a v STAND013 Elektronisk utveksling av handelsinformasjon i dagligvarebransjen DEL 1 Sammendrag og beskrivelse av prosesser Versjon 1.0 31. desember 2015 Side 1 av 44 Publisert 31.12.2015
Innhold DEL 1 Sammendrag og beskrivelse av prosesser... 3 1. Forord... 3 2. Hvordan brukerprofilen skal brukes... 4 3. Sammendrag... 5 4. Handelsprosesser omfattet av brukerprofilen... 6 5. Prosess Normalordre grossistlevert... 11 6. Prosess Normalordre butikklevert... 22 7. Prosess Crossdock... 33 Side 2 av 44 Publisert 31.12.2015
DEL 1 Sammendrag og beskrivelse av prosesser 1. Forord STAND013 er utarbeidet av GS1 Norway på oppdrag fra STAND. Formålet med STAND013 er å gi en samlet enhetlig dokumentasjon på prosesser og elektroniske meldinger som er avtalt skal brukes ved samhandling i dagligvarehandelen. Dokumentasjonen erstatter tidligere dokumentasjon referert til som DEDIP/DEDIP2/XML Dagligvarer/e2b Faktura Dagligvarer. Ved å samle disse i én felles profil sikrer man at alle prosesser og meldinger til enhver tid er tilpasset hverandre, samtidig som det gir brukerne en mer kompakt og omforent oversikt og forståelse over de enkelte prosesser og meldinger. Brukerprofilen omfatter begge EDI-formatene (EANCOM og XML) som er i bruk i dagligvarehandelen i dag. Brukerprofilen beskriver ikke interne prosesser hos aktørene, men har fokus på prosesser mellom aktørene og hvilke informasjonselementer som skal utveksles mellom dem. Det betyr at utveksling av informasjon mellom grossist og detaljist, og mellom leverandør og hans eventuelle 3PL ikke er del av brukerprofilen. Prosessene og hva som faktisk skal utveksles er dels styrt av regler i prosessbeskrivelsene og i meldingene, og dels avtalt bilateralt mellom aktørene. Andel bilateral avtaler er forsøkt holdt på et minimum for å skape en mest mulig enhetlig bruk. Brukerprofilen beskriver i liten grad avvikssituasjoner, da disse i stor grad må løses fra sak til sak og hvor det vanskelig kan utarbeides felles regler for hvordan disse skal håndtereres. Brukerprofilen består av 5 deler, hver beskrevet i eget dokument: Del 1 Sammendrag og beskrivelse av prosessene beregnet for de som raskt ønsker å få et overblikk over hva som ligger i standarden, hvilke prosesser som er omfattet, og hvordan standarden skal brukes Del 2 Meldingsbeskrivelse EANCOM beregnet for de som skal implementere standarden og som trenger detaljert informasjon om de enkelte meldinger, basert på EANCOM-format Del 3 Meldingsbeskrivelse XML beregnet for de som skal implementere standarden og som trenger detaljert informasjon om de enkelte meldinger, basert på XML-format Del 4 Endringslogg som beskriver hva som er endret ift forrige versjon av brukerprofilen Del 5 EDI utvekslingsavtale som dokumenter hvem som er avtaleparter, roller og kontaktpersoner, meldinger og formater og hvordan meldingene skal utveksles, samt hva som bilateralt avtales mellom kjedene Side 3 av 44 Publisert 31.12.2015
2. Hvordan brukerprofilen skal brukes Brukerprofilen erstatter alle tidligere versjoner av dokumenter og meldinger tilknyttet DEDIP/DEDIP2/XML Dagligvarer/e2b Faktura Dagligvarer. Det anbefales alle parter å sette seg inn i den nye versjonen av brukerprofilen. Det er utarbeidet et kort vedlegg som beskriver de viktigste endringer i forhold til gammel versjon. Dette er dokumentert i Del 4 Endringslogg. Alle endringer som fremover gjøres i brukerprofilen fremover vil bli dokumentert i endringsloggen. GS1 Norway administrerer vedlikeholdet av brukerprofilen, på oppdrag fra STAND. Den kan lastes ned fra www.stand.no og www.gs1.no. Som hjelp ved implementering tilbyr kjedene en kostnadsfri validering av noen av STAND013- meldingene. Dette er en tjeneste som administreres av GS1 Norway. Tjenesten er web-basert og alltid tilgjengelig. Enkelte av kjedene forutsetter at en melding skal validere feilfritt i denne tjenesten før testing starter mot kjeden. Tilgjengelige meldinger: Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura i både XML og EANCOM-format. Tilgang til tjenesten kan bestilles på www.gs1.no. Side 4 av 44 Publisert 31.12.2015
3. Sammendrag Denne brukerprofilen beskriver meldingsflyt og innhold i meldingene for: Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Brukerprofilen dekker tre hovedprosesser: Normalordre grossistlevert Normalordre butikklevert Crossdock Brukerprofilen har fått betegnelsen STAND013 - Elektronisk utveksling av handelsinformasjon i dagligvarebransjen, forkortet til STAND013. I brukerprofilen er alle aktuelle dataelementer i disse meldingene dokumentert i forhold til hvilke dataelementer som er påkrevd skal brukes ved utveksling, hvilke som kan brukes ved utveksling, og hva som er gyldige verdier ved bruk av ulike koder i dataelementene. Brukerprofilen har fokus på å beskrive hvordan en korrekt melding skal settes opp, og hvilket datainnhold som skal inngå i meldingene. Brukerprofilen beskriver også hvordan meldingene skal brukes i samhandlingen mellom aktørene. Avvik fra brukerprofilen må avtales bilateralt og dokumenteres i Del 5 EDI-utvekslingsavtale. Pris/salgsdata-melding (PRICAT / CIN XML) som brukes ved utveksling av grunndata er beskrevet i et separat dokument, da disse meldingen administrativt er lagt til Tradesolution, hvor EPD-utvalget representert av kjedene og utvalgte leverandører styrer informasjonsbredden og derved også vedlikeholdet av meldingen/brukerprofil. Pris/salgsdata-melding med tilhørende brukerprofil kan lastes ned fra www.tradesolution.no, og er ikke en del av STAND013. Det er innenfor dagligvarer også utviklet noen profiler på andre meldinger en de som er nevnt over. Disse er valgt å ikke tas inn i ny versjon av STAND013, da de er lite/ikke brukt. Meldingene vil bli vurdert tatt inn i denne profilen når eller hvis aktørene tar disse i bruk. Dette gjelder meldingene: Retur Salgsrapport STAND013 legger vekt på at utveksling av meldinger skal skje etter enkle og oversiktlige prinsipper som også gjør kontroll og oppfølging enklest mulig. Dette innebærer at kun avtalte dataelementer i avtalte segmenter er dokumentert og tatt med i brukerprofilen. Det er mulig å legge inn mer informasjon i en melding enn det som er beskrevet i denne brukerprofilen, men dette må ikke implementeres uten at det er avtalt med GS1 Norway. GS1 Norway vil om det anses nødvendig legge frem et endringsforslag for STAND, som vil beslutte om endring skal gjennomføres. Alle beskrivelser, krav og forutsetninger beskrevet i dette dokumentet gjelder uavhengig av hvilket EDIformat som implementeres. Avvik fra dette dokumentet må avtales bilateralt og dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale for å være gyldig. Side 5 av 44 Publisert 31.12.2015
4. Handelsprosesser omfattet av brukerprofilen Nedenfor er beskrevet en generisk prosess for innkjøp, leveranse og oppgjør. Ut fra dette er det utarbeidet tre hovedprosesser: Normalordre grossistlevert Normalordre butikklevert Crossdock. I den generiske prosessen er aktuelle delprosesser og meldinger beskrevet, mens det i hovedprosessene er beskrevet det som gjelder spesielt for den enkelte hovedprosess. Det innebærer at det for bruker er relevant å sette seg inn i den generiske prosessen med tillegg for den/de hovedprosesser som det er avtalt skal brukes mellom partene. 4.1. Generisk prosess 4.1.1 Vedlikehold av Masterdata (ikke del av STAND013) Ved nye produkter og ved endringer på eksisterende produkter kan leverandør sende masterdatainformasjon om produktene til EPD-basen hos Tradesolution gjennom bruk av Pris/salgsdatamelding (PRICAT eller CIN XML), eller på andre måter Tradesolution måtte tilby. Informasjonen som mottas vil bli kontrollert før EPD-basen oppdateres. Ved nye produkter eller større endringer på eksisterende produkter vil produktet også bli fysisk kontrollert og målt, veid og fotografert hos EPD sjekkpunkt før EPD-basen oppdateres. Kjedene vil deretter gjennom sin abonnementsløsning kunne få overført informasjon om nye produkter/endringer på eksisterende produkter ved å motta Pris/salgsdatamelding (PRICAT eller CIN XML) eller på andre avtalte måter. 4.1.2 Innkjøp Består av delprosessene Sende ordre Motta ordre og sende ordrekvittering Motta ordrekvittering Behandle ordre og sende ordrebekreftelse Motta og behandle ordrebekreftelse Sende ordre En bestilling sendes i ordre-melding og spesifiserer varer/ytelser som bestilles under de betingelser som er avtalt mellom selger og kjøper. Normalt omfatter dette bestilling fra grossist til leverandør, og fra detaljist til leverandør med leveranse direkte til butikk. Kunden sender en ordre til leverandøren i henhold til avtalt ordrestopptid. I ordren angis bl.a. kjøper og selger, produkt, mengde, ønsket leveringsdato og leveringssted. Den mest vanlige leveringsbetingelsen er Incoterms 2010 EXW, men standarden dekker også andre leveringsbetingelser. Ved EXW skal èn bestilling bare omfatte en leveranse fra ett hentested til ett leveringssted (lokasjon) og en ønsket leveringsdato. Ved andre leveringsformer gjelder i hovedsak samme prinsipp, men kan fravikes noe. Eksempelvis trenger ikke en leverandør som selv er ansvarlig for transporten, å avgrense leveransen til ett hentested for varene på samme ordre, da dette er uten interesse og betydning for kjøperen. Side 6 av 44 Publisert 31.12.2015
Kansellering av ordre kan enten gjøres ved at det avtales på telefon at leverandør skal sende en ordrebekreftelse med 0 i antall på alle linjer, eller at det avtales på telefon at ordren slettes manuelt i systemet hos begge pater. Tilleggsordre for leveranse på samme tid som hovedordre må gjøres innenfor avtalt ordrestopptid for hovedleveransen. Dette gjøres ved å legge en ordinær ordre på de produkter og kvanta som skal bestilles i tillegg. Endringer på en avsendt ordre kan løses ved at det avtales at det skal bekreftes 0 på de linjer som skal endres, hvorpå det sendes en ny ordre på de linjene som skulle endres. Alternativt kan det avtales på telefon at opprinnelig ordre annulleres/bekrefter 0 på alle linjene, og at det deretter sendes ny ordre. Ordrenummeret skal være unikt for hver bestilling som sendes fra en kjøper. Leverandør skal avvise en bestilling med ordrenummer som er mottatt og behandlet tidligere. Motta ordre og sende ordrekvittering Leverandør skal umiddelbart etter at bestilling er mottatt returnere en ordrekvittering. Ordrekvitteringen har kun til hensikt å dokumentere at ordren er mottatt. Motta ordrekvittering Ordrekvittering er en forsikring på at ordren er mottatt, men gir ingen forsikring på hvorvidt leverandør kan levere det som er bestilt eller ikke. Hvordan ordrekvittering brukes er en intern prosess hos kjøper og beskrives ikke nærmere i dette dokumentet. Behandle ordre og sende ordrebekreftelse Etter at ordrekvittering er sendt skal leverandøren behandle ordren i sitt system. Han skal først sjekke at ordren oppfyller kravene til innhold og struktur (se del 2 EANCOM/del 3 XML og eventuelle bilaterale avtaler spesifisert i del 5 EDI utvekslingsavtale, og dernest undersøke hvorvidt han kan levere det som er bestilt eller ikke. Han skal så gi en tilbakemelding til kjøper i form av en ordrebekreftelse. Ordrebekreftelsen skal omfatte bare èn bestilling, og skal sendes i henhold til frist. Ved sjekk på leveringsdyktighet gjelder følgende formulering fra STAND: «Ordrebekreftelse sendes ut fra forståelsen «ready to deliver», som innebærer at leverandøren forventer å levere med «høy grad av sannsynlighet». Dette innebærer muligheten for at det kan oppstå et avvik mellom hva som bekreftes levert og hva som faktisk blir levert. Partene vil gå i dialog om eventuelle avvik på en konstruktiv og smidig måte. Ved gjentagende avvik forbeholder partene seg retten til å inngå bilaterale avtaler for å rette forholdet». Tidspunkt for når en midlertidig utsolgt vare igjen er tilgjengelig for salg skal returneres i ordrebekreftelsen dersom dette er avtalt bilateralt. Men det er et ønske fra alle kjedene om at leverandørene på sikt skal returnere dette dersom tidspunkt er kjent, og at denne informasjonen skal kunne brukes aktivt i bestillingen. Følgende tilbakemeldinger kan returneres i ordrebekreftelsen Ordren er akseptert og leveres fullt ut Ordren er akseptert, men kan ikke leveres fullt ut. Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er utgått Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er ukjent Side 7 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordren er akseptert og sjekket for vareinformasjon, men beholdningsinformasjon/leveringsdyktighet er ikke kontrollert Ordren er akseptert, men kvantum på en linje er redusert etter avtale med sluttkunde (gjelder prosess crossdock) Ordren er akseptert, men det er avvik på en linje med en ikke-definert årsak Ordren avvist (normalt grunnet syntaktiske feil i selve ordren) Dersom ordrebekreftelsen sendes med et avvik i forhold til bestilling, er det hva som er angitt i ordrebekreftelsen som inngår i leveransen til kjøper, uavhengig av om leverandør blir leveringsdyktig etter at ordrebekreftelse er sendt. Når ordrebekreftelsen er sendt må leverandør reservere kvantumet som bekreftes levert, slik at antallet som sendes i ordrebekreftelsen stemmer overens med det som senere vil bli oppgitt i pakkseddel, bli levert og senere fakturert. Motta og behandle ordrebekreftelse Bestiller skal ikke svare på en ordrebekreftelse selv om denne er endret ift bestilling. Ordrebekreftelsesnummeret fra leverandøren skal være unikt. Mottaker skal avvise en ordrebekreftelse med et ordrebekreftelsesnummer som er mottatt og behandlet tidligere. 4.1.3 Leveranse Består av delprosessene: Klargjøre leveranse og sende pakkseddel Motta pakkseddel Klargjøre leveranse og sende pakkseddel Leverandøren plukker, merker og klargjør varene for henting (ved EXW-betingelser) til avtalt tid og sted, og sender en pakkseddel til kunden innen avtalt frist. Pakkseddel skal kun inneholde de produkter og det antall som blir levert. Unntak fra dette kan forekomme i crossdock-prosess, men dette må i tilfelle avtales bilateralt Merking av D-pak og pall skal følge STAND005. Paller skal identifseres med SSCC (Serial Shipping Container Code) Én pakkseddel skal kun omfatte én ordre. Unntak fra dette kan forekomme i crossdock-prosess. Bruk av pakkseddel forenkler varemottak og inneholder i tillegg til annen informasjon også sporingsinformasjon på varelasten. Pakkseddel sendes med ulik grad av informasjonsdetaljering, avhengig av hvilken palltype leveransen består av og dels hva som bilateralt er avtalt. Normalt gjelder følgende: Standardpall skal sendes på nivå 3 Blandingspall skal sendes på nivå 3 Kundepakkede paller skal sendes på nivå 4 Salgs-/kampanjepall skal sendes på nivå 4. Nivå 3 kan avtales bilateralt Side 8 av 44 Publisert 31.12.2015
For salgs-/kampanjepaller gjelder følgende formulering fra STAND: «Dagligvarebransjen har et felles mål om at alle leveranser i størst mulig grad skal kunne spores gjennom hele verdikjeden. For salgs-/kampanje-paller oppnås dette kun gjennom å merke hver enkelt salgs-/ kampanjepall med en unik identifikator (SSCC) og sende denne i pakkseddel til kjeden. Dette sikrer sporbarhet helt ut i butikk. I dag er det variabel praksis både hos kjeder og leverandører hvilket nivå av pakkseddel som sendes og brukes på salgs-/kampanjepaller. Målet er at både handels- og industri-siden i løpet av 2016 tilrettelegger systemene for å kunne sende og bruke nivå 4 av pakkseddel på salgs-/kampanjepaller, slik at med virkning fra 1. januar 2017 skal alle pakksedler som omfatter salgs-/kampanjepaller sendes på nivå 4.» Dersom kjedene bruker TakeCargo for formidling av transport skal leverandørens sendingsnummer (fraktbrevnummer) formidles i pakkseddelmeldingen. I Norge benyttes GS1 Sendingsnummer som unik identifikasjon av den enkelte sending. For oppbygning og struktur på dette henvises til www.gs1.no. Sendingsnummeret benyttes fortrinnsvis av transportørene. Fra kjedene sendes det en Transportinstruks til transportøren (via TakeCargo) som beskriver selve forsendelsen. I transportinstruksen skal sendingsnummer inngå. Det er et krav at det sendingsnummer som sendes i pakkseddelmeldingen også er påført transportdokumentene som overleveres transportøren når godset avhentes. Pakkseddel kan også sendes til lastbæreraktøren (eksempelvis NLP) med informasjon om antall paller av hver palltype som inngår i palleutvekslingsordningen. Denne informasjonen muliggjør automatisk oppdatering av pallesaldo mellom kunde og leverandør. Bruk av pakkseddel for oppdatering av lastbærerinformasjon må avtales med lastbæreraktør før den tas i bruk. Pakkseddelen skal ha referanse til tidligere bestilling. Motta pakkseddel Pakkseddelnummeret skal være unikt for hver pakkseddel som sendes fra leverandør. Kjøper skal avvise en pakkseddel med pakkseddelnummer som er mottatt og behandlet tidligere. 4.1.4 Oppgjør Sende faktura På bakgrunn av hvilke produkter og kvantum som er levert, samt øvrige salgs- og leveringsbetingelser, produserer leverandøren en faktura og sender til kunde/fakturamottaker. Én faktura skal bare omfatte leveranse på én pakkseddel. Ved bruk av EXW skal en faktura bare omhandle varer utlevert fra ett lager. Én kreditnota skal bare referere til én faktura. Fakturaen skal være fortløpende nummerert, angi utleveringssted, fakturadato samt leverandørens og kjøperens navn og adresse. Fakturaen skal gi opplysninger om varens betegnelse, mengde og pris, i tillegg til avgifter og gebyrer. Motta faktura og sende fakturakvittering Dersom leverandør ønsker/har behov for det kan det avtales bilateralt at kunden skal sende en fakturakvittering til leverandør som bekreftelse på at kunden har mottatt faktura. Fakturakvitteringen kan sendes med ulikt detaljeringsinnhold (enkel vs. avansert) som må avtales bilateralt. Følgende detaljeringsinnhold kan avtales: Side 9 av 44 Publisert 31.12.2015
Funksjonskode. En av følgende skal sendes Mottatt og kontrollert Mottatt men ikke kontrollert Ikke akseptert Feilkode. En av følgende koder skal sendes dersom funksjonskode = Ikke akseptert: Feil fakturabeløp i forhold til grunnlag Faktura mottatt tidligere Feil på GLN i adressefeltet til kjøper Ingen EDI-avtale mellom partene Én fakturakvittering skal kun omhandle én faktura. Samme regler gjelder for kreditnota som for faktura. Motta fakturakvittering Dette en intern prosess hos leverandør, som ikke er videre beskrevet i dette dokumentet. Side 10 av 44 Publisert 31.12.2015
5. Prosess Normalordre grossistlevert Prosessen er overordnet beskrevet i figuren under. Mulige bilaterale avtaler vedr. meldinger og frister. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Om ordrekvittering skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Frist for pakkseddel ved EXW Om fakturakvittering skal sendes Side 11 av 44 Publisert 31.12.2015
5.1 Innkjøp Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Ordre o o o o Om ordretype Prognose skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra Normalordre grossistlevert Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med Om fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse o Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette o Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis o Om fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Side 12 av 44 Publisert 31.12.2015
5.1.1 Innhold i meldinger Bestilling (ORDERS) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (Ordretype). Én av følgende skal oppgis: Normalordre Industriordre/representantordre (behandles hos mottaker som Normalordre) Prognose Bestillingsnummer Responskode Meldingsdato Ønsket leverings-/hentedato Kjøper, identifisert med GLN Kjøpers referanse (Org-/MVA-nummer) Selger/Leverandør, identifisert med GLN Varemottaker, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper Fakturamottaker, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper LINJE: Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) + Vareenhet (forpakningsnivå CU, TU eller DU) Vareenhet (vektvare) dersom produktet er en vektvare Bestilt kvantum Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 13 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordrekvittering (ORDRSP) Informasjon som SKAL sendes Skal returnere alle hodeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, med følgende tillegg/endringer: HODE: Meldingstype (= Ordrekvittering) Ordrebekreftelsesnummer Funksjonskode (= Ikke behandlet) Responskode (= NA (fast verdi)) Meldingsdato Bekreftet leverings-/hentedato (med dato for ønsket levering, siden bekreftet dato ikke er påført enda. Denne informasjonen brukes ikke av mottaker) Bestillingsnummer fra kjøper LINJE: Brukes ikke Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 14 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordrebekreftelse (ORDRSP) Informasjon som SKAL sendes Dersom ordren kan leveres fullt ut skal kun HODE-informasjon returneres. Skal returnere alle hodeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, med følgende tillegg/endringer: HODE: Meldingstype (=Ordrebekreftelse) Ordrebekreftelsesnummer Funksjonskode (én av følgende): Akseptert med endring Ikke akseptert Akseptert uten endring Responskode (= NA (fast verdi)) Meldingsdato Bekreftet leverings-/hentedato Bestillingsnummer fra kjøper LINJE: Skal returnere alle linjeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, men kun på de linjer som er endret. Følgende tillegg/endringer ift ordre gjelder: Fortløpende linjenummer Funksjonskode Endret Ikke akseptert/avvist som følge av feil Kvantumsavvik (dvs. levert kvantum minus bestilt kvantum) Bakgrunn for avvik. En av følgende SKAL oppgis dersom avvik: Ukjent varekode Midlertidig utsolgt Varen er utgått Annen årsak Bestillingsnummer fra kjøper Linjenummer fra bestilling Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 15 av 44 Publisert 31.12.2015
5.2 Leveranse Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Pakkseddel o Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis o Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis o Om salgs-/kampanjepaller skal angis på nivå 3 Side 16 av 44 Publisert 31.12.2015
5.2.1 Innhold i meldinger Pakkseddel (DESADV) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (= Pakkseddel) Pakkseddelnummer Meldingsdato Avtalt leverings-/hentedato Kjøper, identifisert med GLN Selger, identifisert med GLN Selgers referanse (Org-/MVA-nummer) LINJE: Forpakningshierarki (sekvensielt nummer i forpakningshierarki Pakkeinformasjon (antall paller, hvordan pall er strekkode-merket, pakningstype (er å forstå som palltype for lastbærer)) Merkeinstruks (= SSCC) Pakkeidentifisering (SSCC-kode) Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (anbefalt alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) + Vareenhet (forpakningsnivå CU, TU eller DU) Vareenhet (vektvare) dersom produktet er en vektvare Levert antall (stykk) Levert mengde som faktureres basert på angitt måleenhet. Skal sendes dersom varen er en mengdevariabel vare Antall F-pak i D-pak. Skal alltid sendes dersom levert kvantum oppgis i D-pak Bestillingsnummer fra kjøper Kode for pakkemerking og dato for holdbarhet. Skal sendes dersom dette er en standardpall eller blandingspall og F-pak er merket med holdbarhetsinformasjon Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 17 av 44 Publisert 31.12.2015
5.3 Oppgjør Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Om enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Side 18 av 44 Publisert 31.12.2015
5.3.1 Innhold i meldinger Informasjon som SKAL sendes Faktura (INVOIC) HODE: Meldingstype (= Faktura eller Kreditnota) Fakturanummer Meldingsdato Referanse til kjøpers bestillingsnummer. Er ikke absolutt påkrevd i HODE. Kan legges på linje Referanse til tidligere faktura. Skal brukes ved kreditnota dersom denne referansen ikke legges på linje-nivå Referanse til pakkseddelnummer Kjøper, identifisert med GLN, adresse, postnummer, poststed Kjøpers referanse (Org-/MVA-nummer). Skal sendes dersom handel er over landegrensene eller innenlands dersom handelen er tollfri Selger, identifisert med GLN, adresse, postnummer, poststed Selgers referanse1 (Org-/MVA-nummer) Selgers referanse2 (KID-nummer). Skal sendes dersom selgers referanse 1 ikke brukes Fakturamottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom dette avviker fra kjøper Utleverings-/hentested, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom EXW-betingelser Varemottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom dette avviker fra kjøper, eller dersom EXW-betingelser ikke brukes Sluttmottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom dette er oppgitt i bestilling Valuta/dato. Skal sendes ved internasjonal handel Betalingsbetingelse/fakturadato. Skal sendes dersom denne avviker fra meldingsdato Forfallsdato. 2 alternativer: Dato for forfall eller dager/måneder relativt til fakturadato Tillegg. Skal sendes dersom dette er relevant og det ikke er angitt på linjenivå Fradrag. Skal sendes dersom dette er relevant og det ikke er angitt på linjenivå LINJE: Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) Varebeskrivelse Mengde (fakturert antall) Mengde (antall F-pak i D-pak) skal angis dersom varen er mengdevariabel Tilleggsinformasjon. Skal sendes dersom varen er bonusberettiget Varelinjebeløp før/etter fradrag/tillegg Pris. 3 alternativer: Grunnpris eller grunnpris og nettopris eller kun nettopris Minst 1 av følgende referanser må angis dersom ikke oppgitt i HODE: Leverandørens pakkseddelnummer Kjøpers bestillingsnummer Referanse til tidligere fakturanummer Leverandørens ordrenummer Side 19 av 44 Publisert 31.12.2015
MVA Særavgifter. Skal sendes dersom relevant, og de ikke er oppgitt på hode. Ellers sendes ikke. Part som har bevilling. Skal sendes dersom varelinjen er en alkoholholdig drikke. Identifiseres med GLN, navn, adresse, postnummer og sted Fradrag. Skal sendes dersom fradrag på linjenivå (Fradrags)kvantum. Skal sendes dersom kun deler av kvantum på linjen er fradragsberettiget (Fradrags)prosent/beløp/kronesats. Skal oppgis enten med prosent, eller kronesats og beløp Tillegg. Skal sendes dersom tillegg på linjenivå (Tilleggs)kvantum. Skal sendes dersom kun deler av kvantum på linjen medfører tillegg (Tilleggs)prosent/beløp/kronesats. Skal oppgis enten med prosent, eller kronesats og beløp TOTALER: Varesum etter Totalt fradrag på faktura. Skal sendes dersom faktura inneholder fradrag Totalt tillegg på faktura. Skal sendes dersom faktura inneholder tillegg Totalt fradrag/tillegg på faktura. Skal sendes dersom faktura inneholder fradrag/tillegg Total Netto MVA grunnlag MVA total Fakturatotal Årsbonusgrunnlag. Skal sendes dersom faktura inngår i årsbonusgrunnlag MVA grunnlag per sats Totalt MVA-beløp per sats Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 20 av 44 Publisert 31.12.2015
Fakturakvittering (APERAK) Informasjon som SKAL sendes HODE: Unikt løpenummer Meldingstype (= APERAK) Funksjonskode. En av følgende skal sendes Mottatt og kontrollert Mottatt men ikke kontrollert Ikke akseptert Meldingsdato og tid Referanse til fakturanummer Bilags/referansenummer (utstedt av fakturamottaker) Avsender, identifisert med GLN Mottaker, identifisert med GLN Feilkode. En av følgende koder skal sendes dersom funksjonskode = Ikke akseptert: Feil fakturabeløp i forhold til grunnlag Faktura mottatt tidligere Feil i GLN i adressefeltet til kjøper Ingen EDI-avtale mellom partene Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 21 av 44 Publisert 31.12.2015
6. Prosess Normalordre butikklevert Prosessen er overordnet beskrevet i figuren under. Mulige bilaterale avtaler vedr. meldinger og frister. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Om ordrekvittering skal sendes Om ordrebekreftelse skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om pakkseddel skal sendes Om fakturakvittering skal sendes Side 22 av 44 Publisert 31.12.2015
6.1 Innkjøp Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Ordre o o o Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra Normalordre butikklevert Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med Om fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse o Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette o Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis o Om fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Side 23 av 44 Publisert 31.12.2015
6.2 Innhold i meldinger Bestilling (ORDERS) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (Ordretype). Én av følgende skal oppgis: Normalordre Industriordre/representantordre (behandles hos mottaker som Normalordre) Bestillingsnummer Responskode Meldingsdato Ønsket leverings-/hentedato Kjøper, identifisert med GLN Kjøpers referanse (Org-/MVA-nummer) Selger/leverandør, identifisert med GLN Varemottaker, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper Fakturamottaker, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper LINJE: Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) + Vareenhet (forpakningsnivå CU, TU eller DU) Vareenhet (vektvare) dersom produktet er en vektvare Bestilt kvantum Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 24 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordrekvittering (ORDRSP) Informasjon som SKAL sendes Skal returnere alle hodeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, med følgende tillegg/endringer: HODE: Meldingstype (= Ordrekvittering) Ordrebekreftelsesnummer Funksjonskode (= Ikke behandlet) Responskode (= NA (fast verdi) Meldingsdato Bekreftet leverings-/hentedato (med dato for ønsket levering, siden bekreftet dato ikke er påført enda. Denne informasjonen brukes ikke av mottaker) Bestillingsnummer fra kjøper LINJE: Brukes ikke Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 25 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordrebekreftelse (ORDRSP) Informasjon som SKAL sendes Dersom ordren kan leveres fullt ut skal kun HODE-informasjon returneres Skal returnere alle hodeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, med følgende tillegg/endringer: HODE: Meldingstype (=Ordrebekreftelse) Ordrebekreftelsesnummer Funksjonskode (én av følgende): Akseptert med endring Ikke akseptert Akseptert uten endring Responskode ( NA (fast verdi)) Meldingsdato Bekreftet leverings-/hentedato Bestillingsnummer fra kjøper LINJE: Skal returnere alle linjeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, men kun på de linjer som er endret Følgende tillegg/endringer ift. ordre gjelder: Fortløpende linjenummer Funksjonskode Endret Ikke akseptert/avvist som følge av feil Kvantumsavvik (dvs. levert kvantum minus bestilt kvantum) Kode for behandling (Anses full-levert, ingen restnotering) Bakgrunn for avvik. En av følgende SKAL oppgis dersom avvik: Ukjent varekode Midlertidig utsolgt Varen er utgått Annen årsak Bestillingsnummer fra kjøper Linjenummer fra bestilling Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 26 av 44 Publisert 31.12.2015
6.2 Leveranse Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Pakkseddel o Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis o Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis o Om salgs-/kampanjepaller skal angis på nivå 3 o Om Mengde (bestilt kvantum) skal angis (kan bare brukes dersom ordrebekreftelse ikke benyttes) Side 27 av 44 Publisert 31.12.2015
Innhold i meldinger Pakkseddel (DESADV) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (= Pakkseddel) Pakkseddelnummer Meldingsdato Avtalt leverings-/hentedato Kjøper, identifisert med GLN Selger, identifisert med GLN Selgers referanse (Org-/MVA-nummer) LINJE: Forpakningshierarki (sekvensielt nummer i forpakningshierarki Pakkeinformasjon (antall paller, hvordan pall er strekkode-merket, pakningstype (er å forstå som palltype for lastbærer)) Merkeinstruks (= SSCC) Pakkeidentifisering (SSCC-kode) Fortløpende linjenummer Ident. av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) + Vareenhet (forpakningsnivå CU, TU eller DU) Vareenhet (vektvare) dersom produktet er en vektvare Levert antall (stykk) Levert mengde som faktureres basert på angitt måleenhet. Skal sendes dersom varen er en mengdevariabel vare Antall F-pak i D-pak. Skal alltid sendes dersom levert kvantum oppgis i D-pak Bestillingsnummer fra kjøper Kode for pakkemerking og dato for holdbarhet. Skal sendes dersom dette er en standardpall eller blandingspall og F-pak er merket med holdbarhetsinformasjon Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 28 av 44 Publisert 31.12.2015
6.3 Oppgjør Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Om enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Side 29 av 44 Publisert 31.12.2015
Innhold i meldinger Faktura (INVOIC) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (= Faktura eller Kreditnota) Fakturanummer Meldingsdato Referanse til kjøpers bestillingsnummer. Er ikke absolutt påkrevd i HODE. Kan legges på linje Referanse til tidligere faktura. Skal brukes ved kreditnota dersom denne referansen ikke legges på linje-nivå Kjøper, identifisert med GLN, adresse, postnummer, poststed Kjøpers referanse (Org-/MVA-nummer). Skal sendes dersom handel er over landegrensene eller innenlands dersom handelen er tollfri Selger, identifisert med GLN, adresse, postnummer, poststed Selgers referanse1 (Org-/MVA-nummer) Selgers referanse2 (KID-nummer). Skal sendes dersom selgers referanse 1 ikke brukes Fakturamottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom dette avviker fra kjøper Varemottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed Sluttmottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes om dette er oppgitt i ordren Valuta/dato. Skal sendes ved internasjonal handel Betalingsbetingelse/fakturadato. Skal sendes dersom denne avviker fra meldingsdato Forfallsdato. 2 alternativer: Dato for forfall eller dager/måneder relativt til fakturadato Tillegg. Skal sendes dersom dette er relevant og det ikke er angitt på linjenivå Fradrag. Skal sendes dersom dette er relevant og det ikke er angitt på linjenivå LINJE: Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnr, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) Varebeskrivelse Mengde (fakturert antall) Mengde (antall F-pak i D-pak) skal angis dersom varen er mengdevariabel Tilleggsinformasjon. Skal sendes dersom varen er bonusberettiget Varelinjebeløp før/etter fradrag/tillegg Pris. 3 alternativer: Grunnpris eller grunnpris og nettopris eller kun nettopris Minst 1 av følgende referanser må angis dersom ikke oppgitt i HODE: Leverandørens pakkseddelnummer Kjøpers bestillingsnummer Referanse til tidligere fakturanummer Leverandørens ordrenummer MVA Særavgifter. Skal sendes dersom relevant, og de ikke er oppgitt på hode. Ellers sendes ikke. Part som har bevilling. Skal sendes dersom varelinjen er en alkoholholdig drikke. Identifiseres med GLN, navn, adresse, postnummer og sted Side 30 av 44 Publisert 31.12.2015
Fradrag. Skal sendes dersom fradrag på linjenivå (Fradrags)kvantum. Skal sendes dersom kun deler av kvantum på linjen er fradragsberettiget (Fradrags)prosent/beløp/kronesats. Skal oppgis enten med prosent, eller kronesats og beløp Tillegg. Skal sendes dersom tillegg på linjenivå (Tilleggs)kvantum. Skal sendes dersom kun deler av kvantum på linjen medfører tillegg (Tilleggs)prosent/beløp/kronesats. Skal oppgis enten med prosent, eller kronesats og beløp TOTALER: Varesum etter Totalt fradrag på faktura. Skal sendes dersom faktura inneholder fradrag Totalt tillegg på faktura. Skal sendes dersom faktura inneholder tillegg Totalt fradrag/tillegg på faktura. Skal sendes dersom faktura inneholder fradrag/tillegg Total Netto MVA grunnlag MVA total Fakturatotal Årsbonusgrunnlag. Skal sendes dersom faktura inngår i årsbonusgrunnlag MVA grunnlag per sats Totalt MVA-beløp per sats Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 31 av 44 Publisert 31.12.2015
Fakturakvittering (APERAK) Informasjon som SKAL sendes HODE: Unikt løpenummer Meldingstype (= APERAK) Funksjonskode. En av følgende skal sendes Mottatt og kontrollert Mottatt men ikke kontrollert Ikke akseptert Meldingsdato og tid Referanse til fakturanummer Bilags/referansenummer (utstedt av fakturamottaker) Avsender, identifisert med GLN Mottaker, identifisert med GLN Feilkode. En av følgende koder skal sendes dersom funksjonskode = Ikke akseptert: Feil fakturabeløp i forhold til grunnlag Faktura mottatt tidligere Feil i GLN i adressefeltet til kjøper Ingen EDI-avtale mellom partene Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 32 av 44 Publisert 31.12.2015
7. Prosess Crossdock Prosessen er overordnet beskrevet i figuren under. Mulige bilaterale avtaler vedr. meldinger og frister. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Om ordrekvittering skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Frist for pakkseddel ved EXW Om fakturakvittering skal sendes Side 33 av 44 Publisert 31.12.2015
7.1 Spesielt ved Crossdock Erstatningsvare (alternativ vare) Bruk av erstatningsvarer må avtales bilateralt. Erstatningsvarer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser. Prinsippet er at opprinnelig vare som er bestilt, blir erstattet av alternativ vare fra leverandør. Leverandør og kjede har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse for å beskrive avvik mellom hvilket produkt som er bestilt og hvilket som blir levert benyttes ikke i dette tilfellet. Det kan forekomme at én varelinje kan bli erstattet med flere erstatningsvarer. Tilleggs-varelinjer Bruk av tilleggs-varelinjer må avtales bilateralt. Tilleggs-varelinjer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser. Prinsippet er at tilleggs-varelinjer benyttes dersom varen ikke er bestilt i opprinnelig ordre, men bestilles i ettertid (for eksempel pr. telefon). Leverandør og kjede har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse benyttes ikke i dette tilfellet. Kundepakkede leveranser fra leverandør Identifisering av sluttkunden Ved kundepakkede leveranser fra leverandør er hovedregelen at sluttmottakeren identifiseres med GLN i ordremeldingen. I spesielle situasjoner hvor leverandøren ikke har tilgang til GLN, kan kjeden sende med sluttmottakers navn og adresseinformasjon. Håndteringsinstruks Ved kundepakkede leveranser fra leverandør har kjedene behov for å få angitt detaljert transportinformasjon/håndteringsinstruks ved cross-docking på transittlager. Denne type informasjon utveksles i ordremeldingen. Håndteringsinstruks som sendes fra kjede til leverandør, angis som et strukturert fri-tekst felt. Hvordan leverandøren skal merke transportetikett for kundepakket enhet, er beskrevet i STAND005. Angivelse av SSCC Hver enhet av kundepakkede leveranser skal merkes med SSCC. Dette er beskrevet i STAND005. Informasjon om de enkelte enheter og knytning til SSCC sendes i pakkseddelen. Parter Ved Crossdock skal Kjøper eller Varemottaker identifisere samlastingsterminalen. Sluttmottaker skal da identifisere den som mottar varene, som kan være et lager eller en butikk. Side 34 av 44 Publisert 31.12.2015
7.2 Innkjøp Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Ordre o o Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med Om fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse o Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette o Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis o Om fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Side 35 av 44 Publisert 31.12.2015
Innhold i meldinger Bestilling (ORDERS) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (Ordretype): Crossdockordre Bestillingsnummer Responskode Meldingsdato Ønsket leverings-/hentedato Transport/håndteringsinfo (avgang/utlastingsområde/avgangstid) Kjøper/samlastingsterminal, identifisert med GLN Kjøpers referanse (Org-/MVA-nummer) Selger, identifisert med GLN Sluttmottaker for varene, identifisert med GLN Varemottaker/samlastingsterminal, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper Fakturamottaker, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper LINJE: Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummerr, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) + Vareenhet (forpakningsnivå CU, TU eller DU) Vareenhet (vektvare) dersom produktet er en vektvare Bestilt kvantum Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 36 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordrekvittering (ORDRSP) Informasjon som SKAL sendes Skal returnere alle hodeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, med følgende tillegg/endringer: HODE: Meldingstype (= Ordrekvittering) Ordrebekreftelsesnummer Funksjonskode (= Ikke behandlet) Responskode (= NA (fast verdi)) Meldingsdato Bekreftet leverings-/hentedato med dato for ønsket levering, siden bekreftet dato ikke er påført enda. Denne informasjonen brukes ikke av mottaker) Bestillingsnummer fra kjøper LINJE: Brukes ikke Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 37 av 44 Publisert 31.12.2015
Ordrebekreftelse (ORDRSP) Informasjon som SKAL sendes Dersom ordren kan leveres fullt ut skal kun HODE-informasjon returneres. Skal returnere alle hodeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, med følgende tillegg/endringer: HODE: Meldingstype (= Ordrebekreftelse) Ordrebekreftelsesnummer Funksjonskode /én av følgende): Akseptert med endring Ikke akseptert Akseptert uten endring Responskode (= NA (fast verdi)) Meldingsdato Bekreftet leverings-/hentedato Bestillingsnummer fra kjøper LINJE: Skal returnere alle linjeopplysninger fra ordren som er definert i meldingstabellen, men kun på de linjer som er endret Følgende tillegg/endringer ift. ordre gjelder: Fortløpende linjenummer Funksjonskode Endret Ikke akseptert/avvist som følge av feil Kvantumsavvik (dvs. levert kvantum minus bestilt kvantum) Bakgrunn for avvik. En av følgende SKAL oppgis dersom avvik: Ukjent varekode Midlertidig utsolgt Varen er utgått Redusert etter ønske fra sluttkunde Annen årsak Bestillingsnummer fra kjøper Linjenummer fra bestilling Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 38 av 44 Publisert 31.12.2015
7.3 Leveranse Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Pakkseddel o Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis o Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis o Om salgs-/kampanjepaller skal angis på nivå 3 o Om Erstatningsvare skal kunne leveres (se kap. 7.1) o Om Tilleggsvarelinjer skal kunne legges på i leveransen/pakkseddelen (se kap. 7.1) o Om Sluttmottaker av leveransen skal kunne angis på linjenivå (se kap. 7.1) Side 39 av 44 Publisert 31.12.2015
Innhold i meldinger Pakkseddel (DESADV) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (= Pakkseddel) Pakkseddelnummer Meldingsdato Avtalt leverings-/hentedato Kjøper/samlastingsterminal, identifisert med GLN Selger, identifisert med GLN Selgers referanse (Org-/MVA-nummer) Varemottaker/samlastingsterminal, identifisert med GLN, dersom denne avviker fra kjøper Sluttmottaker for varene, identifisert med GLN LINJE: Forpakningshierarki (sekvensielt nummer i forpakningshierarki Pakkeinformasjon (antall paller, hvordan pall er strekkode-merket, pakningstype (er å forstå som palltype for lastbærer)) Merkeinstruks (= SSCC) Pakkeidentifisering (SSCC-kode) Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) + Vareenhet (forpakningsnivå CU, TU eller DU) Erstatningsvare. Referanse til opprinnelig varenummer dersom denne varelinjen erstatter en annen vare Vareenhet (vektvare) dersom produktet er en vektvare Levert antall (stykk) Levert mengde som faktureres basert på angitt måleenhet. Skal sendes dersom varen er en mengdevariabel vare Antall F-pak i D-pak. Skal alltid sendes dersom levert kvantum oppgis i D-pak Bestillingsnummer fra kjøper Bestillingsnummer (linjenummer 9999) skal sendes dersom dette er en tilleggs-varelinje Sluttmottaker, identifisert med GLN Kode for pakkemerking og dato for holdbarhet. Skal sendes dersom dette er en standardpall eller blandingspall og F-pak er merket med holdbarhetsinformasjon Informasjon som KAN sendes Se meldingsbeskrivelse i STAND013. Det kan ikke påregnes at mottaker skal agere på informasjonsattributter som ikke er SKAL-informasjon, med mindre annet er avtalt bilateralt Side 40 av 44 Publisert 31.12.2015
7.4 Oppgjør Mulige bilaterale avtaler vedr. prosess. Skal dokumenteres i del 5 EDI Utvekslingsavtale. Om enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Side 41 av 44 Publisert 31.12.2015
Innhold i meldinger Faktura (INVOIC) Informasjon som SKAL sendes HODE: Meldingstype (= Faktura eller Kreditnota) Fakturanummer Meldingsdato Referanse til kjøpers bestillingsnummer. Er ikke absolutt påkrevd i HODE. Kan legges på linje Referanse til tidligere faktura. Skal brukes ved kreditnota dersom denne referansen ikke legges på linje-nivå Referanse til pakkseddelnummer Kjøper, identifisert med GLN, adresse, postnummer, poststed Kjøpers referanse (Org-/MVA-nummer). Skal sendes dersom handel er over landegrensene eller innenlands dersom handelen er tollfri Selger, identifisert med GLN, adresse, postnummer, poststed Selgers referanse1 (Org-/MVA-nummer) Selgers referanse2 (KID-nummer). Skal sendes dersom selgers referanse 1 ikke brukes Fakturamottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom dette avviker fra kjøper Utleverings-/hentested, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom EXW-betingelser Varemottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed. Skal sendes dersom dette avviker fra kjøper, eller dersom EXW-betingelser ikke brukes Sluttmottaker, angitt med GLN, navn, adresse, postnummer, poststed Valuta/dato. Skal sendes ved internasjonal handel Betalingsbetingelse/fakturadato. Skal sendes dersom denne avviker fra meldingsdato Forfallsdato. 2 alternativer: Dato for forfall eller dager/måneder relativt til fakturadato Tillegg. Skal sendes dersom dette er relevant og det ikke er angitt på linjenivå Fradrag. Skal sendes dersom dette er relevant og det ikke er angitt på linjenivå LINJE: Fortløpende linjenummer Identifikasjon av varen, ett av 3 alternativer: 1) GTIN (foretrukket alternativ), eller 2) GTIN + leverandørens eller grossistens artikkelnummer, eller 3) Leverandørens eller grossistens artikkelnummer (kun dersom GTIN ikke finnes/er kjent) Varebeskrivelse Mengde (fakturert antall) Mengde (antall F-pak i D-pak) skal angis dersom varen er mengdevariabel Tilleggsinformasjon. Skal sendes dersom varen er bonusberettiget Varelinjebeløp før/etter fradrag/tillegg Pris. 3 alternativer: Grunnpris eller grunnpris og nettopris eller kun nettopris Minst 1 av følgende referanser må angis dersom ikke oppgitt i HODE: Leverandørens pakkseddelnummer Kjøpers bestillingsnummer Referanse til tidligere fakturanummer Leverandørens ordrenummer MVA Side 42 av 44 Publisert 31.12.2015