Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Mandag 5. februar 2018 kl. 09.00 i kommunestyresalen. SAKSLISTE Kl. 10.00 ORIENTERINGER v/ rådmann Tema 1: Avvikssystem innen Helse- og sosial Tema 2: Rutiner knyttet til medikamenthåndtering SAK 01/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 23.10.17 SAK 02/18 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I SKOLENE I HÆGEBOSTAD SAK 03/18 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL DRØFTING/BESTILLING, UTSATT FRA 23.10.17 SAK 04/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2018 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Birkeland, 26. januar 2018 Kirsten Svensson Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf 90 95 62 46 / willy.gill@asekretariat.no Kopi til: Ordfører, rådmann, revisor, 1. vara 2
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 01/18 Møtedato: 05.02.18 Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 23.10.17 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 23.10.17 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 23.10.17 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.10.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3
HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/17 Tid: 23.10.17, kl. 09.00 10.20 Sted: Kommunestyresalen. Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime Kjell Rune Klungland, medlem Andre til stede: Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 08/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 04.05.17 SAK 09/17 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2018 SAK 10/17 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL DRØFTING/BESTILLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Underskrift Kirsten Svensson Leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor. 4
Møtebok 23.10.17 Hægebostad kontrollutvalg SAK 08/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 04.05.17 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 04.05.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 04.05.17 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 04.05.17 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 04.05.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 09/17 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2018 Kontrollutvalget valgte å øke posten «Kontrollutvalgets utgifter» med kr. 5.000 i forhold til budsjettforslaget. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 på kr. 606.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for 2018 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2018 Saksopplysninger: 5 2
Møtebok 23.10.17 Hægebostad kontrollutvalg Kontrollutvalgssekretariatet. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 05.09.17 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 123.000 i 2017 til kr. 126.000 i 2018, en økning på 2,5%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen. Representantskapet behandlet budsjettet i møte den 26.09.17. Budsjettforslaget innebærer 320 timer til regnskapsrevisjon og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Hægebostad kommunes budsjetterte utgifter til revisjonen økes fra kr. 440.000 i 2017 til kr. 460.000 i 2018, en økning på 4,5 %. Avregning skjer etter virkelig timeforbruk. For ytterligere informasjon om budsjettet vises til vedlagte utskrift av budsjettsaken. Kontrollutvalgets utgifter. Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget. Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på forrige års budsjettramme samt vedtatte budsjett for Agder Sekretariat og vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest. Tabell: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Budsjettforslag 2018 Vedtatt budsjett 2017 Vedtatt budsjett 2016 Tilskudd til Kr. 460.000 Kr. 440.000 Kr. 426.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 126.000 Kr. 123.000 Kr. 120.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 601.000 Kr. 578.000 Kr. 561.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 på kr. 601.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 6 3
Møtebok 23.10.17 Hægebostad kontrollutvalg SAK 10/17 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2018 DRØFTING/BESTILLING Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Saksopplysninger: Selskapskontroll. Kommunestyret behandlet Plan for selskapskontroll 2016 2019 i møte den 29.09.16 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Hægebostad kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS 2. Snartemo Quality Products AS 3. DDV Drift 4. DDV Strategi Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskapene. Problemstillinger ved en normal eierskapskontroll kan være: - Har kommunen etablert tydelige føringer for selskapene sine? Har kommunen en eierskapsmelding? - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd? 7 4
Møtebok 23.10.17 Hægebostad kontrollutvalg - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Tema for eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: - Måloppnåelse - Offentlige anskaffelser - Habilitet - Etikk og samfunnsansvar - Arbeidsmiljø - Økonomisk drift - Annet Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS ble prioritert øverst i plan for selskapskontroll. På bakgrunn av at det var ledige ressurser i revisjonen til å gjennomføre selskapskontroll i fjor høst, ble det foretatt bestilling av selskapskontroll i Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS. Rapport fra denne selskapskontrollen ble lagt frem for kontrollutvalget på møte den 04.05.17. Forvaltningsrevisjon. Kommunestyret behandlet Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i møte den 29.09.16 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Hægebostad kommune 2016-2019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 18 Undervisning Mobbing i skolen 2. 11 Notus Bruk og oppfølging av Notus (turnus) 3. 8 Likebehandling av ansatte Vurdere om ansatte gis lik behandling ved tildeling av ulike goder 4. 23 Plan og drift Vurdere kommunens praksis i forhold til retningslinjene for beregning av selvkost 5. 17 Pleie og omsorg Oppfølging av avviksmeldinger ved omsorgstjenestene Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er noen av de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Flere av selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner. De to øverst prioriterte selskapene er «lokale» selskaper. 8 5
Møtebok 23.10.17 Hægebostad kontrollutvalg Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, ble prosjektet «Mobbing i skolen» bestilt for gjennomføring i møte den 12.12.16. Rapport forventes fremlagt på første møte i 2018. Dersom foreslått budsjett for kontroll og tilsyn 2018 vedtas som foreslått, innebærer det 100 timer til gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2018. Vurderinger: Kontrollutvalget inviteres til å drøfte hvilke prosjekter som bør prioriteres for 2018. Etter prioritering og bestilling av konkrete prosjekter, vil det for forvaltningsrevisjonsprosjekter bli utarbeidet en prosjektplan som blant annet omhandler hvilke problemstillinger prosjektet tar sikte på å besvare. Utarbeidelse av problemstillinger skjer i samarbeid mellom kontrollutvalget og kommunerevisjonen. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Også når det gjelder selskapskontroller, kan det være aktuelt for kontrollutvalget å komme med føringer for gjennomføringen dersom utvalget har særskilte områder som ønskes undersøkt. Saken legges frem for utvalget til drøfting og eventuell bestilling. Forslag til vedtak: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Monica Nilsen har overtatt som kundeansvarlig for Hægebostad kommune. Revisjonen holder på med planleggingen. Vesentlighetsgrense er fastsatt og risikoområder er identifisert. Kontrollutvalget vil bli nærmere informert i neste møte. Forvaltningsrevisjonsrapport forventes fremlagt på nyåret. Nytt fra sekretær: Bemanning: Sekretær orienterte om bemanningssituasjonen i sekretariatet høsten 2017. Møteplan: Neste møte avholdes januar/februar når rapport forvaltningsrevisjon foreligger. Kontrollutvalgskonferansen 2018: Konferansen avholdes 7. og 8. februar. Sekretær sender ut innbydelse når den foreligger. EVENTUELT Videre arbeid i kontrollutvalget. Saker/orienteringer neste møte: FR-rapport, bestilling av FR/SK 2018, møteplan 2018, orientering fra revisor interimrevisjon, orientering fra rådmannen vedrørende avvikssystem 9 6
Møtebok 23.10.17 Hægebostad kontrollutvalg innen Helse- og sosial. I tillegg ønskes egen orientering om rutiner knyttet til medikamenthåndtering. Regnskapsmøte for 2017-regnskapet ønskes avholdt sammen med formannskapet REFERATER 10 7
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 02/18 Møtedato: 05.02.18 Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/18 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I BARNESKOLENE I HÆGEBOSTAD KOMMUNE Vedlegg: Rapport fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS datert 18. januar 2018 Saksopplysninger: Generelt: Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Forvaltningsrevisjon er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom forvaltningsrevisjon undersøker kontrollutvalget om kommunen etterlever regelverk, når fastsatte mål, og om ressursene forvaltes på en effektiv måte. Denne rapporten dreier seg om i hvilken grad barneskolene følger opp varsling om mobbing. Fokus på å bidra til forbedring er svært viktig for kontrollutvalget og en håper at rapporten kan være et bidrag til skolenes videre arbeid mot mobbing. Bakgrunn: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 som er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget bestilte prosjektet 12. desember 2016, mens problemstillingen ble fastslått i møte i februar 2017. Rapporten har på vanlig måte vært på høring hos kommunen. Rådmannen har ingen spesielle merknader. Rapport legges med dette frem for behandling i kontrollutvalget. Det er kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken etter innstilling fra kontrollutvalget. Revisjonen vil presentere rapporten i møtet. Saksutredningen tar utgangspunkt i rapportens sammendragsdel. For nærmere beskrivelse av temaet vises det til selve rapporten. Problemstillinger: Forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært gjennomført med følgende problemstilling: I hvilken grad følger barneskolene opp varsling om mobbing? 11
Resultatet av undersøkelsen: Funnene i undersøkelsen er detaljert beskrevet i rapporten. Beskrivelsen av funnene her i saksutredningen er utdrag hentet fra rapportens sammendragsdel. «Barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfylle de kravene som fremgår av både oppll. 9a og retningslinjene fra Utdanningsdirektoratet. Skolene har etablert et tilstrekkelig system for å organisere arbeidet på dette området. Varsling om mobbing følges opp ved å foreta en individuell vurdering av den enkelte elevs psykososiale miljø. Deretter arbeider skolene aktivt for å rette opp avvik, og forsøker å sette inn tilpasset tiltak inntil den enkelte elev ikke lenger opplever krenkende adferd eller mobbing. Det er ikke funnet tilfeller hvor varsling om mobbing ble ignorert eller avvist av skolene, og det er heller ikke registrert at noen sak ble påklaget til overordnede etater. Skolenes arbeid for å følge opp varsling om mobbing vurderes dermed som tilfredsstillende». Videre sier revisjonen følgende om forbedringspotensialet: «Selv om skolenes praksis er i samsvar med gjeldende krav, mener revisjonen at deres system for elevenes psykososiale miljø kan videre utbedres. Etter revisjonens vurdering kunne det tydeligere fremgå av skolenes rutiner at den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli mobbet skal være det avgjørende kriteriet i skolens vurdering av om retten etter oppll. 9a er oppfylt eller brutt. Ved å skriftlig fastsette et kriterium for å avgjøre kontroversielle saker, vil dette i tillegg kunne bidra til å øke tilliten til skolens saksbehandling, og synliggjøre hvilken sak som kan påklages til overordnede etater». Revisors anbefalinger: På bakgrunn av sin gjennomgang, kommer revisjonen med følgende anbefaling: «Revisjonen anbefaler skolene å tydelig oppgi i deres rutiner at elevenes egen subjektive opplevelse av å bli mobbet utgjør det avgjørende kriteriet for alle vurderinger vedrørende retten til et godt psykososialt miljø». Vurdering: Som nevnt tidligere i saken er et viktig formål med forvaltningsrevisjon å bidra til forbedringer. Denne rapporten viser at barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfylle lovens krav, men at det også er rom for forbedringer. Jeg råder kontrollutvalget til å anbefale kommunestyret å be rådmannen følge opp revisjonens anbefaling i rapporten. Det bør i settes en frist for tilbakemelding til kontrollutvalget og evt. kommunestyret. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret er tilfreds med at barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfølge kravene i lov og retningslinjer. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefaling i rapporten for å forbedre arbeidet mot mobbing. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen innen 1. juli 2018 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingen i rapporten er fulgt opp. 12
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 03/18 Møtedato: 05.02.18 Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/18 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2018 DRØFTING/BESTILLING, UTSATT FRA 23.10.17 Kontrollutvalgets behandling 23.10.17: Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Saksopplysninger: Selskapskontroll. Kommunestyret behandlet Plan for selskapskontroll 2016 2019 i møte den 29.09.16 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Hægebostad kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS 2. Snartemo Quality Products AS 3. DDV Drift 4. DDV Strategi Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. 13
Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskapene. Problemstillinger ved en normal eierskapskontroll kan være: - Har kommunen etablert tydelige føringer for selskapene sine? Har kommunen en eierskapsmelding? - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Tema for eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: - Måloppnåelse - Offentlige anskaffelser - Habilitet - Etikk og samfunnsansvar - Arbeidsmiljø - Økonomisk drift - Annet Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS ble prioritert øverst i plan for selskapskontroll. På bakgrunn av at det var ledige ressurser i revisjonen til å gjennomføre selskapskontroll i fjor høst, ble det foretatt bestilling av selskapskontroll i Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS. Rapport fra denne selskapskontrollen ble lagt frem for kontrollutvalget på møte den 04.05.17. Forvaltningsrevisjon. Kommunestyret behandlet Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i møte den 29.09.16 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Hægebostad kommune 2016-2019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 18 Undervisning Mobbing i skolen 2. 11 Notus Bruk og oppfølging av Notus (turnus) 3. 8 Likebehandling av ansatte Vurdere om ansatte gis lik behandling ved tildeling av ulike goder 4. 23 Plan og drift Vurdere kommunens praksis i forhold til retningslinjene for beregning av selvkost 5. 17 Pleie og omsorg Oppfølging av avviksmeldinger ved omsorgstjenestene Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. 14
Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er noen av de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Flere av selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner. De to øverst prioriterte selskapene er «lokale» selskaper. Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, ble prosjektet «Mobbing i skolen» bestilt for gjennomføring i møte den 12.12.16. Rapport forventes fremlagt på første møte i 2018. Dersom foreslått budsjett for kontroll og tilsyn 2018 vedtas som foreslått, innebærer det 100 timer til gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2018. Vurderinger: Kontrollutvalget inviteres til å drøfte hvilke prosjekter som bør prioriteres for 2018. Etter prioritering og bestilling av konkrete prosjekter, vil det for forvaltningsrevisjonsprosjekter bli utarbeidet en prosjektplan som blant annet omhandler hvilke problemstillinger prosjektet tar sikte på å besvare. Utarbeidelse av problemstillinger skjer i samarbeid mellom kontrollutvalget og kommunerevisjonen. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Også når det gjelder selskapskontroller, kan det være aktuelt for kontrollutvalget å komme med føringer for gjennomføringen dersom utvalget har særskilte områder som ønskes undersøkt. Saken legges frem for utvalget til drøfting og eventuell bestilling. Forslag til vedtak: 15
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 04/18 Møtedato: 05.02.18 Saksbehandler: WG SAK 04/18 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2018 Vedlegg: Forslag til årsplan for kontrollutvalget 2018 Bakgrunn: Det fremlegges forslag til årsplan for 2018. Datoer og saker er foreløpige. Forslag til vedtak: Forslag til årsplan for kontrollutvalget 2018 vedtas. 16
Hægebostad kommune Årsplan for kontrollutvalget 2018 Agder Sekretariat 17
Årsplan for Hægebostad kontrollutvalg 2018 1. Mål for kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale virksomheten drives på en best mulig måte. Målsettingen for kontrollutvalget som kommunestyrets kontrollorgan, er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon. 2. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er kommunestyrets organ for kontroll og tilsyn med forvaltningen, jf kommunelovens 77. Oppgavene er nærmere regulert i forskrift om kontrollutvalg av 1. juli 2004. Kontrollutvalget har blant annet følgende oppgaver: Påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte Påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gir fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer Påse at det blir gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret Kontrollutvalget skal rapportere administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 3. Møteplan Dato (foreløpig) Saker til behandling (foreløpig oversikt) Mandag 05.02.2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Varsling av mobbing Bestilling av forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Orienteringer fra rådmann Årsplan 2018 Onsdag 09.05.2018 Årsmelding KU 2017 Kommuneregnskapet for 2017 felles orientering med formannskapet Aktuelle saker Mandag xx.06.2018 Aktuelle saker Mandag xx.09.2018 Budsjett for Kontroll og Tilsyn 2019 Aktuelle saker Mandag xx.11.2018 Årsplan for kontrollutvalget 2019 Aktuelle saker Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder 18
Årsplan for Hægebostad kontrollutvalg 2018 4. Kurs og konferanser Kontrollutvalgskonferanse NKRF 7-8. februar 2018. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder 19