Dagsorden: INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2013 Generalforsamlingen avholdes på Sanderød bedehus lørdag 18. mai 2012 kl 11:00. PS: Umiddelbart etter møtet kl. 12:00 vil SVAL ha sitt årsmøte 1 Opprop og opptelling av antall stemmeberettigede 2 Valg av ordstyrer 3 Valg av to medlemmer til å skrive under protokollen 4 Styrets årsmelding 5 Regnskap 2012 og budsjett 2013 6 Infosaker 7 Mottatte saker/forslag 8 Valg 4. Styrets årsmelding Styret finner det mest naturlig at årsmeldingen dekker perioden mellom de ordinære generalforsamlingene i 2012 og 2013. Styret har i 2012/13 bestått av: Leder: Tom E. Moen Nestleder: Øivind Svendsen Sekretær: Sverre V. Kaarbøe Kasserer: Ulf Gundersen (Trakk seg fra sitt verv august 2012) Medlem: Arild Svendsen (Trakk seg fra sitt verv april 2013) 1. vara: Bård Østby 2. vara: Sara Nærstad Revisorer: Valgkomité: Jan Ivar Andreassen og Terje Bryne Lars Bergstad og Knut Reinseth Det siste året har som tidligere vært preget av arbeidet med de to store og viktige sakene for velets medlemmer. Ønsket om å skaffe alle hyttene tilgang til vann/kloakk og båtplasser. Det har i perioden vært avholdt 5 styremøter. Mesteparten av styrets arbeid har vært koordinert pr. epost og telefon. Det har også vært avholdt flere møter med myndigheter og andre aktører som har bidratt til å belyse sakene som har vært behandlet. Referatene er tilgjengeliggjort på vellets hjemmeside. Styret i Sanderød Velforening har fastsatt en årsplan for styrets arbeid i 2013. Årsplanen viser tidspunkt for styremøter og generalforsamling og hvilke faste saker som er til behandling. Det kommer også frem av planen hvem som er ansvarlig for de ulike punktene. Årsplanen er vedtatt på styremøte i januar 2013. Det kan komme endringer i tidspunkter og saker gjennom året. Avtale mellom Sanderød Vel og SVAL Viser til referat fra ekstraordinær generalforsamling 21.4.2012. Det ble vedtatt at Sanderød Vann- og Avløpslag skulle få enerett til utbygging av vann og kloakk på velets eiendom, for å sikre like rettigheter og muligheter for alle velets medlemmer til vann og kloakk. I skrivende stund jobber velet og SVAL sammen med jurist om å formalisere en avtale mellom partene som ivaretar generalforsamlingens vedtak fra 2012. Denne avtalen vil bli signert og evt. tinglyst på velets eiendom etter at generalforsamlingen i velet, og årsmøtet i SVAL er avholdt. Da ivaretatt eventuelle nye vedtak.
Salg av tomter I ekstraordinær generalforsamling 21.4.2012, ble det vedtatt å selge de ubebygde tomtene i velets eie, og å øremerke hele salgsgevinsten til delfinansiering av kostnader og investeringer ved utbygging av vann og avløp for velets medlemmer. Vårt hyttefelt ligger innenfor et område som i kommuneplanen er avsatt til «Bebyggelse og anlegg fritidsbebyggelse». Området er ikke regulert. Dersom Sanderød vel skal søke fradeling av 4 tomter, stiller kommuneplanen krav til at dette gjøres gjennom en reguleringsprosess. Selv om vi regulerer hele hyttefeltet vil ikke det garantere at vi kan fradele 4 tomter. Det er gitt en åpning i kommuneplanen for å kunne søke dispensasjon fra kravet om reguleringsplan, for fradeling av inntil 2 tomter for fritidsbebyggelse. Det er innhentet tilbud på salg av inntil 4 tomter hos en lokal eiendomsmegler i Halden. Megleren anslår verdien på hver av de fire tomtene til å ligge på hhv. Kr. 400 000, Kr. 450 000,- Kr. 500 000 og Kr. 600 000. Styret vil i første omgang utarbeide en søknad om fradeling av de 2 tomtene med anslått størst markedsverdi. Regulering av strandsonen Etter generalforsamling i 2012 har det gjennom sommeren og høsten vært en dialog med kommunen og arkitektkontoret. Ny kontaktperson hos Rambøll på Fredrikstadkontoret er avtalt, da forrige kontakt har sluttet. Planverket ble sluttført tidlig 2013 i Halden Kommune før det igjen ble lagt ut til offentlig høring med frist 9.mars 2013. Det er mottatt innspill fra nabovellet, fire av vellets medlemmer, noen få offentlige organisasjoner samt fylkeskommunen og fylkesmannen. Det er en klar melding fra Fylkesmannen og Fylkeskommunen, at de vil kunne godta en felles løsning (alt B - felles) med ytterligere hensyntagende til badeplassen utover de 4 båtplasser som allerede er foreslått fjernet. Videre prosess ble fastsatt i et forberedende møte med arkitekt og kommune i slutten av april og et påfølgende forhandlingsmøte med fylket før endelig regulering blir godkjent. Eventuelle nye avklaringer vil bli informert på generalforsamlingen. Kostnader for regulering vil overstige tidligere estimat med noen få tusen kroner. Deretter vil detaljering av båtplassene og endelig plan gjennom en byggesak fastlegges og godkjennes av kommunen. Byggesaken og kostnader til dette er hensyntatt i framlagt budsjett for 2013. Det vil ikke bli nye brygger i 2013, men de kan være på plass i 2014. Båtforeningen Båtforeningen har ikke hatt noen ekstraordinære aktiviteter utover opptak av brygger i oktober og utlegg av brygger i april. En på- og avstigningsplass har vært tilgjengelig i 2012, men har nesten ikke vært brukt. Båtforeningen startet i 2011 med forberedelser på utbedring av båtplasser, og 16 av 19 båtplasser innbetaler årlig kr 1500,-til dekke av de utgifter som måtte komme for den enkelte. Alle har betalt for 2012 og utbedring avventer til regulering båtplasser på Sanderød er på plass. En viktig endring er besluttet, som informert medlemmene i båtforeningen, da regulering foreløpig krever at de 4 innerste båtplasser både for alternativ A og B må fjernes. Endelig løsning og detaljert byggesak er referert under regulering strandsonen. Det er ingen endringer rundt styret i båtforeningen utover det som var referert i årsberetning til GF 2012. «Endringer i styret og eventuelt vedtekter foreslås først å tas i forbindelse med at det trolig etableres en felles båtforening for Sanderød Vel når regulering båtplasser er på plass».
Pumpehus Alle med tilknytning til felles pumpehus betalte inn kr 1 000,- i 2012, og lånet fra velforeningen ble oppgjort i januar 2013. Som tidligere år har det vært kostnader på pumpehusene. Dette er hensyntatt i 2013 ved at en regning på kr 750,- er sendt alle medlemmer med tilknytning til felles pumpehus. Regnskap 2012 Regnskapet for 2012 ble ferdigstilt i januar 2013 og revisorene ga sin uttalelse 28.februar. Ulf Gundersen trakk seg fra sitt verv i styret i august 2012 og Øivind Svendsen har dekket rollen som kasserer med hjelp av vara Sara Nærstad. Ny kasserer velges ved GF 2013. Ny kasserer vil få overlevert tidligere regnskap fra Ulf Gundersen samtidig som tilgang til kontoer må opprettes. Alle utestående fordringer fra tidligere år (2009 2011) er gjennomgått og innkrevd i 2012. Fordringer i regnskapet pr 31.12.12 er innbetalt i januar 2013. Det vil si at ikke er noen gamle fordringer igjen i Sanderød Vel. Inntekter i Sanderød Vel for 2012 er medlemskontingent fra 57 medlemmer (57 000 kr) samt avdrag del 2 for regulering av strandsonen, totalt kr 256 500. Lån fra Sanderød Vel til pumpehusene er gjort opp i januar 2013. Det er påløpt kostnader til regulering av strandsonen på kr 152 062 i 2012, men det påløper ytterligere kostnader til dette i 2013. Dette er reflektert i budsjett for 2013. Totalt sett gikk Sanderød Vel med et overskudd på kr 116 115 i 2012. Budsjett 2013 Budsjett 2013 ble lagt frem sammen med Regnskap 2012 på styremøte 30.januar 2013 og godkjent av styret sammen med regnskap. Budsjettallene er lagt inn i regnskapet slik at man kan sammenligne dette med både 2012 og 2011. Det presiseres at dette kun er et budsjett, og at det er estimerte, avrundede beløp basert på historikk, samt en forventning styret har for 2013. Man ser av budsjettet at inntekter og kostnader som gjelder salg av tomter og etablering av båtplasser nuller hverandre. For tomtesalg er dette gjort iht vedtak på generalforsamlingen i 2012, hvor det ble vedtatt at dette skulle gå til SVAL. Etablering av båtplasser er estimert med kr 20 000 pr hytte, til sammen kr 1 140 000. Det har etter avleggelse av regnskapet kommet frem at det antakelig vil ta noe leger tid før dette er på plass, slik at kostnadene vil fordele seg over flere år, men dette er da ikke hensyntatt i budsjettet for 2013. De øvrige inntektene, som er medlemskontingenten for 2013, dekker ikke budsjetterte kostnader. Dette skyldes bland annet at ikke alle fakturaer vedrørende regulering av strandsonen var kommet innen utgangen av 2012. Disse kostnadene kommer da med i 2013 regnskapet. Overskuddet i 2012 vil derfor gå til dekning av det budsjetterte underskuddet i 2013. Etter budsjett vil Sanderød Vel gå med et samlet overskudd på kr 26 647 for 2012 og 2013. Endring eierskap hytter og medlemmer i Velet Kari Bergersen (og Nils Robert Elven) har tatt over hytta etter foreldrene til Kari. Valgkomitéen Styret har gitt et innspill til valgkomiteen om at det er viktig å nominere kandidater som har tid og ressurser til å ta på seg et slikt verv. Styret har også informert om at samarbeidet internt fungerer bra inneværende periode, og at de som er på valg stiller til gjenvalg. Sara Nærstad er villig til å påta seg rollen som kasserer i neste periode.
Vedtektsendringer Det ble på Ekstraordinær Generalforsamlingen den 21.4 i 2012 og på ordinær generalforsamling 26. mai 2012 foretatt vedtektsendringer knyttet til 3 Styret og 5 revisjon. Oppdaterte vedtekter er vedlagt denne innkallingen. Dugnader og vedlikehold av veier Felles vårdugnad var planlagt før generalforsamlingen, men endringer i styrets sammensetning helt på tampen medførte at den organiserte vårdugnaden utsettes. Alle medlemmene oppfordres til å ta i et tak på veiene, og å rydde opp langs stier og i strandsonen. Styret har laget en oversikt for tilhørighet for alle medlemmer med tanke felles ansvar på veier og skogvekst. Styret vil komme tilbake til dette nærmere i løpet av 2013 i forbindelse med etablering av en dugnadsplan. Adresseprosjektet i Halden kommune Halden kommune har startet et prosjekt for å sikre at alle boliger i kommunen (inkl. fritidsboliger) skal få egen adresse. De legger opp til at to av veiene på hyttefeltet vårt skal få egne navn. Styret har på vegne av velforeningen spilt inn veinavnene: Fløbergveien, Sanderødveien og Oretoveien. Strandveien er allerede i bruk i kommunen, og kan derfor ikke benyttes. Dessverre har vi ikke kunnet samordne innspillet med alle medlemmene, men det er i skrivende stund fortsatt anledning til å påvirke prosessen ved å kommentere direkte på Halden kommunes nettsider. Etablering av nettside Styret i Sanderød velforening har etablert en hjemmeside basert på malen til Velenes Fellesorganisasjon. Se vedlagte link; http://sanderodvel.velnettbeta.no/ På hjemmesiden kan du lese om det som styret i Sanderød velforening jobber med. Vi legger ut referater fra styremøter og andre relevante møter, samt annen relevant info. Vi vil fortløpende (i den grad det er praktisk mulig) legge ut informasjon og dette danner den elektroniske oppslagstavlen for Sanderød Velforening. Alle artikler som legges ut er merket med søkeord. Disse finner du igjen under menyen "Siste artikler om:" på forsiden. Vi arbeider også med at SVAL vil kunne bruke hjemmesiden. Miljøstasjon Som tidligere år ber styret medlemmene om å benytte kommunens miljøstasjon på Risum for gjenvinnbare fraksjoner. Her finner du containere for metall, glass, drikkekartonger, plast, papp, papir og farlig avfall. Følg Halden kommunes regler for avfallshåndtering. 5. Regnskap 2012 Regnskap for 2012, for de tre kontoene (Sanderød Vel 1030.07.71020, Pumpehus 1030.07.57605 og Båtforening 1030.10.75095) legges frem av Sara Nærstad/Øivind Svendsen. Se eget vedlegg (regnskaper) i innkalling og kommentarer ellers i årsberetning.
6. Infosaker 1. Oppdatert medlemsliste er vedlagt innkalling til Generalforsamling. Vennligst sjekk kontaktinfo og informer styrets sekretær dersom det skulle være noen mangler. 2. Styret oppfordrer til at alle medlemmer er fleksible og samarbeidsvillige med rydding/felling av trær slik at alle medlemmene kan nyte utsikten. 3. Nøkler til bommene kan ikke kopieres fritt, men ved å rette en forespørsel til styrets sekretær, vil disse kunne kjøpes for kr 150,-/stk. 7. Mottatte saker og forslag fra styret 7.1 Ingen saker er innkommet innen fristen: Det er mottatt en forespørsel fra Nancy Borgerød og Ulf Madsen/Sølvi Wærhaug om tillatelse til å kople seg til offentlig kloakk. Styret i velet anser (etter vedtak i ekstraordinær generalforsamling i 2012) ikke at styret har anledning til å behandle saken. Styret har bedt medlemmene om å fremme sin forespørsel til SVAL. I etterkant mottok styret en epost som tyder på at medlemmene ønsker dette opp til diskusjon i generalforsamlingen. Dette avslås av styret med henvisning til frist for innmelding av saker til generalforsamlingen (Ref. vedtektenes 6), vedtak i ekstraordinær generalforsamling 2012 (som gir SVAL enerett til tilkopling) samt med referanse til generalforsamlingens vedtak på i 2012 om å avslå liknende sak fra Frank Jensen. Se vedlagte epost-korrespondanse mellom styret og medlemmene. 7.2 Vedtektsendring - medlemsrett Det følger både plikter og rettigheter med et medlemskap i Sanderød velforening. I dagens vedtekter åpnes det for at hytteeiere, tomteeiere og fastboende kan opptas som medlemmer i velforeningen. Det er ingen kriterier ut over dette. Det er i dag mulig å avgi stemme på generalforsamlingen, til tross for at man ikke er betalende medlem i foreningen. Styret har gjennomgått en del standard vedtekter som er tilgjengelig på nettet, og foreslår følgende endring knyttet til stemmerett på generalforsamling: Slik lyder 2 Medlemsrett i gjeldende vedtekter: «Som medlem av Sanderød Vel kan opptas hytteeiere, tomteeiere eller fastboende. Nye medlemmer opptas fortløpende i forbindelse med eierskifte. Nye eiendommer tas kun opp etter behandling i generalforsamlingen. I tilfelle salg eller overdragelse av eiendom, plikter vedkommende å underrette styret. Ved avstemning i saker som det kreves avstemming, har hver tomt kun 1 en stemme.» Forslag til vedtak: Følgende avsnitt erstatter 2 Medlemsrett: «Som medlem av Sanderød Vel kan opptas hytteeiere, tomteeiere eller fastboende. Nye medlemmer opptas fortløpende i forbindelse med eierskifte. Nye eiendommer tas kun opp etter behandling i generalforsamlingen. Medlemskapet er først gyldig fra den dag kontingenten er betalt. For å ha stemmerett på årsmøtet må kontingenten for inneværende år være betalt. I tilfelle salg eller overdragelse av eiendom, plikter vedkommende å underrette styret. Ved avstemning i saker som det kreves avstemming, har hver tomt kun 1 en stemme.»
8. Valg Viser til vedtektene 3, avsnitt 1 og vedtektene 5. Valgkomiteens innstilling til valg av nye styremedlemmer. Leder: Tom Erling Moen Ikke på valg Nestleder: Øivind Svendsen Velges for 2 år (gjenvalg) Styremedlem: Nils Robert Elven Velges for 1 år (erstatter Arild Svendsen) Sekretær: Sverre Kaarbøe Ikke på valg Kasserer: Sara Nærstad Velges for 2 år 1. varamedlem: Bård Østby Velges for 2 år (gjenvalg) 2. varamedlem: Nancy Borgerød Velges for 1 år (erstatter eventuelt Sara) Revisor 1: Jan Ivar Andreassen Ikke på valg Revisor 2: N.N Velges for 2 år (Terje stiller ikke) Valgkomité: Knut Reinseth Ikke på valg Lars Bergstad Velges for 2 år (gjenvalg) Vel møtt til generalforsamlingen 18. mai 2013 kl 1100-1200 Sanderød, 29.april 2013 Styret