EIENDOMS OG BYFORNYELSESETATEN Vedlegg 1 Oppdragsgivers spesifikasjon Rammeavtale Bolig og næringsmegling 2013 2017
Innhold 1. Innledning... 3 2. Nærmere om EBYs oppgaver... 3 3. Portefølje... 4 4. Oppdrag som omfattes av rammeavtalen... 4 4.1 Standard salgsoppdrag Kategori 1-3... 4 4.1.1 Innledning... 4 4.1.2 Generelt om EBYs/ kommunens fremgangsmåte ved salg av eiendom... 5 4.1.3 Oppdragsbeskrivelse for Standard salgsoppdrag... 5 4.2. Rådgivningstjenester ved kjøp og salg av eiendom Kategori 4.... 7 4.5 Oppgjørsoppdrag Kategori 5... 8 4.4 Markedssøk Kategori 6... 9 4.1 Løpende søk/overvåkning... 9 4.2 Søk ved spesifikke/ angitte behov... 9 5. Krav til gjennomføring av oppdrag... 9 6. Ansvarlige eiendomsmeglere... 10 7. Fremdrift... 11 7.1. Responstid ved avrop/ bestilling... 11 7.2. Fremdrift salg av eiendom... 11 7.3. Fremdrift ved oppgjørsoppdrag... 12 7.4. Fremdrift ved andre oppdrag... 12 8. Leveranser og betaling... 12 8.1. Honorar standard salgsoppdrag... 12 8.2. Honorar oppgjørsoppdrag... 13 8.3. Honorar rådgivning... 13 8.4. Honorar markedssøk... 14 9. Tildeling av oppdrag (avrop)... 14 9.1. Tildeling av oppdrag... 14 9.2. Minikonkurranse mellom leverandørene ved spesielle oppdrag... 14 10. Kontrakt... 15 10.1. Kontrakt... 15 11 Konfidensialitet... 15 11.1. Konfidensialitet... 15 12. Overdragelse... 16 12.1. Overdragelse... 16 13. Bruk av underleverandør... 16 1
13.1. Bruk av underleverandør... 16 2
1. Innledning Eiendomsavdelingen i Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) har som oppdrag å kjøpe og avhende fast eiendom. Eiendommene som avhendes, skal selges til en uavhengig fastsatt takst eller til høystbydende i en åpen budrunde. Eiendommene som legges ut i markedet, selges normalt gjennom eiendomsmeglere. EBY har på denne bakgrunn behov for å knytte til seg leverandører av ulike typer meglertjenester gjennom rammeavtale. Rammeavtale er en kontraktstype som gir oppdragsgiver frihet til å gjøre bestillinger innenfor rammen av avtalen, men oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe en bestemt mengde. Avtaleforholdet er løpende, og oppdragsgiver vil gjøre bestillinger hos rammeavtaleleverandørene, i stedet for å gjennomføre konkurranseutsetting av hvert enkelt kjøp. På denne måten dekker denne kontraktstypen vårt behov for løpende å foreta raske innkjøp av ytelser av samme art. Rammeavtalen gjelder følgende meglertjenester: Kategori 1: Næringsmegling Kategori 2: Boligmegling Kategori 3: Megling i forbindelse med salg av fritidseiendom Kategori 4: Rådgivningstjenester i forbindelse med både kjøp og salg av eiendom Kategori 5: Oppgjørsoppdrag Kategori 6: Markedssøk Oppdragsgiver har til hensikt å inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører innen kategori 1 til 5, forutsatt at det er 3 egnede leverandører og tilbud, og 1-2 leverandører innen kategori 6. 2. Nærmere om EBYs oppgaver Etatens kjerneoppgaver er forvaltning, utvikling og salg av kommunal grunn, samt kjøp av grunn til kommunale formål. Gjennom eiendomsreformen er eier- og forvalterrollen til mesteparten av kommunens bebygde eiendommer overført til kommunale eiendomsforetak. Etaten ivaretar eierrollen for den delen av kommunens eiendomsmasse som ikke er lagt til eiendomsforetakene. Forvaltningen av deler av denne eiendomsmassen er lagt til Bymiljøetaten og Kulturetaten. Etatens rolle som strategisk eier er styrket gjennom ansvar for kommunens strategiske eiendomskjøp og som koordinerende virksomhet for ledigstilt kommunal eiendom. Etaten har ansvaret for å følge opp arbeidet med tilrettelegging for boligutvikling av kommunens eiendommer gjennom eiendomsutvikling og salg, samt fremforhandling av utbyggingsavtaler i utpekte områder. Etatens tilrettelegging for bygging av nye boliger er konsentrert om områder hvor kommunen eier grunn. Arbeidet omfatter markedsanalyse, kartlegging av behov for infrastruktur, vurdering av gjennomføringsmodeller, utarbeidelse av reguleringsforslag, teknisk klargjøring av arealer, utbyggingsavtaler og eventuelt salg. Etaten er også gitt ansvaret for flere krevende eiendomsutviklingsoppgaver. Dette gjelder både 3
kommunal eiendom og utvikling av privat eiendom gjennom bruk av utbyggingsavtaler. Kjøp og salgsseksjonen Kjøp- og salgs seksjonen, har hovedansvaret for å gjennomføre etatens kjøp og salg av fast eiendom, ekspropriasjon, innløsning. Seksjonen består av 11 medarbeidere, hovedsakelig jurister. Eiendomsmeglerne skal samarbeide med medarbeiderne i Kjøp- og salgsseksjonen og Markedsseksjonen ved utførelsen av oppdrag. 3. Portefølje Bykassens eiendomsportefølje består av både bebygd og ubebygde eiendommer, som bolig, næring, friområde, vei, fritidsregulerte eiendommer og annen type fast eiendom regulert, for eksempel til industri/næring/kultur/offentlig formål. Eiendommene ligger hovedsakelig innenfor Oslo kommunes eiendomsgrenser, men en del av eiendommer ligger også i de nærliggende kommunene. Meglertjenestene gjelder i hovedsak eiendom innenfor Oslo kommunes grenser og omkringliggende kommuner. Meglertjenester for eiendom utenfor Oslo kommune s grenser må påregnes. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontrahere lokal megler ved behov. 4. Oppdrag som omfattes av rammeavtalen 4.1 Standard salgsoppdrag Kategori 1 3 4.1.1 Innledning Etaten gjennomfører salg av bykasseeiendom for ulike byutviklingsformål. I tillegg selger etaten eiendom forvaltet av andre kommunale virksomheter og eiendomsforetak. Kjøperne er både forbrukere og næringslivet. Salg gjennomføres i henhold til instruks vedtatt av bystyret 05.04.2006 sak 123. Ved salg av eiendom vil det være behov for regulære eiendomsmeglingstjenester. Med regulære eiendomsmeglertjenester menes bistand til salg av all type fast eiendom. Dette kan være både bebygd og ubebygd fast eiendom. Fast eiendom kan blant annet være; bolig, fritidsbolig, forretning, kontor, industri, landbruk, bebygd og ubebygd. Listen er ikke uttømmende. 4
4.1.2 Generelt om EBYs/ kommunens fremgangsmåte ved salg av eiendom Annonsering Eiendommer til salgs annonseres på Finn.no, på etatens nettsider og i aviser. Budgivning Det avholdes åpen budrunde. Interessenter får opplyst høyeste bud. Unntaksvis, etter åpen budrunde, avholdes lukket budrunde. Kjøpekontrakt EBYs standard salgskontrakt legges til grunn. Eiendommene selges «som den» er, fri for pengeheftelser. Kjøper dekker alle overdragelseskostnader, dokumentavgift, tinglysningsgebyr, eventuelle oppmålingskostnader og konsesjonsgebyr. Utgifter til megler dekkes av EBY. Fullmakt Salg av eiendommer inntil NOK 15 millioner vedtas av etaten med behandlingstid på 2-4 uker Salg av eiendommer inntil NOK 30 millioner vedtas av byråd for byutvikling med behandlingstid på 4-6 uker Salg av eiendommer inntil NOK 50 millioner vedtas av byrådet med behandlingstid på 6-8 uker Salg av eiendommer over NOK 50 millioner vedtas av bystyret med behandlingstid på 3-4 måneder Gjennomføring, oppgjør, skjøteutstedelse Når salget er vedtatt av kompetent organ sendes undertegnet kjøpekontrakt og betalingspåkrav til kjøper. Kjøpesummen skal normalt betales innen 30 dager etter at kjøper har mottatt påkrav. Eiendommen overtas samme dag som betaling finner sted. Skjøte utstedes når betaling er mottatt, eller så snart eiendommen tildeles gårds- og bruksnummer 4.1.3 Oppdragsbeskrivelse for Standard salgsoppdrag Denne oppdragsbeskrivelsen gjelder for salg av bolig, næringseiendom og fritidseiendom. Eiendomsmegler skal bistå oppdragsgiver under hele prosessen fra planlegging og forberedelse av salgsoppdraget til eiendommen er solgt og megler har foretatt oppgjør og tinglysning av skjøte og lignende. Det må forventes å selge boliger med alle typer reguleringer, men det vil særlig være bolig og 5
næringsregulert eiendom som selges. Post Aktivitet 1. Oppstartmøte mellom megler og EBY. I møte vil det redegjøres for salgsprosessen og gis informasjon om forhold som vedrører salget. 2. ** Befaring, innhenting av opplysninger, salgforberedelse. Kartlegging av potensielle kjøpergrupper, utarbeide forslag til markeds- og salgsprosess. 3. * Innhente reguleringskart, reguleringsbestemmelser, kopi av tinglyste dokumenter/utskrift av grunnboka og øvrige relevante dokumenter. Fotografere eiendommen med profesjonell fotograf, utarbeide utkast til 4. salgsoppgaver og annonsetekster, samt foreslå bilder/kart eller liknende til annonser. 2 visninger, og annen kontakt med interessenter. 5. 6. Ekstravisning (er). 7. Budhåndtering. 8. Avholdelse av kontraktsmøte. 9. Avklare eventuell forkjøpsrett. Ved overdragelse av andelsleiligheter og lignende skal det sendes melding til styret om ny andelseier. 10. Gjennomføring av handelen, jf. eiendomsmeglingsloven 6-9, første ledd: Utferdigelse og tinglysning av skjøte. Utferdigelse og eventuell tinglysning av andre dokumenter som har sammenheng med handelen. Utferdigelse av konsesjonssøknad og andre søknader, erklæringer el. Gjennomføringen av det økonomiske oppgjøret. Oppdragsgiver innhenter takst i forkant av bestilling av megleroppdrag. Takst oversendes megler ved oppstart av oppdraget. Etter endt oppdrag skal sluttrapport oversendes EBY. Sluttrapporten skal inneholde budkontroll og interesseliste. *Normalt vil oppdragsgiver i forkant av bestilling ha innhentet reguleringskart, reguleringsbestemmelser, kopi av tinglyste dokumenter/utskrift av grunnboka og øvrige dokumenter som EBY besitter og som anses relevante i forbindelse med salg av eiendommen, som oversendes megler ved oppstart av oppdraget. 6
Der oppdragsgiver selv har innhentet denne dokumentasjonen, utgår post 3 fra meglers oppdrag. Oppdragsgiver innhenter energiattest og opplysninger om strømforbruk, hvor det er aktuelt. Oppdragsgiver utarbeider selv kjøpekontrakt. Kjøpekontrakten vil tilpasses det enkelte salg. **Markedsføring Oppdragsgiver skal for oppdragstaker legge frem en annonseringsplan (kanal, tidspunkt, antall innrykk etc.) tilpasset det enkelte salgsobjekt. Utforming av markedsføringsmateriell foretas av megler, men i samarbeid med oppdragsgiver. Megler utarbeider utkast til salgsprospekt, som oppdragsgiver kvalitetssikrer og kommer med innspill til. Megler utarbeider videre forslag til annonsetekst og foreslår bilder/kart eller liknende til annonser. Oppdragsgiver har erfaringsvis mange kommentarer til utforming av markedsføringsmateriell, og det må påregnes runder med kvalitetssikring og forbedring av materialet. Ettersom annonser skal være i oppdragsgivers visuelle profil besørger i utgangspunktet oppdragsgiver selv bestilling av annonser. Dette avtales for den enkelte eiendom. Oppdragsgiver har en løpende avtale med Finn.no og legger ut eiendommer selv i denne kanalen. Megler legger eiendommen ut på egne nettsider samt i eventuelle øvrige aktuelle kanaler. 4.2. Rådgivningstjenester ved kjøp og salg av eiendom Kategori 4. 4.2.1 Rådgivning ved salg av bolig, næringseiendom og fritidseiendom Denne type rådgivning gjelder for salgsoppdrag hvor det ikke passer å benytte seg av standard salgsoppdrag beskrevet i avsnitt 4.1. Ved denne type oppdrag skal megler bistå med rådgivningstjenester knyttet til markedsføring og forestående salg av spesielle objekter, eller objekter som vurderes solgt. Oppdrag kan også innebære kartlegging av potensielle kjøpergrupper og utarbeiding av markedsføring. Eksempel på oppdragstype i denne kategorien: Oslo kommune har gjennomført anskaffelser av bygg kombinert med salg av utviklingseiendom. I disse salgene er bygget en del av vederlaget for salg av eiendommen i tillegg til kjøpesum (kontantdel av vederlaget), og kjøper påtar seg å bygge et nærmere spesifisert bygg som ved ferdigstillelse skal overføres til kommunen. Oppføring av bygg som skal overtas og eies av Oslo kommune regnes som en anskaffelse av en bygg og 7
anleggskontrakt etter reglene om offentlige anskaffelser. Ved disse salgene er det behov for eiendomsmeglertjenester i deler av prosessen. 4.2.2 Rådgivning ved kjøp av eiendom Tjenesten gjelder rådgivning i forbindelse med gjennomføring av kjøp, og vurdering av kjøp. Rådgivning kan blant annet innebære verdivurdering av eiendommer, og kontakt mellom eier og kommunen. Rådgivningen omfatter bolig og næringseiendom EBY har ansvar for kommunens strategiske eiendomskjøp. Oppfølging i forhold til strategiske kjøp skjer på bakgrunn av innspill/deltakelse i kommunalt opprettede samarbeidsfora, ved konkrete kjøpsoppdrag fra byrådsavdelingene og etter initiativ i EBY. Det erverves primært tomter til kommunale formål som skoler, barnehager og omsorgsinstitusjoner, samt kjøp av grunneiendom for å utløse boligbygging i transformasjonsområder, fortetting/utbedring i eksisterende boligområder samt kjøp av tilgrensende eiendommer for å øke kommunens eiendomsverdier og utnyttelsesmuligheter. Etaten gjennomfører også erverv for andre kommunale virksomheter der investeringene dekkes over disse virksomhetenes budsjetter. Dette gjelder spesielt for Bymiljøetaten Utdanningsetaten, Renovasjonsetaten og Vann- og avløpsetaten. 4.5 Oppgjørsoppdrag Kategori 5 Oppgjørsoppdrag gjelder ved kjøp eller salg av bolig, næringseiendom eller fritidseiendom. I denne typen oppdrag gjennomfører oppdragsgiver selv hele kjøp/salgsprosessen frem til undertegning av kontrakt. Oppdragsgiver utferdiger også her kjøpekontrakt. Megler forestår deretter selve gjennomføringen av avtalen. Post Aktivitet 1. Avholde kontraktsmøte 2. Forestå oppgjør 8
3. Utferdige nødvendige dokumenter som skjøte, pantedokument og lignende og besørge tinglysning av disse. Ved overdragelse av andelsleiligheter og lignende skal det sendes melding til styret om ny andelseier 4. Forestå fysisk overdragelse og overlevering av eiendommen til kjøper. 4.4 Markedssøk Kategori 6 Med markedssøk forstår vi at EBY ber megler om en rapport, eventuelt løpende rapportering, på markedssituasjonen for kjøp og/eller salg for et nærmere angitt geografisk eller på annen måte definert markedssegment. 4.1 Løpende søk/overvåkning Det kan bes om at megler gjennomfører løpende søk for eiendommer innenfor spesifikt angitte kriterier til salgs både innenfor og utenfor ordinære kanaler. EBY kan også be om tilsvarende oversikt over eiendommer som ønskes kjøpt. Løpende søk skal blant annet sikre at kommunen holder seg oppdatert på de segmenter av transaksjonsmarkedet innenfor kommunes grense generelt som er av spesiell interesse for kommunen. 4.2 Søk ved spesifikke/ angitte behov Markedssøk kan være både for et spesielt prosjekt, eller mer generelle prosjekter. Spesielle prosjekter kan typisk være avgrenset geografisk og/eller etter formål (barnehage, skole etc.). Videre kan EBY be om oversikt over gjennomførte transaksjoner i et område i en periode. EBY kan i spesielle tilfeller be om tilsvarende oversikter utenfor kommunens grenser. 5. Krav til gjennomføring av oppdrag Meglertjenester skal gjennomføres i samsvar med kravene i denne kontrakten og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. Leverandør av meglertjenester skal utføre oppdraget i henhold til lov om eiendomsmegling med tilhørende forskrifter, med mindre lovens deklaratoriske regler er fraveket i rammeavtalen eller spesielt avtalt ved avrop/ bestilling av det enkelte oppdrag. Oppdragene skal gjennomføres i henhold til god meglerskikk samt de generelle retningslinjer for etisk oppførsel for eiendomsmeglere, herunder Norges Eiendomsmeglerforbund (NEF)s «Etiske regler» og retningslinjer for «Forbrukerinformasjon om budgivning». 9
Ytterligere krav fra EBY skal fremgå av oppdragsbeskrivelsen for det enkelte oppdrag. Etter eiendomsmeglingsloven 2-7 (1) må foretak som driver eiendomsmegling ha forsikring som dekker det ansvar de påtar seg under utøvelse av eiendomsmeglingsvirksomheten. Det gjøres i den forbindelse oppmerksom på at minstebeløpet for noen oppdrag etter forskrift om eiendomsmegling 2-2 (2), ikke vil være tilstrekkelig. Eiendomsmegler er innforstått med at det må tegnes utvidet forsikring for de oppdragene det er nødvendig for. Utvidet forsikring dekkes av eiendomsmegler. Megler skal innenfor hvert oppdrag planlegge, utføre og dokumentere de ytelser som er beskrevet i oppdragsbeskrivelsen for hvert enkelt oppdrag. Leverandøren skal stille til rådighet det personell og den kompetanse som er nødvendig for å utføre ytelsene på en tilfredsstillende måte og innenfor de fastsatte tidsfrister og økonomiske rammer. Megler skal ikke påta seg andre oppgaver for andre oppdragsgivere i direkte eller indirekte tilknytning til enkeltoppdrag, med mindre EBY har gitt skriftlig samtykke. Leverandøren skal utføre en faglig intern kvalitetssikring av de meglertjenester som levers til oppdragsgiver. Oslo kommunes standard kjøpekontrakter regulerer skjæringstidspunktet for instruksjonsretten for midler på klientkonto. Kontraktene bestemmer at skjæringstidspunktet for instruksjonsretten inntreffer ved overtakelse av eiendom. Leverandør må være innforstått med dette med mindre annet avtales, og at Oslo kommune har instruksjonsrett over midlene når overtakelse er skjedd. Leverandøren skal på skriftlig forespørsel gi oppdragsgiver en klar oversikt over status i aktuelle, ikke avsluttede saker, på den måten og med den hyppighet som oppdragsgiver etterspør. Dersom oppdragsgiver finner grunn til det, skal det avholdes et møte. All kontakt med media som måtte forekomme i forbindelse med oppdragene og salgsobjektene skal håndteres av oppdragsgiver. Megler er forpliktet til å bruke EBY/ kommunens grafiske profil ved utarbeidelse av rapporter og annen skriftlig informasjon. Rapporter og annen skriftlig informasjon skal være utarbeidet og utgitt i Eiendom- og byfornyelsesetatens navn. I forbindelse med møter med eksterne utenfor kommunen (offentlig myndighet, leverandører med videre), skal megler opptre som en representant for Eiendoms- og byfornyelsesetaten og ikke profilere eget firma. 6. Ansvarlige eiendomsmeglere Tilbyder skal utpeke den eller de meglere som skal være ansvarlige for utførelsen av oppdrag. 10
Oppdrag skal gjennomføres av megler med relevant bakgrunn for oppdragstypen. Salg skal ikke gjennomføres av meglerassistent. Det skal utpekes minimum 3 meglere for hvert av oppdragstypene som det innleveres tilbud på. Leverandøren plikter å benytte en av de oppgitte personene til oppdrag som inngås. Det skal utpekes en hovedansvarlig kontaktperson for rammeavtalen. Dersom en megler slutter eller av andre grunner vil være utilgjengelig for EBY, skal denne megleren uten ugrunnet opphold erstattes med en megler som har tilsvarende kvalifikasjoner. Det samme gjelder dersom det viser seg at megleren ikke fungerer tilfredsstillende. Utskiftning av megler skal forhåndsgodkjennes av EBY. 7. Fremdrift 7.1. Responstid ved avrop/ bestilling Oppdrag skal kunne påbegynnes senest innen 10 virkedager fra skriftlig bestilling sendes fra oppdragsgiver. Avrop skal besvares innen 5 virkedager fra bestilling er sendt fra oppdragsgiver. Oppdrag skal utføres innenfor de tidsfrister som gjelder for det enkelte avrop, eller som blir avtalt for det enkelte oppdrag. Opprettholdes ikke disse frister kan det føre til at oppdraget faller bort og at den kan bli gitt til andre meglere. På oppdragsgivers anmodning skal megler utarbeide og fremlegge en fremdriftsplan i forbindelse med det enkelte oppdrag. Planene skal vise hvordan tidsfristene skal overholdes, og skal fortløpende justeres for eventuelle tidsforlengelser eller forseringer. Meglere skal være tilgjengelig for oppdragsgivers representant innenfor ordinær arbeidstid (kl. 08-16), og kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. Konsulent må kunne delta på møter og befaringer innen rimelig tid, godt forberedt, og ha nødvendig kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov for bistand for de oppdrag leverandøren tildeles. 7.2. Fremdrift salg av eiendom Annonsering og visning skal gjennomføres senest innen 6 uker fra oppdragets oppstart, med mindre annet avtales. For øvrig er oppdragets varighet 6 måneder, jf. lov om eiendomsmegling 6-5. 11
7.3. Fremdrift ved oppgjørsoppdrag Kontraktsmøte skal kunne avholdes senest tre uker etter oppdragets start. 7.4. Fremdrift ved andre oppdrag Fremdrift av andre oppdrag avtales særskilt ved bestilling, og skal følge bransjepraksis eller rimelig tid. 8. Leveranser og betaling 8.1. Honorar standard salgsoppdrag Vederlaget for salgene skal være fast i henhold til prisskjema, i tillegg til avtalt provisjon som beskrevet under. Dersom handel ikke kommer i stand i oppdragstiden, har Megler krav på betaling for de delene av oppdraget som er utført, i henhold til gjeldende prisposter for den enkelte eiendom. Fastprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder forbruksmateriell, rekvisita, transport, reisetid, service, forsikring, leverings- og fakturaomkostninger mv. Kostnader som påligger kjøper faller utenfor. Provisjon: Ved hvert enkelt oppdrag kan provisjon komme i tillegg til fast pris. Ved salg av eiendom over takst honores megler etter følgende satser: For eiendommer med takst lavere enn 5 millioner, 5 % av den overskytende sum som overstiger takst. For eiendommer med takst fra 5 millioner til 25 millioner, 2,5 % av den overskytende sum som overstiger takst. For eiendommer med takst fra 25 millioner og oppover, 1 % av den overskytende sum som overstiger takst. Betaling: Oppgjør betales gjennom motregning i kjøpesum innbetalt på meglers klientkonto (tidligst) når megler har oppfylt alle sine kontraktsforpliktelser iht. kontrakten/megleroppdraget. Dersom salg ikke finner sted utbetales oppgjør ved avslutning av kontrakten/megleroppdraget. 12
8.2. Honorar oppgjørsoppdrag Vederlaget for oppgjørsoppdrag skal være fast i henhold til prisskjema. Fastprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder forbruksmateriell, rekvisita, transport, reisetid, service, forsikring, leverings- og fakturaomkostninger mv. Kostnader som påligger kjøper faller utenfor. Betaling: Oppgjør betales gjennom motregning i kjøpesum innbetalt på meglers klientkonto (tidligst) når megler har oppfylt alle sine kontraktsforpliktelser iht. kontrakten/megleroppdraget. Dersom salg ikke finner sted utbetales oppgjør ved avslutning av kontrakten/megleroppdraget. 8.3. Honorar rådgivning Oppdragene honoreres pr. time etter medgått tid. Timeprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder forbruksmateriell, rekvisita, transport, reisetid, service, leverings- og fakturaomkostninger mv. Timeprisen regnes for effektiv arbeidstid. Reisetid kan ikke faktureres. Honorarbudsjett: Oppdrag utføres og belastes etter medgått tid innenfor et avtalt honorarbudsjett. EBY understreker at honorarbudsjettet anses som leverandørens økonomiske ramme for gjennomføringen av oppdraget. Leverandøren har en særskilt plikt til å sørge for at avtalt ramme ikke overskrides, og har herunder umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes plikter leverandøren på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved EBY, skal påberopes og avtales særskilt for hvert enkelt tilfelle. EBY kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Oppretting av feil og mangler som skyldes leverandørens tidligere arbeider, skal skje uten kostander for EBY. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges faktura. Oppdragsgiver og konsulent skal sammen bli enige om et honorarbudsjett. 13
Honorarbudsjettet anses som leverandørens økonomiske ramme for gjennomføringen av oppdraget. 8.4. Honorar markedssøk Oppdrag som gjelder søk på bakgrunn av spesifikke angitte behov, som er tidsbegrenset, skal honoreres pr. time etter medgått tid. Bestemmelsene om honorarbudsjett i pkt. 8.3 gjelder tilsvarende. Oppdrag som gjelder løpende søk, skal utføres på bakgrunn av avtalt fast pris. 9. Tildeling av oppdrag (avrop) 9.1. Tildeling av oppdrag Det vil bli gjort avrop fra rammeavtalen for hvert oppdrag. Tildeling av oppdrag skal gjøres ved skriftlig bestilling som skal identifisere oppdraget, beskrive rammene for det og angi oppdragsgiver kontaktpersoner. Leverandøren skal levere tilstrekkelige ytelser for å dekke EBY sine behov for de avtalte tjenester. Dersom det ikke kan tilbys ønsket tjeneste eller innfri ønsket frist, skal det innen 5 virkedager gis en skriftlig begrunnelse. Oppdraget kan i så fall gå til en annen leverandør. Ved det enkelte avrop avtales hvilken eller hvilke navngitte eiendomsmegler som skal utføre oppdraget. Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Oppdrag vil tilstrebes fordelt likt mellom alle rammeavtalepartene i løpet av avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å tildele oppdrag til den leverandøren som anses best egnet til det konkrete oppdraget, blant annet basert på kompetanse og erfaring til tilbudte ressurser og oppdragsgivers erfaringer med leverandørene i avtaleperioden. Oppdragsgiver vil også vektlegge habilitet/interessekonflikt. Med habilitet/ interessekonflikt menes at leverandøren er tilknyttet eller utfører tjenester for kontraktsmotparten i aktuelle sak. 9.2. Minikonkurranse mellom leverandørene ved spesielle oppdrag Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele oppdrag ved minikonkurranse mellom leverandørene, for å avgjøre hvilken leverandør som skal tildeles oppdraget, ved spesielle rådgivningsoppdrag eller salgsoppdrag. 14
EBY kan benytte følgende tildelingskriterier i mini konkurransene: Kompetanse på tilbudte konsulenter, herunder erfaring fra lignende oppdrag (skal vurderes i forhold til kompetansebehov for gjennomføring av det enkelte oppdrag) Timepris/pris for oppdraget* (timepris kan ikke være høyere enn prisen tilbudt i konkurransen) Eventuell pris for spesialkompetanse som ikke er oppgitt i opprinnelig tilbud Leveringstid Oppdragsforståelse EBY avgjør hvilke av kriteriene som benyttes ved hver enkelt minikonkurranse og hvordan kriteriene vektlegges i forhold til hverandre. *Pris Timepris basert på antatt tidsforbruk og totale kostnader. EBY forbeholder seg retten til unntaksvis å bruke fast pris som tildelingskriterium på hele eller deler av et oppdrag. 10. Kontrakt 10.1. Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale SSA-O, Oppdragsavtalen med bilag. Tilbudsinnbydelsen er en del av kontrakten. Tilbudsinnbydelsen og tilbudet til tilbyder som blir tildelt kontrakten vil bli innarbeidet i avtalen. Kontraktsperioden er to år fra signering av kontrakt med forventet oppstart i uke 10, 2013. Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen ytterlig 1+ 1 år på uendrede vilkår. 11 Konfidensialitet 11.1. Konfidensialitet Partene forplikter seg til, både under Kontraktens varighet og senere, ikke å avsløre informasjon for utenforstående om partenes forretningsmessige forhold og andre opplysninger om den annen part som mottas i forbindelse med gjennomføringen av Kontrakten, samt å iverksette rimelige tiltak for å forhindre at slike opplysninger avsløres for utenforstående av ansatte, aksjonærer eller andre personer med tilknytning til parten eller aksjonærene. Det samme gjelder for eventuell informasjon om noens personlige forhold. Megler har ikke adgang til å oppbevare, benytte seg av eller behandle slike opplysninger utover det som er nødvendig for utførelsen av Oppdraget. Megler skal også til enhver tid følge Oppdragsivres instrukser for behandling av slike opplysninger, herunder personvernlovgivningens regler mv. 15
12. Overdragelse 12.1. Overdragelse Leverandøren har ikke rett til å overdra sine rettigheter og forpliktelser etter Kontrakten til tredjemann. 13. Bruk av underleverandør 13.1. Bruk av underleverandør Leverandøren har ikke rett til å la deler av Oppdraget bli utført av underleverandør, uten at Oppdragsgiver på forhånd har gitt skriftlig godkjennelse. Leverandøren har ansvar for at en underleverandør tilfredsstiller alle krav som er stilt til Leverandøren iht. Kontrakten. Leverandør er ansvarlig for Kontraktens oppfyllelse, selv om Oppdragsgiver har godkjent at Leverandøren kan benytte underleverandør. 16