Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Ingrid Olsen Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/52-1 Sammenslåing av Bergen og Nordhordland tingretter og Eiker, Modum og Sigdal og Kongsberg tingretter Vedlegg: tidslinje notater-brev fra Bergen og Nordhordland_vedlegg til styresak Direktørens sakssammendrag: I flertallsmerknad i Innst. 6 S (2015-2016) fra Justiskomiteen fremgår det at Nordhordland tingrett og Bergen tingrett, samt Eiker, Modum og Sigdal tingrett og Kongsberg tingrett med videreføring av kontorsteder både i Hokksund og på Kongsberg kan slås sammen, men at videre sammenslåinger forutsetter lokal enighet. Stortinget fattet vedtak i tråd med innstillingen 17. desember 2015. Domstoladministrasjonen har i Tildelingsbrevet for 2016 fra Justis- og beredskapsdepartementet fått ansvar for å gjennomføre sammenslåingene i 2016. Direktøren orienterte styret om sentrale aktiviteter som vil inngå i sammenslåingsprosessen og en overordnet tidsplan for dette. Saksopplysninger Innledning Domstoladministrasjonen har siden høsten 2014 jobbet for å få gjennomført endringer i den gjeldende domstolstrukturen i tett dialog med Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Regjeringen foreslo i Prop. 1 S (2015-2016) å slå sammen ti tingretter til fem. Det omfattet følgende sammenslåingsforslag; Aust-Telemark og Nedre Telemark tingrett, Jæren tingrett og Dalane tingrett, Sør-Trøndelag tingrett og Fosen tingrett, Modum, Eiker og Sigdal tingrett og Kongsberg tingrett og Bergen tingrett og Nordhordland tingrett.
Det fremgikk også av den samme proposisjonen at JD ønsket å utarbeide en plan for ytterligere sammenslåinger I flertallsmerknad i Innst. 6 S (2015-2016) fra Justiskomiteen fremgår det at Nordhordland tingrett og Bergen tingrett, samt Eiker, Modum og Sigdal tingrett og Kongsberg tingrett med videreføring av kontorsteder både i Hokksund og på Kongsberg kan slås sammen, men at videre sammenslåinger forutsetter lokal enighet. Stortinget fattet vedtak i tråd med innstillingen 17. desember 2015. JD arbeider nå med det nødvendige forskriftsarbeidet slik at sammenslåingene kan gjennomføres. Det er også JD som beslutter hva som blir navnet på de nye sammenslåtte domstolene. Domstoladministrasjonen har i Tildelingsbrevet for 2016 fra Justis- og beredskapsdepartementet fått ansvar for å gjennomføre sammenslåingene i 2016. Gjennomføring av vedtatte sammenslåinger Dialog med berørte domstoler I det videre arbeidet med sammenslåingene er det avgjørende at det er en tett dialog mellom DA og berørte domstoler. DA vil primært ha dialogen med de berørte domstolledere og hovedtillitsvalgte, mens det er domstollederne som har ansvar for og leder de interne prosessene. Omstillingsavtalen som skal inngås i løpet av kort tid vil definere roller og partsforhold nærmere, jf pkt 2 nedenfor. DA gjennomførte et møter med Nordhordland tingrett og Bergen tingrett 17. desember 2015. Her ble det holdt et møte mellom DA og de to ledergruppene og et møte med de lokale tillitsvalgte. Brev og notater fra tillitsvalgte i de berørte domstoler følger vedlagt som vedlegg 1. DA vil i tiden fremover ha en løpende dialog med berørte domstolledere. Sentrale aktiviteter som inngår i sammenslåingsprosessen Nedenfor følger en oversikt over sentrale aktiviteter som vil inngå i sammenslåingsprosessen og et estimat på tidsangivelse. 1. Eventuell kunngjøring av og tilsetting av domstolleder i ny sammenslått domstol Det er besluttet at stillingen som domstolleder for en ny sammenslått domstol i Bergen skal kunngjøres eksternt og dette vil bli gjort så snart det er foretatt de nødvendige avklaringer med Innstillingsrådet for dommere. Det tas sikte på å få utnevnt ny leder før sommeren. Når det gjelder stillingen som domstolleder for den nye sammenslåtte domstolen, bestående av Eiker, Modum og Sigdal og Kongsberg tingretter foretas det nå en vurdering av om stillingen skal kunngjøres. 2. Omstillingsavtale inngås 2
Det må i løpet av kort tid inngås en omstillingsavtale for de kommende sammenslåingsprosesser. Avtalen inngås etter forhandling mellom arbeidsgiver og de forhandlingsberettigede organisasjonene etter HA 9. Domstolenes tilpasningsavtale til Hovedavtalen, definerer at denne type forhandlinger skjer på overordnet nivå mellom DA som arbeidsgiver og de sentrale tillitsvalgte for aktuelle arbeidstakerorganisasjoner. Avtalens formål er å sikre de ansattes medbestemmelsesrett og rettigheter i henhold til lov og kollektive og individuelle avtaler og sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstillingsarbeidet i statlig sektor, se pkt 1.3. Avtalen skal: informere om hvordan omstillingsprosessene skal gjennomføres gi den enkelte ansatte trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet skape best mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø Den enkelte ansatte har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger, bl.a. ved å delta aktivt i både omstillingsprosessen og gjennomføringen av tiltakene som skal iverksettes. Sentrale momenter er i avtalen er å definere partsforholdet, avklare når, hvem, hva og hvordan det skal informeres og hvordan medbestemmelse skal ivaretas. DA vil i løpet av kort tid etablere kontakt med de berørte organisasjoner og utarbeide et utkast til avtale som grunnlag for forhandlinger. 3. Vurdering av eventuelle rettigheter mv for andre dommere med lederfunksjoner i berørte domstoler Det er igangsatt et arbeid for å vurdere om eksempelvis avdelingsledende dommere har særlige rettigheter som har betydning for det videre arbeid med organisering og bemanning av de nye sammenslåtte domstolene. Dette er kun aktuelt for Bergen tingrett. 4. Tiltredelse ny domstolleder Tiltredelsestidspunktet for ny domstolleder vil være avhengig av de forutgående prosesser og om ny leder, ved en eventuell kunngjøring er en ekstern kandidat eller ikke. Administrasjonen er av den oppfatning at ny domstolleder bør tiltre stillingen senest seks måneder. 5. Organisasjonsdesign og beslutning om organisering av den nye sammenslåtte domstolen Så snart domstolleder for den nye sammenslåtte domstolen er utnevnt og tiltrådt må arbeidet med organisering av den nye domstolen påbegynnes. Dette skal skje i nær dialog med medarbeidere og tillitsvalgte lokalt, slik at medbestemmelsen lokalt ivaretas. 3
Beslutningen om en eventuell organisering i avdelinger ligger til DA, jf Domstollovens 19, og DA er ansvarlig for å gjennomføre eventuelle drøftinger og forhandlinger sentralt med bakgrunn i forslag fra domstolen. DA legger avgjørende vekt på hva domstolen selv ønsker, forutsatt at det er gjennomført hensiktsmessige prosesser lokalt. 6. Organisasjons- og kulturutvikling Sammenslåingsprosessen innebærer et betydelig innslag av organisasjonsutvikling. To organisasjoner med potensielt ulik arbeidsform, fullmaktsstrukturer, rutiner og praksis skal slås sammen. Forut for, underveis og i etterkant av den faktiske sammenslåingen må det jobbes systematisk med både organisasjonsutvikling og kulturutvikling hvor en forsøker å ta vare på de beste sidene ved begge organisasjonene, samtidig som er benytter sammenslåingsprosessen til å utvikle en domstol som er godt rustet til å møte fremtidens krav og forventninger. 7. Utarbeidelse av bemanningsplaner og innplassering av medarbeidere ihht til denne Når den overordnede organiseringen er besluttet må det utarbeides en bemanningsplan for den nye sammenslåtte domstolen. Bemanningsplanen skal utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte lokalt. Bemanningsplanen bør fortrinnsvis være på plass 3 måneder før sammenslåingstidspunktet. Når bemanningsplanen foreligger har arbeidsgiver hovedansvaret for å innplassere medarbeidere fra de berørte domstolene. Når det gjelder de avdelingsledende dommerne vil deres innplassering avhenge av den endelige organiseringen av domstolen og de vurderinger som gjøres innledningsvis om avdelingsledernes rettigheter, jf pkt 3. 8. Dersom det etter at alle medarbeidere er innplassert ihht bemanningsplanen, må eventuelle ledige eller ubesatte stillinger kunngjøres. Det forutsetter at Nordhordland tingrett og Bergen tingrett unntas fra tilsettingsstoppen, jf punkt om kostnader nedenfor. 9. Nødvendige tilpassinger av lokale og kontorplassering Som et ledd i organisering og innplassering i ny organisasjon vil det være nødvendig å se på behovet for tilpasning av lokaler og kontorfasilitetene. Dette er primært aktuelt i Bergen, i og med at begge kontorstedene beholdes når det gjelder Eiker, Modum og Sigdal og Kongsberg tingretter. Som vedlegg 2 følger en foreløpig skisse til en overordnet tidsplan for sammenslåingsprosessen. Kostnader knyttet til sammenslåingsprosessene Det vil påløpe kostnader knyttet til rekruttering av ny(e) domstolledere, ved at ny domstolleder bør tiltre senest seks måneder før sammenslåingstidspunktet. 4
Domstolen(e) bør tilføres noe midler til organisasjons- og kulturutviklingstiltak. Det vil også kunne påløpe mindre utgifter til kompetansetiltak. I tillegg vurderes det som hensiktsmessig at den nye sammenslåtte domstolen i Bergen tilføres midler til utvikling av den nye ledergruppen. I Bergen tinghus hvor to domstoler skal samlokaliseres vil det kunne være behov for å foreta tilpasning av lokaler og kontorfasiliteter knyttet til selve sammenslåingen av de to domstolene. De to berørte domstolene i Bergen har begge betydelige restanser og oppfyller ikke sentrale måltall for saksbehandlingstid. Dette er situasjonen i mange av landet domstoler, og ressurssituasjonen vil ikke kunne løses gjennom sammenslåingsprosessen. Men i den spesielle situasjonen som domstolene i Bergen er i vurderes det som nødvendig at disse domstolene unntas fra tilsettingsstoppen i 2016, slik at de beholder nivået på bemanning i omstillingsprosessen. Direktørens innstilling: Styret tar saken til orientering. 13.01.16 Sven Marius Urke direktør Anne Mari Borgersen avdelingsdirektør 5