Betalingsløsningen i Medarbeideren Gjennom våre påmeldingsmoduler på nettsidene tilbyr vi muligheten for at deltakere kan betale ved påmelding (eller i etterkant) ved hjelp av kredittkort. Denne brukerveiledningen viser hvordan en setter opp og følger opp betalingene inne i Medarbeideren. Betalingsløsningen krever en egen lisens som tildeles den enkelte organisasjon. For å bestille denne lisensen, ta kontakt med Agrando. Funksjonene som blir beskrevet her krever at en enten er «Administrator» eller at en har brukerrollen «Payment user» i Medarbeideren. Dersom du ikke har disse rettighetene må du ta kontakt med din administrator for å få tilgangene. Innhold 1. Transaksjonsoversikten... 2 2. Registrering av artikkel (produkt)... 3 3. Sortering av transaksjonsoversikten... 4 4. Betalingsdetaljer rapporter fra transaksjonsoversikten... 5 5. Eksport til Excel... 8 6. Refundere betaling... 9 7. Oversikt på betalinger i gruppedelen... 10 8. Betalingsinformasjon fra «Grupper»... 11 9. Manuelt endre betalingsstatus... 12 10. Sende betalingslenke til deltakere... 13 11. Oppsett av betalingsdelen på nettsiden... 15 Side 1 av 15 Oppdatert 26.04.2018
1. Transaksjonsoversikten De organisasjoner som har satt opp betaling i Medarbeideren har en ekstra modul «Betaling» i Medarbeideren. Modulen er tilgjengelig med et ikon i den svarte menylinjen til venstre på skjermen se bildet under. Ved å klikke på dette ikonet kommer en inn til «Transaksjonsoversikten» som gir en oversikt på alle de innbetalinger (og kjøp) som gjort. Bildet vil se ut som vist i eksemplet under. Her er det en opplisting av alle de ulike transaksjonen og deres status. Side 2 av 15 Oppdatert 26.04.2018
2. Registrering av artikkel (produkt) Første steg når en tar i bruk betalingsløsningen er å registrere de ulike «produktene»/artiklene som en skal ta betalt for. Her kan en legge inn så mange ulike artikler som en ønsker. Påmeldingsmodulen på nettsiden kobles til den aktuelle artikkelen slik at deltakeren får frem rett pris og blir koblet til rett artikkel. Oppsett av artikler gjøres ved å klikke på knappen modulen «Betaling» (Transaksjonsoversikten). oppe til høyre i menylinjen inn i En får da opp et vindu tilsvarende bildet under. Her kan en opprette nye artikler, redigere eller slette eksisterende artikler. Feltene som en registrer om en artikkel er: Artikkelnavn: Konto i regnskapet: Pris: Organisasjon: Dette er navnet på artikkelen og vil også være synlig for de som skal melde seg på aktiviteten Dette er et valgfritt felt dersom en ønsker å knytte en artikkel til en bestemt konto i regnskapet (dette er ikke bankkonto, men regnskapskonto) Dette er prisen som deltakerne skal betale for påmeldingen For de som har tilgang til flere organisasjoner velger en hvilken organisasjon den aktuelle artikkelen skal knyttes til Side 3 av 15 Oppdatert 26.04.2018
3. Sortering av transaksjonsoversikten Transaksjonsoversikten kan sorteres på ulike måter. Den kan sorteres/gruppes etter «Artikkel», «Kjøpsdato», «Status». Dette gjøres ved å ta tak i den aktuelle kolonneoverskriften og dra den opp til det grå feltet «Dra kolonne hit for å gruppe». Da vil oversikten bli gruppert slik at en for eksempel samler alle kjøp foretatt på en bestemt dag se under. Status på transaksjonen De ulike statusene som er i bruk i «Status» feltet er: Her har den påmeldt betalt for sin deltakelse gjennom nettsiden Her er det foretatt en manuell registrering av en mottatt betaling (hvordan blir beskrevet i kapitel 9). Her er det foretatt en betaling, men så er hele eller deler av beløpet refundert (betalt tilbake til deltaker) i etterkant. Hvordan dette gjøres blir beskrevet i kapitel 6. Her har deltakeren ikke betalt ved påmelding, men det er sendt en lenke med betalingsinformasjon til deltakeren/foresatte. Dette blir beskrevet i kapitel 10. Side 4 av 15 Oppdatert 26.04.2018
4. Betalingsdetaljer rapporter fra transaksjonsoversikten Fra transaksjonsoversikten kan en hente ut egne rapporter/kvitteringer som viser detaljer knyttet til den enkelte transaksjon. Dette gjøres ved å merke (klikke på) den aktuelle transaksjon og deretter klikke på knappen oppe til høyre i menylinjen. Under er eksempler på hvordan disse rapportene kan se ut alt etter status på transaksjonen. Betalingsdetaljer for en gjennomført betaling: Side 5 av 15 Oppdatert 26.04.2018
Betalingsdetaljer for en påmelding der deltakeren ikke har betalt enda: Betalingsdetaljer for en gjennomført betaling der betalingen er refundert: Side 6 av 15 Oppdatert 26.04.2018
Betalingsdetaljer for en betaling som er manuelt registrert: Side 7 av 15 Oppdatert 26.04.2018
5. Eksport til Excel Fra transaksjonsoversikten kan en eksportere en oversikt på transaksjonen til Excel. Dette gjøres ved å klikke på knappen oppe til høyre i menylinjen. En får da flere valg i forhold til hva en ønsker å eksportere se under. Først setter en ønsket tidsrom for rapporten. Deretter kan en velge tre ulike rapporter: «Rapport for angitt tidsrom uten gruppering» Denne rapporten er en ren opplisting av transaksjonen i det ønskede tidsrommet. «Rapport for angitt tidsrom med gruppering» Denne rapporten tar med de grupperinger som du eventuelt har gjort i transaksjonsoversikten «Skjermrapport» Gir en eksport av det som du ser på skjermen. Side 8 av 15 Oppdatert 26.04.2018
6. Refundere betaling Dersom en har behov for å refundere/tilbakebetale hele eller deler av en innbetaling (for eks. dersom en ikke deltar likevel), så kan dette gjøres enkelt i transaksjonsoversikten. Velg den aktuelle innbetalingen og klikk på knappen oppe i menylinjen. Da får en opp menyen som vist under. Her legger en inn det beløpet som skal refunderes. Beløpet blir da betalt tilbake til det kortet som betalingen ble foretatt med. Medarbeideren lagrer hvilken bruker som har refundert beløpet slik at en vil kunne se dette i «Betalingsdetaljene». Side 9 av 15 Oppdatert 26.04.2018
7. Oversikt på betalinger i gruppedelen Alle påmeldinger som gjøres gjennom våre påmeldingsmoduler fører til at den påmeldte deltakeren blir registrert i en gruppe i Medarbeideren med den informasjonen som dere har etterspurt i påmeldingsmodulen. Informasjon om betalinger er derfor også tilgjengelig fra gruppedelen av Medarbeideren. I en gruppe som har betalinger knyttet til seg vil en kunne se betalingsstatus som vist i bildet under. Her viser kolonnen «Konfirmasjon» om deltakeren har betalt for artikkelen «Konfirmasjon». Betalingsinformasjonen er kun tilgjengelig/synlig for de som har rettigheter til å se dette. Visning av den aktuelle kolonnen kan slås av/på ved å klikke på knappen Da får en opp et vindu tilsvarende det under og kan velge å vise/skjule kolonnene knyttet til betaling. Side 10 av 15 Oppdatert 26.04.2018
8. Betalingsinformasjon fra «Grupper» Fra gruppedelen kan en også gjøre endringer knyttet til en påmelding og hente ut mer informasjon om transaksjoner. Dette gjøres ved å klikke på knappen oppe i menylinjen. Ved å klikke på «Betaling» knappen får en opp en meny som vist under. Valgene i denne menyen er: Send betalingslenke Dette gir en mulighet til å sende betalingsinformasjon til påmeldte deltakere som ikke har betalt enda. Dette blir beskrevet i kapitel 10. Betalingsdetaljer Gir betalingsdetaljene for den aktuelle deltakeren. Dette er beskrevet i kapitel 4. Endre betalingsstatus Her kan en endre betalingsstatusen for en deltaker manuelt. Dette blir beskrevet i neste avsnitt. Side 11 av 15 Oppdatert 26.04.2018
9. Manuelt endre betalingsstatus Dersom en deltaker betaler for sin påmelding på en annen måte en via betalingsmodulen (for eks. kontant eller via bankoverføring) er det mulig å endre betalingsstatusen til deltakeren manuelt slik at betalingsoversikten er oppdatert. Dette gjøres fra gruppedelen i Medarbeideren. Merker den aktuelle personen i gruppen og klikk på knappen Velg deretter «Endre betalingsstatus». i menylinjen. Da får en opp et vindu som vist under. Her legges følgende info inn: Artikkel: Betalingsmåte: Dato: Pris: Navn: Kommentar/beskrivelse: I nedtrekksmenyen velges den artikkel som en skal endre betalingsstatusen på Her velger en hvordan betalingen er foretatt (Kontant, overføring via bank eller Vipps) Dato for betalingen Beløpet som er betalt inn Her hentes automatisk navnet på den brukeren i Medarbeideren som registrer endringen av betalingsstatusen Her kan en legge inn egne kommentarer om endringen av betalingsstatusen Side 12 av 15 Oppdatert 26.04.2018
10. Sende betalingslenke til deltakere Fra gruppedelen av Medarbeideren kan en sende lenke til nettsiden for betaling til de som ikke har betalt ved påmeldingen. Fra nettsiden kan deltakeren betale ved hjelp av sitt kort og betalingen blir koblet til deltakerens påmelding. Lenken til nettsiden kan sendes via e-post eller SMS. En kan velge om en vil sende lenke til en deltaker eller til flere deltakere samtidig. Lenkene som sendes ut er unike pr. deltaker slik at betalingen blir koblet til rett person. Det vil kun være mulig å sende betalingslenker til deltakere som ikke allerede har betalt. Dersom en deltaker har betalt og senere klikker på tilsendt lenke vil en få en melding om at en allerede har betalt (det vil altså ikke være mulig å ved en feil betale to ganger) For å sende betalingslenke til deltaker merker man den/de aktuelle deltakeren/deltakerne i gruppen og trykker på knappen «Betaling» og deretter «Send betalingslenke». Da får en opp et vindu som vist under: Her kan en legge inn følgende informasjon: Kontakt: Artikkel: SMS/E-post: Viser hvilken deltaker en har valgt å sende betalingslenke til (dette vises kun dersom har valgt bare en deltaker) Her velger riktig artikkel i nedtrekksmenyen Her velger en om en ønsker å sende lenken på SMS eller e-post Side 13 av 15 Oppdatert 26.04.2018
Til: Her velger en hvem lenken skal sendes til: - Påmeldt deltaker lenken sendes til deltakeren selv - Bare til relasjoner dersom det er registrert relasjoner/foresatte til deltakeren kan en velge å sende lenken direkte til disse - Begge lenken sendes til både deltaker og relasjon/deltaker - Annet her kan en selv skrive inn et telefonnummer/e-post en ønsker å sende til (dette alternativet er kun dersom en har valgt en deltaker) Fra: Fakturer: Emne: Tekst: Dersom en har valgt å sende SMS velger en her hvem som skal stå som avsender på SMSen Dersom en har valgt å sende SMS velger en her hvem som skal stå som faktureres for SMSen Dersom en har valgt å sende e-post skriver en her inn emne/tittel på e-posten Her legger en inn teksten som skal stå i SMSen/e-posten Side 14 av 15 Oppdatert 26.04.2018
11. Oppsett av betalingsdelen på nettsiden For å knytte en påmeldingsmodul til en artikkel i Medarbeideren går en inn i oppsettet av modulen på nettsiden (se egen dokumentasjon for oppsett av påmeldingsmoduler). Inne i oppsettet av påmeldingsmodulen er det valg om påmeldingen skal ha betaling se bildet under. Når er krysser av for dette får en opp alternativene for betalingsdelen se under. Her legger en inn en beskrivelse til den som skal betale i feltet «Hjelpetekst betaling». I feltet «Velg artikkel» velger en den artikkelen som en ønsker å knytte påmeldingen til. Til slutt velger en ønsket utsalgssted (de fleste har bare et alternativ her). Side 15 av 15 Oppdatert 26.04.2018