Organisasjonsplan for Bjerke il Fotball 2014-2015
Bjerke il Fotball (heretter kalt BIL) har som formål er å gi et tilbud til flest mulig barn i aldersgruppen 6-14 år. Det legges vekt på å gi et likeverdig og differensiert tilbud til spillerne ut fra ønsker, behov og ambisjoner. Likeledes er verdier som trivsel og glede av overordnet betydning i fotballgruppas arbeid, samtidig som det legges tilrette for utvikling av spillere og lag. Fotballen skal være et tilbud til alle som ønsker det. For de yngre årsklasser betyr det tilnærmet lik spilletid for alle, mens det for de noe eldre spillerne betyr det at alle skal få spille slik at det blir et reelt aktivitetstilbud. For disse skal innsats, treningsoppmøte og holdninger ha vesentlig betydning for spilletiden. Det skal være mulig å drive med andre idretter og aktiviteter i tillegg til fotball. BIL vil i samarbeid med aktuelle grupper forsøke å legge til rette for dette der det er aktuelt. BIL drives på frivillig basis av spillernes foreldre/foresatte. Dette krever at alle må bidra gjennom å påta seg verv og oppgaver for lagene og klubben, samt delta på dugnader, inntektsbringende tiltak og lignende. Disse forpliktelser gjelder alle som har barn i BIL. BIL legger til grunn regelverk, retningslinjer og planer utarbeidet av Norges Fotballforbund til grunn for sin virksomhet. BIL avholder årsmøte i februar/mars. STYRET Bils høyeste myndighet mellom årsmøtene er styret Dette består av leder, nestleder, sekretær, kasserer og 2 styremedlemmer. Medlemmer til styret velges for 2 år av gangen, og av hensyn til kontinuitet er kun halvparten av styret til valg samtidig. ÅRSMØTE Årsmøte er BILs viktigste møte og øverste myndighet. Årsmøte skal innkalles med 1 måneds varsel. Innkalling legges ut på BILs hjemmeside. Stemmeberettigede deltagere er alle over 15 år som har betalt medlemskontingent. Årsmøtets dagsorden: (pliktige saker) 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden. 3. Valg av dirigent, referent og 2 personer til å skrive under protokollen. 4. Behandle årsberetning 5. Behandle regnskap 6. Behandle innkomne forslag (må være sendt styret senest 14 dager før Årsmøte) 7. Fastsette medlemskontingent 8. Vedta Budsjett 9. Behandle Organisasjonsplan 10.Foreta valg
VERDIER: Bjerke il fotball skal bidra til å skape glede for barn og ungdom vennskap knyttes. Fair Play er overordnet for alle som har en rolle hos Bjerke il fotball. Bjerke il fotball ønsker at klubbkulturen skal bygge på gode verdier og holdninger, og medlemmene skal ha et positivt omdømme i lokalmiljøet. Dette innebærer bl.a. at klubbens medlemmer skal fremstå som gode eksempler i adferd og oppførsel. Engasjement, respekt, toleranse og positivitet skal være styrende for alle aktører i Bjerke fotball. Det skal være med stolthet man tar på seg Bjerkedrakta. Spillere, trenere og ledere skal alltid arbeide for å utvikle sunne holdninger og respekt overfor medspillere, motstandere og dommere. Skolearbeid har alltid prioritet før fotball
FUNKSJONER OG ANSVARSOMRÅDER FOR STYRET Fotballstyret skal sammen med utvalg, trenere og lagledere for de enkelte lag organisere fotballen i BIL. Styret skal legge tilrette for at trenere og lagledere kan utføre sine aktiviteter. Styrets oppgaver: Planlegge fotballgruppas totale drift- Sørge for at fotballforbundets, kretsens og fotballgruppas lover, normer og regler etterleves. Utarbeide og revidere organisasjonsplan, herunder sportsplan. Denne fremlegges Årsmøte for godkjenning. Iverksette årsmøtets bestemmelser. Ansvarlig for totaløkonomien i klubben. Vurdere økonomiske behov innen lagene og fordele midlene etter planer og godkjente budsjetter. Tilskudd og inntekter disponeres av fotballgruppas styre. Retningslinjer for fotballdraktens utseende. Sørge for tilrettelegging av skolering for trenere, ledere og dommere og andre med verv i klubben. Følge opp at lagene på de ulike aldersnivåene har trenere med kompetanse i forhold til aldersklassen de har ansvar for. FUNKSJONER OG ANSVARSOMRÅDER I STYRET Leders oppgaver(styremedlem) Hovedansvarlig, i samarbeid med resten av styret, for den daglige driften av fotballgruppa. Være pådriver for klubbutvikling og spillerutvikling på alle nivåer. Oppfølging av igangsatte prosjekter og sjekke ut status i utvalgene. Ansvarlig for forsikring og spillerlisenser. Innkalle og lede styremøtene ut fra en kjent og forberedt saksliste. BILs representant i Bjerke Idrettslag. Være fotballgruppas representant og kontakt overfor offentlige organer, Nannestad Idrettsråd, Akershus fotballkrets (AFK) og Norges Fotballforbund (NFF) Sammen med resten av styret følge opp hvordan de enkelte lag fungerer gjennom sesongen. Sammen med sekretær og resten av styret lage årsmelding til årsmøte i BIL. Postmottak, sortering og fordeling Sportslig leders ansvar og oppgaver(styremedlem) Lede sportslig utvalg og trenerforum, evaluere sesong og sportslige planer. Koordinere klubbens virksomhet på den fotballfaglige/ praktiske siden. Ha oversikt over regler for og oppfølging av dispensasjoner, lisenser og spilleroverganger.
Planlegge mål / strategier i samarbeid med lagene. Følge opp sportsplan og forankre denne hos alle spillere, trenere og de med verv i klubben. Kartlegging av spillere, koordinere hospitering av spillere på ulike lag sammen med trenere Kartlegging av utdanningsbehov Arrangere registrering av ferdighetsmerker og minimerker. Være kontaktperson mot skolen og kommunen vedrørende trening i gymsal og kunstgress Ansvar for fordeling av treningstider. Være pådriver for at Fair play tiltak gjøres kjent og er en viktig del av all aktivitet i klubben. Sekretærs oppgaver (styremedlem) Være ansvarlig for at all informasjon fra styret/klubben formidles ut til lagene via trenere/lagledere. Legge ut all relevant informasjon på hjemmesiden og holde den oppdatert. Videreformidle og følge opp informasjon fra Norges idrettsforbund, NFF, kretsen og andre eksterne. Være ansvarlig for kompetansekartlegging og følge opp utviklingstiltak internt i klubben eller via kretsen. Være ansvarlig for idrettsregistreringen hvert år. Viktig i forhold til fordeling av økonomiske midler. Følge opp og holde kontaktinformasjonen til alle med verv i klubben oppdatert. Skrive referat av styremøter. Vedlikehold av stillingsbeskrivelser og aktivitetskalender. I samarbeid med leder og lagledere melde på lag til seriespill. Samarbeide og hjelpe alle med verv. Ha et overordnet ansvar for at årsrapporter blir utarbeidet før Årsmøtet. Økonomiansvarlig(styremedlem) Ha et overordnet ansvar for at regnskapet føres iht. lov og regelverk Sørge for at regninger blir betalt og inntektsposter kommer inn i regnskapet gjennom klubbens regnskapsfører. Utarbeidelse og oppfølging av budsjett gjennom driftsåret. Legge frem månedelig rapport om fotballgruppas økonomiske situasjon for fotballstyret Innkreving av treningsavgift. Fakturering og innkreving av sponsormidler, evt. Inntektsbringende dugnader. Utbetalinger til trenere, lagleder, styre. Oppdatering av laglister (med foresatte) og rapportere tilganger og avganger til styret. Oppfølging av medlemsregisteret. Lede marked/sponsorutvalget og holde oversikt over inngåtte avtaler/sponsorer.
Anleggsansvarlig(styremedlem) Ha ansvar for drift og vedlikehold av bane/anlegg/uteområder. Leder for anleggsutvalg. Som Styrets representant tar den endelige avgjørelse om eventuell stengning av banen(e) og sette opp skilt som bekjentgjør avgjørelsen. Ta initiativ til å få utarbeidet vedlikeholdsplan for enkeltanleggene (gjødsling, kalking, klipping, drenering, lufting, vanning, etc.). Planen skal godkjennes av Styret. Sørge for at logg/rapport blir utarbeidet for de arbeider som utføres på anlegget (med tidspunkt, værforhold, mengder osv). Ha ansvar for merking av gressbanen til seriekamper, hvis praktisk/tidsmessig mulig, bistå lagene ved merking av banene dersom de har spesielle problemer. Fordele dugnad på anlegget ut fra sesong og aktivitet på lag. På best mulig måte samarbeide med og hjelpe de øvrige avdelingene i Fotballgruppa. Kioskansvarlig(styremedlem) Ansvarlig for innkjøp av forsyninger til kioskens drift. Ansvarlig for innkjøp av forsyninger til fotballgruppas arrangementer. Oppfølging mot lagleder i forhold til gjennomføring av den daglige drift. Politiattestansvarlig(styremedlem) Oppfølging av alle som har en funksjon Dugnadsansvarlig(styremedlem) Ansvarlig for oppfølging av alle dugnader. ANDRE FUNKSJONER OG ANSVARSOMRÅDER Material- og utstyrsansvarlig Sette opp utstyrsbudsjett Ha oversikt over alt utstyr som fotballgruppa disponerer til trening og kamp, deriblant drakter, baller, vester, kjegler, vannflasker, medisinsk utstyr Fordele drakter og annet utstyr til trenere, lagledere og dommere. Samle inn og oppbevare drakter og annet utstyr fra trenere/ lagledere og dommere ved sesongslutt. Forestå Innkjøp av drakter og annet utstyr. Fotballgruppas kontaktperson mot utstyrsleverandør, for tiden ort, Jesshim. Innkjøp av premier ved sesongslutt. Materialforvalter skal gis lagerrom for utstyr som brukes felles av lagene i BIL. Levere ut rekvisisjon hvis andre skal handle på vegne av klubben.
Byggansvarlig Ha ansvar for drift og vedlikehold av byggninger. Ta initiativ til å få utarbeidet vedlikeholdsplan for det enkelte bygg. Planen skal godkjennes av Styret. Sørge for at logg/rapport blir utarbeidet for de arbeider som utføres på byggene. Ha ansvar for oppfølging av byggene. Fordele dugnad på byggene ut fra sesong og aktivitet på lag. På best mulig måte samarbeide med og hjelpe de øvrige avdelingene i Fotballgruppa. Dommerkontakt UTVALG Være klubbens kontaktperson overfor Akershus Fotballkrets og Norges Fotballforbund. Koordinere klubbdommerkurs for 13 og 14 åringene i klubben. Sette opp dommere i kamper hvor kretsen ikke har satt opp dommer. Sørge for at det blir satt opp dommere til alle kamper ved turneringer, cuper og andre arrangementer. Følge opp dommere, støtte og veilede disse. Innformere om nye dommerregler. Utarbeide forslag til dommerbudsjett. Planlegge dommermøter, hyggekvelder for dommere. ( viktig med det sosiale for klubbdommere for å beholde de lengst mulig) Markedsutvalg ( MÅ BESKRIVE NOE MER HER ETTER HVERT ) Skaffe sponsorer og andre inntektsbringende tiltak. Anleggsutvalg ( MÅ BESKRIVE NOE MER HER ETTER HVERT ) Sammen med anleggsansvarlig bidra til at banene til enhver tid er Oppmerking av banene før vår - og høstsesongen. Vedlikeholde banene etter oppsatt plan (klippe, gjødsle, vanne, tette hull, toppdresse etc.) Vedlikeholde og drifte gressklipper og vanningsanlegg. Dugnadsutvalg ( MÅ BESKRIVE NOE MER HER ETTER HVERT ) Sammen med dugnadsansvarlig bidra til gjennomføring av alle dugnader-
FUNKSJONER RUNDT LAGENE Lagapparatet består av trener, lagleder og eventuelt foreldrekontakt. «Valg av disse skjer etter årlige foreldremøter og meldes til sekretær i forbindelse med årsberetninger eller tidligere. Hvis utskiftninger må skje i løpet av perioden innkalles det til foreldremøte, slik at det kan velges ny erstatning for den avtroppende. Når det etableres nye lag, må det innkalles til foreldremøte, hvor lagapparat velges. Trenerens oppgaver Forberede og lede treningene slik at alle får et best mulig treningsutbytte. Forberede og lede kampene. Legge opp aktiviteter i henhold til sportsplan. Møte til trenerforum Sammen med sportslig leder vurdere hospitering. Arrangere møte med alle foreldre sammen med lagleder før sesongstart. Informere om årsplaner, visjoner, foreldrevettregler Være gode forbilder for spillerne ved å vise positiv og god oppførsel. Vektlegge god oppførsel, både på terning og kamper, og kreve at spillerne respekterer medspillere, motspillere, dommere og ledere. Lagleders oppgaver Lagleder er ansvarlig for alt administrativt og organisering rundt laget og kamper, og møter til lagledermøte som arrangeres ca. 4 ganger i året. Oppdatere spillelister. Sende ut informasjon til foreldre i eget lag om sesongens kampprogram. Videreformidle informasjon til foreldre som kommer fra klubben/kretsen. Påmelding av lag til Bjerkes fotballstyre. Lagleder er bindeleddet mellom laget og styret. Lagleder eller annen person utpekt i laget: Holde fotballer og annet treningsutstyr i orden. Holde førstehjelpsutstyr i orden og ta det med på treninger og kamper Foreldrekontakt Foreldrekontakten er ansvarlig for sosiale sammenkomster og innkalling til dugnader i regi av fotballgruppen. Være bindeledd mellom lagledere/trenere og foreldre. Administrere fellesinnsats i forbindelse med dugnader o.l. Arbeide for gjennomføring av sosiale tiltak rundt lagene. Delta på fellesarrangement som cuper/fotballskoler og andre arrangementer i regi av klubben. Stå for eventuell utmerkelse til trener/lagledere fra spillere. Dette bør skje på Fotballavslutning.
Delta i arbeidet med felles Fotballavslutningen ved sesongslutt.
BILs årshjul 2014/2015 Januar: Februar: Mars: April: Idrettsregistreringen ( viktig ift. fordeling av økonomiske midler, må være gjennomført før 31. januar) Lagledermøte 7er-lag Utarbeidelse av budsjett Utarbeidelse av årsmelding Påmelding av 7er-lag Oppdateringer av medlemsregisteret Gjennomgang av politiattester Utsendelse av frister/mal for årsberetninger og regnskap til lagene. Utsendelse av medlemskontingenter Utsendelse av aktivitetsavgift for våren Innmelding av utstyrsliste for lagene Kunngjøringer av årsmøte i på hjemmeside Lagledermøte 5er-lag (forberedelse til årsmøte) Påmelding av alle lag i 5er-fotball (15. februar for paravdeling og 1. marsor de andre) Fordeling av treningstid etter vinterferien Årsmøte Informasjon og påmelding til Akershus Fotballkrets årsmøte Søknad Tine fotballskole, 15.mars Oppdatering av funksjoner i klubben vedr. HÅNDBOKEN 2010, Oppdateringer av lagslister/og kontaktpersoner for sesongen 2010
Akershus Fotballkrets vårmøte, (informasjon om sesongen 2010, serier, endring av kampreglement, dommerfokus i klubbene ) Informasjon om vårens dugnader sendes ut Oppsett kiosk og garderobevakter Lagledermøte Utsendelse av invitasjoner/påmelding til Tine Fotballskole Avholdelse av vårdugnad Baneoppsett fordeling av treningstider vårsesong Mai: Informasjon om oppstart av treninger for barn født. Planlegging og forberedelser til Tine fotballskole Søknader om drift/vedlikehold og grunnstønad sendes kommunen, frist 15.mai Juni: Tine Fotballskole arrangeres Møte med Nannestad idrettsråd vedr. fordeling av LAM midler Opplegg for kiosk/garderobevakter høstsesongen Juli: August: September: Fordeling treningstider høstsesongen Banevakter for sommerferien Utsendelse av høstens aktivitetsavgift 6 årsturnering på Bjerke Søknadsfrist for momskompensasjon for tjenester til NIF 31.august
Oktober: Søknadsfrist spillemidler 15.oktober. November: Desember: Innspill og dokumenter til valgkomiteen Kretsens Høstmøte Innspill til Bjerke Fotballs organisasjonsplan, justeringer Banesperre fist for melding til kretsen 15.november Lagledermøte, siste denne sesongen