Informasjon strategi Pandemi for Flekkefjord kommune Generelt I en pandemisituasjon er behovet for informasjon til befolkningen og egne ansatte meget stort. Plan for informasjonsberedskap (P2) i Flekkefjord kommune finnes som delplan under i P1 Plan for kriseledelse. Dette dokumentet er et vedlegg til P3 Plan for pandemiberedskap som er en delplan under PHS1 plan for helsemessig og sosialberedskap, som igjen er en delplan under P1 De overordnede prinsippene for kommunikasjon under en influensapandemi er i følge Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa: tillit, aktiv informasjon, åpenhet, publikumsforståelse og samordning. Ansvar Kommunens kriseorganisasjon består av kommunens kriseledelse og kriseledelsens sekretariat og beskrives og illustreres i kriseplanen som følger: Presse og publikumstjenesten Kommunens politiske og administrative ledelse Kommunens kriseledelse Kriseledelsens sekretariat Kommunens samlede administrasjon og enheter Kriseledelsens funksjon er å ha myndighet og kunnskaper til å ta raske og viktige avgjørelser i en akutt krisesituasjon. Personer i kriseledelsen er parallelt ledere for sine faste funksjoner i kommunen, men skal kunne komme sammen for å koordinere krisehåndteringen Kriseledelsens sekretariat har som oppgave å følge situasjonen kontinuerlig, føre journal, rapportere, ajourføre situasjonskart, motta telefoner og meldinger samt oppdatere kriseledelsen når den trer sammen Kriseledelsen har ansvar for å utarbeide informasjon og iverksette nødvendig informasjonstiltak internt i organisasjonen, for innbyggerne, til media og andre. Ansvarlig informasjon sitter som fast medlem i kriseledelsen og informasjonen som blir gitt skal godkjennes av kommunens kriseledelse og eventuelt koordineres/avklares med skadestedsledelse. Kriseledelsen tar stilling til om og når presse og publikumstjenesten skal etableres.
En full beskrivelse av ansvar, roller og funksjon til alle som deltar i informasjonsberedskapen gis i Flekkefjord kommunes Plan for kriseledelse (P1) og Plan for informasjonsberedskap (P2). Her finnes også oversikt over tekniske hjelpemidler og plan for etablering av disse. Målgrupper, faser og medier i en pandemisituasjon En pandemisk influensa vil i de aller fleste tilfeller være annonsert på forhånd, noe som gjør det nødvendig å ha en informasjonsstrategi som endres etter hvert som sykdomsbildet og befolkningens behov for informasjon endres. Flekkefjord kommune finner det hensiktsmessig å tilpasse informasjonen til ulike målgrupper i samfunnet og vil derfor søke å tilpasse innholdet i den informasjonen som gis til de enkelte gruppene på bakgrunn av deres ulike informasjonsbehov. De tre målgruppene: 1. Internt ansatte 2. publikum/innbyggere 3. media I tillegg vil det bli gitt informasjon til andre aktører som håndterer krisen, herunder Fylkesmannen, Sørlandet sykehus HF, Flekkefjord. Aktuelle aktører vil i følge kommunens kriseplan kunne innkalles til å delta i kriseledelsen og således få tilgang på all relevant informasjon og bistå i å utforme den informasjonen som gis. Kriseledelsen vurderer fortløpende hvem som skal ha informasjon når og hvordan. Flekkefjord kommune har valgt å dele informasjonsstrategien inn i ulike nivå, avhengig av hvilken fase sykdommen befinner seg i nasjonalt og lokalt. Tre informasjonsfaser i en pandemi I den innledende fasen vil vi ha en situasjon med tidvis mye oppmerksomhet omkring pandemi i nasjonale media, noe som vil bidra til at internt ansatte, innbyggerne og lokal media (heretter kalt målgruppene) vil etterspørre informasjon om hva lokale myndigheter gjør og har gjort for å møte utfordringene i forbindelse med en pandemi. De ulike målgruppene vil i ulik grad etterspørre informasjon tilpasset deres behov. Sentrale spørsmål vil være: - Hva gjør myndighetene for å begrense/ forberede pandemien? - Hvordan skal jeg som (arbeidstaker, helsearbeider, omsorgsperson) forholde meg for å redusere risikoen for å bli smittet, og eventuelt smitte andre I denne fasen er det viktig å Opprette en høy grad av troverdighet ovenfor egne ansatte, publikum og media Bygge opp formelle og uformelle nettverk Bygge opp god relasjon til media Etablere system for kommunikasjon internt og eksternt Bygge opp bevisstheten omkring mulige kommunikasjonskriser og informasjonsutfordringer Forberede gode verktøy for krisehåndtering (maler for logg, nyhetsmelding, varslingslister og kontaktinformasjon til samarbeidspartnere, myndighet og media)
Sørge for at publikum og media kjenner til nettsidene http://www.flekkefjord.kommune.no Den operative fasen karakteriseres av at pandemien er i rask fremgang i befolkningen, og nasjonale media vil ha stor fokus på pandemi og det kan forekomme innslag og oppslag som kan skape panikk i befolkningen. Det vil være stor etterspørsel blant målgruppene etter lokal informasjon. Det er i denne fasen særlig viktig med aktiv, samordnet informasjon fra en klar, tydelig og medmenneskelig kriseledelse. Sentrale spørsmål vil være: - Hva gjør myndighetene for å håndtere krisen? - Hvordan skal jeg forholde meg om jeg eller noen av mine nærmeste blir syke? I denne fasen er det viktig å: Ha en klar avklaring av eierskapet til krisen Sørge for god informasjonsdeling ovenfor andre aktører i krisen (Nasjonale og regionale aktører, lokal helseforetak, aktører innen pleie- og omsorgssektoren, fastleger m. fl se varslingsliste i kriseplan) Klargjøre mål og budskap Koordinere/samordne informasjonen med andre involverte aktører (nasjonale, regionale og lokale) slik at media og andre får en korrekt oppfatning av situasjonen Bidra til at ansatte og publikum får den informasjonen de trenger og har krav på Gi et så korrekt bilde av situasjonen som mulig Vise at man har kontroll og fokus på å løse situasjonen Peke på løsninger Kommunisere at hjulene holdes i gang, så frem det gir et korrekt bilde Kommunisere mest mulig direkte med målgrupper Husk de fire M er i følgende rekkefølge: - Menneske - Miljø/omgivelser - Materielle verdier - Marked/økonomi I tilbake til normal fasen vil pandemien være over og det er viktig å komme raskt tilbake til normalsituasjon. Media vil ha liten fokus på krisen, men det kan dukke opp saker som retter søkelys på dårlig krisehåndtering. Målgruppene for kommunen vil kunne ha spørsmål knyttet til: - Lønnskompensasjon for ekstrainnsats - Generell informasjon om praktiske spørsmål I denne fasen er det viktig å: Tilbakestille nettsidene Gradvis avvikling av den ekstraordinære informasjonskapasiteten Evaluere egen innsats under krisen (bla gjennom gjennomgang av logg) Møte med involverte aktører for å drøfte informasjonsdeling og samordning. Følge opp evalueringen gjennom revisjon av planverk. Medier for informasjon Kommunens egne ansatte/egen organisasjon kommunikasjon langs linje, e-post, intranett, faks, telefon, trykt materiell Publikum øvrige innbyggere
Kommunens internettside med lenke til pandemi.no Trykt materiell som samsvarer med budskap fra sentrale myndigheter Servicetorg Husstandsaviser (Agder) Er det mulig å få til en avtale med Avisen Agder og posten om fulldistribusjon av avisen dersom viktig informasjon må ut til befolkningen (samarbeid med Kvinesdal, Lyngdal, Farsund, Moi og andre kommuner som også dekkes) Dette med særlig tanke på eldre som ikke har internett. Media Lokalradio NRK sørlandet Kommunen bør ha pressemeldinger klare for uplanlagte henvendelser fra media (daglig rutine?) Andre samarbeidspartnere, fastleger, spesialisthelsetjenesten, lokalt mattilsyn, fylkesmannen, andre kommuner, politi, sivilforsvar, frivillige organisasjoner o.l Informasjons- og samarbeidsmøter, fast tidspunkt hyppighet etter behov E-post Kontakttelefon Internettsider Flekkefjord kommune informasjonsstrategi Pandemi 1. Innledende fase Generelt Flekkefjord kommune vil i en situasjon med utbrudd av pandemisk influensa følge de nasjonale retningslinjer og vil henvise til nasjonale myndigheters hjemmesider for generell informasjon om sykdommen og utbruddet. Viktig å gi tilstrekkelig og korrekt informasjon og unngå en overfokusering på temaet fra kommunens side. Flekkefjord kommune vil basere seg på budskap, råd og retningslinjer fra sentrale myndigheter når det utarbeides lokal informasjon. Viktige aktører Flekkefjord kommune plenlegger å samordne informasjon med i pandemisituasjoner er I fase 1-2 av en pandemi vil hovedfokus være å sørge for gjensidig informasjon om endringer og oppdateringer i planverk og varslingslister. I fase 3-5 vil Flekkefjord kommune ta kontakt med aktuelle aktører ved behov. Informasjon fra Flekkefjord kommune vil bli sendt til sentrale aktører i henhold til varslingsliste. Det vil bli opprettet kontakt med ansvarlig representanter for Sørlandet sykehus HF Flekkefjord og nabokommuner for å diskutere kommunikasjons former og rutiner. Samordning av informasjon er veldig viktig for å sikre god krisekommunikasjon. Varslingslister vil oppdateres og det vil bli etablert lister med e-post adresser for kommunikasjon med interne og eksterne aktører. Til egne ansatte Bruk av internett, intranett og e-post med informasjon om
Hvilke tiltak som kommunen har satt i verk og forberedt på inneværende tidspunkt, samt ansvarslinjer - Informasjon til publikum og ansatte - Gjennomgang av planverk - Kriseplanen legges ut på intranett - Kommunelegen er smitteansvarlig, andre tiltak og henvendelser går gjennom linja til kommunalsjef. Hvordan ansatte som jobber i kommunen skal forholde seg ved mistanke om smitte. Egen informasjon til tjenesteledere - Tjenesteledere vil bli bedt om å gjøre egne ansatte kjent med den lokale kriseplanen, samt å oppdatere eventuell kontaktinformasjon i varslingslister, både for lokale planer og i kommunens plan for kriseledelse. Tjenesteledere har ansvar for opplæring av egne ansatte. Til publikum Bruk av internett og kommunens egne hjemmesider http://www.flekkefjord.kommune.no Flekkefjord kommune følger nasjonale retningslinjer og henviser til www.pandemi.no og www.fhi.no for generell informasjon om influensa pandemi. Flekkefjord kommune har gjennomgått kommunens planverk i henhold til de føringer vi har fått fra nasjonale myndigheter. Kommunelegen følger situasjonen og Flekkefjord kommune vil oppdatere informasjonen fortløpende dersom situasjonen endrer seg. Folk som har symptomer på influensa bes kontakte fastlege eller legevakt over telefon, ikke møte opp på legekontor. Ikke møt opp på legekontoret/legevakten uten å ringe og avtale på forhånd. Til media Bruk av pressemeldinger for å få ut viktig informasjon til lokalbefolkningen I den innledende fasen kan det være tilstrekkelig å lage en pressemelding til lokal avisen Agder Samordning av informasjon med de øvrige kommunene som dekkes av lokal avisen, Kvinesdal, Lund, Sirdal og Sokndal. 2. Operativ fase I denne fasen vil Flekkefjord kommune antakeligvis komme til å måtte drive utstrakt informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet. Både ovenfor egne ansatte, publikum, media og samarbeidspartnere i krisehåndteringen. Det er viktig å etablere gode rutiner for informasjonsinnhenting og informasjons spredning og deling. I fase 6 planlegger Flekkefjord kommune følgende tiltak: Opprette faste møtetidspunkt for samordningsmøter, møtene vil bli holdt i kriseledelsens møtelokaler på Rådhuset. Etablere en elektronisk informasjonsrutine som vil ha en koordinerende funksjon Distribuere oppdaterte telefonlister, og de aktuelle aktørene vil bli oppfordret til å orientere seg på hverandres hjemmesider samt aktivt oppdatere egne hjemmesider. Etablere publikumstelefon, bemannet av personell som i normalsituasjoner bemanner tjenestetorget. Opplyse om telefonnr og hvilke henvendelser de kan ta i mot. Egen e-post til kommunen beredskap@flekkefjord.kommune.no denne skal i hovedsak benyttes for kommunikasjon mellom aktører innenfor krisehåndteringen
Opplysninger om vaksinasjon til ansatte og publikum når kan man vente innkalling, tilbud til grupper på institusjon og til personer som mottar hjemmebaserte omsorgstjenester. Åpen informasjon om mulige bivirkninger. Be personer som ikke kan komme til vaksinasjonslokaler på egenhånd ta kontakt med sin fastlege. Egen innkalling for prioriterte grupper i henhold til planverk Også i denne fasen er det viktig å differensiere informasjon som gis til de ulike målgruppene, slik at alle får tilpasset informasjon. Viktig å gi informasjon om - Vaksinasjon og vaksinasjonsprogram når denne foreligger - Publikumsmottak og andre tjenester som kommunen tilbyr, heriblant krisetelefon. - Hvilke tilbud kommunen tilbyr - Reduserte åpningstider, tjenestetilbud - Eventuelle stengte lokaler/tjenester og avvikling av tilbud - Sykdommens forløp, nøktern, saklig informasjon Til egne ansatte Bruk av internett, intranett og e-post med informasjon om Hvilke tiltak som kommunen har satt i verk og forberedt på inneværende tidspunkt, samt ansvarslinjer Kommunens budskap til befolkningen Hvilke tiltak/prioriteringer kommunen planer å iverksette, konsekvenser for det enkelte tjenestested (stenging/reduksjon av og i tjenestetilbud, omrokkering av personell, tilbud til publikum) Hva som forventes av den enkelte husk ros for innsats Hvordan ansatte som jobber i kommunen skal forholde seg ved mistanke om smitte. Informasjon om vaksinasjonsrutiner Eventuell egen informasjon til tjenesteledere Til publikum Bruk av internett og kommunens egne hjemmesider http://www.flekkefjord.kommune.no Klart og tydelig budskap Tiltak og prioriteringer som kommunen vil iverksette konsekvenser for publikum/grupper blant publikum Kontaktinformasjon, publikumsmottak, krisetelefon Tilbud til publikum stenging/reduksjon i tilbud, eventuelt nye tilbud Informasjon om vaksinasjonsrutiner Flekkefjord kommune følger nasjonale retningslinjer og henviser til www.pandemi.no og www.fhi.no for generell informasjon om influensa pandemi. Kommunelegen følger situasjonen og Flekkefjord kommune vil oppdatere informasjonen fortløpende dersom situasjonen endrer seg. Pårørende til beboere eller brukere av tilbud som vil bli berørt skal få informasjon om årsak og tidsperspektiv for reduksjon/bortfall av tjenesten. Pårørende vil bli bedt om å vise forståelse for situasjonen og oppfordret til eventuelt å overta enkelte av oppgavene i det aktuelle tidsrommet. Til media
Bruk av pressemeldinger for å få ut viktig informasjon til lokalbefolkningen. I den operative fasen kan det være aktuelt å bruke både fjernsyn, radio og aviser som medium for å nå alle Samordning av informasjon med de øvrige kommunene som dekkes av lokal avisen, Kvinesdal, Lund, Sirdal og Sokndal. Eventuelt med alle kommunene og Fylkesmenn, hvis områder dekkes av NRK Sørlandet Klart og tydelig budskap Tiltak og prioriteringer som kommunen vil iverksette konsekvenser for publikum/grupper blant publikum Informasjon om vaksinasjonsrutiner Kontaktinformasjon, publikumsmottak, krisetelefon Tilbud til publikum stenging/reduksjon i tilbud, eventuelt nye tilbud Flekkefjord kommune følger nasjonale retningslinjer og henviser til www.pandemi.no og www.fhi.no for generell informasjon om influensa pandemi. Kommunen har kontroll på situasjonen. I en intervjusituasjon skal man alltid omtale det menneskelig aspektet først vær et medmenneske. Økonomiske og miljømessige konsekvenser kommer i andre rekke. Fokuser på et eller to klare budskap, sørg for å få disse frem. 3. Tilbake til normal fasen I denne fasen vil Flekkefjord kommune vil Flekkefjord kommune sørge for å kommunisere at krisen er over, viktig at samfunnet går tilbake til normalen. Viktig å gi informasjon om - At kommunen anser krisen for over - Kommunen vil evaluere egen krisehåndtering - Når de ulike tilbudene antas å fungere som normalt Til egne ansatte Bruk av internett, intranett og e-post med informasjon om Kommunens budskap til befolkningen Kommunen vil evaluere egen krisehåndtering, eventuelt be om innspill (sende ut evalueringsskjema til den enkelte ansatte/ tjenesteleder.) Når ansatte kan forvente at ting vil fungere som normalt, plan for gjenopprettelse av tilbud, vanlige prosedyrer Ros for innsats! Eventuelt når eventuelt økonomisk kompensasjon for ekstra innsats vil bli utbetalt. Eventuell egen informasjon til tjenesteledere Til publikum Bruk av internett og kommunens egne hjemmesider http://www.flekkefjord.kommune.no Klart og tydelig budskap Krisen er over Når publikum kan forvente at tjenestene fungerer som normalt Til media Bruk av pressemeldinger for å få ut viktig informasjon til lokalbefolkningen. Klart og tydelig budskap Krisen er over Når publikum kan forvente at tjenestene fungerer som normalt