Saksframlegg FORBEDRET SIKKERHET, SERVICE OG TILGJENGELIGHET I RÅDHUSET Arkivsaksnr.: 05/38786 Forslag til vedtak: Med forbehold om vedtak om finansieringen slutter formannskapet seg til rådmannens forslag i prioritert rekkefølge: 1. Det innføres adgangskontroll med TV-overvåking som vist i saken, til en samlet kostnad av kr 444.376,60 eks mva 58.236, 40 eks mva. 2. Rådhuset forbedrer sin service til husets gjester gjennom å etablere et bemannet mottak i hallen i 1. etg med utvidet åpningstid som vist i saken. Investeringskostnaden for skranke m/u glassinnbygging er anslått til 220.000 kroner eks mva. Økt bemanning som følge av økt service og lenger åpningstid ved servicepunkt i hallen, er beregnet til 200 000 og 300 000 pr. år. Disse kostnadene er ikke innarbeidet i rådmannens forslag til budsjett 2006. 3. Det gjennomføres forbedringer ved inngangspartier, heis, skilting, mv, for å tilfredsstille kravene i prinsippene om universell utforming, anslått til mellom 50.000 og 100 000 kr eks mva. Kostnaden er ikke innarbeidet i rådmannens forslag til budsjett 2006. 4. Det etableres en ordning med innleie av vaktselskap til Formannskapets og Bystyrets møter. Kostnaden er ikke innarbeidet i rådmannens forslag til budsjett 2006. 5. De vedtatte investeringene finansieres gjennom bruk av 500.000 kr i avsatt til sikkerhetstiltak i Rådhuset for 2005. Investeringer ut over dette må innarbeides i budsjettet for 2006. Saksfremlegg - arkivsak 05/38786 1
Forbedret sikkerhet, service og tilgjengelighet i Rådhuset Saksutredning Under eventuelt i formannskapet 08.11.2005 ba ordfører Rita Ottervik rådmannen legge fram en modell for publikumsmottak og sikkerhet i Rådhuset, samt økonomiske konsekvenser av dette. Rådmannen legger med dette fram saken for vedtak. Løsningene som foreslås, har som mål å ivareta god service for Rådhusets gjester, møtedeltakere, og besøkende økt sikkerhet mot ubudne gjester på kontorene og i møtene at publikums adgang til politiske møter skal være uten hindringer, som i dag oppfyllelse av kravene om universell utforming Sikkerhet: Adgangskontroll Kravene til sikkerhet er diskutert i Rådhusets Husstyre, der representanter for politikerne, administrasjonen og Trondheim eiendom har plass. Husstyrets krav er presentert for Siemens A/S som kommunens leverandør av tekniske løsninger for adgangskontroll. Rådmannen har deretter i oktober 2005 mottatt tilbud fra Siemens A/S vedrørende system for adgangskontroll, samt TV-overvåking i Rådhuset. Forslaget bygger på programmerbare, berøringsfrie adgangskort og programmerbare kortlesere på om lag 20 dører. Løsningen legger opp til at hoveddør foran og bak er åpen på dagtid. Hovedtrappa fra 1 4 etg, samt heisen og tilstøtende møterom: A, Storsalen, Bystyresalen og D vil være tilgjengelig uten kort. Alle kontorarealene vil være avstengt med kortleser, både ved dør på vei fra hovedtrapp inn til korridor, og ved dør til trapp i fløyene. Dersom adgangskontrollen innføres, må den som har avtaler med noen i Rådhuset hentes i hovedtrappen eller ved heisen i 1., 2, 3. eller 4. etasje. Møterom B og C vil være tilgjengelig internt og eksterne deltakere kan hentes i den åpne sonen. Inngangsdøra i sokkel er i utgangspunktet stengt / krever kortleser. Ved hjelp av kamera med monitor i ekspedisjonen og fjernstyring vil døra kunne åpnes for å slippe inn besøkende i rullestol, med barnevogn eller med post og leveranser. Dør mellom hallen og sokkel vil være låst med kortleser. Formannskapssalen gjøres tilgjengelig for publikum, presse, og andre på vanlig måte ved formannskapets og bystyrets møter. For at dette ikke skal redusere sikkerheten på ordførerkontoret, foreslår rådmannen å montere kortleser på døra inn til ordføreren. Bystyresalen og garderoben vil bli gjort tilgjengelig ved bystyrets møter, og andre møter i bystyresalen. Etter vanlig kontortid, i helger, eller når man ellers måtte ønske det, må kortet kombineres med inntasting av kode for å gi adgang. Dette kan forhindre misbruk av tapt kort, før det evt er rapportert tapt og blir sperret. Det legges opp til at samme kort skal kunne gi adgang både til Rådhuset og til de nye samlokaliserte administrasjonbyggene. Fleksibiliteten er stor. Tilbudet innebærer ikke nye låser i dørene på enkeltkontorer, ut over det som er nevnt over. Prisen for slik adgangskontroll er 444.376, 60 pluss mva. Noe kabling vil komme i tillegg. Driftsutgifter: 1650,- som er en fast årlig pris inkl service. Evt utskifting kommer i tillegg. Saksfremlegg - arkivsak 05/38786 2
Kortene koster ca 100 kroner pr stk, det betyr en oppstartkostnad på ca 10.000 kroner. Ved innføring av adgangskontroll kan dagens utgifter til tilsynsvakt reduseres. Nåværende ordning med tilsynsvakt har en årlig kostnad på 100.000 kr. Tilsynsvakta utfører oppgaver som tømming av papir og rydding av møtelokaler for brukte kaffekopper og lignende. Dette må en finne andre løsninger på. Sikkerhet: Personsperre Et alternativ til adgangskontroll med kort og kortlesere, er en personsperre med dørbryter i form av et lavt gjerde i smijern eller glass. Der slike løsninger benyttes, gjøres det gjerne i kombinasjon med registrering av besøkende før de slipper inn. En slik løsning er ikke enkel å få til når huset har så mange inngangsmuligheter som Rådhuset har. Dersom en har åpen dør i kjelleren, kan besøkende bruke heisen eller fløytrappene helt opp til 4. etg, og unngå kontrollen. En personsperre kan benyttes sammen med låste dører i sokkel, men heller ikke da er det lett å plassere den slik at besøkende fanges opp. Rådmannen er dessuten usikker på om dette gir noen egentlig løsning på sikkerhetsbehovet. Sikkerhet: TV-overvåking Det er også innhentet tilbud på TV-overvåking. Tilbudet tar utgangspunkt i tre kamera med overføring til PCskjermer i bemannet ekspedisjon, i kombinasjon med døråpnerfunksjon. Dette vil gi mulighet for å åpne ytterdør i sokkel. Dørene i sokkel vil ellers bli holdt låst. De øvrige to kameraene er tenkt plassert i hallen i 1. etg. Prisen for installering av TV-overvåking på tre punkter er 58.236, 40 pluss mva. I tillegg kommer PC og programvare. Årlige driftsutgifter er stipulert til kr 1500.- Behovet for tilsynsvakt på ettermiddag og kveldstid vil med dette kunne reduseres eller falle bort og frigjør driftsmidler. Trondheim eiendom vil være driftsoperatør av sikkerhetssystemet. Det er ikke tatt stilling til om omprogrammering skal skje lokalt eller samlet for Rådhuset og nytt samlokalisert administrasjonsbygg. Både adgangskontroll og TV-overvåking er meldepliktige tiltak etter personopplysningsloven. Sikkerhet: Politiske møter Sikkerheten ved politiske møter endres ikke som følge av disse tiltakene. Formannskapets og bystyrets møter er i utgangspunktet åpne for publikum, og det er ikke ønskelig med begrensninger av adgangen i fht i dag. Sikkerheten i møtene kan bare bedres gjennom innleie av vakt. Vakten måtte i så fall oppholde seg i formannskapssalen / nær bystyresalen evt på ett av galleriene. Timeprisen for Securitasvakt varierer mellom 220 og 440 kroner. Jo kortere oppdrag, jo høyere pris. Tilgjengelighet: Universell utforming Rådmannen fikk i 2004 utredet kostnader knyttet til å gjøre Rådhuset mer tilgjengelig for funksjonshemmede. Gjennomgangen resulterte i forslag fra Trondheim eiendom i to alternativer. Det ene forslaget innebærer at rullestolbrukere får adgang fra hoveddøra, gjennom utvendig rampe og innvendig løfteheis. Kostnaden var beregnet til 370.000 kroner inkl mva. Løsningen innebærer at nåværende innvendig trapp må delvis fjernes / halveres i bredden. Byantikvaren anbefaler ikke denne løsningen, og det er usikkert hva en finner under trappa. Den andre løsningen som ble foreslått i 2004, legger opp til fortsatt bruk av inngangsdør i sokkelen og heis for rullestolbrukere. Uavhengig av hvilken løsning en ville velge, måtte det uansett skje en tilrettelegging av Saksfremlegg - arkivsak 05/38786 3
bl a heis, terskler, merking med mer til en kostnad av 30.000 kroner inkl mva. Bystyret har siden den gang vedtatt prinsippene om universell utforming. Huset er nå gjennomgått pånytt med hensyn til hva som må til for at en skal tilfredstiller disse kravene. Med enkle midler kan en bringe huset opp til nødvendig standard, når en samtidig tar hensyn til verneinteressene. Løsningen innebærer bedre skilting, fjerning av noen dørterskler, montering av speil i heisen, flere rekkverk, markering av trappetrinn, bedre belysning, forbedret dørbryterplassering mv. Her vil en komme langt med 50.000-100.000 kroner. Forbedret publikumsservice i Rådhuset Mange besøkende i Rådhuset ser ikke eller oppsøker ikke ekspedisjonen i 1.etg. Det har lenge vært et behov for å øke servicen rettet mot besøkende, møtedeltakere og gjester. Ved innføring av adgangskontroll øker behovet for et synlig sted å henvende seg. Selv om en ikke velger å etablere adgangskontroll, mener Rådmannen det er ønskelig å tilby et mer synlig servicepunkt når en kommer inn i Rådhuset. Løsningen som foreslås her, innebærer en investeringskostnad, samt økte driftskostnader på grunn av forslag om lengre åpningstid i servicepunktet og derav følgende behov for økt bemanning. Rådmannen vil understreke at dette er et servicetiltak og ikke et sikkerhetstiltak. Publikumsmottaket ut i hallen Rådhusets vegger innbyr ikke til større ombygginger, heller ikke i 1. etasje. Slike ombygginger vil dessuten fort komme i konflikt med antikvariske hensyn. Rådmannen har funnet en løsning som både ivaretar estetiske og vernemessige hensyn, og som gir et synlig servicepunkt. Løsningen medfører etablering av en betjent skranke med eller uten et glassbygg i hallen i 1. etg. Denne løsningen gir ikke behov for å endre eksisterende vegger. Skranken kan plasseres i et hjørne av inngangshallen. Trondheim eiendom har gjort en foreløpig beregning av kostnadene. Rådmannen mener det kan være en god løsning. Skranken tenkes plassert i det hjørnet som i dag har en liten sittegruppe. Servicepunktet må tilrettelegges slik at det er utsikt i 180 grader til både for og baktrapp, og det må fungere som egen klimasone, da inngangshallen er svært trekkfull. Det trengs bedret belysning, og rådmannen ser for seg at bemanningen av arbeidsmiljøhensyn må være organisert som turnus. Kostnad for skranke, varme, luft mv i et glassbygg er stipulert til 220.000 kr eks mva. Prisen reduseres noe hvis glassbygget utelates. Rådmannen kan på det nåværende tidspunktet ikke si sikkert om et glassbygg er nødvendig. Forslaget er tatt opp med byantikvaren, som mener dette kan la seg gjøre uten at det kommer i konflikt med ønsket om å bevare Rådhusets karakter. Forutsetningen er at en legger vekt på god utforming av skranken / glassbygget. Forslaget reduserer behovet for overvåkingskamera fra tre til ett. Alternativ ombygging av dagens ekspedisjon er også mulig, men ikke kostnadsberegnet. Åpningstid og bemanning Rådmannen har vurdert behovet for bedret tilgjengelighet og økt åpningstid, og vil foreslå at Rådhusets servicepunkt holder huset åpent og bemannet ut over vanlig kontortid på følgende måte: Mandag torsdag åpent og bemannet 07.30 til 17.00 Saksfremlegg - arkivsak 05/38786 4
Fredag åpent og bemannet 07.30 til 15.36 Komitemøtedager åpent og bemannet til 21.00 Bystyremøter åpent og bemannet til 23.00 Gruppemøtedager, mandag før bystyremøtene åpent og bemannet til 23.00 Behovet for bemanningsøkning anslås til mellom 200 000 og 300 000 avhengig av hva slags løsning som velges. Konklusjon: Av hensyn til sikkerhet i rådhuset anbefaler rådmannen at det innføres adgangskontroll og TV-overvåking. Dette innebærer at også publikumsservicen må økes gjennom å etablere et bemannet mottak i hallen i 1. etg. med utvidet åpningstid. Rådmannen anbefaler også at huset oppgraderes med minimumskrav til universell utforming. Det anbefales videre å vurdere behovet for vakthold på politiske møter. Rådmannen i Trondheim, 16.11.2005 Elin Rognes Solbu Kommunaldirektør organisasjon Ragnhild Setsaas Leder Informasjonstjenesten Berit Valstad-Aalmo Leder Rådmannens kontortjeneste Vedlegg: 1. Brev fra Trondheim eiendom 02.12.04 vedr. tilgjengelighet for rullestolbrukere 2. Notat fra befaring i rådhuset 14.11.05 vedr. universell utforming 3. Notat fra leder av Rådmannens kontortjeneste 16.11.05. Bemanning av mottak i hallen. 4. Tilbud fra Siemens 03.10.05 vedr. adgangskontroll Saksfremlegg - arkivsak 05/38786 5