KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Foto: Tone Molnes 1 : 30.0819
KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA 2
Anne Bente Skjellum Ålesund - Volsdalen Utdanna journalist HiVo, tidlegare utdanningar frå UiB NRK, TV2, P4 nyhetsreporter tv/radio, programleiar radio/norge Rundt, vaktsjef radio/tv/nett Kommunikasjonsrådgivar i Norges Korforbund Informasjonssjef seinare kommunikasjonssjef i Ålesund kommune Første tilsette i nye Ålesund april/mai 2017. 4
Disposisjon Om samanslåinga Kommunikasjonsprinsipp og arbeidoppgåver bakgrunnsinformasjon Kanalar og tiltak med gode og dårlege resultat Spørsmål og innspel til slutt 5
KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Om samanslåinga 6 :07.08.19
Største kommunesamanslåinga i Noreg Vi bygger nye Ålesund kommune Ca. 600 km 2 land, ca. 1900 km 2 havflate, ca. 67.000 innbyggarar, ca. 5 800 tilsette Ein kommune med nasjonal slagkraft, regional attraktivitet, lokal identitet! Landsdelssenteret mellom Bergen og Trondheim.
8
Samhandling med innbyggarane i fokus! 9 17.09.2019
OPEN ENGASJERT - MODIG 10
KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Kommunikasjonsprinsipp og arbeidsoppgåver 11 :07.08.19
Organisering av arbeidet Forankra i intensjonsavtalen: Samarbeidet om bygging av ein ny og framtidsretta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Kommunikasjonsgruppe med ein representant frå kvar kommune i tillegg til vald fagforeiningsrepresentant og hovudverneombod fordelte stabs- og kommunalområde. Kommunikasjonsstrategi utarbeidd med medverknad av politikarar og tillitsvalde, vedtatt våren 2017. 12
Mandat Legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggarar og andre interessentar i prosjektet. Bruke dei tekniske løysingane som er tilgjengelege. Bruke sosiale medier og ha godt samspel med tradisjonelle media. Tilpasse dei kanalane vi bruker til ulike målgruppe.
Mål Halde alle målgrupper orienterte Vere med å sikre innsyn, openheit og demokratisk medverknad Skape forståing for arbeidet Trygge tilsette når det gjeld eigen arbeidsplass og eventuelle endringar Skape tillit til prosessen Skape entusiasme - og på sikt, ein felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene.
Prinsipp Open folk blir informerte føler seg involverte Tilgjengeleg dialog, alle blir høyrte Truverdig og redeleg godt grunnlag for omdømme Samkjørt i alle involverte kommunar
Kva gjer vi? Prosjektprofil Nyealesund.no oppretta og driftar. Dekking av politiske møte og vedtak FB-side: Nye Ålesund. Instagramkonto. Youtubekanal LinkedIn Digitale nyheitsbrev Innbyggarmagasin Tilrettelegge for eksterne og interne møte Auge og øyre.. Kronikk og lesarinnlegg i samarbeid med andre. Utforming av strategiar i samarbeid med prosjektleiinga og leiargruppa. Forankra i kommunikasjonsstrategi og tiltaksplan ligg på nettet under dokument
KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Kanalar og tiltak 17 : 07.08.19
Prosjektprofil for nye Ålesund Leiken Fleksibel Godt synleg Optimistisk Mangfald/moglegheiter På plass rundt nyttår 2017/2018 Sterke, klare, kule, godt synlege fargar som står godt aleine, men som harmonerer fint. Havnevik
20
21
Prosesslogo 22
23
Nyealesund.no Hovudkanal for nyheiter sidan mai/april 2017 Bygd in house gratis men tidkrevande Både intern og ekstern + open og transparent (intensjonsavtalen) - ingen kulturbyggar internt Ei prosjektside + lett handterleg - meir komplisert etterkvart som vi nærmar oss ny kommune kvar skal vi gjere av all informasjon om tenester, rettar og plikter osb Mest besøkte nyheiter (sett bort frå forsida, dokument og sider som har med organisering å gjere (stabs- og kommunalområde, fellesnemnd, tillitsvalde, dokument, bli kjent-fond), - om nye Ålesund:144 933 6 566) Vedtak om finansiering av Nordøyvegen - 5 863 Desse vegane skal forandre namn 5 528 Har du forslag til nytt kommunevåpen 4 835 Usikkert når ny nettstad blir klar vald hyllevare (ACOS) Fem nettsider skal leggast ned og informasjon harmoniserast og tilpassast «nye» tenestetilbod min side automatisering tenester 24/7 endå større fokus på innbyggaren/spesielle målgrupper Målet er å skape engasjement og deltaking bygge opp under lokaldemokratiet 24
Intranett Sharepoint og Office 365 Tilpassa den enkelte og kvar du jobbar Skal kunne arbeide på tvers Viktig kulturbyggar - prioritert 25
Følg oss i SoMe Tilsette i nye Ålesund fram til i fjor no berre nye Ålesund kommune. Open for alle Vere der folk er, ha dialog, kunne svare på spørsmål Skape engasjement/stoltheit og fortelle små og store historier Du treng ikkje like.. 2 727 følgarar, 2 560 som liker. Kvifor så få? Taggar partnarar og involverte for å auke spreiinga Kva kunne vi gjort annleis? (pengar, proaktiv, kan tilsette vere meir aktive?.) 26
Best ever Meltwaters rapport for juni april 2019: Ein måndag litt utanom det vanlege - 8 920 i organisk rekkevidde august 2019: el-sykkel på biblioteket 8 884 juni 2018: Fellesnemnda vedtok å finansiere Nordøyvegen - 7 635 desember 2018: Klassevinnar i idékonkurransen til nytt kommunevåpen - 7 142 oktober 2018: informasjonsvideo med prosjektleiar om organisasjonsbygging - 6 910 (få har sett heile videoen) juni 2019: Fellesnemnda innstilte på byvåpen - 6 568 mai 2019 - Det blir gjort ein fenomenal jobb (Monica Mæland) - 6 044 (Korleis bør det nye kommunevåpenet sjå ut - 4 275 + 15 598 betalt) Forsøk på analyse: Saklege følgarar. Det er vanskeleg å spå kva som slår an, trendar og det som røyver seg elles spelar inn på kva som kjem gjennom. 27
Kommunevåpen frå hovudverneombod 28
Profilering av smartby og ledige stillingar Ikkje behandla som hovudkanal litt dårleg samvit 231 følgarar Følgarane likar videoar Heimen for videoar informasjon direktesendingar (First Lego League og politiske møte då vi ikkje hadde eige sendeutstyr) profileringsvideoar Videoane er teksta Adobe pro Appen clips John Smicicklas 14 abonnentar, men ikkje mange følgarar som er målet 29
#littmitt_nyeålesund juni 2018 Ekstern post med flest likes:102 1 245 postar totalt ii dag. Eigne postar: 130 1 389 følgarar, følger 785 30
#littmitt_nyeålesund #opplevålesund 31
Bli kjente - #littmitt_nyeålesund Fleksibel turnusordning Stoltheit Engasjement Kunnskap Blir vi eitt? Fleire sosiale kanalar? Betre tilpasning av bodskap og kanal kapasitet. 32
Nyheitsbrev Mantraet ingen nyheiter er også nyheiter Så opne om prosessen som mogleg Sendast digitalt og direkte til alle tilsette så samtidig som mogleg og leggast ut på nettsida i etterkant Ujamne mellomrom I samarbeid med personal og kommunal- og stabssjefar når det er nødvendig I kombinasjon med videoar og nyheitssaker etter innspel Kritikk for at informasjonen burde kome tidlegare 33
I støypeskeia Ein gang i halvåret gitt ut tre Nytt frå bygginga Fun facts frå kommunane Bli kjente både innbyggarar og tilsette Kulturbyggar Veit ikkje kor mange som les magasinet Informasjon, ikkje kommunikasjon Tidkrevande 34
Interne og eksterne møte Informasjonsmøte om framtidig organisering, bemanningsplanar og lokalisering slik at det blir mogleg å stille spørsmål til forslaga. Forslaga kom torsdag, måndag var vi på vegen. Kritikk: Vinterferie video og nettsak basert på spørsmåla i etterkant. Burde stått at det var ope for alle. Gratis kulturarrangement i fire av kommunane. Turné med leiar i politisk komité om korleis vi saman kan utvikle lokalsamfunna i den nye kommunen. Ei av målsettingane i kommunereforma er å få eit styrka lokaldemokrati. Innbyggarar, organisasjonar, næringsliv for å få innspel på korleis vi kan utvikle samspelet i den nye kommunen til beste for innbyggarane 35
Fellesnemndas møte Streaming av fellesnemndmøta Kommune-TV Innkjøpt streamingutstyr for å senke kostnadar (Ørskog og andre eksterne lokasjonar) Marknadsføring på FB - som arrangement - Som lenke direkte Opptak på nettsidene i etterkant For arbeidskrevande med streaming av fleire møte no. 36
Suksessfaktorar Fleire kanalar tilgjengelege for informasjon Bruk av video Gode bilde frå alle kommunane tatt av profesjonelle God og tett dialog med ei modig leiing Involvering av tillitsvalde meir enn det lovpålagte open Open for innspel Tørre å gjere feil Konsensus er ikkje bra 37
Når vi ut? Lite ute i felten både blant tilsette og innbyggarar på lunsjrommet, på butikken, hos organisasjonar og lag Vanskeleg med store og lite homogene målgrupper kva er rett informasjon no? Lite bruk av tilbod om informasjon på personalmøte. Folkemøte dei som engasjerer seg, engasjerer seg - sjølv om tankegangen er what s in it for me og ekstratilbod burde brukt eksisterande arenaer for abstrakte tema? Kommunereform er lite engasjerande, utanom når det gjeld håndgripelege og konkrete saker som byvåpen og målform. Trudde det skulle bli meir engasjement når vi kom nærare tenestene og folks daglegliv. Tilsette i Ålesund kommune in denial? Vi har ikkje oversikt over dei kritiske røystene. Kva seier folk over kaffekoppen? Folk synest ikkje dette er staden for humor i motsetnad til bruk av humor i vanleg drift. 38
Endringskommunikasjon korleis preppe leiarane Kjensler trumfer fakta. Vi er grunnleggande konservative 39
Endringsfasar vit at dei er der Kilde: Zync 40
Få med den kritiske massen Kilde: Zync 41
Kva er dei eigentlege bekymringane Kilde: Zync 42
Jammen??? Kynisme tidlegare fiaskoar vinner. Lojalitet til teamet er sterkare enn tilhøyrigheita til den større organisasjonen. Kommunikasjonen bygger berre på det rasjonelle tankesett kan ikkje endrast gjennom fakta Toppleiinga forstår, kommunikasjonen stoppar opp. Uklare bodskap, ingen forstår kva som skal kommuniserast (leiinga har bestemt at ) Eg treng ikkje informasjon dette angår ikkje meg 43
Viktige spørsmål å stille seg for å kunne gi gode svar Kvifor skal vi gjennomføre endringa? Kunnskapsgrunnlag Kva gjer vi for å få med oss tilsette? Jamnleg informasjon og dialog. Kva lurte eg på sjølv då eg fekk høyre om dette første gang? HUGS! Tolmod og realisme! HUGS! Sunn fornuft. HUGS! Motstand er ein drivar. 44
Siterer Astrid: 45
Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noke med. 46
47