KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/14 Møtedato: 12.02.2014 Tid: kl 12.00 kl 15.45 Møtested: Formannskapssalen, Nesset kommunehus Sak nr: 01/14 07/14 Møteleder: Paul E. Nauste, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset, nestleder (Frp) Vigdis Fjøseid (Ap) Forfall: ingen Ikke møtt: ingen Møtende vara: ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Liv Husby, rådmann (under sak 03/14 07/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. I forbindelse med kontrollutvalgets overgang til elektronisk møtebehandling fikk utvalgsmedlemmene, i starten av møtet, utdelt I-pad fra Nesset kommune. Innføring i bruken av denne ble gitt av enhetsleder Hildegunn Kvernberg Blø og konsulent Vivian Høsteng ved Servicekontoret i Nesset kommune. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. DESEMBER 2013 PS 02/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/14 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2013 PS 04/14 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2013 PS 05/14 MØTEPLAN FOR 2014 PS 06/14 PS 07/14 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 6
PS 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. DESEMBER 2013 Protokollen fra møte 9. desember 2013 godkjennes. Leder orienterte. PS 02/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/14 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon - Møte i representativt organ protokoll fra møte 04.12.2013 RS 02/14 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte 04.12.2013 RS 03/14 Møteplan for politiske møter i Nesset for 2014 Orienteringssaker: OS 01/14 OS 02/14 OS 03/14 OS 04/14 OS 05/14 IKS-loven 6 / Kommuneloven 42 Hvem betaler godtgjørelse til representantskapets leder og valgkomiteen i et IKS? skriv fra Kommunal og moderniseringsdep., datert 26.11.2013 Årsrapport og regnskap for 2013 Skatteoppkreveren i Nesset kommune Salg av installasjonsavdelingen i Nesset Kraft AS kopi av brev til Nordmøre Elektro AS, datert 13.12.2013 Vedr. spørsmål om innsyn i Nesset kommunes regelverk for innkjøp - kopi av brev til Nordmøre Elektro AS, datert 13.12.2013 Vedr. klage på manglende svar fra Nesset kommune kopi av brev til Bjørnes Gård, datert 13.12.2013 Sekretæren orienterte til den enkelte sak. Side 2 av 6
PS 03/14 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2013. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til etterretning. Sekretæren gikk igjennom årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til etterretning. PS 04/14 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2013 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2013 til orientering. Regnskapsrevisor orienterte og redegjorde for de enkelte punkt i rapporten. PS 05/14 MØTEPLAN FOR 2014 Følgende møteplan for 2014 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 7 12.02. 1/14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2013 Møteplan for 2014 15 09.04. 2/14 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Nesset kommune Revisjonsberetning Resultat av selskapskontroll 26 23.06. 3/14 Økonomirapport 1. tertial 2014 Side 3 av 6
Resultat av forvaltningsrevisjonsprosjekt Resultat av selskapskontroll 43 21.10. 4/14 Økonomirapport 2.tertial 2014 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2014 Revisjonsplan for revisjonsåret 2014 Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? 50 08.12. 5/14 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretæren orienterte. PS 06/14 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Rutiner for avlegging av byggeregnskap/investeringsregnskap Rutiner for avlegging av sluttregnskap for investeringsprosjekt bør være nedfelt i kommunens sentrale styringsdokument. Nesset kommune har nedfelt sitt Reglement for investeringsprosjekt i Økonomireglementet. Kontrollutvalget har anmodet administrasjonen om å sørge for at rutinene for avlegging av byggeregnskap innskjerpes og eventuelt revideres. I forbindelse med budsjettbehandlingen høsten 2012 var det tenkt å se på økonomireglementet i sin helhet. Det var antatt at arbeidet med en revidering av reglementet ville være ferdig ved årsskiftet 2012/2013. Det legges nå opp til at reglementet skal være ferdig til politisk behandling i mai/juni 2014. Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012 og 2013 til oppfølgingslisten for 2014. Saksbehandlingsrutiner ved søknad om institusjonsplasser i Nesset kommune For å sikre at saksbehandlingen ved søknad om institusjonsplass er i samsvar med gjeldende regler og forskrifter, har Nesset kommune utarbeidet egne prosedyrer/rutiner for hvordan dette skal gjøres. Kontrollutvalget ønsket en orientering fra kommunens administrasjon om hvordan saksbehandlingsrutinene ved søknad om institusjonsplass praktiseres i Nesset kommune. Rådmann orienterte kontrollutvalget i møte 09.12.2013 og delte ut Nesset kommune sine reviderte prosedyrer for Søknad om plass i institusjon, Saksbehandling i klientsaker og Orientering til ansatte vedr. saksbehandlingsprosessen i Nesset kommune. Kontrollutvalget ønsket å se nærmere på prosedyrene og saksbehandlingsprosessen til neste møte. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2014. 12.02.14: Rådmann orienterte og viste til den skriftlige beskrivelsen av prosedyrer for behandling av søknad om plass i institusjon og saksbehandling i klientsaker i Nesset kommune som utvalgsmedlemmene fikk utdelt i møtet 09.12.2013. Kontrollutvalget ser seg tilfreds med rådmannens muntlige og skriftlige redegjørelse. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Side 4 av 6
Nesset kommunes innkjøpspraksis og etterlevelse av lov om off. anskaffelser Kontrollutvalget har mottatt et brev fra firma Nordmøre Elektro A/S. I brevet ber de om svar på rutiner for innkjøp av tjenester i Nesset kommune. I brevet antydes det at kommunens praksis ved innhenting av anbud kan være brudd på innkjøpsrutinene og Lov om offentlige anskaffelser. Rådmann orienterte kontrollutvalget i møte 09.12.2013. Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt kopi av svarbrev til Nordmøre Elektro AS fra Nesset kommune. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2014. 12.02.14: Rådmann orienterte og viste til brev av 04.02.2014 fra Nesset kommune til Nordmøre Elektro AS som var vedlagt saken. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Naustområde i Høvik Nesset kommune - manglende oppfølging av vedtak i Nesset formannskap og kommunestyre Kontrollutvalget mottok kopi av et brev til Nesset kommune, datert 6. juli 2012 fra grunneiere/nausteiere i Høvik. Rådmann redegjorde i møte 24.09.2012 for det som var skjedd i saken. Nausteierne som har klaget på manglende oppfølging fra kommunen sin side skulle få skriftlig svar fra Nesset kommune. Saken ble tatt opp igjen i møte 09.12.13 da kontrollutvalget igjen var blitt kontaktet av nausteierne fordi forholdene i Høvik naustområde fremdeles ikke var tilfredsstillende. Rådmann orienterte kontrollutvalget i møte 09.12.2013. Det har vært løpende kontakt mellom rådmann og nåværende eier av Høvik Fiskeanlegg i løpet av høsten. Det arbeides med en helhetlig plan for området. Kontrollutvalget ønsker å følge denne saken videre. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2014. 12.02.14: Rådmann orienterte om den kontakten som har vært med prosjektleder J. Reistad og den informasjonen kommunen har fått. Det foreligger et vedtak i Nesset kommunestyre om at kommunen skal besørge opprydning av området på eiers regning dersom eier ikke gjør det. Siden dette forholdet ikke er ordnet opp i, ønsker kontrollutvalget å følge denne saken videre. Innkjøpsreglement for Nesset kommune ny sak Kontrollutvalget har i 2013 blitt kontaktet av Nordmøre Elektro As som stilte spørsmål til Nesset kommunes innkjøpsrutiner. Kommunens rutiner for innkjøp bør i all hovedsak være nedfelt i et eget innkjøpsreglement. I brev av 04.02.2014 fra rådmannen i Nesset til Nordmøre Elektro AS vises det til at Nesset kommune holder på å utarbeide innkjøpsrutiner. Kontrollutvalget ønsker å følge opp denne saken og vil be om tilbakemelding fra kommunen når innkjøpsreglementet er utarbeidet. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Sekretær orienterte. Utvalget gikk igjennom de saker som var opplistet i saksframlegget. Rådmann Liv Husby orienterte til følgende saker: Saksbehandlingsrutiner ved søknad om institusjonsplasser i Nesset kommune Nesset kommunes innkjøpspraksis og etterlevelse av lov om off. anskaffelser Naustområde i Høvik Nesset kommune - manglende oppfølging av vedtak i Nesset formannskap og kommunestyre I tillegg til de saker som var listet opp i saksframlegget, ble det foreslått å sette opp følgende sak på oppfølgingslisten: Innkjøpsreglement for Nesset kommune Side 5 av 6
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) PS 07/14 EVENTUELT Tilbud om utleie av lager for strøsand og utstyr - Henvendelse fra Toven Eiendom AS Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra Toven Eiendom AS som gjelder firmaets tilbud til Nesset kommune om utleie av hall til gruslager. Saken ble drøftet i kontrollutvalgets møte 09.12.2013 hvor rådmann Liv F. Husby redegjorde for Nesset kommunes behandling av saken og de politiske vedtak som var fattet. Kontrollutvalget ba rådmannen om å sette opp en oversikt over saksgangen som skulle oversendes til kontrollutvalgssekretariatet. Rådmann Liv Husby viste til oversikten over saksgangen som var vedlagt saken. Anbudet var ikke utlyst offentlig. Dette er ikke i direkte strid med Lov om off. anskaffelser. Anbudene som kom inn ble ikke ført inn i kommunens saksbehandlingssystem før tilbudene ble politisk behandlet. Kontrollutvalget kan ikke se at det er gjort feil i saksbehandlingen av anbudene, men vil bemerke at det er meget uheldig at kommunens saksbehandlingsrutiner ikke alltid blir fulgt. Konklusjon: Nesset kommune v/rådmann blir tilskrevet og bedt om en redegjørelse for de punkt som er påpekt i brevet fra Toven Eiendom AS. Kontrollutvalget vil da gjøre en vurdering av om Nesset kommune har fulgt regelverket i Lov om offentlige anskaffelser fullt ut i denne saken. Klage på behandling av teknisk etat i forbindelse med naboklage Kontrollutvalget har mottatt klage fra en innbygger i Nesset kommune som mener at han ikke ble tatt på alvor av teknisk etat i Nesset kommune da han framsatte en klage på støyende aktivitet på naboeiendommen. I brevet ble kontrollutvalget bedt om å anmode naboen om at forholdet som var påklaget skulle opphøre. Det ble redegjort nærmere for saken i møtet og kopi av brevet fra klager m/vedlegg ble delt ut til utvalgsmedlemmene. Konklusjon: Kontrollutvalget er ikke noe klageorgan og har ingen myndighet til å gripe inn i privatrettslige forhold. Saken avvises derfor. Klager vil bli tilskrevet. Paul E. Nauste Lars Myrset Vigdis Fjøseid leder nestleder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6