MØTEPROTOKOLL Dato: 1. februar 2011 Tid: Klokken 17.00 Sted: Gardermoen, Clarion Hotel Møte: Lukket møte Til stede: Leder Jorunn Romsdal, nestleder Bjørn Odden, Anne Toril Balto og Ellen Johansen. John- Arild Josefsen meldte forfall, ingen vara kunne møte. Ellers møtte: Mette Rushfeldt fra Kontrollutvalgan IS. Bjørn Gustavsen og Yngvar Mækelæ fra Finnmark kommunerevisjon IKS. Innkalling: Innkallingen ble sendt ut 12. januar 2011. Sakslisten: Sendt ut sammen med innkallingen. FØLGENDE SAKER VAR PÅ SAKSLISTA 01/11 Godkjenning av innkalling 02/11 Godkjenning av saksliste 03/11 Godkjenning av protokoll 19. oktober 04/11 Referater/orienteringer 05/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Finnmark fylkeskommune 06/11 Oppfølging av fylkestings- og fylkesutvalgssaker 07/11 Deltakelse på generalforsamling fylkeskommunale selskapet 08/11 Rullering Plan for forvaltningsrevisjon 09/11 Organisering Tilsyn og kontroll 10/11 Orientering om den formelle kompetansen i Finnmark kommunerevisjon IKS 11/11 Kontrollutvalgets årsrapport 2010 12/11 Eventuelt ANNET Det ble reist spørsmål om årsregnskapet for 2010, om det vil foreligge innen fristen i år. Det ble også reist spørsmål om det er gjort noe med sårbarheten ved økonomiavdelingen ved sykemelding. Fordeles kompetansen eller stopper avdelingen opp hvis noen personer blir sykemeldt. SAK 01/11 Godkjenning av innkallingen Innkalling til møte av 12. januar 2011 godkjennes. SAK 02/11 Godkjenning av saksliste Den framlagte saksliste for møte 1. februar 2011 godkjennes. 1
SAK 03/11 Godkjenning av protokoll Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 19. oktober 2010. SAK 04/11 Referater m.m. E info 25/10 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatene av arbeidet sitt. Vedtak i Fylkestinget sak 38/10 Forslag til nye vedtekter Kontrollutvalgan IS Vedtak i Fylkestinget sak 39/10 Kontrollutvalgan IS - Omdanning til IKS Takkebrev til samferdselsavdelingen av 20. september 2010 Brev av 2. november til fylkesordfører Fylkestingets budsjettvedtak for kontroll og tilsyn Møteplan 2011 E info og referater tatt til orientering Vedr. møteplan 2011 ble det gjort følgende vedtak: Møte den 24. mai 2011 avholdes på Hammerfest videregående skole, en presentasjon av skolen studietilbud, samarbeidspartnere, budsjett, utfordringer og annet skolen ønsker å formidle til kontrollutvalget Kontrollutvalget ønsker en gjennomgang av hendelsene rundt rektorskifte, også hvordan HMS systemet fungerte for både elever og ansatte. Herunder også varslingsrutiner, det er et ønske at opplæringsavdelingen er representert. På møte den 23. august 2011 ønsker kontrollutvalget informasjon fra eiendomsavdelingen ved Finnmark fylkeskommune med tanke på vedlikeholdsplan og vedlikehold på fylkeskommunale bygg. Kontrollutvalget ønsker også informasjon fra samferdselsavdelingen, som en oppfølging fra forrige gang de møtte med kontrollutvalget. SAK 05/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Finnmark fylkeskommune Kontrollutvalget i Finnmark fylkeskommune viser til forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyring i 2009 Finnmark fylkeskommune og oversender rapporten for behandling i fylkestinget med følgende anbefaling til vedtak: 1. Fylkestinget bør vurdere praksisen med en blanding av netto og bruttobudsjettering. Denne kombinasjonen gjør den daglige oppfølgingen av økonomien uoversiktlig, sett fra et overordnet nivå. 2. Fast rapportering på endringer i investeringsplaner er nødvendig for å holde rede på momskompensasjon fra investeringer overført til driftsregnskapet. Også momskompensasjon 2
fra drift er direkte inntekter som bør følges opp og avstemmes. Det anbefales at rapporteringsrutiner gjennomgås med sikte på dette. 3. Det anbefales at budsjett- og rapporteringsrutiner gjennomgås for å etablere større oppmerksomhet på inntektssiden i økonomiarbeidet. 4. Det anbefales at budsjettmeldingene endres med sikte på fullstendig rapportering og referanse til fjorårets forbruk 5. Det anbefales at ansvarskontoplanen gjennomgås. Kombinasjon av mange ansvarssted og ansvarssted hvor det bare delvis budsjetteres gjør oppfølgingen uoversiktlig. 6. Det anbefales at regnskapsrutinene gjennomgås med sikte på å regnskapsføre avskrivninger gjennom året. Kontrollutvalgets forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Finnmark fylkeskommune viser til forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyring i 2009 Finnmark fylkeskommune og oversender rapporten for behandling i fylkestinget med følgende anbefaling til vedtak: 1. Fylkestinget bør vurdere praksisen med en blanding av netto og bruttobudsjettering. Denne kombinasjonen gjør den daglige oppfølgingen av økonomien uoversiktlig, sett fra et overordnet nivå. 2. Fast rapportering på endringer i investeringsplaner er nødvendig for å holde rede på momskompensasjon fra investeringer overført til driftsregnskapet. Også momskompensasjon fra drift er direkte inntekter som bør følges opp og avstemmes. Det anbefales at rapporteringsrutiner gjennomgås med sikte på dette. 3. Det anbefales at budsjett- og rapporteringsrutiner gjennomgås for å etablere større oppmerksomhet på inntektssiden i økonomiarbeidet. 4. Det anbefales at budsjettmeldingene endres med sikte på fullstendig rapportering og referanse til fjorårets forbruk 5. Det anbefales at kontoplanen gjennomgås. Kombinasjon av mange ansvarssted og ansvarssted hvor det bare delvis budsjetteres gjør oppfølgingen uoversiktlig. 6. Det anbefales at regnskapsrutinene gjennomgås med sikte på å regnskapsføre avskrivninger gjennom året. Som kontrollutvalgets forslag til vedtak. SAK 06/11 Oppfølging av fylkestings- og fylkesutvalgssaker Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens redegjørelse til etterretning. SAK 07/11 Deltakelse på generalforsamling i fylkeskommunale selskaper Da det ikke var framlagt tidspunkt for når generalforsamlingene skal avholdes bestemmer medlemmene seg på telefonmøte når datoene foreligger. Sekretariatet tar rede på datoene og kontakter medlemmene. 3
SAK 08/11 Rullering Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget vedtar at det skal bestilles forvaltningsrevisjonsprosjekt for gjennomføring i 2011. Formålet med prosjektet er. Utvalget ber revisjonen legge frem forslag til problemstillinger på utvalgets møte 12.04.2011. Kontrollutvalgets forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar at det skal bestilles forvaltningsrevisjonsprosjekt Næringsfond for gjennomføring i 2011. Formålet med prosjektet er tildelingskriterier og engasjementsoppfølging. Som kontrollutvalgets forslag til vedtak. SAK 09/11 Oversikt over organisering av tilsyn og kontroll Kontroll og tilsyns ulike roller: Kontrollutvalget bestiller Sekretariatet er kontrollutvalgets medhjelper Revisor er leverandør Hvem Kommunestyret/ fylkestinget KL 76 Rådmannen KL 23 Kontrollutvalget KL 77 Sekretariatet KU F 20 Revisjonen KL 78 Ansvar for: Det øverste tilsyn med den kommunale/fylkeskommunale forvaltningen Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt At adm. drives i samsvar med lover, forskrift og instruks At adm. er gjenstand for betryggende kontroll Det løpende tilsyn med den kommunale/fylkeskommunale forvaltningen, bl.a. påse at det utføres: Regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saker til KU forsvarlig utredet Utføre obligatorisk eierskapskontroll Vedtak fattet av KU blir iverksatt Utføre og rapportere regnskapsrevisjon, bestilt forvaltningsrevisjon og utvidet selskapskontroll i hht. god kommunal revisjonsskikk 4
Den fremlagte oversikten tas til orientering. SAK 10/11 Kompetansen i Finnmark kommunerevisjon IKS Revisjonens orientering om den formelle kompetansen i Finnmark kommunerevisjon IKS tas til etterretning. SAK 11/11 Kontrollutvalgets årsrapport 2010 Den fremlagte utkastet til årsrapport fastsettes som kontrollutvalgets årsrapport for 2010. Årsrapporten oversendes fylkestinget for endelig behandling. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 tas til orientering SAK 12/11 Eventuelt Det var ikke kommet inn saker under eventuelt. MØTE BLE HEVET KL 19:30. Neste møte er 24. mai på Hammerfest videregående skole. Jorunn Romsdal Kontrollutvalgsleder Mette Rushfeldt sekretariatet 5