konferanse, helsevikarer Økonomi Postadr.: Pb. 8001, 4068 Stavanger Besøksadr.: Øvre Kleivegt.15,4005 Telefon: 04005 Faks: 51507046 E-post: postmottak.okonomi@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr.: NO 964 965 226 Gruppe: Møtested: Møterom «Store stokkavatn» i rådhuset Møtedato/ - 30.11.2015 kl 10.00 13.00 tid: Møteleder: Helge Askildsen Referent: Sondre J. Hauge Deltakere: Marius Stangenes, ACE Bemanning AS; Steinar Kristiansen, Backup Helsepersonell; Ada Greve Rokne, Orange Helse AS; Kristin Brovold, Ambio Helse; Celine G. Olsvik, Kathrin Omland, Helse Personal AS; Kent Inge Bøckmann-Eldevik, Vacant Helse AS; Eva Østgulen, Charleen Tinderholt, Manpower helse; Gaute Steinkopf, Steinkopf AS; Espen Eggen, Valmon Helsevikar AS; Per-Ivar Stokkmo, Adecco; Svein Konstali, Konstali Helsenor AS; Thom-Erik Gruer, Helsebemanning AS; Daniella Nejat, Line Waldeland, MDE Health Professionals. Fra Stavanger kommune: Astrid Reiestad Førli, Kari Lindø Aamodt, Signe Nødland, Levekår; Helge Askildsen, Nils Henrik Haaland, Sondre J. Hauge,. Sak nr.: 1. Formål: Stavanger kommune (heretter også SK) ønsker dialog med leverandører for å informere om behovet for helsevikarer og få innspill på ulike måte å møte dette behovet på i den kommende konkurransen. SK tar sikte på å holde dialogmøter i forkant av konkurranser i alle større anskaffelser fremover. Referat fra dialogmøtet vil bli kunngjort i Doffin 4. desember 2015. Alle interesserte leverandører får deretter frist på én uke, til og med 11. desember 2015, til å komme med skriftlige tilbakemeldinger til referatet eller ønsker om 1-1-møter med SK. Forretningshemmeligheter og andre taushetsbelagte opplysninger som fremkommer i skriftlig tilbakemelding eller 1-1-møter, vil bli unntatt offentlighet i medhold av offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Vi ber om at skriftlige tilbakemeldinger / innspill til den kommende konkurransen, og ønsker om 1 til 1 samtale, sendes til: sondre.johannesen.hauge@stavanger.kommune.no. SK vil ta med seg tilbakemeldinger inn i den kommende konkurransen. Dagens avtale utløper medio mai 2016. Nils Henrik Haaland, Power point-presentasjon fra møtet publiseres sammen med dette referatet. 2. Organisering og omfang: Levekår
Sykehjem: 17 sykehjem, 10 kommunale, 6 ideelle, 1 privat. 25% dekning i Stavanger. Økende ledighet, svekket skatteinngang, strammere rammer. Hjemmebaserte tjenester: De hjemmebaserte tjenestene er delt inn i seks virksomheter. 3. Virksomhetenes behov og opplæring av vikarer: Levekår Sykehjem: Hovedsakelig behov for sykepleiere. Opplæringsvakter med en ansatt. Ikke et felles opplegg for mottak av vikarer. Enkelte sykehjem har egne sjekklister for hva vikarene skal gjennom. Hjemmebaserte tjenester: Bruker hovedsakelig sykepleiere i disse nedbemanningstider, ikke øvrig helsepersonell. Merker at nye vikarer har en utfordring når det gjelder å håndtere en full arbeidsliste. De finner ikke frem til hjemmene i begynnelsen. Opplever en god dialog med leverandører ved behov for ekstra opplæringsvakter. 4. Språkkrav i Stavanger kommune Krav om B1-nivå ved utlysninger av stillinger i Stavanger kommune. Erfaringsmessig er språkferdighetene personavhengig, selv om formell kompetanse på B1-nivå kan dokumenteres. En av de største utfordringene knyttet til vikarer har vært språkutfordringer. Levekår 5. Dagens kontrakt: Inngikk avtale med 5 leverandører. I dag leverer kun 2. Leverandør: overraskende at kommunen ikke inngår avtale med 10 stk. Dette oppleves som mer hensiktsmessig. Helge Askildsen, Stabilitet og leveringsevne og villighet er viktig for kommunen. Kommunen ønsker derfor balanserte kontrakter. Leverandør: Erfaring med klausuler om at f.eks. leverandør nummer 7 går foran nummer 1, dersom nr. 7 tilbyr kjent sykepleier. Flere leverandører ønsker minikonkurranser over en viss sum, jf. ønsket om balanserte konkurranser. Minikonkurranser oppleves å fungere godt i praksis (Eksempler er Nedre Rommerike, Lørenskog) Alle leverandører som deltok på møtet stilte seg imidlertid ikke positive til minikonkurranser. 6. Erfaringer fra denne kontraktsperiode: - Ikke innmeldt og innbetalt OTP pensjon til vikarer i henhold til regelverk - I midten av februar fremdeles ikke kjørt lønns- og trekkoppgaver og sendt til ansatte. - Ikke utbetalt helligdagsgodtgjørelse for jule- og nyttårshelgen - Ikke signerte arbeidsavtaler. - Forsinket lønnsutbetaling pga. manglende likviditet. - Manglende innlevering av regnskap til Brønnøysundregisteret - Ifølge Brønnøysundregisteret fratrådte styreleder uten valg av ny styreleder - Restanser på skatt og mva Helge Askildsen,
- Ikke ført avviksrapporter ved utførelse av doble vakter. - Ikke sendt avviksrapporter til oppdragsgiver - Feil fakturabeløp/satser - Fakturering av timer hvor det ikke har vært utført vikartjenester - Manglende dokumentasjon på vikarenes ansiennitet. Dette er viktig for beregning av lønn. 7. Omsetning på avtalen: I 2013 og 2014 kjøpte SK vikartjenester for ca. kr. 36 mill. For 2015 ser dette ut til å bli redusert med ca. 10 mill. kr. dvs. til ca. kr. 26 mill. Fordelingen av innleide vikarer er ca. 77 % sykepleiere og 23 % hjelpepleiere/helsefagarbeidere. Helge Askildsen, SK: Bør fordelingen av ulike kategorier vikarer deles opp? Leverandører: Dette bør absolutt gjøres for å minske risiko for taktisk prising. 8. Boligstandard: Hva mener bransjen bør være naturlige krav? Leverandører: Man bør ha lyst til å bo der selv. Mulighet til å vaske klær, lage mat og fred til å sove etter nattevakt. Fakturere kommunen for bolig? SK: Stavanger kommune har ingen boliger selv. Leverandører: Bør ha med egen pris på bolig, reise og sykepleier for å hindre taktisk prising. Kun påslagsfaktor på selve timelønnen. SK anbefales å se hen til HINAS Helseforetakenes innkjøpsservice AS. 9. Unngå useriøse aktører: Leverandør: Tilsyn og kontroll. Bergen kommune har store, tunge revisjoner to ganger årlig. SK: Stavanger kommune foretar ofte tilsyn og kontroller. Leverandører: Unngå sosial dumping. Opptatt av like konkurransevilkår. Ha en konkurranse i forkant med gode nok krav. 10. Bestillingssystem Dagens system: Leverandørene som har fått tildelt kontrakt står på en liste i rangert rekkefølge. En forespørsel går ut fra en felles e-postadresse. Etter 60 min ser man hvem som har svart. Tildeling skjer så etter rangeringen blant leverandørene som har svart (SK har ikke praktisert denne ordningen på lengre vikariater) Leverandører: 60 min på én kveldsvakt ok, men ikke lengre opphold. Bestilling av sommervikarer bør ha en tilbakemeldingsfrist på 2-3 uker. 11. Lønn og ansiennitetsberegning Ansiennitetsberegning: SK regner med praksis siden 18 år. Ulik praksis/tjeneste under samme periode gir bare ansiennitet for én av delene. Ansiennitet for omsorg for barn i hjemme (3-6 år), også vernepliktstjeneste og offentlige tillitsverv. Dokumentasjon av ansiennitet: CV er ikke godt nok. Arbeidstakeren har ansvar for å fremskaffe skriftlig dokumentasjon (overfor SK er det leverandørene), underskrevet av tidligere arbeidsgiver, som dokumenterer antall år på hvert arbeidssted. Må være på et språk som er forståelig for norsk arbeidsgiver. NAV sitt AA-register har informasjon om den enkeltes arbeidsgivers praksis dersom uforutsette hendelser skulle gjøre det umulig for arbeidstaker å fremskaffe Torbjørn W. Stornes og Tom Fossmark, Personal og organisasjon
dokumentasjon. Det er imidlertid kun i unntakstilfeller at dette godtas som tilstrekkelig dokumentasjon. Leverandør: Noen leverandører vil ha en interesse i lavest mulig ansiennitet. Ikke alle leverandører er imidlertid enig i dette. Egenerklæring ved hjemmeværende for omsorg for barn. Lønn: Lokale stiger. Årlige justeringer per 1. mai. Nytt system for lønnstillegg i kommunen fra 2015. Tidligere ble det gitt en høyere årslønn. Nå gis arbeidstaker et kronetillegg uavhengig av hvilken lønn man tidligere hadde. Ansiennitesberegningen er dermed blitt enda viktigere. I dag har SK lønnsstiger som ikke passer det nye systemet. Noen med lavere ansiennitet kan gå forbi noen med høyere (som fremdeles er på årslønnssystemet). 12. Bransjestandard fra NHO «Revidert arbeidsgiver» (RA): SK: Hva er bransjens forhold til RA? Leverandører: NHO har en standard for grunnleggende ting som må være på plass for midlertidig arbeidskraft. RA: NHO foretar ekstern revisjon av selskapene. Dette er en forutsetning for medlemskap av NHO Service. Noen er for små for ISO-sertifisering (ISO-standard 9001), derfor RA. Ikke alle leverandører er medlem av NHO. Noen er medlem av Spekter også. 13. Prismodeller: SK: Stavanger kommune har i denne perioden praktisert timelønn tariff + påslagsfaktor (på alt, inkl. bolig og reise) Leverandør: Må deles opp. Kun påslagsfaktor på selve timeprisen. Må trekke ut bolig og reisekostnader for å unngå sosial dumping. Har ellers ikke noen timelønn å sammenlikne med. I Bergen står ansiennitet og timelønn på faktura. 14. Artikkelnummer på faktura: SK vil ha artikkelnummer knyttet til ansiennitetsskala. Dette for at SK vil kunne kjøre automatisk innkjøpsanalyse. Ingen motforestillinger fra leverandører på dette punktet. Leverandør: Videre dokumentasjon er lønnsslipp og lønnskonto som vikaren eier. Leverandører: I Oslo kommune: lønn, sosiale kostnader og påslag med henholdsvise artikkelnummer. 15. Bruk av underleverandører og selvstendig næringsdrivende: SK ønsker innspill og tilbakemeldinger. Leverandører: Uenige om hvorvidt man bør begrense bruk av underleverandør eller ikke. Konkrete innspill: - Bruk av underleverandører åpner for sosial dumping - Bør vurdere som et alternativ å sette krav til underleverandører
- Eksempel fra Ålesund: Bruk av underleverandører godtas, men vikarene må lønnes fra (hoved)leverandør. - Det skal foreligge en relevant dom mot HINAS 16. Språkutfordringer: Hvordan vil utviklingen være, hvilke land vil det komme vikarer fra og hva vil dette ha å si for språkutfordringer? Leverandører: SKs krav om B1-nivå er for lavt. En person vil ikke være i stand til å jobbe selvstendig som sykepleier med et slikt språkgrunnlag. B2 oppleves å være standard ellers i landet. 17. Andre ting leverandørene ønsker å diskutere? L: Konkurransen: Ønsker prekvalifisering, mindre fokus på beskrivelse og formuleringer hvor leverandører brer om seg med flotte formuleringer. Vil konkurransen skje elektronisk? SK: Ja, kommunen bruker Mercell i sine anskaffelser. L: Forskjellige konkurranser for ulike yrkesgrupper? SK: en diskusjon fordi visse yrkesgrupper ikke har blitt leid inn i innværende periode. Ingen spesialsykepleiere, vernepleiere eller leger i denne perioden. Leverandør: Viktig å dele sykepleier og hjelpepleier for å unngå taktisk prising. SK: Det er ikke aktuelt med innleie av ufaglærte. SK: Pleier ikke å leie inn studenter disse er ikke syke- eller helsefagarbeidere. SK: Akutte vakter løses ikke godt nok: Leverandør: Noen er gode på akuttvakter, andre lengre vikariater. Lurt å inngå avtale med mange leverandører. Volum gir lønnsomhet for leverandør og god dekning for oppdragsgiver, desto vanskeligere dersom det kun bestilles én vikar om gangen. Alle leverandører er imidlertid ikke enige i at dette punktet medfører problemer for leverandør. SK: Et problem at dårlige vikarer blir tilbudt gjentatte ganger: Når en sykepleier ikke har fungert ett sted i kommunen, fungerer ikke denne andre steder heller: Opplever at slike vikarer blir tilbudt gjentatte ganger. Leverandører: Ved dårlig tilbakemelding på en vikar, skal ikke vikaren ut fra leverandørenes rutiner tilbys et annet sted i kommunen. SK: Med jevne mellomrom avtales arbeid mellom kommunen og leverandør hvor det viser seg etterpå at leverandøren allerede har lovet den enkelte vikar fri i løpet av det aktuelle tidsrommet. Det oppleves imidlertid vanskelig for kommunen å skaffe vikar til vikaren. SK: Politiattest: Det ligger an til at det blir et krav om at alle som jobber med brukere som skal ha helsehjelp skal ha politiattest. L: Hvor mange opplæringsvakter? SK: To dager med opplæringsvakter er et absolutt minimum. Leverandør: Opplever at vaktene ikke alltid er opplæringsvakter, annet enn hms og rømningsveier. Ønsker reelle opplæringsvakter med en plan for opplæringen. Ønsker opplæringsvakter kun for nye vikarer, ikke kjente.
30.11.2015 / SJH