Veiledning til Universitetsbiblioteket i Stavanger 2019

Veiledning til Universitetsbiblioteket i Stavanger 2019

1. Programmet Zotero 1.1 Nedlastning DU LASTER NED ZOTERO HER På denne sida fra NTNU finner du mer utfyllende informasjon om nedlastning. Legg merke til at i tillegg til å laste ned selve programmet skal du også laste ned et tillegg (Connector) for Firefox eller Chrome. Zotero er ikke tilrettelagt for bruk i Explorer eller Edge, og for tiden er det ikke tilgjengelig noen Connector for Safari 1.2 Oversikt over biblioteket Når du har lasta ned Zotero og begynt å fylle biblioteket ditt med referanser vil det etter hvert se ut slik som dette: I feltet til venstre på skjermen finner du inngangen til biblioteket ditt, og de gruppene du har laga eller delt med andre. I midtfeltet ser du hvilke referanser som er i biblioteket, eller den gruppa du har åpen. Til høyre ser du feltene i den referansen du for øyeblikket har åpen. Her kan du redigere referansen hvis det er nødvendig. 2

Øverst på skjermen ser du denne verktøylinjen. Dette er de viktigste funksjonene under hvert symbol, sett fra venstre: 1. Legg til ny referanse manuelt. Denne bruker du når du skal ha noe inn i biblioteket ditt som ikke kan importeres. 2. Her legger du også til referanser manuelt, men på en mye enklere måte enn under plusstegnet: Det klarer seg å skrive inn ISBN eller DOI, så søker Zotero etter referansen. 3. Legg til notat. 4. Legg inn vedlegg til referanser, f. eks. fulltekst som PDF, eller legg inn filer som skal være med i en ny referanse. For nettside kan du her legge til skjermbilde. 5. Avansert søk i biblioteket. 1.2.1 Nyttige innstillinger Under «Preferences», som du finner under menypunktet Edit på PC og Zotero på Mac, er det et par nyttige funksjoner som kan stilles inn første gangen du bruker Zotero. Etter det skal disse innstillingene være på plass til du aktivt går inn og endrer dem. Under «Sync» legger du inn brukernavnet og passordet du har valgt for kontoen din hos Zotero, dersom det ikke allerede ligger der. Pass på at Sync automatically og Sync full-text content er krysset av. Under «Cite Word Processors» kan du dersom du ønsker velge at klassisk oppsett skal være standard. Her kan du også reinstallere verktøylinja for Word, dersom den skulle forsvinne. Under «Cite Styles» anbefaler vi at du krysser av for at URL skal inkluderes for trykte artikler. 3

1.3 Manuell registrering Når du registrerer manuelt er det viktig å få med alle opplysninger som er nødvendige for den materialtypen du har foran deg. Kildekompasset kan hjelpe deg med dette, spesielt hvis du bruker siteringsstilen APA6. Det er den vanligste stilen på UiS. Mange akademiske bøker består av kapitler skrevet av ulike forfattere, med en eller flere redaktører. Ofte vil du bruke et eller flere kapitler fra en slik bok i arbeidet ditt, men ikke hele boka. Det er da kapitlene du bruker som skal føres inn i referanselista. Her finner du en veiledning til hvordan du får dette korrekt inn i Zotero. NB! Dersom du skal legge inn forfatternavn manuelt, og forfatteren er en organisasjon eller forening, må du bytte fra to til et felt i forfatterfeltet: Dersom du ikke gjør det vil forfatter i dette tilfellet vises som «Organization, World Health». Dersom du bytter til et felt vil det vises som «World Health Organization», som er korrekt. 1.4 Importere referanser fra Oria, databaser og andre kilder. Se hjelpeside fra Zotero: Getting stuff into your library. Forhåpentligvis vil du kunne importere mange av kildene dine fra bibliotekets katalog Oria. For å gjøre det søker du først fram boka eller artikkelen du er ute etter. Hvis du har lasta ned tillegg for nettleseren vil du ha Zotero oppe i høyre hjørne på skjermen. Trykk på symbolet som ser ut som en bok: Referansen blir da lagret i ditt bibliotek i Zotero. Husk å alltid se over referanser du importerer fra Oria, og endre det som evt. ikke er korrekt! 4

Dersom du gjør et søk og får mange treff kan du også velge direkte fra trefflista hvilke referanser du vil ha inn i Zotero. Connctoren vil da se ut som en gul mappe, slik som dette: Ved å klikke på den får du opp de ti første treffene i lista, og kan velge de du vil ha med. Husk også at du kan importere referanser inn i biblioteket ditt ved å oppgi ISBN (bøker) eller DOI (tidsskrifter): Du kan også se en video om dette 1.5 Redigere og slette referanser Husk å alltid se gjennom referanser du har importert! Det finnes ingen garanti for at en referanse som f. eks. importeres fra Oria er helt korrekt, nødvendige opplysninger kan mangle. Du er selv ansvarlig for å sjekke dette, og legge til det som evt. mangler eller rette det som er feil. Kildekompasset kan hjelpe deg, spesielt hvis du bruker siteringsstilen APA6. Dersom du trenger å redigere en referanse markerer du referansen i biblioteket. Du vil da få opp de feltene som er fylt ut til høyre på skjermen. Ved å markere og klikke på et felt får du muligheten til å fylle ut eller redigere dette feltet. 5

Du sletter en referanse i biblioteket ved å høyreklikke på den og velge «Move Item to Trash». Den legges da i søppelbøtta, og kan gjenopprettes hvis du ønsker det (høyreklikk Restore to Library). Hvis du ønsker å tømme søppelbøtta for å spare plass høyreklikker du på Trash og velger Empty Trash. Da blir alt som ligger der definitivt sletta fra biblioteket. 1.6 Bruk av grupper i Zotero Vi anbefaler at du bruker grupper for å organisere biblioteket ditt. Ved å opprette grupper kan du samle referanser som f. eks. handler om samme tema. Dette er mer oversiktlig enn å kun ha dem i hovedbiblioteket, sammen med alle andre referanser. Vi anbefaler ikke å opprette flere bibliotek, bruk heller grupper! Legg merke til at en referanse kan være i både hovedbiblioteket og flere grupper, uten at det betyr at referansen kopieres flere ganger. Det som ligger i grupper kan beskrives som et «speilbilde» av hovedbiblioteket. Les om hvordan du oppretter og bruker grupper på Zoteros hjelpesider. 1.7 Søking i biblioteket Du kan utføre både enkle og avanserte søk i biblioteket ditt for å finne fram til en referanse du er ute etter. Les mer om dette på Zoteros hjelpesider. Du kan selvsagt søke etter tittel, forfatter og lignende opplysninger, men du kan også søke etter emneord (tagger). En del slike vil følge med referansen ved import, og i tillegg kan du legge inn egne emneord. 1.8 Fulltekst (PDF) i Zotero Dersom fulltekst er inkludert i referansen ved import følger lenke til den med inn i Zotero. Du finner den ved å klikke på nedtrekksmenyen ved siden av referansen. Dersom fulltekst ikke er inkludert kan du legge den til manuelt. Du gjør det enklest ved å høyreklikke på referansen og velge Add attachement Attach Stored Copy of File. Dersom du har PDF av en artikkel og vil ha denne inn i biblioteket med fullverdig referanse er dette faktisk mulig i Zotero. Programmet kan søke fram metadata (tittel, forfatter og andre nødvendige opplysninger) og legge dem til filen. Les mer om dette på Zoteros hjelpesider. Husk å alltid sjekke referansen etter at du har gjort dette, det er ikke sikkert at alle nødvendige felt er lagt inn! Det er heller ikke sikkert at dette vil fungere for alle PDF-filer, spesielt ikke de som er av eldre dato. 6

1.9 Lagring av nettsider i Zotero Når du er inne på en nettside vil du se dette ikonet øverst til høyre på skjermen: Dersom du klikker på dette ikonet lagres nettsiden som referanse i biblioteket ditt, og det blir lagt ved et bilde (snapshot) av nettsiden slik den ser ut når du lagrer. Vi anbefaler sterkt at du alltid sjekker referansen etter import, for å forsikre deg om at den er korrekt. Bl. a. kan forfatter ofte mangle, det må med. 1.10 Zotero og Lovdata (Det som står her vil i stor grad gjelde de fleste lover brukt som kilde, men alle norske lover kan hentes fra Lovdata) 1. Du kan laste ned lover og forskrifter som PDF fra Lovdata Pro. Trykk på Last ned, og velg PDF som format. Studenter logger inn i Lovdata Pro med Feide-id. 2. Dra nedlastet PDF inn i Zotero. 3. Høyreklikk på PDF i Zotero. Velg Create Parent Item. Da får du opp tomme felter til høyre og kan legge inn bibliografisk informasjon. 4. Kildekompasset viser hvilke felt som må fylles ut for å få en riktig henvisning av lover og forskrifter. Felt som må fylles ut i Zotero for å få det riktig i henhold til APA6: Item type: Web Page Author: Lovens kortnavn. (For eksempel: Barnevernloven) Title: Fullt navn på loven, pluss lovkode i parentes. (For eksempel: Lov om behandling av personopplysninger (LOV-2018-06-15-38)) Date: Årstall URL: Lenke til loven i Lovdata 5. Skal du ha med en paragraf i parentesen i teksten velger du «Add/Edit Citation» i Word og trykker på kilden i det røde feltet. Her kan du legge inn nødvendige opplysninger i feltet 7

Suffix, slik at det ser sånn ut i parantesen:, X. Legg inn et komma, mellomrom, paragrafsymbol, mellomrom og nummer. 2. Zotero og Word 2.1 Valg av siteringsstil Det første du må gjøre når du skal bruke Zotero for å få på plass korrekte referanser og bibliografi i Word er å velge hvilken siteringsstil du skal bruke. På UiS er APA6 den mest brukte stilen, men det kan hende du skal bruke en annen. Spør veilederen din om dette. Vi går ut fra at APA6 skal brukes, og at du skriver på norsk: Gå til verktøylinja for Zotero, og videre inn på Add/Edit Citations. Dersom du jobber i et dokument der du ikke har lagt inn noen referanser fra før blir du bedt om å velge stil, og får opp en liste å velge fra. Du velger da den stilen du ønsker og språket du skriver på. 8

Hvis du senere skulle ønske å endre stil eller språk gjør du det via Document Preferences. 2.2 Referanser i Word 2.2.1 Sette inn en referanse Når du har valgt stil er du klar til å sette inn referanser i dokumentet. Du gjør dette via samme inngang som når du velger stil: Zotero verktøylinje Add/Edit Citations. Første gang du gjør dette får du opp denne linja: I den kan du søke fram referanser fra biblioteket ditt og sette dem inn i teksten. Hvis du klikker på referansen kan du også legge til sidetall eller ta vekk forfatternavn: Alternativet til denne enkle visningen er Classic View, som vi vil bruke videre i denne veiledningen (se punkt 1.2.1). Hva du velger å bruke er opp til deg, du finner selv ut hvilket format du foretrekker. La oss nå si at du ønsker å sette inn en referanse der Scott er forfatter. Du søker da etter Scott i søkefeltet i Classic View, og Zotero finner denne i biblioteket ditt: 9

Ved å klikke OK får du referansen inn i dokumentet ditt, men uten sidetall: Veldig viktig informasjon (Scott, 1997) 2.2.2 Sette inn sidetall i referansen Vi anbefaler å alltid legge til sidetallet du referer til i kilden du bruker, slik at det blir mulig for den som leser å finne tilbake til informasjonen du har brukt. Du legger inn sidetall i feltet Page, både i enkel og klassisk visning. Skriv kun sidetall, ikke noe annet. Referansen vil da vises som dette: Veldig viktig informasjon (Scott 1997, s. 45) 2.2.3 Fjerne forfatter fra referansen Av og til vil du nevne forfatterens navn i teksten, før du setter inn referansen. Da er det ikke nødvendig å gjenta forfatternavnet inne i parantesen. Kryss da av «Suppress author» før du du trykker OK. Referansen vil vises som dette: Veldig viktig informasjon, understreker Scott (1997, s. 45) 10

2.2.4 Flere referanser i samme parantes Av og til hender det at du henter informasjon fra flere kilder og setter dem sammen for å underbygge din egen tekst. Du må da få med alle kildene du har brukt, og de skal stå i samme parantes. Du får til dette ved å velge Multiple Sources Du får da muligheten til å sette opp en liste over de kildene du har valgt. Trykk på den grønne pilen for å få en kilde inn på lista: Dersom du bruker enkel visning («rød linje») er det også enkelt: Du bare legger inn en referanse og så en til på samme linje. De vil da komme i samme parantes. Du kan legge inn sidetall eller fjerne forfatter for hver enkelt referanse på samme måte som ellers. Referansen vil da vises som dette: Veldig viktig informasjon (Scott 1997, s. 45; Shapiro 2016, s. 58) 2.3 Sette inn bibliografi Zotero hjelper deg å få på plass en korrekt bibliografi (litteraturliste) der du vil ha den. Som oftest vil du ha den helt til slutt i dokumentet ditt. For å sette inn bibliografi plasserer du musepekeren på rett sted og velger «Insert bibliography», eller «Add/Edit Bibliography» på Mac: 11

Som du ser dukker det opp en bibliografi med alle kildene du har brukt fram til nå. Når du legger til kilder vil bibliografien automatisk oppdatere seg, Når du fjerner kilder oppdaterer bibliografien seg etter at du har trykket Refresh. Vi anbefaler at du oppretter bibliografien tidlig i arbeidet ditt, slik at du hele tiden har oversikt over at den ser ut slik den skal, og at referansene kommer inn på korrekt måte med alle nødvendige opplysninger. 3. Zotero og deling 3.1 Jobbe på ulike maskiner Det er ganske enkelt å bruke Zotero på flere forskjellige datamaskiner, ettersom biblioteket ditt kan lagres og synkroniseres på Zoteros server. Første gangen du bruker Zotero velger du «Edit Preferences Sync Settings Data Syncing». Fyll inn brukernavn og passord. (Eventuelt trykk på «Create Account» hvis du ikke har gjort dette fra før) Sørg for at «Sync automatically» er haket av. Gjør dette på de datamaskinene du bruker, og biblioteket ditt vil alltid være oppdatert. På denne måten kan du også ha tilgang til hele biblioteket ditt via din bruker på Zoteros nettsider. Les mer om å bruke Zotero på flere maskiner på Zoteros hjelpesider. NB! Du bør unngå å lagre biblioteket ditt i en skylagringstjeneste som Dropbox, Google Drive, OneDrive eller lignende. Dette kan føre til at data i biblioteket går tapt. 12

3.2 Jobbe sammen / Dele bibliotek Dersom du skriver sammen med andre vil dere ofte ønske å dele et bibliotek med referanser som vil bli brukt i den oppgaven/artikkelen dere jobber med. Dette er mulig i Zotero. Den enkleste måten å gjøre det på er å opprette en gruppe med de referansene dere skal bruke og dele denne gruppa. Når en av dere legger til eller fjerner referanser fra denne gruppa vil endringen også vises hos alle andre medlemmer i gruppa. Dette er selvsagt en fordel, men fører også til at man må være litt forsiktig. Hvis du ønsker å lage en gruppe må du ha opprettet egen konto med brukernavn og passord, og de du deler gruppa med må også ha egen konto. Les mer om grupper på Zoteros hjelpesider. 4. Fjerne kobling til Zotero før levering Før du leverer dokumentet ditt bør du fjerne alle koblinger til Zotero. Du gjør det ved å trykke på Remove Fields Codes (Unlink Citations på Mac) i verktøylinja i Word: Når dette er gjort kan du gjøre manuelle endringer i referansene og litteraturlista uten at de tilbakestilles når du trykker på Refresh. NB! Legg merke til at det er vanskelig å koble et dokument tilbake til Zotero når det er koblet fra! Vi anbefaler sterkt at du har en sikkerhetskopi av dokumentet som fortsatt er koblet til Zotero, og at du kobler fra en annen kopi enn denne. Da kan du jobbe videre med dokumentet ditt dersom det skulle være nødvendig, og fortsatt bruke Zotero. 5. Zotero på nettbrett og mobiltelefon Ved å laste ned tillegget Bookmarklet i nettleseren kan du laste inn referanser til Zoterobiblioteket også fra nettbrett og mobil. I tillegg finnes det flere applikasjoner laget av andre enn Zotero selv som hjelper deg med å bruke Zotero på nettbrett og mobiltelefon. For Android anbefaler vi ZotDroid, mens for Apple virker PaperShip bra. I tillegg kan referanser lastes fra BrowZine inn i biblioteket ditt. Les mer om dette og finn lenker til nedlastning på Zoteros hjelpesider 13

6. Mer om Zotero Hjelpesider fra Zotero, med informasjon om det meste du trenger for å bruke Zotero. Bruke Zotero, en kjapp innføring fra NTNU. Guide til Zotero fra Merrimack College Guide til Zotero fra UiA Sist oppdatert: 20. september 2019 14