Til aktuelle søkere Bymiljø og utbygging Idrett Postadr.: Postboks 8001, 4068 Stavanger Besøksadr.: Olav Kyrres gate 19 Telefon: 04005. Faks: 51507008 E-post: postmottak.bmu@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 DERES REFERANSE VÅR REFERANSE JOURNALNR. DATO ATE-14/2097-241 42401/14 06.06.2014 TILDELING AV SKOLELOKALER FOR SKOLEÅRET 2014/2015 Deres søknad om disponering av skolelokaler for skoleåret 2014/15 er i henhold til det vedtatte leie-/ lånereglementet vurdert og avgjort av idrettssjefen. Se vedlagt bruksplan for disponering. Viktige forutsetninger for utlån av lokalene: Tildelingen gjelder i perioden 1.september 2014 29.mai 2015, dersom ikke annet er spesifisert i bruksplanen. Det er ikke utlån i desember måned. Første utlånsdag etter juleferien er 5.januar 2015. Skolen holder også stengt i ferier og fridager (se vedlagt skolerute). Vi gjør oppmerksom på at den enkelte skole står fritt til å vedta sin egen skolerute. Sjekk aktuell skolerute på skolens hjemmesider. Dersom dere ikke ønsker å benytte de tildelte lokalene, må dette meldes saksbehandler snarest. Vi har lang venteliste. Dersom ditt lag ikke kan bruke tildelt lokale en gitt dag, skal dette meldes til tilsynsansvarlig. Hver bruker bør notere seg kontaktinformasjonen til skolens tilsynsansvarlig(e). Navn, telefonnummer og epost står øverst på vedlagt bruksplan. Tilsynsvaktens oppgaver er å åpne og stenge angjeldende lokaler etter bruksavtalen, og påse at betingelsene for leie blir fulgt. Bruken av lokalene skjer på de vilkår som fremgår av vedlagte betingelser for leie. Vi minner ellers om at bruker må rette seg etter gjeldende bestemmelser for anleggene, og anvisninger fra tilsynsvakten. Brudd på gjeldende bestemmelser eller dårlig oppslutning kan medføre inndragning av tildelte lokaler. Dette skrivet, vedlagte betingelser for leie og branninstruks, må gjøres kjent for de ansvarlige for hver brukergruppe. Søknadsfristen for disponering av skolelokaler er 1. mars for det påfølgende skoleår. Søknadsskjema er tilgjengelig på Stavanger kommunes nettsider.
Eventuelle spørsmål vedrørende tildelt brukstid kan rettes til Idrettsavdelingen ved Marte Bergesen Tennfjord, tlf. 51 50 84 03 eller epost: marte.bergesen.tennfjord@stavanger.kommune.no Med hilsen Arne Tennfjord idrettssjef Marte Bergesen Tennfjord saksbehandler Kopi til: Angjeldende skole Vedlegg: Betingelser for leie av skolelokaler i Stavanger kommune Branninstruks for kveldsbrukere Veiledende skolerute for skoleåret 2014-2015 Bruksplan angjeldene skole Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2
BETINGELSER FOR LEIE AV SKOLELOKALER I STAVANGER KOMMUNE 1. REGLENES OMFANG Disse reglene gjelder all fast og tilfeldig bruk av skolelokaler utenom rammen for skolens undervisningstid etter Forskrift til opplæringsloven, 1-5. Avtaler om fast lån/leie følger skoleåret og inngås for maksimalt ett skoleår av gangen. 2. BRUKSFORMÅL Skolelokalene kan nyttes til voksenopplæring og annen allmenn kultur- og fritidsvirksomhet, men det presiseres at barn og unge skal prioriteres ved tildeling. Utleie til forretningsmessig virksomhet og til enkeltpersoner tillates ikke. Ingen må, pga. sin religiøse eller politiske tilhørighet, nektes utlån/utleie. Bruken av skolens lokaler må være forenlig med verdigrunnlaget i opplæringsloven og skolens læreplan. Skolelokalene brukes vederlagsfritt innen gjeldende brukstid av organisasjoner/foreninger/lag og til skolens egne aktiviteter utenom skoletid. Fri leie omfatter også opplysnings- og andre organisasjoner som mottar årlig kommunalt driftstilskudd samt innsamlingsarrangementer og lignende inntektsgivende arrangementer. 3. BRUKSTID Brukstiden er mellom kl. 17.00-22.00 på virkedager mandag - fredag i skoleåret. Tiden mellom kl. 17.00 20.00 skal fortrinnsvis tildeles til barn og unge. Idrettsavdelingen kan i samråd med skolens ledelse innvilge unntak jf pkt 4, men kun innenfor de økonomiske og driftsmessige rammer som er gitt. 4. AVGJØRELSESRETT Fordeling av gymnastikksaler og skolebasseng til utleie avgjøres av idrettsavdelingen. For å oppnå rimelig utnyttelse av begrensede lokaler kan det kreves et minst antall deltakere i hver treningsgruppe. Utlån av andre skolelokaler innen gjeldene brukstid avgjøres av idrettsavdelingen i samråd med den enkelte skoles ledelse. 5. SØKNAD Søknadsskjema for lån av skolelokaler finnes på kommunens nettsider. Søknadsfrist er 1. mars. Svar på søknad sendes ut i slutten av mai. 6. ANKE Avgjørelser i saker om utleie og fordeling av skolelokaler kan i henhold til forvaltningslovens kapittel VI, ankes inn for Kommunalstyret for kultur og idrett. 7. UTSTYR Mindre slitasjeutstyr som baller, innebandykøller, små mål og lignende holdes av den enkelte bruker. Gymnastikksal utstyr som kasser, hest, bom, klatretau, håndskranker, trampoliner, matter, svingstang, nett for volleyball og badminton kan, etter nærmere avtale med skolen, 3
låne/leies ut til lag som låner lokalene for aktiviteter. Skolen avgjør om gymnastsikkutstyr skal være tilgjengelig for kveldsbrukere. Skolens utstyr, AV- materiell, symaskiner, verktøy o.l. kan lånes/leies ut av skolen når forholdene ligger til rette for det (kyndig kursleder etc.). Skolens driftsstyre, i samråd med samlingsstyrerne, setter opp regler og/evt. kostnad for leie av utstyr ved den enkelte skole. 8. ALKOHOL OG RØYKING Det er forbudt å ta med og/eller nyte alkohol og andre rusmidler på skolens område. Røyking er ikke tillatt på skolens område. 9. ANSVARSFORHOLD/HMS For hvert leieforhold skal idrettsavdelingen ha skriftlig melding om hvem som er ansvarlig leder. Leier er ansvarlig for aktiviteten og ansvarlig leder må sørge for å ivareta brukernes sikkerhet. Leietaker v/lederen har ansvar for ro og orden, at ingen uvedkommende får adgang til lokalene, og at deltakerne forlater skolelokalene rengjort og i rett tid. Alle brukergrupper må rydde og gjøre rent etter seg (tørrmoppe). Tilsynsvaktene sørger for at nødvendig utstyr settes frem. Idrettsavdelingen er ansvarlig for at lokalet og utstyr som er i Stavanger Eiendoms eie, og som stilles til disposisjon er i forskriftsmessig stand. Dersom så ikke er tilfelle, og leier oppdager dette, skal aktiviteten straks opphøre og tilsynsvakten tilkalles. Dersom foreløpige tiltak/rettinger ikke kan iverksettes må bruk opphøre frem til feilen er rettet. Leier er erstatningspliktig for skader som påføres skolelokalet, inventar og utstyr, og ansvarlig leder skal straks melde fra om slike skader til skolens tilsynsvakt. 10. AVVIK FRA LEIEAVTALE Dersom tildelt skolelokale ikke vil bli benyttet, må dette meldes saksbehandler snarest. Dersom ditt lag ikke kan bruke tildelt lokale en gitt dag, skal dette meldes til tilsynsvakt. Låner/leier må vike plass for gjennomføring av valg i regi av Valgstyret og for eventuelle arrangementer fra skolens side. Forutsetningen må være at skolens arrangement krever lokale som ikke kan skaffes på annen måte ved skolen (som for eksempel ved oppsetting av teaterstykker m.m. i skolens regi). Varsel gis til leier minst 14 dager i forveien. Skolen kan ikke forbeholde seg denne retten mer enn 2 uker sammenhengende for hver enkelt leier. Varselplikten gjelder ikke ved gjennomføring av valg i regi av Valgstyret. 11. OPPHØR AV LEIEAVTALE Alle leiere skal gjøres kjent med disse utleiereglene og med skolens ordensregler og særregler for utstyr. Dersom utleie- og ordensreglene ikke overholdes, kan de instanser som har avgjørelsesrett i utleiesaker nekte videre leie for kortere eller lengre tid. Idrettsavdelingen, Stavanger kommune. Juni 2014. 4
BRANNINSTRUKS FOR EKSTERNE BRUKERE AV SKOLELOKALER I STAVANGER KOMMUNE Organisering Hver bruker (lag, gruppe, skole osv) skal ivareta oppgavene REDDE, VARSLE, SLUKKE. Når bruker er under tilsyn av tilsynsvakt, vil tilsynsvakten ivareta varslingsprosedyren. Bruker skal likevel følge rutiner for redning og slukking. Brukere uten tilsyn må selv ivareta alle tre oppgaver. Alle brukere skal ha en kontaktperson som skolens brannvernleder kan forholde seg til. Ansvarlig leder, trener, arrangør, vakt osv, må gjøre seg kjent med Rømningsvei gjøre seg kjent med rømningsveier Slokkeutstyr hvor det er plassert og hvordan det virker Brannmeldere hvor de er plassert Ansvarlig leder, trener, arrangør, vakt osv, må påsé at rømningsveier er klare og uhindret av utstyr osv de vet hvor mange deltakere de har i bygget de som ikke er aktive likevel er sammen med gruppa så man vet hvor de er deltakere ikke gjør noe som kan forårsake brann Ved branntilløp: Forsøk rask slukking! Når brann blir varslet skal ansvarlig leder vurdere hva som er beste rømningsvei forsikre seg om at alle er i stand til å bevege seg ut ved egen hjelp, eventuelt sørge for hjelp til bevegelseshemmede sørge for at gruppen går samlet ut sammen med leder på en rolig og ordentlig måte, uten trengsel og løping. Klær og utstyr skal ligge igjen, og dører lukkes. etter rømming av lokalene, samle gruppen på utsiden og forsikre seg om at alle er tilstede. Melding gis umiddelbart til tilsynsvakt som møter brannvesenet. Brukere uten tilsyn møter selv brannvesenet. Ansvarlig leder for hver brukergruppe skal påsé at de har mange nok ledere med nødvendig opplæring til å kunne følge instruksene TILLEGGSINSTRUKS FOR TILSYNSVAKT Tilsynsvakten er brannleder til brannvesenet er på plass Tilsynsvakten skal VARSLE BRANNVESENET PÅ TELEFON 110 ved brann / alarm / falsk alarm motta avmelding fra brukerne, og møte brannvesenet med opplysninger om hvor det brenner, om personer er savnet osv. påsé at brannfarlig aktivitet ikke foregår Idrettsavdelingen, Stavanger Kommune. Juni 2010. 5
6