Endeleg rapport etter undersøking av Hå kommune som matrikkelstyremakt Kommunenamn: Hå kommune Saksnummer: 10/04829 Adresse: Rådhusgata 8 4360 Varhaug Tidsrom for undersøkinga: 20. - 21. februar 2013 Kontaktperson i kommunen: Sigmund Langerak Frå Kartverket: Knut Holter Sigurd Langeland Undersøkinga omfatta følgjande emne: Korleis kommunen som matrikkelstyremakt sikrar truverde for matrikkelen belyst gjennom Organisering av kommunen sine oppgåver som lokal matrikkelstyremakt Samordning mellom plan og bygningslova og matrikkellovforvaltninga Føring av bygningsinformasjon Føring av adresse Føring av ikkje fullført oppmålingsforretning Behandling av krav om retting og ved retting av eige tiltak Behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysningar Behandling av matrikkelopplysningar i eigen administrasjon Korleis kommunen som matrikkelstyremakt opprettar matrikkeleiningar og grensejusteringar belyst ved saksbehandling frå det ligg føre rekvisisjon til saka er ferdig ført i matrikkelen og arkivert. Samandrag av resultat Kartverket avdekka følgjende avvik ved undersøkinga: - Hå kommune oppfyller ikkje krava til dokumentasjon av oppmålingsforretning - Hå kommune oppfyller ikkje krava til merking og måling av grenser og dokumentasjon av måling og utrekningar.
2 Det vart gitt følgjande merknad ved tilsynet: - Samordning mellom plan- og bygningslova og matrikkellova er basert på rutinar som ikkje er sett i system. Utarbeida dato : 10. april 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarleg Sigurd Langeland leiar for tilsynet i Hå
3 Innhaldsliste 1. Innleiing 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverket si undersøking, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverket si undersøking Deltakarar ved Kartverket si undersøking
4 1. Innleiing Rapporten er utarbeida etter ei undersøking i Hå kommune i perioden 20. 21. februar 2013. Undersøkinga er ein del av Kartverket sin planlagde aktivitet for dette året. 20 av dei 428 kommunane i landet er valt ut. Val av kommunar er gjort gjennom loddtrekking, der grunnlaget for loddtrekkinga er kor store kommunane er, folketalet og ei fylkesvis fordeling. Tilsynet er retta inn mot kommunen si organisering av oppgåva som lokalt matrikkelmynde, og er ein systemrevisjon. Undersøkinga fokuserer på at lov- og forskriftskrav skal haldast, og rapporten beskriv eventuelle avvik og merknader som vart avdekka under undersøkinga. Rapporten gir såleis ingen fullstendig vurdering av kommunen sitt arbeid etter matrikkellova. Følgjande tema inngår i undersøkinga i Hå kommune: Korleis kommunen som matrikkelstyremakt sikrar trudom for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunen sine oppgåver som lokal matrikkelstyremakt - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltninga - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikkje fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eige tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysningar - behandling av matrikkelopplysningar i eigen administrasjon Ut over dette korleis kommunen opprettar matrikkeleiningar og grensejusteringar belyst ved saksbehandlinga frå det ligg føre rekvisisjon til saka er ferdig ført i matrikkelen og arkivert Undersøkinga vart utført ved gransking av dokument, ved intervju av både sentralt plasserte personar og fagpersonar i kommunen, og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgt opp i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under undersøkinga. Avvik er mangel på oppfylling av krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift. Merknad er eit forhold som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynsstyremakta med utgangspunkt i krav frå myndigheitene, meiner det er eit potensiale til forbetring. 2. Omfang Omfanget av Kartverket si undersøking er nærare omtala i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikkje vurdert andre område av kommunen si verksemd.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkinga var : - Aktuelle lover og forskrifter - Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og forhold som kan verka inn på dei tema som ligg til grunn for undersøkinga. Spesielt viktige dokumenter for gjennomføring av undersøkinga er lista i vedlegg 2. 4. Avvik AVVIK 1 Hå kommune oppfyller ikkje krava til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik frå: Matrikkellova 33. Oppmålingsforretning, jf matrikkelforskriftene 38 Kommentarar: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon frå oppmålingsforretninga: 1. Matrikkelforskriftene 38 har krav til innhaldet i protokollen for oppmålingsforretninga. o 38 første ledd, bokstav a, inneheld krav om referanse til delingsløyve. o Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om habilitet. 2. Matrikkelforskriftene 38 andre ledd, har krav til at grensepåvisinga ved forretninga skal visast på eit kart som er basert på ei utskrift frå matrikkelen på tidspunktet for oppmålingsforretninga. Dette skal dokumentere endringar i dei grensene som tidlegare var ført i matrikkelen. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Etter ei gjennomgang av utlånte saker har tilsynet funne manglar ved protokoll og dokumentasjon på følgjande punkt, jf. kommentarar ovanfor: 1. I dei utleverte frådelingssakene er opplysning om løyve etter plan- og bygningslova ikkje referert i protokollen. Protokollane manglar i nokre saker erklæring om habilitet. 2. I dei utleverte sakene er grensemerking vist på kartvedlegg eller ved beskrivelse i protokollen. Det går ikkje alltid fram kva som er gamal og ny grensemerking. Grensemerking er ikkje teikna inn på utskrift av matrikkelen. Under intervjuer og i sluttmøtet vart ovennevnde funn bekrefta. AVVIK 2 Hå kommune oppfyller ikkje krava til merking og måling av grenser og dokumentasjon av måling og utrekningar.
6 Avvik frå: Matrikkellova 34. Merking og måling av grenser, jf matrikkelforskriftene 27, 41 Kommentarar: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til grensemerking, måling og dokumentasjon av måle- og utrekningsarbeida. 1. Matrikkelforskriftene 27 andre ledd, bokstav f, krev grunngjeving for å utelate grensemerking. I matrikkelforskriftene 41, første og andre ledd, vert det kravt at det ved oppmålingsforretninga vert plassert godkjente grensemerke i alle knekkpunkt. Merking kan berre utelatast viss det medfører vesentleg ulempe eller fare eller det på annan måte ikkje er formålstenleg å setje ned godkjent grensemerke. 2. Matrikkelforskriftene 41, fjerde og femte ledd, har krav til korleis måle- og utrekningsarbeida skal dokumenterast i samsvar med gjeldande standardar. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Etter gjennomgang av utlånte saker finn tilsynet at nokre oppmålingsforretningar er ført i matrikkelen utan at grensene er fullstendig merka. I dokumentasjonen er det ikkje grunngitt kvifor grensemerking er utelete i desse tilfella. Det er ikkje laga ein rapport for utrekningar som tilfredsstiller Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningsliner for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant anna dokumentere måleutstyr og målemetodar. Resultatet av utrekningane skal vere vurdert og kommentert. Tilsynet har merka seg at kommunen har utvikla malar som dokumenterer målingane og utrekningane. Desse er ennå ikkje tatt i bruk. Under intervjuer og i sluttmøtet vart ovennevnde funn bekrefta.
7 MERKNADER Det vart gitt ein merknad etter undersøkinga: MERKNAD 1 Samordning mellom plan- og bygningslova og matrikkellova er basert på rutinar som ikkje er sett i system. Kommentar: Det vert vist til dei avgrensingar og mogleg bruk som følgjer av samordningsreglane i plan- og bygningslova 20-1 første ledd bokstav m, og 21-9. Ei handheving og bruk av desse heimlane vil kunne sikre at grunnlaget for vidare saksbehandling etter matrikkellova vert betre tilrettelagt. Merknaden byggjer på følgjande observasjonar: Samordning mellom pbl- og matrikkellovsakene i kommunen er uformell og ikkje ein gjennomført rutine. Dette kan medføre at: Eigedomsopplysningar ikkje blir sjekka tidleg i saksbehandlinga etter pbl Det ikkje vert stillt krav til at eigedomsopplysninger er klarlagt før tiltak blir behandla etter pbl Det blir gitt delingsløyve utan at matrikkellova sine premissar for frådeling ved uklare eigedomsforhold er oppfylt.
8 5. Gjennomføring Undersøkinga omfatta følgjande aktivitetar: Formøte vart gjennomført som telefonmøte og utveksling av epost. Ved intervjua den 20. februar 2013 vart 5 personar intervjua. Ved sluttmøtet den 21. februar 2013 vart det gitt ei oppsummering med presentasjon av resultata I vedlegg 3 er det lagt ved eit oversyn over deltakarane på undersøkinga.
VEDLEGG 1 9 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/04829-111 08.01.2013 Ark.: 342.1 Varsel om tilsyn våren 2013 i Engerdal, Hå, Hemnes, Øvre Eiker, Volda, Holmestrand, Sørreisa, Bergen, Fredrikstad og Risør kommuner som lokal matrikkelmyndighet Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner våren 2013. Disse utgjør de første 10 av i alt 20 kommuner som undergis tilsyn året 2013. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring (tilsynskalender) fremkommer her i en særskilt tabell. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Statens kartverk Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: 3507 Hønefoss Telefon: 08700 Telefax: 32 11 81 01 E-post: post@kartverket.no Organisasjonsnummer: 971 040 238
10 Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting. - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering
11 - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2011 og 2012 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011. Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011 så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012. Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen, og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Normalt vil dette være rådmannen, og den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. For øvrig den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. Det kan også være aktuelt å intervjue den personen som administrerer kommunens servicetorg. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmålere, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger. Etter dette vil det bli fastsatt en timeplan før gjennomføringen av tilsynet (se vedlegg til dette brev). Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor:
12 Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke Dato Kommune og kontaktpersoner Uke 7 torsdag 14. og fredag 15. februar Engerdal kommune Roar Moren Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 8 onsdag 20. og torsdag 21. februar Hå kommune Sigmund Langerak Sigurd Langeland 32118742 Uke 10 onsdag 6. og torsdag 7. mars Hemnes kommune Kjetil Sjåvik Sigurd Langeland 32118742 Uke 11 onsdag 13. og torsdag 14. mars Øvre Eiker kommune Terje Nordli Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 12 onsdag 20. og torsdag 21. mars Volda kommune Jørgen Vestgarden Sigurd Langeland 32118742
13 Uke 14 onsdag 3. og torsdag 4. april Holmestrand kommune Svend Bergan Grane Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 15 onsdag 10. og torsdag 11. april Sørreisa kommune Lennart Fagernes Sigurd Langeland 32118742 Uke 16 onsdag 17. og torsdag 18. april Bergen kommune Eivind Lund Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 17 onsdag 24. og torsdag 25. april Fredrikstad kommune Asbjørn Borge Sigurd Langeland 32118742 Uke 21 onsdag 22. og torsdag 23. mai Risør kommune Stig Sevenius Anders Fekjær Tlf. 32118129 Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær Tilsynsansvarlig Kopi: - Fylkesmannsembetene, tilsynskoordinator - Kartverket, fylkeskartkontorene
14 Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land Engerdal kommune 2440 ENGERDAL Norge Hå kommune Postboks 24 4368 VARHAUG Norge Hemnes kommune Sentrumsveien 1 8646 KORGEN Norge Øvre Eiker kommune Rådhuset 3300 HOKKSUND Norge Volda kommune Stormyra 2 6100 VOLDA Norge Holmestrand Postboks 312 3081 Norge kommune HOLMESTRAND Sørreisa kommune Storveien 20 9310 SØRREISA Norge Bergen kommune Postboks 7700 5020 BERGEN Norge Fredrikstad Postboks 1405 1602 FREDRIKSTAD Norge kommune Risør kommune Postboks 158 4952 RISØR Norge
15 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverket si undersøking Utgreiing om kva dokument som vart lagt til grunn for Kartverket si undersøking. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedanfor er det lista dokument som var spesielt lagt vekt på som dokumentunderlag for undersøkinga. 1. Matrikkellova med merknader 2. Matrikkelforskrifta med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011 4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012 5. Kommuneplan 6. Årsrapport for Hå kommune 2011 7. Organisasjonsplan Etat for tekniske saker og næring 8. Delegeringsreglement a. Delegasjonsreglement for Hå kommune, vedtatt 14.10.99 b. Delegasjon av myndighet etter matrikkelloven, vedtatt 10.12.2009 c. Ny byggesaksdel i plan- og bygningslova - delegering av oppgåver og kompetanse, vedtatt 29.06.2010 d. Ny plandel i plan- og bygningslova delegeringsreglement, sist endra ved vedtak 29.10.2009 9. Rutinar for arbeid etter matrikkellova i Hå kommune 10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretningar 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkeleiningar basert på utlånte saksdokument
16 VEDLEGG 3 Deltakarar på Statens kartverk si undersøking I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarar frå Hå kommune under opningsmøtet og sluttmøtet, og kven som vart intervjua --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Namn Funksjon Opningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Rolf Einar Ree Kommunalsjef X X X Asbjørn Netland Leiar byggesak X X X Sigmund Langerak Leiar oppmåling X X X Espen Haaland Landmålar, fører matrikkeleining X X X Brynhild Gausland Saksbehandlar, fører bygg og adresse i matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Frå Kartverket deltok Knut Holter og Sigurd Langeland, med den siste som tilsynsleiar.