Sak 4. Årsmelding 2012 Styret Det har vært avholdt tre styremøter i perioden. 18.04.2012, 07. 11. 2012 og 17.1.2013. Sakene til årsmøtet er sendt ut til styret for godkjenning Styret har bestått av: Region Nord-Gudbrand Medlem + vara Medlem: Åse Amundgård, Lesja kommune ase.amundgard@lesja.kommune.no Vararepresentant: Sissel Rykhus, Dovre kommune sissel.rykhus@dovre.kommune.no Midt-Gudbrandsdal Lillehammerregionen Gjøvik-regionen Valdres Hadeland Oppland fylkeskommune Fjellregionen Sør-Østerdalen Glåmdal Medlem: Hilde Volberg, Sør-Fron hilde.volberg@sor-fron.kommune.no Vara: Bente F. Bjørge, Ringebu Medlem: Grete Christensen, Lillehammer kommune Grethe.Christensen@Lillehammer.kommune.no Vara: Styremedlem: Inntil videre. Anne Haugom Vara: Birgit Henriksrud, Søndre Land Medlem: Anne Kari T. Søndrol, Vang anne-kari.sondrol@vang.kommune.no Vara: Marlyn S. Bergeid, Etnedal Medlem: Brit Kirsten Rækstad, Gran Brit.Kirsten.Raekstad@gran.kommune.no Vara: Wenche Støa, Jevnaker kommune Medlem: Svein Amblie Svein.Amblie@Oppland.org Vara: Kirsti O. Sletten Medlem: Anders Wahl. Alvdal kommune Anders.Wahl@alvdal.kommune.no Vara: Kari Skjulhaug, Tynset Medlem: Vivi Nysveen, Åmot kommune vivi.nysveen@amot.kommune.no Vara: Gerd Ø. Galten, Engerdal Medlem: Ørjan Bue, Åsnes kommune orjan.bue@asnes.kommune.no Vara: Lise Selnes, ordfører i Nord-Odal
Oppfølging av vedtak på eiermøte 2012 Eiermøtets vedtak 2012 På eiermøtet vedtok 1.3.2012 ble det bl. a. gjort følgende vedtak under sak 5. Budsjett. «Eiermøtet vedtar styrets forslag til budsjett for 2012 med følgende tillegg: 1. Styret får i oppgave å synliggjøre fylkeskommunens årlige bidrag som medlem av IKAO. Dette innarbeides i budsjettet for 2013. Dagens bestemmelser for prising av tjenester må samtidig gjennomgås. 2. Styret får i oppgave å vurdere gjeldende organisasjonsform opp mot andre samarbeidsmodeller, herunder en gjennomgang av vedtektene. Dette legges fram i eiermøtet 2013. Oppfølgingspunktene innarbeides i handlingsplanen.» Saken ble behandlet i styremøte 18.4. sak 1 der ble det fattet følgende vedtak: Det settes ned ei arbeidsgruppe som følger opp punktene nevnt over. Denne vil bestå av Svein Amblie, Vivi Nysveen og Anders Wahl. Fra fylkeskommunen foreslås økonomisjef Tore Løkkeberg. Rapporten ble behandlet i styremøte 7. november 2012. Deretter ble den sendt ut til kommunene til orientering. Ett av punktene om betaling krever endring i vedtektene, og må legges fram for det enkelte kommunestyre/fylkesting. Rapporten skal behandles av eiermøtet i februar 2013. Besøk i kommunene og gjennomførte kurs. Det er avholdt til sammen 11 kurs. Kurs 12. april. Møte om arkivplan Dovre kommune 15. mai. Arkivplankurs Kongsvinger 16. mai. Arkivplankurs Ringebu 24. mai. Arkivplankurs Glomdalen 31. mai. Kommunearkivkonferansen, Lillehammer 4. des. Kurs i Offentlighetsloven og avlevering. Gran kommune 25. okt. Arkivforum Nord. Gudbrandsdalen. 29. nov. Deltatt arkivforum i Våler. 20. nov. Grunnkurs Arkiv, Lillehammer 6. nov. Kurs private folkehøgskoler Kommunebesøk Gjennom året er det gjennomført til sammen 30 kommunebesøk: 18. januar Søndre Land
23. januar Nord Fron 26. januar Åsnes 7. februar. Åmot og Tynset 15. februar Nord Fron 14. mars Nord Fron 21 mars Nord Fron 10. april Søndre Land 24. april Nord Odal 4. mai Lom 7. mai Våler 11. mai Nord Fron 22. mai Valdres 8. juni Gausdal 13. juni Trysil 19. juni Lom 21. juni Nordre Land 26. juni Jevnaker, Gran og Lunner 28. juni Skjåk 29. juni Kongsvinger 27. august Våler 30. august Lesja 31. august Kongsvinger 4, september Rendalen 5. september Søndre Land 6. september Eidskog 22. november Åsnes 27. november Nord Fron 18. desember Våler. Deponerte arkiver i 2012. Det har ikke blitt avlevert like mange hyllemeter i år som tidligere på grunn av begrenset plass i våre magasiner. Kommune Deponerte arkiver antall hyllemeter Lillehammer 15 Søndre Land 10 Vinstra 45 Lom 40 Våler 40 Gjøvik 10 Elverum 10 Nordre Land 5 Søndre Land 5
Åsnes 30 Trysil 5 Sel 10 Til sammen 215 På grunn av mgasinkapasiteten har det siste del av året ikke vært tatt inn nye arkiver til deponering. Følgende arkiver er grovordnet. Tynset er registrert i ASTA Kvikne er registrert i ASTA Jevnaker er grovordna Åmot nyere rådmannsarkiv Videregående skoler avleverte arkiver i 2011 Kun to nye skoler er hentet inn i 2012 på grunn av plassmangel. Arbeidet har først og fremst hatt fokus på ordning av avleverte arkiver. Vi har i den forbindelse engasjert to personer som i vesentlig grad har tordnet arkiver for følgende skoler i 2012. Gausdal, Lena, Vargstad, Dokka, Tranberg, Bondelia, Vinstra, Gjøvik, Otta, Klones, Raufoss, Gran. Utgiftene til ordningsarbeidet er fakturert og betalt av den enkelte skole, slik at engasjementene har vært selvfinansierende. Dette framgår av regnskapet for 2012. Foreløpig er det planlagt å ta inn 6 nye skolearkiver i 2013. Tannjournaler Det er mottatt tannjournaler fra kjeveortopeden i Nord-Aurdal. Etter det var det innført inntaksstopp pga. plassmangel. Ordningsarbeid fullført for Raufoss, Reinsvoll og Hov tannklinikker. Digitalisering og tilgjengeliggjøring Digitalisering av lyd for fylkeskommunen har pågått kontinuerlig hele 2012 Arkivkataloger som produseres i Asta publiseres på nett på den nasjonale arkivportalen, www.arkivportalen.no (med unntak av personsensitive arkiver). Dette er en kontinuerlig prosess som foregår utover hele året. Ferdige arkivkataloger/arkivlister 2011 En arkivkatalog er ferdig finordnet i 2011. Etter avtale med Åmot kommune ble det historiske arkivet til Åmot kommune finordnet og ferdig katalogisert. Arkivet utgjorde ca 50hm. Katalogen samt en elektronisk versjon blir overlevert i februar 2012. Det er i tillegg ferdigstilt 3 arkivlister (grovordningskataloger). En for Vestre Slidre kommune, dette arkivet var delvis ordnet av Statsarkivet men en del arkivmateriale som ble funnet etter Statsarkivets ordningen ble registrert hos oss.
Snertingdal kommune ble ferdig grovordnet og levert til Gjøvik kommune i 2011. Et nyere arkiv fra Rendalen ble kassasjonsbehandlet og katalogisert, deretter returnert til kommunen. Til sammen utgjorde disse arkivene ca. 110 hm. Brukerhenvendelser generelt Det har vært en økning i brukerhenvendelsene også i 2012. De fleste henvendelser kommer fra medlemskommunene gjennom hele året. 350 henvendelser av arkivmateriale. Noen forespørsler gjelder enkle oppdrag, som å sende kopi av kommunestyresaker, formannskapssaker mens andre er mer komplekse og tar lenger tid. I tillegg får vi en del henvendelser fra private som ønsker opplysninger fra de kommunale arkivene. Det er betjent 443 forespørsler etter karkater / vitnemål i 2012. Dette er en økning på 47 % fra 2011. Av alle forespørsler, er 241 besvart med avskrift av eksamensprotokollen, og 202 som attesterte kopier. (av vitnemål). Arkivfaglige rådgivning I likehet med tidligere har vi økning i henvendelser som gjelder veiledning og arkivfaglige spørsmål. Dette utgjør en viktig og omfattende tjeneste. Ca 400 henvendelser omhandler denne typen spørsmål. De omfattende kommunebesøkene er til stor nytte for kommunene. Mange henvendelser gjelder elektronisk arkiv men det er også mange spørsmål som går på lovverk, bevaring og kassasjon og periodisering. Det er også mange henvendelser vedrørende avlevering. Vi har bistått kommunene og skolene med råd og veiledning på hva slags materiale som skal avleveres, og hva som kan kasseres. Fylkesarkivet deltar også ved pakking av arkivene, for å kontrollere at dette blir gjort riktig, og for å få en god oversikt over materiale. Dette gjør at mottak, oppsetting og oversikt i depot enklere. Formidling En annen viktig oppgave er arkivformidling. Det vil si å informere om og å gjøre arkivmaterialet i vårt arkivdepot tilgjengelig for publikum. Arkivkataloger legges som nevnt ut så snart de er ferdige. Investeringer 2012 Nytt magasin 3.850.000 Kjøp av reoler 2.000.000 Ombygginger kontorlokaler 1.200.000 Sum 2012 6.850.000 3.850.000 er forskuttert av SIVA og skal tilbakebetales over 10 år. 2.000.000 til kjøp av reoler er forskuddsbetalt av Oppland fylkeskommune, og beløpet skal tilbakebetales over 10 år. 1.200.000 gjelder ombygging av reoler. Beløpet dekkes av Oppland fylkeskommune gjennom bruk av fondsmidler. Når det gjelder nødvendige og planlagte investeringstiltak i 2013, se handlingsplan for 2013.
Byggingen av nytt magasin I samarbeid med Driftsleder i Fakkelgården og fagfolk fra fylkeskommunen startet prosjektering av nytt magasin startet opp høsten 2011. Selve byggingen startet etter planen i august 2012. 10. desember var det offisiell åpning av nytt magasin der presse, fylkesordfører, fylkesrådmann og ansatt var til stede. Det var bred media dekning lokalt og regionalt. Magasinet rommer i alt 7700 hyllemeter. Kapasiteten kan dobles ved å bygge reoler i to plan. Byggeprosjektet er gjennomført innenfor vedtatt kostnadsramme. Se punket Investeringer. Andre byggeprosjekter På grunn av plassmangel grunnet økt bemanning og generell slitasje har det vært gjennomført en omfattende rehabilitering og utvidelse av eksisterende kontorarealer. Det har blitt bygget rom til lesesalsplasser. Videre er det bygget et eget digitaliseringsrom som utgjør en egen låsbar brann-celle (EA120) på om lag 20 m2. prosjektet er finansiert gjennom bruk av egne fondsmidler. Se punket Investeringer. Ekstrahjelp Ledige lønnsmidler er brukt til å engasjere arbeidsledig ungdom og sommerhjelp til registrering i ASTA og enkel ordningsarbeid. Dessuten er det engasjert to personer til å finordne arkivene for de videregående skolene og registrere arkivene i ASTA. Disse kostnadene er fakturert den enkelte skole. Lønnskostnadene framkommer i regnskapet og refusjonen av utgifter er ført opp som inntekter. Innbinding Ifølge 3-14 i arkivforskriften skal alle offentlige organ binde inn møtebøker, kopibøker og papirbaserte journaler. IKAO har i lengre til tilbudt innbinding som en tjeneste for eierne. Det er bundet inn bøker for flere av medlemskommunene. Digitalisering Det er digitalisert 260 timer med lyd fra fylkestingsmøter tilbake til 1990. I tillegg digitaliseres eldre arkivverdige bilder og enkelte protokoller. Se punktet under. IKT Mottatte uttrekk: Familia: 6 rådatauttrekk fra Valdreskommunene. Må bearbeides NLP: Rådatauttrekk fra Nord-Fron kommune. Må bearbeides NOARK-4: Gran kommune, Hadeland regionråd Totalt: 9 datasett Testede uttrekk: Alvdal kommune: Godkjent NOARK-4 uttrekk Innsynsmoduler: Lotus Symfoni: 13 arkivdeler, Ringebu
Therefore: 4 arkivdeler, Fylkesarkivet Digitalisering: Oppland fylkesting fotografier Forelesninger: HiL: Elektronisk arkivering Arkivplanforelesning: Bodø KAI-konferansen (digitalisering) Arkivforum, Glåmdalen Andre prosjekter: - Testet dokumentkonvertering i to NOARK-baserte sak/arkivsystemer - Forberedt utskifting av telefoniløsning - Etablert nytt digitaliseringsrom - Utredet erstatning av IKT-infrastruktur for Fylkesarkivet med fokus på nytt digitalt depot og programvare for mottak, testing og vedlikehold, bevaring og tilgjengeliggjøring av digitalt arkivmateriale o Laget overordnet kravspesifikasjon og detaljert med hensyn på verktøy m. v. o Testet noen nye verktøy som anbefales anskaffet o Digitalisering av alle arkivmateriale i form av foto, papir og lyd. Vurderer løpende hvordan digitalisering av levende bilder og video løses o Vurdert bruk av nasjonale løsninger for publisering av digitalisert arkivmateriale o Vurdert to alternativ leverandører (intern og ekstern leverandør av IKT-tjenester) for digitalt depot - Utredet løsninger for sikker distribusjon av elektronisk arkivmateriale (digitalisert og digitalt skapmateriale) o Herunder gjennomført møter og avklaringer med Difi, Datatilsynet og Posten Norge som leverandør av Digipost - Utredet og testet løsninger for bruk av avansert elektronisk signatur o Herunder foretatt tekniske avklaringer med Difi, og juridiske forhold på området med bruk av det som betegnes som «avanserte digitale signaturer» basert på nåværende regelverk og forventede regelendringer som følge av ny EU-forordning som nylig har vært på høring. - Kompetansehevende tiltak - Deltatt på samlinger og kurs for KAI-miljøet i kommunal sektor på digitale arkiver - Oppnevnt og deltatt som medlem av styringsgruppe oppnevnt av Riksarkivet for kravsetting og utvikling av Betty (CRM-system for arkivdepot) i arkivverket og KAI-miljøet - Oppretting og flytting av innhold fra gammelt nettsted til oppland.no - Utvikling av interne prosesser Lillehammer 30.1.2013 Styrets innstilling til Vedtak: Årsmeldingen for 2012 godkjennes.