Asker kommune - delegeringsreglement Del III Delegering av økonomiske og administrative fullmakter, herunder rettslig representasjon Vedtatt av Asker kommunestyre 20. november 2012 sak 12/103 Endret av kommunestyret 20.11.2012 sak 12/105 Endret av kommunestyret 9.9.2014 sak 14/96 S15/717-6
1.0 Generelle bestemmelser... 3 1.1 Formål og virkeområde... 3 1.2 Forholdet til Delegeringsreglement del I... 3 1.3 Rådmannen som øverste administrative leder... 3 2.0 Budsjettfullmakter... 3 2.1 Kommunestyret - ansvar og myndighet... 3 2.2 Formannskapets innstillingsrett i økonomisaker... 4 2.3 Fordelingsfullmakten... 4 2.4 Endringer i vedtatt budsjett... 5 2.5 Disponeringsfullmakt og anvisningsmyndighet... 5 2.6 Fremføring av mer- og mindreforbruk... 6 3.0 Andre økonomiske fullmakter... 6 3.1 Beslutninger som gjelder finansforvaltning... 6 3.2 Beslutninger som gjelder fast eiendom... 6 3.3 Prinsipper for prising av ikke lovpålagte tjenester... 7 3.4 Beslutninger som gjelder selskaper og foretak... 7 3.5 Beslutninger som gjelder Asker kommunale pensjonskasse... 8 4.0 Personalfullmakter... 8 4.1 Kommunestyret - ansvar og myndighet... 8 4.2 Partssammensatt utvalg (PSU) ansvar og myndighet... 8 4.3 Politisk forhandlingsutvalg (PFU) ansvar og myndighet... 8 4.4 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ansvar og myndighet... 9 4.5 Rådmannens personalfullmakt... 9 4.6 Delegering av tariffmyndighet til KS... 9 5.0 Rettslig representasjon... 9 5.1 Kommunens rettslige representant... 9 5.2 Kommunens stedfortreder... 10 5.3 Beslutningsmyndighet i tilknytning til sivile saker... 10 5.4 Beslutningsmyndighet i tilknytning til straffesaker... 10 5.5 Særskilte bestemmelser om barnevernssaker... 11 Reglementet er endret av kommunestyret: 20.11.2012 sak 12/105 Asker kommune - prinsipper for kommunale lånegarantier 9.9.2014 sak 14/96 Asker kommunale pensjonskasse vedtekter, valg av styremedlemmer, overføring av egenkapital. Endring av delegeringsreglement. 2
1.0 Generelle bestemmelser 1.1 Formål og virkeområde Asker kommune delegeringsreglement - del III gjelder fordeling av fullmakter der kommunen opptrer som privat autonomt rettssubjekt (som arbeidsgiver, som eiendomsbesitter, som finansforvalter, som innkjøper osv.). Reglementet gjelder også delegering av myndighet der kommunen er part i rettstvister. Reglementet gjelder for alle organer og alle virksomheter i Asker kommune. 1.2 Forholdet til Delegeringsreglement del I Bestemmelsene gitt i delegeringsreglementets del I Generelle prinsipper for fordeling av fullmakter og delegering av myndighet gjelder, så langt de passer. 1.3 Rådmannen som øverste administrative leder Kommunen skal ha en ansatt administrasjonssjef (rådmann), jf. kommuneloven 22. Rådmannen er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret fastsetter, jf. kommuneloven 23 pkt. 1. Rådmannen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt, jf. kommuneloven 23 pkt. 2 første ledd. Rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll, jf. kommuneloven 23 pkt. 2 andre ledd. 2.0 Budsjettfullmakter 2.1 Kommunestyret - ansvar og myndighet Kommunestyret har det overordnede ansvaret for kommunens økonomiforvaltning. Kommunelovens kapittel 8 Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering og kapittel 9 Gjeldsforpliktelser angir hvordan kommunens økonomiforvaltning skal skje. Kommunen er også bundet av forskrift om årsbudsjett 1, forskrift om årsregnskap og årsberetning 2 og forskrift om finansforvaltning 3. Delegeringssperrer i lov og forskrift innebærer at kommunestyret selv må treffe beslutninger i en rekke saker som gjelder kommunens økonomiforvaltning, herunder: vedta rullerende økonomiplan for minimum de nærmeste fire årene vedta kommunens budsjett for kommende år vedta kommunes årsberetning og regnskap for foregående år 1 FOR 2000-12-15-1423 2 FOR 2000-12-15-1424 3 FOR 2009-06-09-635 3
vedta regler for kommunens finansforvaltning 2.2 Formannskapets innstillingsrett i økonomisaker Etter kommuneloven 8 nr. 3 skal formannskapet innstille overfor kommunestyret i saker som gjelder økonomidelen av kommuneplaner, økonomiplan, årsbudsjett, skattevedtak og årsmelding. 2.3 Fordelingsfullmakten Med fordelingsfullmakt menes myndighet til å fordele de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet samt myndighet til å gi interne retningslinjer knyttet til de inntekter som er ført opp i årsbudsjettet. Med hjemmel i kommuneloven 45-47 vedtar kommunestyret i Asker: Kommunestyret i Asker gir ikke fordelingsfullmakt til andre kollegiale organer. Kommunestyret fordeler selv bevilgningene i årsbudsjettet som rammebevilgninger på følgende tjenesteområder: 01 Administrasjon og ledelse 02 Oppvekst 03 Helse og omsorg 04 Kultur, frivillighet og fritid 05 Teknikk og miljø 06 Eiendom Kommunestyrets rammebevilgning for hvert av tjenesteområdene i driftsbudsjettet er bindende, og å anse som en nettobevilgning; dvs. differansen mellom brutto utgifter og brutto inntekter. Kommunestyrets rammebevilgning for hvert av tjenesteområdene i investeringsbudsjettet er bindende, og å anse som en bruttobevilgning; dvs. ramme for brutto utgifter uavhengig av inntekter knyttet til formålet. Alle midler i investeringsregnskapet, med unntak av midler som er reservert til særskilte formål i henhold til lov, forskrift eller avtale, er å anse som frie midler som benyttes til felles finansiering av investeringene. Budsjetterte prosjekter som ikke er iverksatt eller fullført innenfor planlagt budsjettår, skal derfor rebudsjetteres. Foruten rammebudsjett for hvert av tjenesteområdene, vedtar kommunestyret selv også i årsbudsjettet rammer for: frie inntekter, herunder skatt og rammetilskudd finansinntekter finansutgifter sentrale avsetninger eventuelle overføringer fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Kommunestyret i Asker gir rådmannen fullmakt til følgende: å fordele vedtatte rammebevilgninger for hvert av tjenesteområdene i driftsbudsjettet som rammebevilgninger til underliggende virksomheter innenfor tjenesteområdet 4
å fordele vedtatte sentrale avsetninger på tjenesteområdene, herunder lønns- og pensjonsreserven og driftsreserven 2.4 Endringer i vedtatt budsjett Kommunestyrets bindende beslutninger om rammebevilgninger i årsbudsjettet kan bare endres av kommunestyret selv, med de unntak som kommunestyret selv har vedtatt. Kommunestyret foretar selv endringer i vedtatte investerings- og finansieringsrammer. Budsjettendringer må være vedtatt av kommunestyret innen budsjettårets utgang. Kommunestyret i Asker gir rådmannen fullmakt til følgende: å foreta budsjett-tekniske endringer i driftsbudsjettet i forhold som ikke er av prinsipiell betydning å bestemme at en bevilgning over driftsbudsjettet, eller en andel av en slik bevilgning, kan benyttes til å finansiere kjøp av maskiner, utstyr eller andre tiltak av investeringsmessig karakter innen samme tjenesteområde, ved at driftsbevilgningen omdisponeres gjennom overføring fra tjenesteområdets driftsbudsjett til tjenesteområdets investeringsbudsjett å omfordele mellom vedtatte prosjekter i investeringsbudsjettet for hvert av tjenesteområdene, så sant dette ikke medfører økt låneopptak eller bruk av fond, og det prosjektet hvor midlene omfordeles fra ikke senere vil få behov for bevilgninger Rådmannen kan løpende foreta endringer av egen fordeling av driftsbudsjettets rammebevilgninger til underliggende virksomheter, så sant dette ikke endrer kommunestyrets vedtatte og bindende nettorammer for tjenesteområdene. 2.5 Disponeringsfullmakt og anvisningsmyndighet Med «disponeringsfullmakt» menes fullmakt til å disponere de bevilgninger som er ført opp i kommunens årsbudsjett. Med anvisningsmyndighet menes fullmakt til å anvise et beløp til utbetaling; dvs. å gå god for at en disposisjon som belaster kommunens budsjett er innenfor disponibel ramme. Kommunestyret i Asker vedtar følgende: Rådmannen tildeles disponeringsfullmakt og anvisningsfullmakt for alle kommunale formål og innenfor alle kommunens tjenesteområder, i samsvar med vedtatt budsjett. Dette gjelder så langt kommunestyret ikke selv har besluttet noe annet. Rådmannen kan kun videredelegere sin disponeringsfullmakt og anvisningsmyndighet til ledere og andre som er underlagt rådmannens instruksjonsmyndighet. Den som gis disponeringsfullmakt innenfor et gitt område skal som hovedregel også gis anvisningsmyndighet for dette. Det forutsettes at disponeringsfullmakt/anvisningsmyndighet ikke spres for mye, av hensyn til løpende kontroll med virksomheten. Kjøp av varer og tjenester skal skje i samsvar med reglene for offentlige anskaffelser. 4 4 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter 5
Rådmannen pålegges å utarbeide eget reglement for anvisning og attestasjon. Reglementet legges fram for formannskapet til godkjenning. Ordfører tildeles disponeringsfullmakt for formannskapets disposisjonskonto. Ordfører tildeles anvisningsmyndighet i tilfeller der rådmannen er inhabil. 2.6 Fremføring av mer- og mindreforbruk Årsberetning og årsregnskap for kommunen skal i henhold til regnskapsforskriften 5 vedtas av kommunestyret selv, senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Rådmannen pålegges å utarbeide reglement for fremføring av mer- og mindreforbruk i forbindelse med årsavslutningen, herunder avsetning til og bruk av disposisjonsfond, bruk av negative fond, frie og bundne periodiseringer, prioriteringer av strykninger i driftsregnskapet, håndtering av mer- og mindreforbruk for kommunen som sådan, per tjenesteområde og per virksomhet. Reglementet skal også inneholde bestemmelser om korrigeringer i investeringsregnskapet. Reglementet legges fram for formannskapet til godkjenning. 3.0 Andre økonomiske fullmakter 3.1 Beslutninger som gjelder finansforvaltning Kommunestyret skal selv vedta kommunens finansreglement, jf. kommuneloven 52 nr. 2 og finansforskriften 6. Reglementet slik det til enhver tid lyder fastsetter rammene for alle beslutninger som angår kommunens finansforvaltning, herunder overskuddslikviditet, opptak av gjeld og plassering av sparekapital. 7 Kommunestyret i Asker vedtar at formannskapet får fullmakt til følgende: å godkjenne mal for finansrapportering å godkjenne at det inngås avtale om lån med fastrente, dersom lånet overskrider 100 mill. kr og/eller bindingstiden for lånet er 5 år eller mer å godkjenne at det inngås avtale om rentesikringsinstrument, dersom det underliggende lånet overskrider 100 mill. kr å godkjenne verdipapirfond og forvaltningsmandater, når sparekapital skal forvaltes av eksterne kapitalforvaltere å godkjenne bytte av kapitalforvaltere, når sparekapital skal forvaltes av eksterne kapitalforvaltere å innvilge søknader om kommunale lånegarantier Fullmakt til å ta beslutninger i øvrige saker som gjelder kommunens finansforvaltning delegeres til rådmannen, herunder fullmakt til å godkjenne lånevilkår innenfor de lånerammer kommunestyret har vedtatt. 3.2 Beslutninger som gjelder fast eiendom Kommunestyret i Asker vedtar følgende for avgjørelser som gjelder Asker kommune som kontraktspart i saker vedrørende kommunens faste eiendommer: 5 FOR 2000-12-15-1424 6 FOR 2009-06-09-635 7 Gjeldende reglement er vedtatt av kommunestyret 8. mai 2012 - sak 12/41, jf. vedtak 20. november 2012 sak 12/104 om ikrafttredelse 6
Kommunestyret tar avgjørelser i følgende saker: Utferdigelse av rammer og retningslinjer for inngåelse av kontrakter om erverv, avhending, bortfeste, utleie, makeskifte, stiftelse av panterettigheter, servitutter, bruksrettigheter mv. vedrørende kommunens faste eiendommer samt kontrahering av bygg/anlegg Inngåelse av enkeltkontrakter som oppregnet foran som ligger utenfor vedtatt budsjett og øvrige rammer og retningslinjer som kommunestyret har trukket opp Formannskapet tar avgjørelser i følgende saker: Inngåelse av enkeltkontrakter som oppregnet foran der den økonomiske uttelling for kommunen ved kontrakten overstiger 10 mill. kr inkl. mva. Inngåelse av enkeltkontrakter om avhending eller makeskifte av kommunal eiendom der eiendommen er taksert/markedsvurdert til mer enn 10 mill. kr Kontrakter som kan medføre at kommunen bindes utover det enkelte budsjettår Saker rådmannen vurderer å være av prinsipiell betydning Myndighet til å ta beslutninger i øvrige saker vedrørende fast eiendom delegeres til rådmannen. Formannskapet holdes kvartalsvis orientert om inngåtte kontrakter med en verdi som overstiger 5 mill. kr inkl. mva. 3.3 Prinsipper for prising av ikke lovpålagte tjenester Kommunestyret i Asker vedtar at det selv skal vedta prinsipper for prisfastsettelse av ikke lovpålagte tjenester når kommunen fordeler tjenesten til brukere, og/eller tjenesten er helt eller delvis subsidiert med kommunale midler. Herunder prinsipper for prisfastsettelse for: Utleie og bortfeste av kommunale eiendommer Baneleie for idrettshaller og idrettsanlegg Billettpriser i kommunale anlegg Listen er ikke uttømmende. Endringer i nivået på prissettingen skal vurderes i forbindelse med behandlingen av årsbudsjettet, herunder oversikt over løpende inntekter i driftsbudsjettet. 3.4 Beslutninger som gjelder selskaper og foretak Kommunestyret skal selv velge medlemmene til representantskap i interkommunale selskap (IKS), jf. IKS-loven 6. Kommunestyret i Asker vedtar at ordfører delegeres myndighet til å møte som kommunens representant på generalforsamlinger i selskaper der kommunen er aksjeeier. Formannskapets arbeidsutvalg uttaler seg i eierstyringssaker i samsvar med reglement vedtatt av formannskapet. 8 8 Gjeldende reglement er vedtatt av formannskapet 29.11.2011 sak 11/212 7
3.5 Beslutninger som gjelder Asker kommunale pensjonskasse 9 Kommunestyret velger medlemmer til pensjonskassens styre. Kommunestyret kan delegere denne myndigheten til formannskapet. Styremedlemmenes tjenestetid følger kommunestyreperioden. Gjenvalg kan finne sted. Styremedlemmer kan avsettes og erstattes i perioden. Kommunestyret velger pensjonskassens revisor. Kommunestyret kan delegere denne myndigheten til formannskapet. Kommunestyret selv fastsetter styrehonorar for pensjonskassens styre. Kommunestyret selv godkjenner endringer i forsikringsavtalen med pensjonskassen. Kommunestyret skal orienteres om eventuelle vedtatte endringer i pensjonskassens vedtekter. Pensjonskassens fastsatte og reviderte årsregnskap skal følge kommunens årsregnskap når dette legges frem for kommunestyret til behandling. 4.0 Personalfullmakter 4.1 Kommunestyret - ansvar og myndighet Kommunestyret har det overordnede arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i kommunen. Kommunestyret kan etter kommuneloven 24 delegere til formannskapet, fast utvalg eller rådmannen myndighet til å opprette eller nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker. 4.2 Partssammensatt utvalg (PSU) ansvar og myndighet Etter kommuneloven 25 skal det opprettes minst ett partssammensatt utvalg (PSU/administrasjonsutvalg) i kommunen. Utvalget skal sikre medbestemmelse i behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver, og de ansatte. PSU er opprettet av kommunestyret i medhold av kommuneloven 25, jf. Hovedavtalen Del B 4. 10 4.3 Politisk forhandlingsutvalg (PFU) ansvar og myndighet Politisk forhandlingsutvalg uttaler seg i saker i samsvar med reglement formannskapet har fullmakt til å vedta. 11 PFU fastlegger premisser for og gir rådmannen de nødvendige mandater for de årlige lønnsreguleringer/lønnsforhandlinger og følger opp resultatene. PFU skal videre gjennomføre medarbeider-/vurderingssamtale med rådmannen og fastsette årlig lønnsregulering. Ved nyansettelse fastsettes rådmannens lønns- og arbeidsvilkår av kommunestyret. 9 Vedtatt av kommunestyret 9.9.2014 sak 14/96 10 Gjeldende reglement for PSU er vedtatt av kommunestyret 8.11.2011 sak 11/108 11 Gjeldende reglement for PFU er vedtatt av formannskapet 29.11.2011 sak 11/212 8
4.4 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ansvar og myndighet Etter arbeidsmiljøloven 7-1 skal det opprettes et arbeidsmiljøutvalg der arbeidsgiveren, arbeidstakerne og bedriftshelsetjenesten 12 er representert. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten, jf. arbeidsmiljøloven 7-2. Arbeidsmiljøutvalget er kommunens øverste samarbeidsorgan med hensyn til arbeidsmiljø og skal være støtte og korrektiv for arbeidsgiver som en del av bedriftsdemokratiet. Arbeidsmiljøutvalget i Asker består av seks arbeidsgiverrepresentanter pluss vara som pekes ut av rådmannen, og seks arbeidstakerrepresentanter pluss vara som pekes ut av de hovedtillitsvalgte. 13 4.5 Rådmannens personalfullmakt Med hjemmel i kommuneloven 24 nr. 1 vedtar kommunestyret i Asker at rådmannen får fullmakt til: å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker å gjennomføre forhandlinger vedrørende lønns- og arbeidsvilkår for kommunens ansatte Rådmannens fullmakt til å fatte vedtak i oppsigelses- og avskjedssaker kan ikke videredelegeres til underliggende fullmaktsnivå. Opprettelse av stillinger forutsetter budsjettmessig dekning. 4.6 Delegering av tariffmyndighet til KS Med hjemmel i kommuneloven 28 vedtar kommunestyret i Asker: KS gis fullmakt til å inngå og si opp tariffavtale samt å gi eller motta kollektiv arbeidsoppsigelse på Asker kommunes vegne. 5.0 Rettslig representasjon 5.1 Kommunens rettslige representant Ordfører er rettslig representant for kommunen og underskriver på kommunens vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre, jf. kommuneloven 9 pkt. 3. Som rettslig representant skal ordfører motta forkynnelser på vegne av kommunen, jf. domstolloven 191 og tvisteloven 2-5. Kommunestyret i Asker gir rådmannen fullmakt til å underskrive på kommunens vegne i saker som i det vesentlige gjelder formuesverdier eller personalsaker, herunder: Avtaledokumenter Kontrakter Søknadsskjemaer Gjeldsbrev 12 Bedriftshelsetjenesten har kun møte- og talerett 13 Reglement for AMU i Asker kommune er under revisjon 9
Skjøter 5.2 Kommunens stedfortreder Stedfortreder ivaretar kommunens rettigheter og plikter i rettssaker. Ordfører er kommunens faste stedfortreder, og kan møte på kommunens vegne i alle rettstvister der kommunen er part. Ansatte med særlig ansvar for og kjennskap til saken kan møte i retten eller forliksrådet som vitne, og vil bli gitt anledning til å følge rettsforhandlingen i sin helhet etter tvisteloven 24-6 annet ledd. 5.3 Beslutningsmyndighet i tilknytning til sivile saker Kommunestyret i Asker tildeler formannskapet myndighet til: å beslutte saksanlegg (herunder forliksklage) å bruke rettsmidler (herunder anke) I tilfeller hvor utsettelse i påvente av avgjørelse fra formannskapet medfører fare for rettstap for kommunen, gis rådmannen myndighet til å treffe beslutning om saksanlegg og bruk av rettsmidler på vegne av kommunen. Slik beslutning skal straks forelegges formannskapet, som tar stilling til om beslutningen skal opprettholdes. Kommunestyret i Asker tildeler rådmannen myndighet til: å følge opp de rettssaker som besluttes å inngi tilsvar og øvrige prosesshandlinger å forlike rettstvister i og utenfor rettergang å frafalle krav om sakskostnader å ta ut forliksklage i saker som ikke er av prinsipiell betydning å følge opp innfordringssaker 5.4 Beslutningsmyndighet i tilknytning til straffesaker Med hjemmel i straffeloven 79 fjerde ledd vedtar kommunestyret i Asker: Rådmannen delegeres myndighet til å begjære påtale på vegne av kommunen i de tilfeller hvor offentlig påtale er betinget av begjæring fra kommunen som fornærmet. 14 Rådmannens myndighet til å begjære påtale kan ikke videredelegeres. Ordfører skal begjære påtale dersom saken anses å være av prinsipiell karakter. Det forutsettes at det i forbindelse med begjæring om påtale også fremmes eventuelle sivile rettskrav kommunen har i forbindelse med saken, jf. straffeprosessloven 3. 15 Formannskapet holdes kvartalsvis orientert om saker der kommunen har begjært påtale. 14 For eksempel str.l. 261, 280 og 291 15 Lov 22. mai 1981 nr. 25 10
5.5 Særskilte bestemmelser om barnevernssaker Barnevernssaker som reises av kommunen avgjøres av fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker 16. Fylkesnemndas vedtak kan bringes inn for rettslig overprøving av de ordinære domstoler. Med hjemmel i barnevernloven 2-1 tredje ledd, jf. kommuneloven 6, vedtar kommunestyret i Asker: Myndighet til å anlegge søksmål og anvende rettsmidler i alle saker etter barnevernloven delegeres til leder av kommunens barneverntjeneste. Ordfører skal delegere kompetansen til å være rettslig representant til leder av kommunens barnevern i saker som gjelder barnevern. Ordfører skal orienteres om barnevernssaker som bringes inn for rettslig prøving av de ordinære domstoler. 16 Lov 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernloven) kap 7 11