SAK OG REGISTRERINGSREGLAR FOR PERSONAL Dok. ref. Dato: 12/1-14/K1-069//BYO 27.01.2014 Personalsaker Personalsak ei sak som omhandlar høva mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar, og som har betyding for den tilsette si løn, ansiennitet, pensjon eller på anna måte innverkar på arbeidshøve. Saksdokumenta vert knytt saman gjennom eit felles saknummer. Eit objekt i personalarkivet vil kunne innehalde fleire saker som vert knytt til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp). Den første saka knytt til eit objekt i personalarkivet, oppstår når vedkomande takker ja til ei stilling. Primær ordningsprinsipp er namnet til den tilsette (Namnet skal registrerast med etternamn først, og med store bokstavar), sekundært ordningsprinsipp er fødselsnummer (FNR mellomrom mellom fødselsdato og person nr). + K-kode. Sakstype PERS. Leiar for den tilsette skal registrerast som saksansvarleg på alle arkivsaker tilknytte den tilsette. Sakshandsamar av dokument, til dømes oppseiing, er personalkonsulent, men saksansvarleg for arkivsaka skal vera leiar (pga. tilgangsstyring). Innanfor det enkelte objekt vert det oppretta saker etter behov. Ver merksam på at alle typar tilsetjingshøve skal arkiverast i personalarkivet. Dette vert gjort på grunn av attfinning av dokumentasjonen. Dette gjeld og oppdragsavtalar og liknande. Offentlegheitsvurdering Offentlegheit i personalarkivet skal vurderast etter bestemmelsane i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Offentleglovas 11 pålegg kommunen å vurdera meiroffentlegheit i høve til opplysningar som kan unnatakast. Alle arkivsaker og journalpostar som vert oppretta i arkivdel personal (PERS2), skal vere gradert med P3 og 23. Graderingskode PP, ved streng gradering. Side 1 av 12
Arkivsaktittel Journalposttittel Saksomgrep Arkivdel Journal Klassering 1 Klassering 2 Klassering 3 kategori Refusjon honorar bedriftshelsetenesta + namn på eining Samlesak pr eining SA2 233 40 - Felles Arbeidstid Endring i arbeidstid Enkeltsak PERS2 Namn FNR 403 Legemiddelhandtering Fullmakt til PERS2 Namn FNR 404 legemiddelhandtering Personalsak Enkeltsak PERS2 P3- Namn FNR 407 (disiplinære høve) Personalsak Arbeidskonflikt + namn på konflikt (linje 2) Enkeltsak SA2 408 41 - Tilsetjingar Utlysning av stilling nr stillingstittel, storleik og arbeidsstad Prosjekt S + stillingsnummer Sjå eigen rutine; 1 Rutine ledig stilling 2 Avslutte arkivsak Journalposttitlar; N Melding om ledig stilling + stillingstype, storleik og stad X Ekstern utlysning + stillingstype, storleik og stad X Intern utlysning + stillingstype, storleik og stad Enkeltsak SA2 410 1 Rutine på side 9 i dokument. 2 Rutine på side 10 i dokument. Side 2 av 12
Lærling i f.eks barne og ungdomsarbeiderfaget I - Søknad på stilling + stillingstype X Utvida søkjarliste + stillingstype, storleik og stad X- Enkel søkjerliste + stillingstype, storleik og stad U Stadfesting av mottatt søknad + stillingstype, storleik og stad U - Innkalling til intervju + stillingstype, storleik og stad N Innstilling av kandidat til stilling + stillingstype, storleik og stad U -Tilbod om stilling + stillingstype og stad U - Svar på søknad + stillingstype og stad Arbeidsavtale, informasjon om fagprøve o.l. Enkeltsak PERS2 Namn FNR 417 Side 3 av 12
42 Tilsette engasjerte Arbeidsavtale Arbeidsavtale + 2. linje stillingstype og avtaleperiode Journalpostitlar i arbeidsavtale arkivsaka; I - Attestar, vitnemål, kursbevis (framlagt etter tilsetjing) X Stadfesting av motteken politiattest X Fullmakt for opning av personleg adressert post. Konstituering Tenestebevis Fastsetjing av lønsansiennitet Samlesak pr tilsett PERS2 P1- Arbeidsavta le Namn FNR 420 Politiattest frå tilsett Stadfestingsskjema skal fyllast ut i WebSak (dok. type X) Skjema journalførast i arbeidsavtale saka. Politiattest oppbevarast i perm på postrom hjå sentralarkiv. Makulerast etter tilsettingsforhold avsluttast. Omplassering Omplassering Enkeltsak PERS2 Namn FNR 421 Retrettstilling Retrettstilling Enkeltsak PERS2 Namn FNR 422 Seniorstilling Uttak av seniortiltak Enkeltsak PERS2 Namn FNR 423 Side 4 av 12
43 Kompetanse, utvikling, opplæring Medarbeidarsamtalar - er av administrativ kortvarig verdi, og berre ein samtale mellom leiar og medarbeidar Skal ikkje journalførast i WebSak. Kurs og felles opplæring Enkeltsak SA2 430 Etterutdanning/Vidareutdanning Søknad om stønad til Enkeltsak PERS2 Namn FNR 433 utdanning Kurs, konferansar, seminar Søknad på å delta på ikkje pålagt utdanning Enkeltsak PERS2 Namn FNR 434 44 Arbeidsmiljø HMS Ergonomisk kartlegging ved xx f.eks rapport etter ergonomisk Samlesak pr SA2 440 (eining) arbeidsplassvurdering eining Helsetiltak + namn på eining Enkeltsak SA2 441 (gjeld fleire) Ergonomisk Enkeltsak PERS2 Namn FNR 441 arbeidsplassvurdering for tilsett Refusjon av utgifter til databrille Søknad om refusjon av Enkeltsak PERS2 Namn FNR 442 utgifter til databrille AKAN tiltak Enkeltsak PERS2 Namn FNR 444 Yrkesskade Skademelding Enkeltsak PERS2 P5- Namn FNR 447 Skademeldi ng Tilfelle av vald på arbeidsplassen Tilfelle av vald på arbeidsplassen Enkeltsak PERS2 Namn FNR 447 Side 5 av 12
46 Permisjonar, fråvær, ferie og avspasering Oppfølging av sjukmeld arbeidstakar Vert saka teken opp i attføringsutvalet, skal det nyttast same arkivsak (teksten attføring skrivast inn på tittel 2 på arkivsaka) Utvida omsorg og fødselspermisjon Utvida rett til fri i samband med omsorg Utdanningspermisjon Velferdpermisjon (begravelse, flytting, tilpasning til barnehage) Søknad om utvida omsorg og fødselspermisjon Utvida rett til omsorgspengar Vedtak + linje 2. antall ekstra stønadsdagar + namn på bornet Søknad om utdanningspermisjon Skal ikkje journalføres i WebSak, skjema skal leverast direkte til lønsavd. Berre permisjon utan løn skal journalføres i WebSak. Original permisjonssøknadskjema skal leverast direkte til lønsavd. etter journalføring og skanning. Ingen elektronisk kopi i WebSak. Enkeltsak PERS2 P6 Namn FNR 461 Enkeltsak PERS2 Namn FNR 462 Enkeltsak PERS2 Namn FNR 462 Enkeltsak PERS2 Namn FNR 464 Side 6 av 12
Overføring av ferie Avtale om overføring av feriedagar frå år XX til å XX. Samlesak pr tilsett PERS2 Namn FNR 467 47 Opphøyr av tilsetjing Oppseiing Seier opp stilling som + stillingstittel (tilsett seier opp) Enkeltsak PERS2 P2- Oppseiing Namn FNR 471 Livsforsikring Suspensjon 51 Forhandlingar Oppseiing av stilling som + stillingstittel (kommunen seier opp) Teikning av individuell livsforsikring Referat, innkalling, varselbrev og liknande. Enkeltsak PERS2 Namn FNR 474 Enkeltsak PERS2 Namn FNR 477 Utrekning av løn Lønskrav (gjeld enkeltpersonar) Lokale forhandlingar + kap. + årstal (2. linje) Eige skjema skal ikkje registrerast i WebSak Lønskrav Enkeltsak PERS2 Namn FNR 514 Enkeltsak SA2 515 52 Løn Løn -Søknad om lønskompensasjon -Stadfesting av løn Enkeltsak PERS2 Namn FNR 520 Side 7 av 12
Løn under fråver Trekk i løn grunna fråver Enkeltsak PERS2 Namn FNR 525 53 Tillegg til regulativ løn Overtidsgodtgjersle PERS2 Namn FNR 531 Godtgjersle under vakt, beredskap Enkeltsak PERS2 Namn FNR 534 54 Tilleggsgodtgjersle Godtgjersle for bruk av privat bil i Enkeltsak PERS2 Namn FNR 541 teneste Flyttegodtgjersle Søknad om flyttegodtgjersle Enkeltsak PERS2 Namn FNR 543 56 Forsikringsytingar for tilsette Yrkesskadeerstatning Enkeltsak PERS2 Namn FNR 561 Ytingar etter dødsfall Enkeltsak PERS2 Namn FNR 565 57 Pensjonsordning for tilsette Pensjon Type pensjon (AFP, uføre, attføring) Enkeltsak PERS2 P4 Namn FNR 570 Side 8 av 12
RUTINE LEDIG STILLING 1. Einingsleiar fyller ut skjema for ledig stilling og sender det til personalavdelinga på e-post eller i internpost. (eige skjema) Ein gjer merksam på at personalavdelinga primært lyser ut stillingar siste laurdag i månaden, som betyr at utlysingstekstar må vere sendt til personalavdelinga innan måndag i same veke. 2. Ved usemje om utlysing / handtering, kallar personalavdelinga partane inn til drøftingar. (stillingsutval) Slik usemje skal i tilfelle koma fram frå siste del på vedlagte skjema. 3. Personalavdelinga vurderar ledig stilling i høve til tilsette med trong for omplassering, bedriftsintern attføring og liknande. Samt deltidstilsette som ynskjer auke i stillingsprosent. Personalavdelinga vurderer også intern/ekstern utlysing. 4. Dersom stillinga skal lysast ut, opprettar personalavdelinga stilling i websak tilsett-modul og gjev einingsleiar evt. fagleiarar tilgong til saka. 5. Ekstern utlysing vert lagt ut på kommunen si heimeside. Intern utlysing vert sendt alle på e-post. Alle som er tilsett i kommunen skal levere elektronisk søknad, i tillegg vert alle søkjarar oppfordra til å søkja elektronisk. 6. Einingsleiar vurderer kandidatane og informerer personalavdelinga. 7. Einingsleiar eller personalavdelinga kallar inn til intervju, pr. post eller på telefon. Original dokumentasjon på utdanning og praksis skal takast med til intervjuet. 8. Ved intervju skal det vera 2 arbeidsgjevarrepresentantar. Einingsleiar vurderer om ein ynskjer å ha tillitsvalde med. Forslag til intervjuspørsmål og referansesjekk kan du få ved å ta kontakt med personalavdeling. 9. Einingsleiar kontrollerer helsefagleg autorisasjon der dette er eit krav før ein hentar inn referansar (eige referanseskjema).utfylt skjema skal sendast til personalavdelinga. 10. Tilsetjingsutvalet som består av einingsleiar og ein frå administrasjonen (fagleiar) og evt. tillitsvalde, innstiller. Einingsleiar skriv saka i websak. Saksdokument eller internt notat (X-dokument) med vurdering av søkjarane, og med innstilling. Det interne notatet har ikkje partane innsyn i. 11. Personalavdelinga sender tilsetjingsbrev med 8 dagars svarfrist. Tilbod skal ikkje gjevast over telefon. Side 9 av 12
12. Personalavdelinga sender brev til søkjarar som ikkje får tilbod om tilsetjing. 13. Personalavdelinga sender ut informasjon til dei tillitsvalde om kven som har fått stillinga. 14. Når einingsleiar har levert lønstilvisning på den nytilsette, opprettar personalavdelinga ny arkivsak i websak. Personalavdelinga skriv arbeidsavtale og legg inn dei dokumenta som skal nyttast ved nytilsetjing. Rutine - avslutte arkivsaker ved utlysning av stilling og overføring av dokument til pers. arkiv Når dei som har fått jobbtilbod har takka ja til stillinga, opprettar sentralarkiv ein arbeidsavtale arkivsak i arkivdel PERS2. Det opprettas et x-dokument (mal = «søknad tilbod og svarbrev») som får tittel «Dok. frå arkivsak 13/xxxx Stilling xxxx (for eksempel Dok. frå arkivsak 13/1211 Stilling Fagleiar arkiv) + 2. linje «søknad, tilbod og svarbrev». Sentralarkiv har ansvar for knyta søknad på stilling, tilbod om stilling og svarbrev frå søkjar til journalposten. Sentralarkiv som sakshandsamer, og personal som mottakar. Sakshandsamer på personal avsluttar arkivsaka frå utlysning ved å sende merknaden ØA til sentralarkiv. Side 10 av 12
LEDIG STILLING / SKJEMA Alle ledige stillingar skal meldast personalavdelinga seinast måndag før utlysing (utlysing laurdag) Ledig stilling skal meldast på vedlagte skjema: Kommentarar Stillingsnemning Stillinga si organisering (eining / avd) Stillingsstorleik og løn (tariff eller avtale) Er stillinga fast eller vikariat? Ledig frå / til? Kvalifikasjonskrav Kontaktperson på utlysinga Mellombels? Grunngje kvifor Ekstern eller intern utlysing? Grunngjev svar.? Er dette ei nyoppretta stilling? Bør stillinga opphøyra førebels eller permanent? Bør stillinga endrast i høve storleik, arbeidsoppgåver, organisering m.v.? Kvifor bør stillinga halda fram som før? Er stillinga drøfta med tillitsvalde? Er stillinga drøfta med kommunalsjef? Har einingsleiar/stabsleiar med utgangspunkt i oppgåver og økonomi vurdert følgjande? Ja/nei Kommentarar Side 11 av 12
Andre opplysningar Dato: Underskrift: Einingsleiar Fagleiar RUTINE VED YRKESSKADE ELLER YRKESSKJUKDOM Ved yrkesskade eller yrkessjukdom: Leiar og den tilsette syter for at NAV-blankett 13-07.05 melding om yrkesskade eller yrkessjukdom vert fylt ut så nøyaktig som mogleg. Originalen samt kopiar skal sendast til personalavdelinga. Personalavdelinga vil syta for kopi til personalmappe/arkiv, samt senda skjema til NAV. Personalavdelinga sendar inn skademelding til Protector når det ligg føre skade eller sjukdom som kan føra gjera at ein har rett til erstatning. Rett til erstatning kan fella bort dersom kravet ikkje er meldt Protector Skadeforsikring innan eit år etter at ein fekk kunnskap om skaden/sjukdomen. Erstatning kan ytast for skade eller sjukdom som førar til: o Utgiftar o Inntektstap o Varig medisinsk invaliditet o Dødsfall Lenke til skademeldingsskjema for Protector finn ein på intranett. NAV blankett 13-07.05 finn ein også på heimesida til NAV. Husk at NAV dekkjer medisinsk behandling/tannlegebesøk ved yrkesskade. Øygarden kommune benytter forsikringsselskapet Protector. Side 12 av 12