FORVALTNINGSREVISJON

s FORVALTNINGSREVISJON Regeletterlevelse og saksbehandling ved Koordinerende enhet Harstad kommune Rapport 2015

Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Harstad kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av regeletterlevelse og saksbehandling ved kommunens Koordinerende enhet. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. (revisjonsforskriften) 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Harstad kommune, jf, kommuneloven 79 og revisjonsforskriften 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Prosjektet har gått uten forsinkelser av noe slag. Vi takker alle involverte i Harstad kommune som har bidratt i gjennomføringen av revisjonens undersøkelse. Sammendrag I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har vi undersøkt hvordan Koordinerende enhet i Harstad kommune etterlever gjeldende regelverk når det gjelder behandling av søknader om kommunale helse- og omsorgstjenester. Vår undersøkelse konkluderer med at Koordinerende enhet har gjennomført saksbehandlingen av de undersøkte søknadene om helse- og omsorgstjenester i samsvar med gjeldende regelverk. Vi har vurdert faktaopplysningene som er innhentet fra den reviderte enheten opp mot de revisjonskriteriene vi har utledet for undersøkelsen, og konklusjonen bygger på disse vurderingene. Vi vurderer saksbehandlingen til å være startet så snart enheten har fått kjennskap til søknadene, og Koordinerende enhet har i de gjennomgåtte sakene fulgt de relevante bestemmelsene i forvaltningsloven. Videre vurderer vi saksutredningene i de undersøkte enkeltvedtakene til å oppfylle forvaltningslovens bestemmelser på området. Når det gjelder forvaltningslovens bestemmelser vedrørende vedtak og begrunnelse, er bestemmelsene etter våre vurderinger oppfylt i de undersøkte enkeltvedtakene. Så langt revisor kan kontrollere, synes underretning om de undersøkte enkeltvedtakene å være utført i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. Flytting av beboere, enten til sidestilt avdeling eller sykehjem eller til en annen type avdeling/sykehjem, er etter revisors vurdering gjennomført i tråd med forvaltningslovens bestemmelser når det gjelder vedtak og begrunnelse for vedtakene. Den faglige vurderingen om hvorfor flytting blir ansett for å være nødvendig, er dokumentert. Tromsø/Finnsnes 8.12.2015 Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Åse Skavdal Prosjektleder, forvaltningsrevisor Elsa-Leony Larsen Prosjektmedarbeider, forvaltningsrevisor

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 2 2 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER... 2 2.1 Problemstilling... 2 2.2 Revisjonskriterier... 2 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING... 4 4 HARSTAD KOMMUNES ORGANISERING OG TJENESTETILBUD... 6 5 SAKSBEHANDLING... 9 5.1 Generelt om saksbehandlingen... 9 5.2 Saksbehandlingstid og foreløpig svar... 12 5.3 Saksutredning ved enkeltvedtak... 12 5.4 Krav om innsyn... 12 5.5 Vedtak og begrunnelse... 13 5.6 Underretning om vedtaket... 13 5.7 Flytting av beboere saksbehandling... 13 5.8 Flytting av beboere kommentarer fra pårørende/beboere og ansatte... 15 5.9 Konklusjon... 16 6 HØRING... 17 7 REFERANSER... 17

1 INNLEDNING Bakgrunnen for prosjektet ved Koordinerende enhet i Harstad kommune er kontrollutvalgets ønske om fokus på regeletterlevelse og saksbehandling i forbindelse med søknader om helse- og omsorgstjenester, fra mottak av henvendelse via utredning, utforming og fram til utsending av vedtak. I tillegg ønsker kontrollutvalget å få undersøkt om flytting av beboere internt på et sykehjem eller til et annet sykehjem skjer etter en forsvarlig saksbehandling. Formålet med prosjektet er å få kunnskap om hvordan enheten etterlever gjeldende regelverk ved behandling av søknader om helseog omsorgstjenester. 2 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling På grunnlag av prosjektets bakgrunn og formål har vi utledet følgende problemstilling: Gjennomfører Harstad kommune ved Koordinerende enhet saksbehandling av søknader om helseog omsorgstjenester i samsvar med gjeldende regelverk? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. For denne undersøkelsen har vi utledet revisjonskriterier fra følgende kilder: Lov 10.21967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Prosedyren «Tildeling av pleie- og omsorgstjenester», Harstad kommune Utledning av revisjonskriterier Alle søknadene som vil bli gjennomgått i denne undersøkelsen, gjelder enkeltvedtak, jf forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b) og omfattes dermed av lovens kapittel IV. Ifølge 11 a. skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Søknader om helseog omsorgstjenester fra Harstad kommune blir av postmottaket registrert i saksbehandlingssystemet Profil. Koordinerende enhet skal ifølge prosedyren «Tildeling av pleie- og omsorgstjenester» søke opp ny postliste i Profil daglig. Vi utleder av dette at Koordinerende enhet skal starte saksbehandlingen så snart enheten får kjennskap til en søknad om helse- og omsorgstjenester. Det går også fram av forvaltningsloven 11 a. at det i saker som gjelder enkeltvedtak, skal gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Det foreløpige svaret skal inneholde orientering om hvorfor saken ikke kan avgjøres innen en måned, og dersom det er mulig, en angivelse av når søker kan vente svar på henvendelsen. Paragraf 17 i forvaltningsloven omtaler forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt i saker om enkeltvedtak. I dette ligger det at forvaltningsorganet har en plikt til å utrede saken så godt som mulig før organet treffer vedtak. Saksutredningen bør inneholde de opplysningene som er 2

nødvendige for å kunne treffe en begrunnet avgjørelse. Av dette utleder vi at saksutredningen bør inneholde relevante opplysninger om faktiske forhold og gjeldende regelverk. Det bør være tydelig i saksutredningen hva som er faktaopplysninger og hva som er saksbehandlers vurderinger. Paragraf 23 inneholder bestemmelsen om at et enkeltvedtak skal være skriftlig dersom det ikke av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet, og av 24 går det fram at enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes. Ifølge 25 skal begrunnelsen vise til de regler som vedtaket bygger på, samt de faktiske forhold. Ifølge 27 skal forvaltningsorganet som har truffet et vedtak, sørge for at partene blir underrettet om vedtaket så snart som mulig. Underretningen bør være skriftlig dersom det ikke er særlig byrdefullt for organet å gi skriftlig underretning, eller det haster å få gitt partene underretning om vedtaket. Dersom avgjørelsen gjelder en klage eller søknad som ikke er helt innvilget, bør grunnene gis samtidig med underretningen. I underretningen skal partene få opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåten ved klage og retten til å se sakens dokumenter. Partenes rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter går fram av 18, men reglene i 18 og 19 inneholder en rekke begrensninger i innsynsretten. Dersom reglene i forvaltningsloven 18 og 19 ikke er til hinder, skal parter som ønsker det, få innsyn i sakens dokumenter. Med bakgrunn i det ovenstående utleder vi følgende revisjonskriterier: Koordinerende enhet skal starte saksbehandlingen så snart enheten får kjennskap til en søknad om helse- og omsorgstjenester gi foreløpig svar på søknader som ikke kan avgjøres innen en måned etter mottak. Det foreløpige svaret skal - forklare hvorfor avgjørelsen på søknaden tar mer enn en måned - angi når søker kan vente endelig svar i saksutredninger oppgi relevante regler og faktiske opplysninger, samt skille tydelig i utredningen mellom faktaopplysninger og saksbehandlers vurderinger begrunne enkeltvedtak med henvisning til de faktiske forhold og regler som ligger til grunn for vedtaket underrette partene snarest mulig etter at et vedtak er truffet. Underretningen skal etter regelen være skriftlig. ved klage eller søknad som ikke er helt innvilget, i underretningen oppgi grunnene til avgjørelsen i underretningen gi opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåten ved klage og retten til å se sakens dokumenter dersom reglene i forvaltningsloven 18 og 19 ikke er til hinder, la parter som ber om det, få innsyn i sakens dokumenter Revisjonskriteriene vi har utledet, oppgis i tekstboks innledningsvis i kapitlet de brukes i. 3

3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon 1. I det følgende gjør vi rede for hvordan vi har gått fram i arbeidet med prosjektet. Revisjonen holdt oppstartmøte i prosjektet 2.9.2015. Fra Harstad kommune deltok kommunaldirektøren for Helse og omsorg, stabssjef/leder ved Økonomi og utvikling, enhetsleder for Koordinerende enhet, planlegger for helse og omsorg, kvalitetsrådgiver Harstad kommune og en saksbehandler ved Koordinerende enhet. Planlegger for helse og omsorg har vært prosjektets kontaktperson. Når vi i rapporten gjengir administrasjonens kommentarer, refererer vi for enkelhets skyld til Koordinerende enhet. Kommentarene er innhentet i møte eller pr e-post. Vi har i hovedsak benyttet dokumentanalyse som metode for undersøkelsen. Datamaterialet består av søknader om helse og omsorgstjenester fra Harstad kommune, samt dokumenter knyttet til saksbehandlingen av søknadene. Dokumentene er registrert i saksbehandlingssystemet Unique Profil 2. Dette systemet har begrensninger med hensyn til å ta ut statistikk, og det totale antallet søknader om helse- og omsorgstjenester i perioden 1.1 30.6.2015. Koordinerende enhet kan gjøre en manuell telling, men dette er ifølge enheten et omfattende og tidkrevende arbeid. KomRev NORD baserer sin undersøkelse på stikkprøver fra et stort utvalg saker, og vi anser det som verken nødvendig eller hensiktsmessig å be kommunen om å bruke ressurser på en manuell telling. I kapittel 4 presenterer vi imidlertid statistikk på området fra 2014, jf. informasjon i Koordinerende enhets driftsplan for 2015. Én liste over innkomne og innvilgede søknader i det nevnte tidsrommet, og én liste over innkomne, avslåtte søknader fra samme tidsperiode danner grunnlaget for vårt utvalg av saker til gjennomgang. Listene inneholder journalnummer, år, dato, løpenummer, navn på søker, hva søknaden gjelder og hvem av enhetens åtte saksbehandlere som har vært saksbehandler i hvert enkelt tilfelle. Det går ikke fram av listene hvilke helse- og omsorgstjenester den enkelte søknaden gjelder. Vi har derfor valgt tilfeldig mellom søknader som i listene er merket «Søknad om helse og omsorgstjenester», men samtidig sørget for å få et bredest mulig utvalg av tjenestetyper i de gjennomgåtte søknadene. Flytting av beboere fra et sykehjem til et annet innenfor kommunen skjer etter faglige vurderinger av helsepersonell. Leder for Koordinerende enhet har satt opp en liste over beboere som er vedtatt flyttet fra et sykehjem til et annet i Harstad kommune i løpet av første halvår 2015. Lista inneholder sju saker, og vi har gått inn på behandlingen av alle flyttesakene. Datagrunnlaget i undersøkelsen omfatter enkeltvedtak 3 som er fattet med bakgrunn i innkomne søknader til Harstad kommune om helse- og omsorgstjenester første halvår 2015. I rapporten gjengir vi også funn fra en «minikartlegging» blant pårørende, tjenestemottakere og ansatte som omhandler flytting av beboere tilknyttet to av Harstad kommunes seks sykehjem. Kartleggingen ble innlemmet i en spørreundersøkelse våren 2015 i forbindelse med et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes 4. 1 RSK 001Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 2 Unique Profil er et fagsystem for pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten som støtter alle sentrale arbeidsprosesser innen tjenesten, bl.a. saksbehandling. 3 Enkeltvedtak er ifølge forvaltningsloven 2 (definisjoner), bokstav b «et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer» 4 Kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes. Forvaltningsrevisjonsrapport fra KomRev NORD, 2015 4

Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at dataene som samles inn i undersøkelsen, skal utgjøre et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingen. Som nevnt har vi gjort en stikkprøvekontroll for å undersøke Koordinerende enhets saksbehandling. Registrerte funn fra disse stikkprøvene utgjør det kontrollerte datamaterialet. Vi har plukket stikkprøvene fra lister som inneholder innkomne søknader om helse- og omsorgstjenester fra Harstad kommune første halvår 2015. Listene er hentet ut fra kommunens saksbehandlingssystem Unique Profil, hvor alle søknader og dokumenter knyttet til selve saksbehandlingsprosessen er lagret. Vi anser derfor datamaterialet som relevant. Revisors utvalg av søknader til stikkprøvekontroll av saksbehandlingen ved Koordinerende enhet består av 13 innvilgede saker om kommunale tjenester. Søknadene fordeler seg slik: Fire saker omhandlet hjemmesykepleie, tre korttidsopphold i institusjon, fem langtidsplass på sykehjem, og én sak omhandlet støttekontakt. Videre besto vårt utvalg av fem søknader som ikke var blitt innvilget. Disse fordelte seg på brukerstyrt personlig assistanse, langtidsopphold i institusjon, psykiatrisk bistand/ hjemmesykepleie, omsorgslønn og støttekontakt. I tillegg har vi sett på sju vedtak om flytting. Vårt utvalg utgjør en begrenset andel av det totale antallet søknader om helse- og omsorgstjenester som ble behandlet ved Koordinerende enhet første halvår 2015. Vi anser likevel utvalget for stikkprøvekontrollen som tilstrekkelig til å gi viktige indikasjoner om saksbehandlingen ved Koordinerende enhet. Med pålitelige data menes at dataene skal være mest mulig nøyaktige, og vi har derfor vurdert eventuelle feilkilder i det totale innsamlede datamaterialet. I denne undersøkelsen består datagrunnlaget av søknader, saksutredninger, vedtak og brev som er lagret i Profil. Ved behov har vi innhentet utdypende opplysninger fra representanter for Koordinerende enhet. Vi har sammenliknet de ulike typene data med hverandre for å avdekke eventuelle motsetninger i opplysninger som fremkommer i dem. I tillegg har vi framlagt datamaterialet for kommunen og korrigert eventuelle faktafeil. På bakgrunn av forannevnte vurderinger, sammenlikninger og verifiseringer, forutsetter revisjonen at det ikke er vesentlige feil i datamaterialet som presenteres i rapporten. Når det gjelder «minikartleggingen» som omhandler flytting av beboere, omfattet revisjonens spørreundersøkelse pårørende, tjenestemottakere og ansatte ved to av Harstad kommunes seks sykehjem. Resultatene som gjengis i kapittel 5.8 gjelder følgelig kun disse to sykehjemmene (Slottet og Stangnes). 5 Påliteligheten og gyldigheten i det presenterte datamaterialet er også søkt sikret gjennom revisjonens interne kvalitetssystem. 5 Vi viser til forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes (KomRev NORD 2015) for nærmere informasjon om gjennomføringen av spørreundersøkelsen. 5

4 HARSTAD KOMMUNES ORGANISERING OG TJENESTETILBUD Harstad kommune er organisert slik: Kilde: Harstad kommunes hjemmesider, utskrift tatt 1.9.2015. 6

Organisering og tjenester/oppgaver 6 Organisasjonskartet viser at Koordinerende enhet er en del av Helse og omsorg. Virksomheten til Koordinerende enhet er regulert av de to særlovene helse- og omsorgstjenesteloven og arkivloven. Enheten skal blant annet bidra til at innbyggerne har lik tilgang på tjenester uavhengig av hvor i kommunen de bor, bidra til en tverrfaglig og individuell vurdering av behov for kommunale helseog omsorgstjenester, og bidra til at det gis helhetlige og forutsigbare tjenester. Videre skal enheten kunne svare på spørsmål og gi veiledning angående kommunens helse- og omsorgstjenester, vederlagsberegning, søknader og klager. Enheten har en koordinerende funksjon i forbindelse med kommunal habilitering eller rehabilitering. Koordinerende enhet tar imot søknader om helse- og omsorgstjenester i kommunen og saksbehandler disse. Dette gjelder søknader om: Praktisk bistand Aktivitetstilbud som dagplass, dagtilbud og Snoezelen 7 Avlastning Støttekontakt Omsorgslønn Middagsombringing Hjemmesykepleie Opphold i institusjon, rehabilitering, behandling, utredning, avlastning Omsorgsbolig Bolig med heldøgns omsorg og bemanning Trygghetsalarm Individuell plan og koordinator Bostøtte Vederlag/egenbetaling institusjon Videre bistår enheten med søknader, informasjon og henvisninger om tjenester som ergo- og fysioterapi, hjelpemidler, TT-søknader og ledsagerbevis. Når det gjelder tilbudet Snoezelen, fatter ikke Koordinerende enhet vedtak, men sender ut brev med informasjon om tilbudet som gis i form av enkelttimer. Ifølge Driftsplan 2015 Koordinerende enhet har enheten også ansvar for mottak og registrering av post til helse- og omsorgstjenesten i fagsystemet Profil, samt utsendelse av egen post. Enheten scanner og arkiverer post i pasientjournaler, men er ikke journalansvarlig. I saksbehandlingsprosessen innhenter enheten opplysninger fra søkeren, fra pårørende der det er naturlig, eller fra fastlege, sykehuspersonell eller andre tjenesteytere søkeren er i kontakt med og fra NAV. Saksbehandlingstiden var i 2014 på ca 20 dager for helse og omsorg. Søkere som må vente mer enn fire uker på svar, vil få et foreløpig svar hvor forventet saksbehandlingstid er oppgitt. Koordinerende enhet har rollen som koordinerende enhet for Harstad kommune. Rollen innebærer at enheten behandler søknader om individuell plan (IP) og koordinator, og har systemansvaret for opplæring og veiledning av koordinatorer. Det er også denne enheten som utarbeider avtaler med 6 Informasjonen i dette kapitlet er hentet fra Koordinerende enhets informasjonsbrosjyre og driftsplan for 2015 (fra www.harstad.kommune.no), samt fra Koordinerende enhet via e-poster. 7 Snoezelen er en terapi for mennesker med autisme eller andre utviklingshemminger, demens eller hjerneskade. (Kilde: Wikipedia. 2.11.2015) 7

samarbeidspartnere vedrørende IP/koordinator/ansvarsmatrise 8. Koordinerende enhet skal ha generell oversikt over habiliterings- og rehabiliteringstilbud i kommunen og helseregionen, og enheten skal være kontaktpunkt for samarbeid. På individnivå skal enheten medvirke til at habiliterings- og rehabiliteringstilbud samordnes, og at brukerens ønsker og behov ivaretas gjennom hele forløpet. Koordinerende enhet er en adresse å henvende seg for personer med behov for habilitering eller rehabilitering. «Bostøtte» er en ordning som Husbanken og kommunene ifølge 7 i bustøttelova 9 samarbeider om å administrere. Kommunen har ansvaret for å innhente opplysninger, kontrollere og registrere data i datasystemet for bostøtte. Når alle data er registrert i datasystemet, overtar Husbanken saksbehandlingen. Ut fra det som er registrert, vil søker motta svar på om søknaden er innvilget eller ikke. Alle som har levert søknad før den 14. i hver måned, vil motta svar innen den 10. i måneden etter, uavhengig om søknaden er innvilget eller ikke. Koordinerende enhet opplyser at tjenesten «dagtilbud» vanligvis blir innvilget én gang per år etter et inntaksmøte i juni hvor lederen av dagsentrene, avdelingsledere (vernepleiere) og Koordinerende enhet deltar. Inntaksmøtet blir holdt i juni fordi nye søknader ofte er fra personer som har avsluttet sitt 3., 4. eller 5. år på videregående skole. Vedtakene skrives fortløpende etter inntaksmøtet. Dersom det kommer søknader i løpet av året, blir disse behandlet etter hvert som de kommer inn. Er det ikke ledig plass på et dagsenter, vil søkerne bli innvilget for eksempel praktisk bistand i hjemmet som et alternativ til dagsenter. Praksisen med et årlig hovedopptak gjør at det ikke var fattet noen vedtak om dagtilbud i løpet av første halvår 2015, som er den tidsperioden undersøkelsen omfatter. Egenandel for opphold i institusjon påløper for langtids- og korttidsopphold over 60 døgn pr. kalenderår. Betalingen for opphold er regulert av kapitte1 1. Egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester i institusjon mv. i «Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester» og fastsettes på grunnlag av den enkeltes inntekt. Grunnregelen i 3 i forskriften er at av inntekter inntil folketrygdens grunnbeløp 10 fratrukket kr 7500 (pr. 1.1.2015) skal beboeren betale 75 % årlig. Av inntekter ut over folketrygdens grunnbeløp betaler beboeren 85 %. Statistikk I 2014 behandlet Koordinerende enhet 3340 saker fordelt på 1433 pasienter/brukere. Av de behandlede sakene ble 2950 innvilget, 156 ble avslått og 234 ble avsluttet uten behandling. Koordinerende enhet har på forespørsel fra revisjonen tatt ut rapporter over nye tjenester som er iverksatt i tiden 1.1. 30.6.2015. Rapportene viser blant annet at det er iverksatt 426 tjenester innenfor hjemmesykepleie i perioden. Antall iverksatte tjenester innenfor en kategori viser imidlertid ikke hvor mange som bruker tjenestene. En tjenestemottaker kan både ha flere søknader og vedtak om for eksempel hjemmesykepleie i den aktuelle perioden - hvorav noen kan ha vært kortvarige - og i tillegg være mottaker av flere andre tjenestetyper. 8 En mal som beskriver ulike funksjoner og roller samt ansvarsdelingen mellom rollene i en konkret sak. Kilde «difi/anskaffelser.no» 9 LOV-2012-08-24-64 Lov om bustøtte 10 Grunnbeløpet benyttes ved fastsettelse av pensjonspoeng og beregning av pensjoner fra folketrygden. Grunnbeløpet justeres hvert år og var pr 1. mai 2015 kr 90 068. Kilde: NAV og samfunn 8

5 SAKSBEHANDLING Gjennomfører Harstad kommune ved Koordinerende enhet saksbehandling av søknader om helseog omsorgstjenester i samsvar med gjeldende regelverk? Revisjonskriterier Koordinerende enhet skal starte saksbehandlingen så snart enheten får kjennskap til en søknad om helse- og omsorgstjenester gi foreløpig svar på søknader som ikke kan avgjøres innen en måned etter mottak. Det foreløpige svaret skal - forklare hvorfor avgjørelsen på søknaden tar mer enn en måned - angi når søker kan vente endelig svar i saksutredninger oppgi relevante regler og faktiske opplysninger, samt skille tydelig i utredningen mellom faktaopplysninger og saksbehandlers vurderinger begrunne enkeltvedtak med henvisning til de faktiske forhold og regler som ligger til grunn for vedtaket underrette partene snarest mulig etter at et vedtak er truffet. Underretningen skal etter regelen være skriftlig. ved klage eller søknad som ikke er helt innvilget, i underretningen oppgi grunnene til avgjørelsen i underretningen gi opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåten ved klage og retten til å se sakens dokumenter dersom reglene i forvaltningsloven 18 og 19 ikke er til hinder, la parter som ber om det, få innsyn i sakens dokumenter 5.1 Generelt om saksbehandlingen Saksbehandlingssystemet Unique Profil 11 Harstad kommune benytter Unique Profil som saksbehandlingsverktøy. Unique Profil er et system for informasjonsbehandling innen pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten i norske kommuner. Systemet består av flere deler. Sentralt er brukerregisteret som inneholder viktig informasjon om den enkelte bruker, integrert med IPLOS 12 -opplysninger. Videre er det mulig å registrere blant annet kontaktpersoner, aktiviteter og tjenester knyttet til brukeren, samt samle elektronisk pasientjournal og all faglig dokumentasjon om brukeren. 11 Jf. informasjon fra Unique Profil - brukerhåndbok 12 IPLOS er et lovbestemt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk for helse- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og for statlige myndigheter. Helsedirektoratet er databehandlingsansvarlig. Jf. informasjon fra https://helsedirektoratet.no/iplos-registeret 9

Prosedyrer og maler for saksbehandling og vedtak Harstad kommune har utarbeidet flere skriftlige prosedyrer og maler til bruk i saksbehandling av søknader om helse- og omsorgstjenester, for eksempel Tildeling av pleie- og omsorgstjenester Sjekkliste for tildeling av pleie- og omsorgstjenester Tildeling av boliger til behandling, pleie og omsorgsformål Flytteprosedyre for flytting innenfor og mellom sykehjem Samhandling mellom koordinerende enhet og øvrige enheter i helse, pleie og omsorg Vedtaksmal for helse og omsorgstjenester Vedtaksmalen for omsorgslønn Trygghetsalarm (melding om vedtak) Melding om individuell plan Forhåndsvarsel om nyvurdering av tjenestetilbudet Foreløpig svar/foreløpig svar på søknad om omsorgsbolig Saksutredningsmal Ifølge opplysninger fra Koordinerende enhet er malene enheten bruker, utarbeidet i et samarbeid mellom enhetens jurist og helsefagpersonell. Saksutredningsmalen er laget med utgangspunkt i veilederen «Saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenester» 13. Første del inneholder opplysninger om søkeren, slik som personalia, boligforhold, sosiale forhold/nettverk, barn under 18 år, helseforhold, funksjonsnivå, hjelpemidler/andre faginstanser, hjemmebesøk/ samtale, innvilgede tjenester på søknadstidspunktet, antall liggedøgn i institusjon hittil i år samt hvilken tjeneste/hvilke tjenester søkeren ønsker og hvorfor. Ved nyvurdering/evaluering av tilbud/vedtak skal saksbehandler fylle inn opplysninger som viser til tidligere sak og begrunnelse. Andre del av saksutredningsmalen inneholder saksbehandlers vurderinger. Vedtaksmalen for helse- og omsorgstjenester legger opp til at saksbehandler skal fylle ut hvordan søknaden er vurdert og om den innvilges eller avslås. Videre inneholder malen følgende punkter som skal fylles ut: Begrunnelse for vedtaket, beskrivelse av innvilgede tjenester, dato for når vedtaket gjelder fra og når det senest skal evalueres. Malen legger videre opp til at utdrag fra helseog omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven følger som vedlegg til orienteringene om vedtak. Utdragene fra nevnte lovverk inneholder blant annet orientering om retten til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjeneste, pasientens og brukerens rett til medvirkning, samt bestemmelsene om anmodning om oppfyllelse, informasjon om klage, klagens form og innhold. Skriftlig flytteprosedyre Harstad kommune ved Kvalitetsutvalget for helse og omsorg har utarbeidet en prosedyre for flytting innenfor og mellom sykehjem. Formålet med prosedyren er å sikre rett tjenestetilbud, brukermedvirkning og faglige vurderinger, samt at lover og forskrifter blir fulgt. 14 Grunnlaget for prosedyren er forvaltningsloven, lov om sosiale tjenester i NAV, helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven, forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene og forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie. 13 Utgitt av Sosial- og helsedirektoratet i februar 2006. Bestillingsnummer IS-1040 14 Prosedyren er godkjent av Kvalitetsutvalget for helse og omsorg (udatert). Den ble først utgitt 7.7.2005. Utgave 3.00, som er referert i denne rapporten, gjelder fra 25.10.2012. 10

Ifølge flytteprosedyren fremmer pasienter som selv ønsker å flytte, en søknad. Dersom pasienten ikke har samtykkekompetanse 15, må en representant for vedkommende fremme søknaden. Koordinerende enhet saksbehandler deretter den innkomne søknaden og innhenter sykepleie- og legefaglig vurdering fra sykehjemmet hvor søkeren bor. Dersom journalansvarlig har avklart at brev skal sendes nærmeste pårørende eller verge, legger journalansvarlig dem inn i Profil som kopimottaker. Kopimottaker framkommer da på brev-/vedtaksmalen. Koordinerende enhet opplyste til revisor at det tidligere har vært praksis på sykehjemmene at brev til pasienter uten samtykkekompetanse har blitt videresendt til nærmeste pårørende eller verge. Denne praksisen er nå endret slik at det framkommer i Profil at brukerens kontaktperson har mottatt kopi av brevet. Både for pasienter som av faglige og administrative vurderinger blir flyttet til sidestilt avdeling eller sykehjem, og for pasienter som av faglige grunner blir flyttet til en annen type avdeling/sykehjem er det utarbeidet flytteprosedyre. Lege og sykepleier gjør i begge tilfeller en faglig vurdering som blir dokumentert i Profils journalsystem «Plan og rapport». Informasjon blir ført på forskjellige steder i Profil og er utførerens ansvar. For eksempel skriver leger ofte under «lege/legekonsultasjon», mens en sykepleier kan dokumentere under «helsetilstand». I forbindelse med flyttingen kaller sykehjemmet pasienten inn til et møte for å ivareta brukermedvirkningen, og gir tilbud om å ha med pårørende selv om vedkommende har samtykkekompetanse. Dersom pasienten ikke har samtykkekompetanse, innkalles også nærmeste pårørende og eventuelt hjelpeverge til samtalen med informasjon om den faglige vurderingen. Sykehjemmet har ansvar for å skrive referat fra møtet i postjournalen, og sender det til møtedeltakerne. Etter at fristen for tilbakemelding er gått ut, skriver sykehjemmet endringsmelding som viser til den faglige begrunnelsen, referatet fra møtet og eventuell tilbakemelding fra pasient/pårørende. Koordinerende enhet oppretter sak på endringsmeldingen, saksbehandler den og sender ut brev til pasienten. Det blir ikke fattet noe formelt vedtak fordi flytting til sidestilt avdeling ikke innebærer endring av tjenestetilbudet. Vedtaket er uendret; endringen omhandler kun hvilket sykehjem eller hvilken avdeling som utfører tjenesten. Ved flytting til en annen type avdeling/sykehjem fatter Koordinerende enhet nytt vedtak. Flytting ut fra langtidsopphold i sykehjem kan bare skje når pasient/pårørende ønsker det selv eller det kan dokumenteres at pasientens situasjon er vesentlig bedre. I det følgende presenterer vi funn og vurderinger fra vår gjennomgang av dokumentasjon knyttet til saksbehandling ved Koordinerende enhet. Som nevnt i kapittel 3, har vi gått gjennom 18 søknader 16 om helse- og omsorgstjenester som Harstad kommune mottok og behandlet første halvår 2015. I tillegg har vi sett på sju vedtak som i samme tidsperiode var gjort vedrørende flytting av beboere fra et sykehjem til et annet. 15 Det går fram av Pasient- og brukerrettighetsloven 4-3. Hvem som har samtykkekompetanse at de som har rett til å samtykke til helsehjelp, er a) Personer over 18 år, med mindre annet følger av 4-7 eller annen særlig lovbestemmelse, og b) Personer mellom16 og 18 år, med mindre annet følger av særlig lovbestemmelse eller av tiltakets art. 16 Søknader og saksbehandling er lagret elektronisk i Harstad kommunes saksbehandlingssystem Profil. 11

5.2 Saksbehandlingstid og foreløpig svar Revisors funn Forvaltningsloven 11 a. pålegger forvaltningsorganet å forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Vår gjennomgang av innkomne søknader viste at Koordinerende enhet i de fleste undersøkte tilfellene startet saksbehandlingen så snart enheten fikk kjennskap til en søknad om helse- og omsorgstjenester. Saksbehandlingen ble påbegynt enten samme dag som søknaden var registrert eller den påfølgende dagen. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal forvaltningsorganet etter 11 a. i forvaltningsloven gi foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av èn måned etter at den er mottatt. De 18 søknadene vi gikk gjennom, viste at to søknader hadde en saksbehandlingstid som strakte seg over èn måned. Den ene søknaden var fra en søker som i løpet av saksbehandlingstiden fikk innvilget tre korttidsopphold mens vedkommende var under vurdering for langtidsplass, og vedkommende fikk informasjon om saksgangen underveis. Dette anser vi som foreløpig svar. Den andre søknaden ble endelig avgjort tre måneder etter at søknaden ble registrert. I dette tilfellet ble det sendt foreløpig svar etter 13 dager. Bortsett fra de to omtalte søknadene ble alle gjennomgåtte søknader behandlet og avgjort innen en måned. Revisors vurdering Saksbehandlingen er startet så snart enheten har fått kjennskap til søknadene, og Koordinerende enhet har i de gjennomgåtte sakene fulgt de relevante bestemmelsene i forvaltningsloven. 5.3 Saksutredning ved enkeltvedtak Revisors funn Forvaltningsloven inneholder i 17 bestemmelsen om at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før et vedtak blir truffet. Vår undersøkelse viste at i de kontrollerte vedtakene er relevante regler oppgitt, og oppdatert faktainformasjon i form av for eksempel uttalelser fra leger eller vurderinger gjort av ansatte i hjemmesykepleien foreligger. I sakens fakta inngår også opplysninger om blant annet helsetilstand og funksjonsnivå. Alle de kontrollerte saksutredningene skiller mellom faktiske opplysninger og saksbehandlerens vurderinger. I tillegg redegjør saksutredningene til søknader som er innvilget for hvordan den enkelte tjeneste vil bli gjennomført. Revisors vurdering Revisor vurderer saksutredningene i de undersøkte enkeltvedtakene til å oppfylle forvaltningslovens bestemmelser på området. 5.4 Krav om innsyn Revisors funn Forvaltningsloven gir i 18 en part rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter dersom ikke noe annet følger av reglene i paragrafene 18 og 19. Vår undersøkelse viste at det ikke var satt fram krav om innsyn i sakens dokumenter i noen av de 23 søknadene vi gikk gjennom. Revisors vurdering Ingen av de aktuelle søkerne har satt fram krav om innsyn i sakens dokumenter, og det er derfor ikke relevant for revisor å vurdere om revidert enhet har fulgt de aktuelle bestemmelsene i forvaltningsloven. 12

5.5 Vedtak og begrunnelse Revisors funn Det følger av forvaltningsloven 23 at enkeltvedtak skal være skriftlig dersom ikke det av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet, og av 24 at enkeltvedtak skal grunngis. Våre undersøkelser viser at begrunnelsen er gitt samtidig med at vedtaket er truffet slik 24 første ledd annet punktum tilsier. Begrunnelsene skal ifølge 25 i samme lov vise til de fakta og reglene vedtakene bygger på. De undersøkte søknadene viser at det går fram av saksutredningene hvilke regler eller problemstillinger som ligger til grunn for vedtakene. Begrunnelsene inneholder de faktiske forhold som vedtakene bygger på. Vi så på fem saker der søknader om tjenester ikke ble innvilget. I hver av disse er avslaget begrunnet Revisors vurdering Forvaltningslovens bestemmelser vedrørende vedtak og begrunnelse er oppfylt i de undersøkte enkeltvedtakene. 5.6 Underretning om vedtaket Revisors funn Ifølge forvaltningsloven 27 skal det forvaltningsorganet som har truffet vedtaket, underrette partene snarest mulig etter at et vedtak er truffet. Brev med underretning til partene om vedtaket er datert samme dag eller dagen etter at vedtak er fattet. Underretningene til partene inneholder også opplysninger om klageadgang, -frist, -instans og fremgangsmåten ved klage. Partene blir også opplyst om retten til å se sakens dokumenter. Revisors vurdering Så langt revisor kan kontrollere, synes underretning om de undersøkte enkeltvedtakene å være utført i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. 5.7 Flytting av beboere saksbehandling Revisors funn Koordinerende enhet la fram for revisor en oversikt over flyttinger som er blitt vedtatt i 2015. Oversikten viste sju slike tilfeller. Ett av disse gjaldt en person som var blitt innvilget langtidsopphold ved et sykehjem vedkommende av flere årsaker ikke ville flytte inn på. Etter innlevert klage over vedtaket om sykehjemsplass fikk vedkommende medhold før innflyttingen på institusjonen ble gjennomført. En annen flyttesak viste seg å inneholde en endringsmelding 17, men ikke noe vedtak om flytting på tidspunkt for revisjonens gjennomgang av dokumenter (3.9.2015). De fem flyttesakene som inngår i vår undersøkelse, er gjennomført etter vurderinger av helsepersonell uten at de berørte beboerne hadde søkt om flytting. Vanlig søknadsbehandling er derfor ikke fulgt. (Jamfør flytteprosedyren som vi omtalte i kapittel 5.1). Faglige vurderinger som ligger til grunn for vedtaket om flytting, samt informasjon til pårørende er dokumentert i endringsog evalueringsmeldingen i Profil. Opplysning om brukermedvirkning framkommer også i alle endrings- og evalueringsmeldingene. Alle de undersøkte vedtakene om flytting, er grunngitt og viser til de reglene vedtaket bygger på. Begrunnelsen inneholder enten innholdet av reglene eller 17 En melding om endringer i et vedtatt tjenestetilbud. Ifølge forvaltningsloven 35 kan et forvaltningsorgan «omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom a) endringen ikke er til skade for noen som vedtaket retter seg mot eller direkte tilgodeser eller b) underretning om vedtaket ikke er kommet fram til vedkommende og vedtaket heller ikke er offentlig kunngjort eller c) vedtaket må anses ugyldig» 13

problemstillingen som ligger til grunn for vedtaket. De faktiske forhold vedtaket bygger på, er også gjengitt i begrunnelsen. I Profil forelå det i alle sakene daterte brev med underretning om flyttevedtak. Brevene inneholdt opplysninger om klageadgang, -frist og -instans, samt den nærmere framgangsmåten ved klage og retten til å se sakens dokumenter. Revisjonen ble i forbindelse med gjennomgang av dokumentasjon oppmerksom på at vedtakene i to av de fem flyttesakene manglet «ferdigstillelsesdato» i Postjournalen i Profil. I de tre sakene som hadde «ferdigstillelsesdato», er brevene til partene med underretning om vedtak datert samme dag som vedtakene er truffet. Koordinerende enhet opplyste at selv om ferdigstillelsesdato mangler, blir brev med underretning om vedtaket sendt til søkeren. At ferdigstillelsesdato mangler på et sluttdokument, kan ifølge enheten skyldes at andre dokumenter som tilhører saken ikke er ferdigstilt. Ved endringsmeldinger kan det ofte skje at dokumenter ikke ferdigstilles, og dette gjelder spesielt for sykehjem. Dersom det haster med å få ut et nytt vedtak, prioriterer Koordinerende enhet å sende ut underretning om vedtaket framfor å vente på ferdigstillelse fra utøvende enhet. Ved flytting av en beboer fra en sykehjemsavdeling til en annen sidestilt avdeling blir det ikke fattet vedtak. Beboeren blir orientert om den kommende flyttingen ved et brev. I andre tilfeller kan selve saken fortsatt ligge til behandling, for eksempel dersom søkeren ønsker både trygghetsalarm og omsorgsbolig. Da kan enheten fatte vedtak om trygghetsalarm, men må sette søknaden under behandling igjen fordi den ikke-ferdigbehandlede søknaden om omsorgsbolig vil forsvinne ut av sakslisten dersom søknaden om trygghetsalarm ferdigstilles. Koordinerende enhet utelukker heller ikke at det av og til kan skyldes en forglemmelse at en sak ikke er ferdigstilt i Profil. Ifølge enheten er elektronisk journal og elektronisk saksarkiv installert og iverksatt fra 2.11.2015. Etter at disse systemene ble tatt i bruk, medfører ferdigstillelse av et dokument i Profil at dokumentet blir overført til elektronisk arkiv. 18 Videre kommenterte Koordinerende enhet flere årsaker til at enheten ikke fatter vedtak om flytting med en gang. Det kan skyldes at tilbudet i sykehjemmet hvor beboeren bor fortsatt er faglig forsvarlig. I andre tilfeller kan pasienten og /eller pårørende ha ytret ønske om et spesielt sykehjem, og selv om enheten forsøker å imøtekomme dette ønsket kan det ta tid før det blir en ledig plass på det aktuelle sykehjemmet. Andre hensyn spiller også inn: I perioder kan det være stort behov for somatiske plasser, og lite behov for demensplasser. Det vil da ikke være forsvarlig å frigjøre demensplasser fordi kommunen kan komme i en situasjon der man har ledige demensplasser og stort behov for somatiske plasser. Revisors vurdering Siden de undersøkte sakene vedrørende flytting av beboere ikke har bakgrunn i søknader, er det ikke relevant å vurdere om Koordinerende enhet har startet saksbehandlingen så snart enheten har fått kjennskap til en søknad om helse- og omsorgstjenester. Av samme grunn er det heller ikke relevant å vurdere om det er gitt foreløpig svar på søknader. Flytting av pasienter, enten til sidestilt avdeling eller sykehjem eller til en annen type avdeling/ sykehjem, er etter revisors vurdering gjennomført i tråd med forvaltningslovens bestemmelser når det gjelder vedtak og begrunnelse for vedtakene. Den faglige vurderingen om hvorfor flytting blir ansett for å være nødvendig er dokumentert. 18 Før Harstad kommune gikk over til fullelektronisk sakarkiv, hadde kommunen papirarkiv der kopi av utgående post er arkivert. 14

Forvaltningslovens hovedregel om skriftlig underretning til partene så snart som mulig etter at vedtaket er truffet, vurderer vi som etterlevd i de fem undersøkte sakene om flytting av beboere. I disse sakene er også bestemmelsene om orientering om klageadgang, -frist, instans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter oppfylte. 5.8 Flytting av beboere kommentarer fra pårørende/beboere og ansatte Revisjonen gjennomførte våren 2015 spørreundersøkelser blant pårørende/tjenestemottakere og ansatte som en del av et annet forvaltningsrevisjonsprosjekt innen Harstad kommunes helse- og omsorgssektor; Kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes. I spørreundersøkelsene som omfattet to av kommunes seks sykehjem stilte vi også fire spørsmål vedrørende flytting av beboere. Hensikten var å kartlegge om pårørende/tjenestemottakere 19 og ansatte ved disse sykehjemmene har opplevd flytting av beboere, og i så fall hvilke erfaringer de har fra dette. Vi stilte følgende spørsmål vedrørende flytting til pårørende/tjenestemottakere 20 : 1. Har tjenestemottakeren opplevd å bli flyttet a. mellom sykehjem i Harstad kommune? b. internt på sykehjemmet fra en avdeling til en annen? c. internt på avdelingen fra et rom til et annet? 2. Hvordan opplevde du/dere denne flyttingen? Relativt mange pårørende/tjenestemottakere svarte at tjenestemottakeren har opplevd å bli flyttet mellom sykehjem i kommunen. Imidlertid svarte de fleste at de har opplevd flytting internt på sykehjemmet fra en avdeling til en annen, eller internt på avdelingen fra et rom til et annet. Av de 15 pårørende/ tjenestemottakere som valgte å besvare spørsmålet om hvordan de opplevde denne flyttingen, viste flere til negative erfaringer med flytting: Ubehagelig, veldig trist beboer ble helt forvirret, flyttinga skjedde brått og uventet, menneskeverdet er ikke i fokus er eksempler på ord som ble brukt i denne forbindelse. En relativt stor andel påpekte imidlertid at flyttinga har gått greit/har vært uproblematisk, mens enkelte viste til at de hadde både positive og negative erfaringer med flytting. Noen pårørende viste også til negative opplevelser knyttet til kommunens saksbehandling: Jeg ble ikke hørt, jeg ble møtt med en veldig arrogant holdning og stivbeinte regler, mine argumenter blir sett på som kverulering, kommunen har dårlig praksis, prosessen var utmattende. Enkelte presiserte at de negative opplevelsene var knyttet til behandling fra rådmannen og/eller tildelingsenheten/koordinerende enhet. Videre stilte vi følgende spørsmål til ansatte 21 : 1. Har du opplevd at tjenestemottakere har blitt flyttet a. mellom din arbeidsplass og andre sykehjem i Harstad kommune? b. internt på sykehjemmet fra en avdeling til en annen? c. internt på avdelingen fra et rom til et annet? 2. Opplevde du at flyttingen påvirket tjenestemottaker/pårørende? I så fall hvordan? 19 Spørreskjema ble sendt til pårørende per brev. Med bakgrunn i tjenestemottakernes helsetilstand ble pårørende oppfordret til å besvare spørreskjemaet i samråd med tjenestemottakeren. 20 Antall pårørende/tjenestemottakere som besvarte spørreundersøkelsen: Spm. 1a=28, 1b=30, 1c=27, spm. 2=15 21 Antall ansatte som besvarte spørreundersøkelsen: Spm. 1a/b/c=66, spm. 2=18 15

Ni av ti ansatte svarte at de har opplevd at tjenestemottakere har blitt flyttet mellom sykehjem i kommunen, internt på sykehjemmet fra en avdeling til en annen, eller internt på avdelingen fra et rom til et annet. Av de 18 ansatte som valgte å kommentere spørsmålet om hvorvidt de opplevde at flyttingen påvirket tjenestemottaker/pårørende og i så fall hvordan påpekte flertallet at tjenestemottaker/pårørende oppfattet flyttingen negativt: Uverdig, stressende, traumatisk, meningsløst og hjerteskjærende er eksempler på ord som ble brukt for å beskrive dette. På den annen side var det også en del ansatte som påpekte at flyttingen gikk problemfritt, og noen viste i den forbindelse til at det hadde vært en god prosess i forkant av flyttingen; god informasjon og tid til forberedelser. Enkelte påpekte at flyttingen var etter pårørendes ønske, eller at flytting var nødvendig på grunn av behov for heis og/eller endringer i tjenestemottakers sykdomsbilde/hjelpebehov. Kommentarer fra administrasjonen Representanter fra kommunens administrasjon 22 påpekte overfor revisor at det tidligere har vært en del støy i media og klaging fra pårørende i forbindelse med flytting mellom sykehjem. Ifølge administrasjonen må dette ses i sammenheng med omorganiseringsprosesser som har omfattet sykehjemmene; noen sykehjem er lagt ned og noen er utvidet. Dette medførte flytting av beboere, og enkelte beboere kan også ha vært offer for mye flytting. Videre må flytting av beboere ses på bakgrunn av at sykehjemmene i Harstad kommune i stor grad er spesialiserte. Administrasjonen påpekte at dette betyr at det er tjenestemottakernes diagnoser og behov som skal være styrende for plassering/flytting av pasienter. Det innebærer at flytting av tjenestemottakere mellom sykehjemmene blir en konsekvens hvis beboerens behov endres. For eksempel kan noen tjenestemottakere med demens være truende/voldelige overfor andre beboere, og da er det viktig at disse plasseres på et sykehjem som har ressurser til å håndtere dette. Og omvendt: En beboer kan miste sin «sikringsplass» hvis hun etter hvert får så svekket helse at hun ikke lenger blir vurdert til å være til skade for seg selv eller andre. Administrasjonen ga videre eksempel på at det tidligere har vært gjort feil av praktisk art som de har dratt lærdom av: Enkelte sykehjem har ikke takheis i alle rom, og dette har ført til at beboere ved endret helsetilstand har blitt flyttet mellom rom. Ved bygging av nytt sykehjem ble det montert heismotorer i alle rom, slik at man der flytter heisene og ikke beboere mellom rommene. Administrasjonen understreket at flytting av beboere også tidligere har blitt gjort i samråd med de involverte. Misnøye og støy i media har imidlertid ført til en innskjerping av rutiner: Det er utarbeidet skriftlige prosedyrer som skal følges, og det er større krav til sikring av informasjon (dokumentasjon), spesielt dersom tjenestemottaker/pårørende er uenige i flyttingen. 5.9 Konklusjon Revisor konkluderer med at Harstad kommune ved Koordinerende enhet har gjennomført saksbehandlingen av de undersøkte søknadene om helse- og omsorgstjenester i samsvar med gjeldende regelverk. 22 Kommentarer fra administrasjonen her i kap. 5.8 er en oppsummering av tilbakemeldinger som vi har fått til temaet flytting av beboere i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonsrapporten (se kapittel 3.1 for deltakere), men også i forbindelse med utarbeidelse av rapporten Kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes, hvor følgende personer deltok på møter: Planlegger helse og omsorg, kommunens kvalitetsrådgiver, enhetslederne for Omsorg Stangnes (hvor Stangnes sykehjem inngår) og Omsorg Sentrum (hvor Slottet sykehjem inngår), samt avdelingslederne ved sykehjemmene Slottet og Stangnes. 16

6 HØRING Rapporten ble den 16.11.2015 sendt til Harstad kommune med anmodning om rådmannens kommentarer til rapporten i sin helhet. Komrev NORD mottok den 24.11.2015 et spørsmål fra kommunen om mulige avvik mellom vurderingen i rapportens kapittel 5.7 og rapportens konklusjon. Etter å ha fått avklart hva avviket besto i og mottatt nye opplysninger fra kommunen, endret KomRev NORD de aktuelle faktabeskrivelsene med tilhørende vurdering i kapittel 5.7. Deretter ble rapporten på nytt sendt til Harstad kommune for rådmannens høringskommentar. Innen høringsfristens utløp den 7.12.15 mottok vi rådmannens kommentar til rapporten. Høringssvaret blir her gjengitt i sin helhet: «Rådmannen ser seg fornøyd med at kommunen ivaretar saksbehandling ved koordinerende enhet som er i tråd med gjeldende regelverk. Når det gjelder flytting av pasient mellom avdelinger eller sykehjem, vil kommunen fortsatt ha fokus på gode prosesser og forutsigbarhet for bruker når dette er aktuelt.» 7 REFERANSER Lov 10.21967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Prosedyren «Tildeling av pleie- og omsorgstjenester», Harstad kommune Informasjonsbrosjyre Koordinerende enhet (Harstad kommunes nettsider: Innsyn Organisasjon og enheter Koordinerende enhet Informasjonsbrosjyre) Flytteprosedyren for flytting innenfor og mellom sykehjem (først utgitt 07.07.2005) Unique Profil brukerhåndbok Veilederen «Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester» Kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes. Forvaltningsrevisjonsrapport fra KomRev NORD, 2015 Driftsplan 2015 Koordinerende enhet, Harstad kommune 17

Om selskapet og vår forvaltningsrevisjonskompetanse KomRev NORD IKS utfører helhetlig revisjon av kommuner, kommunale foretak, interkommunale selskaper, offentlige stiftelser, kirkeregnskap og legater. Selskapets eiere og oppdragsgivere er Troms fylkeskommune, alle kommunene i Troms og ni kommuner i Nordland. Vårt hovedkontor ligger i Harstad, og vi har avdelingskontorer i Tromsø, Narvik, Sortland, Finnsnes, Storslett og Sjøvegan. Vi har 33 medarbeidere som samlet innehar lang erfaring fra og god kunnskap om offentlig sektor og revisjon. Selskapet er uavhengig i forhold til kommuner, stat, privat næringsliv og andre institusjoner i samfunnet. Vårt forvaltningsrevisjonsteam består av åtte medarbeidere med høyere utdanning innen ulike fag: KomRev NORD har tidligere gjennomført følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i Harstad kommune: Offentlige anskaffelser, 2004 Barnevernstjenesten, 2005 Areal- og byggesakstjenesten, 2005 Arbeidsmiljø og skader i hjemmetjenesten, 2006 Iverksetting av politiske vedtak, 2006 Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygninger, 2007 Offentlige anskaffelser, 2008 Harstad kommunes kjøp av tjenester fra Sama Maskin og Stenhaug transport AS, 2011 Selvkost VA, 2012 Ressursbruk PLO, 2013 Selvkost på avfallstjenester i Hålogaland Ressursselskap IKS med underliggende selskaper, 2015 Kvalitet ved sykehjemmene Slottet og Stangnes, 2015 Rettsvitenskap Pedagogikk Samfunnsplanlegging Sosiologi Statsvitenskap Samfunnsøkonomi 18

19