Møteprotokoll Nissedal kontrollutval Dato: 24.09.2018 kl. 9:00-12:30 Sted: Vassbehandlingsanlegget i Treungen Arkivsak: 18/00164 Til stede: Inge Magnus Evja Kirsten Jensby Magne Fjelløy Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen Sekretær Ingebjørg Liland Ingebjørg Liland I samband med kontrollutvalsmøtet blei det gjennomført eit verksemdbesøk på vassbehandlingsanlegget i Treungen. Besøket med orientering fann stad frå klokka 09:00 til 10:45. Sentrale tema i orienteringa var: - Omvising og orientering om vassbehandlingsanlegget - Orientering om kommunens vann- og avløpssystem, herunder o Korleis kommunen sikrar at vassforsyninga er av tilstrekkeleg kvalitet (vasskvalitet, internkontroll, Ros, etc.) o Kommunens investeringar VA (budsjett, utfordringar) Teknisk sjef Kristin Kyrkjerud Vaa, driftsoperatør VA Stein Skåli, fagarbeidar Arnt Olav Storkås og fagarbeidar Bengt Nielsen deltok frå kommunen. Sakene på det ordinære sakskartet blei handsama frå klokka 11:00. Sakskart Side Møteinnkalling 3/18 18/00164-17 Godkjenning av innkalling 24.09.2018 3 1
Møteprotokoll 3/18 18/00164-18 Godkjenning av protokoll frå møte 23.04.2018 4 Saker til behandling 13/18 18/10888-1 Vurdering av prosjekt som står att på plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. 5 14/18 18/07390-1 Revisors sjølvstende - Nissedal kommune 6 15/18 18/10791-1 Overordna revisjonsstrategi 2018 - Nissedal kommune 7 16/18 18/10793-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 - Nissedal kommune 8 17/18 18/00177-9 Referatsaker 24.09.2018 9 18/18 18/00184-5 Eventuelt 24.09.2018 10 Nissedal, 24.09.2018 Inge Magnus Evja Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
Møteinnkalling 3/18 Godkjenning av innkalling 24.09.2018 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 3/18 Møteinnkalling 24.09.2018 vert godkjend. Møteinnkalling 24.09.2018 vert godkjend. 3
Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll frå møte 23.04.2018 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 3/18 Protokoll frå møtet 23.04.2018 vert godkjend. Protokoll frå møtet 23.04.2018 vert godkjend. 4
Saker til handsaming 13/18 Vurdering av prosjekt som står att på plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 13/18 Kontrollutvalet oppmodar at prosjektet «arkiv og dokumenthandtering» prioriterast i plan for forvaltningsrevisjon 2020 2023. Kontrollutvalet diskutera saken i møtet. Kontrollutvalet oppmodar at prosjektet «arkiv og dokumenthandtering» prioriterast i plan for forvaltningsrevisjon 2020 2023. 5
14/18 Revisors sjølvstende - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 14/18 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen kommenterte erklæring om sjølvstende. Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. 6
15/18 Overordna revisjonsstrategi 2018 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 15/18 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2018 takast til vitande. Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen ga utvalet ein grundig gjennomgang av den overordna revisjonsstrategien for rekneskapsrevisjon for 2018, og svara på spørsmål frå medlemmene. Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2018 takast til vitande. 7
16/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 16/18 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Nissedal kommune med ei ramme på kr 673 700,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Sekretær la fram budsjett for kontroll og tilsyn for 2019 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Nissedal kommune med ei ramme på kr 673 700,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet 8
17/18 Referatsaker 24.09.2018 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 17/18 Referatsakene takast til vitande. 1. Referatsaker Temark sin haustkonferanse 14. november i Bø Rapport etter tilsyn Samfunnstryggleik og beredskap Nissedal kommune Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt kommunens attendemelding til Fylkesmannen på lukking av avvik. 2. Saker behandla i kommunestyret PS 30/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksutgreiing 3. Innkommen post E-post frå Irene Homme Kontrollutvalet ber sekretariatet innhente informasjon om kommunens plan med skiltingen i Kommunen - status og plan for sluttføring. 4. Neste møte 05.11.2018, kl. 09:00 Orientering om budsjett for Nissedal kommune 2019 Møte- og arbeidsplan 2019 Orientering frå revisjonen Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Saksutgreiing Eigarskapskontrollrapport Eigarstyring Referatsakene takast til vitande. 9
18/18 Eventuelt 24.09.2018 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 18/18 1)Magne Fjelløy tok opp sak om massetak: Lite kontroll over massetak og med korleis massetak skjer i Vest-Telemark. Kontrollutvalet ønskjer å innkalle rådmannen for å greie om massetak i møte 05.11. Utvalet ønskjer svar på følgande spørsmål: Kva er status på oppfølginga av sak 50/17 i formannskapet? Korleis arbeider kommunen for å sørge for kompetanse når det gjelder massetak og korleis fangar dei opp aktiviteten på område. 2)Kirsten Jensby viste til artikkel i NRK der det skrivast at skulane i Telemark ikkje gjer nok i fire av fem mobbesaker. Kontrollutvalet ønsker at det settas opp ei sak med tema mobbing i skulen. Saka settast opp i siste møtet i 2018 eller fyrste møte 2019 avhengig av saksmengde i møta. 3) Inge Magnus Evja stilte spørsmål om kva rutinar kommunen har ved avslutning og overtaking av byggprosjekt. Dette kan stillast i samband med oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapporten om Saksutgreiing. Forslag til vedtak: Saken takast til vitande. Saken takast til vitande. 10