Årsmelding for IKAN Øksnes Andøy Vestvågøy Flakstad Moskenes Værøy Bø Vågan Hadsel Steigen Sortland Lødingen Tjeldsund Evenes Ballangen Hamarøy Tysfjord Narvik Røst Bodø Sørfold Fauske Gildeskål Meløy Beiarn Saltdal Træna Lurøy Rødøy Rana Herøy Dønna Alstahaug Nesna Leirfjord Hemnes Vefsn Vega Vevelstad Brønnøy Grane Hattfjelldal 2008 Sømna Bindal
BAKGRUNN Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet på representantskapsmøte 11.5.2000 i Bodø. IKAN er en fortsettelse av Prosjekt Kommunearkiv i Nordland som ble etablert i desember 1992 og er en interkommunal samarbeidsordning etter 27 i kommuneloven. IKAN har som mål å bistå medlemskommunene med konkrete og dagsaktuelle oppgaver i arkivarbeidet, og å arbeide fram fellesløsninger innen arkivsektoren som alle medlemskommunene har nytte av. Kommunene er i en presset situasjon. For å kunne løse flest oppgaver på en best mulig måte må kommunene arbeide effektivt, og de må samarbeide om felles løsninger. IKAN er et instrument for kommunene som kan bidra til slike effekter. Kommunene trenger ikke selv å utvikle spisskompetanse på alle arkivfaglige områder, og IKAN kan bistå med fellesløsninger som høyner kvaliteten på tjenestene, og som demper kostnadene. Gode eksempler på slikt kan være utviklingen av elektronisk arkivplan, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, samarbeid om sak-/arkivsystem og felles depotløsninger for personregister og eldre arkiv. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland, men det er IKANs organ som bestemmer prioriteringen av oppgavene og ressursbruken. Ved stiftelsen var 20 av fylkets 45 kommuner med: Andøy, Tjeldsund, Evenes, Lødingen, Røst, Værøy, Tysfjord, Ballangen, Bodø, Skjerstad, Fauske, Sørfold, Beiarn, Saltdal, Meløy, Lurøy, Nesna, Træna, Dønna og Grane. I løpet av årene som har gått har noen kommuner gått ut, mens andre har kommet til. Ved årsskiftet 2008/2009 er 26 kommuner med. I tillegg deltar ett interkommunalt selskap, Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL), i samarbeidet. IKAN er med i landsdekkende nett av kommunale arkivinstitusjoner som samarbeider om gode løsninger for medlemskommunene. I tillegg til våre egne fagfolk har vi således et 50-tals fagpersoner som vi kan spille på i arbeidet vårt overfor kommunene i Nordland.
INNLEDNING Året 2008 har som året før vært preget av at kommunene står overfor store utfordringer på arkivfeltet. Arkivlovens krav til kommunene om arkivdepot, bevaring og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, rasjonalisering av arkivtjenesten med sentralarkiv og innføring av full-elektronisk arkiv. Sammen med arkivlovens understreking av at alt arbeid med kommunale arkiv har som primært mål å bevare arkivene for framtida, har det vært IKANs mål å bistå medlemmene med å løse disse oppgavene. Vi registrerer også et stadig sterkere politisk engasjement om at offentlig informasjon skal være tilgjengelig for borgerne og bidra til demokratisering. Driftsforholdene ved IKAN har vært skiftende i 2008. IKANs vertsinstitusjon, Arkiv i Nordland, har hatt problem med å levere alle tjenester IKAN har etterspurt. Det skyldes sykdom, vakante stillinger og at AiN har vært sterkt engasjert ved innføring av fullelektronisk sak-/arkivsystem i Nordland fylkeskommune. Arkiv i Nordland har dette året skiftet leder. Ketil Jensen erstattet Inge Strand som leder fra 1. oktober 2008. Nordland fylkeskommune arbeider med å få etablert nye lokaler for Arkiv i Nordland. Saken er nå til videre behandling i fylkeskommunens eiendomsseksjon. Fylkeskommunen ønsker å inngå avtale med Høgskolen i Bodø om leie av lokaler som skal avhjelpe det akutte behovet for magasinlokaler. MEDLEMMER Per 31.12.2008 var følgende kommuner/interkommunale organ medlem i IKAN: Grane Vega Brønnøy Vevelstad Alstahaug Nesna Lurøy Træna Meløy Gildeskål Beiarn Bodø Saltdal Fauske Sørfold Steigen Hamarøy Tysfjord Lødingen Tjeldsund Evenes Ballangen Rødøy Værøy Røst Sømna ------------- Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL) REPRESENTANTSKAPET Representantskapet for IKAN hadde ordinært møte på Rica Hotell i Bodø 15. april 2008. 12 medlemskommuner møtte. I tillegg møtte styreleder for IKAN, Randolv Gryt, daglig leder
Inge Strand og arkivar Kari Aspelund Kleve. Møtet behandlet vedtektsfestede saker. Det vises til referat fra møtet som er sendt medlemskommunene. STYRET Styret har i 2008 bestått av: Randolv Gryt, Bodø kommune, leder Karin Sund Olufsen, Lurøy kommune, nestleder Ante Martin Eriksen, Tysfjord kommune, styremedlem Helene Ribe, Lødingen kommune, styremedlem Kirsti Dypvik, Hamarøy kommune, styremedlem Varamedlemmer: Geir Nordkil, Bodø kommune Helen Aasen, Vevelstad kommune Linda Storjord, Tysfjord kommune Bjørn Storslett Solholm, Meløy kommune Tove Sletten Sørensen, Nesna kommune Styret har holdt to styremøter i meldingsåret og behandlet 16 saker. PERSONALET IKAN kjøper tjenester av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland (AiN). Av AiNs personale har følgende hatt oppgaver for IKAN: Inge Strand, daglig leder frem til 1. oktober 2008 Hanne Osnes, sekretær Nansy Schulzki, arkivar Kari A. Kleve, arkivar Solveig L. Jensen, IT-arkivar Tone-Lise Fische, arkivar Unni Kymre, arkivar Rolf B. Holte, IT-arkivar Anders Pedersen, assistent Ketil Jensen, daglig leder fra 1. oktober 2008. ØKONOMI IKAN finansieres ved et årlig tilskudd fra medlemskommunene basert på en grunnavgift og en avgift per innbygger basert på folketallet per 1. januar året før budsjettåret. I 2008 var grunnavgiften kr 32 500,- og avgiften per innbygger kr. 7,00. Styret fastsetter kontingentens størrelse for interkommunale selskaper som er medlemmer. For 2008 utgjorde kontingenten kr. 13 000,-. Nordland fylkeskommune fører regnskap for IKAN, og det revideres av fylkesrevisor. Medlemskontingenten og inntekt av tjenester ga IKAN en inntekt på kr 1 879 028 for 2008 (1 660 708 i 2007). Disse inntektene går til: Refusjon til AiN for drift av sekretariatet: Tilskudd til lønn, reiseutgifter, husleie, utgifter til utstyr og diverse kontorutgifter for daglig leder, IT-ansvarlig og sekretær.
Kjøp av tjenester hos AiN: Lønn pluss 30 % inndekkende kostnader (reiseutgifter, arkivmateriell, utgifter til kontorhold, IT m.m.) Styrehonorar Reiseutgifter for styret Styremøter og representantskapsmøtet DET FAGLIGE ARBEIDET VED IKAN I 2008 Arbeidet for kommunene er styrt av Handlingsplan for IKAN som rulleres kontinuerlig. Gjennomgangen under følger oppsettet fra handlingsplanen. Tall i parentes er for 2007. 1. Ordning og katalogisering av eldre arkiv fra kommunene Det er i 2008 hentet inn 11,0 hyllemeter arkiv til ordning (59,0). Det er ordnet 24,16 hm (58,8). Det ordnete materialet fordeler seg slik: Lurøy forsyningsnemnd 0,5 Bodø Barnevernet 2,0 Meløy Overformynderi 0,44 Bodø Vergeråd 2,1 Lødingen formannskap 2,4 Bodø Alderstrygdnemnda 2,0 Vega Helseråd Ca. 0,5 Lurøy Næringsnemnd 0,16 Vega alders- og sykehjem Ca. 0,5 Lurøy Provianteringsråd 1,20 Vega tuberkulosehjem Ca. 0,5 Lurøy Brenselnemnd 0,10 Vega jordmorarkiv Ca. 0,5 Lurøy Fiskerimantallsnemnd 0,25 Vega Helsenemnd Ca. 0,5 Lurøy Fiskerinemnd 0,25 Lurøy Brenselsnemnd 0,15 Lurøy Forsyningsnemnd 3,0 Lurøy Formannskap 4,8 Lurøy Oljenemnd 0,15 Lurøy Fattigstyre 2,6 2. Mottak og forvaltning av manuelle personregister Personregister er ømfintlig materiale som krever spesiell behandling. Det er i 2008 avlevert 12,7 hm personregistermateriale (38,0), og det er ordnet 26,1 hm (22,0). Det ordnete materialet fordeler seg slik: PPT Ytre Salten 11,0 PPT Rana 5,4 Fauske sosialkontor 8,0 Bodin barnevern 0,3 Narvik barnevern 1,4 Det er registrert 80 henvendelser (49) til personregisterarkivet. 3. Depottjenester Arkivloven krever at alle kommuner innen 2012 skal ha klargjort forholdene for avlevering til godkjent arkivdepot. IKAN etablerte i samarbeid med Arkiv i Nordland depot for kommunearkiv fra 1.1.2006 ved hovedsetet i Bodø, og arbeidet med å etablere regionale depot på Helgeland og i nordfylket har fortsatt.
Enkelte kommuner har inngått avtale om depot med IKAN. Noen andre kommuner har arkiv i depot uten at det er avtalefestet i tråd med kravene i arkivloven. Begrenset magasinkapasitet ved Arkiv i Nordland gjør det vanskelig å inngå forpliktende avtaler. 4. Arkivfaglig kompetansesenter IKAN er et arkivfaglig kompetansesenter for medlemskommunene. Tjenestene utføres dels direkte til den enkelte kommune, og dels kollektivt i form av kurs, seminar og utviklingsarbeid. Kurs og seminar er også åpne for deltakere utenfor medlemskommunene mot kursavgift, og i den grad innholdet passer fylkeskommunen, deltar også personale herfra. Kurs og seminar Det er holdt 11 kurs/konferanser (10) med arkivfaglige emner med i alt 223 deltakere (154). De er som følger: 9.1. Skattedokumentasjon, Bodø, 20 deltakere 10.1. Skattedokumentasjon, Bodø, 20 deltakere 04.3. Pasient/klientjournaler, Fauske 25 deltakere 15.4. Kontaktkonferanse, Bodø, 42 deltakere 16.4. Kontaktkonferanse, Bodø, 52 deltakere 26.11. Arkivloven og avlevering av eldre arkiv, Sortland 6 deltakere 27.11. Arkivloven og avlevering av eldre arkiv, Sortland 8 deltakere 3.12. Arkivloven og avlevering av eldre arkiv, Sandnessjøen 17 deltakere 4.12 Arkivloven og avlevering av eldre arkiv, Sandnessjøen 12 deltakere 17.12. Arkivloven og avlevering av eldre arkiv, Bodø 13 deltakere 18.12. Arkivloven og avlevering av eldre arkiv, Bodø 8 deltakere Kontaktkonferansen 2008 ble avviklet 15. 16.4. i Bodø med tema for konferansen var todelt. Første dag tok opp temaet: Bevaring av Elektroniske arkiver. Forelesere var: Ståle Prestøy, IKA Trønderlag, Hallgeir Olsen, Sysco og Kenneth Knutsen, Sysco. Andre dag hadde temaet: Omorganisering og personvern til besvær. Forelesere var: Gro Monsen, prosjektleder Websak, Nordland fylkeskommune. Kjell Albrigtsen, NAV Nordland, Jan Åke Storjord, NAV Fauske og Bror Larsen, Datatilsynet. Utviklingsarbeid Arbeidet med elektroniske arkivplaner har vært det viktigste tema for utviklingsarbeid det siste året. Utviklingen av Arkivplan på nett, som IKAN har deltatt i, gjør dette arbeidet betraktelig lettere. Tolv medlemskommuner var i 2008 tilknyttet arkivplan på nett. Langtidslagring av elektronisk arkiv er et annet viktig utviklingsområde. I tillegg til elektroniske saks-/arkivsystem har kommunene en rekke elektroniske fagsystem med innhold som skal bevares i tråd med arkivlovens bestemmelser. IKAN deltar i et nasjonalt samarbeid som utvikler metoder og programvare for bevaring og langtidslagring av elektronisk arkiv, og IKAN har også deltatt i et utredingsarbeid med sikte på å utvikle en nasjonal tjeneste for alle
kommunale arkivinstitusjoner. Samarbeidet med Statsarkivet i Trondheim og IKAene i Trøndelag og Møre og Romsdal om utvikling av felles depot for elektronisk arkiv. I 2008 mottok Arkiv i Nordland sine første prøveavleveringer. Detter arbeidet vil bli trappet opp i 2009. 5. Formidling/informasjon Informasjon til kommunene og om det kommunale arkivfeltet foregår på flere plan og via mange kanaler. AiNs nettside formidler informasjon om IKAN og våre tilbud til kommunene. Her legges det ut nyheter og informasjon om kurs og seminar, og her fins en søkemotor til de arkivene som er ordnet til nå. Nettsiden formidler også informasjon om kommunene via lenker til kommunale nettsider. Arkheion er et arkivfaglig tidsskrift/meldingsblad som gis ut i felleskap av IKAinstitusjoner. Det kom ut med to nummer i 2008. AiN laget utstilling om komponisten Fridthjov Anderssen sammen med ABM-enheten i fylket. Utstillingen ble utstilt på kulturhuset i Bodø og på Beiarn bibliotek. 6. Intern kompetanseheving IKAN er avhengig av å bygge sin kompetanse kontinuerlig. Det skjer hovedsakelig på to måter; gjennom det daglige arbeidet med kommunene og samarbeidende institusjoner, og ved å delta i kurs og andre utdanningstiltak. Internt har det vært kurs i arkivordning og bruk av arkivdatabasen ASTA. Av kurs og andre kompetanseutviklende tiltak har medarbeidere i IKAN deltatt i følgende: fire medarbeidere deltok på Kommunearkivkonferansen på Stavanger 16. 18.9. Dette er en årlig samling for samarbeidende KAI-institusjoner. sekretær Hanne Osnes har i 2008 fullført 10 studiepoeng arkivstudium ved UIO og kurs i forvaltningsrett ved HBO til sammen 60 studiepoeng. arkivar Unni Kymre er medlem i styringsgruppa for Arkivplan på nett. arkivar Kari A. Kleve deltar i Nettverk for rettighetsdokumentasjon arkivar Rolf B. Holte, IKANs repr. i Kompetansegruppa for nasjonalt samarbeid om håndtering av avslutta elektronisk arkivmateriale i kommunal og fylkeskommunal sektor. 7. Nye medlemskommuner IKAN har i 2008 fått godkjent to nye medlemmer, Rødøy og Sømna kommune.
Ante Martin Eriksen Kirsti Dypvik Karin Sund Olufsen Randolv Gryt styreleder Helene Ribe Ketil Jensen daglig leder