Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 18. juni 2009 Dato møte: 25. juni 2009 Saksbehandlere Konstituert administrerende direktør og påtroppende administrerende direktør SAK 100/2009 PLAN FOR UTVIKLING AV EN INTEGRERT ORGANISASJON FOR OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS 1. Bakgrunn Oslo universitetssykehus HF ble etablert 1. januar 2009 som følge av sammenslåingen mellom Aker universitetssykehus, Rikshospitalet og Ullevål universitetssykehus. I den forbindelse ble det vedtatt at virksomheten skulle videreføres innenfor rammene av de tre etablerte organisasjonene inntil en ny, integrert organisasjon kom på plass. Det legges nå opp til at denne nye organisasjonen skal kunne være operativ 1. januar 2010. I første halvår 2009 er det gjennomført et omfattende arbeid relatert til å forberede integrasjonen av de eksisterende driftsenhetene. En prosjektorganisasjon med en rekke prosjektgrupper og bred involvering har kartlagt, gjort vurderinger og gitt råd som grunnlag for en beslutning om overordnet organisering av et integrert helseforetak. Viktige vedtak er fattet basert på dette arbeidet. Det er utformet et foreløpig målbilde for foretaket, det er vedtatt en overordnet organisering av Oslo universitetssykehus på nivå to, og lederne på dette nivået er planlagt innplassert/ansatt innen 1. juli 2009. Med en øverste organisasjonsstruktur og ledelse på nivå to på plass, vil videre utforming og etablering av den nye organisasjonen gjøres under ledelse av den nye ledergruppen. Leveransene fra prosjektene som har jobbet i første halvår, vil utgjøre et solid underlagsmateriale for det videre arbeidet. Det har vært nedlagt et stort og viktig arbeid i integrasjonsprosjektet så langt, og svært mange ansatte har ytt en ekstraordinær innsats som deltakere i prosjekt og arbeidsgrupper. Dette har krevd betydelige ressurser som til vanlig deltar i gjennomføringen av virksomheten. For å sikre fortsatt gode og godt forankrede løsninger, vil det også i andre halvår 2009 måtte påregnes at svært mange vil bli involvert i arbeidet. Det vil bli lagt vekt på å sikre videreføring av den kunnskap og innsikt som er ervervet gjennom vårens arbeid.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 2 av 11 2. Integrasjonsarbeidet frem mot første januar 2010 (Dag 1) Integrasjonsarbeidet vil gå inn i en ny fase til høsten. De nye lederne vil ha ansvaret for å sikre en god og forsvarlig utvikling og implementering av en ny organisasjon med virkning 1. januar 2010. Dette skal gjøres i samspill med tillitsvalgte og verneombud og med bred involvering fra medarbeidere og eksterne interessenter. Høstens integrasjonsarbeid vil bli svært krevende. Rammebetingelsene for arbeidet er utfordrende. Integrasjonen skal gjennomføres samtidig med at flere andre viktige relaterte prosesser pågår, for eksempel arbeid med felles IKT- løsninger i Helse Sør- Øst og overføring av oppgaver til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF. Oslo universitetssykehus har i tillegg store økonomiske utfordringer i driften og den økonomiske bærekraften til Oslo universitetssykehus må styrkes gjennom interne forbedringer. Oslo universitetssykehus kan ikke virke for lenge med en tredelt driftsorganisasjon, og en integrert organisasjon bør komme på plass 1. januar 2010 for å kunne drive virksomheten i en integrert struktur under en samlet ledelse. Hovedfokus for arbeidet i andre halvår 2009 er derfor å sikre at Oslo universitetssykehus fra 1. januar 2010 er operativt i en ny og felles organisasjon. Dette betyr at ledere og ansatte på alle nivåer må innplasseres i ny struktur. Fra samme tidspunkt må også ansvar og oppgaver være entydig plassert, og de mest nødvendige felles arbeidsprosesser og systemer må være etablert. Dette inkluderer blant annet nødvendige systemer relatert til virksomhetsstyring, HR og økonomi. Det henvises for øvrig til egen styresak nummer 102/2009 status IKT i Oslo universitetssykehus. For å oppnå de overordnede og langsiktige målsetningene med etableringen av Oslo universitetssykehus, er det avgjørende å etablere en økonomisk bærekraftig situasjon der det kan frigjøres midler til helt nødvendige investeringer innen medisinskteknisk utstyr, IKT og til flytting/samlokalisering av aktiviteter. Det er derfor sentralt i høstens arbeid å utarbeide og konkretisere mål for gevinstrealisering på kort og lang sikt, herunder planer og systematikk for å sikre effektiv gjennomføring. Dette gjøres tett integrert med budsjettprosessen for 2010. For å sikre økonomisk bærekraft og gevinstrealisering, vil optimal arealutnyttelse være sentralt. I løpet av høsten vil det derfor bli utarbeidet et målbilde og plan for Oslo universitetssykehus når det gjelder utnyttelse av arealer og kapasitet på kort (2010-2011, og mellomlang (2011-2015) og lang sikt (2020). Overføring av aktivitet til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF samt definering av fremtidig lokalsykehusfunksjon vil være sentrale premisser for dette arbeidet. Arbeidet med å definere lokalsykehusfunksjonen vil inkludere å utarbeide en modell for fremtidig organisering, drift og lokalisering, etablere et tydelig og gjensidig akseptert grensesnitt mot Oslo kommune og primærhelsetjenesten, samt en konkret plan for gjennomføring av de valgte løsninger. Det er mange og grunnleggende interesser knyttet til lokalsykehusfunksjonen i Oslo universitetssykehus. Arbeidet med dette vil derfor bli organisert som et bredt sammensatt og større prosjektarbeid med flere delprosjekter. Oslo kommune, Lovisenberg Diakonale Sykehus, Diakonhjemmet Sykehus og andre samarbeidspartnere vil bli invitert til å diskutere mandatet til dette prosjektet. Planlegging av overføring til Akershus
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 3 av 11 universitetssykehus vil være et eget delprosjekt gjennomført i nært samarbeid med Akershus universitetssykehus og Follo-kommunene. Bare nødvendige sammenslåingsaktiviteter for å få på plass en samlet organisasjon som kan drive virksomheten vil være gjennomført fra 1. januar 2010. Integrasjonsarbeidet vil derfor fortsette i stort omfang gjennom 2010. 3. Overordnet ledelse og organisering av integrasjonsarbeidet høsten 2009 Ledelsen av Oslo universitetssykehus i 2010, det vil si administrerende direktør og utnevnte ledere på nivå to, vil lede det overordnede integrasjonsarbeidet. Det vil bli opprettet en programledelse, med et tilknyttet programkontor, som vil bistå ledelsen i den løpende administrasjon og koordinering av det omfattende integrasjonsarbeidet som skal utføres i løpet av høsten. Planen for høsten 2009 legger opp til et samordnet løp for å sikre at de mest nødvendige oppgaver er gjennomført innen 1. januar 2010. Arbeidet er delt inn i prosjekter og øvrige aktiviteter som til sammen skal dekke de forhold som må være på plass. Videre organisasjonsutvikling vil innebære etablering av prosjekter med bred medvirkning. Øvrige aktiviteter styres av foretakets ledelse, og gjennomføres med støtte fra en programledelse og et programkontor etter behov. Alle forslag og anbefalinger som utarbeides gjennom integrasjonsarbeidet vil bli fremlagt for beslutning hos ledelsen i Oslo universitetssykehus. Resultater fra integrasjonsarbeidet vil bli lagt frem i et samarbeidsforum for dialog eller formell drøfting før vedtak treffes i ledelsen. Foreslått organisering er illustrert i figuren under. Organisering av integrasjonsarbeidet høsten 2009 Målbilde og strategi *** Virksomhetsstyring Kulturbygging Økonomi harmonisering, inkludert budsjett 2010 HR harmonisering, inkludert arbeidsgiverpolitikk IKT og MTU Lands- og regionfunksjoner Forskning, utdanning og innovasjon Stab og ledelsesstøtte Avklaring organisering og grensesnitt Retningslinjer utvelgelse, innplassering og overføringer Økonomisk bærekraft Arealoptimalisering Dag 1 forberedelser OUS ledergruppe 2010 Samarbeidsforum ledelse, tillitsvalgte og verneombud** Programledelse og programkontor Prosjekter og enkelte ledelseseide oppgaver koordineres av programledelse/ programkontor Lokalsykehusfunksjoner* Enhet A Enhet B Enhet C Enhet D Enhet E Helsefag/ sykepleie Enhet F Enhet G Enhet H Enhet I Enhet J Dialog- og arbeidsmøter med blant annet følgende Helse Sør-Øst UiO Oslo kommune Andre regioner Høgskoler Andre kommuner Lovisenberg DS Diakonhjemmet Vestre Viken HF Ahus HF Andre HF Brukerorganisasjoner * Delprosjekter, herunder samarbeidsprosjekt med Ahus og Oslo kommune/primærhelsetjenesten, vil bli etablert ** Antall og sammensetning drøftes *** Deler av omfanget administreres av programledelse på vegne av ledelsen i OUS. Drøftingssaker vil bli drøftet med tillitsvalgte og verneombud
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 4 av 11 Nedenfor følger en overordnet beskrivelse av de sentrale aktiviteter høsten 2009. 3.1 Oppgaver som prosjektorganiseres Videre organisasjonsutvikling organiseres som prosjekter under eierskap av enhetenes respektive ledere på nivå to. Dette gjøres for å sikre både forankring og best mulig kvalitet i løsninger. I tillegg opprettes et overgripende prosjekt for det samlede lokalsykehusfunksjonen, samt enkelte mindre prosjekter etter behov. Prosjekt Lokalsykehusfunksjonen: Oppgaven er å utarbeide et helhetlig forslag til hvordan lokalsykehusfunksjonen i Oslo universitetssykehus skal organiseres, driftes og lokaliseres, samt hvordan kapasitet bør tilpasses i forhold til overføring av ansvar og oppgaver til Akershus universitetssykehus HF og i forhold til oppgavefordeling med Oslo kommune inkludert den planlagte nye Storbylegevakten og Rusakutten. Sentrale deloppgaver for dette prosjektet er følgende: Etablere en entydig definisjon av hva som skal forstås som lokalsykehusfunksjoner, samt estimere omfanget av disse oppgavene i Oslo sykehusområde og Oslo universitetssykehus. Etablere og beskrive to helhetlige alternativer for drift og lokalisering av lokalsykehusfunksjoner i Oslo universitetssykehus på kort og mellomlang sikt. Foreta en faktabasert vurdering av de beskrevne alternativer for drift og lokalisering, og gi en anbefaling. Etablere en helhetlig beskrivelse av grensesnitt og oppgavefordeling mellom Oslo universitetssykehus og sentrale samarbeidsparter: o Det skal utarbeides et forslag som tydeliggjør oppgavefordelingen i Oslo universitetssykehus i forhold til Akershus universitetssykehus HF, Vestre Viken HF, Lovisenberg Diakonale sykehus, Diakonhjemmet, Legevakten og Oslo Kommunes øvrige helsetjeneste, inklusive tilpasning av kapasitet. o I samarbeid med Oslo kommune skal det utarbeides en god samhandlingsmodell i tråd med gjeldende avtale mellom Oslo kommune og Helse Sør-Øst RHF. o Det skal utarbeides forslag til hvordan og hvor henvisninger og mottak av lokal- og områdepasienter (akutte og elektive) til avdelinger og poliklinikk skal foregå o Det skal utarbeides et forslag til organisering av et sammenhengende rehabiliteringstilbud mellom kommunehelsetjenesten og lokalsykehuset. Det ligger også til dette prosjektet å utarbeide en tilnærming og plan for flytting av virksomhet fra Oslo universitetssykehus HF til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF, i tråd med vedtak i styret i Helse Sør-Øst RHF. Det vil bli utarbeidet et detaljert mandat for disse aktivitetene i samråd med og etter innspill fra de aktuelle partene/interessentene innenfor disse områdene.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 5 av 11 Prosjekter for etablering av nye enheter på nivå to: For hver enhet i den nye strukturen etableres prosjekter som skal utarbeide forslag til organisering og dimensjonering av de nye enhetene, planlegge for Dag 1, og utarbeide enhetsspesifikke forslag til gevinstmål og gevinstrealisering på kort og mellomlang sikt. Oppgaven inkluderer å planlegge hvordan pasientbehandling, beredskap, forskning og undervisning skal drives fra og med 1. januar 2010. Det etableres dermed ti slike prosjekter: 1. Enhet A: Psykiatri, barne- og ungdomspsykiatri og rus 2. Enhet B: Indremedisin 3. Enhet C: Ortopedi, fysikalsk medisin, nevrokirurgi, nevrologi, øre-nese-hals, øye, plastikk, og kjevekirurgi 4. Enhet D: Kvinne og barn 5. Enhet E: Onkologi, gastrokirurgi, mammaekirurgi, urologi 6. Enhet F: Transplantasjon, hjertekirurgi, thoraxkirurgi, karkirurgi, hjertemedisin 7. Enhet G: Transplantasjon, herunder gastromedisin, nyre, hematologi, hud og klinisk immunologi 8. Enhet H: Akuttfunksjoner og prehospitale tjenester 9. Enhet I: Laboratorier og radiologi 10. Enhet J: Felles servicefunksjoner De utnevnte ledere på nivå to vil være prosjekteiere for de respektive enhetsprosjekter. Arbeidet i prosjektene vil følge en overordnet plan for å etablere en integrert organisasjonsstruktur, og innplassere ledere og ansatte på alle nivåer i ny struktur innen første januar 2010. Arbeidet vil starte med etablering av nivå tre-struktur og utvelgelse av nivå tre-ledere, og målsetningen er å ha dette klart innen starten av oktober. Deretter følger etablering av nivå fire-struktur og utvelgelse av nivå fireledere innen starten av november og etablering av resterende struktur og innplassering av ansatte innen starten av desember. Prosjekt helsefag/sykepleie: Det vil bli etablert et eget arbeid for å vurdere ulike modeller for hvordan man kan sikre en god forankring og utvikling av både sykepleiefag/profesjon samt andre helsefag innefor rammen av Oslo universitetssykehus. Tydeliggjøring av ambisjoner, organisatorisk forankring, samt alternative former for interne nettverk, samt organisering av utdanning innen helsefag skal vurderes som del av dette. 3.2 Aktiviteter som styres av foretakets ledelse, og gjennomføres med støtte fra programledelse og programkontor etter behov. I tillegg til oppgaver som prosjektorganiseres, vil det være en rekke aktiviteter som må drives av foretakets ledelse. Disse er beskrevet under. Avklaring organisering og grensesnitt: Aktiviteter inkluderer å etablere overordnede prinsipper for arbeidet med organisering i enhetene, følge opp underveis med
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 6 av 11 helhetlig status på totalbilde og utarbeide forslag til løsning i spørsmål som omfatter flere enheter. En spesifikk oppgave vil være å etablere forslag til plassering/organisering av mindre enheter som ikke er dekket av skissen til organisering av nivå to som ble lagt frem i styresak 86/2009. Videre skal grensesnittet mellom fagområder som er delt på flere enheter i den nye organisasjonen fastlegges. Retningslinjer for utvelgelse, innplassering og overføringer: Aktiviteter inkluderer å fastlegge prinsipper og konkret plan for utvelgelse av ledere og innplassering av ansatte i den nye organisasjonsstrukturen, sikre god og rask gjennomføring i henhold til lov og avtaleverk, samt sikre at det etableres retningslinjer og plan for håndtering av ansatte i forbindelse med overføringen av oppgaver og ansvar til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF i samarbeid med disse virksomhetene. Økonomisk bærekraft: For å oppnå målsetningene med integrasjonen vil det være kritisk for Oslo universitetssykehus å komme i en situasjon som er økonomisk bærekraftig, og der det kan frigjøres midler til helt nødvendige investeringer. Disse investeringene gjelder IKT og medisinskteknisk utstyr, oppgradering av bygningsmessig infrastruktur, men også investeringer som er nødvendige for å gjennomføre selve integrasjonen (for eksempel flyttinger for å oppnå samlokalisering). Økonomisk bærekraft vil også kreve at Oslo universitetssykehus på en effektiv måte klarer å tilpasse sin kapasitet når oppgaver og ansvar overføres til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF. For å få et helhetlig perspektiv på hva som kreves for å oppnå økonomisk bærekraft, samt hva som er realistiske gevinstmålsetninger og aktuelle tiltak, vil det bli utført et arbeid med spesielt fokus på dette. Oppgaven er å konkretisere det økonomiske utfordringsbildet og etablere en realistisk gevinstmålsetning for Oslo universitetssykehus på kort (2010-2011) og mellomlang (2011-2015) sikt. Nødvendige tiltak og investeringer for å realisere gevinstene skal også identifiseres. Arbeidet vil koordineres tett med arbeidet som gjøres i prosjektene, og vil også ha innflytelse på budsjettarbeidet for 2010. Arealoptimalisering: Optimal utnyttelse av tilgjengelige arealer vil være en kilde til økonomiske gevinster, så vel som gevinster innen pasientbehandling, forskning og undervisning. Det vil derfor bli gjort et arbeid når det gjelder å synliggjøre muligheter for optimal arealutnyttelse, og det vil bli utviklet helhetlige alternativer for rasjonell utnyttelse av tilgjengelig eller frigjort areal på kort (2010-2011), mellomlang (2011-2015) og lang (~2020) sikt. Videre vil det bli utviklet en plan for hvordan nødvendige endringer kan gjennomføres. Arbeidet på dette området vil bli utført innen rammer som settes av et overordnet målbilde for Oslo universitetssykehus, inkludert føringer som gis av lokalsykehusprosjektet. Lands- og regionsfunksjoner: Aktiviteter inkluderer å utarbeide en oversikt over dagens lands- og regionfunksjoner i Oslo universitetssykehus og kvantifisere omfanget av denne virksomheten. Under dette området ligger også oppgaven med å etablere nettverksstrukturer for å sikre god samhandling og kompetanseoverføring med andre sykehus. Målsetningen er å sikre en transparent og likeverdig tilgang til de høyspesialiserte funksjonene for alle pasienter i regionen og i landet. Det skal videre legges til rette for utdanning og kompetanseutvikling av legespesialister.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 7 av 11 Forskning, utdanning og innovasjon: Aktiviteter inkluderer å legge opp til en videre dialog med Universitetet i Oslo om blant annet ledelsestilknytning på nivå to, generell samarbeidsavtale og plassering av institutter. Det skal også føres en dialog med høgskoler om utdanning og forskningsspørsmål. Videre skal det utarbeides et opplegg for utvikling og organisering av innovasjonsfeltet. Det skal etableres et forskningsutvalg og et utdanningsutvalg. Under dette området ligger også organisering og styringsmekanismer vedrørende nettverk, tversgående råd og kjernefasiliteter. Arbeidet vil bli forankret både i enhetene og forsknings- og utdanningsutvalg. Stab og ledelsesstøtte: Oppgaven er å gi råd til ledelsen angående plassering av staber som ikke har en tydelig plassering i den vedtatte organisasjonsstruktur, samt gi råd angående dimensjonering av stabsressurser på sykehusnivå og på ulike nivåer i kliniske enheter. Kulturbygging: Ulikheter i organisasjonskultur er regnet for å være en av de største utfordringene ved integreringen av de tre sykehusene, og en vellykket integrasjon vil være helt avhengig av at det gjøres et godt arbeid på dette området. For å sikre at kulturelle utfordringer ikke blir til hinder for gjennomføringen av høstens integrasjonsarbeid, og for å sikre at Oslo universitetssykehus utvikler en felles kultur som understøtter god resultatoppnåelse innen pasientbehandling, forskning, utdanning og drift, vil det bli satt av ressurser som kan bistå programledelse, prosjekter og ledere med utvikling av en helhetlig og praktisk måte å håndtere dette temaet, samt bistå med praktiske råd og gjennomføring gjennom høsten. Dag 1-forberedelser: Dag 1 representerer i denne sammenheng overgangen fra gammel organisasjonsstruktur med tre driftsenheter til ny og integrert organisasjonsstruktur. Arbeidet med Dag 1-forberedelse skal identifisere hvilke systemer og prosesser som må være på plass for at en slik overføring av ansvar skal kunne skje, og sikre at disse blir ferdigstilt til 1. januar 2010. Kommunikasjon: Det vil gjennom høsten være behov for god kommunikasjon med ansatte, brukere og en rekke eksterne samarbeidspartnere og interessenter. For å sikre god kommunikasjon, vil sykehusets ledelse, programledelse og programkontor ha et spesielt fokus på dette området. Det vil bli satt av ressurser for å håndtere kommunikasjons- og informasjonsbehovet på en profesjonell måte. Målbilde og strategi: Ledelsen ved sykehuset vil gjøre et arbeid for å utvikle et overordnet målbilde og strategi for den videre utvikling av Oslo universitetssykehus. Virksomhetsstyring: Det skal utarbeides en modell for virksomhetsstyring, herunder en tydeliggjøring av roller og ansvar, beslutningsstruktur, metodikk for måling og oppfølging av nøkkelparametre og etablering av lederfora. IKT: IKT er en sentral premiss for realisering av målene med etableringen av Oslo universitetssykehus. Det er også et område der premisser delvis settes og investeringsmidler delvis forvaltes av Helse Sør-Øst, og der ansvar og kapasitet relatert til sentrale leveranser overføres til Sykehuspartner. Ledelsen i Oslo universitetssykehus vil derfor ha et spesifikt fokus på dette området for å sikre best
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 8 av 11 mulig koordinering og tilpasning til interne behov. Se for øvrig egen styresak angående IKT, styresak nummer 102/2009. Økonomi: Dette omfatter arbeidet med og integrasjon av systemer og prosesser på økonomiområdet, herunder etablering av budsjett 2010. HR: Dette omfatter arbeid med integrasjon av systemer og prosesser på HR-området, herunder etablering av det integrerte sykehusets arbeidsgiverpolitikk. 4. Utkast til foreløpig overordnet fremdriftsplan for høstens integrasjonsarbeid En detaljert fremdriftsplan er under utarbeidelse, og vil bli drøftet med tillitsvalgte og verneombud, samt gjennomgått i et eget oppstartsmøte med lederne av de ulike initiativene i to møter 26.6 og 13.8. En foreløpig skisse til overordnet fremdriftsplan er illustrert i figuren under. Utkast til overordnet fremdriftsplan for høstens arbeid leveranser på milepeler ~1. oktober ~1. november ~1. desember 1/1-2010 Organisasjon og bemanning Organisasjonsstruktur nivå 3 Lederutvelgelse nivå 3 Retningslinjer for innplassering og overføringer Organisasjonsstruktur nivå 4 Lederutvelgelse nivå 4 Organisasjonsstruktur nivå 5 Lederutvelgelse nivå 5 Innplassering av hovedbemanning Plan for kompetanseoverføring og legehjemler Økonomisk bærekraft og budsjett 2010 Budsjettmessige forutsetninger 2010 Målsetning for gevinstrealisering Forslag budsjett 2010 Plan for gevinstrealisering 2010 Endelig budsjett 2010 Plan for gevinstrealisering 2011- Lokalsykehus Forslag til lokalisering og overordnet modell for drift av lokalfunksjoner i OUS Prinsipper og tilnærming for overføring til Ahus (ledet av Ahus) Forslag til håndtering av interne grensesnitt mellom enheter, inkludert legevakt Forslag til oppgavefordeling med eksterne parter Forslag til samhandlingsmodell med Oslo Kommune Forslag til forflytninger og samlokalisering 2010 Forslag til helhetlig modell for drift av lokalfunksjoner i OUS Plan for gjennomføring Plan for overføring til Ahus Arealoptimalisering Forslag til langsiktig arealmessig struktur for hovedfunksjoner Dag 1 funksjonalitet låses Generalplan for forflytninger 2011-2015 Dag 1 forberedelse Alle Dag 1 systemendringer gjennomført 5. Samarbeid, medvirkning og informasjon 5.1 Samarbeid og medvirkning fra brukerne Det vil bli lagt vekt på å få frem pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter i forbindelse med den nye organiseringen av helseforetaket. Et viktig fora for dette vil være helseforetakets brukerutvalg. 5.2 Samarbeid og medvirkning med tillitsvalgte og verneombud Det vil bli lagt til rette for samarbeid med tillitsvalgte i utviklingen av Oslo
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 9 av 11 universitetssykehus. De videre prosessene vil bli planlagt og gjennomført i tråd med hovedavtale, arbeidsmiljøloven og de 12 prinsipper for medvirkning i omstilling. Dette innbærer blant annet at det vil bli gjennomført drøftinger av framdriftsplan, mandat og sammensetning av prosjektgrupper og forslag til organisasjonsendringer. Det vil være behov for å etablere en møtearena i forbindelse med integrasjonsarbeidet mellom ledelse/prosjektledelse, tillitsvalgte og verneombud hvor integrasjonstemaer kan drøftes før endelige vedtak fattes av ledelsen (2010) i Oslo universitetssykehus. Det vil være deltagelse fra tillitsvalgte og verneombud i definerte prosjektgrupper som har innflytelse på arbeidsforhold. Det vil bli avholdt regelmessige informasjonsmøter med alle hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Andre informasjonsmøter vil bli satt opp ved behov. Informasjon vil også komme i form av ukentlige informasjonsbrev, nettmøter samt regelmessig og hyppig informasjon i linjen. Forslag til organisering og overordnet tidsplan som er lagt frem i denne styresaken vil før styremøtet bli drøftet med de tillitsvalgte. Protokoll fra drøftingene vil bli lagt frem for styret i møte 25. juni 2009. 5.3 Samarbeid og medvirkning fra vernetjenesten Vernetjenesten vil være sentrale i gjennomføringen av denne omfattende omleggingen av organisasjonen. Som omtalt ovenfor vil vernetjenesten bli involvert i definerte prosjekter, møtearenaer med ledelsen, informasjonsmøter og annen informasjon fra integrasjonsarbeidet. Prosessen vil bli gjennomført på en slik måte at man sikrer god dialog mellom ledelsen og vernetjenesten knyttet til risikoanalyser av arbeidsmiljø og personaloppfølging i Oslo universitetssykehus. 5.4 Arenaer for involvering av samarbeidspartnere og eksterne interessenter For å lykkes med gjennomføring av integrasjonen og oppnåelse av målsetninger er Oslo universitetssykehus avhengig av godt samarbeid med en lang rekke samarbeidspartnere og eksterne interessenter. Det legges derfor opp til at det gjennomføres dialog- og arbeidsmøter med disse for å informere om status og for å innhente synspunkter og innspill til utvikling av løsninger. Noen eksterne interessenter vil også bli direkte involvert i enkelte prosjekter, for eksempel lokalsykehusprosjektet. Interessenter som Oslo universitetssykehus vil ha en dialog med er blant annet Oslo kommune, fastleger, avtalespesialister, Universitetet i Oslo, høgskoler, Lovisenberg Diakonale Sykehus, Diakonhjemmet Sykehus, brukerorganisasjoner, Vestre Viken HF, Akershus Universitetssykehus HF, andre helseforetak, Regionale helseforetak osv. Listen er ikke uttømmende. 6. Foreløpig risiko knyttet til gjennomføringen av prosjektene i integrasjonsprogrammet Under arbeidet med integrasjonsplanen og gjennom arbeidet med mandatene er det diskutert og satt fokus på risiko knyttet til overholdelse av programmets tidsfrister, fremdrift, og tilgang på ressurser. Hovedrisikoer som overvåkes, med tilhørende tiltak, innfor disse områdene er oppsummert i tabellen under.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 10 av 11 Tema Risikofaktorer Tiltak Samordnet IKT Svært krevende økonomisk situasjon Svært krevende integrasjon av IKT-systemer Premisser på IKT-området settes utenfor Oslo universitetssykehus. Begrensede investeringsmidler mht å foreta nødvendige IKT investeringer Økonomisk situasjon kan gjøre det vanskelig å frigjøre ressurser til omstillingsarbeidet, samt å gjøre nødvendige investeringer for å sikre gevinstrealisering på sikt. Se egen styresak angående IKT nummer 102/2009. Konsernrevisjon av roller og ansvar i etableringen av felles tjenesteleverandør og etableringen av nødvendig IKTløsninger for Oslo universitetssykehus. Eget arbeid med fokus på økonomisk bærekraft Dialog med Helse Sør-Øst angående økonomiske rammebetingelser, herunder tidspunkt for innføring av ny inntektsmodell Prioritert gjennomføring basert på grundig kvantitative og kvalitative vurderinger Fremdrift Ressurser og kompetanse Et stort antall beslutninger må tas på relativt kort tid av et begrenset antall personer Integrasjonens omfang og kompleksitet skaper utfordringer med å både sikre tilstrekkelig framdrift samtidig som det skapes en reell medvirkning på tvers av de 3 forhenværende helseforetakene. Endringsmotstand som kan gi utfordringer knyttet til svekket fremdrift, omkamper og skjulte agendaer Svekket arbeidsmiljø (særlig på kort sikt) som følge av totalbelastning ved prosjektarbeid og drift parallelt Manglende kapasitet til å gjennomføre det totale oppgaveomfang, spesielt med parallell drift, samt manglende kapasitet og kompetanse på endringsledelse Integrasjonsarbeidet er eid av ledelsen i foretaket og organisert i et program med dedikert programstøtte. Programledelsen og programkontoret vil kunne støtte linjen i planlegging og gjennomføring av løpende beslutninger Integrasjonsprosessen legger opp til et omfattende arbeid med forankring, herunder medvirkning, involvering, kommunikasjon og informasjon. Målbilde, milepæler og aktivitetsplan formuleres og kommuniseres på en slik måte at ansatte kan forstå og føle seg forpliktet til å slutte seg til Arbeidet organiseres for å utnytte egne ressurser mest mulig effektivt. Eksterne ressurser og kompetanse engasjeres på nærmere definerte områder. I tillegg til risikoer knyttet til programmets fremdrift og tilgang på ressurser vil det, når prosjektene starter, også bli satt fokus på å følge opp risikoer knyttet til kvalitet på leveranser.
Oslo universitetssykehus HF styresak 100/2009 Side 11 av 11 Risikoer knyttet til implementering av de tiltakene som skal utredes i prosjektene, herunder risikoer knyttet til service og kvalitet i pasientbehandlingen, arbeidsmiljø og medarbeidere høyere og produktivitet og kostnadseffektivitet, vil beskrives som en del av prosjektenes leveranser og omtales derfor ikke i den løpende risikorapporteringen knyttet til prosjektets status. 7. Veksling med dagens tredelte driftsorganisering Ansvaret for driften vil i hele 2009 ligge i de tre nåværende driftsenheter. Samtidig skal det gjennomføres et omfattende arbeid med å etablere den nye integrerte organisasjonen. Dette vil for flere ledere føre til oppgaver og ansvar i forhold til eksisterende driftsenheter, samtidig som de må bruke mye tid på utvikling av ny organisasjon. Det er oppmerksomhet på de utfordringer som kan ligge i dette, og ledelsen i Oslo universitetssykehus er opptatt av at det holdes tilstrekkelig fokus også på dagens drift og at denne gjennomføres i henhold til det oppdrag og de rammer som er fastsatt av foretaksmøte og i avtale med eier. For å sikre tilstrekkelig fokus på drift vil det for alle enheter på nivå to i de eksisterende driftsorganisasjoner være en nestleder med tydelige fullmakter og oppgaver, og et spesielt fokus på ivaretakelse av den daglige driften. 8. Orientering til styret om status i arbeidet Styret vil også i andre halvår bli forelagt status for sammenslåingsaktiviteter i hvert styremøte. Forslag til vedtak Styret tar planen for utvikling av en integrert organisasjon for Oslo universitetssykehus til orientering. Oslo, 18. juni 2009 Jan Eirik Thoresen og Siri Hatlen sign.