SAKSFREMLEGG Saksnr.: 13/87-1 Arkiv: 034 &20 Sakbeh.: Bjørn-Atle Hansen Sakstittel: ADMINISTRATIV ORGANISERING Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for Næring, drift og miljø Hovedutvalg for helse og sosial Formannskapet Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Kommunestyret vedtar den foreslåtte virksomhetsorganiseringen av Alta kommune, med totalt 34 virksomheter. Kommunestyret ber rådmannen om å utrede opprettelse av et tildelingskontor for alle typer kommunale tjenester, samt vurdere om rus/psykiatri og sykestua/fødestua i fremtiden skal være virksomheter. Sektorbegrepet utgår og erstattes med tjenestebegrepet. Saksutredning: Vedlegg: 1. Oppvekst og kultursektoren Notat virksomhetsvurderinger 2. Helse- og sosialsektoren Virksomhetsorganisering 3. Virksomheter i Alta kommune mai 2012 Bakgrunn: I vedtak av 12.12.2011 påla Kommunestyret rådmannen og ha stor fremdrift på følgende utredninger som skal ligge til grunn for omstilling av Alta kommune som virksomhet: Utredning av en tonivåmodell i Alta kommune med ca 30 virksomheter. Som et første ledd i denne organiseringen ber en om at kulturaktiviteten vurderes organisert som en virksomhet, underlagt rådmannen I tillegg skulle det utredes ny sykehjemsstruktur og skolestruktur.
Kommunestyret vedtok i oktober 2012 ny sykehjemsstruktur, samt at sak vedrørende ny skolestruktur nå er ute på førstegangs høringsrunde. Kommunestyret vedtok 29.05.2012 ny organisasjonsmodell for kulturtjenestene i Alta kommune, som medførte at kulturtjenestene (tidligere sektor) ble samlet i en ny virksomhet virksomhet for kultur. Virksomheten ble administrativt underlagt rådmannen kommunalleder for Oppvekst og kultur. Formelt var den nye virksomheten på plass 1. oktober 2012. Rådmannen har engasjert Kjell Sletten (tidligere oppvekstsjef i Alta kommune) til å gjennomføre Kommunestyrets vedtak, samt til å lede prosessen med å få på plass Virksomhet for kultur. I tillegg ble Sletten engasjert til å vurdere den øvrige virksomhetsorganiseringen, og rapporterte til rådmannen. Det har vært jobbet med omorganiseringa i ca 2-3 år, og mange ansatte, tillitsvalgte og stort sett alle ledere har på en eller annen måte vært involvert i prosessen. Kommunestyrets vedtak i forhold til organiseringa av kulturvirksomheten har lagt føringer for prinsippene vedrørende den øvrige virksomhetsorganiseringa. Dagens status vedrørende virksomhetsorganisering: Antall virksomheter: o Oppvekst og kultur 36 (inkl. kultur) o Helse og sosial 3 (men, 19 definerte virksomheter) o Drift og utbygging 5 o Totalt: 44 (60) Utfordring: o Virksomhetsnivået og gjennomgående benevning er ikke klart definert. o For mange virksomheter i Oppvekst og kultur og for få i Helse og sosial Administrative nivåer benevnelser Kommunestyrets vedtak om utredning må tolkes i retning av at det er ønskelig med to administrative nivåer i kommunen: Nivå 1 rådmannsnivået ledet av rådmannen og nivå 2 virksomhetsnivået ledet av virksomhetsledere. Dette legges til grunn som hovedprinsipp, men der dette vurderes som hensiktsmessig ut fra vurdering av for eksempel virksomhetenes størrelse, faglige behov, behov knyttet til god personalforvaltning, geografi eller andre forhold, foreslås det opprettelse av et underliggende nivå. Enheter på dette nivået skal betegnes som avdelinger og skal ledes av avdelingsledere. Virksomhetsleder skal ha det overordnede lederansvaret for eksempel i forhold til budsjettering, økonomistyring, rapportering, tjenesteproduksjon mv., men ut fra en vurdering hva som gir en hensiktsmessig styringsstruktur, gis avdelingsleder myndighet i noen nærmere definerte lederoppgaver. Det skal ikke videreføres eller opprettes permanente ledernivåer under avdelingsnivå. Videre skal all bruk av andre begreper og benevnelser (eks. fagavdeling/fagleder) falle bort da dette lett kan bli forvekslet med det ordinære begrepsapparatet. Der det vurderes som hensiktsmessig å organisere en gruppe medarbeidere i en enhet, uten at denne skal opprettes som avdeling, kan en alternativt bruke begrepene fagenhet og faglig ansvarlig. Det må også
være åpning for å opprette prosjektorganisasjon(er) for avgrensa tidsrom når dette vurderes som tjenlig. Virksomhetene og avdelingene skal navnsettes enten ved bruk av egennavn (eks. Elvebakken skole) eller med betegnelser som så vidt mulig sier noe om hva for tjenester virksomheten/avdelingen yter (eks.: Bygg og eiendom med avdelingene Bygningsdrift, Renhold og Utbygging). Det har videre vært et ønske om å gå bort fra sektorbegrepet, og heller bruke tjenestebegrepet. Da får vi følgende tjenesteområder: Drift og utbyggingstjenestene, Oppvekst og kulturtjenestene og Helse og sosialtjenestene. Oppsummert blir de administrative nivåene som følger: Nivå 1 Rådmannsnivået o Består av rådmannens lederteam, fagstaber, samfunnsutvikling og fellestjenestene Nivå 2 Virksomhetene o Ledes av virksomhetslederne o Rapporterer til rådmannsnivået (rådmannens lederteam) o Avdelinger ledes av avdelingsledere Rapporterer til de respektive virksomhetslederne Det skal ikke videreføres eller opprettes administrative nivåer ut over ovennevnte. Ved behov kan det imidlertid organiseres fagenheter der arbeidet samordnes av faglig ansvarlige eller prosjektorganisasjon(er) for tidsavgrensede perioder. Enhetene skal benevnes slik: Rådmann Virksomhet Avdeling. Disse benevnelsene skal være felles og gjennomgående i hele kommuneorganisasjonen. Virksomheter og avdelinger skal i tillegg gis betegnelse/navn som enten betegner tjenesten enheten yter og/eller er egennavn. Generelle vurderinger Etter rådmannens vurdering er kommunen som organisasjon begrunnet i å skulle yte tjenester til kommunens innbyggere. «Sannhetens øyeblikk» er derfor møtet mellom brukeren og de som på kommunens vegne er satt til å gi disse tjenestene. Dette medfører at tjenesteyterne må være satt i stand til å ta beslutninger selvsagt innafor gitte rammer og i samsvar med det lovog regelverk som er aktuelt for saken. Tjenesteyter vil dermed kunne si ja, nei eller i en del tilfeller «jeg skal undersøke saken nærmere og se hva kommunen kan gjøre for å hjelpe deg». I sistnevnte tilfelle kan saken måtte vurderes på høyere nivå, fortrinnsvis nærmest mulig tjenesteyter, men i enkelte tilfeller på høyere nivå, helt opp til politisk nivå. Brukerne av kommunens tjenester skal behandles verdig og likeverdig, men tjenesteyter må også kunne vurdere om brukerens forventninger og krav er rimelige og lar seg oppfylle. I tilfelle ikke, må tjenesteyteren veilede i forhold til dette. Både for å kunne møte brukerne på best mulig måte, og for å gi tjenesteyterne best mulige arbeidsvilkår, er det at organiseringen av kommunens virksomhet blir viktig. Det kan trekkes fram noen få eksempler: - Kommunenes tilbud må være tilgjengelig for brukerne. - Tjenesteyter må gis nødvendige fullmakter og kompetanse. - Tjenesteyter må ha kort vei til nærmeste overordnede beslutningstaker.
- Bruker bør kunne motta ønskede tjenester så vidt mulig fra en tjenesteyter. Samtidig som kommunen skal yte sitt beste i møtet med brukerne, må kommuneorganisasjonen også ivareta sine «indre» systemer på en god måte både i forhold til å ha oversikt over og kontroll med forvaltning av ressurser, men også i forhold til å følge opp bestemmelser i lov, forskrifter og avtaleverk. Evnen til å iverksette og følge opp politiske vedtak på en god måte er også grunnleggende. Etter rådmannens vurdering peker forutsetningene ovenfor i en retning mot virksomheter med klart definerte oppgaver og ressursrammer med en ledelse og medarbeidere som er gitt myndighet til å løse oppgavene og ansvar for å disponere ressursene best mulig innafor de gitte rammene. Slik organisering legger også til rette for et rapporteringssystem som er oversiktlig for overliggende nivå, som gjør det enklere å rette opp skjevheter i ressursbruk og -behov, og som gir gode muligheter for oversiktlige tilbakemeldinger til politisk nivå. I tilfeller der brukerne har rettigheter til og/eller behov for tjenester fra flere virksomheter i kommunen, eller der det er aktuelt med overgang fra en tjenesteyter til en annen, må det bygges opp rutiner som sikrer at virksomhetene sammen lager opplegg til beste for brukeren og uten at brukeren selv trenger å engasjere seg mer enn i forhold til en tjenesteytende enhet. Oppsummert: - Kommunens primæroppgave er å yte tjenester til innbyggerne. Tjenestene må derfor være lett tilgjengelige og preget av kvalitet og verdig og likeverdig behandling. - Kommunens brukerrettede/tjenesteytende virksomhet bør organiseres i virksomheter basert på kriterier som for eksempel: begrunnelser i lov og forskrift, type tjenester, antall tilsatte, kompleksitet, ressursrammer og geografi. - Virksomhetene må ha klart definerte oppgaver, ressursrammer og fullmakter og må tilføres nødvendige ressurser, støttefunksjoner og kompetanse på alle nivåer. - Det må legges rutiner som sikrer at brukere som har sammensatte rettigheter og/eller behov, gis et helhetlig tilbud uten å måtte henvende seg til flere virksomheter i kommunen. Vurdering av situasjonen i den enkelte sektoren Drift og utbyggingssektoren: Sektoren er nå inndelt i 5 virksomheter. Fire av disse er inndelt i i alt 8 seksjoner, den femte er inndelt i 3 fagenheter. I oppsummering etter tidligere OU-prosess er renhold foreslått opprettet som egen virksomhet, mens det reises spørsmål om miljø, park og idrett bør vurderes omorganisert. Kommunalleder for sektoren ønsket ikke renhold skilt ut som egen virksomhet nå. Hovedbegrunnelsen for dette var at det pågikk en prosess med sikte på omlegging av hele renholdstjenesten kombinert med en reduksjon av antall tilsatte. Denne prosessen styres innafor bygg og eiendom. Blant annet av den grunn vil det være uheldig å gå inn i en prosess for å skille ut renhold som egen virksomhet nå. Reduksjon i antall renholdsstillinger er
gjennomført, samt at Kommunestyret har pålagt rådmannen å utrede/iverksette konkuranseutsetting av renholdet i kommunen. Virksomheten miljø, park og idrett er liten, men fungerer godt slik den er organisert nå. Omfanget av virksomheten varierer sterkt gjennom året med en betydelig økning av tilsatte i sommerhalvåret. Spørsmålet om omorganisering av virksomheten vurderes som lite ønskelig. Sektoren som yter mange ulike tjenester - vurderes å ha en relativt hensiktsmessig oppdeling i virksomheter ut fra type tjenester og inndelingen i avdelinger synes også rimelig, selv om det er en viss skjevfordeling i antall personale. Det forutsetter at det kan settes inn tiltak for å oppnå god personaloppfølging i virksomheter/avdelinger som har et høyt antall tilsatte. Å dele opp en liten enhet som oppmåling og byggesak i fagenheter i stedet for avdelinger, vurderes som en god løsning. Bortsett fra at sektoren må bytte benevnelse fra seksjon til avdeling, tilrås det ingen endringer i nåværende organisering av Drift og utbyggingssektoren. I en organisasjon med så sammensatte tjenester bør en imidlertid kontinuerlig være på leit etter bedre flyt og økt sikkerhet i saksbehandlingen. God informasjon til brukerne må derfor være et fokusområde. Oppvekst og kultursektoren: Sektoren har nå 33 virksomheter; 18 skoler, 13 barnehager, Barn og ungetjenesten og kultur. Bortsett fra noen få unntak (eks.: rektorområder, nærmiljøsenter og oppvekstsentra), har virksomhetsorganiseringa i sektoren vært styrt av; en barnehage en virksomhet, en skole en virksomhet. På mange måter har sektoren nytt godt av det: Man har kunnet konsentrere seg om andre utfordringer enn å tenke organisasjonsutforming som for eksempel lederutvikling, kompetansebygging og utviklingsarbeid mm. I tillegg har sentrale myndigheter gitt en del bidrag til lederutvikling i barnehagen og ikke minst i skolen. I tillegg kan nok kommunen selv blant annet gjennom deltakelse i RSK-samarbeidet - ta en del av æren for at barnehager og skoler framstår som virksomheter med ledere som er seg bevisst sine oppgaver og sitt ansvar. Med det høye antallet virksomheter er det klart at sektoren måtte møtes med et krav om reduksjon av antallet. Noen av dagens virksomheter er for små til å være definert som virksomheter i fremtiden. På bakgrunn av forespørsel har kommunalleder for sektoren lagt fram et forslag til omorganisering. Dette gjengis ikke her, men følger som vedlegg til saken. (vedlegg 1) Alt i alt foreslår sektoren selv en reduksjon med 9 virksomheter, til totalt 24. Den pågående skolestrukturutredningen kan endre noe på dette antallet. Fra gjennomgang av en del andre sammenlignbare kommuner kan følgende oppsummeres: Kombinasjonen oppvekst og kultur er ganske vanlig, ikke minst i mindre kommuner. PPtjenesten er i de aller fleste kommuner knyttet opp mot en oppvekstsektor. Ulike ungdomstiltak er ganske ofte lagt inn under en oppvekstsektor, særlig i kommuner som ikke har egen kultursektor. Det er mindre vanlig at helsesøstertjeneste og barnevern ligger under oppvekstsektoren i kommunen, men det forekommer i flere kommuner. Det er overraskende få kommuner som har fraveket prinsippet en skole - en virksomhet. I noen få kommuner er det opprettet rektorområder for to eller tre gjerne mindre skoler. Ellers er oppvekstsentra (barnehage og skole i felles virksomhet) ganske vanlig, for det meste på mindre
steder. For øvrig er skolene i all hovedsak egne virksomheter. Det tilføyes at i ganske mange kommuner var skolemønsteret under vurdering i de fleste tilfeller med sikte på samling i større enheter. For barnehagene er det imidlertid i langt flere tilfeller fravik fra organiseringen en barnehage - en virksomhet. Organisering av to-tre barnehager under felles styrer forekommer relativt ofte og er i tillegg under utredning flere steder. Hvordan organiseringa med felles styrer for flere barnehager er lagt opp, ser ut til å variere fra en styrer som ambulerer mellom barnehagene til en ordning med «daglige ledere» i den enkelte barnehagen og en «overstyrer» som har ansvaret for en del overordnede lederoppgaver. Ut fra opplysningene som kan finnes på nettet, er det vanskelig å fastslå om ordninga med sammenslåing av barnehager gir noen ressursmessig gevinst ut over at det gir redusert antall virksomheter, men fra enkelte kommuner vises det til at slik ordning gir reelle økonomiske innsparinger. Helse og sosialsektoren: Helse og sosialsektoren er nok det tjenesteområdet hvor det er størst ulikheter i organiseringen mellom kommunene, fra de kommunene der en har valgt å dele sektoren opp i to eller flere sektorer, til de der tjenestene er fordelt på flere virksomheter. I førstnevnte tilfelle har kommunene i liten grad en tilnærming til tonivåmodellen, mens sistnevnte kommuner i større grad har en slik tilnærming. I noen tilfeller er virksomhetene opprettet for å yte tverrfaglige tjenester i et bestemt geografisk område. I andre tilfeller er virksomhetene basert på prinsippet en tjeneste en virksomhet, eks sykehjem. Etter dagens organisering er Helse og sosialsektoren delt inn i fire avdelinger inklusiv NAV. De tre avdelingene utenom NAV som benevnes som Helse, Bistand og Omsorg er så igjen delt inn i 18 enheter benevnt som virksomheter. Fra sektorledelsen er denne inndelinga i hovedsak begrunnet ut fra sammenhenger i de tjenestene som ytes. Dersom denne organisasjonen overføres direkte til den ønskede tonivåmodellen, må dagens avdelinger bli til virksomheter og de øvrige tjenesteenhetene i sektoren bli til avdelinger. Ulempen ved en slik omlegging er at virksomhetene blir svært store både i forholds til ledelse, budsjett- og økonomistyring, samt rapportering. Etter div. drøftinger med sektoren fremmer rådmannen en modifisert modell for Helse- og sosialsektoren. Dagens omsorgsavdeling deles opp i 2 virksomheter en for korttidstjenester og en for langtidstjenester. I tillegg ønsker rådmannen å utrede en virksomhet for psykiatri og rus med bakgrunn i at denne tjenesten er vedtatt styrket av Kommunestyret. Det bør videre vurderes om det skal opprettes en virksomhet for drift av sykestua/fødestua med basis i det utredningsarbeidet som er startet opp i regi av Helse Nord. For å begrunne forslaget er det sett på organisasjonsmodellen i noen andre sammenlignbare kommuner. I tillegg er organisasjonskartene til Harstad og Bodø tatt inn i denne utredningen som dokumentasjon. Virksomhetsorganisering av Helse og sosial i noen utvalgte kommuner:
Kommune Alta Harstad Kr.sund Bodø Nedre Eiker Innbyggere 19.300 23.700 23.900 48.000 23.400 Virksomheter (nivå 2) Koord. enhet Tildeling Tjenestekontor Interne tjenester NAV NAV NAV NAV NAV Omsorg Sone 1 Sone 2 Bo og dagtilb. Hjemmetjenest Hjemmetjenester Institusjoner Hjemmetj. Institusjonstj. Bistand Sone 3 Sone 4 Opptrening Sykehjem Psykisk helse Tjenester for utv.h. Helse Helsehuset Barn, familie og Barn og ungetj. helse Helsekontor Helsetjenester Spes.tj. barn/unge Ant. virksomh. 4 8 9 4 7 De vesentligste forskjellene mellom Alta og de øvrige kommunene er at de øvrige har etablert et tildelingskontor, og at 3 av 4 har organisert tjenester til barn og unge under helse og sosial. Kommentarer: Antallet nivå i helse og sosial og dimensjoneringen av disse I mellomstore kommuner er det i dag vanlig å ha 2 organisatoriske nivå i helse og sosial under rådmannsnivået. Det første nivået har ofte et begrenset antall enheter (4-7) og har et helhetlig og koordinerende ansvar. Neste nivå består gjerne av et 20-talls enheter, typisk et sykehjem. Eksempelvis har Bodø definert begge sine 2 nivå under rådmannsnivået som virksomheter: 4 virksomheter, nivå 2 med virksomhetsledere 3.4.2 26 virksomheter, nivå 3 med virksomhetsledere 3.4.2 (jfr. innspill av 16.03.12) xx enheter, uten virksomhetsleder Bodø har 4 virksomheter innen helse og sosial i nivå 2 (jfr. over) og 6 virksomheter innen oppvekst og kultur der alle skoler er samlet i grunnskolekontoret og alle barnehager er samlet i barnehagekontoret. Rektorer og styrere er virksomhetsledere i nivå 3. Omsorgstjenester helse og omsorgslovens kap. 3 Alta har valgt en målgruppebasert organisering i forhold til aldersgrupper: under 18 år (BU-tjenesten), voksne 18-67 år (bistand) og eldre over 67 år (omsorg) + personer med behov for hjemmesykepleie. Bodø har valgt en 2-deling i hjemmetjenester og institusjoner, Nedre Eiker har samme som Bodø men skilt ut tjenester for psykisk utviklingshemmede i en 3. enhet, noenlunde tilsvarende Alta s bistandsavdeling. Kristiansund har delt disse tjenestene i 5 enheter. Mest originalt er Harstad med 4 geografiske soner der hver av sonene har ansvar for alle tjenester innenfor sitt område.
Tjenester til barn og unge 3 av kommunene har valgt å legge dette til helse og sosial, mens Bodø har valgt samme løsning som Alta har i dag, under oppvekst og kultur. Tildelingskontor, tjenestekontor, koordinerende enhet Samtlige av de andre kommunene har tildelingskontor eller tilsvarende. Bodø har lagt det som en virksomhet i stab, mens de øvrige kommunene har valgt å definere dette som egen virksomhet i helse og sosial på linje med de øvrige virksomhetene der. I Alta er det enhetslederne for omsorg og bistand (i dag avdelingsledere) som har delegert ansvar for tildeling av tjenester etter helse- og omsorgsloven. Årlig fattes til sammen ca. 2.000 enkeltvedtak. Kartlegging av behov og saksutredning foregår i et samspill mellom avdelingslederne og de enkelte virksomhetene (soner, sykehjem, boenheter mv.). Behovet for et tildelingskontor i helse og sosialsektoren i Alta ble vurdert i 2008. Det ble ikke anbefalt å gå videre med dette den gangen bl.a. ut fra ressursbruken. Oppretting av et tildelingskontor/tjenestekontor i Alta bør vurderes pånytt, denne gangen med en tverrsektoriell tilnærming (oppvekst og kultur). Forslag til 5 virksomheter i helse og sosial (deling av dagens omsorgsavdeling) Forslag til inndeling i virksomheter og avdelinger med 5 virksomheter i nivået under rådmannsnivået: NAV Omsorg 1 Omsorg 2 Bistand Helse korttids/hjemmetj langtidstjenester Ans. Ans. Ans Ans Ans Avdelinger Avdelinger Avdelinger Avdelinger Sone øst 30 Elvebakken 69 Kongleveien 60 Legetj. 63 Sone vest 24 Ekornsv. 28 Botiltakene 136 Sykestua 29 Sone y vest 13 Kåfjord 29 DOAS 18 Fødestua 9 Helses.syke. 38 Vikartj. 13 Miljøarb.tj 30 Rehabilit. 13 Vertshuset 27 Botiltakene* 48 Psyk/rus 29 16 132 187 276 108 *Botiltakene i omsorg har kun stedlige ledere i små brøkstillinger, og ligger direkte under omsorgsleder. Fordeling av fagadministrative stillinger i omsorg: Omsorg 1: 1 sykepleiekonsulent, 1 kreftkoordinator, 1 samhandlingskoordinator. Omsorg 2: 1 prosjektstilling utviklingstjenesten for sykehjem. Begrunnelse for foreslått deling av omsorgsavdelingen Ved delingen er det lagt vekt på total arbeidsmengde samt: Personellressurs Antall brukere Behov for samordning Likhet i organisering innad Saksmengde
Omsorg 1 korttids- og hjemmetjenester Virksomheten har oppgaver som i det vesentlige dreier seg om hjemmeboende og pasienter som har behov for korttids sykehjemsplasser. Dvs nedre del av omsorgstrappa. Hovedfokus må være at pasienten skal være på lavest mulig trinn i omsorgstrappa og unngå behov for langtidsplass på institusjon lengst mulig. Dette fordrer en god samordning av tilbudene som kan bidra til forannevnte. Sykehjemsoppholdene skal inneholde: 1. Opptrening, enten etter sykehusopphold eller fordi pasienten er i en tilstand der et kortere treningsopphold vil kunne øke funksjonsevnen og muligheten til å bo lengre i eget hjem. 2. Avlastning som setter pårørende i stand til å ivareta sine hjelpetrengende lengst mulig i hjemmet. 3. Andre korttidsopphold for avklaring av funksjonsevne og ulike typer behandling. Vertshuset har foruten dagtilbud for hjemmeboende ansvar for matombringing samt Frivillig sentral. Trygde- / omsorgsboliger tilhører også nedre del av omsorgstrappa Omsorgslønn, støttekontakter, trygghetsalarm er vesentlige bidrag til at pasienter blir værende hjemme. Samhandlingskoordinators oppgave vil i stor grad være rettet mot hjemmeboende og pasienter med behov for korttidsopphold. Kreftkoordinator vil i det vesentlige forholde seg mer til hjemmeboende og pasienter på korttidsplass enn pasienter på langtidsplass på sykehjem. Det alt vesentlige av saksbehandling i omsorgsavdelingen er saksutredning og vedtak knyttet til tjenester til hjemmeboende. Omsorg 2 - langtidstjenester Består av turnusvirksomheter med pasienter som er i behov av langtidsopphold. Vikartjenesten er lagt under her da lederen er felles for vikartjenesten og prosjekt D 383. Enhetene her er mer personellintensive, men har langt færre brukere enn Omsorg1. Antall saker til behandling er få. Botiltakene bør få egen leder uavhengig av organisering. Økonomiske konsekvenser 1 ny virksomhetsleder 700.000 0,5 sekretær (økning av samlet sekretærressurs til 2 årsv.) 250.000 Drift (svært begrensa midler å fordele i dag) 100.000 SUM 1.050.000 Tilleggsbehov: Leder for botiltakene 600.000 Avdelingene kan samlokaliseres i E2-fløya i helsesenterets 2. etasje. Som et alternativ kan omsorg 1 og 2 dele på forkontor/merkantil ressurs, men dette vil utydeliggjøre ny organisering. Som et minimum vil da følgende forutsetninger gjelde: Forutsetninger for en deling av dagens omsorgsavdeling: 1. Opprette ny virksomhetslederstilling. Årlig kostnad 700.000 + 100.000 i drift. 2. Dagens virksomhetsleder omsorg går inn som virksomhetsleder for korttids- /hjemmetjenester eller langtidstjenester. 3. Virksomhetsleder for korttids-/hjemmetjenester og langtidstjenester samlokaliseres og har felles forkontor.
4. Virksomhetslederne skal overlappe for hverandre ved fravær. 5. Helt avgjørende med et nært og godt samarbeid mellom de 2 virksomhetslederne. Oppsummert: HS-sektoren har i dag svært lav administrativ ressurs beskrevet i k-sak 50/09 og 31/10. Dette er mulig med dagens organisasjonsmodell. Likevel fremkommer et behov for styrking av administrative ressurser både i forhold til dagens organisering og i forhold til en utflating i flere virksomheter. Behovene for styrking er betydelig større ved en utflating og økning i antallet virksomheter på nivå 2. Ut fra dette konkluderte kommunestyret med en videreføring av hovedtrekkene i dagens modell, og en opptrappingsplan for administrative ressurser som i ettertid bare delvis er iverksatt (1,3 av 8 stillinger). Hs-sektoren har en organisering som er vanlig i mellomstore kommuner. Mange av disse har prøvd ut en ren 2-nivå modell, men har gått tilbake på dette. De økonomiske konsekvensene av den forslåtte modellen vil rådmannen komme tilbake til på et senere tidspunkt. Oppretting av et tildelingskontor bør utredes tverrsektorielt. Organisasjonskart Harstad og Bodø:
Forslag til organisering av virksomheter i Alta kommune. I dette avsnittet gjengis en skjematisk oversikt over rådmannens forslag til organisering av virksomhetsnivået i Alta kommune. Hovedfokuset er virksomhetsnivået, men noen avdelinger er nevnt. Disse ligger enten allerede i tjenestenes organisasjon nå, eller de vil være en følge av de forslagene som fremmes. Drift og utbyggingstjenestene: Virksomheter: Brann og redning Bygg og eiendom Kommunalteknikk Miljø, park og idrett Oppmåling og byggesak Avdelinger: Beredskapsavdeling Forebyggende avdeling inkl. feiertjenesten Avdeling for bygningsdrift Avdeling for renhold Avdeling for utbygging Parkeringsavdeling Driftsavdeling Ingen avdelinger, men tre fagenheter Kommentarer: Sum 5 virksomheter og 7 avdelinger. Oppvekst og kulturtjenestene: Virksomheter: Aronnes barnehage Breidablikk barnehage Gakori barnehage Kronstad barnehage Midtbakken barnehage Oterfaret barnehage Saga barnehage Sentrum barnehage Alta ungdomsskole Bossekop skole Elvebakken skole Gakori skole Kaiskuru skole Komsa skole Rafsbotn skole Saga skole Sandfallet ungdomsskole Tverrelvdalen skole Vestre Altafjord skoler Østre Altafjord skoler Avdelinger aktuelle ut fra forslaget Aronnes skole Kaiskuru barnehage Rafsbotn barnehage Tverrelvdalen barnehage Talvik skole Talvik barnehage Kåfjord skole Kvalfjord skole
Øvre Alta skole Alta voksenopplæring Barn og ungevirksomheten Kulturvirksomheten Korsfjord skole Leirbotn oppvekstsenter Virksomheten er svært stor. Lederstrukturen bør vurderes med sikte på å avlaste virksomhetsleder noe. Alta kulturskole Alta bibliotek Alta kultursal Huset (Ungdommens hus) Kommentarer: Det kan komme endringer av organisasjonsmodellen som følge av et revurdert skolemønster. Sum 24 virksomheter og 14 avdelinger. Helse og sosialtjenestene: Virksomheter: Omsorg 1 Korttids-/hjemmetjenester Omsorg 2 Langtidstjenester Bistand Helse NAV Alta Kommentarer: Avdelinger: Sone øst Sone vest Sone ytre vest Helsesentret sykehjem Vertshuset Elvebakken sykehjem Ekornsvingen sykehjem Kåfjord sykehjem Vikartjenesten Botiltakene Kongleveien Botiltakene DOAS Miljøarbeidertjenesten Psykiatri/rus Legetjenestene Sykestua Fødestua Rehabilitering Ovennevte forslag gir 5 virksomheter og 19 avdelinger. Når det gjelder begrunnelsen for dette forslaget vises det til kommentarene ovenfor. Ut over det som er foreslått i denne saksutredningen ønsker rådmannen å jobbe videre med å vurdere opprettelse av et tildelingskontor for alle typer hjelpetjenester i kommunen.
I tillegg bør det vurderes om sykestua/fødestua skal skilles ut som en egen virksomhet. Dette med bakgrunn i utredningsarbeidet ift utvikling av spesialisthelsetjenestene i Alta. Det samme vil gjelde for psykiatri/rus.
Oppsummering og avsluttende kommentarer Ovenstående forslag gir som resultat 34 virksomheter. Antall ansatte i virksomhetene vil variere ganske mye, men svært få virksomheter vil bli små. Noen flere vil ha et antall ansatte som ligger godt over det som vurderes som optimalt. Dette vil imidlertid balanseres ved organisering av avdelingssystemet og/eller ved fordeling av lederressurser. Det å tegne organisasjonskart på et blankt ark må betegnes som en enkel oppgave. Å tilpasse et organisasjonskart til en eksisterende organisasjon og nye premisser, er litt mer innfløkt. I tillegg vil det bli utfordrende å iverksette de endringene som blir vedtatt. Den foreslåtte organiseringen av Alta kommune er lik modellene som brukes i det fleste sammenlignbare kommuner, selv om det selvsagt finnes andre modeller og nyanser. Det bærende hovedprinsippet i alle modeller er at beslutningsmyndigheten er delegert ut i organisasjonen, og så nært brukerne som mulig. Etter rådmannens vurdering vil den foreslåtte organisasjonsmodellen medføre at Alta kommune får en enhetlig og lik organisering og benvenelse innenfor de enkelte tjenesteområdene. Dette vil videre føre til at rapporteringsrutinene vil bli mer enhetlig. Etter at Kommunestyret har fattet endelig vedtak vedrørende framtidig organisering, vil arbeidet med implementering av den nye organisasjonsmodellen starte opp. Det ligger klare føringer i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen hvordan denne prosessen skal gjennomføres. Mye vil falle på plass av seg selv i og med at det er helt marginale endringer i forhold til dagens praksis, samtidig som det på andre områder må gjennomføres drøftinger i forbindelse med omdefinering av arbeidsoppgaver for ansatte. Rådmannen ønsker å prioritere en stillingsressurs til dette arbeidet. I hovedsak må det innarbeides nye delegasjoner og rapporteringsrutiner i Agresso. Organisasjonsmodellen må være dynamisk, i og med at det vil komme endringer på grunn av kommunale strukturutredninger (skole/omsorg) og nye lovverk/statlige pålegg. Det kan bli behov for justeringer av den foreslåtte organisasjonsmodellen når implementeringsarbeidet har kommet i gang. Disse eventuelle justeringene vil bli forelagt politisk nivå. Rådmannen foreslår videre at sektorbegrepet utgår, og erstattes med tjenestebegrepet. Eventuelle økonomiske konsekvenser av foreslått modell vil rådmannen komme tilbake til innen utgangen av juni 2013.
Alta, 14. januar 2013 Bjørn-Atle Hansen rådmann