Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget 1.1 Generelt om Undervisningsbygg Undervisningsbygg har normalt prosjekter for rundt 70 skoleanlegg per år. Det årlige investeringsbudsjettet er på ca. 3 milliarder kroner. Investeringsbudsjettene er til enhver tid avhengig av de årlige bevilgninger og vil kunne variere i samlet volum i avtaleperioden. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ 1.2 Rammeavtalens art og omfang (avtalens punkt 1.1) 1.2.1 Ytelser Rammeavtalen gjelder kjøp og bistand ved hele eller deler av en rekrutteringsprosess hvor oppdragsgiver har behov for bistand til gjennomføring av prosessen. Oppdragsgiver angir i bestillingen hvilke prosesser som ønskes utført i hver ny rekrutteringsprosess. Undervisningsbygg ønsker en fast enhetspris på følgende prosesser i rekrutteringsprosessen: 1. Oppstartsmøte 2. Administrasjon av annonsert prosess via vårt rekrutteringssystem Webcruiter 3. Gjennomføring av førstegangsintervju 4. Gjennomføring av dybdeintervju med personlighetstest 5. Utarbeide innstilling/anbefaling En nærmere beskrivelse av prosessene følger i punkt 1.3. Oppdragsgiver utarbeider selv stillingsannonse og står selv for utlysning av stilling. Søknadene skal mottas av tilbyder gjennom vårt rekrutteringssystem Webcruiter. Tilgang til systemet gis av oppdragsgiver. Undervisningsbygg anslår at det antatte behov er omtrent 4-8 stillinger for 2015 og ca. 4-8 stillinger for 2016. Tilbyder skal angi en kontaktperson som er ansvarlig for og i hovedsak gjennomfører alle deler av rekrutteringsprosessen. Navn på kontaktperson oppgis i Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser, punkt 5.4. Utskifting av kontaktpersonen må avtales med oppdragsgiver. Tilbyder skal beskrive en plan for hvordan oppdraget tenkes utført og eventuelt gi eksempel på hvordan lignende oppdrag tidligere er utført. Herunder skal det angis hvilke personlighetstester som tilbys, hvordan disse benyttes og hvorvidt personlighetstesten tilpasses stillingsprofilen (personligeog teamegenskaper (se avsnitt 1.3.4 punkt 1)). Rammeavtalen har en varighet på 2 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver om forlengelse i 1 år + 1 år på samme vilkår. 1.2.2 Ytelser som ikke omfattes av Bistanden Oslo kommune har en samkjøpsavtale for å dekke behov for vikartjenester, innenfor ulike fagområder. Samkjøpsavtalen innebærer at Undervisningsbygg er forpliktet til å benytte samkjøpsavtalen ved vikarbasert tilsetting. Side 1 av 12
Undervisningsbygg har for øvrig etablert rammeavtale for bistand til søksbasert rekruttering og tilhørende annonsering etter kandidater. Side 2 av 12
1.3 Oppdragsgivers krav til de enkelte prosesser 1.3.1 Oppstartsmøte. Gjennomgang av Undervisningsbyggs kompetansebehov og ønsket profil for ansettelse i gjeldende prosess. Stillingsbeskrivelse, omfattende stillingens ansvarsområder, arbeidsoppgaver og kompetansekrav vil foreligge fra Undervisningsbygg i forkant av møte. 1.3.2 Administrasjon av annonsert prosess, pris pr. søknad Alle søknader mottas elektronisk i rekrutteringssystemet Webcruiter. Tilgang til hver enkelt rekrutteringsprosess gis av Undervisningsbygg ved oppstart. Annonse utformes og publiseres av Undervisningsbygg. Screening av aktuelle kandidater til en enkelte stilling. Screening av søknader i henhold til stillingsbeskrivelse, eventuelt etter ytterligere instrukser fra oppstartsmøtet, punkt 1.3.1 Screeningen skal innebefatte en vurdering av hvorvidt kandidatene oppfyller Oslo Kommune v/undervisningsbyggs grunnleggende krav. Søkere som opplyser i sin søknad status som overtallige eller attførte i Oslo kommune, skal alltid vurderes etter gjeldene regler. Undervisningsbygg kobles inn. Administrere prosessen i Webcruiter inkludert automatiske svarbrev/ -e-post, melding om søknad mottatt sendes alle søkere. Administrere mailvarsling Stilling besatt, samt gi tilbakemelding til søkere etter endt ansettelsesprosess. Innkalle til førstegangsintervju. Antall avklares i hvert tilfelle/stilling. Prosessen skal prises med en enhetspris per søknad som mottas. Eksempelvis dersom det mottas 8 søknader honoreres arbeidet med 8 ganger den angitte enhetsprisen. Pris oppgis i Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser punkt 5.1. 1.3.3 Gjennomføring av førstegangsintervju, pris per intervju Gjennomføre førstegangsintervju. Sile ut aktuelle kandidater til finale- dybdeintervju etter kriterier avtalt i punkt 1.3.1 og 1.3.2 Basert på tilbyders anbefalinger etter screening og gjennomførte førstegangsintervjuer kan Undervisningsbygg be om et intervju med de aktuelle kandidatene før det avgjøres om de skal inviteres til et dybdeintervju ref. punkt 1.3.4. Dette intervjuet fasiliteres av oppdragsgiver. Prosessen skal prises med en enhetspris per intervju. Eksempelvis dersom det gjennomføres 5 intervju honoreres arbeidet med 5 ganger den angitte enhetsprisen. Pris oppgis i Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser punkt 5.1. 1.3.4 Gjennomføring av finale-/dybdeintervju med personlighetstest, pris per intervju 1. Sammen med aktuell leder i Undervisningsbygg, videreføre profil fra oppstartsmøtet, punkt 1.3.1, eller utarbeide ny kravspesifikasjon som også inneholder en detaljert oversikt over hvilke personlige egenskaper som defineres som viktigst for å oppnå suksess i den aktuelle stillingen. 2. Invitere aktuelle kandidater til 2 gangs (dybde)intervju, pr. telefon. 3. Pr. telefon informere aktuelle kandidater om test og testgjennomføring. Side 3 av 12
4. Sende kandidatene case og tester. Eventuelle case lages av Undervisningsbygg. 5. Motta utførte tester, ta ut profil/ rapporter. 6. Kopi av vitnemål/ attester mv. for kandidater invitert til 2.gangsintervju sendes til ansettende leder. 7. Gjennomføre finale-/dybdeintervju sammen med leder og eventuelt berørte tillitsvalgte. 8. Oppsummere og konkludere. 9. Gjennomføre referansesamtaler, min.2, på aktuell(e) kandidat(er). 10. Komme med anbefaling/innstilling. 11. Utarbeide innstilling basert på virksomhetens mal Forventninger til finale-/dybdeintervju: Dybdeintervju med fokus på personlig egnethet, evt. fagkompetanse hvis naturlig. Avdekke alle aktuelle forhold. Personlighetstesten benyttes som et supplement. Personlighetstester skal gjennomføres av kvalifisert konsulent. Prosessen skal prises med en enhetspris per intervju. Eksempelvis dersom det gjennomføres 3 intervju honoreres arbeidet med 3 ganger den angitte enhetsprisen. Pris oppgis i Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser punkt 5.1. Side 4 av 12
Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Som bilag 2 inntas Kundens besvarelse og beskrivelse for oppdraget.) Side 5 av 12
Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan 3.1 Rammeavtalens varighet Rammeavtalen gjelder fra: Rammeavtalen gjelder til: (dato) (dato) 3.2 Opsjon (Opsjon på 1 år + 1 år) Oppdragsgiveren har rett til å kreve rammeavtalen forlenget i inntil to år på samme vilkår. Avtalen kan forlenges med ett år av gangen. Varsel om forlengelse av avtalen skal være skriftlig og oversendes leverandøren i rimelig tid før utløpet av gjeldende kontraktstid. 3.3 Levering Oppstart og frister for levering avtales i enkelte bestillingen til det enkelte oppdrag. Side 6 av 12
Bilag 4 Administrative bestemmelser 4.1 Fakturaadresse Korrekt faktura sendes til: Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes med Oppdragsgiverens navn (Undervisningsbygg Oslo KF) og inneholde følgende opplysninger Kontraktens navn og eventuelt kontraktsnummer Ressursnummer (A4180174) Prosjektets navn og/eller prosjektnummer Fakturatype Prosjektleder i Undervisningsbygg: Christopher Heddan 4.2 Krav til faktura Fakturaen skal inneholde egne varelinjer for leverandøren eventuelle underleverandører, sideleverandører og andre medhjelpere. Leverandøren må benytte et varenummersystem hvor det klart fremgår hvem som er hovedleverandør og underleverandør(er). Hovedleverandør skal føres opp på varelinje med følgende opplysninger: Ytelsens egendefinerte artikkelnummer/kontraktsnummer, beskrivelse av ytelsen/varen, enhet, pris, antall, beløp (sum) Underleverandør(er) skal føres opp på varelinje med følgende opplysninger: Eget artikkelnummer for underleverandører, underleverandør og organisasjonsnummer som varelinjetekst, enhet, pris, antall, beløp (sum). Nødvendig fakturagrunnlag slik som timelister mv skal medfølge og være attestert iht. avtalt prosedyre. Dersom leverandøren ikke leverer faktura i tråd med denne bestemmelsen anses ikke tilsendt faktura som mottatt hos oppdragsgiver. Avtalt betalingsfrist gjelder først når oppdragsgiver har mottatt faktura i henhold til denne bestemmelsen. 4.3 Krav om elektronisk faktura Kunden plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Leverandøren må inngå en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom leverandøren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 50,- per faktura oppdragsgiver mottar på annet format. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 50,- for hver faktura oppdragsgiver mottar på papir. Side 7 av 12
4.4 Partenes representanter (avtalen punkt 1.5) Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Kirsti Olsen Stilling: Organisasjonsdirektør Telefon: 23 06 09 70 E-post: postmottak@ubf.oslo.kommune.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette i forkant. 4.5 Nøkkelpersonell (avtalen punkt 1.6) Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde 4.6 Bruk av underleverandør (avtalen punkt 3.3) Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Side 8 av 12
Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser (avtalen punkt 6.1) Alle priser skal videre gis inklusive alle påslag, og eksklusiv merverdiavgift. Alle administrasjonskostnader som bilkjøring, telefon og lignende forutsettes inkludert i prisene. Reisekostnader og reisetid til/fra og innen Oslo forutsettes også inkludert. Priser og påslag for ytelser utenom ovenstående priser må spesifiseres særskilt og vil anses som et forbehold. 5.1 Enhetspriser Tilbyder skal oppgi en enhetspris for hver av prosessene som er angitt i orientering om rammeavtalen punkt 2.3. Enhetsprisen skal gis per søknad eller intervju, se nedenfor. Tjeneste Pris Vekt ved evaluering* 1. Oppstartsmøte 1. Administrasjon av annonsert prosess 2. Gjennomføring av førstegangintervju 3. Gjennomføring av finale-/dybdeintervju med personlighetstest Kr per møte eks. mva Kr per søknad eks. mva Kr per intervju eks. mva Kr per intervju eks. mva 6 møter 200 søknader 60 intervjuer 18 intervjuer *Det antall som er angitt i kolonnen Vekt ved evaluering er ikke en eksakt angivelse av det antall oppdragsgiver faktisk har behov for, men er et anslag som legges til grunn for evalueringen. 5.2 Timepriser og påslag for eventuelle tilleggsarbeider Tjeneste Pris Rådgiver/Konsulent Kr per time eks. mva Vekt ved evaluering* 50 timer Påslag på innkjøpte ytelser % 5 000 kr *Det antall som er angitt i kolonnen Vekt ved evaluering er ikke en eksakt angivelse av det antall oppdragsgiver har behov for, men er et anslag som legges til grunn for evalueringen. 5.3 Indeksregulering (avtalen punkt 6.5) Prisene reguleres årlig etter konsumprisindeksen (KPI). Første regulering skjer med virkning fra 01.01.2017. Reguleringen foretas med basis i indeksens verdi i august 2015, og til indeksens verdi for november i året før reguleringen. 5.4 Kontaktperson Side 9 av 12
Navn: 5.5 Forbehold (Kryss av) Det tas ingen forbehold. Det tas forbehold som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet. Se nærmere tilbudsinvitasjonen om forbehold. 5.6 Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Har levert all dokumentasjon som fremgår av punkt 15 tilbudsinnbydelsen. 5.7 Forpliktende underskrift Firmanavn og org.nr. Firmaadresse Telefon E-post Sted og dato Stempel og underskrift Side 10 av 12
Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Punkt Erstattes med 8.5.2 Bestemmelsen utgår Side 11 av 12
Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder Side 12 av 12