Endelig rapport etter undersøkelse av Gjerstad kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Gjerstad kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 4980 Gjerstad Tidsrom for undersøkelsen: 20. - 21. februar 2014 Kontaktperson i kommunen: Tom Jacobsen Fra Kartverket: Anders Fekjær Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt. Og følgende merknad ved dette tilsynet: Enkelte felter i bygningsopplysningene er ikke ført.
2 Utarbeidet dato: 3. april 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter revisor under tilsynet i Gjerstad
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverket sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Gjerstad kommune i perioden 20. 21. februar 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Tilsynet er rette inn mot kommunens organisering av sin oppgave som lokal matrikkel-myndighet, og er en systemrevisjon. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Gjerstad kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon har ligget etter 5-dagersfristen. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknader Følgende merknader ble avdekket under undersøkelsen: MERKNAD 1 Enkelte felter i bygningsopplysningene er ikke ført. Kommentar: Rapporter fra matrikkelen og intervjuer avdekker at enkeltfelter i matrikkelen ikke er ført. Informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Manglene er ikke gjennomgående og opptrer ulikt fra bygg til bygg i de aktuelle tilfellene. Nye arbeidsrutiner innført nå i forbindelse med nyansettelse skal kvalitetssikre dette.
6 MERKNAD 2 Kommunen bør på en mer tydelig måte dokumentere landmålers habilitet og at det i grensejusteringssaker blir foretatt verdivurdering av overførte arealer. Kommentarer: Matrikkelforskriftens 27 første ledd bokstav e og 38 første ledd bokstav d har krav til dokumentasjon av at partene ikke har hatt noe å bemerke til landmålers habilitet (at landmåler ikke er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene). Matrikkelforskriftens 34 femte ledd krever at det i grensejusteringssaker skal foretas en verdivurdering, dvs at en skal ikke redusere eller øke verdien på noen av de involverte enhetene med mer enn folketrygdens grunnbeløp. Kommunen informerer om habilitet, og gjør vurdering av arealverdier, men tilsynet mener dette bør komme tydeligere fram i den skriftlige dokumentasjonen. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: - Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. - Ved intervjuer den 20. februar 2014 ble 5 personer intervjuet. - Ved sluttmøtet den 21. februar 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. - I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/04829-161 15.01.2014 Ark.: 342.1 Varsel om tilsyn med kommunenes matrikkelarbeid - Gjerstad, Midsund, Skedsmo, Selbu, Notodden, Levanger, Verdal, Grue, Tønsberg, Råde og Alta kommuner Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner våren 2014. Disse utgjør de neste 10 av i alt 20 tilsyn som skal gjennomføres året 2014. Det bemerkes innledningsvis at tilsynet i henholdsvis Levanger og Verdal kommune gjennomføres som ett tilsyn, dette på bakgrunn av at disse kommunene har etablert en felles matrikkellovforvaltning under organiseringen av Innherred samkommune. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring fremkommer her i en særskilt tabell (se tilsynskalender nedenfor). Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kartog delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble iverksatt i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring
8 av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner kommunen har for saksbehandling og kontroll der oppmålingsforretninger er utført av andre enn kommunen selv
9 (utført av enten privat foretak, nabokommune, Jordskifteretten eller Vegvesenet) - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting. - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2012 og 2013 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2012. Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2012 så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012 og 2013. Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Dette vil være rådmannen, og den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. For øvrig den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger.
10 Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. Nedenfor ser dere et standard oppsett for en timeplan: Timeplan for gjennomføring av tilsyn - 2014 Timeplanen fordeler seg over 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i kommunen skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en av kommunens landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom kommunen har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette forveien. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag 1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Intervju rådmannen 09:15-09:45 Intervju virksomhetsleder og/eller 10:00-10:35 enhetsleder Intervju 1. Person som fører 10:45-11:30 matrikkelen Lunsj 11:40-12:15 Intervju 2. Person som fører 12:15-13:00 matrikkelen Intervju 3. Person som fører 13:15-14:00 matrikkelen
11 Oppsummering 14:30-14:45 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Dag 2 Sluttmøte 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Ukenr. Datoer Kommuner Uke 8 torsdag 20. og fredag 21. februar Gjerstad kommune Tom Jacobsen Tlf 37119724 For Kartverket: Anders Fekjær Tlf 32118129 Uke 9 onsdag 26. og torsdag 27. februar Midsund kommune Inge Rakvåg Tlf. 71270527 For Kartverket: John Thomas Aalstad Tlf 32118792
12 Uke 10 torsdag 6. og fredag 7. mars Skedsmo kommune Thorbjørn Smådahl Tlf. 66938471 For Kartverket; Anders Fekjær 32118129 Uke 11 onsdag 12. og torsdag 13. mars Selbu kommune Jim Reitan Tlf.73816734 For Kartverket: Anders Østeraas 32118495 Uke 11 onsdag 12. og torsdag 13. mars Uke 13 onsdag 26. og torsdag 27. mars Notodden kommune Jan Idar Funner Tlf. 35015094 For Kartverket: Anders Fekjær 32118129 Innherred samkommune, omfatter Levanger kommune Verdal kommune Per Arne Kolberg Tlf. 74048550 For Kartverket: Finn Isaksen 32118544 Uke 14 tirsdag 1. og onsdag 2. april Grue kommune Dag Haugen Tlf. 62942059 Uke 19 onsdag 7. og torsdag 8. mai For Kartverket: Nils Arnt Moen 32118772 Tønsberg kommune
13 Kåre Conradsen Tlf. 33348682 Uke 19 onsdag 7. og torsdag 8. mai Uke 21 onsdag 21. og torsdag 22. mai For Kartverket Knut Holter 32118152 Råde kommune Siv Thuva Jansson Tlf 69295071 For Kartverket: Anders Fekjær 32118129 Alta kommune Trond Inge Heitmann Tlf. 78455156 For Kartverket: Anders Fekjær 32118129 Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Kopi: - Fylkesmannen, Tilsynskoordinator - Kartkontoret i fylket
14 Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land Gjerstad kommune 4980 GJERSTAD Norge Midsund kommune 6475 MIDSUND Norge Skedsmo kommune Postboks 313 2001 LILLESTRØM Norge Selbu kommune Gjelbakken 15 7580 SELBU Norge Notodden kommune Postboks 193 3672 NOTODDEN Norge Levanger kommune Håkon den Godes 7601 LEVANGER Norge gate 30 Grue kommune Postboks 173 2261 KIRKENÆR Norge Tønsberg kommune Postboks 2410 3104 TØNSBERG Norge Råde kommune Postmottak 1640 RÅDE Norge Alta kommune Postboks 1403 9506 ALTA Norge Sentrum Verdal kommune Johannes Bruns gate 2 7650 VERDAL Norge
15 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 23.11.2012 5. Organisasjonskart 6. Delegasjonsreglement 7. Rutiner for behandling av delingssaker og oppmåling 8. Journalliste over registerte dele-/oppmålingsaker 2012 til 2013 9. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
16 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Gjerstad kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Lars Lauvhjell Rådmann X X X Svein Brattekleiv Enhetsleder X X X Finn Pettersen Tom Jacobsen Astrid Haugen Gustavson Gjennomfører oppmålingsforretninger og fører matrikkelen Fører matrikkelenhet og bygningsinformasjon i matrikkelen Jobber med utlevering av matrikkelinformasjon X X X X X X X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.