MØTEPROTOKOLL Utvalg: Møtedato/tid: 29.11.2005 kl. 16.00-17.00 Møtested: Klæbu Rådhus, møterom 241 Møtende medlemmer Leder Jomar Aftret Nestleder Ase Prytz Slettemoen Medlem Ingeborg Grendstad Medlem Peder Tulluan Forfall Medlem Marc Fabrega Møtende varamedlemmer Roald Fredriksen (2. vara) Andre møtende Ann-Katharine Gardner, oppdragsansvarlig revisor Per O. Johansen, kontrollutvalgssekretær Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær 1. vara Arne A. Løvseth kunne ikke møte. Merknader til møteinnkallingen Ingen merknader Trondheim 29.11.05 Eva J. Bekkavik Gjenpart: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor Side 1
Sak 0018/2005 Godkjenning av møtebok Kontrollutvalget 29.11.2005 0018/2005 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets mote 04.10.2005 godkjennes Innstillingen enstemmig vedtatt. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets mote 04.10.2005 godkjennes Sak 0019/2005 Referatsaker Kontrollutvalget 29.11.2005 0019/2005 Referatsakene tas til orientering 1. Informasjon om endringer i regelverket om offentlige anskaffelser 2. Melding om politisk vedtak forvaltningsrevisjon vedtakskontroll Ann-Katharine Gardner informerte om sin rolle i kontrollutvalgets møter som revisor for Klæbu kommune. Referatsak 1, Per Johansen informerte om den nye ordningen. Referatsak 2, utsettes, rapport vedrørende vedtak ikke iverksatt med status (vedtakskontroll) legges frem under referatsaker på neste møte i kontrollutvalget. Brev fra KFO datert 16.11.2005 ang. Oppsummering av varslingssaken Vera Erland ble fremlagt i møtet Innstillingen enstemmig vedtatt. Side 2
Referatsakene tas til orientering Sak 0020/2005 Orientering om aktuelle saker Kontrollutvalget 29.11.2005 0020/2005 Saken legges frem uten innstilling Ingen saker. Ingen vedtak Sak 0021/2005 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget 29.11.2005 0021/2005 Kontrollutvalget slutter seg til utkast til plan for selskapskontroll i Klæbu Kommune og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Klæbu kommune for valgperioden 2003-2007. I tilknytning til saken : Dersom kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll, ønsker Kontrollutvalget å foreta eierskapskontroll av Envina og Klæbu Industrier kommende år. Innstillingen enstemmig vedtatt. Side 3
Kontrollutvalget slutter seg til utkast til plan for selskapskontroll i Klæbu Kommune og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Klæbu kommune for valgperioden 2003-2007. Sak 0022/2005 Budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Klæbu kommune Kontrollutvalget 29.11.2005 0022/2005 Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen for 2006 vedtas med en nettoramme på kr 683 600,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Sekretariatet trakk innstillingen, og la frem følgende korrigerte innstilling i møtet: Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2006 2009 og budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen for 2006 vedtas med en nettoramme på kr 683 600,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Den korrigerte innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2006 2009 og budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonen for 2006 vedtas med en nettoramme på kr 683 600,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Side 4
Sak 0023/2005 Møteplan våren 2006 Kontrollutvalget 29.11.2005 0023/2005 Saken legges frem uten innstilling Kontrollutvalget tar sikte på å gjennomføre 3 møter første halvår og 3 møter andre halvår i 2006. Første halvår 2006 så kan det være lurt å legge møtene til Jan/feb april/mai juni. Første møte i 2006: tirsdag 7. februar kl. 16.00 rom 241. Forslag til møteplan for resten av 1. halvår legges frem for kontrollutvalget på første møtet i 2006. Første møte i 2006: tirsdag 7. februar kl. 16.00 rom 241. Forslag til møteplan for resten av 1. halvår legges frem for kontrollutvalget på første møtet i 2006. Sak 0024/2005 Eventuelt Kontrollutvalget 29.11.2005 0024/2005 Saken legges frem uten innstilling Forsikring Leder tok opp saken ang. Klæbu komme og forsikringer som har vært på nyhetene i dag. Sekretariatet har hentet opplysninger fra Adresseavisen sitt nyhetsarkiv og gjengir følgende utsnitt av artikkel i nettavisen den 29.11.2005: Side 5
Klæbu kommune kan ha kjøpt falske forsikringer Klæbu kommunes forsikringer kan være ugyldige. Selskapet som forsikrer kommunens biler og bygninger, er anmeldt for bedrageri. Klæbu kommune forsikrer sine bygninger og biler gjennom forsikringsselskapet European Insurance Agency (EIA). Dette selskapet er nå politianmeldt av Kredittilsynet for bedrageri. I tillegg er daglig leder og eneeier i selskapet, Jan Nyborg, anmeldt av sin egen styreformann, Henning Boy Bull, for underslag. Selskapet som har hovedkontor på Lysaker, har solgt forsikringer til forretningsdrivende, kommuner og bileier her i landet. Rådmann i Klæbu kommune, Ruth Astrid Eng Mule, sier til NRK i dag at hun sjekket tilbudet fra selskapet ekstra nøye siden prisen EIA tilbød var svært lav. - Vi fant ut at EIA var et lite norsk firma som opererte i Europa. Selskapet var altså en del av en større enhet og da virket det både fornuftig og logisk at de kunne selge billige forsikringer, sier Eng Mule til NRK. Ifølge NRK blir EIA nå etterforsket for salg av falske forsikringspoliser og for å ha utgitt seg som agent for det velrenommerte internasjonale selskapet Lloyds. Side 6