Helse Bergen HF Oppsummering av revisjonen for 2013
Statsautoriserte revisorer Ernst & Young AS Vassbotnen 11A Forus, NO-4313 Sandnes Postboks 8015, NO-4068 Stavanger Foretaksregisteret: NO 976 389 387 MVA Tlf: + 47 51 70 66 00 Fax: + 47 51 70 66 01 www.ey.no Medlem av Den norske Revisorforening Stavanger, 26. mars 2014 Til styret i Helse Bergen HF Formålet med denne presentasjonen er å presentere resultatene av vår årsoppgjørsrevisjon av foretakets regnskap for 2013. Vår oppgave er å revidere årsregnskapet for å kunne bekrefte at det er utarbeidet i overensstemmelse med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Vi har utført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. I samsvar med god revisjonsskikk har vi innhentet tilstrekkelig forståelse av den interne kontrollen til å kunne planlegge revisjonen og å fastsette type, tidspunkt og omfang av våre revisjonshandlinger. Internkontrollforholdene som kommenteres relaterer seg hovedsakelig bare til dem som gjelder finansiell rapportering og er begrenset til de forholdene som EY faktisk har observert gjennom revisjonen. Observasjonene kan være subjektive, og basert på ufullstendig eller uriktig informasjon. Vi har gjort de revisjonshandlingene som kreves etter god revisjonsskikk og de som er særskilt avtalt med foretaket. Det er ikke gjort særskilte revisjonshandlinger utover dette spesifikt rettet mot misligheter, internkontroll eller regnskapsavslutningsprosessen. Denne rapporten er utarbeidet for bruk av styret og ledelsen og er ikke ment for eller skal brukes av andre. Innholdet er i samsvar med kravene i ISA 260 Kommunikasjon av revisjonsmessige forhold med dem som har det overordnede ansvar for styring og kontroll. Med vennlig hilsen ERNST & YOUNG AS Tommy Lothe Statsautorisert revisor 2
Innhold Kapittel Side 1 Skriftlige leveranser 4 2 Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon 6 3 Internkontroll 15 4 Øvrige forhold 19
1. Skriftlige leveranser Vi er genuint interessert i å gjøre hverandre gode 4
Skriftlige leveranser Revisjonsberetning Andre attestasjoner- 8 per i dag RF-1022 Kontrolloppstilling Nummererte brev- ingen Konklusjon Vi planlegger å utstede en revisjonsberetning uten forbehold eller presisering 5 Oppsummering av 2013-revisjonen
2. Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Fokus på det vesentlige
Betydning Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Risiko for regnskapsmessige feil i finansiell rapportering Vesentlige risikoforhold Pensjon Lønn Skjønnsmessige avsetninger Inntekt Driftsmidler/ anlegg under utførelse Overlegepermisjon Risikokartet oppsummerer forhold som krever stort fokus i vår revisjon De røde risikoforholdene er tema med høy iboende risiko og store tall. Iboende risiko vurderes som høy ved Stor grad av skjønn Ikke-rutinemessige transaksjoner/vurderinger Komplekse transaksjoner/regler Høyt transaksjonsvolum Risikoforholdene i risikokartet kommenteres på de følgende sidene Våre kommentarer er i stor grad en redegjørelse for de vurderinger Helse Bergen HF har gjort. I den utstrekning vi ikke har andre kommentarer, har vi ingen vesentlige innvendinger mot Helse Bergen HFs vurdering Sannsynlighet 7 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Regnskapslinje EYs revisjon og vurdering Inntekter Basisramme Basisramme er avstemt mot styringsdokument og andre tildelinger uten avvik Lønn Konklusjon Aktivitetsbasert inntekt Lønnskostnad og offentlige avgifter (arbeidsgiveravgift og skattetrekk) Vi har gjennomgått foretakets rutiner og testet kontroller ISF-inntekter er ved årsslutt avstemt mot DRG-rapporter uten vesentlige avvik Vi har gjennomgått foretakets rutiner Vi har utført analyser uten å avdekke uvanlige forhold. Årets regnskapsførte arbeidsgiveravgift er avstemt mot grunnlag fra lønnssystemet. Avvik mellom årsoppgave og lønnssystem på 67 tusen. Avdekket for lite innberettet pensjonsinnbetaling på 87 mill som utgjør 12,3 mill i arbeidsgiveravgift. Korrigert i regnskap og tilleggsinnberettet. Årets regnskapsførte forskuddstrekk er avstemt mot grunnlag fra lønnssystemet. Avvik mellom årsoppgave og lønnssystem på 0,1 mill. Vi har ikke avdekket vesentlige feil 8 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Anlegg under utførelse Utgifter til nyinvesteringer kan ikke balanseføres før det er sannsynlig at anlegget vil bli anskaffet Større prosjekter har ofte utgifter i tidlige faser som idéfasen og konseptfasen som derfor ikke kan balanseføres, heller ikke i ettertid når sannsynlighetskravet er oppfylt EYs revisjon og vurdering Vi har gjennomgått de største prosjektene i anlegg under utførelse. Vi har ikke avdekket vesentlige feil 2013 2012 Barne og ungdomssenter/barnepsyk 443 mill 302 mill Sentralblokken- Mottaksklinikken 21 mill 2 mill BUSP - Etappe 2 14 mill 2 mill Sengebygg Sør 11 mill 4 mill HUS-MR 3T 10 mill 0 mill Stråleterapimaskin 6 0 mill 24 mill Nødstrøm 1 mill 23 mill Kronstad DPS 1 mill 285 mill Frigjorte arealer sentralblokken 0 mill 128 mill Armauer Hansens Hus- tilrettelegging 0 mill 38 mill Annet 67 mill 76 mill Balanseført anlegg under utførelse 568 mill 884 mill 9 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Ikke inntektsførte tilskudd Tilskudd som mottas uten noen form for øremerking knyttet til bruk av midlene, kan inntektsføres ved mottak. Tilskudd med øremerking føres opp som gjeldspost inntil øremerket tiltak gjennomføres. Mottatte tilskudd som ikke er anvendt, genererer renteinntekt. Denne renteinntekten anses som del av tilskuddet og resultatføres sammen med tilskuddet. EYs revisjon og vurdering Denne posten består av tilskudd, gaver og forskningsmidler. Helse Bergen mottok 200 mill i gave fra Trond Mohn i 2008. Midlene inntektsføres i takt med bruken og ved årsslutt står 79 MNOK av midlene igjen som ubrukte midler. Det er i tillegg i 2013 mottatt gave på 70 mill fra Mohn relatert selskap til Barnas Energisenter- BUSP. 2013 2012 Øremerkede tilskudd, prosjekter 252 mill 188 mill 10 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Avskrivning Helse Vest har fastsatt retningslinjer for avskrivning. Bygg skal skilles ut i ulike komponenter (dekomponeres), som f.eks. bygningskropp, tak, vindu og ventilasjon, og hver komponent skal avskrives i forhold til komponentens forventede levetid Nedskrivning Nedskrivning kan være aktuelt når driftsmidler ikke lenger brukes (skrapes eller erstattes) og ved enkelte bruksendringer 2013 (mnok) 2012 (mnok) EYs revisjon og vurdering 486 477 Foretaket følger Helse Vest sine retningslinjer for avskrivning og dekomponering. Vi har ikke avdekket vesentlige feil. Faktura som bokføres som tilgang driftsmiddel, kan inneholde materiell og arbeid som vedrører flere driftsmidler eller komponenter uten at det er enkelt å fordele hvert fakturabeløp. Dette gjelder spesielt bygg. For avskrivningsformål dekomponerer Helse Bergen totalt balanseført beløp i forhold til nøkler som antas å være representative for de ulike komponentene. Etter vår mening er dette en praktisk tilnærmingsmåte. 0 10 I 2012 var det nedskrivninger knyttet til restverdien av arealer i sentralblokken som bygges om. Det er ikke identifisert nedskrivningsbehov i 2013. Lister over MTU er sendt ut på avdelingene, der disse blir gjennomgått. Utstyr som ikke lenger er i bruk blir strøket, og listene returneres til økonomiavdelingen der hensikten er at anleggsregisteret skal oppdateres. Økonomiavdelingen har imidlertid hatt problemer med å identifisere driftsmidler fra kasseringslistene inn i anleggsregisteret tidligere år, men for inneværende år har de opprettet eiendelsnummer som letter sporbarheten mellom kasseringsliste og anleggsregister. Vanligvis er det ikke mye restverdi igjen på de driftsmidlene som kasseres. Det anses derfor ikke sannsynlig at eventuell feil vil utgjøre et vesentlig avvik i regnskapet. Vi er enig i foretakets vurderinger. 11 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Overlegepermisjon Overleger og psykologer opptjener for hvert år rett til å ta ut 0,8 mnd permisjon med lønn. Helseforetakene avsetter løpende for opptjening av rettighet. Når overlegene tar ut permisjonen, blir lønn utbetalt i permisjonsperioden regnskapsført mot avsetningen slik at regnskapet ikke belastes med lønnskostnad i permisjonsperioden EYs revisjon og vurdering Uttakstilbøyelighet og avsetning siste år: Avsetningen for overlegepermisjon baseres på oversikter over hvor mange måneder hver enkelt overlege/psykolog har opptjent. Disse multipliseres med dagens lønn. Det skal i tillegg gjøres påslag for feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon Det forventes ikke at all opptjent permisjon tas ut, og avsetningen reduseres i forhold til forventet uttakstilbøyelighet som er estimert ut fra faktisk permisjonsuttak de siste årene Vi har tidligere observert at foretakene i Helse Vest legger til grunn ulike metoder ved beregning av uttakstilbøyelighet, og etter diskusjoner med Helse Vest RHF ble det utarbeidet et notat som angir en ny metode for beregning av uttakstilbøyelighet og avsetning. Prinsippet for beregning av avsetning for overlegepermisjon er ikke vesentlig endret for Helse Bergen HF i 2012 men man har endret metode for beregning av uttakstilbøyelighet. Faktisk uttak 2012 er derfor ikke sammenlignbar med tidligere år. Snitt over 10 år er 73%. Psykologspesialistene kom inn med full tyngde fra 2013 som forklarer noe av økningen i 2012. I det videre må foretaket fortsette å sikre at avsetningen beregnet etter prinsippene fastlagt av Helse Vest RHF og påse at informasjonsgrunnlag til å beregne dette er tilgjengelig. Vi er kjent med at det er ny rutine fra 01.01.2014. Vi er enig i foretakets vurdering per 31.12.2013. 12 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Pensjon Nøkkeltall 2013 (mnok) 2012 (mnok) Pensjonskostnad 1 062 1 049 Brutto pensjonsforpliktelse 15 829 12 706 Pensjonsmidler 10 698 9 640 Netto balanseført pensjonsmidler 21 145 Forpliktelse som i henhold til regnskapsreglene verken er resultatført eller balanseført (ikke resultatført estimatavvik) 5 152 3 211 EYs revisjon og vurdering Forpliktelse er beregnet av aktuar og regnskapsført i samsvar med god regnskapsskikk Økonomiske forutsetninger er i samsvar med øvrige helseforetak i Norge Oversikt forutsetninger 2013 2012 Diskonteringsrente 4,00% 4,05% Forventet avkastning 4,40% 4,00% Lønnsvekst 3,75% 3,50% Pensjonsregulering 2,72% 2,48% G-regulering 3,50% 3,25% Endring i pensjonsforpliktelse, bokført og ikke bokført, skyldes i hovedsak endret dødelighetstabell iht til anbefalinger fra NRS Korridor -løsning benyttes som tidligere år i samsvar med god regnskapsskikk 13 Oppsummering av 2013-revisjonen
Spesielle forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Skjønnsmessige avsetninger Enkelte regnskapsposter er beheftet med usikkerhet. Dette gjelder blant annet avsetninger som må baseres på skjønn Anvendelse av beste estimat er i samsvar med regnskapsloven, men vi påpeker at endelig oppgjør eller senere revurderinger kan medføre resultateffekter i senere perioder EYs revisjon og vurdering Vi har gjennomgått skjønnsmessige avsetninger uten å avdekke vesentlige feil Tabellen nedenfor viser noen av de skjønnsmessige avsetningene som historisk har vært beregnet med stor grad av skjønn. Helse Bergen HF har etter hvert fått bedre systemer for å måle grunnlaget for postene. Det er ikke store endringer i avsetningene de siste 4 år 2013 2012 2011 2010 2009 Pasienter under behandling 10 mill 9 mill 7 mill 9 mill 9 mill Overført ferie -32 mill -27 mill -24 mill -26 mill -30 mill Ikke uttatt avspasering -29 mill -26 mill -26 mill -21 mill -19 mill Norsk pasientskadeerstatning -10 mill -12 mill -11 mill -12 mill -11 mill Avsetninger for påløpte kostnader Avsetninger for kostnader som det ved periodens utgang ikke er mottatt faktura på eller ligger i system for godkjenning av inngående faktura Det er tidligere påpekt at det har ligget igjen noen gamle avsetninger som har vist seg å ikke være reelle. Totalt 12 mill er tilbakeført ifm at det er avdekket feil i innberetning av pensjon jf tidligere kommentar om lønn. 10 mill gjaldt avsetning for pensjonssak fra 2010 som ikke lenger var reell 2 mill gjaldt avsetning for påløpte kostnader som også ikke var reell. Etter korreksjon er avsetninger for påløpte kostnader vurdert å være uten vesentlige feil 14 Oppsummering av 2013-revisjonen
3. Internkontroll Vi gjør våre kunder bedre
Vår overordnede vurdering av internkontroll Område Vurdering (pil viser utvikling) Kommentar Foretaket har tilfredsstillende rutiner. Forklaring piler: Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pilens retning: - Utvikling fra tidligere år Inntekter ISFinntekt Inntekter Refusjoner fra Helfo Inntekter Andre driftsinntekter ISF-inntekter avstemmes hver måned mot Klinikkbarometer Fullstendigheten av pasientdata er vanskelig kontrollerbart, dvs. om alle pasientbehandlinger som er registrert i pasientsystemet DIPS blir korrekt overført til foretakets database, og således blir medtatt i de bokførte ISFinntekter. Fullstendighet av datauttrekk blir ikke avstemt mot DIPS, da foretaket stoler på programmering fra systemleverandør. Foretaket får ikke økonomisk kompensasjon for kodeendringer som skjer etter at tertialene er rapportert til NPR (Norsk Pasient Register). Det gjøres derfor løpende analyser av kodekvalitet. Grunnet store transaksjonsmengder, tas det ikke vare på de løpende analysene av kodekvalitet, herunder dokumentasjonen av avdelingenes oppfølging/korreksjoner av koding. Gode rutiner for oppfølging av feilkoding gjenspeiles dog ved at det ikke skjer omfattende endringer i den medisinske kodingen etter at den endelige tertialrapporteringen til NPR er sendt. Det følges opp at det er stilt medisinske diagnoser for alle pasienter ved tertialrapporteringen til NPR, dvs. at man ikke har mange behandlinger med DRG-kode 470 ved tertialrapporteringen. Foretaket har tilfredsstillende rutiner Foretaket har tilfredsstillende rutiner. 16 Oppsummering av 2013-revisjonen
Vår overordnede vurdering av internkontroll Område Vurdering (pil viser utvikling) Kommentar Stort sett tilfredsstillende rutiner 17 Forklaring piler: Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pilens retning: - Utvikling fra tidligere år Lønn Oppsummering av 2013-revisjonen Syke- og fødselspenger: Helse Bergen har blitt langt flinkere det siste to-tre årene på å følge opp Fordringer fra NAV. De har gjort en ekstra innsats for å få inn gamle fordringer - helt tilbake fra 2008/09, evt avskrive fordringene dersom det har vært utfallet. Dette har resultert i at aldersfordelingen nå ser langt bedre ut enn tidligere. Det er rutiner for at avdelingsleder godkjenner og kvalitetssikrer grunnlag fra GAT (ressursstyrings-systemet) som er utgangspunkt for beregning av avsetning for ferie og avspasering til gode. Den regnskapsmessige kompetansen i lønnsavdelingen ble kommentert i etter revisjonen 2012. Det er i 2013 satt i verk tiltak og det har vært en forbedring på dette området. Helse Bergen opererer med gjennomsnittsberegnet arbeidstid for ansatte som jobber turnus. Arbeidsplan og endring i arbeidsplaner skal formelt godkjennes av tillitsvalgt og avdelingsleder. Det er en engen funksjon for dette i GAT. Det er ikke alle avdelinger som følger denne praksis. Når en arbeidsplan godkjennes i GAT, låses den for endring. Ved endring av hele arbeidsplanen etter at planen er godkjent, må godkjenningen oppheves av de som har godkjent den. Dersom man skal gjøre en endring på en eller flere enkeltlinjer i arbeidsplanen, må godkjenning av de aktuelle linjer oppheves av de som har godkjent planen. Det er incentiv for både de tillitsvalgte og avdelingsledere å følge opp dette. Faste tillegg blir beregnet basert på arbeidsplanen i GAT. Dersom det gjøres endring i arbeidsplanen uten at det sendes ny bestilling av beregning av de faste tilleggene til Gat ressurs, blir ikke satsene på de faste tilleggene oppdatert i lønnssystemet.
Vår overordnede vurdering av internkontroll Område Vurdering (pil viser utvikling) Kommentar Forklaring piler: Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pilens retning: - Utvikling fra tidligere år Innkjøp Anleggsmidler Likvider Pensjoner Regnskapsavslutning Vi har gjennomgått foretakets rutiner fra bestilling til bokføring, testet kontroller samt testet innkjøpsfaktura på stikkprøvebasis. I enkelte tilfeller er bestiller/godkjenner en og samme person. Vi har ikke avdekket innkjøp som ikke vedrører virksomheten. Foretaket har pågående en prosess for forbedring av innkjøpsrutinene inkludert fullmaktsstruktur og godkjenningsrutiner. Foretaket har tilfredsstillende rutiner Mottar kasseringslister av MTA to ganger i året. Foretaket har tilfredsstillende rutiner Foretaket har i all hovedsak tilfredsstillende rutiner Bestandskontroll utføres en til to ganger årlig. Foretaket har tilfredsstillende rutiner Det er generelt god kvalitet på dokumentasjon av regnskapsposter Det er etablert tilfredsstillende rutiner i regnskaps- og økonomiavdelingen knyttet til løpende regnskapsføring og rapportering Arbeidsdeling anses tilstrekkelig i forhold til avdelingenes og foretakets størrelse 18 Oppsummering av 2013-revisjonen
4. Øvrige forhold For the records
Øvrige forhold Område Uenighet med ledelsen Vi plikter å informere om ev. uenighet med ledelsen om forhold som vesentlig kan påvirke regnskapet. Avdekkede feil Vi skal informere styret om avdekkede feil, korrigerte eller ikke, som har eller kunne hatt vesentlig effekt på regnskapet. Nummererte brev Etter revisorloven er vi pliktig å sende nummerert brev når vi avdekker forhold som er nærmere listet i revisorloven 5-2 Revisjonsberetning Bekreftelse på uavhengighet Kommentarer Vi har ingen områder hvor vi er uenige med ledelsen i deres vurderinger. Vi har heller ikke hatt vanskeligheter i samarbeidet med ledelsen i gjennomføringen av revisjonen. Vi har avdekket at det var feil i innberetning av arbeidsgiveravgift vedrørende pensjon på MNOK 12,3. Dette er korrigert mot avsetninger på MNOK 10 vedrørende pensjonssak fra 2010 som ikke lenger er reell samt en avsetning på MNOK 2 for påløpte kostnader som også ikke var reell. Ingen nummererte brev er sendt. Vi planlegger å utstede en ren revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer så snart årsberetningen og endelig årsregnskap foreligger i undertegnet stand. Vi bekrefter at EY er uavhengig av Helse Bergen HF og at revisorlovens regler i tilknytning til uavhengighet er etterlevd. Vi mener det ikke foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til oss som revisor for Helse Bergen HF. 20 Oppsummering av 2013-revisjonen
Ernst & Young Assurance Tax Transactions Advisory Om Ernst & Young Ernst & Young er en ledende global aktør innen revisjon, skatt og avgift, transaksjoner og rådgivning. Våre 167 000 ansatte verden over - 1 650 i Norge - har et sterkt fellesskap bygget på felles verdier og et kontinuerlig fokus på kvalitet. Vi bidrar til at våre medarbeidere, kunder og samfunnet rundt oss realiserer sitt potensial. www.ey.no 2013 Ernst & Young AS All Rights Reserved Side 21 Oppsummering av 2013-revisjonen