NOR 024-2014 Vektertjeneste Byarkivet, Bergen kommune Generell Informasjon Versjon 2 Url http://com.mercell.com/permalink/44125238.aspx Ekstern anbuds referanse ID 201413188 Konkurranse type: Anbudskonkurranse Prosedyre Åpen anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse 25.04.2014 13:56 Tilbudsfrist 14.05.2014 12:00 Endret dato 25.04.2014 13:56 Oppdragsgiver Firma Bergen Kommune Versjonsendringer Endret frist for spørsmål og levering av tilbud. Det skal inngås en kontrakt for vektertjenester og alarmovervåkning til Bergen Byarkiv. Bergen Byarkiv disponerer ca. 12 000 m2 og har et stort sikkerhetsbehov for å verne store mengder arkiver fra perioden 1550-2014. Arkivene har stor kulturell, historisk og forvaltningsmessig verdi. CPV koder Kode 79710000 Sikkerhetstjenester 79711000 Alarmovervåkningstjenester 79713000 Vakttjenester Dokument Navn Konkurransegrunnlag NOR 024-2014 Vektertjenester Bergen Byarkiv Tilleggsinformasjon Dato Navn Side 1 av 5
02.05.2014 10:56 Spørsmål og svar 02.05.2014 1) Utrykning: Det forutsettes at vekterfirma har kort utrykningstid. Maksimal akseptert utrykningstid er 5 min. Vekterfirma belastes med straffegebyr tilsvarende 25% av byarkivets totale månedsbetaling til vekterselskapet når selskapet ikke klarer å overholde utrykningstid slik den blir definert av Byarkivet. Tre gjentakelser av uakseptabel utrykningstid eller flere gangers svikt hos mannskapet i oppfølging av instruks og rutiner gir grunnlag for kontraktsoppsigelse. I anledning kravene overfor har vi følgende kommentar / spørsmål : Som en seriøs aktør kan vi (eller andre vekterselskap) ikke gå ut og garantere for utrykningstid da dette er avhengig av faktorer vi ikke er herre over. Alle vektere uansett selskap må følge trafikkreglene på lik linje med andre trafikanter. Vi har ingen anledning til å fravike trafikkreglene slik som offentlige utrykningsetater. Det medfører at vi kan risikere å bli stående i rush-trafikk, bli hindret av trafikkulykker, stengte veier, flere hendelser som inntreffer samtidig og lignende. Dersom det kommer flere hendelser samtidig må vi prioritere oppgaver (f.eks brann) og løse disse raskest mulig. Vår intensjon er til enhver tid å yte best mulig service og bistand til våre kunder, men krav som det henvises til overfor vil ingen seriøs tilbyder kunne garantere. På grunnlag av dette så lurer vi blant annet på følgende: Hvordan vil dere som kunde måle utrykningstiden? Er det eksempelvis i fra vår vekter mottar alarmen, eller begynner utrykningstiden eksempelvis å løpe så snart alarmen går? Vil det kunne være formildende omstendigheter dersom vi kan vise til at utrykningstiden eventuelt overskred 5 minutt på grunn av trafikkulykker, kø eller andre hendelser som vi ikke er herre over? Eller er 5 minutt et ufravikelig og endelig krav til valgt leverandør? Svar: Utrykningstiden blir målt fra alarmen går til vekter er på stedet. Fra referat befaring: I utgangspunktet betyr det som det står og innebærer en forventning om at utrykning til Byarkivet blir høyt prioritert og effektivt gjennomført. Som svar på oppfølgingspørsmål ble det fra Byarkivet presisert at gebyr vil ikke tre i kraft før 15 minutter etter alarm er gått, og med de forbehold/formildninger som er nevnt i anbudsgrunnlaget. 2) Prisregulering Punkt 2.2 i samlet pris og betalingsbetingelser der dere henviser til regulering i henhold til KPI. Kommentar/spørsmål: I Vekterbransjen er det lønnskostnader som står for 75-80% av kostnadene for å drifte et oppdrag hos kunde. Gjennomsnittlig dokumenterte kostandsøkninger i henhold til NHO Service/Vekteroverenskomsten er hvert år høyere en satsen som legges til grunn i KPI. Det betyr at vi som leverandør vil få en årlig underdekning da det som tidligere nevnt er dokumentert at våre kostnader hvert år øker mer en det som vi får regulere ved bruk av KPI. På grunnlag av dette så henviser vi til punkt 2.3 (skifte av indeks) i samlet pris og reguleringsbetingelser med forespørsel/forslag om det er mulig å benytte NHO Service sine satser for årlig regulering av pris, med virkning i fra 01.04 hvert år. Side 2 av 5
Svar: Oppgitt indeks må legges til grunn ved beregning av pris. Side 3 av 5
02.05.2014 08:48 Referat befaring Se vedlagt referat fra befaring Bergen byarkiv. 25.04.2014 13:54 Befaring Det vil bli befaring onsdag 30. april kl. 10. Oppmøte: Kalfarveien 82, Byarkivets resepsjon 2. etg. (tlf. 55 56 63 14). Spørsmål som er kommet inn vil bli besvart i referat etter befaringen. Produkter Kategory Leveringsdato Antall Enhet Kostnad pr. runde Låserunde 01.10.2014 312,00 stk Kostnad pr. runde Begrenset låserunde 01.10.2014 312,00 stk Kostnad pr. runde Kort runde 01.10.2014 468,00 stk Faste årskostnader Alarmovervåking innbruddsalarm/brannalarm 01.10.2014 1,00 stk Faste årskostnader Overvåking heisalarm 01.10.2014 1,00 stk Timepris Vekter ekstra oppdrag (10% rabatt på ordinær timepris) Utrykningspris Utrykning etter alarm (fastpris utrykning - kjøring/kontroll) 01.10.2014 10,00 pr. time 01.10.2014 15,00 stk Krav Nivå 1 Låserunde Nei Kun informasjon En låserunde består av ca. 2980 meter og inkluderer kontroll av fasader og vinduer, 114 ytterdører eller magasindører og opp eller ned 52 trapper (etasjehøyder, vær oppmerksom på at noen områder har stor etasjehøyde). I tillegg skal, når rom passeres, kontrolleres 65 rom som har vindu mot korridor og normalt kan sjekkes visuelt gjennom dette vinduet, pluss 52 rom hvor døren må åpnes for å kunne sjekke rommet visuelt fra døren. (Disse 117 rommene er normalt ikke låst.) Under runden kontrolleres 2 kjøkken og 7 minikjøkken. Det må være ca. 103 strekkoder for partenes kontroll av vekternes arbeid. 2 Begrenset låserunde Nei En «begrenset låserunde» består av ca. 2190 meter og inkluderer kontroll av fasader og vinduer, 114 ytterdører eller magasindører og opp eller ned 34 trapper (etasjehøyder, vær oppmerksom på at noen områder har stor etasjehøyde). Det øvrige er som ved låserunden at når rom passeres kontrolleres 65 rom som har vindu mot korridor og normalt kan sjekkes visuelt gjennom dette vinduet, pluss 52 rom hvor døren må åpnes for å kunne sjekke rommet visuelt fra døren. (Disse 117 rommene er normalt ikke låst.) Under runden kontrolleres 2 kjøkken og 7 minikjøkken. Ved avvik må kveldsrunden utvides til full låserunde for de nødvendige delene av anlegget, enten det gjelder enkelte arkivmagasiner, enkelte alarmsoner eller mer sjelden for hele anlegget. Antall strekkoder som benyttes under denne runden reduseres ved at enkelte områder ikke behøver å sjekkes. 3 Kort runde Nei En «kort runde» består av ca. 470 meter og inkluderer kontroll av fasader og vinduer, ca. 31 ytterdører og opp eller ned 23 trapper (etasjehøyder, vær oppmerksom på at noen områder har stor etasjehøyde). Ved avvik må «kort runde» utvides etter behov i de aktuelle delene av anlegget. Antall strekkoder som benyttes under denne runden blir sterkt redusert. 4 Alarmovervåking Nei Vekterfirmaets alarmsentral skal utføre alarmovervåking av innbruddsalarm og byarkivets eksisterende brannsikringsanlegg. 5 Overvåking heisalarm Nei Side 4 av 5
Vekterfirmaets alarmsentral skal utføre overvåking av heisalarmer i 8 interne magasinheiser (løftebord). 6 Alarmutstyr Nei Evt. utskifting av alarmutstyr dekkes av leverandør. 7 Vekterinstruks Nei Det forutsettes at vekterne i tillegg til vekterselskapets rutiner også følger byarkivets vekterinstruks. 8 Vektere Nei Det skal være få og faste vektere som benyttes til oppdraget, med minimale utskiftninger ved sykdom eller oppsigelser. Personalet som brukes i oppdraget skal først ha opplæringsrunde ved Byarkivet. 9 Godkjenning av vektere Nei Vekterne skal godkjennes av byarkivet. Byarkivet skal ha rett til å be om utskifting av vekter som ikke opprettholder tilstrekkelig tillit. 10 Utrykningstid Nei Det forutsettes at vekterfirma har kort utrykningstid. Maksimal akseptert utrykningstid er 5 min. Vekterfirma belastes med straffegebyr tilsvarende 25% av byarkivets totale månedsbetaling til vekterselskapet når selskapet ikke klarer å overholde utrykningstid slik den blir definert av Byarkivet. 11 Utrykningstid m.m. Nei Tre gjentakelser av uakseptabel utrykningstid eller flere gangers svikt hos mannskapet i oppfølging av instruks og rutiner gir grunnlag for kontraktsoppsigelse. 12 Kontroll av lokalene Nei Ved låserunde og «begrenset låserunde» forutsettes nøye intern kontroll av lokalene, som er delt i flere alarmsoner. Lokalene inneholder kompliserte tekniske bygginstallasjoner. Alarmer og overvåkingsystemer gir direkte varsling. 13 Fast vakt- og alarmsentral Nei Leverandør må ha fast vaktsentral og alarmsentral aktiv til enhver tid 24/7, 365 dager i året, utstyr for automatisk kontroll og enkel tilbakemelding av kontroll av strekkoder. 14 Rådgivning Nei Vilje til rådgiving for å bidra til løpende forbedring av Bergen Byarkivs sikkerhet. Side 5 av 5