John Morten Laugsand, nestleder Marie Malum Thomas Talsnes Tove Solem Helgemo

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING Utvalg/styre/råd : Kontrollutvalget Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid : Torsdag 12. november 2009 kl 09.30 Møtested/lokaler Arkivsak : 368/2009 Deltagere : Rådhuset, møterom Vangen 3.etg. : John Bjørkan, leder John Morten Laugsand, nestleder Marie Malum Thomas Talsnes Tove Solem Helgemo Kopi Møteansvarlig : Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : John Bjørkan Støren/Trondheim 05.11.2009 SAKLISTE Sak 27/2009 Godkjenning av møtebok fra 24.09.2009... 2 Sak 28/2009 Referatsaker... 3 Sak 29/2009 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring Orientering fra Rådmannen...14 Sak 30/2009 Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune Orientering fra revisor...17 Sak 31/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Midtre Gauldal kommune har eierinteresser....18 Sak 32/2009 Forslag til møteplan for kontrollutvalget 1. halvår 2010...21 Sak 33/2009 Eventuelt...23 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik, på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. John Bjørkan leder (sign) Eva J. Bekkavik Sekretær Side 1

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 27/2009 Godkjenning av møtebok fra 24.09.2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 27/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møtebok fra kontrollutvalgets møte 24.09.2009 godkjennes. SAKSDOKUMENTER: 1. Møtebok fra kontrollutvalgets møte 24.09.2009 (utsendt tidligere). SAKSUTREDNING Godkjenning av møtebok. Side 2

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 28/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 28/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. SAKSDOKUMENTER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. einfo 09/19 fra NKRF, Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. 2. einfo 09/18 fra NKRF, Ny oppgave for kommunene: Beredskapsplikt. 3. Klagenemnda for offentlige anskaffelser 07.09.2009: Straffegebyr som skal fremme økt kompetanse. 4. Kommunal Rapport 23.10. 2009: Kosmo bekymret over NAV SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 3

Vedlegg 1 einfo 09/19 Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor - lovlighetskontroll I Bergen kommune har det i noen tid versert en sak om kommunens revisjon. Saken har ført til lovlighetskontrollbehandling hos fylkesmannen og refereres her da den kaster lys over betydningen av kravet om kontrollutvalgets aktive medvirkning for at kommunestyrets valg av revisjonsform og revisor skal være gyldige, jf. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Saksbehandlinga Den 15. desember 2008 gjorde kommunestyret i sak 246-08 et vedtak i ni punkter om organiseringa av kommunens revisjon og kontrollutvalgssekretariat. Vedtaket innebar en vesentlig nedbemanning av revisjonen og overgang til å kjøpe tjenester eksternt. Saksbehandlingsprosessen er omfattende beskrevet i notater fra kommuneadvokat Helge Strand, datert 27. mars, 5. mai og 11. mai 2009. Den startet med at det sentrale samarbeidsutvalget i kommunen 4. september 2008 behandlet en sak om arbeidsmiljø- og samarbeidsproblemer i kommunerevisjonen. Der ble det vedtatt å igangsette en prosess for å kartlegge arbeidsforholdene ved kommunerevisjonen med fokus på samarbeid, ledelse, kommunikasjon og arbeidsmiljø. Etter drøftelser i møter med folkevalgte og administrative ledere (ordfører, finansbyråd, kontrollutvalgets leder, bystyredirektør, HR-direktør) ble det nedsatt en arbeidsgruppe og en styringsgruppe for å følge opp arbeidet med en arbeidsmiljøkartlegging hos kommunerevisjonen. Arbeidsgruppa detaljerte selv mandatet og utvidet det til foruten arbeidsmiljøspørsmål også å Utarbeide forslag til videre gjennomgang og vurdering av fremtidig revisjons- og sekretariatsordning i Bergen kommune. Gjennom sistnevnte mandatpunkt ble saken utvidet fra å være en ren arbeidsmiljøsak til også og omfatte organiseringa av kommunens revisjons- og kontrollordninger. Kommuneadvokaten framholder at utgreiinga av sistnevnte punkt skulle vært styrt fra kontrollutvalget. Som ledd i arbeidet ble det private firmaet Optimas Organisasjonspsykologene AS gitt i oppdrag å utarbeide en arbeidsmiljøkartlegging av forholdene ved kommunerevisjonen. Optimas overleverte sin rapport 6. november 2008. Ordføreren orienterte kontrollutvalget om prosessen i dets møte 11. november 2008. Saken sto ikke oppført på saklista og er ikke omtalt i referatet fra møtet. Den 13. november orienterte ordføreren kommunens forretningsutvalg, som fungerer som et slags redusert formannskap i denne parlamentarisk styrte kommunen. Forretningsutvalget vedtok omforent (betyr vel enstemmig) å gi bystyredirektøren i Side 4

oppdrag å utarbeide en bystyresak om fremtidig oppgavestruktur og organisasjon for kommunerevisjon og sekretariat. Kommuneadvokaten framholder at verken forretningsutvalget eller bystyredirektøren hadde den nødvendige kompetanse (altså myndighet eller fullmakt) til å gjøre slikt vedtak. Ved brev av 14. november til kommunerevisjonen meddelte ordføreren bl.a. at ordføreren (har) besluttet at kommunerevisor XX og rådgiver YY (vår anonymisering), i tråd med egne ønsker, fristilles fra sine oppgaver ved Kommunerevisjonen fra og med 13.11.08 og frem til det foreligger en endelig avklaring av fremtidig revisjonsordning. Kommuneadvokaten framholder at ordføreren ikke hadde kompetanse til dette. (For øvrig er det, juridisk sett, ikke noe som heter fristille. Aktuelle tiltak kunne være permisjon eller suspensjon. I følge kontrollutvalgsforskriften 17 avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret om bl.a. suspensjon). Før saken gikk fra bystyredirektøren til bystyret ble den behandlet i kontrollutvalget, finanskomiteen og forretningsutvalget. Kommuneadvokaten karakteriserer kontrollutvalgets medvirkning som en form for høring, som ikke tilfredsstiller lovens krav om at kommunestyrets valg av revisjonsordning og revisor skal bygge på innstilling fra kontrollutvalget. Og sjøl om kontrollutvalget avgir innstilling, er lovens krav ikke oppfylt om ikke utvalget har hatt kontroll med saksutgreiinga, som vanligvis da vil være utført av kontrollutvalgets sekretariat. Kontrollutvalgets handtering av saken Slik kommuneadvokaten beskriver prosessen i denne saken, synes det på sin plass å kommentere kontrollutvalgets holdning og handtering av saken. Som det vil ha gått fram, har dels kontrollutvalget i plenum og dels utvalgets leder vært inne i prosessen på forskjellige stadier. Kontrollutvalgets leder var med i styringsgruppa. Kontrollutvalget i plenum ble orientert muntlig av ordføreren i november uten at dette ble protokollert, men behandlet først saken 9. desember på grunnlag av en saksutredning som ikke var skrevet av kontrollutvalgets sekretariat. Det ser ikke ut til at kontrollutvalget har motsatt seg behandlingsformen eller de forskjellige avgjørelsene som er tatt. Dette har ventelig sammenheng med at saken fra begynnelsen av ble oppfattet som en ren arbeidsmiljøsak, og så har utvalgets flertall holdt fast ved dette utgangspunktet til tross for at saken utviklet seg til en sak om organisering av kommunens system for revisjon og tilsyn. Dette kom bl.a. til uttrykk da utvalgets medlem Hans Ebbing (SV) krevde innsyn i arbeidsmiljørapporten fra Optimas, som tydeligvis har vært unntatt fra offentlighet. Utvalgets flertall gikk mot dette, med den grunngiing at arbeidsmiljøspørsmål ikke hører under utvalgets oppgaveområde. Det er et spørsmål om dette er en korrekt oppfatning av kontrollutvalgets rolle. Ifølge kontrollutvalgsforskriften 4, første ledd har kontrollutvalget et tilsynsansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Hvis det foreligger et arbeidsmiljøproblem ved revisjonen som går ut over revisjonsordningen, følger det av dette tilsynsansvaret, at kontrollutvalget også har ansvar for at nødvendige grep gjøres for å rydde opp i situasjonen. Side 5

Når en arbeidsmiljøkonflikt danner utgangpunkt for at man vil endre en revisjonsordning, bør kontrollutvalget også ha god kjennskap til konfliktens innhold, slik at utvalget har et tilstrekkelig faktagrunnlag til å vurdere hvilke tiltak eller organisasjonsmessige endringer som bør gjøres for å rette på forholdet. Lovlighetskontroll I brev datert 30. desember 2008 og innregistrert hos fylkesmannen i Hordaland 5. januar 2009 krevde tre medlemmer av kommunestyret lovlighetskontroll med det nevnte vedtak av kommunestyret 15. desember 2008. Dette kravet ble behandlet i kommunestyret 25. mai 2009 med følgende utfall: Bystyret opprettholder sitt vedtak i B.sak 246-08. Resultatet av lovlighetskontrollen foreligger i fylkesmannens brev av 8. september 2009 til kommunen. Fylkesmannen drøfter inngående de forskjellige momenter og anførsler og oppsummerer: Fylkesmannen stiller seg i det vesentlige bak de vurderinger og konklusjoner som fremgår av kommuneadvokatens notat datert 27.03.2009 til bystyrets kontor. Uten å ta stilling til det innholdsmessige i saken, mener fylkesmannen i likhet med kommuneadvokaten at det foreligger så vidt mange feil ved vedtakets tilblivelse at det er grunnlag for å konstatere ugyldighet på formelt grunnlag. Det er etter fylkesmannens syn ikke tilstrekkelig for å oppfylle lovens krav om kontrollutvalgets eksplisitte innstillingsrett og -plikt at saken var innom kontrollutvalgets møte den 09.12.2008. Initiativet og det alt vesentlige i forarbeidet og forberedelsen til endring av revisjonsarbeidet ble ikke foretatt av Kontrollutvalget, og utvalgets behandling har klart preg av å være en høringsuttalelse. Etter dette opphever fylkesmannen vedtakets punkter 2-9 og forutsetter at det fremmes ny sak om kommunerevisjonen etter innstilling og saksforberedelse av kontrollutvalget. Sakens interne dokumenter er tilgjengelige her: http://www3.bergen.kommune.no/bksak/ under bystyresak 106/09: Krav om lovlighetskontroll i B-sak 246-08 "Fremtidig revisjonsordning og sekretariat for kontrollutvalget - anbefalt løsning". Sakens øvrige dokumenter er tilgjengelige på NKRFs nettsider (http://www.nkrf.no/nyheter_cms/2009/september/ugyldig_vedtak_om_revisjonsordni ng_i_bergen_kommune/690). Fylkesmannens lovlighetskontrollavgjørelse bekrefter på en juridisk avgjørende måte den oppfatning som NKRF har hatt om forståelsen av den aktuelle bestemmelsen i kommuneloven 78, hvor vi for øvrig mener at ordlyden er ganske klar. Vi peker på at uttrykket innstilling brukes i kommuneloven i bare to forbindelser, nemlig når det gjelder formannskapets myndighet i budsjettsaker og kontrollutvalgets myndighet ved valg av revisjonsordning og valg av revisor. Uttrykket nyttes for å presisere at denne formen for saksframstilling har en spesiell status. Det innebærer at kommunestyret har plikt til å ta vedkommende sak opp til behandling og til å legge innstillingen til grunn for behandlingen, mens det ikke kan behandle en slik sak uten at det foreligger en slik innstilling. Det er derfor av avgjørende betydning at kontrollutvalgene er seg Side 6

dette sitt ansvar bevisst. Andre instanser kan/bør høres undervegs. De kan nok også rette henvendelser direkte til kommunestyret, men dette står fritt i hvordan det vil behandle slike. Oslo, 22. september 2009 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Side 7

Vedlegg 2 einfo 09/18 Ny oppgave for kommunene: beredskapsplikt Ved en endring som trer i kraft 1. januar 2010 av lov 17. juli 1953 nr. 9 har kommunene fått en ny oppgave, som beskrives slik i ny 15a første ledd: Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de iså fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes ogsammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Dette følges opp slik i ny 15b første ledd: Med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen etter 15a skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Etter ny 15c første ledd fører fylkesmannen tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i 15a og 15b. Lovens tittel er også endret, slik at den skal lyde: Lov 17. juli 1953 nr. 9 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret. Lovendringa bygger på Ot.prp. nr. 61, og Innst. O. nr. 80 for 2008-2009, og endringsloven er datert 19. juni 2009 nr. 83. Saken har sin bakgrunn i NOU 2000:24 Et sårbart samfunn og stortingsmeldingene nr. 17 (2001-2002) og 22 (2007-2008). I sistnevnte melding sies følgende om hva den nye plikten innebærer: Den kommunale beredskapsplikten skal både inneholde plikt til sektorovergripende risiko- og sårbarhetsanalyse for lokalsamfunnet og en plikt til å utarbeide en generell beredskapsplan som angir tiltak for håndtering av ulike typer kriser. Som ledd i detteskal det angis minimumskrav til kommunens krisehåndteringsevne, som blant annet krav om plan for kriseledelse, varsling, evakuering og informasjon til publikum ogpresse. Det er en målsetting at Side 8

kommunene selv tar ansvar for et systematisk, kontinuerlig og kvalitetsmessig godt arbeid med beredskap. Denne beredskapsplikten skal ikke erstatte, men komplettere beredskapsplikter som følger av sektorregelverket, og arbeidet skal ikke gå på bekostning av allerede fastlagte beredskapsplikter, som beredskap mot akutt forurensning og helsemessig og sosial beredskap. Om de økonomiske og administrative konsekvensene sier departementet i proposisjonen: Lovfesting av kommunal beredskapsplikt innebærer systematisering av oppgaver som allerede tilligger kommunene gjennom ulovfestede prinsipper for sikkerhet og beredskap på lokalt nivå. Beredskapsarbeidet forutsettes ivaretatt av de ordinære beslutningsprosesser i kommunene. Det legges til grunn at kommunene har kompetanse til å utarbeide overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser. Undersøkelser viser for øvrig at nær sagt alle kommuner har planer for kriseledelse og informasjon. De økonomiske konsekvensene av lovbestemt beredskapsplikt antas derfor å være minimale, men vil variere ut fra kommunens størrelse, risikoforhold i den enkelte kommune og eksisterende status for beredskapsarbeid i kommunen. Oslo, 2. september 2009 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Side 9

Vedlegg 3 Straffegebyr som skal fremme økt kompetanse Publisert 7. September 2009 09:00 KOFA oppfordrer i en gebyrsak oppdragsgivere til å øke kompetansen, og at det lages rutiner for å sikre bedre etterlevelse av regelverket. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har vedtatt å ilegge Troms fylkeskommune et overtredelsesgebyr på 70 000 kroner fordi et kjøp på over en million kroner ikke var kunngjort. Således er det en ulovlig direkteanskaffelse. Anskaffelsen bærer, heter det, preg av at oppdragsgiveren ikke har hatt kunnskap om grunnleggende regler i regelverket. KOFA-sak 2009/8 handlet om kjøp av løypeprepareringsmaskin og sporfres til en verdi på noe over en million kroner. Utstyret ble anskaffet av Troms fylkeskommune og skulle benyttes ved en videregående skole. En leverandør av slikt utstyr ble oppmerksom på at kontrakten var tildelt, og klaget saken inn for klagenemnda. Oppdragsgiveren har erkjent at anskaffelsen ikke ble kunngjort, men henviste til at kontrakten ble sluttet med en leverandør som ble utvalgt to år tidligere. Den gang ble det sendt ut forespørsel om tilbud til tre aktuelle leverandører, men noe kjøp ble ikke gjennomført den gangen. Heller ikke i 2006 ble imidlertid konkurransen kunngjort. Imidlertid, fremholder nemnda, er den valgte fremgangsmåten for kontrakttildeling dokumentert. Samtidig peker KOFA på at det var gått så lang tid mellom den påståtte kontakten med leverandørene til kontrakt ble inngått, at markedet kunne ha endret seg i mellomtiden. Grov uaktsomhet Klagenemnda poengterer også at det ikke fremgår at oppdragsgiveren verken i 2006 eller 2008 vurderte å kunngjøre anskaffelsen. Således er ikke regelverket fulgt selv om det ikke kan ha vært tvil om hvilke regler som gjaldt, og oppdragsgiveren har derfor i det minste utvist grov uaktsomhet ved å unnlate å kunngjøre anskaffelsen. Preventive hensyn i denne saken talte derfor, ifølge nemndas vurderinger, for at gebyret måtte settes forholdsvis høyt. Oppdragsgiveren har heller ikke vist til at det ble foretatt vurderinger av om regelverket skulle benyttes. Og: Side 10

Anskaffelsen bærer således preg av at innklagede ikke har hatt kunnskap om grunnleggende regler i anskaffelsesregelverket, og det er således viktig at gebyrets størrelse fører til at oppdragsgivere oppfordres til å øke kompetansen, og at det lages rutiner for å sikre bedre etterlevelse av regelverket, skriver KOFA. Intet formildende Også det faktum at oppdragsgiveren ikke har dokumentert at det lå en konkurranse til grunn for tildelingen, var med på å føre til et prosentvis forholdsvis høyt gebyr. Normalt er det en formildende omstendighet i slike saker at oppdragsgiveren har kunnet vise til at det har ligget en eller annen form for konkurranse i bunnen, tross alt. I denne saken finner imidlertid ikke klagenemnda noen formildende omstendigheter. Ved på å fastsette overtredelsesgebyret til 6, 5 prosent av anskaffelsens verdi. Sammenliknet med tidligere saker der gebyr er ilagt, tyder dette på større beløp og preg av bevisst omgåelse av regelverket, og av bevisst å ta risiko for at unntaksbestemmelser gjør at konkurransekravet kan omgås, er en verre forseelse. Det gjelder også hvis oppdragsgiver overhodet ikke har vurdert om reglene skal benyttes og helt holde anskaffelsen utenfor konkurranse. Side 11

Kosmo bekymret over Nav Vedlegg 4 Kommunal Rapport 23.10.2009 Arbeids- og velferdsetaten (Nav) får skarp kritikk av Riksrevisjonen i den årlige revisjonsrapporten som ble lagt fram torsdag. Regnskapet for 2008 kan ikke godkjennes. Rapporten som riksrevisor Jørgen Kosmo la fram torsdag har vesentlige merknader til 22 av totalt 229 statlige virksomheter. Nav får den kraftigste kritikken, i og med at Riksrevisjonen ikke godkjenner regnskapet for i fjor. Heller ikke regnskapet for 2007 ble godkjent. Dette er alvorlig, mener Kosmo. Bekymringsfullt Vi mener at de funnene vi har gjort er så vesentlige at vi ikke kan godkjenne regnskapet og at vi finner at vi må rapportere dette til Stortinget. Vi forventer oss da en oppfølging både fra departement og storting. Det er ikke noen grunn til å legge skjul på at jeg som riksrevisor synes at dette er svært bekymringsfullt, understreker Kosmo. Riksrevisjonen er kritisk til at Nav gjennom flere år har nedprioritert arbeidet med å sikre en tilfredsstillende internkontroll. Det er oppdaget en rekke tilfeller av feil i utbetaling av sykepenger, overgangsstønad og barnebidrag i 2008 som følge av dette. Rapporten viser også til de forventningene Stortinget hadde da reformen ble besluttet gjennomført, og sier i rapporten at det er viktig at disse forventningene begynner å innfris av etaten også innenfor reformperioden. Riksrevisor Jørgen Kosmo mener at mange av Navs problemer kunne vært unngått. Jeg er fast overbevist om at reformen burde vært bedre planlagt før den ble gjennomført. Jeg mener at vi i denne rapporten synliggjør at manglende styringssystemer og manglende IKTløsninger har ført virksomheten ut i mange av de vanskeligheter den har kommet opp i, sier Kosmo. Nav-reformen * Nav-reformen ble vedtatt av Stortinget i mai 2005. * Nav-reformen samler de gamle trygdekontorene, sosialkontorene og arbeidsformidlings-kontorene under samme tak på et såkalt Nav-kontor. * Ett av målene med reformen er at brukerne skal finne alle tjenester samme sted. * Nav utbetaler hvert år cirka 280 milliarder kroner i stønader. Dette tilsvarer rundt en tredel av statsbudsjettet. * Nav-reformen er en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor i nyere tid. Side 12

* I 2008 ble det etablert 36 forvaltningsenheter og sammen med kommunene etablerte Arbeids- og velferdsetaten 147 Nav-kontor. * Saksbehandlings-tiden i 2008 har økt kraftig spesielt for ytelsene uførepensjon, barnebidrag, barnetrygd, foreldrepenger og sykepenger. * Antallet ubehandlede saker økte fra våren 2007 til august 2008 med 70.000 saker, til totalt rundt 193.000 saker Kilder: Nav, Riksrevisjonen, regjeringen.no Feil ved anskaffelser Rapporten inneholder også bemerkninger til forvaltningen av Statens pensjonsfond Utland (SPU) og etterlyser et rammeverk fra Finansdepartementet for utlån og belåning av verdipapirer i SPU. Riksrevisjonen konkluderer med at de ikke kan se at belåningen fram til 2009 har vært i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger, og slår fast at Stortinget ikke har vært informert om SPUs praksis ved belåning av egne verdipapirer. Også Forsvarsbygg får på pukkelen i årets revisjonsrapport. Også her rettes det kritikk mot manglende internkontroll, noe som blant annet har resultert i manglende bilagsføring i regnskapet. Ved en kontroll manglet det tilfredsstillende dokumentasjon på hele 73 prosent av de kontrollerte fakturaene. Riksrevisjonen mener også at Samferdselsdepartementet ikke stiller strenge og presise nok krav til Jernbaneverket når det gjelder registering av forsinkelser og andre avvik i togtrafikken. Feil ved anskaffelser Flere departementer får kritikk for svakheter ved tilskuddsordninger og manglende rutiner for å ivareta informasjonssikkerheten. I Politidirektoratet finnes det ennå ingen backup-løsning for datasystemene. Riksrevisjonen har i flere år rapportert om brudd på anskaffelsesregelverket i staten. Også i 2008 rapporteres det om flere feil og mangler på dette området i flere av departementene. Rapporten etterlyser en bedre samordning av datasystemene til departementene og etatene. Flere av disse systemene er utviklet i den enkelte etat, og kommuniserer dermed dårlig med hverandre. Dette mener Riksrevisjonen kan føre til forsinkelser i saksbehandlingen, feil i beregninger og utbetalinger, og at brukere blir behandlet ulikt. Side 13

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 29/2009 Forvaltningsrevisjon Økonomiplanlegging, rapportering og styring Orientering fra Rådmannen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 29/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 &58 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om at den skriftlige tilbakemeldingen på hvordan anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring er fulgt opp, sendes kontrollutvalgets sekretariat innen utgangen av januar 2010. VEDLEGG Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring 2. Kontrollutvalgets sak 3/2009 Forvaltningsrevisjon - Økonomisk styring og rapportering i Midtre Gauldal kommune (kontrollutvalgets møte 26.02.2009). BAKGRUNN På kontrollutvalgets møte den 26.02.2009 i sak 3/2009 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomiplanlegging, rapportering og styring behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 9. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av august 2009. Kontrollutvalgets sekretariat har ikke mottatt en slik tilbakemelding pr. 05.11.2009. Sekretariatet har vært i kontakt med Midtre Gauldal kommune v/ økonomisjef Daniel Kvisten om saken. Som en følge av dette vil det bli gitt en orientering om status i arbeidet med oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet i kontrollutvalgets møte 12. november 2009. Side 14

Kontrollutvalgets sekretariat vil kort oppsummere hovedtrekkene i rapporten: SAKSUTREDNING Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Hovedproblemstilling: Er kommunens planlegging, rapportering og oppfølging tilfredsstillende ut fra behovet for økonomisk styringsinformasjon? Delproblemstillinger: 1. Er kvaliteten i budsjettet i samsvar med kommunens behov for planleggingsog styringsinformasjon? 2. Har kommunen økonomi- og delegasjonsbestemmelser som sikrer en betryggende kontroll? 3. Er samspillet mellom kommunens ledelse på alle nivå tilfredsstillende for å sikre en god økonomirapportering og oppfølging i kommunen? 4. Er det tilstrekkelig kunnskap i kommunens ledelse om budsjettering og rapportering? 5. Er påliteligheten i rapporteringen fra kommunen til KOSTRA god nok? Revisors konklusjoner i rapporten: Hovedproblemstillingen: Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunens planlegging, rapportering og oppfølging er tilfredsstillende ut fra behovet for økonomisk styringsinformasjon? Konklusjon: Kommunens planlegging, rapportering og oppfølging av økonomisk styringsinformasjon er i hovedsak i samsvar med kommuneloven, forskrifter, veiledere og anbefalt faglitteratur. Kommunen har likevel et forbedringspotensial i å kvalitetssikre data, og involvere både enhetsledere og politikere i kommunens budsjettprosess. Kommunens økonomi- og delegasjonsbestemmelser kan benyttes mer i daglig arbeid, samt at enhetslederes ansvar og myndighet kan synliggjøres mer enn det som er gjort i dag. Kommunens tertialrapportering kan vurderes endret, slik at kursen kan korrigeres tidligere enn i dag. Tertialrapporteringens prognoser bør og evalueres kontinuerlig for å ivareta oppfølgings- og styringsbehovet i kommunen. Det er viktig at kommunen vedtar tiltak når økonomirapporteringen avdekker merforbruk for å sikre at budsjettbalansen overholdes. Kommunen mangler en avklaring av hvordan samspillet mellom økonomikontoret og enhetslederne skal fungere, samt et system for systematisk opplæring, slik at delegert økonomisk ansvar og myndighet ivaretas. Det Side 15

mangler en klargjøring av hvem som er KOSTRA koordinator administrativt, samt å utarbeide rutiner for kvalitetssikring av data. Revisor anbefaler Midtre Gauldal kommune følgende: Vurdere budsjettprosessen med tanke på involvering og kvalitetssikring i budsjettarbeidet Oppdatere kommunens økonomi- og delegasjonsbestemmelser Vurdere kommunens tertialrapportering med henblikk på hyppighet og periodisering slik at disse tilpasses kommunens styrings- og oppfølgingsbehov Sikre systematisk opplæring av enhetsledere i forhold til delegert myndighet og ansvar Utarbeide rutiner som sikrer at kommunens innrapportering i KOSTRA koordineres og kvalitetssikres Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2009: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 9. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009 Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 18.05.2009 i sak 25/2009 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 9. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Forvaltningsrevisjonsrapporten ga en god oversikt over økonomiplanlegging, rapportering og styring i kommunen og signaliserte punkter kommunen måtte ha fokus på i det videre arbeidet. Midtre Gauldal kommune er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre alle anbefalingene som revisjonen ga i rapportens pkt. 9. Derfor er rådmannen invitert til kontrollutvalgets møte for å gi en foreløpig statusrapportering i dette arbeidet. Side 16

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2009 Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune Orientering fra revisor Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 30/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Midtre Gauldal kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om resultatene fra årsrevisjonen 2008, planleggingen av revisjonsarbeidet for 2009 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Side 17

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Midtre Gauldal kommune har eierinteresser. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 31/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. I medhold av kommunelovens 80 ber kontrollutvalget om få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Midtre Gauldal ASVO AS. 2. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. SAKSDOKUMENTER: Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KS-14/2008 Plan for selskapskontroll for valgperioden 2007 2011 behandlet av kommunestyret på møte 28. april 2008. 2. Sak KS 17/2009 Eierskapsmelding for Midtre Gauldal kommune behandlet av kommunestyret på møte 30. mars 2009. 3. Sak KU-13/2009 Selskapskontroll Midtre Gauldal kommune behandlet av kontrollutvalget på møte 23.04.2009 4. Sak KU-23/2009 Habilitet i kontrollutvalget i forbindelse med selskapskontroll behandlet av kontrollutvalget på møte 24.09.2009. SAKSUTREDNING: Det blir i noen sammenhenger stilt spørsmål ved overføringen av midler til selskaper og sammenslutninger utenfor Midtre Gauldal kommune, hvordan disse pengene følges opp og hva kommunen får igjen for disse midlene. Kontrollutvalget har gjennom reglene om selskapskontroll mulighet til å følge opp kommunalt eide selskaper. Når det gjelder å følge opp bruken av kommunale tilskudd til øvrige selskaper og sammenslutninger, så må Midtre Gauldal kommune forbeholde seg en rett til innsyn, før kontrollutvalget kan forfølge overførte midler. Side 18

Generelt om innsyn i selskaper der Midtre Gauldal kommune har eierandeler Kommunen har ingen ubetinget innsynsrett i selskaper som er selvstendige rettssubjekter. Kommunen vil utøve sin eiermakt gjennom generalforsamling eller representantskap. Styremedlemmene har rett til innsyn, men styrets rolle er i første rekke å ivareta selskapets interesser. Styret har således ingen plikt til å informere kommunen som eier på annen måte enn gjennom vedtak eller fremleggelse av saker for generalforsamling / representantskap. Ved å være representert i styret vil kommunen likevel kunne ivareta sine interesser. Kontrollutvalget Gjennom en endring i kommuneloven i 2004 fikk kontrollutvalget rett til å gå inn i selskaper hvor kommunen har eierandeler, men dette gjelder i første rekke selskaper som er 100 % kommunalt eid, enten gjennom Midtre Gauldal kommune alene, eller der Midtre Gauldal kommune eier selskapet sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Typiske eksempler på slike selskaper er Midtre Gauldal ASVO AS, Envina IKS, Trønderenergi AS, Gauldal Energi AS, GaulaNett AS. For slike selskaper kan kontrollutvalget gjennomføre selskapskontroll etter kommunelovens 80, og utvalget har fullt innsyn, alt i fra å be om informasjon fra selskapet til å gjennomføre større undersøkelser som har karakter av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget og revisjonen skal også varsles og har rett til å være tilstede på generalforsamlinger/representantskap for slike selskaper. Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok Midtre Gauldal kommunestyre på møte den 28. april 2008 en plan for selskapskontroll i regi av Midtre Gauldal kommune som sak KS- 14/2008. Planen gir kontrollutvalget vide fullmakter til å følge opp selskaper som er 100 % kommunalt eid. For selskaper der kommunen har eierinteresser sammen med private interessenter har kontrollutvalget begrensede muligheter for oppfølging. Her må kontrollutvalget gå via Midtre Gauldal kommune sine eierinteresser i selskapet. Hjemmelen fremgår av kommuneloven 77 nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Det vil si at kontrollutvalget må følge opp at Midtre Gauldal kommune følger opp sine eierinteresser. Kontrollutvalget har altså ikke noen selvstendig myndighet her. Hjemmelen er likevel ikke til hinder for at kommunen kan hente inn informasjon som kontrollutvalget senere får tilgang til. Oppfølging av selskaper der Midtre Gauldal kommune har eierandeler Utviklingen i de senere år viser at betydelige kommunale midler kanaliseres inn i virksomhet utenfor kommunen, dette gjelder både frittstående selskaper og prosjekter som kommunen er involvert i. Med utgangspunkt i note 5 til regnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2008 har vi satt opp en oversikt over selskaper som Midtre Gausdal kommune har eierandeler i og som samtidig er 100 % offentlig eid. Side 19

Selskap Andel Balanseført verdi pr. 31.12.2008 ( i hele tusen) Trønderenergi A/S 3,51 % 80 735 Gauldal Energi AS 66,67 % 6 600 Midtre Gauldal ASVO AS 100 % 50 Gauldal IKT AS (GaulaNett AS) 2 000 Gaula Natursenter AS 40 % ENVINA IKS 33,3 % 1 Gaia Lab AS 16 % Revisjon Midt-Norge IKS 5,4 % 79 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 5,4 % 27 Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 2,31 % 1 Gauldal Brann og Redning IKS 36,20 % 1 Sekretariatet mener følgende selskaper er mest aktuelle for oppfølging: Gauldal Energi AS Midtre Gauldal Asvo AS Gaula Natursenter AS Envina IKS Gauldal Brann og Redning IKS Aktuell type oppfølging her er innhenting av styreprotokoller, regnskap, årsberetning og generalforsamlingsprotokoller som kan danne grunnlag for en vurdering av selskapenes drift opp i mot kommunestyrets intensjoner med deltakelsen i selskapene. Videre kan det være aktuelt å invitere selskapene inn i kontrollutvalgets møte for å orientere om selskapets virksomhet. Administrasjonen ble pålagt å utarbeide en eierstrategi for sine selskaper. Vedtaket ble gjort på bakgrunn av en begrenset eierskapskontroll for alle aktuelle selskaper som ble gjennomført etter bestilling fra kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. For eksterne selskaper som er med i oversikten foran kan det være aktuelt å be om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings- /representantskapsmøter. Orienteringer i kontrollutvalget direkte fra selskaper kan gjennomføres og bør gi muligheter til å få bedre innblikk i selskapene. For øvrige typer samarbeid og selskap med private eiere kan det være aktuelt å be om å få nærmere informasjon om samarbeidet gjennom orienteringer fra rådmannen eller representanter for selskaper/sammenslutninger, med sikte på en vurdering av kommunens engasjement i samarbeidet. Side 20

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 32/2009 Forslag til møteplan for kontrollutvalget 1. halvår 2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 32/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 25. 22. 10. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSFREMSTILLING: For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2010 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2010, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Møteplan for kommunestyre og formannskap vil bli lagt frem i en av formannskapets møter i november, og sekretariatet har derfor ikke hatt anledning til å sette opp datoer med det for øyet at møteplanen bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Sekretariatet har satt opp møtedatoer for kontrollutvalget etter erfaring fra tidligere års møteplaner, men kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers Side 21

øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 1. halvår 2010: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 25. 22. 10. 25. februar 2010 På møte i februar vil forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune være ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding for kontroll- og tilsynsfunksjonen i 2009 legges frem. Videre vil utvalget få seg forelagt en overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune som vil være grunnlaget for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon for 2010. 22. April 2010 Kontrollutvalget vil arbeide videre med å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon for 2010 for Midtre Gauldal kommune. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i april. 10. juni 2010 For å følge opp tilsynsarbeidet og for å planlegge resten av året, vil det være hensiktsmessig å avvikle et møte før sommeren. Aktuelle saker er bestilling av forvaltningsrevisjon, eventuelle innspill ved planleggingen av regnskapsrevisjonen og saker som eventuelt måtte være aktuelle. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i 2010. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Side 22

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 33/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.11.2009 33/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. SAKSDOKUMENTER: Ingen. Side 23