STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Bergen HF DATO: 22.09.2015 SAKSHANDSAMAR: Trond Søreide SAKA GJELD: Internrevisjon i Helse Vest av bierverv STYRESAK: 62/15 A STYREMØTE: 30.09.2015 FORSLAG TIL VEDTAK Styret gir si tilslutning til føreslått oppfølging av revisjon bierverv 2015.
Oppsummering Våren 2015 er det gjennomført internrevisjon av arbeidet med bierverv i Helse Vest i samsvar med vedtatt revisjonsplan. Hovudkonklusjonen er at Helse Vest har retningslinjer og system for praktisering av regelverk for bierverv, men intensjonen om å ha eit system for registrering av bierverv som sikrar ei fullstendig, gjennomsiktig og lik behandling av bierverv er ikkje realisert. Internrevisjonen anbefaler 9 tiltak for oppfølging i helseføretaka. helseføretaket framover. Anbefalingane frå internrevisjonen er viktige og må bli følgt opp. Helseføretaka vil prioritere dei hovudpunkta frå revisjonsrapporten som er felles for helseføretaka i Helse Vest. Anbefalingane frå internrevisjonen og helseføretaka si konkretisering av tiltaka med ansvarleg og tidsfristar framgår av handlingsplanen (vedlegg 2). Fakta Våren 2015 er det gjennomført internrevisjon av arbeidet med bierverv i Helse Vest. Internrevisjonsprosjektet er i samsvar med vedtatt revisjonsplan. Formålet med prosjektet har vore å undersøke i kva grad helseføretaka i Helse Vest følgjer regelverk om bierverv. Revisjonen har omfatta Helse Vest RHF, Helse Bergen HF, Helse Stavanger HF, Helse Fonna HF og Helse Førde HF. Vedlagt følgjer internrevisjonens rapport «Revisjon av bierverv» (vedlegg 1). Revisjonsrapporten inneheld ein gjennomgang av bakgrunn for arbeidet med bierverv i Helse Vest frå 2003 og utover. Tidlegare styrevedtak og retningsliner for bierverv i helseføretaket, er i samsvar med styrevedtak og vedtekne retningsliner for Helse Vest. Det er gjennomført ein tidlegare internrevisjon i Helse Vest i 2008. Revisjonsrapporten blir lagt fram for styret i helseføretaka, og styresaka skal innehalde ein handlingsplan for oppfølging av dei tilrådingane som kjem fram av revisjonsrapporten. Handlingsplanen skal sendast internrevisjonen etter behandling i styret, og internrevisjonen vil følgje opp etter ei tid og rapportere til revisjonsutvalget. Tilsvarande rapport vil då bli gitt til styra i helseføretaka. Revisjonsutvalet har bedt om at det blir brukt ein mal som gjer samanlikningar på tvers og over tid mogleg, sjå forenkla tabell for oppfølging av revisjonsrapporten (vedlegg 2). Hovudfunna i revisjonsrapporten er i stor grad felles for føretaka i Helse Vest. Styresaka er derfor felles for helseføretaka i Helse Vest, med felles handlingsplan når det gjeld hovudfunna i rapporten. 2
Kommentarar Kva er bierverv? Med omgrepet "bierverv" meiner helseføretaka i Helse Vest einkvar lønna/ulønna aktivitet for ein annan oppdragsgivar/arbeidsgivar, sjølvstendig næringsverksemd eller engasjement i form av eigarinteresse/styreverv i annan (privat eller offentleg) verksemd. Det generelle utgangspunkt er at medarbeidarane står fritt til å disponere si fritid. Bierverv kan vere positivt både for medarbeidarar, leiarar og i forhold til samfunnet sine behov. Mellom anna har helseføretaka ordningar med kombinerte stillingar i sjukehuset og universitet/høgskole/forskingsverksemd for å styrke forskingsdelen av helseføretaket si verksemd. Begge partar i arbeidsavtalen har legitime interesser, som må bli ivaretatt også ved vurdering av bierverv. Det skal vere mogleg for deltidstilsette å auke si samla sysselsetting, med mindre habilitets- eller lojalitetshensyn gjer det nødvendig å vurdere om biervervet kan sameinast med arbeid i føretaket. Avgrensing i retten medarbeidarar har til å disponere si fritid må ha eit klart rettsleg grunnlag. Retten er begrensa av lovfesta pliktar (mellom anna helsepersonellova 19), allmenne rettsprinsipp, vilkår i arbeidsavtalen, etiske retningslinjer og andre retningslinjer som gjeld i helseføretaket. Uttale frå Sivilombudsmannen til dei regionale helseføretaka datert 30.3.2007 i ei konkret sak ved dåverande Helse Nordmøre og Romsdal HF, samt brev frå Helse- og omsorgsdepartementet datert 14.8.2008, gir også rettslege føringar på området. Viktigast er at kvar enkelt sak skal bli vurdert heilskapleg, individuelt og sakleg, herunder ei avveging mellom føretaket sine interesse og medarbeidarane sin rett til å disponere fritida si. Vidare vil det kun unntaksvis vere grunnlag for å nekte bierverv i helseretta verksemd på grunn av konkurranseforhold. Derimot kan bierverv i helseretta verksemd vere problematisk når det gjeld habilitet, omdømme og omfang, f.eks. i dei tilfeller medarbeidar vil kunne henvise pasientar frå sjukehuset til eigen privat praksis. Det er likevel ikkje eit generelt forbod mot å ha bierverv i privat helseverksemd. I styresak om bierverv i Helse Vest 26. mai 2003 heiter det: «Når de nærmere grensene skal trekkes, er det også viktig å hensynta at den enkelte medarbeider kan ha et rimelig behov for å kunne nytte sine evner så langt det er mulig, bl.a. til å skaffe seg inntekter i kraft av sin kompetanse. Det er også viktig å ha klart for seg at den enkelte medarbeiders supplerende bistillinger kan innebære andre fordeler. De samfunnsmessige interesser i at den enkeltes faglige kompetanse blir utnyttet så langt det er mulig, er således av betydning ved en slik sammensatt avveining. Det er også klart at den ansatte gjennom supplerende bistillinger kan øke sin kompetanse til nytte for hovedstillingen.» 3
Revisjonsrapporten Hovudkonklusjonen er at Helse Vest har retningslinjer og system for praktisering av regelverk for bierverv, men intensjonen om å ha eit system for registrering av bierverv som sikrar ei fullstendig, gjennomsiktig og lik behandling av bierverv er ikkje realisert. helseføretaket framover. Ei eventuell beslutning om å nekte medarbeidarar å ta bierverv er så vidt inngripande for den det gjeld, at det må bli stilt krav til god, formell, skriftleg saksbehandling i samsvar med gjeldande fullmaktstruktur. Anbefalingane frå internrevisjonen er viktige og må bli følgt opp. Helseføretaka vil prioritere dei hovudpunkta frå revisjonsrapporten som er felles for helseføretaka i Helse Vest. Omfang er eit viktig tema når det gjeld vurdering av bierverv. Det er likevel ikkje ei felles oppfatning i helseføretaka at omfang er eit problem. Det store fleirtal av biervervsaker er knytt til habilitet i henvisningspraksis og føretaket sitt omdømme. Søknader om bierverv må bli behandla konkret og individuelt og det vil vere utfordrande og lite hensiktsmessig med konkrete terskelverdiar for omfang. Godkjenning av bierverv bør følgje tilsvarande fullmaktstruktur som øvrig medarbeidaroppfølging i helseføretaket og ligge hos næraste leiar. Næraste leiar er den som best kan vurdere om type bierverv og omfang kan sameinast med arbeid i helseføretaket. Dersom biervervet reiser prinsipielle spørsmål kor leiar er i tvil, kan leiar vurdere saka i samråd med overordna leiar, eventuelt at dei kontaktar føretaket sine stabsavdelingar for råd i saka. Fullmakta vil i utgangspunktet vere gitt nivå 2 leiar, og nivå 2 leiar kan til ei kvar tid vurdere fullmaktstrukturen ved eigen klinikk/avdeling. Omgrepet «habilitetsutfordringar», slik det er beskrive i internrevisjonsrapporten må presiseres nærare. Ein leiar som sjølv har bierverv, er ikkje inhabil til å handsame meldingar om bierverv frå medarbeidar, med mindre leiar er inhabil etter reglane i forvaltningslova. Ein leiar kan ikkje godkjenne bierverv der leiar sjølv har interesser i saka, og må i slike tilfeller overlate saka til overordna leiar. Biervervsutvala har hatt ei viktig rolle, mellom anna for avklaring av prinsipielle spørsmål knytt til gjennomgangen av bierverv etter oppdrag i føretaksprotokollen frå 2006. Dette er ikkje lengre naudsynt. Retningsliner og prosedyrar for bierverv blir drøfta med 4
føretakstillitsvalde på dei etablerte arenaene for samarbeid. Tiltak Helseføretaka i Helse Vest vil gjennomføre følgjande tiltak for å sikre at retningslinene for praktisering av bierverv og supplerande arbeidsforhold blir følgt i Helse Vest: 1. Vidareutvikle og bruke hjelpemiddel og rutinar for å sikre god sakshandsaming, oppfølging og kontroll for leiarar som skal handsame bierverv, tilpassa dei spesifikke utfordringane knytt til bierverv. Eventuell endring i bierverv blir tema i samband med årleg medarbeidarsamtale Bruke skjema for risikovurdering av bierverv (vedlegg 3) 2. Oversikt over bierverv vil inngå i ordinær driftsrapportering til styret. 3. Presisere at fullmakt og ansvar for å handsame bierverv ligg hos nivå 2 leiar, og at nivå 2 leiar på same måte presiserer fullmakt og ansvar når nivå 2 leiar delegerer fullmakt vidare til nivå under seg. 4. Omfang av bierverv er tema i skjema for vurdering av bierverv (vedlegg 3). 5. Retningsliner og prosedyrar for bierverv blir drøfta med føretakstillitsvalde på dei etablerte arenaene for samarbeid. Partssamarbeidet styrkast for å skape auka forståing og etterleving av retningslinene. Arbeidsgivar og føretakstillitsvalgte samarbeidar om rådgjeving til leiarane og dei tilsette. Biervervsutvala blir lagt ned. 6. Nivå 2 leiarar får halvårleg rapport med oversikt over bierverv i eiga avdeling/klinikk. 7. Etablere rutinar for jamleg oppdatering av hjelpetabellane for bierverv, slik at endringar i kategoriar og eventuelle nye kategoriar blir fanga opp. 8. Nytte allereie etablerte samhandlingsarenaer mellom helseføretaka til temaet bierverv. 9. Helseføretaket gjennomfører jamleg evaluering av retningsliner og praksis knytt til bierverv. Konklusjon helseføretaket framover. Tiltak 1 9 blir gjennomført etter oppsett plan (vedlegg 2). Vedlegg 1. Internrevisjonen sin rapport «Revisjon av bierverv» 2. Forenkla tabell for oppfølging av revisjonsrapporten 3. Skjema for risikovurdering av bierverv 5