saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 15.11.2018 123826/2018 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato KO 73/18 Kontrollutvalet 28.11.2018 Fylkestinget 10.12.2018 Val av forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2019 Bakgrunn Ifølgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i fylkeskommunen. I forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar 7 kjem forvaltningsrevisjonen sitt innhald nærare fram: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd Det har vore rutine at fylkestinget avgjer kva forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal gjennomførast det enkelte år, etter fagleg tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet skal vidare sørge for at valte forvaltningsrevisjonsprosjekt blir gjennomført, og rapportere tilbake til fylkestinget om resultatet av forvaltningsrevisjonane. Kontrollutvalet skal som del av prosedyren få utarbeidd ei overordna analyse av fylkeskommunen si verksemd. Dette for å kunne vurdere område kor fylkeskommunen har utfordringar i å imøtekome lovkrav, nasjonale føringar eller eigne vedtak og mål. Analysen skal soleis hjelpe kontrollutvalet til å finne fram til område som bør undersøkast nærare.
Side 2 Denne saka gjeld val av forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2019, og den overordna analysen ligg vedlagt. - Vedlegg 1: Overordna analyse Elles fikk kontrollutvalet i sitt møte 31. oktober d.å i sak KO-58/18, orientering om status i kontrollsjefen sitt arbeid med den overordna analysen. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt og kontrollsjefen sine førebelse vurderingar av desse, blei presentert og drøfta i møtet. Vurdering Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt basert på risiko og vesentlegheit: Med bakgrunn i den overordna analysen som ligg vedlagt, har kontrollsjefen peika ut 12 prosjekt som aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt. Aktuelle prosjekt er vurdert å vere (i uprioritert rekkefølgje): Investeringsprosjekt - prosess for planlegging og beslutning i Heilskapleg risiko- og verksemdstyring samt intern kontroll og HMS Fagskolen i Møre og Romsdal styring og kontroll Oppfølging av musea Informasjonssikkerheit (etterleving av nytt personvernreglement) Arkiv- og dokumenthandtering Nordøyvegen prosjektstyring Oppfølging av politiske vedtak Innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skolar Kontraktsoppfølging på samferdselsområdet innan kollektivtrafikk og ferjer Bruttoanbod i bussdrifta (oppfølging av tilsvarande forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2015) Transportberedskap på vegnettet Det er lagt opp til å prioritere 4 av desse prosjekta, i tillegg til å velje 2 reserveprosjekt.
Side 3 Val og innretning av forvaltningsrevisjonsprosjekt: Utfordring ved val av forvaltningsrevisjonsprosjekt er følgjande: Utvikle metodikk og struktur for utarbeiding av overordna analyse, derunder utvikle eit sett med måleindikatorar som grunnlag for fagleg utveljing av aktuelle prosjekt Fordele belastninga av forvaltningsrevisjonsprosjekt på ulike delar av administrasjonen Involvere samt få relevante innspel, frå både politisk og administrativt hold Kontrollsjefen har forsøkt å balansere momenta over ved sin tilråding av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Vidare arbeider kontrollsjefen kontinuerleg med metodeutvikling som basis for den overordna analyse. «Fagskolen i Møre og Romsdal styring og kontroll» Fagskolane synes over tid å ha vore utan tilstrekkeleg styring og kontroll. Samtidig har kontrollsjefen registrert at det no vil bli sett i verk gjennomføring av OU-prosess av fagskolane. Kontrollsjefen ser at mål og hovudoppgåver i denne prosessen dels overlappar moment som kunne vore aktuell i ein forvaltningsrevisjon. Kontrollsjefen vil derfor ikkje tilrå forvaltningsrevisjonsprosjekt av Fagskolen på noverande tidspunkt Med bakgrunn i risikovurderingane utført i den overordna analysen som ligg vedlagt og momenta nemnd over, vil kontrollsjefen tilrå følgjande 4 forvaltningsrevisjonar i 2019 (i uprioritert rekkefølgje): 1. Investeringsprosjekt - prosess for planlegging og beslutning i 2. Heilskapleg risiko- og verksemdstyring samt intern kontroll og HMS 3. Oppfølging av musea 4. Kontraktsoppfølging på samferdselsområdet innan kollektivtrafikk og ferjer Kontrollsjefen tilrår val av følgjande prosjekt som reserveprosjekt (ikkje i prioritert rekkefølgje): 1. Informasjonssikkerheit (etterleving av nytt personvernreglement) 2. Arkiv- og dokumenthandtering Prosjektutforming m.m. I vedlagte overordna analyse er det gitt ei grovskisse på moglege fokusområde for dei føreslåtte forvaltningsrevisjonsprosjekta. I det vidare skal det utleiast meir spesifikke problemstillingar og kriteria som grunnlag for forvaltningsrevisjonsprosjekta, gjennom ei prosjektplan som kontrollutvalet vil få seg førelagt.
Side 4 Kontrollform/-tilnærming I utgangspunktet har det vore prosedyre å gjennomføre 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt i året i Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollsjefen gjer merksam på at kontrollutvalet også har vedtatt ei eiga handlingsplan for generelle kontroll- og tilsynsaktivitetar. Dette er kontroll- og tilsynsaktivitetar som ikkje er forvaltningsrevisjon eller andre formar for revisjon. I den samanheng blir også andre kontrolltilnærmingar i samarbeid med revisor testa ut. Kontrollsjefen vil gjøre merksam på at det kan vere hensiktsmessig å gjennomføre nokre av dei valde forvaltningsrevisjonsprosjekta som «undersøkingar», slik gjennomføringa av selskapskontrollane er blitt gjennomført. Kontrollutvalet har god erfaring å gjennomføre selskapskontrollane som «selskapsgjennomgangar» framfor gjennomføring som «selskapskontroll som forvaltningsrevisjon». Kontrollsjefen legg derfor opp til ei konkret vurdering i høve kvart prosjekt, om kva kontrolltilnærming som er mest hensiktsmessig, men at minst 2 av prosjekta skal bli utført som forvaltningsrevisjon. Oppsummering: Når det gjeld prioritering av rekkefølgja i utføringa av prosjekta er det å anbefale at kontrollutvalet sjølv får fullmakt til å fastsette dette. Kontrollutvalet bør og få fullmakt til å ta endeleg stilling til utforminga av prosjekta, og eventuelt utsetting/bortfall av prosjekt og iverksetting av reserveprosjekt. Ut over dette ligg føringar lagt i overordna analyse til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid.
Side 5 Etter ei samla vurdering vil kontrollsjefen tilrå kontrollutvalet å treffe følgjande vedtak: Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet sitt forslag til val av forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2019, med desse prioriterte prosjekta (ikkje i prioritert rekkefølgje): Investeringsprosjekt - prosess for planlegging og beslutning i Heilskapleg risiko- og verksemdstyring samt intern kontroll og HMS Oppfølging av musea Kontraktsoppfølging på samferdselsområdet innan kollektivtrafikk og ferjer 2. Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalet sitt forslag om følgjande reserveprosjekt (ikkje i prioritert rekkefølgje): Informasjonssikkerheit (etterleving av nytt personvernreglement) Arkiv- og dokumenthandtering 3. Kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere rekkefølgja mellom prosjekta, og ta nærare avgjerd om utforming og gjennomføring i samsvar med saksframlegget over, eventuelt også iverksetting av reserveprosjekt. Tor Harald Hustad kontrollsjef Vedlegg 1 Overordna analyse