TYSNES KOMMUNE INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYTILSETTE

Transkript

1 TYSNES KOMMUNE INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYTILSETTE Vedteke i kommunestyret, Arkivsak 17/649 Side 1 av 17

2 INNHALD 1 RUTINE VED TILSETJING Målsetjing Planlegging og førebuing Oppfølging og evaluering Ansvarlege en Kontaktperson Personalavdeling SJEKKLISTE FOR INTRODUKSJON AV NYTILSETTE FORVENTNINGSSAMTALE VED OPPSTART FYRSTE OPPFØLGINGSSAMTALE EIGENVURDERING ANDRE OPPFØLGINGSSAMTALE RUTINE VED AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHALD Målsetjing Ansvarleg Definisjonar Sluttattest: Oppseiingsfrist: Sjekkliste Avslutningssamtale SJEKKLISTE VED AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHOLD AVSLUTNINGSSAMTALE Arkivsak 17/649 Side 2 av 17

3 1 RUTINE VED TILSETJING 1.1 Målsetjing Målsettinga for rutinane er å sikre at den nytilsette får viktig informasjon og opplæring. Me ynskjer motiverte og positive medarbeidarar og meiner det er avgjerande med ein god oppstart. Rutinane skal difor sikre at nytilsette får opplæring, naudsynt informasjon og følgjast opp under heile prøvetida med jamlege samtalar. Rutinane er også laga for å ha ein dialog med den tilsette gjennom prøvetida og på denne måten sikre at den tilsette er riktig kandidat på rett plass. Rutinane skal enda opp med ei evaluering før prøvetida er over. Rutinane gjeld for alle fast tilsette, ringjevikarar, sommarvikarar og andre som er i arbeid hos einingane. 1.2 Planlegging og førebuing Før tiltreding skal leiar ha klart: Diverse informasjon til den nytilsette Utpeike ein kontaktperson Notere på ansvarlege personar i sjekklista Bestille naudsynt IT-tilgongar, e-post med meir Legge den nytilsette til e-postlister og ev. faste avtalar i kalender Det kan vere naudsynt med justeringar i sjekkliste, dersom ein ser at noko manglar med omsyn til interne rutinar og retningsliner. 1.3 Oppfølging og evaluering Dersom introduksjonen skal virka etter hensikta, er det avgjerande med kontinuerleg oppfølging. Sjekklista skal verta nytta som eit hjelpemiddel gjennom heile opplæringa og for fyrste året av eit arbeidsforhold. I tillegg til den daglege kontakten, vert det naudsynt å setta av meir tid til strukturerte oppfølgingssamtalar. Det er den tilsette sin leiar som har ansvaret for samtalane og at skjema vert handsama konfidensielt. Forventningssamtale ved oppstart. Det er viktig å avklare forventningar den tilsett har til arbeidsstaden og kva leiar kan forvente av den tilsette. Fyrste oppfølgingssamtale skal haldast etter to månader. Det er i denne samtalen viktig å gjennomgå korleis introduksjonen har vore, kva informasjon er gitt, kva saknar den tilsette og om det er særlege behov. I denne samtalen vert også motivasjon og haldning eit tema. Andre oppfølgingssamtale skal haldast innan det er gått fem månader. Samtalen skal vera avtalt i god tid på førehand, slik at begge partar har hatt moglegheit til å førebu seg. Det er utarbeida eit eigenvurderingsskjema, som den tilsette skal fylle ut i forkant av samtalen. Det kan vere formålstenleg å ta fram notata frå samtalen ein hadde ved oppstart, for å sjå om ein har gjort det som var avtala her. Arkivsak 17/649 Side 3 av 17

4 Dersom det i løpet av oppfølgingssamtalane kjem fram informasjon om at den eine eller begge partar ikkje er nøgd med korleis introduksjonen har vore, er det viktig å finna ut kva som sviktar og kva ein må gjera for å retta på dette. Personalavdelinga skal kontaktast før andre oppfølgingssamtale i dei tilfella der den tilsette ikkje presterer etter forventning. 1.4 Ansvarlege Ansvaret for introduksjonsarbeidet er tredelt leiar, kontaktperson og personalavdelinga en Nærmaste leiaren har personalansvar og introduksjon av nytilsette, er ein del av dette ansvaret. I praksis inneber dette innføring, rettleiing og opplæring i det arbeidet den nytilsette skal utføra. skal sørgje for at samtalane og punkta på sjekklista, vert gjennomført. Det er viktig å dokumentere med dator og signatur for gjennomføring, slik at ein held kontroll med arbeidet. Dersom det kjem fram erfaringar undervegs i prøvetida som bør drøftast med personalavdeling, er det leiar som tek denne kontakten. Det kan gjelde til dømes at tilsett ikkje har forventa kompetanse eller eigenskap. Samtaleskjema som vert nytta undervegs i prøvetida, vert makulert etter seks månader dersom det ikkje føreligg forhold som gjer at ein treng desse dokumenta framover Kontaktperson Kontaktpersonen skal vera eit fast haldepunkt for den nytilsette i prøvetida og fungere som ein fadderordning. Kontaktperson vert ein viktig person i det daglege arbeidet, men like mykje når det gjeld den sosiale delen av introduksjonen og det å hjelpe den nytilsette inn i arbeidsmiljøet. Kontaktperson kan vere den personen vedkommande nytilsett henvend seg til, dersom det er forhold som er vanskeleg å ta direkte med leiar. I slike høver må kontaktperson rettleia den nytilsette til å kontakta anten tillitsvalt eller personalavdeling. 1.5 Personalavdeling Personalavdeling har ingen direkte kontakt med nytilsette ved oppstart, men kjem til å invitere til halvårlege introduksjonsmøter på Rådhuset. Då vert alle som har vore tilsett det siste kvartalet til gjennomgang av diverse informasjon og program. Personalavdeling har ansvar for: At rutinar for introduksjon av nytilsette er oppdatert og ligg tilgjengeleg på intranett Arrangere årleg introduksjonsdag. Det kan vurderast eit eige for sommarvikarar Bistå leiar i dei tilhøva der det oppstår utfordringar knytt til prøvetid og tilsette Arkivsak 17/649 Side 4 av 17

5 2 SJEKKLISTE FOR INTRODUKSJON AV NYTILSETTE Namn: Tenestestad: Stilling: Tiltredingsdato: Næraste leiar: Kontaktperson: Førebuing Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt Sikre at politiattest er motteke før den nytilsette startar i jobben (i dei stillingane som krev dette) Arbeidsplass i orden (eks kontor, telefon) Andre praktiske forhold som garderobeplass, posthylle, namnemerking, arbeidstøy m.m. Nøklar/ID kort i orden Tilgangar til data/fagprogram er klar Informasjon til kollegaer om ny tilsett. Ha klar kontaktperson Fyrste arbeidsdag Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt Vise rundt på arbeidsplass og presentere for kollegaer Gå gjennom skrivet informasjon til nytilsette (dette er sendt ut saman med tilsetjingsskrivet. Orientere om: Introduksjonsprogrammet Teieplikt Arbeidstid (pausar, fleksitid, turnus) Arbeidsoppgåver Rutinar på arbeidsplassen Post/interne rutinar Regler for røyking Eigenmeldingar IA- verksemd Ferie og avspasering Organiseringa i Tysnes kommune Tillitsvalte og verneombod Orientere om heimesida og kva informasjon ein kan finne der. Arkivsak 17/649 Side 5 av 17

6 Orientere om brann og beredskapsrutinar Vise naudutgangar og sløkkeutstyr. Levere ut utstyr, introduksjon i bruk av og retningsliner. Nøklar/ID kort Arbeidstøy Telefon Datautstyr Biler Anna utstyr (spesifiser) Gjeldande retningsliner I løpet av dei to fyrste vekene Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt Utfyllande orientering om faste rutinar og gjeremål Utfyllande informasjon om oppgåver som ligg til stillinga Opplæring i dataprogram og sikkerheitsrutinar Opplæring i bruk av hjelpemiddel For sakshandsamarar: sørgje for opplæring i kommunen sitt sak/arkiv-system, samt arkivrutinar. Opplæring om rolla som tilsett i Tysnes kommune: Etiske retningsliner Tenestevei Retningsline for varsling av kritikkverdige tilhøve Retningsliner for konflikthandtering Personal- og velferdsordningar: Lønsutbetaling og prosedyrar knytt til løn Forsikringar og pensjonsordningar Bedriftshelseteneste Permisjonsreglement Livsfasepolitikk Seniorpolitiske retningsliner Retningsliner for databriller Helse-miljø og tryggleik HMT Verneombod AMU Retningsliner ved sjukefråvær Avvik / skader Medarbeidarsamtale Innan 1. månaden Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt Arkivsak 17/649 Side 6 av 17

7 Jamleg kontakt og informasjon. Stimulere til spørsmål, synspunkt og ynskjemål Innan 2. månaden Fyrste oppfølgingssamtale vert gjennomført, sjå eige skjema Etter 4-5 månader Tilsette fyller ut skjema for eigenvurdering Andre oppfølgingssamtale, sjå eige skjema Før 6 månader Evt. melding til personalavdeling om oppseiing Evt. forberede oppseiing Iverksetje tiltak for ytterlegare informasjon/opplæring I løpet av fyrste året Medarbeidarsamtale Arkivsak 17/649 Side 7 av 17

8 3 FORVENTNINGSSAMTALE VED OPPSTART Namn Tenestestad Stilling Tiltredingsdato Næraste leiar Kontaktperson 1: Kva forventningar har du til den nye stillinga di? 2: Kva forventningar har du til arbeidsplassen? 3: Kva forventningar har du til leiar? 4: Kva kan leiar forvente av deg? 5: Særskilte behov for opplæring? Evt. kva? Tilsett er gjort kjend med vurderinga og samtaleskjema vert handsama konfidensielt. Dato Arbeidstakar Arkivsak 17/649 Side 8 av 17

9 4 FYRSTE OPPFØLGINGSSAMTALE Namn Tenestestad Stilling Tiltredingsdato Næraste leiar Kontaktperson 1: Har den tilsette fått introduksjonen og gått igjennom den? 2: Har den tilsette dei kunnskapar/ferdigheiter ein kan forventa på dette tidspunkt? 3: Er arbeidsinnsatsen tilfredsstillande? (motivasjon og haldningar) 4: Har den tilsette behov for spesiell opplæring? Evt kva: 5: Andre tilhøve som treng merksamheit? Tilsett er gjort kjend med vurderinga og samtaleskjema vert handsama konfidensielt. Dato Arbeidstakar Arkivsak 17/649 Side 9 av 17

10 5 EIGENVURDERING Skjema skal fyllast ut av den nytilsette og leverast til næraste leiar ved 2. oppfølgingssamtale. Namn: Tenestestad: Stilling: Tiltredingsdato: Næraste leiar Kontaktperson 1. Kva synes du om introduksjonen som er gjeven? Er det noko du saknar? 2. Korleis har opplæringa funger? Er det noko du saknar opplæring på? 3. Korleis har du opplevd kontakt og samarbeid med kollegaer? 4. Er arbeidsmiljøet tilfredsstillande? 5. Saknar du spesielle hjelpemidlar? 6. Er du tilfreds med arbeidsoppgåvene du har og opplev du mestringskjensle? Arkivsak 17/649 Side 10 av 17

11 7. Treng du meir opplæring? Evt. til kva? 8. Andre kommentarar: Tilsett er gjort kjend med vurderinga og samtaleskjema vert handsama konfidensielt. Dato Arbeidstakar Arkivsak 17/649 Side 11 av 17

12 6 ANDRE OPPFØLGINGSSAMTALE Namn: Tenestestad: Stilling: Tiltredingsdato: Næraste leiar Kontaktperson 1: Er arbeidsinnsats og utføring slik ein kan forventa etter 5 månader? 2: Samhandlar den tilsette på ein god måte? 3: Har den tilsette følgt retningsliner som forventa? 4: Har den tilsette vist gode haldningar i sitt arbeid? 2: Er det behov for spesiell opplæring? 3:Er det andre førehald som treng spesielle merksamheit? 4: Er det aktuelt å vurdera andre arbeidsoppgåver innan arbeidsstaden? Arkivsak 17/649 Side 12 av 17

13 5: Er det vurderingar i prøvetida som gjer at fast tilsetjing er problematisk? Tilsett er gjort kjend med vurderinga og samtaleskjema vert handsama konfidensielt. Dato Arbeidstakar Arkivsak 17/649 Side 13 av 17

14 7 RUTINE VED AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHALD 7.1 Målsetjing Målsetjinga med desse rutinane er at arbeidstakar, som av ulike årsaker er i slutten av eit arbeidsforhold i Tysnes kommune, skal få ei god avslutning. Den tilsette skal få moglegheit å koma med tilbakemelding på tilhøve som vedkommande er oppteken av og få fram informasjon som kan vere viktig for arbeidsgjevar. Ein skal samstundes sikre at vedkommande leverer inn eventuelt utstyr og nøklar, samt at diverse tilgangar vert stoppa. 7.2 Ansvarleg Einingsleiar er ansvarleg for at sjekklista vert følgt i oppseiingstida. Personalavdeling er ansvarleg for at rutinen er oppdatert til ei kvar tid og at denne er tilgjengeleg og kjent for einingsleiarar. 7.3 Definisjonar Sluttattest: Alle tilsette har krav på sluttattest jf. arbeidsmiljøloven Sluttattesten skal innehalde faktiske opplysningar som namn, fødselsdato, tilsettingstid, stillingens art og storleik, arbeidsområde, lønnsansiennitet og lønnsplassering ved oppseiingstidspunkt. Attesten skal også innehalde en nærare forklaring på kva arbeidet i hovudsak har bestått i. Har vedkommande hatt fleire arbeidsforhold i kommunen, avtaler einingsleiarane kven som skrive attesten og innhente dei naudsynte data Oppseiingsfrist: Som hovudregel for fast tilsette gjeld ei gjensidig oppseiingstid på 3 månader frå oppseiingstidspunkt For arbeidstakarar som er tilsett med prøvetid på 6 månader, gjeld 14 dagars oppseiingstid i prøvetidsperioden. Ved oppseiing av midlertidige arbeidsavtalar før avtalen går ut, gjeld ei gjensidig oppseiingstid på 1 månad. For eldre arbeidstakarar finns eigne reglar etter arbeidsmiljøloven 15-3 (4) Oppseiing skal skje skriftleg. 7.4 Sjekkliste Sjekklista er laga for å sikre at informasjon om oppseiing og sluttdato vert registrert i ulike system, samt at diverse tilgangar vert stengt. 7.5 Avslutningssamtale Det vert gjennomført ein sluttsamtale med arbeidstakar, i løpet av oppseiingstida. Det er nærmaste leiar som er ansvarleg for å gjennomføre denne samtalen. Skjema for avslutningssamtale skal nyttast og referat frå samtalen vert arkivert i personalmappa. Arkivsak 17/649 Side 14 av 17

15 8 SJEKKLISTE VED AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHOLD Namn: Tenestestad: Stilling: Tiltredingsdato: Næraste leiar: Kontaktperson: Personalområde Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt Kvitterer på mottak av oppseiing Leverer oppseiing til fellestenesta for oppfølging og arkivering i personalmappe fyller ut ei løns- og personalmelding med riktig sluttdato og sender denne til lønskonsulent. VIKTIG å melde frå dersom tilsett har ferie tilgode. Meld frå til personalrådgjevar om dato for siste arbeidsdag. Personalrådgjevar sender ei stadfesting på mottatt oppseiing til den tilsette. / økonomikontor Personalavdeling Når ein tilsett sluttar skal leiar skrive sluttattest. Levere kopi av attest til fellestenesta for arkivering i personalmappa Næraste leiar skal gjennomføra ein sluttsamtale med arbeidstakar. Sakshandsamar leverer frå seg sine arbeidsoppgåver på en ordentlig måte. Sakshandsamar har ansvar for å rydde i saker og dokumenter før avslutting av arbeidsforholdet / fellestenesta Medarbeidar Økonomi Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt Send melding til økonomikontoret om sluttdato slik at alle tilgangar i Agresso vert endra. / økonomikontor Send melding til økonomikontoret om sluttdato slik at telefonabonnementet eller anna, vert avslutta eller flytta. / økonomikontor IT Ansvar Gjennomført Ikkje aktuelt sender melding til IT leiar om sluttdato. Det må opplysast om kva system den tilsette har Arkivsak 17/649 Side 15 av 17

16 tilgang til. Det må og opplysast om kva for dato alle tilgangar og mapper m.m. kan slettast av IT. Tilgongar til ulike program vert sletta Gjennomgang av mapper på fil-system og e-post, slette og/eller arkivere Dersom IT ikkje kan slette tilgang, vert det meldt vidare til leverandør av program. Tilsett føl interne rutinar for avslutning av saker/overføringar mm. Alle interne og eksterne kontaktar får melding om at tilsett sluttar / e-post adresse vert slutta av. sender melding til redaktør for heimesida og intranett om sluttdato, slik at informasjon som ligg vert sletta. Den tilsette må levere inn it-utstyr, telefon mm. må syte for at nøklar og evt. adgongskort vert innlevert og kvittere for dette. IT Medarbeidar/ leiar IT Tilsett / leiar Tilsett / leiar / redaktør Tilsett / leiar / IT Avslutning Ansvarleg Gjennomført Ikkje aktuelt Sørgje for ei god avslutning Kjøpe blomehelsing/gåve, jfr. kommunen sitt reglement for påskjøning Arkivsak 17/649 Side 16 av 17

17 9 AVSLUTNINGSSAMTALE Namn Tenestestad Stilling Tiltredingsdato Næraste leiar Kontaktperson 1: Gjennomgang av arbeidsoppgåver 2: Kva er årsaken til oppseiing? 3: Tilhøve i eininga, som du er oppteken av? 4: Forslag til endring av rutine? 5: Forslag til kva som bør takast med? Dato Arbeidstakar Arkivsak 17/649 Side 17 av 17