtes ansvar, oppgaver, forventet tidsforbruk og besvær Tåle sammenligning med andre kommuner av tilsvarende størrelse Oppleves rettferdig Forståelig og praktiserbart Enkelt
Lysbilde 5 Innhold i nytt reglement Klargjøre hvem reglementet gjelder for Folkevalgtes rettigheter og plikter Faste godtgjørelser og frikjøpsordninger Møtegodtgjørelse Erstatning for tapt arbeidsinntekt Reise-, kost- og overnattingsgodtgjørelse Andre godtgjørelser Ettergodtgjørelse Omsorgsgodtgjørelse Godtgjørelse for elektroniske tjenester/løsninger Fasttelefon og mobiltelefon PC og lesebrett Godtgjørelser ved permisjoner eller langvarig sykdom Lysbilde 6 Innhold i nytt reglement Generelle bestemmelser Øvre grenser Pensjonsrettigheter Sykepenger og forsikringer Feriepenger Kommunal barnepassordning Utbetaling Fortolkning Regulering Evt. andre bestemmelser
Lysbilde 7 Fokus på nåværende stadium Prinsipper Beregningsgrunnlag Størrelser Kostnader Sammenheng mellom politisk organisering og godtgjørelser/andre rammevilkår for folkevalgte Lysbilde 8 Spørsmål til drøfting Hva skal legges til grunn for fastsettelse av godtgjørelser (beregningsgrunnlag)? 1. Någjeldende størrelser i SAS-kommunene? 2. Gjennomsnitt av utvalgte sammenlignbare kommuner? 3. % av statsråds godtgjørelse? 4. % av stortingsrepresentants godtgjørelse? 5. Ordførers godtgjørelse fastsettes til xx % av lønn til xx 6. Alle andre godtgjørelser relateres til ordførers godtgjørelse Hva er rimelig nivå på ordførers godtgjøring i ny SASkommune? 1. Sandefjord: Kommunalt vedtak, kr 944.000, pr. år ( 01.05.13) 2. Andebu: 90% av stortingsrepr. godtgjørelse, kr 778.590 pr. år (01.07.14) 3. Stokke: 100% av stortingsrepr. godtgjørelse, kr 865.100 pr. år (01.05.14) 4. Drammen: 85% av statsråds godtgjørelse, kr 1.048.985 pr. år (01.05.14) 5. Kr.sand: Gj.snitt av de 10 største byene, unntatt Oslo, kr 975.000, pr. år + kr 10.000 pr. år i fast overtidskompensasjon (01.01.14) 6. Asker: 80% av statsråds godtgjørelse, kr 987.280.- pr. år (01.05.14)
Lysbilde 9 Spørsmål til drøfting Hva er rimelig nivå på varaordførers godtgjøring i ny SAS-kommune? 1. Sandefjord: Frikjøpes i 20% stilling. Godtgjørelse baseres på 75% av ordførers godtgjørelse, kr 141.600 pr. år (01.05.13) 2. Andebu: Godtgjørelse tilsvarende 12% av ordførers godtgjørelse, kr 93.431 pr. år (01.07.14) 3. Stokke: Godtgjørelse tilsvarende 12% av ordførers godtgjørelse, kr 103.812 pr. år (01.05.14) 4. Drammen: Frikjøpes i 20% stilling. Godtgjørelse tilsvarende 15% av statsråds godtgjørelse, kr 185.115 pr. år (01.05.2014) 5. Kr.sand: Frikjøpes 100%. Godtgjørelse tilsvarende 85% av ordførers godtgjørelse. kr 828.750 pr. år + kr 10.000,- i fast overtidskompensasjon pr. år (01.01.14) 6. Asker: 80% av statsråds godtgjørelse, kr 987.280.- pr. år (01.05.14) Hva skal varaordførers godtgjørelse dekke, og hva skal evt. dekkes i tillegg? Lysbilde 10 Spørsmål til drøfting Hvordan skal gruppeledere godtgjøres? 1. Sandefjord: Kan frikjøpes inntil 1 dag annenhver uke (10%). Gruppeleder i formannskapet får ingen ekstra godtgjørelse, er inkludert i godtgjørelse til formannskapsmedlem. Andre gruppeledere 1,2% av ordførers godtgjørelse 2. Andebu: Ingen 3. Stokke: 1% av ordførers godtgjørelse 4. Drammen: Kan frikjøpes i 20%-100% (avhengig av antall mandater i bystyret) 100% godtgjøres tilsvarende 52,5% av statsrådens godtgjørelse 5. Kr.sand: Kan frikjøpes i 18%-34% (avhengig av antall mandater i bystyret) Beregningsgrunnlag: 85% av ordførers godtgjørelse 6. Asker: 10% + 0,1% for hvert mandat i kommunestyre Beregningsgrunnlag : 80% av statsråds godtgjørelse Hva skal gruppelederes godtgjørelser dekke, og hva skal dekkes i tillegg?
Lysbilde 11 Spørsmål til drøfting Hva er rimelig nivå på godtgjøring til formannskapsmedlemmer i ny SAS-kommune? 1. Sandefjord: Fast godtgjørelse tilsvarende 5,5% av ordførers godtgjørelse, kr 51.920 pr. år (01.05.13) + 1,5 promille av ordførers godtgjørelse pr. møte, kr 1.416 (01.05.13) 2. Andebu: Fast godtgjørelse tilsvarende 3% av ordførers godtgjørelse, kr 23.358 pr. år (01.07.14) 3. Stokke: Fast godtgjørelse tilsvarende 4% av ordførers godtgjørelse, kr. 34.604 pr. år, (01.05.14) 4. Drammen: 0,37% av statsråds godtgjørelse pr. møte, kr 4.566 (18 møter i året), begrenset oppad til kr 81.451,- pr. år (01.05.14) 5. Kr.sand: Fast godtgjøring tilsvarende 20%. Beregningsgrunnlag: 85% av ordførers godtgjørelse, kr 165.750 pr år (01.01.14) 6. Asker: Fast godtgjøring tilsvarende 10%. Beregningsgrunnlag: 80% av statsråds godtgjørelse, kr 123.410 pr. år (01.05.14) Lysbilde 12 Spørsmål til drøfting Hva er rimelig nivå på godtgjøring til ledere og medlemmer i hovedutvalg i ny SAS-kommune? 1. Sandefjord: Gruppe 1. Ledere: Fast godtgjørelse tilsvarende 4% av ordførers godtgjørelse, kr 37.760 pr. år (01.05.13) + godtgjørelse pr. møte som for medlem. Medlem: Fast godtgjørelse tilsvarende 1,2% av ordførers godtgjørelse, kr 11.328 pr. år + 1,15 promille av ordførers godtgjørelse, kr 1.086 pr. møte. 2. Andebu: Gruppe 1. Ledere: Fast godtgjøring tilsvarende 3% av ordførers godtgjørelse, kr 23.358 pr år (01.07.14) Medlem: 0,1% av ordførers godtgjørelse, kr 779 pr. møte (01.07.14) 3. Stokke: Ledere fast godtgjørelse, 4% eller 5% (utvalgsavhengig) av ordførers godtgjørelse, kr 34.604 eller kr 43.255 pr år (01.05.14) Medlem: Fast godtgjørelse 3% av ordførers godtgjørelse, kr 25.953,- pr. år (01.05.14) 4. Drammen: Ledere av bystyrekomiteer. Fast godtgjørelse tilsvarende 6,6% av statsråds godtgjørelse, kr 81.451 pr. år (01.05.14) Medlem: 0,15% av statsråds godtgjørelse, kr 1851 pr. møte, (01.05.14) 5. Kr.sand: Ledere hovedutvalg. Frikjøpes med 20%. Beregningsgrunnlag 85% av ordførers godtgjørelse. Kr 165.750 (01.01.14) Medlem: Fast godtgjørelse, 1,5% av beregningsgrunnlaget, kr 12.431 + 0,2% av ordførers godtgjørelse, kr 1.950 (01.01.14) 6. Asker:???
Lysbilde 13 Innspill til mulig konklusjon 1. Ordførers godtgjørelse fastsettes til xx % av godtgjørelsen til xxxx 2. Alle andre godtgjørelser relateres til ordførers godtgjørelse 3. Varaordfører frikjøpes tilsvarende xx % stilling. Godtgjørelsen fastsettes til xx % av ordførers godtgjørelse. Godtgjørelsen skal dekke: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- I tillegg skal det utbetales godtgjørelse for: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Gruppeleder frikjøpes tilsvarende xx % stilling. I tillegg kan gruppeledere frikjøpes tilsvarende xx stilling pr. mandat overskytende det tredje mandatet, maksimalt tilsvarende 100 % stilling Godtgjørelsen skal dekke: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- I tillegg skal det utbetales godtgjørelse for: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Lysbilde 14 Innspill til mulig konklusjon 5. Formannskapsmedlemmers faste godtgjørelse fastsettes til xx % av godtgjørelsen til ordfører 6. Hovedutvalgslederes faste godtgjørelse fastsettes til xx % av godtgjørelsen til ordfører + godtgjørelse pr. møte som for medlem. 7. Ordinær møtegodtgjørelse fastsettes til xx promille av ordførers godtgjørelse 8. Rådmennene bes utarbeide et utkast til komplett reglement med følgende eventuelle presiseringer: 1. 2. 3.
Vedlegg 4 Lysbilde 1 Forhandlingsutvalgets resultat Saksutredning ---- ---- ---- ---- --- Innstilling: 1. FUs anbefaling legges til grunn 2. Søknad sendes FUs anbefaling 1. Prinsipper ----- 2. Tidsplan ----- 3. Folkevalgtes organisering ----- 4. ---- ---- 5. ---- ---- ---- Signatur: -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- Søknad om sammenslåing ----- --------- ---- - ---- --- - - ----- ----- ------ - - ----- - - - ------ - - - Mvh ------- ------- ------- Lysbilde 2 Praktisk utforming Saksutredning: Rådmennenes ansvar Utarbeides i samarbeid. Forhandlingsutvalgets anbefaling: Dokumentet påbegynnes straks Innholdet fylles ut etter hvert som FU konkluderer Teksten utformes av saksbehandler i Stokke etter dialog med rådmennene i fellesskap Utkast til dokument legges frem for FU slik at FUs siste møter kan benyttes til å revidere/godkjenne teksten Utkast til dokument publiseres ikke på nett men åpen debatt i FUs møter FUs arbeid avsluttes når dokumentet er signert. Søknad om sammenslåing: Felles brev fra ordførerne, kortfattet, formalkrav innarbeides Utarbeides av rådmennene i fellesskap