Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting

1 [Godkjent av] [Revideres av] Stillinger: 3 Saksbehandling av søknad- tilsetting Formål og omfang Sikre korrekt tilsettingsprosess ved interne og eksterne utlyste stillinger 1. Tilsettingsmyndighet Kommunestyret tilsetter Rådmann Administrasjonsutvalget tilsetter sektorsjefer Rådmann tilsetter alle faste stillinger under rådmannsnivå og midlertidige stillinger ut over 12 måneder. Avdelingsleder tilsetter i vikariater / midlertidige stillinger inntil 6 mndr. innenfor sitt område og i vikariater mellom 6-12 måneder i samråd med Rådmann Rådmann fatter vedtak om endring av stillingsstørrelse i samråd med leder og tillitsvalgte. Rådmann kan delegere tilsettingsmyndighet til sektorsjef/ personalsjef 1.1. Avdelingsleders ansvar Ved alle ansettelser, bortsett fra ved ansettelse av sektorsjef og rådmann eller når det avtales særskilt, har avdelingsleder ansvar for saksbehandlingen. Dette innebærer: uttak av søkerliste brev til alle søkere når søknadsfristen har gått ut innstilling av kandidater til intervju/innstilling på hvem som skal ansettes arbeidsavtale til den som ansettes brev til søkere som ikke ble tilsatt etter at ansettelsen er gjennomført og vedkommende har takket ja til stillingen. lønnsmelding til Fosen Lønn Midlertidige stillinger kortere enn 6 måneder Ved midlertidige stillinger kortere enn 6 måneder har avdelingsleder ansettelsesmyndighet, og orienterer tillitsvalgte i etterkant. Avdelingsleder skriver også arbeidsavtale. Kopi av arbeidsavtalen sendes sektorsjef og personalsjef elektronisk gjennom ephorte. 1

2 [Godkjent av] [Revideres av] Midlertidige stillinger mellom 6 og 12 måneder Ved midlertidige stillinger mellom 6 og 12 måneder, sender avdelingsleder utlysningstekst, utvidet søkerliste, saksutredning og innstilling til vedtak til de tillitsvalgte. Hvis de tillitsvalgte ønsker nærmere informasjon eller har innvendinger til innstillingen, kan de be om et drøftingsmøte med arbeidsgiver. Frist for å be om slikt møte er 5 virkedager fra oversendt innstilling. Endelig vedtak fattes etter at den omtalte 5-dagersfristen har gått uten forespørsel fra tillitsvalgte, eller etter at eventuelt drøftingsmøte er holdt. Avdelingsleder sørger for arbeidsavtale. Kopi av arbeidsavtalen sendes sektorsjef og personalsjef elektronisk gjennom Ephorte. Faste stillinger og midlertidige stillinger lengre 12 måneder. Ved faste stillinger og midlertidige stillinger lengre enn 12 måneder sender avdelingsleder sin innstilling til sektorsjef. Ved bruk av intervju avtales gjennomføringen av dette mellom avdelingsleder og sektorsjef. Sektorsjef sender utlysningstekst, utvidet søkerliste, saksutredning og innstilling til vedtak til tillitsvalgte. Hvis de tillitsvalgte ønsker nærmere informasjon eller har innvendinger til innstillingen, kan de be om drøftingsmøte med arbeidsgiver. Frist for å be om slikt møte er 5 virkedager fra oversendt innstilling. Endelig vedtak fattes etter at den omtalte 5-dagersfristen har gått uten forespørsel fra tillitsvalgte, eller etter at eventuelt drøftingsmøte er holdt. Sektorsjef sørger for arbeidsavtale. Kopi av arbeidsavtalen sendes avdelingsleder og personalsjef elektronisk gjennom Ephorte. Etterarbeid Etter at arbeidsavtale er sendt ut og søkeren har takket ja til stillingen, sender avdelingsleder et svarbrev til de andre søkerne. De skal der orienteres om at en annen søker er tilbudt stillingen og har takket ja. 2. Saksbehandlingen Tilsettingsprosessen i offentlig sektor er underlagt en rekke saksbehandlingsregler. Dette er bestemmelser som arbeidsgiver ikke kan fravike og man kan dermed si at en slik prosess er sterkt regelstyrt. Sentrale elementer i denne prosessen er blant annet: Foreløpig svar 2

3 [Godkjent av] [Revideres av] Søkerens rett til å gjøre seg kjent med sakens opplysninger Intervjuer Kvalifikasjonsprinsippet Innstilling Generelt forbud mot diskriminering 2.1 Foreløpig svar Forvaltningsloven 11a andre ledd Forvaltningsloven pålegger arbeidsgiver å gi et foreløpig svar hvis saksbehandlingen vil ta noe tid. Det er den som ansetter ( tilsettingsmyndigheten) som har ansvar for at foreløpig svar sendes ut. Det foreløpige svaret bør inneholde følgende: Bekrefte mottak av søknad Takke for søknaden Informere om beregnet saksbehandlingstid Informere om videre informasjonsrutiner rundt innstillinger, vedtak, osv. Gode rutiner for informasjon til søkere vil ikke bare bidra til et positivt inntrykk av virksomheten, men vil også bidra til mindre påtrykk av unødvendige henvendelser. 3. Referanseinnhenting fra arbeidsgiver Tilsettingsmyndigheten vil ofte ha et ønske om å innhente opplysninger fra søkerens nåværende eller tidligere arbeidsgiver. Dette området er ikke særskilt regulert i lovverket. Tilsettingsmyndigheten bør avklare med søkeren om det finnes mulige referansepersoner, slik at vedkommende blir gjort oppmerksom på at disse vil kunne bli kontaktet. Det er imidlertid ingen plikt for tilsettingsmyndigheten til å innhente slikt samtykke selv om dette er en god regel. Den som kontaktes har uansett ingen plikt til å gi opplysninger om arbeidstakeren. 3.1 Nedtegning av opplysninger - notatplikt Forvaltningsloven 11d Notatplikten innebærer at opplysningene må skrives ned. De vil inngå som del av det materiale som tilsettingsmyndigheten får seg forelagt. Skriftlighet sikrer også en reell overprøving av den avgjørelsen som er gjort dersom det rettes kritikk mot tilsettingen. Eksempel hentet fra SIVILOMBUDSMANNEN Tilsetting av enhetsleder(sak 2007/1486)Tilsetting av enhetsleder. Formannskapet i kommunen, som var tilsettende myndighet, fravek administrasjonens innstilling. Tilsettingsvedtaket var ikkegrunngitt, og det var ingen dokumenter i saken som kunne belyse bakgrunnen for vedtaket. Hensynet til god forvaltningsskikk tilsier at hovedpunktene i tilsettingsprosessen kommer til uttrykk skriftlig og blir nedtegnet. Dette gjelder også der tilsettingsvedtaket treffes av et 3

4 [Godkjent av] [Revideres av] kollegialt organ, slik som formannskapet. At enkelte ledd i tilsettingsprosessen ikke ble nedtegnet, var i strid med god forvaltningsskikk, og svekket tilliten til at avgjørelsen var bygget på saklige hensyn. Det var også tvilsomt om saken var tilstrekkelig opplyst for formannskapet. 4. Søkerens rett til å gjøre seg kjent med sakens opplysninger Forvaltningsloven 3 andre ledd og 19 tredje ledd den offentlige forvaltning I en tilsettingsprosess vil arbeidsgiver motta en mengde opplysninger om søkerne. Dette vil i hovedsak være informasjon som den enkelte søker selv har oversendt. Informasjonen vil normalt bestå av vitnemål, kursbevis og ulike attester. I tillegg vil arbeidsgiver ofte kontakte referansepersoner og gjennom slik samtale få tilgang til ytterligere informasjon om søkerne. 4.1 Søkerens rett til opplysninger om seg selv den offentlige forvaltning 16 En part har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder opplysninger (faktiske opplysninger og vurderinger) om parten selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger som er gjort eller gitt av Tilsettingsorganet eller innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for disse, eller uttaler seg i egenskap av særlig rådgiver eller sakkyndig for dem Partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver, eller overordnet eller noen som har handlet på vegne av disse Partens nåværende eller tidligere oppdragsgiver, eller i særlige tilfeller person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med Selv om dette kan begrense søkerens tilgang til informasjon er det grunn til å vurdere om opplysningene skal frigis etter prinsippet om meroffentlighet. Arbeidsgiver har det formelle ansvaret for at saken er forsvarlig utredet og det kan tenkes at arbeidsgiver får tilgang til informasjon som det er viktig at søkeren gis anledning til å 4

5 [Godkjent av] [Revideres av] imøtegå eller korrigere. Det foreligger i så fall en plikt til å informere søkeren om dette. Dette følger av forvaltningsretten kontradiktoriske prinsipp. Eksempel hentet fra SIVILOMBUDSMANNEN Tilsetting av spesialsykepleier - negative faktiske opplysninger ble ikke forelagt søkeren til uttalelse.(sak 2005/1589) En søker mente seg forbigått ved tilsetting i stilling som spesialsykepleier ved et sykehus. I korrespondansen med ombudsmannen fremkom negative faktiske opplysninger om søkeren som sykehuset var kjent med under tilsettingsprosessen, men som ikke var blitt forelagt ham til uttalelse. Ombudsmannen kritiserte sykehuset for å ikke ha opplyst saken tilstrekkelig. De negative faktiske opplysningene om søkeren skulle vært forelagt ham til uttalelse. Dette var også et brudd med det grunnleggende prinsippet om kontradiksjon. På denne bakgrunn hadde ikke ombudsmannen grunnlag for å uttale seg om tilsettingsvedtaket, heller ikke hvorvidt det var tatt utenforliggende eller usaklige hensyn ved tilsettingen. Sykehuset ble også kritisert for ikke å ha foretatt en ny utlysing av stillingene da det ble klart at ingen av søkerne var kvalifisert for stillingen i henhold til utlysningsteksten. 4.2 Søkerens rett til opplysninger om de øvrige søkerne den offentlige forvaltning 17 En søker har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra de søkerne som er innstilt til eller tilsatt i stillingen. Innsynsretten gjelder også vedlegg til disse søknadene. En søker har videre rett til å gjøre seg kjent med deler av dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søker som er tilsatt i stillingen. Slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen. 4.3 Særskilt om innstillingen den offentlige forvaltning 19 En søker har rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i. Dette gjelder innstillinger som skal gis i medhold av lov, reglement eller avtale med tjenestemannsorganisasjoner. Søkeren har også rett til å gjøre seg kjent med om det foreligger dissens blant medlemmene av den aktuelle innstillingsmyndighet, og i tilfelle hvor mange stemmer hver av de innstilte søkerne har fått. 5

6 [Godkjent av] [Revideres av] Søkeren har ikke krav på å få gjøre seg kjent med dokument som inneholder den begrunnelse som innstillingsmyndigheten har gitt for innstillingen. Dette gjelder likevel ikke deler som inneholder nye faktiske opplysninger eller anførsler av betydning for saken. 4.4 Særskilt om søkerlister Offentlighetsloven 25 andre ledd den offentlige forvaltning 15 Kommunen har i tilsettingssaker plikt til å utarbeide søkerlister. Dette følger av offentlighetsloven. Det skal utarbeides en offentlig søkerliste som media og andre som ikke er part i saken skal ha tilgang til. Søkerliste skal settes opp «snarest etter søknadsfristens utløp», jf. offentlighetsloven 6 nr. 4 tredje punktum. Det er full anledning til å trekke søknaden før søknadsfristen har gått ut med den virkning at navnet ikke oppføres på søkerlisten. Etter at søkerlisten er satt opp, men før tilsetting er gjennomført, kan selvsagt søkeren fritt trekke søknaden med virkning for tilsettingssaken. Hvorvidt navnet på søkeren fortsatt skal stå på søkerlisten, beror på en konkret vurdering. Dersom forvaltningen ikke har varslet søkere før søknadsfristens utløp om at navnene kan bli gjort kjent selv om det er bedt om hemmelighold, kan det være særlig grunn til å la søkerne trekke sine søknader med den virkning at navnene ikke kommer frem i den offentlige søkerlisten. Offentlighetsloven gir anledning til å gi konfidensiell behandling slik at søkere ikke vil bli oppført på den offentlige søkerlisten. Dette er primært med tanke på lederstillinger og lignende. Arbeidsgiver skal opplyse i utlysningsteksten om den har tenkt å etterkomme ønsker om konfidensiell behandling. Dersom en anmodning om konfidensiell behandling ikke etterkommes skal søkeren varles om dette før søkerlisten gjøres offentlig tilgjengelig. 6

7 [Godkjent av] [Revideres av] Personer kan unntas fra den offentlige søkerlisten etter bestemmelsene i avsnittet over. Antall personer som har søkt samt fordeling på kjønn skal imidlertid fremkomme av søkerlisten selv om en eller flere personer gis konfidensiell behandling. I tillegg har man plikt til å utarbeide en utvidet søkerliste som alle søkere til stillingen kan få tilgang til. Rapportering Det rapporteres i form av avvik Avvik Avvik meldes i kvalitetssystemet Risk Manager. Det er Rådmann som kan gi dispensasjon fra rutinen. Referanser Ansettelsesreglement for Åfjord kommune, Arbeidsmiljøloven, Forvaltningsloven 7