Forelesning og de faglige «greiene»

MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene - dra igjennom de viktigste tingene fra foilsettet - mykt og skarpt Martin Bould; 21.03.2015 Deretter ta en del elementer fra Eidsvoll og Riksarkivet - reorganisering, forenkling av arkivstruktur og andre greier Martin Bould; 21.03.2015

Noen vil kjenne igjen foilene De som tok arkivstudiet på Høgskolen på Lillehammer eller i Trondheim Jeg har fikset på dem og vi skal gjennomgå noen praktiske greier Vi skal muligens også snakke om arkivdeler med et faglig blikk 2 Hva skal vi gjøre Vi skal gjennomføre 3 ting 1. Gjennomføre en generell forelesning om periodisering 2. Forsøke å si noe om hva som er lov når man periodserer og 3. Sammen med Nina gjennomgå praktiske forhold ved en større kommunal reorganisering som ble gjort for nesten 4 ½ år siden hvor problemstillingen opprinnelig var 1. Må vi ta skarpt periodeskille når hele organisasjonskartet endrer seg Vi gjennomgår hva som ble gjort av endringer i arkivdeler og hvordan man endret administrativ struktur 3

Kristian Strømme skal på onsdag snakke om periodisering i ephorte Jeg skal forsøke å gjennomgå hva det er? Og bruke noen praktiske eksempler 4 Hva er periodisering? Kontrollert tidsskille Bortsetting av historiske eller avsluttede arkivserier Kan også knyttes til andre former for utsiling eller utskilling av arkiver 5

Periodisering i papirarkiver? Hvorfor styre med det? Kaosarkiver Du periodiserer når arkivskapet er fullt Erfaring deler av Finansavdelingens eldre arkiver (1945 1965) 6 Utsiling for å Forenkle fremfinning av arkivmateriale Gällring noe de fleste av oss som har vokst opp på landet har drevet med til en alt for lav akkord Man foretar en utluking av dokumenter og informasjon man ikke har bruk for eller som det er begrenset etterspørsel etter På sett og vis er dette en del av kassasjons- og bevaringsvurderingen eller en del av kassasjons- og bevaringssystemet 7

Har du søkt etter Sex på Google (etter at filteret er fjernet?) Eller Justin Bieber Eller..? Hva skjer? Du får så mange treff at du ikke har en sjanse til å gjennomgå alt 8 Sentralt i et arkivperspektiv du må vite hvordan utlukingen Skjer Er det basert på tidsperioder knyttet til avsluttede saker o Skal man likevel beholde tilgang til presedenssakene og andre viktige referansesaker? Er det sluttede medarbeidere som skal siles ut Er det elever som ikke går på skolen lenger 9

Klesskapet ditt (også mitt) Hva skjer Du innser det er fullt Hvilke regler benytter du for å flytte klærne Tar bare de gamle klærne Fjerner du resultatet av høstsalget hvor du kjøpte noe du absolutt ikke trengte, mens du beholder den 20 år gamle Burberry-frakken du aldri vil kvitte deg med Jeg skal kjøpe meg ny kommode! 10 Reglene for periodisering er ikke så enkle Hvilke regler gjelder Er de så entydige og logiske og så godt dokumentert at alle skjønner dem? 11

Hvorfor periodisere Plass Informasjonseffektivitet Omorganisering Virksomhet Arkiv Juridiske pålegg Fulle databaser 12 I sakarkiver er det omtrent slik Når det er nødvendig eller når arkivet har fått et passende omfang Erfaringene viser at det er begrenset etterspørsel etter saker som er eldre enn 5 7 år gamle og da kan det være hensiktsmessig å periodisere 13

Etterspørselskurven 14 Høy etterspørsel når saken er aktiv Lav etterspørsel etter at saken er ferdig Dersom saken blir gjenopptatt vil den generelle etterspørselen etter dokumentet øke Ett av hensynene bak mykt periodeskille Man periodiserer når etterspørselen etter dokumentet er på sitt laveste eller man antar dokumentet eller saken ikke etterspørres lenger 15

Dagligarkivet er fullt Materialet beveger seg ikke Sakene blir ikke tilført nye dokumenter Du har gensere enkelt tilgjengelig i skuffen som du ikke benytter 16 Hva gjør du Periodisering i elektronisk arkiv - fra elektronisk til elektronisk Automatisert mykt periodeskille Manuelt du flytter personalmapper med sluttede medarbeidere over i en egen arkivdel Tilsvarende bør kunne gjøres for for eksempel eiendomsarkiver som forvaltes i Noark-løsninger Er det hensiktsmessig å flytte elever som ikke går på skolen lenger til egne arkivdeler? Usikkert? og styres av forholdet til fagsystemer 17

Noark-5 standarden og Riksarkivets periodiseringsveileder gir oss en del hjelp Noark-5 standarden (3.1) Periodisering vil i mange tilfelle også være hensiktsmessig i et elektronisk arkiv. Her er det ikke hensynet til fysisk oppbevaringsplass som er det avgjørende, men behovet for oversikt og rask gjenfinning ved søk. Etter hvert som antall mapper vokser, vil det bli stadig mer upraktisk å ha eldre avsluttede mapper liggende sammen med de som ennå er åpne eller nettopp avsluttet. Derfor kan vi også ved elektronisk arkivering med fordel organisere arkivet i en aktiv periode, og en eller flere avsluttede perioder. Denne oppdelingen omfatter da altså både de elektroniske dokumentene og tilhørende metadata. 18 Interesting fact Mykt periodeskille er noe unikt norsk, og finnes ikke andre steder 19

Definisjoner (Noark-5 standarden) Skarpt periodeskille Skarpt periodeskille vil si at alle åpne mapper (pågående saker) i en avsluttet periode må lukkes, og så opprettes på nytt i en ny periode (arvtakeren) ved neste registrering. Dette betyr altså at dokumenter som hører sammen vil befinne seg i to forskjellige mapper, og disse vil tilhøre hver sin periode. Disse mappene må derfor bindes sammen med en referanse. Skarpt periodeskille anbefales ikke ved elektronisk arkiv 20 Definisjoner Mykt periodeskille Periodisering med overlappingsperiode (også kalt "mykt" periodeskille) innebærer at dersom en mappe ikke er avsluttet ved periodens slutt, skal hele mappen - med alle tidligere registreringer - flyttes over til en ny, aktiv periode ved neste registrering. Denne overflyttingen 21

La oss ta ytterligere en variant som ikke er omtalt, men som er beskrevet «Ruglete periodeskille» Ikke for nybegynnere omtrent som Single malt Whisky Ikke i alle sammenhenger Ikke alltid 22 Stikkord her Skarpt periodeskille og overgang til elektronisk arkiv Overgang til elektronisk arkiv for nye saker begynner alltid på samme dato Eldre saker med kort varighet og 1 eller 2 dokumenter behandles og arkiveres i forrige arkivdel En streng arkivstyrt avslutning som bidrar til mest mulige fullstendige saker 23

Arkivdeler og periodisering tett knyttede forhold 24 Bruk av overlappingsperiode hva skjer 25

Min variant Hva skjer i forbindelse med overlapping Gammel arkivdel tilføres ingen nye saker i overlappingsperioden Ny arkivdel tilføres saker som oppstår i Overlappingsperioden OG Eldre saker som får tilført nye journalposter i denne perioden 26 Resultat etter en viss tidsperiode Gammel arkivdel tilføres ingen nye saker i overlappings periode Gammel arkivdel kan avsluttes uten at det er nødvendig å opprette nye saker som etterkommere i ny arkivdel Ny arkivdel tilføres saker som oppstår i Overlappingsperioden OG Eldre saker som får tilført nye journalposter i denne perioden Ny arkivdel med i ny arkivperiode har vært aktiv i 2 år og fått med seg eldre aktive saker fra overlappingsperioden 27

Typer av periodisering For eksempel i personalarkiver o Periodisering på sluttet personale Vanlige sakarkiver o o Man knytter periodiseringen opp mot forventet saksbehandlingstid Plass i dagligarkivet Folkeregisteret o Der periodiserer man på den måten at døde fortsatt ligger i registeret men blir tilført en kode som gjør at de ikke fremkommer i søkeresultatet Spørsmål? Er dette periodisering 28 Elevmapper Når eleven slutter Opplysningstyper som skal skjermes eller gjøres utilgjengelig for saksbehandler etter en viss tid (men som likevel skal bevares for evigheten) Her kommer man inn i kassasjons- og bevaringsproblematikken inn med full styrke igjen 29

Periodisering i fagsystemer Det er sjelden man snakker om det Ofte snakker man eller sletting Eksempel fra tidligere Straffesaksregisteret som fjerner bøtelagte fra systemene sine når de rettslige konsekvensene av bøteleggingen er avsluttet for eksempel etter 5 år 30 Periodisering i fagsystemer Barnevernssystemer Opplysningene må slettes etter en bestemt tid i henhold til personopplysningsloven Enkelte av disse opplysningene sakene skal avleveres eller må være tilgjengelig av andre grunner. Da må det skje en periodisering som samtidig innebærer en råderettsoverdragelse 31

Hva gjør du Papir til elektronisk Alltid skarpt periodeskille 32 Når er det ikke nødvendig å periodisere Organisasjonsendringer er ikke tilstrekkelig til at det er nødvendig å periodisere Forutsetning: o Arbeidsoppgavene til organet endrer seg ikke grunnleggende. o Man overtar ikke store arbeidsoppgaver eller arbeidsfelt fra andre kommuner o Man går ikke over fra papir til elektronisk o Det har ikke gått 5 år 33

Når kan man vurdere periodisering Når man har hatt sakarkiv i mer enn 5 år (mykt periodeskille) Overgang fra papir til elektronisk arkiv Når det har vært utfordringer knyttet til overgang til elektronisk arkiv o Papirrutiner og bevaring av papir samtidig som man har hatt elektronisk arkiv Når man har hatt papirbasert arkivstruktur og elektronisk arkiv 34 Når skal man alltid periodisere Fra papirarkiv til elektronisk arkiv 35

Men hva er lov? Alt er lov? nei Det foreligger begrenset med lovpålagte krav til periodsering 36 Riksarkivet - ønske Forenkle arkivstrukturen fra 40 til 4 arkivdeler ved hjelp av mykt periodeskille 37

Eksempel på noe Riksarkivet gjorde i 2010 i ephorte Konklusjon Hva er lov det evige spørsmålet: o Det er i hvert fall lov til å ha mykt periodeskille når man forenkler arkivstrukturen fra en papirproveniensrelatert struktur i et elektronisk arkiv til en mer elektronisk struktur med likeartete arkivdeler. Et mykt periodeskille kan også benyttes når den nye arkivdelen har fått en revidert arkivnøkkel. 38 Dette er garantert lov Emne Statsarkivet Hamar Emne Riksarkivet Mykt periodeskille Felles Arkivdel Emne Arkivverket Personal Riksarkivet Personal Statsarkivet Hamar Mykt periodeskille Felles arkivdel Personal Arkivverket 39

Sannsynligvis bør det være lov til å forenkle arkivstruktur ved hjelp av mykt periodeskille når man slår sammen objektserier med samme identifikatortype fra flere arkivdeler til en arkivdel for eksempel ulike gårds- og bruksnummer arkiv blir til ett felles gårds- og bruksnummer arkiv. I et slikt tilfelle vil en emnebasert sekundærklassifikasjon være viktigere enn arkivdelstilknytning. Eller separate arkivdeler for ulike grupper elever på skoler / barnehage slås sammen til et felles elevarkiv? 40 Vi tar den litt saktere Forgjenger o Ett elevarkiv pr skole ordnet etter navn og fødselsdato eller fødselsnummer o Ulike gårds- og bruksnummerarkiv Etterkommer o Kommunens felles elevarkiv med samme ordningsprinsipp o Felles elektronisk gårds- og bruksnummerarkiv 41

2 ulike byggesaksarkiver i hver sin arkivdel Byggesakarkiv 1 Byggesakarkiv 2 Slås sammen til nytt byggesakarkiv ved mykt periodeskille eller ved fysisk flytting av også inaktive saker 42 Konkret eksempel Eidsvoll kommune i 2010 I Eidsvoll ble det gjennomført en større organisatorisk endring i 2010. Endringen dreide seg om interne endringer i organisasjonskartet Endringene hadde ikke som konsekvens at oppgavene ble endret Det var nødvendig å gjøre en del endringer i arkivet av administrativ og arkivmessig art Målet var likevel å gjøre færrest mulig endringer 43

Blant de tingene som ble gjort De fleste objektbaserte arkivdelene ble beholdt Eksisterende journalførende enheter ble lagt ned og felles journalførende enhet for hele kommunen ble opprettet 44 Arkivdeler beholdt uten endring Barnehagearkiv Gårds- og bruksnummerarkiv Kommunale bygg Personalarkiv Personalarkivet1 (avsluttede medarbeidere) o Her foretar man manuell flytting av sluttede medarbeidere o Når de kommer tilbake, så flyttes de tilbake til personalarkiv Anleggsarkivet Avtaler og kontrakter (beholdt med navneendringer) 45

Endret med mykt periodeskille Brukerne fikk ny primær arkivdelstilknytning Forgjengere Elevarkiv voksne Elevarkiv barn Kommunal innfordring Kommunal innfordring bedrifter Kommunal innfordring andre Kommunale utlån, bostøtte boligtilskudd Startlån Etterkommer Elevarkiv Kommunal innfordring 2 Kommunale utlån, bostøtte boligtilskudd 2 46 En del arkivdeler ble nedlagt og flyttet Nedlagt Kommunens eget lån Arealplaner Leger og fysioterapi driftstilskudd Periodisering av møteprotokoll Sakene flyttet til Avtaler og kontrakter Emne Emne Emne 47

Problemstillingen blir heller Når må arkiver avsluttes Hva slags reorganiseringstiltak kan man gjøre uten å periodisere Vi ser på reorganiseringen i Eidsvoll kommune 48 Erfaringer Fra reorganiseringen De største problemene kom i tilknytning til endring av administrative enheter og tilgang til egne saker 49

Hva slags organisasjonsstruktur hadde vi før Som følge av endringer av organisasjonen så valgte man å primært endre på overordnede administrative enheter 50 Man la ned følgende enheter 1. Helse- og sosialetaten 2. Kultur- og næringsetaten 3. Teknisk etat 4. Skole- og barnehageetaten 5. Sentraladministrasjonen 6. Rådmannskontoret 51

Og opprettet følgende enheter Direkte under rådmannen 1. Oppvekst Sør 2. Oppvekst Nord 3. Organisasjon og personal 4. Økonomi 5. Samfunnsutvikling og miljø 6. Tjenesteutvikling og forvaltning 7. Kommunal forvaltning 8. Kommunal drift 9. Eiendomsforvaltning 10. Helsehuset 11. Familienshus 12. Kulturhuset 13. Kommunelegen 14. Pleie- og omsorg i institusjon 15. Hjemmebaserte tjenester 16. Brann og redning 52 De største utfordringene var knyttet til Tilgang til saker i forbindelse med flytting og endring av de administrative enhetene Endring av arkivdeler var mindre problematisk enn de praktiske konsekvensene av flytting av administrative enheter 53

Det som måtte gjøres Stengte ephorte for alle brukere i kommunen, åpent kun for arkivansvarlig og medarbeider som satt på kursrom og la om systemet. Startet med administrajonsenhetene, opprettet nye enheter La ned de gamle enhetene Flyttet alle brukere til nye enheter Forandret arkivdeler 54 Utfordringer Utfordringer av praktisk art for saksbehandlere ved flytting o Sakene hadde «feil» eller gammel overordnet enhet o Den tekniske konsekvensen av det, var at saksbehandlere ikke fikk lagret journalposter o Løsning vi kunne sittet i mange dager og endret overordnet administrativ enhet. o Vi valgte å gi beskjed om at de måtte endre overordnet enhet selv Omorganisering av denne typen fører til sterkt behov for å gjennomgå og rydde i gamle saker. 55

Elevarkiv voksne og elevarkiv barn blir gjenstand for mykt periodeskille Forgjengere o Elevarkiv voksen o Elevarkiv barn Etterkommer o Elevarkiv felles 56 Arkivperiode Det ble opprettet en ny arkivperiode for som skal benyttes av de nye arkivdelene 57

Eksempler på nedlagte arkivdeler 58 Nedlagte arkivdeler 59

Ny arkivdel 60 Husk Svært viktig å dokumentere alt som blir gjort i arkivplanen eksempel på hva som ble dokumentert Her er lenken det må presiseres at det helt sikkert finnes andre måter å gjøre det på! 61