Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 29. november 2010 kl 09:00 Møtested/lokaler : Rådhuset, formannskapssalen. Arkivsak : 404-2010 Deltagere : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Knut Arne Selbekk Alf Lystad Forfall : Kopi : 1. Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møteansvarlig Sakliste: : Martin Vatn Sted Dato Agdenes/Trondheim 22. november 2010 Sak 29/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 20.09.2010... 2 Sak 30/2010 Referatsaker... 7 Sak 31/2010 Den finansielle revisjonen i Agdenes kommune Orientering fra revisor... 16 Sak 32/2010 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS... 17 Sak 33/2010 Kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll... 25 Sak 34/2010 Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn Evaluering... 34 Sak 35/2010 Forslag til møteplan 1. halvår 2011 - kontrollutvalget... 37 Sak 36/2010 Eventuelt... 39 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Martin Vatn leder (sign) Eva J. Bekkavik Konsulent Side 1
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 29/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 20.09.2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 29/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 20.09.2010 godkjennes. SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.09.2010. SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. Side 2
Møteprotokoll NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 20. september 2010 kl. 09.00 09:45 Møtested/lokaler : Rådhuset, formannskapssalen. Arkivsak : 301-2010 Møtende medlemmer : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Knut Arne Selbekk Alf Lystad Møtende varamedlemmer: Anne B. Jørgensen, 1. vara Forfall : Ann Mari Talsnes Per Arne Brevik Andre deltagere : Oddvar Indergård, ordfører(sak 24 ) Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS Innkalling og sakliste : Ingen merknader Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 24 22 23 25 26 27-28 Side 3
Sak 22/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 07.06.2010 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 16/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.06.2010 godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.06.2010 godkjennes. Sak 23/2010 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 23/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Invitasjon til Samling for kontrollutvalg tirsdag 5. oktober 2010 på Tiller 2. Budsjettbombe fra KS, Kommunal Rapport 26.08.2010. 3. Referat fra FKT-konferansen på Gardermoen 2. 3. juni 4. Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester pr. 20.09.2010. Kommentarer til punktene: Pkt. 1: Alf Lystad melder seg på samlingen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Sak 24/2010 Orientering til kontrollutvalget Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 24/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Protokoll Oddvar Indergård, ordfører, orienterte vedr. kommunestyrets vedtak om ikke å gjennomføre forvaltningsrevisjon i 2010. Side 4
På Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskapsmøte 24.06.2010, ble det orientert om at enkelt kommuner har hatt et overforbruk av timer i forhold til fastsatt honorar og timefordeling mellom kommunen i IKS samarbeidet. Agdenes kommune har hatt et overforbruk fra og med 2003 til og med 2008. Revisjon Midt-Norge IKS skisserte at løsningen på dette ville være å øke honoraret til kommuner med gjentagende overforbruk, eller at kommunen må gå ned på aktivitesnivået innen finansiell revisjon og/eller forvaltningsrevisjon. Agdenes kommune ønsker ikke å gå ned på aktivitetsnivået innen finansiellrevisjon. Kommunestyret kom til den konklusjon i sitt møte den 19. mai, at det ikke svekker kommunen nevneverdig ved kun å foreta forvaltningsrevisjon annet hvert år. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 25/2010 Orientering vedr. kontrollutvalgets sak 11/2010 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 25/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar brevet fra Agdenes kommune til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar brevet fra Agdenes kommune til orientering. Sak 26/2010 Budsjettkontroll pr. 31.08.2010 kontrollutvalget Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 26/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 31.08.2010 til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 31.08.2010 til orientering. Side 5
Sak 27/2010 Forslag til økonomiplan 2011-2014 med budsjett for 2011 for kontrollutvalget Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 27/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2011 2014 og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr 418.735,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2011 2014 og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr 418.735,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 28/2010 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.09.2010 28/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Protokoll Ingen saker. Vedtak Ingen vedtak. Side 6
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 30/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. SAKSDOKUMENTER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Tilbakemelding fra Trond Flydal, Fylkesmannen, som foreleste om emnet habilitet på samling for kontrollutvalg den 5. oktober. 2. Agdenes kommune Virksomhetstilsyn - tilsyn med tjenesten til eldre - svar på selvmeldingstilsyn 2010, dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no 3. Medlemsbrev nr 2/2010, datert 8.11.2010 fra Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Medlemsbrevet er oversendt kontrollutvalgets medlemmer pr. e-post. 4. Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2.-3. februar 2011 på Gardermoen. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 7
Vedlegg 1 Takk for sist. Dette var interessant- og det var fint å få så mange synspunkter fra forsamlingen. I forhold til spørsmålet om avgjørelse av habilitetsspørsmålet i kollegiale organer så er ordlyden: I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende deltar. Jeg synes det kan være hensiktsmessig å dele behandlingen i 3 faser 1. Den som påstås inhabil eller har meldt seg inhabil legger frem sitt syn for organet (bidrar til å opplyse saken). 2. Vedkommende fratrer og organet diskuterer spørsmålet uten at vedkommende har forslags eller talerett 3. Organet treffer avgjørelse uten at vedkommende er med og avgir stemme. Så kan det diskuteres hva som er ligger begrepet uten at vedkommende deltar. I enkelte kommentarutgaver til forvaltningsloven brukes også begrepet å fratre. Bestemmelsen skal en sikre et fritt ordskifte i organet uten at vedkommende bryter inn eller påvirker dette eller resultatet av avstemmingen. Slik jeg oppfatter hensynet bak bestemmelsen kan det derfor være gode grunner til at vedkommende fysisk forlater møtet nå habiliteten diskuteres og avgjøres. Når habilitetsspørsmålet er avgjort og eventuell vara er tiltrådt, kan vedkommende på lik linje med alle andre(publikum) overhøre behandlingen av den saken hvor en er inhabil. Hvorledes en praktisk løser dette (om en fysisk må forlate rommet) kan være opp til møteleder. En god løsning kan også være at kommunen tar stilling til spørsmålet i et internt reglement for behandling av habilitetssaker. Dette skaper forutsigbarhet. Siden lovens ordlyd åpner for fortolkning kan en sikkert også forsvare en løsning at vedkommende setter seg på tilhørerbenken. Det viktigste er at han ikke skal delta i ordskifte eller avstemningen eller påvirker denne. Med hilsen Trond Flydal fagsjef ved juridisk enhet kommunal- og beredskapsavdelingen Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tlf: (direkte) 73199149 Faks: 73199101 Mobiltelefon 90617855 E-post:trond.flydal@fmst.no http://www.fylkesmannen.no/st Side 8
Vedlegg 2 Side 9
Vedlegg 3 Side 10
Side 11
Vedlegg 4 Side 12
Side 13
Side 14
Side 15
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2010 Den finansielle revisjonen i Agdenes kommune Orientering fra revisor Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 31/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Agdenes kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om resultatene fra årsrevisjonen 2009, planleggingen av revisjonsarbeidet for 2010 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Side 16
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 32/2010 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 32/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS signeres når ressursbruken for revisjonsåret 2011 er klar. SAKSDOKUMENTER: 1. Utkast til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon 2. Utkast til avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD 15.06.2004. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets oppgaver med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fremgår av kapittel 4 og kapittel 5 i Forskrift for kontrollutvalg. Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Side 17
Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Revisjon Midt-Norge IKS har tatt initiativ til at det utarbeides en årlig avtale mellom kontrollutvalget og revisjonsselskapet vedrørende forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon. Avtaleutkastene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. Revisjonsåret går i dag fra 01.05 til 30.04. Som det fremgår av avtaleutkastene vil RMN nå gå over til å følge kalenderåret. Det tas sikte på at de første avtaler signeres i første møte i kontrollutvalget i 2011, med virkning fra 01.01.2011. Revisjonen vil orientere og svare på eventuelle spørsmål i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERING Avtalene innebærer ingen dramatisk endring i forhold til dagens praksis. I tillegg til å gi informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, er det lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Det har vært noe ulik praksis i kontrollutvalgenes involvering, særlig i tilknytning til gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Avtalen som foreligger gir mulighet til involvering gjennom å få fremlagt prosjektskisse før oppstart av selve undersøkelsene, samt at det er mulig å be om en status for prosjekt. Dette har vært et ønske i noen kontrollutvalg. Side 18
Vedlegg 1 AVTALE OM GJENNOMFØRING AV FINANSIELL REVISJON Innledning Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i nnn kommune (heretter kalt kontrollutvalget) og Revisjon Midt-Norge IKS (heretter kalt revisor) om gjennomføring av finansiell revisjon i nnn kommune (heretter kalt kommunen). Avtalen bygger på avtalen om revisjonstjenester mellom kommunen og revisor som inngår som en del av stiftelsesdokumentene for selskapet. Formål med avtalen Denne avtalen skal regulere forhold knyttet til den finansielle revisjonen i kommunen. Avtalen skal avklare forventninger som ligger til revisjonsfunksjonen, regulere forholdet mellom revisor som utfører av oppdraget og kontrollutvalget som bestiller finansiell revisjon. Organisering av oppdraget Revisor utpeker oppdragsansvarlig revisor som er ansvarlig for finansiell revisjon i kommunen. Det skal avgis en uavhengighetserklæring årlig, samt en politiattest (vandelsattest) det første året. Dersom det skjer skifte av oppdragsansvarlig revisor i løpet av året skal kontrollutvalget informeres og det skal utstedes ny uavhengighetserklæring. Dersom revisor engasjerer andre eksterne revisorer på oppdraget skal kontrollutvalget informeres. Avtalens innhold og omfang Spesifikasjon av oppdraget Avtalen omfatter revisjon av kommunen i henhold til Kl 78, herunder forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Revisjonsåret løper fra 1. januar til 31. desember. Revisor anslår at det er behov for XXX timer netto til finansiell revisjon. Side 19
Revisjonsutførelsen Revisor skal utføre revisjonen i samsvar med kommuneloven, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder gjeldende internasjonale revisjonsstandarder vedtatt av IAASB (ISA-ene) med offentlige vedlegg. Kommunikasjon om utførelse Revisor og kontrollutvalget skal ha en dialog seg i mellom som gjør begge i stand til å utføre sine oppgaver i kommunen på en mest mulig systematisk, effektiv og målrettet måte. Begge skal gi informasjon som kan ha betydning for den andres oppdragsutførelse. Kontrollutvalget skal gjennom sitt sekretariat KonSek legge til rette for tydelig og effektiv dialog med revisor. På forespørsel skal revisor redegjøre for status til kontrollutvalget. Kommunikasjon om resultat av oppdraget Følgende dokumenter skal oversendes kontrollutvalget; Kopi av engasjementsbrev som oversendes kommunene Nummererte brev Kopi av årsoppgjørsbrev oversendt til kommunene Kopi av tilbakemeldinger på utført kvalitetskontroll Taushetsplikt og offentlighet Det vises til kommuneloven, forvaltningsloven og offentleglova. Varighet Denne avtalen gjelder for revisjon av regnskapsåret 20xx. Reforhandling/ endringer Eventuelle endringer i oppdragets innhold som medfører betydelige endringer i arbeidets omfang gir grunnlag for revisjon av avtalen. Endringer i avtalen vil i første rekke påvirke forholdet mellom finansiell revisjon og annet revisjonsarbeid i kommunen. I særlige tilfeller kan det bli aktuelt å endre kommunens revisjonshonorar. Side 20
De mest relevante situasjonene er avdekking av misligheter eller vesentlige endringer i kommunens intern kontroll. Sted og dato: Sted og dato: For Revisjon Midt-Norge IKS For Kontrollutvalget Side 21
Vedlegg 2 AVTALE OM GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON Innledning Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i nnn kommune (heretter kalt kontrollutvalget) og Revisjon Midt-Norge IKS (heretter kalt revisor) om gjennomføring av forvaltningsrevisjon i nnn kommune (heretter kalt kommunen). Avtalen bygger på avtalen om revisjonstjenester mellom kommunen og revisor som inngår som en del av stiftelsesdokumentene for selskapet. Formål med avtalen Denne avtalen skal regulere forhold knyttet til forvaltningsrevisjonen i kommunen. Avtalen skal avklare forventninger som ligger til revisjonsfunksjonen, regulere forholdet mellom revisor som utfører av oppdragene og kontrollutvalget som bestiller av forvaltningsrevisjon. Organisering av oppdragene i forvaltningsrevisjon Revisor utpeker oppdragsansvarlig(e) forvaltningsrevisor(er), som har ansvar for prosjekt i forvaltningsrevisjon i kommunen. Det skal avgis en uavhengighetserklæring for hvert prosjekt. Dersom det skjer skifte av oppdragsansvarlig revisor i løpet av prosjektet skal kontrollutvalget informeres, og det skal utstedes ny uavhengighetserklæring. Dersom revisor engasjerer andre eksterne revisorer på oppdraget skal kontrollutvalget informeres. Avtalens innhold og omfang Spesifikasjon av oppdragene Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon i gjeldende revisjonsår vil være xxxx timer. Revisjonsåret løper fra 1. januar til 30. desember. Rammer for oppdragene skal avklares mellom kontrollutvalget og revisor. Side 22
Revisor skal utføre forvaltningsrevisjon innenfor de rammene som er avtalt, og informere kontrollutvalget dersom prosjektet ikke lar seg gjennomføre innenfor de gitte rammene. Selskapskontroll og andre undersøkelser Dersom kontrollutvalget ønsker å gjennomføre selskapskontroll, eller andre undersøkelser i gjeldende revisjonsår, skjer det innenfor ressursene til forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget vil at revisor skal utføre tjenester utover ressursene til forvaltningsrevisjon, må kontrollutvalget bevilge ekstra ressurser. Revisjonsutførelsen Revisor er forpliktet til at forvaltningsrevisjonen utføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon (herunder kommuneloven, forskrifter og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon i kommuner og fylkeskommuner). God kommunal revisjonsskikk innebærer at revisor må utføre forvaltningsrevisjonen systematisk og med anerkjente metoder, som gir holdbare resultat og tilstrekkelig grunnlag for revisors vurderinger og konklusjoner. Revisor har det faglige ansvaret for at forvaltningsrevisjonen skjer i henhold til dette. Kontrollutvalget og revisor har gjensidig ansvar for å planlegge og utføre arbeid med forvaltningsrevisjonen på en effektiv måte, slik at den målrettet kan avdekke avvik og forbedringspotensial i kommunens/fylkeskommunens virksomhet. Kommunikasjon om utførelse og resultat av oppdragene Kontrollutvalget og revisor skal ha en dialog seg imellom, som gjør at alle er i stand til å utføre sine oppgaver systematisk, effektivt og målrettet. Dersom kontrollutvalget ønsker det, skal revisor legge fram prosjektskisse for kontrollutvalget før oppstart av selve undersøkelsen. Revisor skal informere kontrollutvalget om eventuelle endringer i prosjektet. På forespørsel skal revisor redegjøre for status til kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal gjennom sitt sekretariat legge til rette for tydelig og effektiv dialog med revisor. Rettigheter til rapport og resultat Endelig rapport anses som et offentlig dokument som ikke har opphavsrettslig beskyttelse, jfr åndsverkloven 9. Side 23
Alle rettigheter til verktøy, metodegrunnlag eller annet grunnlagsmateriale Revisjon Midt-Norge IKS benytter for å frembringe det endelige resultatet av forvaltningsrevisjonen, tilhører revisor. Taushetsplikt og offentlighet Det vises til kommuneloven, forvaltningsloven og offentleglova. Varighet Denne avtalen gjelder for revisjonsåret xxxx. Reforhandling/ endringer Eventuelle endringer i oppdragets innhold som medfører betydelige endringer i arbeidets omfang gir grunnlag for revisjon av avtalen. Sted og dato: Sted og dato: For Revisjon Midt-Norge IKS For Kontrollutvalget Side 24
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 33/2010 Kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 33/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalgssekretariatet bes fortsette prosessen frem mot plan for selskapskontroll 2011-2015 med felles vesentlighets- og risikovurdering for kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalget ber om at det fremmes ny sak i senere møte om eventuell gjennomføring av selskapskontroll i løpet av 2011. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sørge for tilstedeværelse ved generalforsamling og representantskapsmøter i de mest sentrale selskapene, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget fra disse. SAKSDOKUMENTER: 1. Oversikt over Agdenes kommunes eierskap i selskaper. 2. Kommunestyresak 44/10 Kommunalt eierskap, behandlet den 13.10.2010. Utrykt vedlegg: 1. Eierskapsmelding for Agdenes kommune, vedtatt av kommunestyret i sak 44/2010 på møte den 13.10.2010. 2. Eierstrategier for HAMOS Forvaltning IKS, vedtatt av kommunestyret i sak 44/2010 på møte den 13.10.2010. SAKSUTREDNING: Kommunelovens 77-5 pålegger kontrollutvalget å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m., som omtales som selskapskontroll. Kontrollutvalgsforskriftens 14 gir følgende retningslinjer for kontrollens innhold: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Side 25
Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Formuleringen å påse er den samme som brukes i forhold til forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og må derfor ansees å være en pliktig oppgave for kontrollutvalget på lik linje med disse. Det er ingen begrensninger i hvilke eierinteresser det skal føres kontroll med, og tillegget m.m. til slutt antyder også at kontrollen kan gå ut over direkte eierskap i selskaper. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til fullt innsyn i selskaper som er heleid av kommuner og fylkeskommuner, men ikke i andre selskaper. Selv om dette setter begrensninger betyr dette ikke at selskaper med andre eiere ikke kan underlegges selskapskontroll. I slike tilfeller må imidlertid nødvendig innsyn enten hjemles i selskapets vedtekter eller gjennom avtale med selskapets styrende organer. 80 gir også kontrollutvalget rett til å være tilstede i generalforsamlinger og representantskap i kommunalt heleide selskaper. I henhold til avtale om revisjonstjenester mellom Revisjon Midt-Norge og de respektive eierkommunene skal Revisjon Midt-Norge dekke den enkelte kommunes behov for lovpålagte revisjonsoppgaver, herunder selskapskontroll. Det vil i praksis si at dette må gjøres innenfor fastsatte rammer for revisjon. Tidligere gjennomført selskapskontroll Plan for selskapskontroll for valgperioden 2007-2011 ble vedtatt av kommunestyret 17.12.2008 i sak 81/08. Denne gir kontrollutvalget i oppgave å årlig vurdere behovet for selskapskontroll. Det har så langt ikke blitt bestilt selskapskontroller i perioden. I slutten av forrige periode gjennomførte Revisjon Midt-Norge på oppdrag fra kontrollutvalgene i eierkommunene såkalt begrenset selskapskontroll i følgende selskaper: - Aksjeselskapet Lundemo bruk - Bomvegselskapet E-39 Øysand Thamshavn AS - Dalpro AS - Envina IKS - Fylkets Fellesvaskeri AS - Gaia lab AS - Gaula Natursenter AS - Gauldal energi AS - Hamos forvaltning IKS - Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS - Klæbu industrier AS - Malvik næringsbygg AS - Malvik næringsutvikling AS - Meldal ASVO AS - Prebio AS - Selbu energiverk AS - Skaun produkter AS - Svanem AS - TrønderEnergi AS - Vekst Melhus AS Side 26
Disse selskapskontrollene tok utgangspunkt i to problemstillinger: - Har eierkommunen rutiner for forvaltning og oppføling av eierinteresser i selskapet? - Drives selskapet økonomisk forsvarlig? Selskapskontrollen konkluderte med at det var et utbredt problem i kommunene med manglende rutiner for oppfølging av kommunens eierinteresser. I alle kommunene som ble omfattet av disse selskapskontrollene ble det derfor i etterkant gjort vedtak om at det skulle utarbeides strategier for kommunens eierskap. Eierstrategi En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at kommunens formål med eierskapene er tilstrekkelig klarlagt. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Kommunens eierskap KonSek har i år satt i gang et arbeid med forberedelse til gjennomføring av selskapskontroll, der det første skrittet er å skaffe en samlet oversikt over kommunenes eierskap. Gjennom dette arbeidet har sekretariatet bygd opp en database med oversikt over de selskaper kommunen er medeier i, med opplysninger om styremedlemmer, eierskap i andre selskaper, revisor og utvalgte økonomiske nøkkeltall. Vedlegg 1 viser en oversikt over de selskaper kommunen er medeier i. Selskaper som er oppført med en eierandel på 0,0 % er enten selskaper der eierandelen er under 0,01 %, selskaper der eierandelen er ukjent eller selskaper der det ikke dreier seg om direkte eierskap, som for eksempel i stiftelser og foreninger. Prosess frem mot ny plan for selskapskontroll Inneværende periode er på hell, og det vil være lite hensiktsmessig å utarbeide en ny plan for selskapskontroll nå. Loven krever at en ny plan skal vedtas i løpet av det første året etter at nytt kontrollutvalg trer inn. Det kan derfor være hensiktsmessig at det i stedet settes i gang et forarbeid til ny plan som vedtas av nytt kontrollutvalg høsten 2011. Et mulig opplegg for prosess kan være slik: Oktober-desember 2010 Januar-februar 2010 Februar-april 2011 Mai-juni 2011 Høst 2011 Høst/vinter 2011-12 KonSek kvalitetssikrer oversikt over eierskap for alle kommuner. Kontrollutvalgene gir innspill til vesentlighets- og risikovurdering. KonSek koordinerer og sammenfatter innspill til vesentlighets- og risikovurderinger og utarbeider felles forslag. Vesentlighets- og risikovurdering av selskaper vedtas i kontrollutvalgene Vurderingene presenteres for nye kontrollutvalg Kontrollutvalgene vedtar plan for selskapskontroll 2011-15 Side 27
I en slik plan kan det være hensiktsmessig at de delene som gjelder forarbeid for selskapskontroll er felles for alle kommuner, at de konkrete forslagene til gjennomføring av selskapskontroll direkte overfor selskapene samkjøres mellom eierne i det respektive selskap, mens den generelle kontrollen med kommunens system for forvaltning av eierskap tilpasses status på planene for den enkelte kommune. Iverksetting av tilsyn For å skaffe best mulig grunnlag for å gjøre vedtak om selskapskontroll er det nødvendig at kontrollutvalgene bygger opp kunnskap om selskapene, og at selskapene får forståelse for kontrollutvalgenes rolle. Gode tiltak for å få til dette kan være at kontrollutvalget besøker ett eller flere selskaper for gjensidig informasjonsutveksling. Videre kan det være hensiktsmessig at KonSek gjør et systematisk arbeid for å følge opp og bygge opp kompetanse og kunnskap på vegne av kontrollutvalgene. Et naturlig ledd i dette kan være å be KonSek utøve kontrollutvalgets rett til å være til stede på generalforsamlinger og representantskapsmøter i heleide selskaper, særlig der de eies av flere av kommunene i fellesskap. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON For å oppfylle lovens krav til kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser, og gjøre dette på en måte som bidrar til å oppfylle kommunens mål og intensjoner med sine eierskap er det nødvendig med et mer systematisk arbeid med selskapskontroll. Målet er at et slikt system er på plass fra starten av neste kommunestyreperiode. For å oppnå dette bør arbeid med vesentlighets- og risikoanalyse gjennomføres før kommunestyreperiodens utløp, for å danne grunnlaget for plan for selskapskontroll 2011-2015. Et prioritert tiltak for å kunne gjennomføre eierskapskontroll er i denne sammenheng at alle kommuner får på plass en eierstrategi/eierskapsmelding. Det antas at dette nå blir gjennomført i tråd med intensjonene fra 2007. Sekretariatet ser det videre som viktig å utnytte retten til å møte i generalforsamlinger og representantskap i de mest sentrale selskapene i den hensikt å skaffe nødvendig informasjon for selskapskontrollen. For mest mulig effektiv utnyttelse av ressursene ansees det som hensiktsmessig at KonSek møter på vegne av kontrollutvalgene, særlig i selskaper der flere kommuner er eiere. I den grad kontrollutvalgene selv ønsker det kan dette også suppleres med deltakelse fra et eller flere kontrollutvalgsmedlemmer. Sekretariatet tar sikte på å fremme ny sak i et senere møte om eventuell gjennomføring av selskapskontroll i løpet av 2011. Side 28
Vedlegg 1 Oversikt over kommunalt eierskap - KonSek-kunder Agdenes kommune EierpostID Orgnr Selskapsnavn Selskapsty Eierand 246 981556607 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS 3,45% 329 911772191 Fosen ASA AS 0,03% 334 981097653 Fosen linjen AS 5,00% 105 988669342 Fosenvegene Ei Tim'Te 'By'N AS AS 3,68% 8 975936333 Hamos forvaltning IKS IKS 4,00% 332 100000001 Impact Europe Group AB AS 0,00% 49 988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 1,60% 333 823963572 Midnor CNI AS AS 0,00% 330 911750961 Norske Skogindustrier ASA AS 0,00% 279 983409652 Orkladal bedriftsutvikling AS AS 1,11% 65 977036283 Revisjon Midt-Norge IKS IKS 1,60% 331 915484425 Rosenvik as AS 0,90% 30 980417824 TrønderEnergi AS AS 1,18% Lagt inn eierandeler fra kommuneregnskapet 2009 Side 29
KOMMUNALT EIERSKAP Vedlegg 2 Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 216 &58 Arkivsaksnr.: 08/744 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/10 Formannskapet 05.05.2010 44/10 Kommunestyret 13.10.2010 Behandling i kommunestyret i sak 44/10 den 13.10.2010: Formannskapets innstilling: Følgende gjelder vedlagte dokumenter: Eierskapsmelding for Agdenes Kommune for selskaper med Agdenes kommune som medeier. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS : 1. Agdenes kommune vedtar å følge de generelle selskapsstrategiene og rapporteringsinstruksene for kommunen, slik de fremkommer i kapittel 3 og 4 i eierskapsmeldingen for Agdenes kommune. 2. Agdenes kommune vedtar å følge eierskapsstrategiene for HAMOS Forvaltning IKS, slik de fremkommer i kapittel 5 og 6 i eierstrategidokumentet. Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Følgende gjelder vedlagte dokumenter: Eierskapsmelding for Agdenes Kommune for selskaper med Agdenes kommune som medeier. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS : 1. Agdenes kommune vedtar å følge de generelle selskapsstrategiene og rapporteringsinstruksene for kommunen, slik de fremkommer i kapittel 3 og 4 i eierskapsmeldingen for Agdenes kommune. 2. Agdenes kommune vedtar å følge eierskapsstrategiene for HAMOS Forvaltning IKS, slik de fremkommer i kapittel 5 og 6 i eierstrategidokumentet. Side 30
Behandling i formannskapet i sak 21/10 den 05.05.10: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Følgende gjelder vedlagte dokumenter: Eierskapsmelding for Agdenes Kommune for selskaper med Agdenes kommune som medeier. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS : 1. Agdenes kommune vedtar å følge de generelle selskapsstrategiene og rapporteringsinstruksene for kommunen, slik de fremkommer i kapittel 3 og 4 i eierskapsmeldingen for Agdenes kommune. 2. Agdenes kommune vedtar å følge eierskapsstrategiene for HAMOS Forvaltning IKS, slik de fremkommer i kapittel 5 og 6 i eierstrategidokumentet. Vedlegg: Eierskapsmelding: Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier. Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS Saksopplysninger: En stor del av kommunens aktivitet er organisert i enheter utenfor den ordinære kommunale administrasjonen. Slik aktivitet er organisert i kommunalt foretak, aksjeselskap, interkommunalt samarbeid, interkommunalt selskap eller stiftelse. Kommunen har ikke hatt en samlet strategi for sitt eierskap og få regler for en administrativ og politisk oppfølging av eierskapet. En slik samlet oversikt og eierstrategi har vært etterlyst både administrativt og politisk. Revisjonen har i noen rapporter om selskapskontroll også etterlyst kommunens eierstrategi. 23.11.2009 ble følgende enstemmig vedtatt i Agdenes kommunes kontrollutvalg, sak 27/09: 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet Side 31
av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. 2. Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i juni 2007 om utarbeidelse av skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av selskapene, samt faste rutiner for rapportering til eier fra selskapet og selskapets styre blir gjennomført snarlig. Rådmannen fremmer dermed nå to dokumenter som omhandler kommunens eierskap; et generelt strategidokument som vil være førende for alle selskaper hvor Agdenes kommune er eier/medeier. Det generelle strategidokumentet gir også en innføring i de aktuelle juridiske, de prinsipielle og de politiske styringsgrunnlagene for kommunenes eierrepresentanter. I tillegg er det utformet et eget eierskapsdokument for HAMOS Forvaltning IKS, hvor egne målsettinger for eierskapet i dette selskapet er nedfelt. KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, rapport om eierskap utført av Telemarksforskning på vegne av KS FoU, informasjon fra representanter fra styrer og representantskap, samt noe informasjon fra andre kommuners eierskapsmeldinger, er lagt til grunn i prosessen med å utarbeide eierskapsmeldingen. Vurdering: Selskapsorganisering og rollen som eier stiller kommunene overfor en rolle som kommunesektoren i mindre grad er vant med. I likhet med de fleste kommuner har det også i Agdenes kommune vært lite fokus på utøvelse av eierrollen. I prosessen med å fastsette kommunens eierstrategier, bør de sentrale spørsmålene dreie seg om formål og mål med eierskapet. En forutsetning for en aktiv eierstyring er at en klar og presis eierstrategi formuleres for hvert enkelt selskap. Eierstrategien skal beskrive hva kommunen vil oppnå som eier. Det er viktig at det etableres retningslinjer som sikrer at kommunens representanter i selskapenes styrende organer målbærer kommunens forventninger og målsetninger. Kommunens valg av representanter bør gjenspeile selskapenes behov for kompetanse. Det er en utfordring i et eierskap å finne forsvarlig balanse mellom selskapenes behov for frihet og eiernes behov for styring og kontroll. Bedriftene må ha en mest mulig fri rolle for å kunne drive på en forretningsmessig effektiv måte. Samtidig må kommunen ikke miste muligheten for overordnet politisk styring og kontroll. Kommunen bør ikke bare vurdere eierskapet i relasjon til egne behov, men også i forhold til de behov selskapene vil ha i konkurranse med andre markedsaktører på de respektive områder. Relevante spørsmål å stille vil her være i hvilken grad kommunen kan og vil bidra med nødvendig handlingsrom, kompetanse og kapital slik at selskapene får de samme rammevilkår og muligheter til å utvikle seg som andre markedsaktører. Side 32
De fleste selskaper som Agdenes kommune har eierskap i, er selskaper opprettet for utførelse av samfunnsmessige eller interne oppgaver. Agdenes kommune er i liten grad engasjert i virksomheter med høy økonomisk risiko. Rådmannen mener at eierskapsstrategiene for HAMOS gir et godt grunnlag for å oppfylle kommunens målsetting for samarbeidet med HAMOS. Eierskapsmeldingen legger tilrette for at kommunen får tilgang på tjenester med høy kvalitet, og lav kostnad og risiko. Det er rådmannens oppfatning at eierskapsmeldingen gir et godt grunnlag for en langsiktig og aktiv eierstyring av selskapet. Side 33
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 34/2010 Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn Evaluering Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 34/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget ønsker å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn. Utvalget anser det som viktig å være tilknyttet et nettverk for kontrollutvalg som både kan fungere som en arena for erfarings- og kompetanseutvikling, og som kan være et talerør for kontrollutvalget og kommunen overfor sentrale myndigheter innenfor økonomi, regelverk og tilsynsordningene innen kommunal sektor. Saksdokumenter Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak 17/2008 Medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), behandlet av kontrollutvalget i møte 02.10.2008. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i møte den 2. oktober i sak 17/2008 å søke medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn (FKT), der utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tegner medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn fra og med 01.01.2009. Det gjennomføres en evaluering i løpet av 2010 for å vurdere nytten av medlemskapet. I medhold av kontrollutvalgets vedtak, om at nytteverdien av medlemskapet skal evalueres i løpet av 2010, legger kontrollutvalgets sekretariat herved frem en sak om hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Forum for kontroll og tilsyn (FKT) ble stiftet på møte den 22. november 2005 på Gardermoen. Initiativet kom i utgangspunktet fra kontrollutvalgene og fylkesrevisjonene i Sør- og Nord-Trøndelag, Møre og Romsdal, Hordaland og Finnmark. Bakgrunnen var skillet mellom revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg, der man så at kontrollutvalgene kunne ha behov for å ha en egen uavhengig arena. Initiativtakerne vurderte først en tilknytning til Kommunenes Sentralforbund (KS), men etter en del positive sonderinger, Side 34
valgte man likevel å etablere et eget sekretariat som etter hvert ble lagt hos kontrollutvalgssekretariatet i Hordaland fylkeskommune. Medlemstallet i Forumet er økende og pr dags dato har FKT 144 kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og 18 sekretariat i sin medlemsmasse. Formål Formålet med et eget Forum for kontroll- og tilsyn er å etablere en møteplass og en arena for erfaringsutveksling, først og fremst for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretariat. Medlemmer i forumet kan være kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, sametingets kontroll- og konstitusjonskomité og deres sekretariat. Oppgavene for forumet er blant annet: å styrke kontrollutvalgene og deres sekretariat, være en pådriver for faglig utvikling av kontrollutvalg og sekretariat, være en arena for erfaringsutveksling, være et talerør på vegne av kontrollutvalgene overfor sentrale myndigheter. Forum for kontroll og tilsyn er en arena for kontrollutvalg for erfaringsutveksling, kompetanseutvikling og ikke minst et talerør der kontrollutvalget kan snakke sin og kommunens sak inn mot sentrale myndigheter. FKT er høringsinstans ved forslag om endringer i regelverket som gjelder kommunal sektor og er representert arbeids- eller referansegrupper som Kommunalministeren nedsetter for å vurdere spørsmål som er særlig knyttet til økonomi, regelverk eller tilsynsordninger i kommunal sektor. Forum for kontroll og tilsyn pr i dag - Resultater Forum for kontroll- og tilsyn er etablert med egen hjemmeside (www.ffkt.no) og har et styre på 5 personer. FKT avviklet årsmøte den 2. juni 2010 og Martin Engeset, kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune, ble valgt som ny styreleder. FKT har i brev og forespørsler til Kommunal- og regionaldepartementet tatt opp en rekke spørsmål knyttet til valgbarhet for kontrollutvalg, organisering av revisjons- og sekretariatstjenestene mv. Brevene fra FKT og departementets svar ligger tilgjengelig på FKT s hjemmesider. Forum for kontroll og tilsyn er også høringsinstanser når det gjelder endringer i regelverk i kommunal sektor. Et eksempel på dette var blant endringene i forskrift om finansforvaltning etter de såkalte Terra-sakene, der forumet avga høringsuttalelser. Tidligere kommunalminister Magnhild Meltveit Kleppa nedsatte i 2008 en arbeidsgruppe for å styrke egenkontrollen i kommunene. Arbeidsgruppen skulle foreslå tiltak for å sikre at innbyggerne har tillit til kommunene og tiltak for å styrke kontrollutvalgene, revisjonen og den administrative internkontrollen i kommuner og fylkeskommuner. Gruppen har levert rapporten 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane. FKT / kontrollutvalg har vært representert med 2 personer. Representasjon i Forum for kontroll og tilsyn i Sør-Trøndelag I Sør-Trøndelag er fylkeskommunen og de aller fleste kommunene tilsluttet Forum for kontroll og tilsyn. Når det gjelder tillitsverv er Per Ervik, kontrollutvalgets leder i Hitra Side 35
kommune for tiden leder i valgkomiteen i FKT. I styret sitter for tiden Hanne Kongsvik som er ansatt i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Kostnader Som medlem i Forum for kontroll og tilsyn må man betale en årlig kontingent, som er avhengig av innbyggertallet i den kommunen man representerer. For Agdenes sitt vedkommende, er medlemskontingenten fra og med 2011 på kr 1.100 pr. år. Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Etter kontrollutvalgssekretariatet sine vurderinger, er Forum for kontroll og tilsyn en arena der kontrollutvalget har mulighet til å utveksle erfaringer i en større sammenheng. Ikke minst er Forum for kontroll og tilsyn et talerør for kontrollutvalgene i forhold til lovgivende myndigheter, noe som er viktig fremover da kontrollutvalgsfunksjonen fortsatt er under uvikling. Videre er det viktig å kunne ha et større faglig nettverk tilgjengelig dersom utvalget skulle støte på vanskelige saker. I det daglige er det opp til kontrollutvalget og kontrollutvalgets medlemmer å få mest mulig nytte ut av Forum for kontroll og tilsyn. I første rekke gjelder det bruk av forumets hjemmeside, men det gjelder også i forhold til å være aktiv ved å melde inn synspunkt og saker som opptar utvalget. For øvrig kan det være aktuelt å delta på forumets årsmøte som også er en fagkonferanse som tar opp aktuelle saker innenfor tilsynsordningene i kommunal sektor. Sett i lys av at vi har representanter i forumets organer her i Sør-Trøndelag skulle det også ligge godt til rette for å påvirke FKTs videre utvikling fremover. Ut fra dette vil kontrollutvalgets sekretariat anbefale kontrollutvalget å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll- og tilsyn. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll- og tilsyn. Side 36
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 35/2010 Forslag til møteplan 1. halvår 2011 - kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 35/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 151 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2011: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 7. 9. 20. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSFREMSTILLING: For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2011 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2011, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Møteplan for kommunestyre og formannskap er ikke fastlagt enda og sekretariatet har derfor ikke hatt anledning til å sette opp datoer med det for øyet at møteplanen til kontrollutvalget bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Sekretariatet har satt opp møtedatoer for kontrollutvalget etter erfaring fra tidligere års møteplaner, men kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Side 37
Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 1. halvår 2011: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 7. 9. 20. 7. mars 2011 Kontrollutvalgets årsmelding for kontroll- og tilsynsfunksjonen i 2010 legges frem. Tilbakemelding fra rådmannen vedr. forvaltningsrevisjonsrapport Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten skal behandles på kontrollutvalgets møte i mars. Videre må fokusområdene i Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 vurderes på nytt (jf. kommunestyrevedtak sak 14/2010). 9. mai 2011 I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i mai. 20. Juni 2011 For å følge opp tilsynsarbeidet og for å planlegge resten av året, vil det være hensiktsmessig å avvikle et møte før sommeren. Aktuelle saker er bestilling av forvaltningsrevisjon, eventuelle innspill ved planleggingen av regnskapsrevisjonen og saker som eventuelt måtte være aktuelle. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 5 møter i 2011. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Side 38
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 36/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 29.11.2010 36/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. Side 39