Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: 24.01.2019 kl. 12:00 14:00 Sted: Tingsalen Arkivsak: 19/00064 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Tor Erik Baksås Leif Refsdal Karianne Hansen Bjarne Bakken Per Lykke Einfrid Halvorsen Inger-Lise Wiersdalen (vara) Erik Søndergård (vara) Andre: Telemark kommunerevisjon v/hildegun Rafdal, Kjell Ekmann, Kirsti Torbjørnson, Marianne Rogn, Ingebjørg Nordby Vibeto (sak 1/19) Kontrollutvalget i Siljan, ordfører Kjell A. Sølverød (sak 1/19) Kontrollutvalget i Skien (sak 1/19) Kontrollutvalget i Porsgrunn (sak 1/19 og 2/19) Utvalgssekretær for Skien kontrollutvalg Anne Torun Berge (sak 1/19) Utvalgssekretær for Porsgrunn kontrollutvalg, Marianne Lundeberg (sak 1/19 og 2/19) Samferdselssjef i Telemark fylkeskommune, Hildegunn Søbø (sak 1/19) Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg Utvalgssekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakene blei behandla i følgande rekkefølgje: 2/19, 1/19, 3/19-6/19. 1
Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/00064-1 Godkjenning av innkalling 24.01.2019 3 Møteprotokoll 1/19 19/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møtet 13.12.2018 4 Saker til behandling 1/19 17/15264-16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 5 2/19 19/00248-1 Førespurnad i samband med Stiftelsen Sjøfartens hus 6 3/19 19/00840-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2019 7 4/19 19/00071-1 Orientering frå revisor 24.01.2019 8 5/19 19/00079-1 Referatsaker 24.01.2019 9 6/19 19/00089-1 Eventuelt i møte 24.01.2019 10 Skien, 24.01.2019 Per Lykke Kontrollutvalgsleiar Ingebjørg Liland Utvalgssekretær 2
Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av innkalling 24.01.2019 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 1/19 Innkallinga er godkjent. Samrøystes. Innkallinga er godkjent. 3
Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll frå møtet 13.12.2018 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 1/19 Protokoll frå møtet 13.12.18 godkjennast. Samrøystes. Protokoll frå møtet 13.12.18 godkjennast. 4
Saker til handsaming 1/19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 1/19 Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune tek rapporten «Bypakke Grenland fase 1» til orientering. Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tek rapporten til orientering, og ber Telemark fylkeskommune om å: - sikre at delegering av mynde i bypakkesaker er i tråd med lovkrav. - sørge for at arbeidet med oppdatering av rutinane for styring av enkeltprosjekt i Bypakke Grenland prioriterast, og takast i bruk i alle prosjekta. - vurdere tiltak som gjer at samarbeidet om Bypakke Grenland kan handtere samarbeidsutfordringar på meir robuste måte. - vurdere tiltak for ei meir aktiv styring av oppdrag som Statens vegvesen utfører på fylkeskommunens vegne. - vurdere tiltak som klargjer fordeling av mynde og oppgåver mellom fylkeskommunen og bypakkeorganisasjonen. Fylkestinget ber og Fylkesrådmannen om å tydeleg informere om eventuell usikkerhet ved kostnadsestimering når politisk nivå skal ta stilling til investeringsprosjekt. Rådmannen bes komme attende til kontrollutvalet med ei skriftleg attendemelding innan utgangen av september 2019 om korleis rapportens anbefalingar blir følgt opp. Forvaltningsrevisor la fram forvaltningsrevisjonsrapport av Bypakke Grenland fase 1 for kontrollutvala i Skien, Porsgrunn, Siljan og Telemark fylkeskommune i fellesskap. Forvaltningsrevisor var tilgjengelig når saka vart handsama i kontrollutvalet, og svara på spørsmål frå utvalsmedlemmane. Forvaltningsrevisor ga og utvalet ei orientering om status i forvaltningsrevisjonsprosjektet om Lilleelvkrysset som skal leverast i juni. Karianne Hansen satt fram følgande forslag til endring av vedtak: Første ord i anbefalinganes punkt 3, 4 og 5 endrast frå vurdere til sikre. Samrøystes for forslag til vedtak med endringar. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune tek rapporten «Bypakke Grenland fase 1» til orientering. 5
Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tek rapporten til orientering, og ber Telemark fylkeskommune om å: - sikre at delegering av mynde i bypakkesaker er i tråd med lovkrav. - sørge for at arbeidet med oppdatering av rutinane for styring av enkeltprosjekt i Bypakke Grenland prioriterast, og takast i bruk i alle prosjekta. - Sikre tiltak som gjer at samarbeidet om Bypakke Grenland kan handtere samarbeidsutfordringar på meir robuste måte. - sikre tiltak for ei meir aktiv styring av oppdrag som Statens vegvesen utfører på fylkeskommunens vegne. - sikre tiltak som klargjer fordeling av mynde og oppgåver mellom fylkeskommunen og bypakkeorganisasjonen. Fylkestinget ber og Fylkesrådmannen om å tydeleg informere om eventuell usikkerhet ved kostnadsestimering når politisk nivå skal ta stilling til investeringsprosjekt. Rådmannen bes komme attende til kontrollutvalet med ei skriftleg attendemelding innan utgangen av september 2019 om korleis rapportens anbefalingar blir følgt opp. 6
2/19 Førespurnad i samband med Stiftelsen Sjøfartens hus 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 2/19 Saka leggast fram utan forslag til vedtak. Saka blei teke opp i fellesskap med Porsgrunn kontrollutval. Leiar i Porsgrunn kontrollutval greia ut om saka. Han informerte om at stiftelsestilsynet sjøl har satt i gang tilsyn av Stiftelsen sjøfartens hus. Rapport skal vere klar om nokre dagar. Tor Erik Baksås fremma følgande forslag til vedtak: Saka utsettast til rapporten frå stiftelsestilsynet føreligg. Samrøystes. Saka utsettast til rapporten frå stiftelsestilsynet føreligg. 7
3/19 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2019 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 3/19 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til orientering. Forvaltningsrevisors vurdering av sjølvstende vart lagt fram for kontrollutvalet. Samrøystes. Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til orientering. 8
4/19 Orientering frå revisor 24.01.2019 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 4/19 Saka vert teken til orientering. Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg ga utvalet ei orientering om den laupande revisjonen i fylkeskommunen. Samrøystes. Saka vert teken til orientering. 9
5/19 Referatsaker 24.01.2019 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 5/19 Referatsakene takast til orientering. Det vart orientert om følgande: - Ny leiargruppe i Vestfold og Telemark fylkeskommune - Invitasjon til opplæringsdag om ny kommunelov - Varslingssak - Møte i fellesnemda 29.1 Kontrollutvalet fremma følgande forslag til tillegg til vedtak: Kontrollutvalget ber om å få tilsendt rapporten frå Skagerak Consulting når den er klar. Samrøystes for forslag til vedtak med tillegg. Referatsakene takast til orientering. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt rapporten frå Skagerak Consulting når den er klar. 10
6/19 Eventuelt i møte 24.01.2019 1 Telemark kontrollutval 24.01.2019 6/19 Ingen saker vart handsama 11