MØTEINNKALLING Utvalg : KONTROLLUTVALGET Møtedato : 11.02.2008 kl. 17.00 Møtested : Hølonda Sykehjem Sakliste: SAK 1/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 2/2008 REFERATSAKER SAK 3/2008 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMMUNENS ARBEID MED ETIKK SAK 4/2006 BESTILLING AV NYTT FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SAK 5/2006 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2007 SAK 6/2007 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon 73 86 61 50, mobil 92 45 03 68. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Berit Skillingsås Nygård leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor 1
SAK 1/2008 GODKJENNING AV MØTEBOK Kontrollutvalget 11.02.2008 1/2008 Arkivkode: 030 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.11.2007 godkjennes Vedlegg: Protokoll fra møte 28.11.2007 2
SAK 2/2008 REFERATSAKER Kontrollutvalget 11.02.2008 2/2008 Arkivkode: 030 Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering Vedlegg: 1. Årsmelding skatteregnskap 2007 2. Melhus kommunes eierskap i ulike foretak forslag til eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser. Sak framlagt for formannskapet 29.01.2008 3. Vil forhindre flere lovbrudd i kommunene. Artikkel på www.regjeringen.no/nb/dep/krd 4. Lovlighetskontroll Fylkesmannen opphever kommunens valg av formannskap og tre utvalg. Kopi av brev til Malvik kommune, datert 29.11.2007 3
SAK 3/2008 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMMUNENS ARBEID MED ETIKK Kontrollutvalget 11.02.2008 3/2008 Arkivkode: 216 Kontrollutvalget tar resultatene i framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om kommunens arbeid med etikk til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til innstilling: Kommunestyret er kjent med innholdet i framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om kommunens arbeid med etikk, og slutter seg til revisors anbefalinger om ved en eventuell revidering av de etiske retningslinjene, må det legges til rette for en prosess, som er bredt og dypt forankret i organisasjonen ved en eventuell slik prosess må det legges til rette for refleksjon og diskusjon rundt hvilke etiske problemstillinger og dilemmaer som ledelsen og ansatte i de ulike virksomhetene møter i sin arbeidshverdag det bør systematisk legges til rette for kontinuerlig refleksjon rundt etiske problemstillinger og dilemmaer i organisasjonen (f.eks i medarbeidersamtaler, avdelingsmøter, ledermøter, vi-seminar) det bør kontinuerlig tilstrebes å ha system som best mulig sikrer mot ulovlige handlinger Vedlegg: Arbeid med etikk. Rapport fra forvaltningsrevisjon januar 2008. SAKSUTREDNING Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon 2007 vedtok kontrollutvalget i april 2007, sak 12/2007, iverksetting av forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kommunens arbeid med etikk. Hensikten var å få en vurdering av hvordan kommunen behandler etikkspørsmål generelt, etterlevelse av etiske retningslinjer og hvordan kommunen ellers forebygger uønskede hendelser. Undersøkelsen er foretatt av Revisjon Midt-Norge IKS høsten 2007. Problemstillinger for undersøkelsen har vært: 4
1. Har kommunen etiske retningslinjer som er relevante for de utfordringene kommunen står overfor i dag? 2. Har ledere og ansatte kjennskap til de etiske retningslinjene og innholdet disse? 3. Er de etiske retningslinjene et levende dokument i organisasjonen? 4. Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetenes oppgaver? 5. Hvilke risikoer er det for brudd på de etiske retningslinjene, og hvilke kontrollrutiner er etablert for å motvirke brudd? 6. Er det lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? Hovedresultater fra undersøkelsen, beskrevet i rapporten Resultatene fra undersøkelsen bygger på intervjuer med ledere i organisasjonen og gjennomgang av relevante dokumenter. Kommunens etiske retningslinjer ble vedtatt i 1996. I rapporten fra den gjennomførte undersøkelsen pekes det på at kommunen i stor grad har lagt til rette for at ansatte skal være kjent med innholdet i de etiske retningslinjene gjennom kvalitetssystemet EQS, ved nytilsettinger og på seminarer. Hvor godt ansatte kjenner innholdet vites ikke, da ansatte ikke har vært målgruppe i undersøkelsen. Revisor peker imidlertid på at den systematiske tilretteleggingen for refleksjoner rundt innholdet i retningslinjene er liten, men at diskusjoner rundt innhold heller kommer opp dersom hendelser oppstår. Videre framheves det at retningslinjene har fokus mot økonomiske og ressursmessige forhold, og bare i mindre grad mot mellommenneskelige relasjoner. Det er i undersøkelsen også gjort vurderinger av risikoområdene i organisasjonen og hvilke tiltak som er iverksatt for å motvirke disse. Revisor mener styring- og kontrollsystemene innen det økonomiske området er tilrettelagt for å hindre at uregelmessigheter kan foregå over tid. Utover økonomiske forhold er det tillit til at ansatte forholder seg til gjeldende bestemmelser. Tilrettelegging for varsling har også vært tema i undersøkelsen. Kommunen arbeider med å finne egnet system for varsling, som ivaretar hensyn til alle parter. Revisors anbefalinger: ved en eventuell revidering av de etiske retningslinjene, må det legges til rette for en prosess, som er bredt og dypt forankret i organisasjonen ved en eventuell slik prosess må det legges til rette for refleksjon og diskusjon rundt hvilke etiske problemstillinger og dilemmaer som ledelsen og ansatte i de ulike virksomhetene møter i sin arbeidshverdag det bør systematisk legges til rette for kontinuerlig refleksjon rundt etiske problemstillinger og dilemmaer i organisasjonen (f.eks i medarbeidersamtaler, avdelingsmøter, ledermøter, vi-seminar) det bør kontinuerlig tilstrebes å ha system som best mulig sikrer mot ulovlige handlinger 5
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon: Etiske spørsmål er av stor betydning for alle kommuner, både med hensyn til risiko for at misligheter og andre uønskede hendelser oppstår og for måten kommunen framstår utad på. Forvaltningsrevisjonen som er gjennomført har hatt fokus på hvordan Melhus kommune forholder seg til etiske spørsmål, med spesiell fokus på kunnskap og etterlevelse av de etiske retningslinjene. Undersøkelsen viser at kommunens ledelse har stor oppmerksomhet på dette området, og har lagt til rette for at ansatte skal være kjent med innholdet i retningslinjene. Det er imidlertid verdt å merke seg revisors påpeking av det ikke systematisk og over tid legges til rette for refleksjon rundt etikk og etiske dilemmaer. Rapporten belyser problemstillingene i undersøkelsen, og gir god informasjon om hvordan kommunen jobber med etikkspørsmål. Sekretariatet viser til revisjonsrapporten for mer detaljert informasjon. Rapporten legges frem for kontrollutvalget med anmodning om å merke seg revisors anbefalinger. Rapporten oversendes kommunestyret. 6
SAK 4/2006 BESTILLING AV NYTT FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalget 11.02.2008 4/2008 Arkivkode: 216 Kontrollutvalget vedtar oppstart av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på skolereformen Kunnskapsløftet. Innspill framkommet i møte innarbeides i det videre arbeidet med å spesifisere innhold i undersøkelsen. Kontrollutvalget ber om at forslag til innretning og rammer for nytt prosjekt legges fram i neste møte. Utrykte vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon 2007. Vedtatt i kommunestyremøte 12.02.2007 Plan for forvaltningsrevisjon er grunnlaget for kontrollutvalgets iverksetting av prosjekter. Planen for 2007 er fortsatt gjeldende, i påvente av rullering på vårparten. Det er derfor naturlig å skue til de prioriterte prosjektområdene når det nå skal bestilles ny undersøkelse. Prosjekter prioritert i plan for forvaltningsrevisjon for 2007: o Skolereformen Kunnskapsløftet fokus på tilpasset opplæring og elevmedvirkning o Inkluderende arbeidsliv oppfølging av intensjonsavtale o Etikk arbeid med forebygging av uønskede hendelser og anvendelse av etiske retningslinjer o KOSTRA innrapportering av tall og bruk av kostra som styringsinformasjon o Oppfølging av innbyggerundersøkelser og serviceerklæringer o Miljø oppfølging av intensjonene i Fredrikstaderklæringen jfr mål om langsiktige miljøvurderinger til grunn for beslutninger som tas o Prioritering av barn og unge Gjennomførte forvaltningsrevisjoner de senere år: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen undersøkelse av om overformynderiet har etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler. Prosjekt gjennomført høst 2005, og behandlet i kontrollutvalg og kommunestyre vinter 2006. Gimse ungdomsskole oppfølging byggeprosjekt, fase 2. Undersøkelsen hadde fokus på fremdrift i byggeprosjektets siste fase, økonomiske rapporteringsrutiner og anskaffelse av inventar. Prosjekt gjennomført i 2005, og behandlet i kontrollutvalg og kommunestyre vinter 2006. Eiendomsforvaltning undersøkelse av om Melhus kommune har en bygge- og eiendomsforvaltning som er i tråd med gjeldende regelverk på området, og om kommunen forvalter bygge- og eiendomsmassen på en god måte. 7
Prosjekt gjennomført vår 2006, behandlet i kontrollutvalg og kommunestyre høst 2006. Kvalitet ved sykehjemmene i Melhus. Undersøkelsen fokuserte på kvaliteteten på tjenestene, og hvorvidt disse var i tråd med gjeldende krav på området. Prosjekt gjennomført vår 2007, behandlet i kontrollutvalget i juni og i kommunstyret september 2007. Melhus kommunes arbeid med etikk-spørsmål. Undersøkelse høst 2007, behandling av rapport i kontollutvalget i februar 2008. Vurdering av nytt prosjektområde Det har i de siste årene vært gjennomført en rekke forvaltningsrevisjonsprosjekter innen områdene økonomiforvaltning, teknisk sektor, helsesektor og rutiner og systemer for intern kontroll og oppfølging. Forhold som angår opplæring og oppvekst har bare i mindre grad vært gjenstand for forvaltningsrevisjon, og da i form av oppfølging av byggeprosjektet Gimse ungdomsskole. Opplæringsområdet er ressursmessig det mest krevende av kommunens virksomhet, og omfatter tjenester som har stor betydning for innbyggerne i kommunen. To av prosjektområdene i plan for forvaltningsrevisjon er rettet mot barn og unge: o Skolereformen Kunnskapsløftet fokus på tilpasset opplæring og elevmedvirkning o Prioritering av barn og unge Innføring av Kunnskapsløftet har satt store forventinger til kommunene/fylkeskommunene som skoleeier. Det ligger store utfordringer i å gi lærere muligheter til å differensiere undervisningen på en tilstrekkelig måte innen de ressursene som er tilgjengelige. Det er forventet innsats fra skoleeiere om å få flere elever over fra spesialundervisning til individuelt tilpasset opplæring. KOSTRA-tall viser at kommunen har hatt en reduksjon i spesialundervisning som er i tråd med forventingene. Parallelt med økte krav til differensiering og tilpasset opplæring har kommunen imidlertid hatt en utvikling mot lavere lærertetthet (flere elever pr. lærer). Faktorene som ligger bak en slik utvikling er trolig flere. En slik utvikling medfører i alle fall for mange en grunn til å stille spørsmål ved muligheten til å tilpasse undervisningen i tilstrekkelig grad. Kommunen har fokus på skolereformen og har iverksatt en rekke tiltak rettet mot kompetanseutvikling og vurdering innen skoleområdet. Det kan også nevnes i denne sammenhengen at fylkesmannen i 2007 hadde tilsyn mot elevenes skolemiljø i kommunen, men pr dato ikke har planlagt tilsyn innen området tilpasset undervisning. 8
Det andre av de to nevnte prosjektområdene som har oppvekst i fokus er det som omhandler prioritering av barn og unge. Melhus har gjennom mange år hatt uttalte målsettinger innen mange ulike deler av kommunens virksomhet om at barn og unge skal prioriteres. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon og de gjennomførte prosjektene senere år anbefaler sekretariatet at det gjennomføres forvaltningsrevisjon med fokus oppvekst og opplæring. Av de to nevnte aktuelle prosjektområdene over peker innføring av skolereformen Kunnskapsløftet seg ut. Det er knyttet store forventninger til kommunen som skoleeier, og kvaliteten på tjenestene har stor betydning for de aktuelle innbyggergruppene. Sekretariatet er kjent med at kommunen har iverksatt tiltak på området, og anser det som hensiktsmessig å velge innretning på et eventuelt prosjekt etter nærmere dialog med kommunens ledelse. Alternativt anbefaler sekretariatet at det gjennomføres et prosjekt for å vurdere hvordan vedtatte målsettinger om å prioritere barn og unge er fulgt opp. Uavhengig av hvilket prosjektområdet kontrollutvalget vedtar vil eventuelle innspill innarbeides i den videre prosessen. På bakgrunn av vedtak og innspill i dagens møte kan sekretariatet arbeide videre med innretning og rammer for prosjektet, og legge dette fram for utvalget i deres neste møte. SAK 5/2006 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2007 Kontrollutvalget 11.02.2008 5/2008 Kommunestyret Arkivkode: 216 Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte forslag til årsmelding for 2007. Saken legges frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering Vedlegg i saken: Forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Melhus 2007 9
Saksutredning: Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontrollorgan, og har på deres vegne ansvar for å påse at det føres løpende tilsyn med forvaltningen. Dette skjer gjennom å sørge for en god revisjonsordning, utarbeidelse av plan for- og bestilling av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og ikke minst ved å påse at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kommuneloven 77 fastslår at Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget En del av sakene kontrollutvalget har til behandling legges fortløpende fram for kommunestyret, deriblant gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalget har i tillegg gjennom sin årsmelding redegjort for hoveddelene av sin virksomhet i foregående år. SAK 6/2008 EVENTUELT Kontrollutvalget 11.02.2008 6/2008 Arkivkode: 030 Ingen forslag til vedtak 10