Barneverntjenesten i Bamble

Barneverntjenesten i Bamble - Bamble kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr.: 714 018 2011

Innholdsfortegnelse Sammendrag... iii 1 Innledning... 5 1.1 Bakgrunn og rammer... 5 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier... 5 1.3 Avgrensing... 5 1.4 Metode og kvalitetssikring... 6 1.5 Høring... 6 2 Blir utsatte barn fanget opp av barnevernet?... 6 2.1 Revisjonskriterier... 6 2.2 Fakta om forebygging og samhandling... 6 2.2.1 Samarbeid og samhandling 6 2.2.2 Forebyggende arbeid 8 2.2.3 Meldinger fra andre 9 2.3 Revisors vurderinger... 10 3 Blir tiltak gjennomført og fulgt opp som forutsatt?... 11 3.1 Revisjonskriterier... 11 3.2 Fakta... 12 3.2.1 Meldinger 12 3.2.2 Undersøkelse og hjelpetiltak 13 3.2.3 Plassering i fosterhjem 15 3.2.4 Overtid og bruk av fullmakter 16 3.3 Revisors vurdering... 17 4 Systematiske tiltak for å sikre forsvarlig tilbud?... 18 4.1 Revisjonskriterier... 18 4.2 Fakta... 18 4.2.1 Overordnet 18 4.2.2 Rutinehåndbøker 19 4.2.3 Kompetanse 19 4.2.4 Bruk av erfaringer fra ansatte, oppdragstakere, foreldre og barn 19 4.2.5 Risikoanalyse og avviksrapportering 20 4.2.6 Oppfølging av regler og internkontroll 20 4.3 Revisors vurderinger... 20 5 Behov og ressursbruk... 21 5.1 Kostnader... 21 5.1.1 Sammenligning med gruppegjennomsnitt og landsgjennomsnitt: 22 5.1.2 Utgiftsutvikling 22 5.1.3 Barn med tiltak eller undersøkelse 22 5.1.4 Bemanning 23 5.2 Revisors vurdering... 23 6 Revisors konklusjoner... 24 Litteratur og kildereferanser... 26 Telemark kommunerevisjon IKS i

I. Vedlegg 1: Rådmannens/Administrasjonssjefens høringsuttalelse... 27 II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier... 29 III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring... 33 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Forvaltningsrevisjonen ble bestilt av kontrollutvalget i Bamble den 31.08.2010 i sak 18/10. I denne forvaltningsrevisjonen har vi undersøkt følgende: I hvilken grad får utsatte barn i Bamble et forsvarlig tilbud fra barnevernet? Vi har sett spesielt på: Blir utsatte barn fanget opp av barnevernet? Blir meldte saker fulgt opp som forutsatt? Har barnevernet systematiske tiltak som kan sikre et forsvarlig tilbud? I hvilken grad er det sammenheng mellom ressursbruk og behov for tjenester i Barneverntjenesten i Bamble? Vi har sett spesielt på: Hvordan er kostnadene til barnevernet i Bamble sammenlignet med andre kommuner? Hvor stor andel barn får hjelp fra barnevernet i Bamble sammenlignet med andre kommuner? Hvor stor bemanning i forhold til antall saker har barnevernet i Bamble i forhold til barnevern i andre kommuner? Undersøkelsene viser: Våre undersøkelser indikerer at utsatte barn i Bamble får et forsvarlig tilbud fra barnevernet. Kommunen har fokus på forebyggende arbeid og tverrfaglig samarbeid. Kommunen har fokus på at barn og unge skal ha et godt oppvekstmiljø. Det forebyggende arbeidet synes derfor å ha et helhetlig og overbyggende formål. Hovedinntrykket er at barnevernet samarbeider godt med andre tjenester, og motsatt. Ved etableringen av kompetanseteamene, miljøarbeiderordningen og barnevernets aktive oppfordring til bruk av konsultasjoner, synes kommunen å ha etablert virkemidler som bidrar til at barn og unge får nødvendig omsorg og hjelp til rett tid. Meldinger til barnevernet fra andre instanser er avgjørende for ivaretakelsen av barnevernets oppgaver. Vi har gjennomført en spørreundersøkelse blant ansatte i kommunens barnehager, PPT og på helsestasjonen. Spørreundersøkelsen viser at mange treffer barn som de tror kan være utsatt for omsorgssvikt eller ellers lever under forhold som gir grunnlag for bekymring. Undersøkelsen viser også at mange opplever å ha lav kunnskap om tegn på alvorlig omsorgssvikt eller tegn på andre forhold som gir grunnlag for bekymring. Dette kan innebære en risiko for at utsatte barn ikke fanges opp. Tilliten til at barnevernet håndterer meldinger riktig, er god. Våre undersøkelser indikerer at meldte saker blir fulgt opp som barnevernloven forutsetter. Tjenesten har ingen fristoversittelser i 2010. Tjenesten har generelt få fristoversittelser i perioden 2007 2010. Telemark kommunerevisjon IKS iii

Tiltaksplaner blir utarbeidet og evaluert. Mappegjennomgangen viser noen mangler i forhold til midlertidig omsorgsplan og tiltaksplaner for barn som plasseres i fosterhjem. Ikke alle barn har tilsynsfører. Mappegjennomgangen viser også at det ikke gjennomføres tilstrekkelig antall tilsyn i alle saker. Hovedinntrykket er ellers at de ansatte greier å følge opp sakene på en måte som er i overensstemmelse med barnevernloven. Bamble kommune og barneverntjenesten har iverksatt en del systematiske tiltak som kan medvirke til å sikre et forsvarlig tilbud. På enkeltområder gjenstår noe arbeid og på enkelte områder er ikke kravet til dokumentasjon oppfylt. I hvilken grad er det sammenheng mellom ressursbruk og behov for tjenester i Barneverntjenesten i Bamble? Bamble kommune har lavere barnevernsutgifter enn sammenligningskommunene. Utgifter per barn i barnevernet er også betydelig lavere i Bamble enn i sammenligningskommunene i 2010. En andel på 3,6 % av barna i Bamble får tiltak fra barnevernet. Det er ganske likt med landsgjennomsnittet og gruppegjennomsnittet. Nettoutgift til barnevern sett i forhold til antall barn i kommunen er lavere enn gjennomsnittelig. Sett i forhold til andel barn med tiltak kunne man dermed forvente at utgiftene hadde vært høyere. For å gjennomføre undersøkelser og gjøre nødvendig saksbehandling må det være et forsvarlig antall ansatte i forhold til behovet. Ut i fra tallene har barnevernet i Bamble en lavere bemanning enn landsgjennomsnittet. Det vil være store variasjoner når det gjelder hva ulike tiltak koster og store variasjoner i hvilke behov enkeltbarn vil ha. Vi kan derfor ikke forvente noe eksakt sammenfall mellom behov og kostnader ved sammenligning med gjennomsnittstall. Det kan likevel være grunn til å vurdere om kommunen bruker tilstrekkelige ressurser til barnevern eller om det lave utgiftsnivået i Bamble skyldes variasjoner og dermed er i samsvar med barnas tiltaksbehov. Skien, 16. mai 2011 Telemark kommunerevisjon IKS Lars Halvor Ova Johnsen prosjektleder Anne Hagen Stridsklev forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS iv

1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjon av barnevernet ble bestilt av kontrollutvalget i Bamble den 31.08.2010 i sak 18/10. Prosjektet ble gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Rapporten omhandler følgende problemstillinger: I hvilken grad får utsatte barn i Bamble et forsvarlig tilbud fra barnevernet? Vi har spesielt sett på: Blir utsatte barn fanget opp av barnevernet? Blir tiltak gjennomført og fulgt opp som forutsatt? Har barnevernet systematiske tiltak som kan sikre et forsvarlig tilbud i samsvar med forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester? Dette omhandles i kapittel 2, 3 og 4. I hvilken grad er det sammenheng mellom ressursbruk og behov for tjenester i barnevernet i Bamble kommune? Vi har spesielt sett på: Hvordan er kostnadene til barnevernet i Bamble sammenlignet med andre kommuner? Hvor stor andel barn får hjelp frå barnevernet i Bamble sammenlignet med andre kommuner? Hvor stor bemanning i forhold til antall saker har barnevernet i Bamble i forhold til barnevern i andre kommuner? Dette omhandles i kapittel 5. Revisjonskriteriene 1 i dette prosjektet er i hovedsak utledet fra barnevernloven. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Vi har ikke vurdert valg av tiltak eller innholdet i tiltak som barnevernet har satt i verk ovenfor barn og foreldre. Vi har heller ikke vurdert virkningene av disse. En utfyllende redegjørelse for metode er inntatt i vedlegg 3. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 5

1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 2. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Rapporten er sendt på høring til rådmannen i Bamble, før oversendelse til kontrollutvalget. Kommunens kommentarer er tatt til følge og innarbeidet i rapporten, og høringsuttalelsen ligger som vedlegg 1 til rapporten. 2 Blir utsatte barn fanget opp av barnevernet? 2.1 Revisjonskriterier Vi har utledet følgende revisjonskriterier: kommunen skal samarbeide med andre sektorer og forvaltningsnivåer i den grad slikt samarbeid kan bidra til å løse oppgaver som barneverntjenesten er pålagt etter barnevernloven, kommunen skal følge nøye med de forhold barn lever under kommunen skal ivareta sitt ansvar for å avdekke omsorgssvikt, adferds-, sosiale og emosjonelle behov og sette inn tiltak i forhold til dette Se nærmere om revisjonskriteriene i vedlegg 2. 2.2 Fakta om forebygging og samhandling 2.2.1 Samarbeid og samhandling Barnvernstjenesten deltar i faste koordinerende forum med andre samarbeidspartnere i andre etater. Møtene gjennomføres ca én gang per kvartal. Sentralt i kommunens koordinerende og forebyggende arbeid er samarbeidsmodellen. Formålet med modellen er å bidra til godt samarbeid og god samordning av tiltak slik at alle barn og unge som har behov for hjelp og støtte fra flere instanser, får rett hjelp til rett tid. Alle tjenester som har med barn og unges oppvekstmiljø å gjøre, er aktuelle samarbeidspartnere. Modellen består av tre nivåer, der nivå én er kompetanseteam for barn mellom 0-5 år og barn mellom 6-15 år. Teamene er henholdsvis knyttet til skolene og barnehagene. Teamene består av faste medlemmer bl.a. helsesøster, lærer/førskolelærer. Helsestasjonen har ansvar for å innkalle til møter og påse at teamet fungerer i den yngste aldersgruppen. Rektor har dette ansvaret for de eldre barna. Det skal innhentes samtykke fra foreldre/foresatte, og det skal utarbeides individuell plan i samsvar med lovverket. Kompetanseteamet kan innkalle aktuelle samarbeidspartnere, og vurdere behovet for opprettelse av ansvarsgrupper. Oppnevnes ansvarsgruppe skal det også oppnevnes koordinator. Den instans i hjelpeapparatet som først 2 RSK 001 ble fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005, og revidert med virkning fra 1. februar 2011. RSK 001 er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 6

blir kjent med en sak/situasjon der det er behov for samordning og samarbeid, har ansvaret for å be om at saken tas opp i kompetanseteamet. Nivå to består av leder av barneverntjenesten, leder av PPT, ledende helsesøster, NAV-leder, saksbehandler på tiltakskontoret for barn og unge, SLT-koordinator og kommunalsjef for Kultur og oppvekst. 3 Nivå tre består av alle kommunalsjefer og virksomhetsledere. Problemstillinger som ikke an løses på nivå én, kan løftes til de øvre nivåene. Nivå én og to skal ha fast møteplan, og alle nivåene skal ha skriftlig møteinnkalling. Det skal være fastsatt rutiner for referatskrivning, dokumentasjon, journalføring og arkivering. Én informant uttaler at samarbeidsmodellen bidrar til at barn med problemer henvises til riktig instans med én gang. Nivå 1 foretar dermed en siling, som bidrar til å løse sakene på andre arenaer enn i barnevernet. Dette innebærer igjen at barnevernet skjermes ved at henvendelser som hører hjemme i BUP, PPT etc. går direkte til disse instansene. Barneverntjenesten deltar også på faste samarbeidsmøter mellom barnvern og helsestasjon én gang i måneden, samarbeidsmøter mellom barnevern og NAV, halvårsmøter mellom barnevern og flyktningtjenesten, og kommunen gjennomfører en årlig samhandlingskonferanse for alle som arbeider med barn og unge. Barneverntjenestens leder og en saksbehandler har i 2010 besøkt og informert på rektormøtet i kommunen. I tillegg har de informert om tjenestens arbeid og forhold rundt faresignaler og bekymringsmeldinger på tre skoler i kommunen. Tilsvarende ble gjennomført for samtlige SFO ansatte i januar 2011. Kommunen har tre år på rad gjennomført en samhandlingskonferanse for alle som jobber med barn og unge i kommunene. Tilbakemeldingene er at samhandlingskonferansen bygger ned skrankene mellom tjenestene, og det oppleves som lettere å kontakte samarbeidspartnerne. Alle informantene gir uttrykk for at terskelen for å ta kontakt med andre tjenester er lav og at samarbeidet er enkelt og ukomplisert. I årsmeldingen fra 2009 fremkommer det at barnevernet har som målsetning at det skal være fravær av nye barn som burde vært oppdaget tidligere. Det fremgår av årsmeldingen at det var to slike barn i 2009. I årsmeldingen for 2010 fremkommer det at vedtatt mål er under 10 %, og at målsetningen er oppnådd. Det fremkommer ikke direkte hvor mange barn det er snakk om. I årsmeldingen fra 2009 fremkommer det at barnevernet har som målsetning at for alle henvendelser til barnevernet om råd og veiledning skal gis svar innen to dager. Resultat for 2009 er 100 %. Målsetningen er i 2010 satt til over 90 %, og målsetningen anses oppnådd. Barnevernleder og flere informanter uttaler at det er en prioritert oppgave å gjennomføre konsultasjoner med samarbeidspartnere. Har en samarbeidspartner spørsmål til barnevernet, skal det settes av tid samme dag eller senest dagen etter. Tidlig og enkel kontakt med barnevernet kan innebære at barnet nås av hjelpetilbudet i en tidlig fase. Informantene som er intervjuet opplever at kommunens ledelse over lang tid har hatt fokus på forebygging og tverrfaglig samarbeid mellom enhetene. 3 Opplyst av kommunen i høringsbrev 6. mai 2011, endringer i modellen fra oktober/november 2010. Telemark kommunerevisjon IKS 7

2.2.2 Forebyggende arbeid Kommunens tilbud til barn og unge er delt i tre kategorier, der mye av arbeidet har klart forebyggende karakter. Kategoriene er ordinære tjenester, spesielle tiltak og prosjekter og til sist samordningstiltak Barnevernleder mener kommunen er god på forebyggende arbeid. Systemene er meget bra, men det mangler nok litt på bevisstgjøring av enkeltindivider i forhold til å bruke systemet. Dette er en kontinuerlig prosess i forhold til bevisstgjøring av personer på ulike arenaer i kommunen. Innenfor de ordinære tjenestene nevnes: Helsesøster og jordmortjenesten Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Ungdom og fritid Kommunen har 5 fritidsklubber som er åpne to kvelder i uken. Barnevernet Familieavdelingen Flyktningtjenesten NAV Tiltak til barn og unge med nedsatt funksjonsevne Innefor spesielle tiltak og prosjekter nevnes: Prosjekt Etter skoletid Elever ved Langesund og Herre skole får gratis tilbud etter skoletid, med måltider, leksehjelp og andre aktiviteter. Utstyrsbanken Utlån av sports- og fritidsutstyr til barn og unge Leksehjelp Etablert på enkelte skoler og i forhold til flyktningbarn. Girl-Power To ungdomsskoler har i 2010 tilbud til såkalte stille jenter. Fjæra-prosjektet Et alternativt skoletilbud til elever som ikke finner seg til rette i det ordinære skoletilbudet. Ferieaktiviteter for barn og unge Tilbud om aktiviteter i forbindelse med skoleferier. Ruskontrakter Kontrakter som inngås mellom innbrakt nybegynner og politi, med sikte på å minske rekrutteringen til rusmiljøet. Nærmiljøutvalget på Herre Arbeider for et styrket oppvekst- og bomiljø på Herre og har etablert natteravnordning. SLT Arbeid for å samordne og koordinere samarbeidet for å forebygge at barn og unge kommer i risikosonen for å begå kriminalitet. Frisk Bris Samarbeid mellom Bamble kommune, NAV og Helse Sør Øst om målrettet rehabiliteringsarbeid for mennesker med sammensatte behov, herunder målgruppen unge voksne som har falt utenfor skole og arbeidsliv. Natteravn Forebygger rus og kriminalitet i Langesund sentrum. EDPS (Edinburgh Postnatal Depression Scale) Selvrapporteringsskjema rettet mot gravide og kvinner som nylig har født for å avdekke fødselsdepresjoner. Språk 4 Rutinemessig språkkartlegging på helsestasjonen av alle kommunens fireåringer. Kommunen mener at det er enkelt å søke ulike prosjektmidler og relativt lett å få. En god del arbeid gjennomføres derfor i prosjekter. Noen prosjekter avsluttes når nytten er høstet, andre avsluttes siden de ikke har gitt det forutsatte utbytte, og noen inkorporeres senere i det Telemark kommunerevisjon IKS 8

alminnelige tjenestetilbudet. Et eksempel på det siste er miljøarbeiderne i skolen, som først ble etablert ved hjelp av prosjektmidler. Barnevernleder prioriterer hvilke prosjekter de til enhver tid er involvert i. Tidsperspektivet og ressursbruken er viktig i denne vurderingen. Av samordningstiltak nevnes: Kompetanseteam i skolene ( Samarbeidsmodellen ) skal sikre rett hjelp til rett tid, og at barn med behov for hjelp fra flere instanser får slik koordinert hjelp. Kompetanseteam i barnehagene tilsvarende team i barnehagene. TPO team samarbeid mellom PPT og skole /barnehage rutinemessig samarbeid der saker drøftes før en eventuell henvisning. Samhandlingskonferanse for alle som jobber med barn og unge i kommunen. Prosjekt Livskvalitet og mestring Prosjektet arbeider med å etablere et forum for å styrke koordineringen av innsatsen for barn og unge. 2.2.3 Meldinger fra andre Barnehage, PPT og helsestasjon er viktige samarbeidspartnere for barnevernet. De ansatte er i daglig kontakt med barn, og vil ofte oppdage tegn på problemer. For at utsatte barn skal få hjelp er det viktig at de som er i daglig kontakt med barna, er trygge på regelverket og vet hvordan de skal håndtere slike saker. Vi har sendt ut en spørreundersøkelse om meldeplikten til barnevernet til 192 ansatte i alle kommunens banehager, PPT og helsestasjon. Vi har fått svar fra 123. Det gir en samlet svarprosent på 64 %. Av disse utgjør 112 ansatte i private eller kommunale barnehager. Undersøkelsen ble rettet mot samtlige ansatte. Av de som har svart på undersøkelsen svarer 78,3 % at de har vært i kontakt med barn som er utsatt for alvorlig omsorgsvikt. 81,1 % svarer at de har sett tegn på at barnet lever under forhold som gir grunnlag for bekymring. Samtidig er 43,8 % utrygge eller ganske utrygge i vurderingen av om det foreligger tegn på alvorlig omsorgsvikt. I vurderingen av om det er tegn på at barnet lever under forhold som gir grunnlag for bekymring, så er tallet 44,3 %. Over halvparten av de som svarer, 51,1 %, er utrygge eller ganske utrygge i vurderingen av om det skal gis melding til barnevernet. 29,6 % opplyser at de drøfter saker anonymt med barnevernet. I saker der det ikke er sendt melding, svarer 53,4 % at de er usikre på om saken var alvorlig nok for melding. Melding er ikke sendt fordi saken ikke er vurdert som alvorlig nok i 36,4 % av tilfellene. I dette utvalget svarer samtidig 72,1 % at de likevel var bekymret for barnet. I de tilfellene det ikke er sendt melding oppgir mange at de er redd for å ta feil (35,6 %) og at de har for liten kompetanse til å avgjøre spørsmålet (26,3 %). De synes ikke de har fått tilstrekkelig informasjon fra barnevernet eller fra sin egen arbeidsgiver om temaet. I tilfellene der det ikke er sendt melding, oppgir også mange som grunn at barnehagen / helsestasjonen / PPT selv har satt i verk tiltak (40,7 %), andre relevante instanser er koblet inn først (27,9 %) eller at en er kjent med at barnevernet alt er involvert i saken (32,2 %). I forhold til dette siste utvalget, der barnevernet alt er involvert, svarer 91,1 % at det likevel bør sendes melding til barnevernet. Telemark kommunerevisjon IKS 9

Når det gjelder opplevelsen av samarbeidet med barnevernet i planlagte møter og tverrfaglige fora, så opplever 77,8 % dette som godt. Generelt er barnehagestyrere og pedagogiske ledere tryggere i vurderingen av tegn på alvorlig omsorgssvikt enn assistentene i barnehagene. Forskjellen mellom disse gruppene er mindre når det kommer til å se etter tegn på at barnet lever under forhold som gir grunn til bekymring. Styrer og pedagogisk leder er imidlertid mer trygg på vurderingen av om det skal gis melding til barnevernet enn assistentene. Der ansatte i barnehagen har hatt grunn til å tro at et barn har vært utsatt for alvorlig omsorgssvikt, har assistenten som har opplevd dette i 92,9 % av tilfellene tatt forholdet opp med nærmeste leder. Det tilsvarende tallet for pedagogiske ledere er 93,3 %. De pedagogiske lederne har i langt større grad enn assistentene tatt forholdet opp med foreldrene, og i langt flere av tilfellene selv meldt til barnevernet. I PPT er halvparten av de ansatte utrygge i vurderingen av om det foreligger alvorlig omsorgssvikt, mens 75 % er trygge når det kommer til å se etter tegn på at barnet lever under forhold som gir grunn til bekymring. Alle er trygge i vurderingen av om det skal sendes melding til barnevernet. På helsestasjonen 66,7 % av de ansatte trygge i vurderingen av om det foreligger alvorlig omsorgssvikt, og på å se etter tegn på at barnet lever under forhold som gir grunn til bekymring. 83,3 % er trygge i vurderingen av om det skal sendes melding til barnevernet. Når det gjelder kunnskapen om de tilbud barnevernet kan gi, så svarer 74 % at de har ingen eller litt oversikt over tilbudet. Svarene viser at 54,2 % opplyser at barnevernet ikke har gitt informasjon på arbeidsplassen om meldeplikten til barnevernet. 25,8 % svarer at det er gitt informasjon, men for lite/dårlig informasjon. Av de som svarer sier 60,5 % at de tror det blir sendt for få bekymringsmeldinger til barnevernet fra deres sektor. Samtidig svarer 79,3 % at mer informasjon og tettere samarbeid med barnevernet nok ville øke antall meldinger fra deres sektor. Av alle de som har svart har 81, 2 % ganske god eller god tiltro til at barnvernet håndterer bekymringsmeldinger riktig. Av de som svarer har 18,9 % liten tiltro til at barnevernet gjør dette riktig. 2.3 Revisors vurderinger Det samlede inntrykket er at kommunen over en lengre periode har hatt fokus på tverrfaglig samarbeid. Samarbeidsmodellen har eksistert siden 1999/2000. Revisor oppfatter informantene slik at tverrfaglig samarbeid faktisk gjennomføres, og at det ikke foreligger noen vesentlige barrierer for slikt samarbeid. Tverrfaglighet og forebygging er nedfelt i kommunens planverk, og kommer særlig til uttrykk i såkalte utfordringsnotat. Tjenestenes prioritering av konsultasjoner, bidrar trolig til at terskelen for å kontakte barnevernet senkes. Det legges vekt på at samarbeidspartnere skal oppleve kontakten med barnevernet enkel og hurtig. Revisor vurderer at lav terskel for å konsultere barnevernet bidrar til at barn med problemer kan komme i kontakt med hjelpeapparatet og få nødvendig hjelp på Telemark kommunerevisjon IKS 10

et tidlig tidspunkt. Spørreundersøkelsen tilsier at tilbudet benyttes siden 29,6 % opplyser at de drøfter saker anonymt med barnevernet der de har opplevd bekymring for barnet, men der vilkårene for meldeplikt ikke er oppfylt. Kommunen eller ansatte i kommunen deltar i en rekke ulike prosjekter. Det finnes en viss fare for at omfanget blir for stort og uoversiktlig. Et eksempel på prosjektarbeid implementeres i det ordinære tjenestetilbudet, er barne- og ungdomsprosjektet med miljøarbeidere i skolen og på barnas egne arenaer. Erfaringene med stillingene ble evaluert. Med så mange prosjekter som kommunen deltar i, bør kommunen være bevist på å undersøke og dokumentere virkningen av de prosjektene som igangsettes. Siden miljøarbeiderne ser barna i sine naturlige miljøer, også utenfor skoletid/arbeidstid antar revisor at miljøarbeiderne kan oppdage sårbare barn på et tidlig tidspunkt. Spørreundersøkelsen blant ansatte i barnehage, PPT og helsestasjon viser at veldig mange treffer barn som de tror kan være utsatt for omsorgssvikt eller ellers lever under forhold som gir grunnlag for bekymring. Samtidig som kunnskapen om tegn på alvorlig omsorgssvikt eller tegn på andre forhold som gir grunnlag for bekymring lav hos mange. Dette kan innebære en risiko for at barn med problemer ikke fanges opp tidlig nok og at meldeplikten til barnevernet ikke blir overholdt. Selv om det er utstrakt tverrfaglig samarbeid i kommunen og tilliten til barnevernet er god, så synes kunnskap om barnevernets arbeid å mangle for mange. Barnehage, PPT og helsestasjon er svært viktige for at barn som har problemer skal bli oppdaget tidlig. Derfor er manglende kunnskap om barnevernets arbeid hos disse aktørene bekymringsfullt. Som en del av sitt veiledningsansvar har barnevernet et ansvar for å informere om sitt arbeid. Spørreundersøkelsen viser at det bør settes inn ytterligere ressurser på å bygge ned tersklene for å kontakte barnevernet, blant annet ved samarbeid og kontakt, og ved å informere og oppgradere kunnskapen i barnehagene. Resultatene av spørreundersøkelsen synes å ikke samsvare med det informantene opplyser. En mulig årsak til dette er at det tverrfaglige samarbeidet oppleves bedre der den geografiske og faglige avstanden er kortere innenfor kommunens ordinære tjenestetilbud som helsestasjon og PPT. Siden hele 112 av 123 som besvarte undersøkelsen jobber i barnehagesektoren, som da geografisk er plassert rundt om i kommunen, så trenger ikke undersøkelsen å innebære at det tverrfaglige samarbeidet er dårligere enn informantene gir uttrykk for. Undersøkelsen gir imidlertid uttrykk for at kommunen også må fokusere mot samarbeidspartene som ligger lenger fra kommuneadministrasjonen. Barnehageansatte må gjøres tryggere i alle sine vurderinger av om det er behov for å sende meling til barnevernet. 3 Blir tiltak gjennomført og fulgt opp som forutsatt? 3.1 Revisjonskriterier Vi har utledet følgende revisjonskriterier: meldinger skal gjennomgås straks og senest innen én uke undersøkelser skal gjennomføres innen tre måneder tidsavgrenset tiltaksplanen skal utarbeides og evalueres Telemark kommunerevisjon IKS 11

omsorgsplan og midlertidig plan for barnets omsorgssituasjon skal utarbeides barnet skal ha oppnevnt tilsynsfører barnet skal ha minimum fire tilsyn per år og rapport etter hvert tilsyn fosterhjem skal godkjennes skriftlig fosterhjemsavtale skal utarbeides og evalueres politiattest og helseopplysninger om fosterforeldre skal innhentes Se mer om revisjonskriteriene i vedlegg 2. 3.2 Fakta 3.2.1 Meldinger Barneverntjenesten i Bamble har en klar økning i antall meldinger i 2010. Tjenesten har ingen fristoversittelser i 2010. Av halvårsrapportene til fylkesmannen fremkommer det at 9 meldinger er henlagt. Antall meldinger har utviklet seg slik: Bamble 2006 2007 2008 2009 2010 Meldinger 86 85 103 81 111 KILDE: Bamble barneverntjeneste Loven krever at barnevernet skal gjennomgå meldingene snarest og senest innen en uke. I kommunens skriftlige styringsverktøyer fremkommer det at alle meldinger skal gjennomgås og vurderes innenfor lovens frist på en uke. Innkomne muntlige meldinger nedtegnes og skriftlige meldinger stemples av merkantil med innkomstdato, men blir ikke registret som melding umiddelbart. Leder ser forløpende gjennom alle meldinger. Dette innebærer at ingen meldinger ligger mer enn maks en dag før de vurderes. Innholdet i meldingen er avgjørende for hvor raskt de skal fordeles. Akutte saker håndteres umiddelbart, mens andre saker håndteres så raskt som det er behov for. Leder og saksbehandlerne gjennomfører et ukentlig møte der alle nye meldinger gjennomgås og fordeles. Barnevernleder opplyser at registrering som melding gjøres når saksbehandler blir bedt om å jobbe med saken. Kriteriene barneverntjenesten har for å registrere en melding, handler om at innholdet blir fanget opp av lov og forskrifter. Det vil si at det må fremgå en form for bekymring for et barn eller en ungdom. Dette innebærer at henvendelser som ikke oppfyller disse kriteriene ikke omfattes av meldingsstatistikken. Eksempler på henvendelser som ikke registreres som meldinger er orienteringssaker fra politiet. Politiet kaller selv henvendelsene for orienteringssaker. Dette kan for eksempel være en sak om to ungdommer som slåss, og der saken har fått sin løsning i konfliktrådet. Slike meldinger sendes alltid der barnet/ungdommen er under 18 år. Et annet eksempel er hvis helsesøster gir melding om at foreldre ønsker en henvisning til barne- og ungdomspsykiatrien. Meldingen handler ikke nødvendigvis om en bekymring om omsorgsevne eller atferdsvansker. Henvendelsen rettes ofte til barnevernet pga leders adgang til å henvise til BUP. Vurderes det slik at henvisningen bør komme fra fastlege, så gis det Telemark kommunerevisjon IKS 12

beskjed om dette, og meldingen registreres ikke som melding i barnevernlovens forstand. Senere samarbeid etableres senere, hvis det er behov. Barnevernet opplever at de får riktige meldinger, og begrunner dette bl.a. med at henleggelsesprosenten uten undersøkelse er lav. Informanter opplyser at kvaliteten på meldingene fra offentlige instanser er gode. Barnevernet mener at sakene generelt har blitt mer alvorlige og kompliserte enn det de var tidligere. Mappegjennomgangen viser at i 9 av sakene er meldingene gjennomgått innen en uke. I de tre øvrige sakene kan vi ikke se at meldingene er gjennomgått innen fristen. Ett tilfelle er fra 2009 og de to andre tilfellene er eldre. I tre saker er det registrert flere/nye meldinger etter at saken er avsluttet og henlagt. I samtlige tre saker er neste melding gjennomgått innenfor fristen. 3.2.2 Undersøkelse og hjelpetiltak Barnevernet skal vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelse innen tre måneder. Undersøkelsen er avsluttet når det er fattet vedtak om tiltak eller når saken er henlagt. Antall gjennomførte undersøkelser har utviklet seg slik: Bamble 2007 2008 2009 2010 Undersøkelser i alt 84 91 80 112 Undersøkelser som førte til tiltak 42 54 48 58 KILDE: KOSTRA og Barneverntjenesten i Bamble Barnevernet har rapportert om følgende fristoverskridelser: Bamble 2007 2008 2009 2010 Undersøkelser med behandlingstid over tre måneder KILDE: KOSTRA og Barneverntjenesten i Bamble 5 1 2 0 Den kategorien tiltak som omtales som hjelpetiltak er som hovedregel rettet mot barn som bor i sin opprinnelige familie. Eksempel på slike tiltak er hjemmekonsulent som arbeider i familien med råd og veiledning, besøkshjem, støttekontakt, barnehage og ferieopphold eller annen økonomisk støtte til familier med svak økonomi. Kommunene har følgende antall barn med hjelpetiltak: Bamble 2007 2008 2009 2010 Barn med tiltak i opprinnelig familie (funksjon 251) 80 96 108 119 Telemark kommunerevisjon IKS 13

KILDE: KOSTRA I årsmeldingen for 2009 fremkommer det at tjenesten har hatt flere tyngre saker som fosterhjem og institusjonsplasseringer. Barneverntjenesten mener dette indikerer at sakene er mer sammensatt, og at enkle hjelpetiltak ofte ikke er tilstrekkelig. Tjenesten har i perioden 2007 2010 hatt 5 saker behandlet av fylkesnemnda og i samme periode 8 akuttplasseringer. Informantene uttaler alle at arbeidspresset i tjenesten er overkommelig. Samtlige uttaler at det kan være perioder der trykket på den enkelte er veldig stort. I disse periodene må det av og til gjøres visse prioriteringer av saker. Alle opplever likevel at de klarer å følge opp egne saker og gjennomføre tilstrekkelige evalueringer. I kommunens skriftlige styringssystemer fremkommer det bl.a. at hjelpetiltak skal settes inn i samarbeid med foreldrene, at hjelpetiltak skal evalueres regelmessig, det skal utarbeides tiltaksplan for barn som skal ha hjelpetiltak, familier som skal ha hjelpetiltak skal ha regelmessig oppfølging av barneverntjenesten. Disse servicemålene skal sikre barnet rett hjelp til rett tid. Gjennomgangen av mappene viser at tidsfristen for undersøkelse er overholdt i ti av tolv gjennomgåtte saker. I ett tilfelle fra 2009 og ett fra 2007 er det ikke klart dokumentert at fristen er overholdt. I begge tilfellene er det snakk om få dagers overskridelser. Når det gjelder tiltaksplan, har vi vurdert om det foreligger plan som var gjeldende på det tidspunktet vi gjennomgikk mappene. Av tolv mapper har alle gjeldende tiltaksplan. Planene utarbeides slik at de overlapper hverandre. Planene evalueres og det skrives nye planer hvis det settes inn andre tiltak. Én sak har i en kortere periode i 2009 ikke gjeldende plan til tross for aktive tiltak. Av halvårsrapporten til fylkesmannen fremkommer det at per 31.12.2010 har alle saker tiltaksplan. Informantene opplyser at det ikke alltid utarbeides plan i de helt enkle sakene. Dette kan for eksempel gjelde søknad om økonomisk støtte til fritidsaktiviteter. Dersom slik støtte settes inn som et enkeltstående tiltak, så anses behovet for tiltaksplan som mindre. Intervjuobjektene uttaler alle at de er positive til tiltaksplan, og at alle ansatte i tjenesten har en god holdning til slik plan. Informantene ser nytten av planen, og særlig i de mer kompliserte sakene. Alle sakene om hjelpetiltak har på tidspunktet for saksgjennomgangen gjeldende tiltaksplaner. Barnevernet har rapportert følgende om manglende tiltaksplaner: Kommune Bamble Andel barn med utarbeidet tiltaksplan 2009 100 % Andel barn med utarbeidet 100 % tiltaksplan 2010 KILDE: KOSTRA og Barneverntjenesten i Bamble Telemark kommunerevisjon IKS 14

3.2.3 Plassering i fosterhjem Når et barn blir plassert utenfor hjemmet kan det skje ved en frivillig plassering, akuttplassering eller omsorgsovertakelse. Barnet kan bli plassert i fosterhjem, beredskapshjem, barne- og ungdomshjem og akuttinstitusjon. Bamble 2007 2008 2009 2010 Barn med tiltak utenfor opprinnelig familie Barn med omsorgstiltak KILDE: KOSTRA og Barneverntjenesten i Bamble 23 24 25 33 10 11 9 9 Tiltaksplan/omsorgsplan Av mappene som ble gjennomgått, gjaldt fire av sakene frivillige plasseringer og to omsorgsovertakelser. En av omsorgsovertakelsene hadde startet som en frivillig plassering. De frivillige plasseringene er regnet som et hjelpetiltak hvor det skal utarbeides en tiltaksplan. Ved omsorgsovertakelser skal det utarbeides en omsorgplan. Midlertidig omsorgsplan skal utarbeides senest samtidig med omsorgsovertakelsen. I sakene med omsorgsovertakelse var det ikke utarbeidet omsorgsplan på tidspunktet for omsorgsovertakelse. Det er imidlertid senere utarbeidet endelig omsorgsplan. I sakene med frivillig plassering var det utarbeidet tiltaksplan på tidspunktet for plasseringen i tre av fire saker. Tilsynsfører Av halvårsrapporten til fylkesmannen fremkommer det at det per 31.12.2010 er seks barn som ikke har tilsynsfører. Informantene som jobber med saksbehandling opplyser alle at det er vanskelig å skaffe tilsynsførere. Mange tilsynsførere følger barna for dårlig opp, og tjenesten sliter med at enkelte ikke sender inn rapporter etter tilsyn. Samtlige informanter mener tilsynsførerordningen ikke fungerer som tilsiktet. Av de seks gjennomgåtte sakene er det på tidspunktet for gjennomgangen oppnevnt tilsynsfører for fire barn. Tilsyn I fire av seks saker ble ikke minimumskravet på fire tilsyn i året gjennomført. I fire saker skriver tilsynsførere rapport etter alle tilsyn, selv om det ikke gjennomføres tilstrekkelig antall tilsyn. I to saker er det ikke mottatt tilsynsrapporter for alle gjennomførte tilsyn. Avtale med fosterhjemmet I tre av de seks sakene er barnet flyttet etter plassering, og det er slik sett to fosterhjem som det skal være inngått avtale med. I disse tre sakene er det inngått avtale med fem av seks fosterhjem. I de tre øvrige sakene er det én sak der det ikke ligger skriftlig avtale. I denne Telemark kommunerevisjon IKS 15

saken er det gjort en avtale med flyktningtjenesten om oppfølging og tilsyn med barna (se under). Avtalene er evaluert i fire saker. Godkjenning av fosterhjem / politiattest Av de tre sakene der det kun har vært ett fosterhjem, foreligger vedtak om godkjenning av fosterhjemmet før plassering i ett tilfelle. I ett tilfelle er det inngått avtale om oppfølging med flyktninghjelpen. I ett tilfelle bodde barna alt i fosterhjemmet da barnevernet kom inn i bildet, og godkjenning av fosterhjemmet før innflytting var derfor ikke mulig. I de tre sakene der det har vært to fosterhjem, så er godkjenningsansvaret i ett tilfelle lagt til en annen kommune. Det finnes derfor ikke dokumentasjon på godkjenning i saksmappen. I samme sak er fosterhjem nr 2 godkjent før plassering. I de to øvrige sakene med to fosterhjem er det dokumentasjon på godkjenning før plassering i to av fire fosterhjem. I ett av de to tilfellene der det ikke foreligger godkjenning, er godkjenning foretatt etter plassering. I det andre tilfellet opplyses det at fosterforeldrene har vært fosterforeldre i 15 år, og derfor er kjent av barneverntjenesten. Det ble dokumentert innhentet politiattest for seks av de ni hjemmene som var i bruk i sakene. To av de tre sakene der politiattest ikke er dokumentert, gjelder flyktningtjenesten og fosterhjem godkjent av annen kommune. Ett tilfelle av plassering av enslig mindreårig flyktning En av sakene vi har gjennomgått gjelder barnevernsvedtak etter 4-4 (5) om frivillig plassering av en enslig mindreårig flyktning. Det er gjort en avtale mellom barneverntjenesten og flyktninghjelpen om at flyktninghjelpen har oppfølgingsansvaret for barnet. Barnevernets vedtak sikrer finansiering av hjemmet. Det er ikke oppnevnt tilsynsfører og det gjennomføres derfor ikke tilsyn, det er ikke inngått avtale med fosterhjemmet og det er ikke innhentet politiattest. Fosterhjemmet er godkjent, men siden flyktningen kom uten barnevernets kunnskap, så ble dette først gjort etter at barnet hadde flyttet inn. 3.2.4 Overtid og bruk av fullmakter Ansatte i barneverntjenesten har stående fullmakt fra kommunen til å jobbe overtid. Dette er i følge barnevernleder viktig for alle saker, og særlig viktig i forhold til fosterhjemsarbeid. Barnevernleder opplyser at de ansatte jobber mye overtid, og at det ikke er uvanlig at saksbehandler sitter til 19-21 om kveldene 1-3 dager i uka når saksmengden krever det. Vi har ikke gjort undersøkelser knyttet til overtidsbruk. Leder og de ansatte tilstreber å ta hurtige avgjørelser i saksbehandlingen. For å få et team som kan fatte avgjørelser hurtig, så har alle saksbehandlere myndighet til å innvilge økonomisk engangsstøtte inntil kr 3000,-. Søknader ut over dette beløpet skal tas opp med barnevernsleder. Barnevernleder opplyser at saksbehandler alltid har myndighet til å beslutte noe når de drar til brukerne. For eksempel er muligheten til kjøp av tjenester drøftet i forkant, slik at avgjørelsene kan fattes raskt ute i felten, og ofte i dialog med bruker. Leder mener at dette øker hurtigheten i saksbehandlingen, og hindrer unødig byråkratisering. Telemark kommunerevisjon IKS 16

3.3 Revisors vurdering Revisor vurderer rutinene for håndtering av innkomne meldinger for å være i overensstemmelse med lovens krav om at meldinger skal gjennomgås straks og senest innen én uke. Når det gjelder praksisen med at ikke alle henvendelser registreres som melding, så mener revisor at de omtalte orienteringssaker fra politiet skal registreres som melding. I henhold til påtaleinstruksen 5-1 skal sendes melding til kommunens barneverntjeneste når etterforskning igangsettes mot en person under 18 år og saken ikke er av bagatellmessig art. Hensynene bak regelen tilsier at det er snakk om en bekymring, og saken skal derfor registreres som melding. Det er imidlertid ikke noe i veien for at saken henlegges umiddelbart. Fylkesmannen vurderer spørsmålet på samme måte. Tjenesten har ingen fristbrudd for gjennomføringen av undersøkelse. Selv om dette ikke i seg selv sier noe om hvordan sakene faglig følges opp etter undersøkelse, er de en objektiv indikasjon på at de ansatte greier å nå lovens krav. Tjenesten opplyser selv at de i perioden 2007 2010 har hatt fem saker for fylkesnemnda og åtte akuttplasseringer. Revisor vurderer ikke tallet på akuttplasseringer som høyt i forhold til totalt antall saker i samme periode. Hvis saker som er til behandling i barnevernet utvikler seg negativt, kan det være en indikasjon på at tiltakene ikke fungerer, eller at sakene ikke følges opp og evalueres. Det er ingen slike indikasjoner i Bamble, men det er ikke mulig å trekke noen konklusjoner av tallmaterialet. Revisors hovedinntrykk er at arbeidsmengden overkommelig, og at saksbehandlerne klarer å følge opp og evaluere sakene fortløpende. Revisor vurderer bruken av overtid og økonomiske fullmakter som nyttig og effektiviserende. Revisor har ikke vurdert overtidsbruken i forhold til arbeidsmiljølovens regler om bruk av overtid eller kommunens eget reglement for bruk av overtid. Baneverntjenesten sørger ikke fullt ut for at det oppnevnes tilsynsfører og gjennomføres tilsyn i det omfang loven krever. De ansatte synes ikke tilsynsførerordningen slik den er lagt opp i dag fungerer som tilsiktet. Tjenesten opplever også det vanskelig å finne gode tilsynsførere. Tjenesten forsøker i flere tilfeller finner lokale tilsynsfører som alt har en tilknytning til barnet. Dette synes som en fornuftig løsning i mange tilfeller. Det er en tilnærmet sammenfallende økning i antall undersøkelser som i antall meldinger. Det er også en økning i undersøkelser som fører til tiltak. Det er uheldig at politiattest ikke er dokumentert innhentet for alle fosterhjemmene. Selv om fosterforeldrene er kjent for barneverntjenesten, kan det være endrede forhold sidens sist vandel ble undersøkt. Saken om plasseringen av en enslig mindreårig flyktning tilfredsstiller ikke lovens krav. Fattes det vedtak om plassering i fosterhjem, og godkjennes hjemmet som fosterhjem, så følger barnevernlovens alminnelige rettigheter og plikter med vedtaket. Barnevernstjenesten må derfor oppnevnte tilsynsfører, føre tilsyn, innhente politiattest og utarbeide fosterhjemsavtale 4. Godtgjøring av fosterhjemmet nedfelles i fosterhjemsavtalen 5. 4 Ot.prp. nr. 28 (2007-2008) side 23-24 Telemark kommunerevisjon IKS 17

Barnevernet plikter å følge opp barn i fosterhjem minimum fire ganger årlig 6. Når denne oppgaven settes bort, kan en risikere at barnevernstjenesten går glipp av viktig informasjon om barnets situasjon. 4 Systematiske tiltak for å sikre forsvarlig tilbud? 4.1 Revisjonskriterier Vi har utledet følgende revisjonskriterier: Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha en dokumentasjon og et omfang som er nødvendig for å etterleve lovens krav. Det innebærer at den bl.a. skal: beskrive hvordan barneverntjenesten er organisert, samt barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten, sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt om barneverntjenestens internkontroll, sørge for at arbeidstakerne og oppdragstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten, skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen, foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten. 4.2 Fakta 4.2.1 Overordnet Kommunen har utarbeidet en folder for internkontroll i Barne- og familievernet. En ny versjon er nå utarbeidet og ligger på kommunens intranett og denne gjelder for alle virksomheter. Folderen beskriver hensikten med de enkelte elementene av internkontrollen, den beskriver hvilke internkontrolloppgaver den enkelte virksomheten skal utføre og den beskriver hvem som har ansvaret for at internkontrollen gjennomføres. I den elektroniske versjonen ligger det linker til de lokale tilpasningene til den enkelte enhet. Per i dag er det ikke lagt inn lokale tilpasninger, men disse er under utarbeidelse. Kommunen har også et skriftlig system som heter Internkontroll i barneverntjenesten i Bamble. Dette dokumentet inneholder bl.a. ulike organisasjonskart, mål for tjenesten, virksomhetsplan, fordeling av ansvar og myndighet, stillingsbeskrivelser, møteplan for faste møter, rutine for medvirkning i daglig drift, rutiner for brukermedvirkning, rutiner for risikovurderinger, rutiner hvordan mangler rettes opp og tjenesten ellers utvikles og rutiner 5 Ot.prp. nr. 28 (2007-2008) side 24 6 Fosterhjemsforskriften 7 Telemark kommunerevisjon IKS 18

for oppfølging av internkontroll. Vedlagt ligger også skriftlige delegasjonsvedtak for samtlige ansatte. Av disse fremkommer alle fullmakter, herunder økonomiske fullmakter, den enkelte ansatte har. Tjenesten har hatt en to dagers fellessamling der internkontroll har vært tema. I tillegg diskuteres temaet på månedlige kontormøter. 4.2.2 Rutinehåndbøker Kommunen har utarbeidet skriftlige tjenestebeskrivelser for sentrale områder innenfor barnevernstjenestens virksomhet. Felles for disse er at de er relativt korte, beskriver hovedtrekkene i lovgivning og forskrifter, beskriver innholdet i tjenesten, hvem som kan få tjenesten, overordnede mål, service mål, resultat mål, krav/forventninger til bruker og enkelte elementer i arbeidsprosessen. Tjenesten har gjennomgått tjenestebeskrivelsene som ligger på internett. Det er enighet om enkelte endringer, men en har ikke fått laget dem ferdige. Planen er at disse skal ferdigstilles innen 3. april 2011. Tjenesten har ikke en egen rutinehåndbok. Barneverntjenesten benytter Barne- og likestillingsdepartementets mal for rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunen, samt fagprogrammets brukerveiledning. Fagprogrammet er bygget opp rundt lovverket. Lokale tilpasninger gjennomgås av leder på møter og det er opp til den enkelte saksbehandler å lage sin egen lokal rutinehåndbok. Det er foretatt en risikoanalyse som danner grunnlag for hvilke rutiner tjenesten trenger å ha skriftlig. Arbeidet med utvikling av rutiner er påbegynt. 4.2.3 Kompetanse Opplæring av nyansatte gjennomføres bl.a. ved en fadderordning som pågår i ett år. Det er utarbeidet retningslinjer og rutiner for mottak av nye ansatte. Disse sier bl.a. noe om hvilken informasjon som skal gis, opplæring, presentasjon av interne- og eksterne samarbeidspartnere. Rutinen beskriver tiltakene og tidspunktene for disse, og hvem som har ansvaret for gjennomføringen. Det er i tillegg utarbeidet skjema for oppfølgingssamtaler med den ansatte eter 2 måneder, 4 måneder og 5 måneder. Virksomhetsleder og informantene bekrefter at ordningen rent faktisk gjennomføres slik skissen beskriver. Nødvendig regelverk er gjort tilgjengelig elektronisk for alle ansatte. Det er foretatt en kartlegging av ansattes grunnkompetanse, etterutdanning og kurs ansatte har deltatt på. Leder opplyser at tjenestens behov for kompetanseheving, kurstilbud og ønsker om opplæring fortløpende vurderes på tjenestens morgenmøte. Dette fremkommer også av en skriftlig rutine. I den overordnede internkontrollen fremkommer det at det skal utarbeides overordnet opplæringsplan. Mottatt plan er datert 2009, men er ikke fylt ut. 4.2.4 Bruk av erfaringer fra ansatte, oppdragstakere, foreldre og barn Det gjennomføres daglige morgenmøter og et ukentlig fagmøte der alle ansatte og leder deltar. Møtet sikrer at meldingsfristene overholdes, og saker diskuteres ved behov. Telemark kommunerevisjon IKS 19

En skriftlig rutine sier at den enkelte ansatte har ansvar for å ta opp problemstillinger med barnevernleder eller andre i barneverngruppa ved behov. Barnevernleder og virksomhetsleder skal ha åpne dører. Videre er det utarbeidet en rutine som fastslår at den enkelte ansatte forsøker å fange opp tilbakemeldinger fra brukerne som barneverntjenesten kan trekke lærdom av og legger disse frem i barnevernsgruppemøte. Det er en målsetning at det gjennomføres brukerundersøkelse hvert tredje år. Sist brukerundersøkelse ble gjennomført i 2002. Informantene fremhever at meget solid faglig miljø, og en åpenhetskultur som sentralt element i saksbehandlingen. Samtidig fremhever også informantene leders oversikt og involvering i alle saker. 4.2.5 Risikoanalyse og avviksrapportering Barnevernstjenesten har gjennomført risikoanalyser for flere mulige hendelsesforløp innefor den alminnelige virksomheten tjenesten utøver. Tjenesten har også utarbeidet retningslinjer for avviksrapportering. Det skilles mellom A avvik og B avvik. A avvikene er mer alvorlige avvik der leder straks skal gjennomgå avviksmeldingen, og der nødvendige strakstiltak iverksettes. Avviksmeldingen skal samtidig sendes kommunalsjefen. B avvik er avvik som kan løses på lavere nivå, og avvik av lavere alvorlighets grad. Virksomhetsleder opplyser at det ikke ennå foreligger tilstrekkelige rutiner og definisjoner i forhold til avviksrapportering. Det er gjort ROS analyse på saksbehandlingen. Det er gjennomført en rekke ROS analyser, men noen gjenstår ennå. Kommunen og barneverntjenesten har selv vurdert hvilke analyser som skal gjennomføres, og hvilke analyser som gjenstår. Virksomhetsleder opplever at det er en utfordring å etablere internkontrollsystemer som flyter inn i normaltjenesten uten å bli et isolert krav om dokumentasjon. 4.2.6 Oppfølging av regler og internkontroll I dokumentet Overordnet internkontroll fremkommer det at kommunens overordnede system for internkontroll skal revideres annethvert år, enhetenes system skal revideres annethvert år innen utgangen av januar, og virksomhetene skal revidere sine systemer hvert år innen utgangen av januar. Siden det utarbeides nye rutiner og gjennomføres nye ROS analyser etc, så er dette ikke fullført ennå. Arbeidet pågår, men det er ennå noe som gjenstår. 4.3 Revisors vurderinger Utarbeidelsen av folderen om internkontroll på overordnet nivå viser at kommunens ledelse har fokus på internkontroll. Folderen kan bidra til å sette internkontroll på dagsorden i det daglige. Virksomheten jobber også med å etablere og utvikle internkontrollsystemet. Etter en totalvurdering dekker dokumentet Overordnet internkontroll og dokumentet Internkontroll i barneverntjenesten i Bamble kravene som stilles i internkontrollforskriften 7 7 Forskrift 14. desember 2005 nr 1584: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester Telemark kommunerevisjon IKS 20