KS Agder Utredning av ny sekretariatsordning for kontrollutvalg på Agder 14 kommuner 2 fylkeskommuner Versjon endelig
1. SAMMENDRAG... 3 2. BAKGRUNN FOR NY ORGANISERING... 3 3. ARBEIDET MED RAPPORTEN OM NY ORGANISERING... 4 3.1 ETABLERING AV ARBEIDSGRUPPE.... 4 3.2 MANDAT... 5 3.3 ARBEIDSPROSESSEN... 5 3.4 KOSTNADER... 5 4. OPPDRAG - KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET... 6 5. FAKTA... 7 5.1 DAGENS LØSNING... 7 5.2 ANDRE LØSNINGER SOM EKSITERER I DAG.... 8 5.3 ORGANISERING RESTEN AV NORGE... 8 5.4 INNLEDNING TIL ANBEFALT LØSNING... 8 6. NÆRMERE OM SAMARBEIDSLØSNING MED TEMARK... 9 6.1 UTDRAG FRA TILBUD FRA TEMARK... 9 6.2 VURDERING AV SAMARBEIDSLØSNING MED TEMARK... 10 6.3 ANBEFALING... 11 7. FREMDRIFT... 11 8. VEDLEGG... 12 8.1 VEDLEGG 1 KOPI AV ØKONOMISK VURDERING FRA AGDER SEKRETARIAT MOTTATT 13. AUGUST 2013... 12 8.2 VEDLEGG 2 VURDERING AV SAMARBEIDSLØSNING MED AGDER SEKRETARIAT... 14 8.3 VEDLEGG 3 NY FELLES SEKRETARIATSORDNING DANNE NYTT SELSKAP... 15 8.4 VEDLEGG 4 VURDERING AV «SØRLANDET KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT»... 17 8.5 VEDLEGG 5 DELTAKERE PÅ ARBEIDSMØTE 5. SEPTEMBER 2013... 18 8.6 VEDLEGG 6 SELSKAPSFORM 27 OG IKS... 19 Side 2
1. Sammendrag Arbeidsgruppen har vurdert nye løsninger for sekretariatsordning for kontrollutvalgene for 14 kommuner og 2 fylkeskommuner på Agder, da dagens løsning ikke videreføres i 2014. Arbeidsgruppen har vurdert følgende prioriterte alternativer: 1. En samarbeidsløsning med Agder Sekretariatet 2. En samarbeidsløsning med Temark 3. En ny felles sekretariatsordning for de aktuelle kommunene Dagens løsning er en minimumsløsning hvor revisjonsenhetene har levert tjenesten på timebasis. Dette innebærer at bl.a. at en del indirekte kostnader er dekket av sekretariatet selv uten at dette har inngått i faktureringsgrunnlaget. Ordningen har været en rimelig løsning for kommunene og fylkene. Kontrollutvalgenes aktiviteter har de siste årene økt betydelig og en ser også at det forventes at sekretariatene har kapasitet til mer omfattende saksutredninger og oppfølging av saker til behandling. Ved overgang til ny løsning for sekretariatsordningen vil derfor kostnadene for kommunene og fylkene øke. Ny løsning skal være forsvarlig og realistisk og bør implementeres innen 1. juli 2014. Arbeidsgruppen og KU ledere har hatt felles arbeidsmøte 5. september hvor foreløpig rapport og vurderinger fra arbeidsgruppen ble presentert. KU ledere vurderte to aktuelle alternativer: 1. En samarbeidsløsning med Temark 2. En ny felles sekretariatsordning for de aktuelle kommunene KU ledere anser alternativ 2 for å være en mulig løsning, men vurdere den som et lite aktuelt alternativ per i dag. Anbefaling fra KU ledere er derfor det jobbes videre med å få på plass en samarbeidsløsning med Temark. 2. Bakgrunn for ny organisering F.o.m. 2005 ble forskrift om kontrollutvalg endret med den følge at kommunens/ fylkeskommunens revisor ikke lenger kunne være sekretær for kontrollutvalget. Fra samme tidspunkt har sekretærhjelp og saksforberedelse m.v. til følgende kontrollutvalg på Agder vært løst slik: - Aust-Agder fylkeskommune har kjøpt sekretariatsbistand fra Arendal revisjonsdistrikt IKS - Vest-Agder fylkeskommune har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Søgne og Vennesla kommuner har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Kristiansand og Songdalen kommuner har kjøpt fra Vest-Agder fylkesrevisjon - Arendal kommune har kjøpt fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS - Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner har kjøpt fra Aust-Agder fylkesrevisjon Side 3
Kontrollutvalgenes aktivitet har de siste årene økt betydelig. Fra å være en minimumsløsning på timebasis ved oppstarten i 2005 har vi de siste årene fått en situasjon hvor det forventes at sekretariatene har kapasitet til mer omfattende saksutredninger og oppfølging av sakene som er behandlet. Det skal i noen tilfeller også planlegges/gjennomføres undersøkelser/granskinger eller andre mer omfattende oppgaver. Forventningene fra kontrollutvalgene har økt betydelig og en minimumsløsning er ikke lenger tilstrekkelig. Dette innebærer at de revisjonsenhetene som i dag server kontrollutvalgene med sekretærtjenester vil ha kapasitetsproblemer med å gjennomføre dette i et omfang som kontrollutvalgene har forventninger til. De har derfor signalisert at de ikke lenger ønsker å forlenge avtalen. Begge fylkeskommunene og de 14 kommunene i opplistingen over har kontrakter om levering av sekretariatstjenester etter en anbudsrunde i 2011 som varer ut 2013. Det betyr at det fra 2014 ikke vil være noen sekretærløsning. De 4 nåværende sekretariatene som leverer sekretariatstjenester har derfor på eget initiativ startet en prosess med tanke på å bidra til en god framtidig løsning for kontrollutvalgene når avtaleperioden utløper. Samtlige 16 kontrollutvalg er i møter høsten 2012 blitt orientert om dette, samt har deltatt på møte 4. mars 2013 for å drøfte situasjonen. Det ble i dette møtet etablert en arbeidsgruppe som skal utreder en ny modell for levering av sekretariatstjenester til kontrollutvalgene fra 2014. Vedtak i Rådmannsutvalget KS Agder RMU KS Agder er i møte den 15. januar 2013 blitt orientert om situasjonen vedrørende sekretariatsfunksjon for kontrollutvalg. Utvalget støtter at det igangsettes et arbeid for å se på en framtidig organisering og nedsetter en arbeidsgruppe bestående av 1 representant fra RMU Agder hvor følgende bes om å delta: Gro Anita Trøan valgt som representant fra RMU Agder, vara Bjarte Nordås KS Agder er sekretariat for gruppen Øvrige medlemmer i utvalget velges av kontrollutvalgene 3. Arbeidet med rapporten om ny organisering 3.1 Etablering av arbeidsgruppe. Kontrollutvalgslederne var samlet til møte den 4.3.13 hvor følgende arbeidsgruppe ble etablert: Gro Anita Trøan Rådmann Birkenes kommune Dag Eide Leder av kontrollutvalget i Aust-Agder fylke Vidar Kleppe Leder av kontrollutvalgene i Kristiansand kommune og Vest-Agder fylke Per Arnt Tellefsdal Leder av kontrollutvalget i Risør kommune Anne Helene Grunni Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Steinar Johansen Arendal Revisjonsdistrikt IKS Gro Anita Trøan ble valgt som leder av arbeidsgruppen. KS Agder, ved konsulent Ruth Stubberud ivaretar sekretærfunksjonen. Side 4
3.2 Mandat Utvalget skal utarbeide en rapport med vurdering av ulike modeller for fremtidig sekretariatsordning for kontrollutvalgene for de to fylkeskommunene og 14 kommuner på Agder. 3.3 Arbeidsprosessen Arbeidsgruppen har hatt 6 arbeidsmøter i perioden mars til september 2014. 5. september var samtlige KU ledere samlet til felles arbeidsmøte hvor foreløpig rapport ble presentert. Agder Sekretariatet og Temark har blitt forespurt om mulig samarbeid og har deltatt på enkelte arbeidsmøter, samt presentert sine tilbud/forslag til mulige samarbeidsløsninger både på møter og via korrespondanse. Arbeidsgruppen har hatt følgende prioriteringer i forhold til vurdering av ny sekretariatsordning som inkluderer de 14 kommunene og 2 fylkeskommunene: 1. En samarbeidsløsning med Agder Sekretariatet 2. En samarbeidsløsning med Temark 3. En ny felles sekretariatsordning for de aktuelle kommunene Ny løsning skal være forsvarlig og realistisk. Det har vært en målsetting at ny sekretariatsordning skal være på plass fra 1.1.2014. Det innebærer at modellen som velges må være vedtatt tidlig høst 2013. De sittende sekretariater har imidlertid meddelt at de kan være fleksible dersom iverksettingen skulle bli forsinket. Utkast til rapport er forlagt kontrollvalgene (14 kommuner og 2 fylkeskommuner) til orientering og for evt. Innspill. Endelig rapport med forslag til felles saksforarbeid sendes kontrollutvalgenes sekretariater som fremmer saken for kontrollutvalgene. Endelig vedtak fattes av bystyre/kommunestyre/fylkesting. 3.4 Kostnader Den nåværende ordningen har vært en minimumsløsning hvor revisjonsenhetene har levert tjenestene på timebasis. Det innebærer bl.a. at en del indirekte kostnader er dekket av sekretariatene selv uten at dette er gått inn i faktureringsgrunnlaget. Ordningen har vært en rimelig løsning for kommunene og fylkene. En ny ordning vil bli dyrere for kommunene enn dagens løsning, fordi man vil måtte ha ansatte i et selskap til å ivareta sekretariatsfunksjonen. Utvalget legger opp til at et nytt sekretariat skal levere gode faglige tjenester til en lavest mulig kostnad for eierne. Side 5
4. Oppdrag - Kontrollutvalgssekretariatet Kontrollutvalgssekretariatet Iht. kommunelovens 77 nr. 9 skal kommunestyret og fylkestinget sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Bestemmelsen er nærmere utdypet i forskrift for kontrollutvalg 20 og i tillegg har Kommunal- og regionaldepartementet gitt nærmere kommentarer i kontrollutvalgsboken. Sekretariatet er kontrollutvalgets viktigste hjelper og støttespiller. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalget kan kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte. Det er et krav at sekretariatet skal være uavhengig i forhold til både administrasjonen og revisjonen. Dette innebærer at sekretæren ikke kan være ansatt i administrasjonen, eller utføre revisjonsoppgaver for kommunen. Sekretariatet er underlagt forvaltningslovens habilitetskrav. Den som utfører sekretariatsfunksjonen må selv vurdere sin egen habilitet ved utførelsen av oppgavene. Sekretariatsfunksjonen kan organiseres på ulike måter: Etablering av interkommunalt selskap Interkommunalt samarbeid etter koml. 27 Vertskommunemodell basert på koml. 28 c Ansatt sekretær direkte underlagt kontrollutvalget Kjøp av tjenester fra private selskaper Sekretariatet er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Det er opp til det enkelte kontrollutvalg å bestemme nærmere hvilke oppgaver sekretariatet skal ha. Dette innebærer at administrasjonen i kommunen ikke har instruksjonsrett overfor sekretariatet. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og forberedt. Det er derfor viktig at sekretariatet besitter kompetanse om blant annet regnskap, revisjon og offentlig forvaltning. Sekretariatet vil være en viktig faglig ressurs og en nyttig diskusjonspartner for kontrollutvalget, og bør derfor holde seg oppdatert om saker som er relevante for kontrollutvalget. Dette kan for eksempel gjelde endringer i regelverk og forskrifter, faglige kurs og konferanser eller rapporter fra statlige tilsyn i kommunen. Sekretariatet må også ha tilstrekkelig kapasitet til saksforberedelse, utredning og oppfølging av sakene. Sekretariatets oppgaver omfatter også arkivering og journalføring av kontrollutvalgets saker, møteprotokoller og korrespondanse. Sekretariatet skal opprette et eget arkiv eller en egen arkivdel for kontrollutvalget som tilfredsstiller kravene i arkivloven med forskrifter. Ansvaret for arkivet kan ikke legges til administrasjonssjefen, fordi sekretariatsfunksjonen ikke ligger under administrasjonssjefens myndighetsområde. Side 6
5. Fakta 5.1 Dagens løsning Fra 2005 har sekretærhjelp og saksforberedelse m.v. for følgende kontrollutvalg på Agder vært løst slik: - Aust-Agder fylkeskommune har kjøpt sekretariatsbistand fra Arendal revisjonsdistrikt IKS - Vest-Agder fylkeskommune har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Søgne og Vennesla kommuner har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Kristiansand og Songdalen kommuner har kjøpt fra Vest-Agder fylkesrevisjon - Arendal kommune har kjøpt fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS - Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner har kjøpt fra Aust-Agder fylkesrevisjon Den nåværende ordningen har vært en minimumsløsning hvor revisjonsenhetene har levert tjenestene på timebasis. Det innebærer bl.a. at en del indirekte kostnader er dekket av sekretariatene selv uten at dette er gått inn i faktureringsgrunnlaget. Ordningen har vært en rimelig løsning for kommunene og fylkene. Tabell 1 Statistikk for sekretariats tjenester 2012 og budsjett for 2013 Navn Budsjett Regnskap Antall Antall direkte møter timer B 2013 R 2012 2012 2012 Aust-Agder 140 000 140 855 5 224 Vest-Agder 100 000 103 724 6 158 Arendal 120 000 120 405 6 174 Birkenes 33 000 36 800 4 62 Froland 33 000 23 305 4 38 Gjerstad 30 000 38 400 4 65 Grimstad 83 000 82 305 4 140 Kristiansand 320 000 381 000 7 524 Lillesand 58 000 168 740 5 286 Risør 64 000 71 700 5 121 Songdalen 60 000 46 000 4 65 Søgne 97 500 90 617 5 140 Tvedestrand 30 000 39 200 4 66 Vegårshei 39 000 42 500 4 72 Vennesla 78 000 52 421 4 79 Åmli 33 000 33 630 4 56 Summer 1 318 500 1 471 602 75 2 269 Side 7
5.2 Andre løsninger som eksiterer i dag. Vi har vært i kontakt med andre revisjonsdistrikt som det er aktuelt å sammenlikne seg med. Agder Sekretariat Rogaland kontrollutvalgs sekretariat Vestfold kontrollutvalgs sekretariat Romerike kontrollutvalgs sekretariat Temark Selskaps form 27 27 27 IKS IKS Antall ansatte 2 årsverk 3 årsverk 3 årsverk 3 årsverk 3 årsverk Antall innbyggere 69 130 313 630 176 150 317 250 117 885 Antall kommuner 16 16 11 13 17 Antall fylkeskommuner 1 1 1 Totalbudsjett 2013 1.7 millioner 2,8 millioner 2,7 millioner 2,4 millioner 2,8 millioner De overnevnte selskapene har ulike kostnadsfordelingsmodeller: Agder Sekretariat og Rogaland kontrollutvalgssekretariat: Gruppert etter innbyggertall og fast pris utfra hvilken gruppe kommunen havner i. Vestfold kontrollutvalgssekretariat: Fast grunnbeløp, samt en folketallsnøkkel. Romerike kontrollutvalgssekretariat: 60 % i forhold til folketall, 40 % i forhold til medgått tid. Temark: Politikere i Telemark har fastsatt en egen modell for fordeling av kostnader. Modellen er matematisk med bakgrunn i antall møter og folketall. I tillegg brukes skjønn. 5.3 Organisering resten av Norge I overkant av over 80 % av kommunene har interkommunale løsninger og har i all hovedsak valgt å etablere selskaper i egenregi, som 27 eller IKS selskap. 4 kommuner (Oslo, Bergen, Trondheim og Skien) og 5 fylkeskommuner (Akershus, Østfold, Rogaland, Møre og Romsdal og Nordland) har egne sekretariater. Resten kjøper tjenesten fra private eller kommunale/fylkeskommunale leverandører. En håndfull kommuner har andre særløsninger. 5.4 Innledning til anbefalt løsning Arbeidsgruppen har hatt høy fokus på at ny løsning skal være forsvarlig og realistisk, og samtlige alternativer har blitt vurdert. 1. En samarbeidsløsning med Agder Sekretariatet 2. En samarbeidsløsning med Temark 3. En ny felles sekretariatsordning for de aktuelle kommunene Alternativ 1 samarbeidsløsning med Agder Sekretariatet har av arbeidsgruppen blitt vurdert som uaktuelt. For mer informasjon om Agder Sekretariatet og vurderingen, se vedlegg 1 og 2. I arbeidsmøte med alle KU ledere 5. september ble alternativ 2 og 3 vurdert i forhold til vurdering av styrker, svakheter, muligheter og trusler for begge alternativene. Side 8
Alternativ 3 etablere ny felles sekretariatsordning i Agder, anser KU ledere som mulig, men som et lite aktuelt alternativ per i dag. Se vedlegg 4 for KU lederne sine vurderinger av dette alternativet. Det ble foretatt en prøve votering over de to ulike alternativene og ny samarbeidsløsning med Temark ble enstemmig bifalt fra alle kontrollutvalgsledere som deltok på møtet. Løsningsforslag inneholder derfor kun presentasjon av Temark. 6. Nærmere om samarbeidsløsning med Temark 6.1 Utdrag fra tilbud fra Temark Utdrag fra tilbud pr. 24.04.2013. Hele tilbudet ligger som et eget vedlegg til rapporten. Tilbudet er å gå inn i Temark på lik linje med eierne vi har i dag. Temark: I dag er vi en organisasjon på 3 årsverk. Vi har kontor i Bø og dekker 18 kontrollutvalg i Telemark. Vårt budsjett for 2013 er 2,8 mill kroner. Vi er etablert i hht Lov om interkommunale selskaper. Vår tjenesteyting er som egenproduksjon til eierne. Vi har ingen andre oppgaver enn å betjene kontrollutvalgene. I dag har vi 90 100 møter i året. Vi fungerer som saksbehandlere og sekretærer i fbm kontrollutvalgsmøter, rådgivere, faglig støtte og opplæring av kontrollutvalgene. Det er også sekretæren som har kontakt mot revisjon og administrasjon i kommunen. Vi arrangerer 2 årlige fagkonferanser i tilknytting til representantskapsmøtene. I tillegg arrangerer vi ekstramøter og temamøter ved behov. Det kan være for det enkelte utvalg eller for flere (f.eks. ved selskapskontroll hvor det er flere eiere). Sekretariatet sørger for journalføring og arkivering av kontrollutvalgets dokumenter. Faglig har vi støttes oss på KRDs veileder, Kontrollutvalgsboken og kurs for opplæring fra NKRF, og kontakt og samarbeid med andre sekretariater i landet. Vi er medlem av KS bedrift, Norsk kommunerevisors forbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Tilbudet: Vi forutsetter lokalt kontor i Agder. Vider er budsjettet satt opp med bakgrunn i oppgitte antall møter og stipulert med 2,5 årsverk. Budsjettet er stipulert til 2,3 mill. Totalt blir det de en organisasjon med 5,5 årsverk og et samlet budsjett på 5,1 mill kroner. Det er representantskapet som er vårt høyeste organ og som fastsetter budsjettet og fordeling av kostnadene. Kommunene i Agder vil da gå inn i representantskapet og være med på beslutningene. I Telemark har politikerne fastsatt en egen modell for fordeling av kostnadene. Kostnader pr møte varierer fra kr 19555 til kr 50698. Jeg har valgt å sette inn tallene fra Agder for 2013 i den sammen modellen. Modellen er matematisk med bakgrunn i antall møter og folketall. I tillegg må det brukes skjønn. Godtgjøringen fra fylkeskommunen er skjønnsmessig fastsatt. For Agder har Side 9
jeg brukt samme nøkkeltall, kr/møte, for fylkeskommunene i Agder. Ved et felles sekretariat for Agder og Telemark er det behov for å vurdere modellen på nytt. Et felles sekretariat for Agder og Telemark må første behandles i vårt styre og representasjonsskap. Saken sendes så til nåværende og nye eiere om godkjenning av mye medeiere og endret selskapsavtale. Dette i hht Lov om interkommunale selskaper. Vedlagt følger oversikt over stipulert kostnadsfordeling for Agder 2013 med bakgrunn i tilsendt tall-materiell. Tabell 2 Kostnadsfordeling Temark Nr. Kommune Folketall Møter Fordeling 0900 Aust Agder Fylkes kommune 5 255 540 1000 Vest Agder fylkeskommune 6 306 670 0901 Risør 6 848 5 109 500 0904 Grimstad 21 594 4 138 280 0906 Arendal 43 336 6 241 880 0911 Gjerstad 2 484 4 78 250 0912 Vegårshei 1 986 4 76 590 0914 Tvedestrand 6 064 4 89 420 0919 Froland 5 425 4 87 460 0926 Lillesand 10 032 5 119 540 0928 Birkenes 4 936 4 85 910 0929 Åmli 1 815 4 76 070 1001 Kristiansand 84 476 7 389 000 1014 Vennesla 13 756 4 113 640 1017 Songdalen 6 285 4 90 250 1018 Søgne 10 960 5 122 540 SUM 219 997 75 2 380 540 Fordelingen er tillagt stipulert lønns og prisvekst i 2014 på 3,5 %. Et felles sekretariat for Agder og Telemark vil gi en mer robust organisasjon med høy kompetanse og med ansatte som støtter og inspirere hverandre. 6.2 Vurdering av samarbeidsløsning med Temark I arbeidsmøte 5. september vurderte KU ledere styrker, svakheter, muligheter og trusler. Tilbakemeldingene fra gruppearbeidet er oppsummert i tabell 3. Tabell 3 Vurdering av samarbeidsløsning med Temark Styrker Større organisasjon, fra 3 til 5,5 årsverk. En mer robust organisasjon Mindre sårbar Mulighet for bredere kompetanse (ansette personer med ulik fagkompetanse, ikke bare jurister) Svakheter Stort representantskap med 34 eiere (Avstand) mellom avdelingene Stor avstand KU utvalg Organisasjonsform Side 10
Stordriftsfordeler Faglig utvikling av KU Muligheter for en mer profesjonell organisasjon Eksisterende selskap Kompetanse Erfaring Personell Tidsfaktor (fortere å få på plass en løsning) Samarbeid Agder og Telemark (3 fylker) Uavhengig av fremtidig kommunestruktur Eget kontor på Agder Muligheter Faglig utvikling for Ansatte Kontrollutvalgene Høyere kvalitet («reindyrket» sekretariat) Bredere kompetanse Samarbeid mellom fylkene Organisasjonsform Økt status fra KU Trusler Alle eiere må støtte dette forslaget 34 i representantskapet stort og «tungt» Økonomi fordeling av økning 6.3 Anbefaling Med bakgrunn i overnevnte analyser og prøve votering i arbeidsmøtet er anbefaling fra KU ledere er derfor det jobbes videre med å få på plass en samarbeidsløsning med Temark. 7. Fremdrift Møte med Arendal- og Kristiansand kommune, samt begge fylkeskommunene for å presentere og forankre rapporten, samt informerer om videre aktiviteter. Dialog med Temark Ferdigstille rapporten Utarbeide saksfremlegg til kommunestyrene, legges frem i løpet av høsten 2013 Kommunen må budsjettere etter gammel modell frem til 1.7.2014. Ny løsning på plass til 1.7.2014. Side 11
8. Vedlegg 8.1 Vedlegg 1 Kopi av økonomisk vurdering fra Agder Sekretariat mottatt 13. august 2013 AGDER SEKRETARIAT ØKONOMISK VURDERING Bakgrunn Agder Sekretariat ble opprettet i 2005 som et 27 samarbeid mellom kommunene Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral til å forestå sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i eierkommunene. På bakgrunn av henvendelse fra arbeidsgruppen, som representerer 16 kommuner og fylkeskommuner i Aust- og Vest-Agder, om innlemmelse i Agder Sekretariat, blir det i det nedenstående trukket frem forhold som vil måtte danne grunnlaget for en eventuell utvidelse av selskapet. Anslag kostnader Med utgangspunkt i dagens drift og kostnadsnivå, er driftskostnadene i et utvidet selskap anslått til å bli kr 4.750 (2014-budsjett) Det er vurdert at selskapet må bemannes med 5 årsverk, hvorav anslagsvis 0,5 årsverk vil medgå til administrasjon. Det gjøres oppmerksom på at det nødvendigvis er flere usikkerheter forbundet med disse tallene. Det er lagt inn flere usikre forutsetninger i anslaget, som lønnsnivå, antall møter osv. Anslag kostnadsfordeling Det vil være naturlig å ha flere prisgrupper i et utvidet selskap, fordi størrelsen på kommunene vil variere fra under 1000 innbyggere i den minste kommunen til 85 000 innbyggere i den største, i tillegg til to fylkeskommuner. Den mest aktuelle modellen tilsier tre prisgrupper. Det vil også være aktuelt med eventuell tilleggs fakturering i de enkelte kommuner om spesielle forhold skulle tilsi dette. Gruppe I: Kommuner med innbyggertall: 1-10 000 (4-5 møter pr. år) Gruppe II: Kommuner med innbyggertall: 10001-30 000 (5-6 møter pr. år) Gruppe III: Kommuner med innbyggertall: Over 30 000 (6-8 møter pr. år) I gruppe III gjøres det individuell kostnadsvurdering etter størrelse og aktivitet. Etter folketall (hentet fra Wikipedia 22.05.2013) vil det bety følgende kostnadsfordeling Side 12
Tabell 4 Kostnadsfordeling Agder Sekretariat Folketall Kommune Kostnad 1 729 Audnedal 115 000 1 191 Bygland 115 000 939 Bykle 115 000 3 542 Evje og Hornnes 115 000 9 480 Farsund 115 000 9 049 Flekkefjord 115 000 1 659 Hægebostad 115 000 1 294 Iveland 115 000 5 883 Kvinesdal 115 000 4 801 Lindesnes 115 000 8 037 Lyngdal 115 000 15 260 Mandal 159 000 2 285 Marnardal 115 000 1 835 Sirdal 115 000 1 282 Valle 115 000 914 Åseral 115 000 84 710 Kristiansand 550 000 10 963 Søgne 159 000 13 782 Vennesla 159 000 6 282 Songdalen 115 000 6 831 Risør 115 000 21 619 Grimstad 159 000 43 459 Arendal 200 000 2 489 Gjerstad 115 000 1 980 Vegårshei 115 000 6 079 Tvedestrand 115 000 5 436 Froland 115 000 10 013 Lillesand 159 000 4 957 Birkenes 115 000 1 808 Åmli 115 000 176 669 Vest-Agder Fylkeskommune 280 000 112 918 Aust-Agder Fylkeskommune 280 000 Totalt Agder Sekretariat 4 750 000 Totalt «nye» kommuner 2 822 000 Etableringskostnader Ved etableringen av Agder Sekretariat i 2005 bidro hver eierkommune med et etableringstilskudd på kr 40 000. Dette tilskuddet var tenkt brukt til kjøp av nødvendig utstyr, møbler etc. Det vil være naturlig at eventuelle nye eiere bidrar med tilsvarende beløp. Ekstrakostnadene ved selve utvidelsen av selskapet forventes dekket av de nye kommunene. Det kan være aktuelt å engasjere en egen koordinator til deler av dette integreringsarbeidet. Vedtekter I gjeldende vedtekter for selskapet fremgår det at opptak av nye kommuner som deltakere må godkjennes av alle deltakerkommunene. Side 13
8.2 Vedlegg 2 Vurdering av samarbeidsløsning med Agder Sekretariat Vi har vært i dialog med Agder Sekretariat om muligheten for å innlemme de 14 kommunene og 2 fylkeskommunen i Agder Sekretariat, slik at vi får ett felles sekretariat for hele Agder. Agder Sekretariat har gitt oss en økonomisk vurdering på hvordan en kostnadsfordeling vil kunne se ut hvis de utvider selskapet. Styret i Agder Sekretariat behandlet saken i møte den 9. august, hvor det ble lagt frem økonomiske beregninger for selskapet ved en eventuell utvidelse. Styret gjorde følgende vedtak: Styret er tilfreds med Agder Sekretariat slik det fungerer i dag. I utgangspunktet er styret skeptisk til å utvide selskapet fra 16 eierkommuner til 30 kommuner og 2 fylkeskommuner. Styret oversender en foreløpig vurdering av de økonomiske konsekvenser ved en eventuell utvidelse av selskapet til arbeidsgruppen. Disse økonomiske beregninger viser at enkelte kommuner vil få økte kostnader, mens flere av kommunene har satt som vilkår at kostnadene ved en eventuell utvidelse av selskapet ikke skal øke, men heller reduseres. Agder Sekretariat er et selskap som skal drives i balanse, slik at inntektene fra eierkommunene dekker kostnadene (selvkost). Styret har ikke grunnlag for å gi tilbud som etterspurt på nåværende tidspunkt. Det ønskes en nærmere avklaring fra eierkommunene om det er grunnlag for å arbeide videre med saken med utgangspunkt i de økonomiske beregninger som foreligger. Arbeidsgruppens vurdering av tilbakemelding fra Agder Sekretariat Styrker Mindre sårbar i forhold til flere ansatte Økt kvalitet og kompetanse Kompetent bestiller av ulike rapporter få hjelp til å definere hva som er problemet/bestillingen Svakheter Styret har ikke gitt tilbud Kan bli en krevende prosess å integrere flere kommuner På bakgrunn av styrets vedtak anser vi det som lite hensiktsmessig å gi noen videre vurdering av dette alternativet. Side 14
Vedlegg 3 Ny felles sekretariatsordning danne nytt selskap «Sørlandet kontrollutvalgssekretariat» Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 egen juridisk enhet. Nedenfor følger forslag til budsjett 2014 for et sekretariat for 14 kommuner og de to fylkeskommunene på Agder. Det forutsettes opprettet et eget selskap/samarbeid etter kommunelovens 27 med eget styre. Selskapet skal ha 3 ansatte (2,5 årsverk). Selskapet knyttes til en kommune som utøver arbeidsgiverfunksjonen og utlønning. Virksomheten drives i egenregi og baserer seg på selvkost. Lønn Kr. 1.600.000 (2,5 stillinger; daglig leder og 1,5 rådgivere) Sosial utgifter inkl pensjon Kr. 480.000 (sats 30 %) Skyss og kostgodtgjøring Kr. 100.000 (anslag) Styregodtgjørelse Kr. 40.000 (anslag basert på 4 møter i året) Sum personalkostnader Kr. 2.220.000 Kontorhold Kr. 65.000 (Husleie, forsikring, IT, rekvisita, tlf m.v.) Kurs/konferanser Kr. 50.000 Uforutsett Kr. 25.000 Sum driftsutgifter Kr. 140.000 Sum totalt driftsbudsjett: Kr. 2.360.000 Selskapet vil trenge en oppstarts kapital og det forutsettes at hver enkelt deltaker skyter inn kr. 20.000 hver. Dette skal bl.a. også dekke innkjøp av utstyr til kontorene, engangskostnader knyttet til IT/kommunikasjon samt for å ha en liten reserve i bunnen. Budsjett for kostnadsfordeling for eget 27 selskap med bemanning på 2,5 årsverk Tabell 5 Budsjett for kostnadsfordeling «Sørlandet kontrollutvalgssekretariat» Budsjett 2013 %- vis Budsjett 2014 Budsjett 2014 Budsjett 2014 variabel fast Total Aust-Agder 140 000 10,6 165 643 50 000 215 643 Vest-Agder 100 000 7,6 118 316 50 000 168 316 Arendal 120 000 9,1 141 980 50 000 191 980 Birkenes 33 000 2,5 39 044 50 000 89 044 Froland 33 000 2,5 39 044 50 000 89 044 Gjerstad 30 000 2,3 35 495 50 000 85 495 Grimstad 83 000 6,3 98 203 50 000 148 203 Kristiansand 320 000 24,3 378 612 50 000 428 612 Lillesand 58 000 4,4 68 623 50 000 118 623 Risør 64 000 4,9 75 722 50 000 125 722 Songdalen 60 000 4,6 70 990 50 000 120 990 Søgne 97 500 7,4 115 358 50 000 165 358 Tvedestrand 30 000 2,3 35 495 50 000 85 495 Side 15
Vegårshei 39 000 3,0 46 143 50 000 96 143 Vennesla 78 000 5,9 92 287 50 000 142 287 Åmli 33 000 2,5 39 044 50 000 89 044 Summer 1 318 500 100,0 1 560 000 800 000 2 360 000 Fordelingen av variabel del av budsjettet er basert på %-vis fordeling av vedtatt budsjett 2013. Med utgangspunkt i erfaringstall i det nye selskapet bør en etter hvert gå over til en fakturering av reelt timeforbruk. Side 16
8.3 Vedlegg 4 Vurdering av «Sørlandet kontrollutvalgssekretariat» Tabell 6 Vurdering av «Sørlandet kontrollutvalgssekretariat» Styrker Svakheter Nyrekruttering av nødvendig fagkompetanse Sårbar få ansatte Muligheter for en mer profesjonell organisasjon Nyetablering Kostnader Rekruttering Full styring Mindre fagmiljø Færre eiere Vanskelig å forutsette hvordan økonomien vil være 27 selskap -> enklere Usikkert hvor mange kommuner som vil være med Kortere avstand Fravær vil ramme hardt ved fravær Lettere beslutningsprosess Ikke avklart beregningsmodell Muligheter Utvikle nytt selskap Trusler Sårbart få ansatte Lan og usikker prosess ved etablering Side 17
8.4 Vedlegg 5 Deltakere på arbeidsmøte 5. september 2013 Følgende KU ledere deltok på møtet: Vidar Kleppe Kristiansand kommune og Vest Agder fylkeskommune Jostein Mellemstrand Songdalen kommune Bjarne Bentsen Lieng Søgne kommune Oddbjørn Haga Vennesla kommune Jan Askeland Arendal kommune Solfrid Vestøl Birkenes kommune Bente Olsen Froland kommune Else Uyar Gjerstad kommune Gunnar Topland Grimstad kommune Bjørn Melby Lillesand kommune Per Arnt Tellefsdal Risør kommune Bjørn Saga Vegårshei kommune Tobias Wessel-Hansen Tangen Åmli kommune Dag Eide Aust-Agder fylkeskommune I tillegg deltok: Steinar Johansen Per Harald Røed Øistein Strømsland Jens Olav Myre Tor Ole Holbek Gro Anita Trøan Ruth Stubberud Arendal Revisjonsdistrikt IKS Aust-Agder fylkesrevisjon Aust-Agder fylkesrevisjon Aust-Agder fylkesrevisjon Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Rådmann Birkenes leder av arbeidsgruppen KS Agder Deltok ikke Tvedestrand kommune Side 18
8.5 Vedlegg 6 Selskapsform 27 og IKS 27 Egen juridisk person IKS Kommuneloven 27 som ikke inneholder Regulert i egen lov om interkommunale nærmere regler for organisasjonsform. Det selskaper må derfor utarbeides egne vedtekter for selskapet Krever avtale mellom Eget rettssubjekt samarbeidskommunene Skal være et beslutningsorgan «eget styre» Deltagerne har til sammen ubegrenset Stor frihet med hensyn til organisering lite regulert i loven (positivt eller negativt?) Basert på delegasjon fra deltakerkommuner Begrenset hvilken myndighet som kan tillegges styret Styrets myndighet begrenset til: «avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering» Uklart regelverk stiller stor krav til kommunene med hensyn til utforming av vedtekter og organisering Godt egnet for løsning av felles virksomhet innenfor et område økonomisk ansvar Den enkelte kommune hefter med «sin» andel av selskapets totale forpliktelser (andelen skal være avtalt i vedtekter) Forvaltningene utøves av styret/og daglig leder Eierrollen utøves gjennom representantskapet Alle deltagerne representert i representantskapet Side 19