Beredskapsplan for HVO-studenter i utlandet (oppdatert 23.09.2015)



Like dokumenter
8. Beredskapsplan for studenter i utlandet

Kriseberedskapsplan for HiG/HiL-studenter i utlandet

8. Beredskapsplan for studenter i utlandet

Kriseberedskapsplan for NTNU i Gjøviks studenter i utlandet

Vedlegg 5. Definisjoner

Retningslinjer for opphold i utlandet: ansvar og rettigheter

Beredskapsplan ved krise, ulykke, død

HØGSKOLEN I GJØVIK Kvalitetssystem for HiG. Beredskapsplan. ved krise, ulykke, død

Sikkerhet på utveksling

Trygg i utlandet. Sikkerhet ved studieopphold i utlandet i regi av NIH

Beredskapsplan i forbindelse med kriser og katastrofer i fredstid

Beredskap i Gildeskål

TRYGG I UTLANDET. Sikkerhetsbrosjyre for studieopphold i utlandet i regi av uio

TRYGG I UTLANDET. Sikkerhetsbrosjyre for studieopphold i utlandet i regi av uio

LEKNESFOTBALLKLUBB klubbenforalle

Beredskapsplan for barn som ikke blir hentet/ for sein henting

Beredskap for studenter i utlandet: UiOs erfaringer og arbeidsmetoder. Christian Thorn Veileder for utveksling Seksjon for opptak og tilrettelegging

Kriseplan for Høgskolen i Hedmark. Naudnummeret til høgskolen:

Beredskap for den internasjonale studenten. Monica Brobakk, Internasjonalt Kontor

MØTEPROTOKOLL (revidert ) Strategisk studienemnd

KRISE- KOMMUNIKASJON. Håndbok for ledere og ansatte

Sikkerhet på reisen. Informasjon til studenter som reiser på utenlandsopphold. student.uis.no/ut

Vedtakssaker. 25/14 14/ AMU-samansetning , opplæring 3 26/14 14/ AKAN 4. Sjukefråvær 5. Status vernerundar 6.

MØTEPROTOKOLL Fellesmøte med Strategisk studienemnd og Læringsmiljøutvalet

Beredskapsplan for fysisk sikkerhet arkiv 111 Vedtatt av landsstyret , revidert

Beredskapsplan for Pedagogiske tjenester

BEREDSKAPSPLAN. ved ulykker

BEREDSKAPSPLAN BRANN og andre uønskede hendelser FOR VARDØ VIDEREGÅENDE SKOLE

BEREDSKAPSPLAN FOR ALVORLIGE KRISER. Informasjonsmøte

Vedlegg 24. Beredskapsplan

VEDLEGG 23. Beredskapsplan for Forus avfallssorteringsanlegg

Kom i gang med Onix Work

Sikkerhet på reisen. Informasjon til studenter som reiser ut

Lokal beredskapsplan STYREVERVKURS februar 2018

Fagdag smittevern og beredskap

Innledning... side 2 Veiledning for den som har informasjon... side 3 Hovedpunkter... side 3. Utfyllende kommentarer... side 7

UNIVERSITETET I TROMSØ

Kriseberedskapsplan. Hedmark Skikrets AMBULANSE : 113 POLITI : 112 BRANN : 110 GIFTTELEFON :

Reisepolicy for Norges musikkhøgskole

Psykososialt støtteteam. Håndtering av akutte psykiske kriser i relasjon til ulykker, selvmord og katastrofer.

Varsling. Alvorlighetsgrad av hendelse vil kunne påvirke varslingshiearkiet. Leder / turleder / vertskap / hyttevakt

Sikkerhets- og beredskapsplan Utgave 1 23.juni Generalforsamling Norsk Luthersk Misjonssamband Randaberg juli 2015

Spørreopplegget i årets utgave av Studiebarometeret vil i stor grad ligne på fjorårets opplegg:

Gjennomføring av presseturer i regi av Innovasjon Norge

Nr. Vår ref Dato F /

Organisering av EPS Mottakssenter for evakuerte og pårørende

BEREDSKAPSPLAN. Utdrag av Lokal. for DET TEOLOGISKE FAKULTET. Alarmtelefon

MØTEPROTOKOLL Forskingsutvalet

Praktiske retningslinjer for samhandling vedr. innleggelse, utskrivning og overføring av pasienter mellom... kommune og St. Olavs Hospital HF.

PLAN FOR KRISELEDELSE VED SKOLENE I HEMNE 13/159-3 X20

Oppfølging av ulykker

Ung kreft Midt-Norge inviterer til Krakowtur september 2016

Retningslinjer for håndtering av konflikter ved UiO

Samarbeidsavtale om behandlingsforløp for rehabilitering

Innholdsfortegnelse: Side: 1 av 7 Revisjonsnummer:: 3 Revisjonsdato: Godkjent av: TRH

Klar for avgang. - viktig informasjon for et godt studieopphold i utlandet

Etiske retningslinjer i Høyre. Vedtatt av Høyres Sentralstyre [Type text] [Type text] [Type text]

Koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering

EN VEILEDER TIL INDIVIDUELL PLAN

Beredskapsplan for Høvik Blommenholm Løkeberg Skolekorps

Utredning av den internasjonale virksomheten ved UiS. Grunnlagsdokument for diskusjon og høring internt

U N I V E R S I T E T ET I B E R G E N

Plan for helsemessig og sosial beredskap Osen kommune

Kriseledelse ved skolene i Hemne kommune.

BEREDSKAPSPLAN FOR RYKKINN OG GULLHAUG SKOLEKORPS SIN TUR TIL BEITOSTØLEN fra 19. til og med 21. januar 2018

LOKAL BEREDSKAPSPLAN DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET

Semesterevaluering av TVEPS våren 2016

KRISE- OG BEREDSKAPSPLAN. for. Det frivillige Skyttervesen

Fra: Arne Hågensen. Sendt: 30. november :59 Åse Saltkjelsvik VS: 15/ Gateadresse TusenFryd T.O. Hei,

Beredskapsplan. Prosjektnavn Prosjektnummer Kontraktsnummer

MØTEPROTOKOLL Strategisk studienemnd

Klar for avgang. - viktig informasjon for et godt studieopphold i utlandet

Nå er det like før oktober 2017

BEREDSKAPSPLAN. - ved menneskelige og materielle kriser

Slåstad Idrettslag. Kriseplan

Protokoll. Saksliste. Utvalg: Hovedstyret Fagforbundet Sandnes Møtested: SAIF-rommet, Folkets hus, Sandnes Møtedato: Tid:

Felles praksisreglement for profesjonsutdanningene ved Institutt for lærerutdanning og pedagogikk (ILP)

PROTOKOLL. Tilstede: Leder Anne-Brit Fenner Torodd Kinn Tor Jan Ropeid (for Åsta Haukås) Studentrepresentant, IL. Fra administrasjonen

Eksempel på beredskapsplan for barnehager og utdanningsinstitusjoner

HANDLINGSPLAN NÅR KRISER OPPSTÅR

(Kriminelle forhold må klager anmelde til politiet. Bare domstolene kan ilegge erstatninger.)

Beredskapskonferansen 2009

PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE HADSEL KOMMUNE

Tenk sikkerhet! Informasjon til ansatte som reiser utenlands

Forsikringsvilkår av for. Livsforsikring

BEREDSKAPSPLAN FOR BARN PÅ TUR UTENFOR BARNEHAGENS OMRÅDE

Kongsberg Your Extreme. Fra Disney princesses

UNIVERSITETET I BERGEN

En veileder for deg som trenger hjelpemidler

Informasjonsmøte vedr internasjonalisering DANSESTUDENTER - IMD. 9. desember :00 10:30 Aud. Bl.5

Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik

Tariffinformasjon. Til våre medlemmer omfattet av Industrioverenskomsten Oslo, 29. mars 2016

Handlingsplan mot mobbing. Grunnskolen i Søgne

Internasjonalt opphold i 6. semester: om destinasjonene

Kokebok for å oppdatere språk og innhold i tekster

BEREDSKAPS- KRISEPLAN I ASKØY KOMMUNE FOR FAGAVDELING BARNEHAGE

Til elever og foresatte: Praktisk informasjon om tilrettelagt skoleskyss for grunnskole og videregående skole i Troms fylke

WinMed3. Release Notes Allmenn Våren Release Notes Allmenn Våren 2013 Versjon Side 1

Transkript:

Beredskapsplan for HVO-studenter i (oppdatert 23.09.2015) Formålet med planen er å gjøre utenlandsopphold tryggere for studentene våre og redusere risikoen for at alvorlige og uheldige episoder skal inntreffe, i tillegg til å gi best mulig assistanse til HVO-studenter i med behov for hjelp. I beredskapsplanen defineres prosedyrer for høgskolens ansatte og studenter før og under utenlandsoppholdet. Dersom en krisesituasjon skulle oppstå vil den kreve en rask respons fra høgskolen, og det er derfor viktig at ansatte og studenter er kjent med prosedyrene. Gjennom registrering av studentenes utenlandsopphold får HVO muligheten til å reagere raskt dersom en krisesituasjon skulle oppstå. Planen synliggjør hvilket ansvar HVO har for ulike kategorier av HVO-studenter i, og hvor ansvaret ligger internt ved HVO. Denne beredskapsplanen gjelder kun for HVO-studenter som oppholder seg i. Innholdsfortegnelse Viktig telefonnummer:... 2 HVOs avtale med Sjømannskirken... 2 Definisjon av krise i... 2 Prosedyrer for HVO-studenter i Varsling... 3 Prosedyrer ved HVO - Varsling... 4 1A Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis... 5 1B Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet... 5 1C Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO... 6 2A Studentorganisert gruppereise... 6 2B Gruppereiser organisert av HVO... 6 Ansvars- og oppgavefordelingen... 7 Sentral kriseledelse ved HVO... 12 Kontaktpersoner ved avdelingene... 13 1

Viktig telefonnummer: HVO Internasjonalt kontor: +47 99 47 03 51 Viderekoblet til mobiltelefon til en ansatt ved Internasjonalt kontor HVO sentralbord: +47 70 07 50 00 0800-1545 (til 1500 i sommerhalvåret) UDs operative senter: +47 23 95 00 00 Døgnbemannet alarmtelefon Sjømannskirken: +47 95 11 91 81 Døgnbemannet alarmtelefon HVOs avtale med Sjømannskirken Høgskulen i Volda har avtale med Sjømannskirken om assistanse ved kriser i. Vi kan benytte deres nettverk for å komme ansatte og studenter til unnsetning, samt be ansatte i Sjømannskirken om å rykke ut til krisesituasjoner. Ansatte og studenter fra Høgskulen i Volda som skal på studieopphold el. i blir oppfordret om å lagre nummeret til Sjømannskirkens beredskapstelefon. Sjømannskirkens døgnåpne beredskapstelefon v/ulykker og kriser: +47 95 11 91 81 E-post: info@sjomannskirken.no I tillegg anbefaler HVO at alle ansasatte og studenter laster ned Sjømannskirkens app «Nødnummer»: https://www.sjomannskirken.no/nødnummer/ Denne gir tilgang til alle lokale nødnummer i det landet en oppholder seg i og man kan legge inn sitt eget reiseforsikringsselskap med alarmnummer, polisenummer og annen viktig informasjon. Den kan også legge inn andre viktig informasjon, som for eksempel kontaktnummer til pårørende, arbeidsgiver, telefonnummeret til Utenriksdepartementet (UD-OPS), nummer til sperring av kort og nærmeste Sjømannskirke. Definisjon av krise i Hendelser som er definert som en krise: a) død b) alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom c) andre alvorlige hendelser som vold, savnede studenter, opptøyer, terrorhandlinger, krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer 2

Prosedyrer for HVO-studenter i Varsling Når HVO-studenter i er i krise (jf. definisjonen på forrige side): - Utfør nødvendig førstehjelp og følg opp medstudenter og andre som er rammet. Følg råd og pålegg fra lokale styresmakter - Kontakt lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege. Lokale nødnummer finner man i Sjømannskirkens App. Dersom man ikke selv kan gjøre seg forstått, må man få tak i noen som kan fungere som tolk - Etter behov, kontakt nærmeste norske utenriksstasjon (på dagtid, utenom åpningstider kontakter en UD s Operative senter på +4723950000), Sjømannskirken (+47 95 11 91 81), kontaktperson ved vertsinstitusjon i og/eller Internasjonalt kontor ved HVO (+47 99 47 03 51). Kontakt også forsikringsselskap når det er naturlig. - Situasjonen vil bli fulgt opp ved HVO. Om nødvendig sammenkalles kriseledelsen - Kontakt med pårørende og media skal håndteres av HVO/politiet Når en krise rammer en eller flere studenter i en gruppe Dersom en krise rammer en eller flere studenter i en gruppe av HVO-studenter i, skal følgende prosedyrer følges: - Den første som får muligheten skal kontakte lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege. Dersom man ikke selv kan gjøre seg forstått, må man få tak i noen som kan fungere som tolk. Lokale nødnummer finner man i Sjømannskirkens App. - Gruppens kontaktperson, eller en annen deltaker dersom kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, tar kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon (på dagtid, utenom åpningstider kontakter en UD s Operative senter på +4723950000), Sjømannskirken (+47 95 11 91 81) og/eller Internasjonalt kontor ved HVO (+47 99 47 03 51). Kontakt også forsikringsselskap når det er naturlig - Kontaktpersonen fungerer som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO og eventuelt andre institusjoner - Situasjonen vil bli fulgt opp ved HVO. Om nødvendig sammenkalles kriseledelsen - Kontakt med pårørende og media skal håndteres av HVO/politiet Når en gruppe HVO-studenter i er i fare Dersom en gruppe HVO-studenter i er i fare, for eksempel på grunn av naturkatastrofer eller en unntakstilstand i landet, skal følgende prosedyrer følges: - Råd og pålegg fra lokale styresmakter skal følges - Kontaktpersonen, eller en annen deltaker dersom kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, tar kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon for å få råd om videre håndtering av saken. Utenriksstasjonen kan senere ta kontakt med studentene dersom situasjonen skulle forverre seg - Kontaktpersonen underretter administrativ koordinator ved HVO. Hvis ikke administrativ koordinator er tilgjengelig, kan Internasjonalt kontor kontaktes (+47 99 47 03 51). Kontakt også forsikringsselskap når det er naturlig - Situasjonen vil bli fulgt opp ved HVO. Om nødvendig sammenkalles kriseledelsen - Kontaktpersonen fungerer som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO og eventuelt andre institusjoner - Kontakt med pårørende og media skal håndteres av HVO/politiet 3

Prosedyrer ved HVO - Varsling Potensiell krisesituasjon i Dersom en ved HVO får kjennskap til en situasjon i som potensielt kan innebære en krise med involverte HVO-studenter skal Internasjonalt kontor (+47 99 47 03 51) underrettes. Hvis ikke Internasjonalt kontor er tilgjengelig skal direktøren kontaktes. Han skal så: - Identifisere situasjonen - Avgjøre, ved hjelp av FS og innleverte egenerklæring for studenter, om vi har studenter i det aktuelle området Dersom krise blir reell følger vanlige varslingsprosedyrer, jf. under. Melding om kriser eller andre situasjoner som krever bistand fra HVO - Kriseledelsen v/direktøren skal kontaktes ved kriser eller andre situasjoner som krever bistand fra HVO - Kriseledelsen vurderer situasjonen og kan om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon, Sjømannskirken og/eller eventuell kontaktperson ved vertsuniversitetet - En skal avgjøre, evt. i samråd med administrativ koordinator/internasjonalt kontor, om det bør tas kontakt med studenten(e) via e-post eller telefon. En melding til studenten(e) bør inneholde en påminnelse om å registrere seg ved den norske utenriksstasjonen og å ta kontakt med familien hjemme. Meldingen skal også gi instruksjoner om hva studenten(e) bør gjøre dersom situasjonen skulle forverre seg, og eventuelt be om en tilbakemelding på hvordan studenten har det nå. Dersom det blir avgjort at studenten(e) skal kontaktes, sendes meldingen til alle studentene eller kontaktpersonene for grupper som oppholder seg i det aktuelle området - All pressekontakt håndteres av kriseledelsen, som i enkelttilfeller kan henvise videre til den aktuelle administrative koordinatoren eller andre Kriseledelsens prosedyrer ved kriser i - Innhente all registrert informasjon om studenter i det aktuelle området fra Internasjonalt kontor og se til at alle studenter i samme område/studentgruppe blir kontaktet om nødvendig - Kontakte stedlige norske utenriksstasjon (på dagtid, utenom åpningstider kontakter en UD s Operative senter på +4723950000) og Sjømannskirken (+47 95 11 91 81) for informasjon og bistand - Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før en, i samarbeid med polititet, kontakter nærmeste pårørende - Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende - Avklare konsekvensene for eventuelle øvrige studenter i området og fastsette om tiltak må iverksettes for disse - Avgjøre om situasjonen er såpass alvorlig at studentene bør evakueres. Utenriksdepartementet bør kontaktes i denne prosessen - Avdekke hva studentene ønsker å gjøre - Kontakte forsikringsselskapene til studentene for en koordinert innsats dersom en evakuering må gjennomføres - Avgjøre høgskolens offisielle respons på hendelsen 4

Ulike kategorier av HVO-studenter i : ansvar og rettigheter Med HVO-student menes en semesterregistrert student med gyldig studierett ved HVO. HVO-studenter i deles inn i fem kategorier med ulikt ansvar og ulike rettigheter opp mot HVO: 1. Enkeltstudenter A. Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis B. Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet C. Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO 2. Studentgrupper A. Studentorganiserte gruppereiser B. Gruppereiser organisert av HVO Beredskapsplanen omfatter HVO-studenter på utenlandsopphold av kategoriene 1A-C og 2A-B. Studenter som reiser til i forkant av et studieopphold i regi av HVO, eller som forlenger oppholdet i etterkant av et slik studieopphold, har ingen ansvar eller rettigheter ovenfor HVO relatert til den delen/disse delene av utenlandskoppholdet. 1A Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis Dette er studenter som er i på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis som er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved HVO. Studentene vil som regel være master- eller profesjonsstudenter, og veileder eller andre på institutt/studieprogram vil være informert om reisen. Studenten skal ha en administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet. Studenter på kortere (under 2 md) feltarbeid/kurs/praksis har normalt ikke vært i kontakt med Internasjonalt kontor. Studenter som får forhåndsgodkjenning for datainnsamling/feltarbeid/praksis av 2 måneders lengde (og lengre), kan registreres som utvekslingsstudenter i FS-databasen av Internasjonalt kontor dersom beskjed blir gitt fra avdeling/institutt. 1B Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet Dette er studenter som deltar på utveksling til et av HVOs avtaleuniversitet 1 i 3-12 måneder. Studentene kan reise alene eller i grupper. Oppholdet er alltid forhåndsgodkjent. Studentene søker utveksling gjennom Internasjonalt kontor og er registrert i FS. Studentene skal ha en administrativ koordinator ved HVO. 2 HVO vil normalt ikke sende studenter til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. 1 Med avtaleuniversitet menes en høyere utdanningsinstitusjon som HVO har en avtale om studentutveksling med. 2 Den administrative koordinatoren for utvekslingsavtalen vil i de fleste tilfeller være tilknyttet Internasjonalt kontor. 5

1C Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO Dette er studenter som reiser på utveksling til et universitet hvor de har ordnet studieplassen selv. Utvekslingen er ikke organisert gjennom en HVOavtale, men vil likevel være forhåndsgodkjent. Dersom opplegget ikke er forhåndsgodkjent vil det falle utenfor HVO sitt ansvarsområde. Merk at det kun er studieopplegget som godkjennes og ikke stedet eller utvekslingen for øvrig. Studenten har ingen definert administrativ koordinator ved HVO, men blir oppfordret til å gi informasjon om utenlandsoppholdet til til instituttet eller til Internasjonalt kontor. Internasjonalt kontor vil registrere slike «Free mover» studenter i FS som utvekslingsstudenter dersom beskjed blir gitt fra student/avdeling/institutt. 2A Studentorganisert gruppereise Dette er gruppereiser organisert av studenter, og med en tematikk som er relevant for studieprogrammet. Enkelte av disse studieturene får økonomisk støtte fra HVO, og på noen av dem deltar HVO-ansatte. Det dreier seg likevel om studentorganiserte opplegg der HVO ikke har ansvar for å vurdere sikkerheten. HVO skal normalt ikke støtte reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO, ambassader/konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet. Denne skal ikke være deltaker på reisen. 2B Gruppereiser organisert av HVO I motsetning til kategori 2A er dette en gruppereise hvor HVO har hovedansvaret for både det faglige innholdet og de praktiske rammene rundt reisen. Representanter fra HVO vil alltid delta på turen. Instituttet/studieprogrammet ved HVO er ansvarlig for at oppholdet organiseres og gjennomføres på en trygg og forsvarlig måte. Det vil normalt ikke bli arrangert reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. En representant fra HVO som deltar på gruppereisen skal utnevnes til kontaktperson. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HVO, ambassader/konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet. Denne skal ikke være deltaker på reisen. 6

Ansvars- og oppgavefordelingen Type opphold i 1Astudenter på datainnsamling, feltarbeid, praksis i Studentens ansvar levere inn egenerklæringsskjematil instituttet eller tilsvarende informasjon vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov sørge for oppdatert kontaktinformasjon i studentweb: e-post, telefon og adresse i registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken tegne forsikring for utenlandskoppholdet ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området og følge råd fra lokale myndigheter og et evt. vertsuniversitet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner følge gjeldende praksis/feltinstrukser gi melding om endringer under utenlandskoppholdet til avdelingen/instituttet/studieprogrammet Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise oppfordre studenter til å tegne forsikring for utenlandskoppholdet informere om særskilte praksis/felt-instrukser ved instituttet eller ved mottaker tildele studenten en administrativ koordinator ved instituttet/studiet samle inn egenerklæringsskjema eller tilsvarende og sende en kopi til internasjonalt kontor kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner Internasjonal kontors ansvar Dersom Internasjonalt kontor er klar over studentens utenlandsopphold: eventuelt i samarbeid med avdelingen/instituttet/studi eprogrammet kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner i samarbeid med avdeling/insitutt/studieprog rammet ta vare på egenerklæringsskjema eller tilsvarende informasjon og se til at dette blir lagret i arkivsystemet (Public 360) registrere studenten som utvekslingsstudent i FS for langvarige opphold (2 md ->) i 7

Type opphold i 1B- Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet (og studenter på praksis gjennom Erasmus+ programmet) Studentens ansvar levere inn egenerklæringsskjema til Internasjonalt kontor vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov sørge for oppdatert kontaktinformasjon i studentweb: e-post, telefon og adresse i registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales tegne forsikring for utenlandskoppholdet registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar Internasjonal kontors ansvar gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise registrere studenten som utvekslingsstudent i FS samle inn egenerklæringskjema og lagre desse i arkivsystemet oppfordre studenter til å tegne forsikring for utenlandskoppholdet kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 8

Type opphold i 1C Free-movere med forhåndsgodkjenning fra HVO Studentens ansvar levere inn egenerklæringsskjema til instituttet/internasjonalt kontor vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov sørge for oppdatert kontaktinformasjon i studentweb: e-post, telefon og adresse i registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales tegne forsikring for utenlandskoppholdet registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar informere Internasjonalt kontor dersom det kommer frem at studenter ønsker å reise på utveksling utenom avtale Internasjonal kontors ansvar Dersom Internasjonalt kontor er klar over studentens utenlandsopphold: gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise registrere studenten som utvekslingsstudent i FS oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold samle inn egenerklæring kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 9

Type opphold i 2A - Studentorganisert gruppereise Kontaktpersonens ansvar Studentens/deltakernes ansvar Avdelingens- /instituttets- /studieprogrammets ansvar informere instituttet/programmet om hvem som er kontaktperson og hvordan denne kan nås informere instituttet/programmet om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av egenerklæring for studenter, og levere dette til instituttet/programmet før avreise vite hvem som er administrativ koordinator ved institutt/programmet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig oppfordre deltakerne til å registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken eller ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter vite hvem som er gruppens kontaktperson og hvordan denne kan nås vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/programmet og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov tegne forsikring for utenlandsopphold registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner levere inn egenerklæring for studenter til kontaktpersonen definere administrativ koordinator ved instituttet/program met ta imot gruppeskjema, egenerklæring for studenter, informasjon om kontaktperson, samt reisedetaljer fra gruppen 10

Type opphold i 2B - Gruppereiser organisert av HVO Kontaktpersonens ansvar Studentens/deltakernes ansvar Avdelingens-/instituttets- /studieprogrammets ansvar informere instituttet/programmet om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av egenerklæring for studenter, og levere disse til institutt/program før avreise vite hvem som er administrativ koordinator ved institutt/program og hvem ved HVO om kan kontaktes ved behov gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig oppfordre deltakerne til å registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken eller ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter vite hvem som er gruppens kontaktperson og hvordan denne kan nås levere inn egenerklæring for studenter til kontaktpersonen vite hvem som er administrativ koordinator ved institutt/program og hvem ved HVO som kan kontaktes ved behov tegne forsikring for utenlandsopphold registrere nødnummeret og laste ned appen til sjømannskirken ta nødvendige vaksiner orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner definere administrativ koordinator ved institutt/programmet utnevne en representant fra HVO som deltar på gruppereisen til kontaktperson og vite hvordan denne kan nås ta imot gruppeskjema, egenerklæring for studenter, informasjon om kontaktperson, samt reisedetaljer fra gruppen 11

I en krisesituasjon skal høgskolens kriseledelse varsles så snart som mulig. Sentral kriseledelse ved HVO Telefon arbeid Telefon privat Høgskoledirektør Jacob Kjøde jr. Vara: Øk. dir. Ingunn Welle 70 07 50 10 70 07 50 30 70 07 74 54, 97 73 09 69 90 62 45 91 Rektor Johann Roppen 70 07 50 20 46 65 37 26 Prorektor Jens Standal Groven 70 07 51 66 95 22 90 69 Studiedirektør Gonnie Smit Vara: Ragne Sørheim 70 07 50 50 70 07 51 12 41 10 10 24 40 63 27 52 IT-leiar Stig Flåskjer Vara: Peder Sefland 70 07 5167 70 07 52 84 90 82 61 98 90 82 39 14 Personaldirektør Nina Garshol Vara: Hilde Skaare Fossheim 70 07 50 40 70 07 50 11 99 64 98 70 90 98 13 92 Ola Teige Per Arne Brandal Tor Mikalsen 70 07 51 18 70 07 54 90 99 04 21 22 91 55 69 85 90 94 45 37 HMS-rådgiver Solbjørg Leite 70 07 52 38 90 15 57 04 Direktør v/sfs Jan Henning Egset 70 07 52 50 70 07 61 11, 90 66 32 24 Sentralbordet Telefon arbeid Telefon privat Hilde-Karin Bjørkedal Mona Andersen Astrid Roti Langvatn 70 07 5000 70 07 5000 70 07 5000 40 29 62 15 99 63 62 96 97 18 64 37 12

Kontaktpersoner ved avdelingene Avdeling for humanistiske fag og lærarutdanning Telefon arbeid Telefon privat + mob tlf. Dekan Arne Myklebust 70 07 50 95 95 16 63 67 Kontorsjef Jon-Arild Kvamme Sollid 70 07 50 35 48 13 31 27 Avdeling for kulturfag Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Dekan Aud Folkestad 70 07 53 10 92 02 41 98 Rådgiver Gunn Marit Lid 70 07 53 11 95 92 16 94 Avdeling for mediefag Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Dekan Pål Aam 70 07 50 99 91 73 23 01 Rågiver Marit Gridseth Flø 70 07 50 91 97 09 92 48 Avdeling for samfunnsfag og historie Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Dekan Odd Ragnar Hunnes 45 25 72 56 Kontorsjef Kjell-Einar Dagfinrud 70 07 51 75 40 06 09 01 Internasjonalt kontor Telefon arbeid Telefon privat + mob.tlf. Int. koordinator Arne Humberset 70 07 51 20 97 52 79 89 + 99 47 03 51 Marte Osmundsen 70 07 52 32 93 86 15 00 Iulia Beleuta 70 07 52 35 95 93 69 50 13